LES AMIS ET AMIES DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE DU CANTON DE RUSSELL CONSTITUTION ET RÈGLEMENT

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1 LES AMIS ET AMIES DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE DU CANTON DE RUSSELL ARTICLE 1 NOM ET DÉFINITIONS CONSTITUTION ET RÈGLEMENT 1.1 Le groupe sera connu sous le nom de Les Amis et amies de la Bibliothèque publique du canton de Russell, ci-après désigné sous le nom de L Association. 1.2 La Bibliothèque publique du canton de Russell est ci-après désignée sous le nom de la Bibliothèque. 1.3 Le Conseil d administration de la Bibliothèque publique du canton de Russell est ci-après désigné sous le nom de Le conseil d administration de la Bibliothèque. 1.4 La direction générale de la Bibliothèque publique du canton de Russell est ciaprès désignée sous le nom de La direction générale. 1.5 Le Conseil d administration des Amis et amies de la Bibliothèque publique du canton de Russell est ci-après désigné sous le nom de Le conseil d administration. ARTICLE 2 OBJECTIFS ET ACTIVITÉS 2.1 L Association est une association à but non lucratif. 2.2 Les objectifs de l Association sont de : * contribuer au développement et au rayonnement de la Bibliothèque; * favoriser la promotion des ressources et services de la Bibliothèque; * défendre et promouvoir les intérêts de ses membres. 2.3 Afin de remplir ses objectifs, l Association participe à des activités de collecte de fonds et acquiert des biens pour combler les besoins de la Bibliothèque. 2.4 L Association peut entreprendre tout type d activité légale afin d amasser des fonds ou acquérir des biens pour combler les besoins de la Bibliothèque. 2.5 L Association peut entreprendre des activités de promotion ou de lobbying. ARTICLE 3 MEMBRES 3.1 Admissibilité - Peut devenir membre de l Association toute personne ou tout organisme intéressé aux buts de l Association. 3.2 Catégories de membres - Les membres de l Association se répartissent en cinq

2 catégories : Membre individuel Membre famille Membre corporatif Membre à vie Membre honoraire 3.3 Adhésion - Les personnes et organismes qui font une demande d adhésion sont admis sur paiement des frais prescrits par le conseil d administration. 3.4 Membres honoraires - De temps à autre, le conseil d administration peut nommer à vie ou pour une période déterminée à titre de membre honoraire une personne ou un organisme qui, de l avis du conseil, a apporté une contribution exceptionnelle aux activités de l Association ou de la Bibliothèque ou pour toute autre raison que le conseil d administration juge appropriée. Les membres honoraires n ont pas à verser de frais ni de cotisation. 3.5 Droit de vote - Tous les membres en règle ont le droit de voter, soit en personne ou au moyen d une procuration en bonne et due forme, lors des délibérations de l Association. 3.6 Révocation du statut de membre - Tout membre peut être expulsé de l Association pour un motif valable à la suite d une motion approuvée par les deux tiers des membres du conseil d administration. 3.7 Cotisations - Le conseil d administration fixe, de temps à autre, le montant des cotisations ainsi que les périodes et les catégories connexes. ARTICLE 4 CONSEIL D ADMINISTRATION 4.1 Les affaires de l Association sont gérées par un conseil d administration composé des membres suivants : - au maximum six administrateurs élus; - un(e) représentant(e) de la direction générale qui n a pas droit de vote. 4.2 Mandat des administrateurs - Le mandat d un administrateur élu prend fin à l assemblée générale qui suit son élection, au moment de l élection et de l agrément de son successeur. 4.3 Vacances - Tant qu il reste deux administrateurs en poste, ces derniers peuvent nommer un administrateur parmi les membres qualifiés de l Association. Lorsqu il reste moins de deux administrateurs en poste, il faut tenir une assemblée générale des membres pour combler les vacances au conseil d administration. 4.4 Quorum - Le quorum pour la conduite des affaires du conseil d administration à

