Guide justificatif contrôles sur pièces 2015

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1 SOMMAIRE 1. JUSTIFICATION DU TONNAGE DECLARE 3 2. JUSTIFICATIFS CONCERNANT LA FIBRE Cas du papier recyclé Les labels prouvant l utilisation de papier recyclé Justificatifs acceptés pour l utilisation de papier recyclé Cas du papier IFGD Justification pour le papier IFGD Justificatifs acceptés pour l utilisation de papier IFGD 7 3. JUSTIFICATIFS CONCERNANT LA RECYCLABILITE La teinte Le papier teinté masse Le papier kraft Les encres Les colles Les éléments non pulpables Éléments constitutifs du produit Éléments non-constitutifs du produit 10 Ecofolio 1

2 Conformément à ses procédures internes afin de répondre aux obligations présentes dans le cahier des charges rédigé par le ministère de l Ecologie, Ecofolio effectuera chaque année des contrôles sur pièces sur une partie de ses adhérents afin de vérifier l exactitude de leur déclaration. Chacun des trois principaux critères du barème éco-différencié (critère poids, critère fibre, critère recyclabilité) nécessite la justification des données déclarées. Les adhérents concernés par cette procédure en seront informés durant le mois d avril. Les justificatifs devront quant à eux être envoyés à Ecofolio pour le 31 mai 2014 au plus tard. Enfin l étude des pièces reçues se dérouleront entre le mois d avril et le 12 juin, afin qu une conclusion soit rendue à l ensemble des adhérents contrôlés pour la dernière semaine de juin au plus tard pour une intégration dans le Taux de Contribution de l année. L interlocuteur privilégié pour ces contrôles sera le Service Relations Partenaires d Ecofolio qui sera joignable au ou par mail à contact@ecofolio.fr. Ecofolio 2

3 Chacun des trois principaux critères de déclaration (critère poids, critère fibre, critère recyclabilité) nécessite la justification des données déclarées. L étude des justificatifs sera ainsi divisée en 3 parties qui seront reprises et détaillées dans les paragraphes suivants: - justifications du tonnage déclaré - justifications concernant la fibre (papier recyclé, IFGD ou non) - justifications concernant la recyclabilité 1. JUSTIFICATION DU TONNAGE DECLARE Le contrat d adhésion prévoit deux possibilités a- Fournir une attestation de véracité La communication à Ecofolio d une attestation certifiant l exactitude des tonnages de papiers déclarés : - en dessous de 1000 tonnes : Pour les personnes morales de droit privé : - une attestation de véracité signée par le représentant légal ou son délégataire dûment habilité ou - un document de liaison transmettant l attestation signée par l expert-comptable ou - une attestation signée par le commissaire aux comptes. Pour les personnes morales de droit public : - une attestation signée par le délégataire représentant l ordonnateur ou - une attestation signée par le délégataire représentant l ordonnateur et le comptable public. - au-dessus de 1000 tonnes : Pour les personnes morales de droit privé : une attestation signée par le commissaire aux comptes. Pour les personnes morales de droit public : une attestation de véracité signée par le délégataire de l ordonnateur et le comptable public. Ecofolio 3

4 b- Procédure spécifique via «Mespapiers» L adhérent peut être dispensé de produire une attestation de véracité s il a opté pour la procédure spécifique de déclaration via l outil «Mespapiers» et s il respecte les 3 conditions prévues dans le contrat : - utiliser l outil de suivi de mise en marché mis à disposition par Ecofolio pour l ensemble des tonnes mises sur le marché et pour les critères complémentaires de modulation de la contribution ; - établir et justifier, dans l outil de suivi de mise sur le marché, la mise sur le marché d au moins 80% de ses tonnes de papiers graphiques et l exactitude des informations relatives aux éléments complémentaires de modulation de la contribution, à partir d une liste de pièces justificatives acceptées par Ecofolio ; - renseigner, dans l outil de suivi de mise sur le marché, un questionnaire en ligne mettant en évidence les méthodes et les procédures mises en place au sein de l entreprise pour garantir la fiabilité des informations contenues dans la déclaration pour toutes les années concernées. Pour la justification de la mise sur le marché, Ecofolio devra demander à l adhérent les documents suivants dans l objectif de justifier les tonnages déclarés : - des factures (fournisseurs, imprimeur ou de tout autre prestataire impliqué) - ou des devis signés - ou tout autre document fourni par une tierce partie permettant de justifier des tonnages Ecofolio 4

