COMPTE RENDU DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 29 Janvier 2011

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1 COMPTE RENDU DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 29 Janvier 2011 Présents : Emeline DHAINAUT Présidente AAEE TEN 2007 Remy BROSSET Vice Président AAEE GC 2011 Jean-Baptiste GAUCHARD Membre CA AAEE EAC 2010 Jean-Yves CHENEBAULT Directeur des études ESIP MC 1990 Bertrand GOMBERT Président APTEN TEN 1993 Julien LEROUX Vice Président APTEN EE 2008 Cécile LEPAGE Ancien adhérent MC 2006 Jean-Pascal GIRAUD Ancien adhérent EAC 2009 Kioumars SAHABI Ancien adhérent EE 2010 Aurélie JOLY Ancien adhérent E 2010 Céline LAVIGNE Ancien adhérent EAC 2010 Absents : Sophie ROUZAIROL Trésorière AAEE EAC 2008 Alice HILLAIREAU Secrétaire AAEE TEN 2007 Gonzague GILBERT DE V. Vice Trésorier AAEE 2012 Quentin RAULT Vice - Secrétaire AAEE EAC 2011 Stéphane ORSSAUD Webmaster AAEE AGE 2007 Marion EZAN Chargée de mission AAEE GC 2011 Pierre HUAULME Membre CA AAEE MC 2005 Benoît EVRARD Membre CA AAEE MC 2005 Margaux CHINAL Membre CA AAEE EE 2010 Procurations : Stéphane ORSSAUD à Emeline DHAINAUT Alice HILLAIREAU à Emeline DHAINAUT Séverine BERTORELLI à Emeline DHAINAUT Louis-Marie GIRARD à Emeline DHAINAUT Guy-Noël DUPRE à Emeline DHAINAUT Pierre HUAULME à Emeline DHAINAUT Quentin RUAULT à Remy BROSSET Sophie ROUZAIROL à Emeline DHAINAUT AGEx du 29/01/2011 1/8

2 I. Préambule L Assemblée Générale Extraordinaire s est déroulée le 29 Janvier 2011 à 10h00 le lendemain de la journée des métiers de l ingénieur (JMI) et le matin du GALA. Le nombre d anciens élèves présents pour cette AG fût par conséquent satisfaisant mais restant inférieur au nombre d anciens présents à l AG de mars La structure du présent CR reprend le CR du dernier CA en date du 26 mars 2010, ce dernier faisant office de feuille de route pour l année II. Régularisation de la situation administrative de l Association Changement de nom de l Association prévu pour 2011, de par le changement de nom de l Ecole Changement de la chartre graphique de l Association avec la proposition d un logo à l Assemblée Générale. Le logo proposé par le CA a été voté à l unanimité lors de l AG, avec un changement de police pour le libellé «Association des Anciens Elèves de l ENSI Poitiers» sous le logo. III. Base de Données des Anciens Elèves Afin de faire de l utilisation du site un réflexe, chaque étudiant s est vu attribué un identifiant à son arrivée à l ESIP. Il a alors accès à un certain nombre de services, dont les offres d emploi / offres de stage et l annuaire professionnel. Une présentation du site Internet est organisée annuellement par l Ecole avec l aide du bureau étudiant de l AAEE. Le site permet de diffuser les informations concernant l activité de l Association avec l annonce des différents évènements organisés La mise à jour de la base se fait directement par les Anciens, via le site Internet, et ce, régulièrement. L APTEN a fortement contribué à cette mise à jour en fin d année L Ecole assure la mise à jour des promos sortantes et de l évolution des élèves (parcours, etc.). Le développement de l observatoire de l emploi est associé au module «offres d emploi» du site Internet de l AAEE, c est le webmaster qui fait le lien entre l observatoire de l emploi et Netanswer. AGEx du 29/01/2011 2/8

3 IV. Site Internet Le mailing de masse est de plus en plus utilisé par le CA de l AAEE et par l Observatoire de l Emploi. La mise à jour des informations de la vie de l Association est régulièrement réalisée par le CA de l AAEE. Le module OE associé au site permet désormais la mise en ligne d Offres d Emploi (OE) et d offres de stage (OS). Ce service est assuré par le personnel de l Ecole et accessible aux Anciens comme aux Elèves. Une réflexion va être entreprise sur la communication avec NETANSWER et les méthodes de travail. Le site permet de diffuser les informations concernant l activité de l Association avec l annonce des différents évènements organisés. L ENSIP réclame une fonction qui permettrait de trier les OE par section : demande transmise à Netanswer. L url doit être changée telle que : Remarque : sur les moteurs de recherches AAEE ne mène pas à AAE ENSIP mais à d autres AAEE, en effet l intitulé du site est : «site internet de l association des anciens..» et non pas «AAEE». La demande de changement va être transmise à Netanswer. AGEx du 29/01/2011 3/8