3 une réunion dûment convoquée est de quatre administrateurs votants. 4.5 Réunions - Le conseil d administration se réunit au moins quatre fois par année. Tout administrateur qui n assiste pas à deux réunions consécutives du conseil d administration sans raison valable peut être démis par résolution du conseil. Les réunions du conseil d administration et des membres de l Association sont présidées par le(la) président(e) ou, en son absence, par le(la) vice-président(e). En cas d égalité des voix, le(la) président(e) de l assemblée a voix prépondérante. 4.6 Avis de convocation L avis de convocation à une réunion du conseil d administration doit être transmis aux administrateurs au moins deux jours avant la date de la réunion. Nonobstant ce qui précède, aucun avis officiel de convocation n est requis dans les cas suivants : - tous les administrateurs sont présents ou les absents ont consenti à ce qu une réunion ait lieu sans préavis et en leur absence; - la réunion a lieu à l heure, à la date et à l endroit fixés par le conseil d administration à sa dernière réunion. 4.7 Rémunération des administrateurs - Aucun administrateur ne doit recevoir de rémunération pour les fonctions exercées pour le compte de l Association. Toutefois, il est permis de rembourser aux personnes concernées les dépenses raisonnables qu elles ont engagées pendant l exercice de ces fonctions dans la mesure où ces dépenses ont été approuvées par le conseil d administration. 4.8 Indemnisation des administrateurs - Les administrateurs, de même que leurs héritiers, leurs exécuteurs testamentaires, leurs gestionnaires, leur succession et leurs biens, seront indemnisés, sans exception, à même les fonds de l Association, pour : - les frais et dépenses liés à des poursuites engagées contre eux ou au sujet d actes ou d omissions accomplis ou autorisés par eux dans le cadre de l exercice de leurs fonctions; - les frais et dépenses engagés pour le compte de l Association, sauf ceux occasionnés par une négligence délibérée ou par un manquement volontaire de leur part. 4.9 Protection des administrateurs - Dans la mesure permise par la loi, aucun administrateur ne doit être tenu responsable des actes, des encaissements, des omissions ou des manquements d un autre administrateur ou d un employé, ni de la participation à un encaissement ou à un acte, ni de toute perte ou dommage qu aurait à subir l Association par suite de l irrégularité d un titre de propriété acquis par l Association ou pour son compte, ni de tout placement ou

4 investissement effectué pour l Association, ni de toute perte ou dommage résultant de la faillite, de l insolvabilité ou d un acte délictueux d une personne, d une société ou d une association à laquelle des fonds, des titres ou des effets ont été confiés ou chez qui ils ont été déposés, ni d une autre perte, d un autre dommage ou d un autre incident malheureux pouvant survenir dans l exercice de ses fonctions ou de sa charge ou en relation avec celle-ci, sauf s il s agit d un acte illégitime délibéré ou encore d une omission ou d un manquement volontaire Responsabilité - Les administrateurs ne sont liés par aucun engagement découlant d un contrat, d un acte ou d une transaction accomplis pour le compte de l Association tant que ce contrat, cet acte ou cette transaction n ont pas été autorisés ou approuvés par le conseil d administration Mises en candidature - Les candidats au poste d administrateur sont les personnes dont la candidature est proposée par un membre ayant le droit de vote avant la clôture des mises en candidature lors de la réunion pendant laquelle les élections ont lieu Élection - À chaque assemblée générale, les administrateurs choisis parmi les membres en règle de l Association, sont élus pour un mandat de deux ans par les membres en règle de l Association Réelection - Un administrateur qualifié peut solliciter un nouveau mandat à l expiration du mandat fixé Membres de l exécutif L exécutif de l Association se compose d un(e) président(e), d un(e) vice-président(e), d un(e) secrétaire et d un(e) trésorier(e), lesquels sont choisis parmi les membres du conseil d administration et sont élus par celui-ci. ARTICLE 5 COMITÉS 5.1 Le conseil d administration peut créer ou dissoudre des comités permanents ou spéciaux de temps à autre, par voie de résolution. ARTICLE 6 ASSEMBLÉES 6.1 Guide des délibérations - Le Manual of Parliamentary Law and Procedure de Demeter servira de guide et régira toutes les délibérations du conseil d administration et des assemblées. 6.2 Assemblée générale L Assemblée générale des membres a lieu tous les deux ans dans la municipalité du canton de Russell, à l heure, à la date et à l endroit

5 déterminés par le conseil d administration, afin - d entendre et de recevoir les rapports et les états exigés par la Loi sur les compagnies et associations ; - d élire le nombre d administrateurs requis pour combler les postes vacants; - de nommer le vérificateur, s il y a lieu, et de fixer ses honoraires ou d autoriser le conseil d administration à fixer ses honoraires; - de discuter de tout autre point inscrit à l ordre du jour. 6.3 Assemblée générale extraordinaire - Le conseil d administration peut convoquer en tout temps une assemblée générale des membres pour traiter de toute affaire qu il juge bon de leur soumettre et dont la nature est précisée dans l avis de convocation. Une assemblée générale des membres peut également être convoquée par les membres conformément aux termes de la Loi sur les compagnies et associations. 6.4 Avis de convocation - Un avis de convocation précisant la date, l heure et le lieu de la réunion ainsi que la nature des affaires à traiter doit être transmis à chaque membre au moins dix jours avant la date de la réunion. 6.5 Quorum - Le quorum pour traiter de toute affaire lors de toute réunion des membres est d au moins cinq membres présents en personne ou par procuration. 6.6 Vote - Sauf disposition contraire de la Constitution et du Règlement de l Association, toute résolution soumise aux membres doit être adoptée à la majorité. En cas d égalité des voix, le président de l assemblée a voix prépondérante. ARTICLE 7 DIVERS 7.1 Langues - Le français et l anglais constituent les deux langues officielles de l Association. 7.2 Exercice financier L exercice financier de l Association se termine le 31 décembre ou à la date que le conseil d administration a fixée par résolution. 7.3 Chèques, effets, billets, etc. - Tous les chèques, effets ou ordres de paiement ainsi que tous les billets, acceptations et lettres de change doivent être signés par le ou les membres de l exécutif désignés par le conseil d administration et de la manière prescrite par celui-ci. 7.4 Validation des documents - Les documents devant être validés par l Association peuvent être signés par le(la) président(e) ou par le(la) viceprésident(e)s et un autre administrateur et tout document dûment signé engage l Association sans qu aucune autre autorisation ni formalité ne soit nécessaire.