5 2. JUSTIFICATIFS CONCERNANT LA FIBRE L adhérent doit fournir des justificatifs prouvant: - qu il utilise du «papier recyclé» (plus de 50% de fibres recyclées dans chaque produit) s il sollicite le bénéfice du bonus recyclé (bonus de 10%); - qu il utilise du papier issu de forêts gérées durablement s il souhaite que les tonnages déclarés ne soient pas impactés d un malus de 5% 2.1. Cas du papier recyclé Les labels prouvant l utilisation de papier recyclé APUR FSC recyclé FSC mixte PEFC recyclé Ecolabel (papier à copier et graphique) Ecolabel (papier journal) Ecolabel (papier imprimé) Ange Bleu Paper by Nature SFI Bonus Si % 50%* Si % 50%* Si % 50%* Si % 50%* Si % 50%* Les labels suivants ne permettent pas de tirer de conclusions sur l origine des fibres sans études complémentaires menées au cas par cas : - Boucle de Moebus - Nordic Swan - NF environnement (pour les enveloppes) Ecofolio 5

6 Justificatifs acceptés pour l utilisation de papier recyclé Cas des papiers imprimés - Les pièces suivantes sont nécessaires pour chaque document afin de pouvoir justifier du bonus ou de l absence de malus : - PDF/Image/Scan d un extrait du document où est visible le label prouvant le taux de fibre recyclé et son numéro de certificat correspondant ou tout autre document prouvant le taux de fibre recyclé (Paper Profile par exemple) ou - facture de l imprimeur ou du fournisseur mentionnant le papier utilisé - et un certificat ou attestation de l imprimeur ou de la plateforme d impression certifiant que le papier est issu à au moins 50% de fibre recyclée (un exemple d attestation est disponible en annexe). *Attention : Dans les cas où il faut justifier d un pourcentage de fibre recyclée 50% (comme indiqué dans le tableau précédent), une attestation certifiant le pourcentage de fibre recyclée est également demandée en accompagnement du PDF/Image/Scan du document. Cas des papiers vierges - Les pièces suivantes sont nécessaires pour chaque document afin de pouvoir justifier du bonus ou de l absence de malus : - PDF (photo, scan, ) du produit (macule, enveloppe, ) où sont visibles le label en question ainsi que le numéro de certificat correspondant. ou - facture du fabricant - et un certificat ou attestation du fabricant certifiant que le papier est fabriqué à partir d au moins 50% de fibre recyclée (un exemple d attestation est disponible en annexe). Documents refusés dans les deux cas : - les auto-déclarations - certificat ou attestation de l agence de communication prouvant que le papier est recyclé ou IFGD - certificat ou attestation du distributeur prouvant que le papier est recyclé ou IFGD. - les labels relatifs à la fibre suivants : Certifié PEFC, FSC 100% certifié, Boucle de Moebus, NF environnement etc... Ecofolio 6

7 2.2. Cas du papier IFGD Justification pour le papier IFGD FSC 100% certifié FSC Certifié mixte PEFC Ecolabel (papier à copier et graphique) Ecolabel (papier imprimé) Paper by Nature SFI Absence de malus Dans ce cas également les trois labels cités précédemment (Boucle de Moebus, Nordic Swan et NF environnement) ne permettent pas de tirer de conclusions sur l origine de la fibre Justificatifs acceptés pour l utilisation de papier IFGD : Les conditions de justification sont les mêmes que dans le paragraphe A2 concernant les papiers recyclés. Pour les papiers non labellisés ou non estampillés d un label, il est également possible d être exonéré de malus en justifiant à travers le rapport d audit rédigé par une tierce partie indépendante certifiant que : les fibres utilisées sont issues de forêts gérées durablement (pour la forêt française au sens de l article L124-1 du code forestier) ; une chaîne de contrôle du bois est mise en place depuis la forêt jusqu à sa transformation et la commercialisation jusqu au consommateur final, en passant par le transport. Ecofolio 7