4 V. Cotisations Cotisations via le site Internet. Nombre de cotisants via le site Internet, à fin janvier 2011 : Pour l année 2010, on ajoute 132 TEN qui ont cotisés par chèque adressé à l APTEN. Pour mémoire, le montant de la cotisation est fixé à 35 : 15 reviennent à l AAEE pour ses diverses actions, 20 aux AP. Couples : la cotisation est fixée à 45 dont 15 pour l AAEE et 15 par membre de l AP concernée (ainsi pour un couple composé de deux membres de la même AP, 30 sera reversée à cette dernière). Pour mémoire, en ce qui concerne les sections sans AP, l AAEE provisionne 20 par adhésion pour supporter l AP dès lors qu elle sera créée. Deux conventions ont été établies et est signées entre l AAEE et l APTEN. Elles rassemblent l ensemble des relations contractuelles entre AAEE & APTEN, dont l utilisation du site et le versement des quotes-parts des cotisations. Des conventions ont été récemment proposées à l APEMC. VI. Annuaire Pour l annuaire 2010, EDIF a reversé la redevance due : 2000, ce qui n était pas le cas pour 2008 et 2009 (pm : 500 en 2009). Une résiliation du contrat avec EDIF est en cours. Un contrat est en cours d élaboration avec la société MALICE CONSEIL pour que l annuaire constitue un outil de communication pour l AAEE. L Ecole et les directeurs de spécialités vont être sollicités pour obtenir des contacts ds des boites privées susceptibles d être intéressées par l intégration d une annonce ds notre annuaire. VII. Les évènements Remise des diplômes L AAEE a poursuivi son investissement pour la remise des diplômes avec les photos de promotion (213 photos vendues auprès des diplômés), la cuvée 2010 (130 bouteilles vendues à la remise des diplômes), diffusion de l annuaire à chaque diplômé et proposition d une bière pression des Anciens brassée par un GC2005. AGEx du 29/01/2011 4/8

5 Journée Des Entreprises (JDE) La Journée Des Entreprises 2010 s'est déroulée le mercredi 1er décembre. Dix entreprises étaient présentes. Vous trouverez en pièce jointe la liste des entreprises présentes: il s'agit du PowerPoint présenté aux élèves de 1 ere année, le matin de la JDE. Cette année la Journée Des Entreprises a été organisée dans un planning un peu différent des années précédentes: évènement organisé sur une grosse demi-journée (8h30-13h30) avec une arrivée successive des étudiants. Le principe était de décaler les arrivées des étudiants en fonction de leur nombre d années d études. Cela a permis aux entreprises intervenantes de ne pas avoir le même type de questions toute la matinée et de cibler les stages pour les 3A en fin de matinée. L APTEN propose de faire appel à ses contacts pour les démarcher dans le cadre de la JDE. Une approche différente doit être envisagée pour encourager les anciens à faire venir leur entreprise à la JDE. Quelques entreprises de la JDE ont proposé des entrainements aux entretiens pour l après midi : activité à proposer pour la JDE L ENSI Poitiers propose de fournir la liste des PME locales pouvant être intéressée pour venir à la JDE. Journée des Métiers de l Ingénieur Gala Pour la première fois, JMI et Gala sont couplés, ce qui a permis à l AAEE de proposer un «package» : JMI, le vendredi 28/01 Tarifs préférentiels dans un hôtel proche de l école pour les vendredi et samedi soirs Après-midi sportive le samedi après-midi Gala, le samedi 29/01 au soir JMI 2011 La JMI a encore une fois était très bien accueillie de la part des élèves et des anciens ayant participé à la journée. Cependant le nombre d anciens participants est inférieur à celui de la JMI La difficulté à faire venir des anciens à la JMI a été en partie liée à la date de la JMI (au mois de janvier et en fin de mois). La question d envisager une organisation de la JMI tous les 2 ans seulement a été soulevée. Ce point sera décidé en CA, une fois le bilan de la JMI 2011 établi. Remarque : les anciens présents à la JMI ne sont pas ceux qui sont venus au Gala, exception faite de 2 anciens seulement. AGEx du 29/01/2011 5/8

