e-frontech v3.0 Intranet JUSTIME Gestion administrative

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1 Intranet JUSTIME v3.0 Gestion administrative

2 Définition JUSTIME: Outil de saisie et gestion administrative des employés via l intranet. Page 2

3 Première connexion Login utilisateur : première partie de votre mail e-frontech Mot de passe par défaut : pwdinit1 (à modifier au plus vite par sécurité) Votre mot de passe transite et est stocké de façon cryptée, en cas d oubli, il sera réinitialisé avec la valeur par défaut. L Intranet se veut compatible IE6, IE7, Firefox, Safari et Chrome. Il nécessite l activation du JavaScript et des cookies de session dès la page de connexion.? Le code graphique disparait après une connexion avec succès, en cas de mauvais mot de passe/login il redevient nécessaire! Page 3

4 Accueil La session expire au bout de 15 minutes. Pensez à vous déconnecter! Date de dernière connexion (Permet de détecter un accès tiers) Informations particulières: Accès aux CRAs non validés Accès aux absences prévisionnelles Demande de changement de mot de passe Accès au guide d utilisation Accès aux documents administratifs format Excel avec leurs destinataires respectifs Page 4

5 Gestion du profil Vous pouvez enregistrer les valeurs par défaut pour le projet et l unité qui seront renseignées automatiquement lors de la création de vos prochains CRAs. [Enregistrer] pour sauvegarder Modification de votre mot de passe. [Changer] pour effectuer la modification, un OK est affiché si le changement a bien eu lieu. Indicateur de fiabilité de votre mot de passe. Page 5

6 Absences - Détail 1.2 Laisser vide pour une absence mono jour! Vers la page CRA équivalente au mois. Légende : Création d une nouvelle absence. Suppression de la prévision. L absence a été validée, elle n est plus supprimable il faut l annuler. Vous avez modifié un champ, ce bouton vous permet d enregistrer la modification. Sous la liste des absences se trouvent des aides sur les Congés et RCR Calendrier mensuel avec vos absences validées et prévisionnelles (Weekend et jours fériés en évidence) Page 6

7 Absences - Détail 2.2 Circuit logique : Création, validation Absences Création, modification, validation CRA Envoi du CRA + feuille d absence si besoin Les absences de type «Prévision» ne vous engage pas, il s agit bien de prévision. Lors de la validation ou annulation d une absence un mail est envoyé aux personnes compétentes afin d être prévenues à l avance, copie vous-même. ATTENTION : les absences renseignent les CRAs et non l inverse! Validation: toutes les lignes du CRA correspondant (mois/année) aux jours d absences sont vidées de toute activité et remplacées par l absence. si plusieurs lignes par jour, ces lignes supplémentaires sont supprimées. il reste possible d ajouter une nouvelle ligne à la journée. Annulation: la ligne est vidée et les champs «Activité» sont de nouveau accessibles. Vous ne pouvez pas ajouter/modifier d absences si le CRA équivalent à la date de début de l absence existe et n est pas en statut «En cours» Page 7

8 CRA 1/3 Par défaut vous arrivez sur votre CRA le plus ancien, à défaut sur votre CRA le plus récent. La date est par défaut celle du jour ou celle de votre prochain CRA à saisir. [Saisir prochain CRA] pour le créer Liste de tous vos CRAs avec leur statut respectif. [Cliquer sur le lien] pour ouvrir Page 8

9 Vers la page Absence équivalente au CRA Enregistrement complet du CRA. Le fond devient jaune si une sauvegarde est nécessaire. CRA 2/3 Ajout d une ligne d activité supplémentaire Mode Jour / Heure. Par défaut celui du profil Par défaut le projet du profil Statut et Gestion du CRA affiché Cf pages suivantes pour le détail des boutons Absence de type Congé Fond vert, la modification est déjà sauvegardée en base! Cette journée pose problème Page 9

10 CRA 3/3 Week-end et Jours fériés sont grisés pour information ils restent éditables. Activité : temps réalisé (heures indicatives : 1 Journée = 8h). Sur site : Indique votre présence chez le client pour cette ligne d activité. Projet : se remplit par défaut par celui de votre profil. Il propose les projets sur lesquels vous êtes affectés. ( S il manque le votre vous pouvez joindre Romina). Absence : non éditable depuis le CRA, il se remplit par les absences validées. Commentaire : champ libre à votre disposition (sauf en cas d absence). Vous pouvez ajouter (ou supprimer) des nouvelles lignes d activité pour chaque jour. Sauf si le fond du champ modifié devient vert ([Activité], [Sur site] et [Projet]), vos modifications ne seront sauvegardées qu après avoir utilisé le bouton [Enregistrer]. Page 10

11 CRA - Gestion du statut Lors de la création Téléchargement du PDF associé au CRA A la validation un format PDF du CRA est sauvegardé Puis envoyé aux différents destinataires + vous en copie Bouton [Supprimer] disponible uniquement si le CRA n a jamais été validé Le CRA repasse en statut En cours. Téléchargement du PDF associé au CRA comportant uniquement les lignes d activité du client sélectionné Si le CRA a été clôturé, vous devez contacter Romina pour apporter vos corrections. Page 11

12 Facture téléphone Sélectionnez votre fichier PDF contenant votre facture de téléphone portable Sélectionnez la date correspondante Sélectionnez le fichier PDF de votre facture de téléphone portable, sélectionnez la date puis cliquez sur «Envoyer» : Le fichier sera renommé proprement en fonction de la date sélectionnée et envoyé aux bons destinataires, vous en copie. Page 12

13 S.A.V. L intranet Justime v3 vient d être mis en production. Son objectif étant de nous faire gagner du temps sur la partie administrative, n hésitez pas à nous faire part de vos différentes remarques, réflexions, éventuellement vos difficultés de connexion chez un client, bugs, etc Pour toute idée / bug fonctionnelle / ajout de projet : Romina / Pour les bugs techniques : Guillaume Valette / Page 13

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