8 3. JUSTIFICATIFS CONCERNANT LA RECYCLABILITE 3.1. La teinte Le papier teinté masse Il est possible d être exonéré du malus sur la base d un test Colorants suivant le protocole de test décrit dans la documentation BED. Celui-ci a pour but d évaluer la sensibilité aux agents blanchissants d un colorant utilisé dans la production d un papier teinte masse. Il est nécessaire pour cela que le score à ce test soit de 5 (plus de 90 % de réduction de la couleur). Fournir un compte rendu du test en question Le papier kraft Il n y a aucune possibilité d exonération de malus pour le papier kraft. Dans le cas du papier kraft blanchi, il faut que celui-ci ait un indice de blancheur supérieur ou égal à Les encres Il est possible d être exonéré du malus encre si le produit possède un Ecolabel Européen Papier Imprimé. Dans ce cas les justificatifs nécessaires sont : - PDF/Image/Scan d un extrait du document où est visible le label en question et son numéro de certificat correspondant. Si ce n est pas le cas, la seule façon de prouver l exonération est l obtention d un score supérieur à 70 à un test INGEDE 11. Afin de faciliter les justifications et les vérifications, il n est pas forcément nécessaire de fournir un test par produit. Les différents possibilités de test sont présentées ci-dessous, il est ensuite nécessaire de se reporter au tableau suivant pour savoir quels cas sont acceptés pour chaque type de document. - Justificatifs fournis par un adhérent : Cas 1 : un test réalisé par référence produit pour lequel l adhérent souhaite bénéficier d une exonération de malus. Par exemple : o Pour un éditeur d annuaire : un test par département o Pour un donneur d ordre de la grande distribution : un test par type d imprimé publicitaire Ecofolio 8

9 Cas 2 : un test sur un produit équivalent. Pour que des produits soient considérés comme équivalents, ils doivent répondre à tous les critères suivants : o Avoir suivi le même procédé d impression o Même format (+/- 15%) o Nombre de pages équivalents (+/- 15%) o Même papier o Même gamme de couleurs d impression (N&B, quadri, ) o o Même imprimerie Dans le cas du mailing : même mix de technologie d impression - Justificatifs fournis par un imprimeur/routeur pour le compte d un adhérent : Cas 3 : un test par référence produit, c'est-à-dire un test réalisé par l imprimeur ou le routeur de l adhérent, pour la référence ou chacune des références à exonérer. Cas 4 : un test mutualisé par technologie d impression. Il porte sur un échantillon constitué des 10 derniers produits imprimés par l imprimeur sur cette technologie (L échantillon testé est composé d un nombre égal d exemplaires de chaque produit et non au prorata de la production et ce quel que soit le type de papier et de format). Cas acceptés Produits Encres concernées Cas 1 Cas 2 Cas 3 Cas 4 Formulaires administratifs et commerciaux Non couché & offset > 6 mois Annuaires Mailings Non couché & offset > 6 mois Encre non désencrable Jet d encre Si l unité d œuvre est le mailing complet Si les unités d œuvre sont les composants du mailing Courriers de gestion (Fond de page seul) Non couché & offset > 6 mois Courriers de gestion (Fond de page + seconde impression) Non couché & offset > 6 mois + Encre non désencrable Jet d encre Enveloppes (personnalisées ou non) Encre non désencrable Flexographie Ecofolio 9

10 3.3. Les colles Pour être exonéré du malus colles, il faut justifier que le document a obtenu un score >70 au test INGEDE 12. NB : Un Ecolabel Européen Papier Imprimé n est au jour d aujourd hui pas suffisant pour prouver une exonération du malus colle, sachant que celui ne prend pas en compte les colles solubles dans ses critères d éligibilité Les éléments non pulpables Éléments constitutifs du produit Éléments non pulpables plastiques : aucune possibilité d exonération de malus. NB : notons que : - Les plastiques bio-sourcés (par exemple à base de maïs) sont considérés comme du plastique et sont donc malussés - les éléments non pulpables de reliure (colle du dos carré-collé, spirale, couture, agrafes ) ne sont pas concernés par le malus. Les Vernis UV : aucune possibilité d exonération de malus. Celui-ci s applique à l ensemble du produit et pas uniquement aux pages concernées. Les papiers REH : Possibilité d exonération de malus si: - le produit comporte un Ecolabel Européen. Dans ce cas le justificatif nécessaire est un PDF/Image/Scan d un extrait du document où est visible le label en question et son numéro de certificat correspondant. - Le résultat d un test PTS-RH 021/97 ayant permis de vérifier le désencrage des agents de résistance à l état humide Éléments non-constitutifs du produit Inserts et blisters : aucune possibilité d exonération de malus. Deux cas particuliers : - les inserts non fixés (non solidaires) au produit papier ne sont pas concernés. - les inserts à usage fiduciaire sont exonérés de malus (cartes de crédit, carte de paiement ). Ecofolio 10