6 Gala Une fidélisation de la salle du Gala, pourrait permettre d avoir une date récurrente, judicieusement choisie : o La date annuelle pourrait être le premier samedi de février (où aucune zone est en vacances). Cette date sera choisie plus précisément chaque année, au moment du changement du bureau étudiant de l AAEE et du Club Gala. o Le fait de fixer cette date pourrait la fidéliser dans les mémoires à l image de la JDE (1 er mercredi de décembre). o Un partenariat sur 3 ans avec la salle multimédia de Jaunay Clan est envisagé. VIII. Communication de l AAEE Il s agit d un point crucial pour la mise à jour de la BDD, l organisation des évènements de l AAEE et pour pouvoir disposer d un observatoire des métiers. Les moyens de communication aujourd hui utilisés : mails de masse via le site, mise à jour régulière des news et photos pour montrer la vie de l AAEE diffusion de l annuaire auprès des récents diplômés, des étudiants, des entreprises venant à la JDE, investissements de l AAEE au moment de la remise des diplômes pour fidéliser les futurs jeunes anciens, intégration des étudiants dans la BDD dès la 1 ere année pour faire connaitre l AAEE, et ses actions, au plus tôt, A suivre : Chercher un délégué par promotion et par spécialité qui constituerait un lien privilégié avec l AAEE (afin de faciliter la recherche d Anciens et mieux faire circuler les informations). AGEx du 29/01/2011 6/8

7 IX. Conclusions de l année 2010 Une amélioration marquée du fonctionnement de l Association est constatable avec : le développement de l utilisation du site Internet par le CA de l Association (via les news, les mails de masse, et la mise à jour de la base de données), l ENSI Poitiers avec l Observatoire de l Emploi, l APTEN, les Anciens et les Elèves ; des évènements réguliers pour lesquels l AAEE s investit qui deviennent des évènements pérennes, avec notamment la Journée des Métiers de l Ingénieur récemment relancée par l AAEE (2010) et la participation de l AAEE dans la remise des diplômes (première participation via les photos de promotion en 2007) ; une diffusion de plus en plus large du rôle de l AAEE au sein de l Ecole et auprès des Anciens. Le rapport moral de l année 2010 a été approuvé à l unanimité. Il est disponible sur le site Internet de l AAEE. X. Election des membres du bureau Suite à la démission du bureau en poste, l attribution des fonctions et responsabilités suivantes a été soumise au vote. Le Conseil d Administration suivant a été élu : Président : Emeline DHAINAUT (TEN 2007) Trésorier : Benoît EVRARD (MC 2005) Secrétaire : Margaux CHINAL (EE 2010) Webmaster : Stéphane ORSSAUD (GEA 2007) Responsable Communication : Jean-Baptiste GAUCHARD (EAC 2010) Membres du CA : Pierre HUAULME (MC 2005) Laurent AIRAUD (MC 1993) Représentant de l APEMC Julien LEROUX (EE 2008) Représentant de l APTEN Jean-Yves CHENEBAULT (MC 1990) Représentant de l Administration de l ENSI Poitiers Sophie ROUZAIROL (EAC 2008) Rémy BROSSET (GC 2011) Jean-Pascal GIRAUD (EAC 2009) Aurélie JOLY (E 2010) AGEx du 29/01/2011 7/8

8 La déclaration de changement de bureau et de statut sera adressée en Préfecture. A réception du récépissé, les changements de signatures auprès des établissements bancaires seront effectués. Le changement de bureau sera également signifié auprès des partenaires (NETANSWER). XI. Objectifs 2011 Le maintien et l amélioration de la communication avec les Anciens sont une priorité afin de fiabiliser la base de données, de constituer un observatoire de l emploi et de maintenir les liens entre les Anciens et l Ecole/les Etudiants/les autres Anciens. Une amélioration continue des évènements pérennes organisés par l AAEE est à réaliser. Une réflexion sur la méthodologie à suivre pour attirer d avantages d entreprises à la JDE et des Anciens plus nombreux à la JMI et au Gala va être entreprise. Le choix de la date du Gala et de la JMI par l AAEE est également une priorité afin de mobiliser un maximum d Anciens, d Etudiants et de Professeurs pour ces deux évènements. Une réflexion va être entreprise par l AAEE sur la communication avec NETANSWER et les méthodes de travail afin d avoir plus de réactivité pour les utilisateurs du site (Observatoire de l Emploi, Anciens, Elèves, CA de l AAEE). AGEx du 29/01/2011 8/8