6 De temps à autre, les administrateurs peuvent désigner un ou plusieurs membres de l exécutif ou un ou plusieurs agents de l Association pour signer les documents en général ou pour signer certains documents. 7.5 Livres et dossiers - Les administrateurs veillent à ce que tous les livres et dossiers exigés par la Constitution et le Règlement ou par toute loi applicable soient tenus comme il se doit. 7.6 Utilisation de la raison sociale de l Association - Les documents se rapportant aux affaires de l Association peuvent contenir la dénomination complète de l Association, sa version française ou sa version anglaise. 7.7 Transactions bancaires - Le conseil d administration désigne, par résolution, les membres de l exécutif qui sont autorisés à effectuer des transactions bancaires pour le compte de l Association avec la banque, la société de fiducie ou tout autre établissement bancaire que le conseil d administration a désigné pour être sa banque. Sauf exception, ces personnes exercent les pouvoirs suivants définis par résolution : - exploiter les comptes bancaires de l Association; - établir, signer, tirer, accepter, endosser, négocier, placer, déposer ou transférer les chèques, billets, effets, acceptations, lettres de change et ordres de paiement; - délivrer des reçus et passer des commandes liés aux biens de l Association; - valider tout accord se rapportant à toute transaction bancaire et définissant les droits et les pouvoirs de chaque partie; - autoriser tout fonctionnaire de la banque à agir pour le compte de l Association en vue de faciliter les transactions bancaires. 7.8 Emprunts - Ni les administrateurs, ni l Association ne sont autorisés à emprunter de l argent ni à contracter une dette au nom des membres. 7.9 Fonds fiduciaires - Le conseil d administration peut, par résolution, constituer des fonds fiduciaires s il le juge bon. Tout fonds de ce type est géré et exploité selon les dispositions de l acte de fiducie. ARTICLE 8 PROMULGATION ET MODIFICATIONS 8.1 Les administrateurs peuvent adopter, annuler, modifier, augmenter ou édicter des articles de la Constitution et du Règlement au moyen d une résolution soumise à l approbation des membres. L adoption, l annulation, la modification, l augmentation ou la promulgation entre en vigueur dès qu elle est décrétée par les administrateurs et le demeure jusqu au moment où les membres refusent de l approuver, le cas échéant. ARTICLE 9

7 INTERDICTION DE DÉDUIRE LES DONS DE L ASSOCIATION DES FONDS BUDGÉTÉS DE LA BIBLIOTHÈQUE 9.1 Sous réserve des dispositions du présent règlement concernant la dissolution de l Association, aucun actif de l Association, y compris tout fonds fiduciaire créé par elle, et aucun bien ou avoir ne sera donné à la Bibliothèque sans qu il soit entendu que ces biens ou avoirs s ajoutent et ne se substituent pas aux fonds budgétés fournis à la Bibliothèque par la Corporation du canton de Russell ou la Province de l Ontario ou provenant de toute autre source. ARTICLE 10 DISSOLUTION DE L ASSOCIATION 10.1 Advenant la dissolution de l Association, la totalité des fonds propres de celle-ci, y compris les fonds en fiducie, doit être remise à la Bibliothèque dans l année qui suit la dissolution. ARTICLE 11 ENTRÉE EN VIGUEUR 11.1 Ce règlement entre en vigueur dès sa promulgation. Promulgué à titre de Constitution et règlement des Amis et amies de la Bibliothèque publique du canton de Russell par les administrateurs de l Association à l occasion d une réunion dûment convoquée à laquelle il y avait quorum le 18 e jour d avril Adopté à titre de Constitution et règlement des Amis et amies de la Bibliothèque publique du canton de Russell par les membres de l Association à l occasion d une Assemblée générale annuelle dûment convoquée à laquelle il y avait quorum le 27 e jour d avril Modifié par les membres de l Association à l occasion d une Assemblée générale dûment convoquée à laquelle il y avait quorum le 22 e jour de septembre Président(e) Secrétaire

8 LIGNES DIRECTRICES 1. Les lignes directrices et les politiques de la Bibliothèque sont la responsabilité exclusive du conseil d administration de la Bibliothèque. 2. L Association est solidaire des décisions du conseil d administration de la Bibliothèque. 3. La gestion de la Bibliothèque est sous la responsabilité exclusive de la direction générale. 4. Le conseil d administration de l Association et le conseil d administration de la Bibliothèque sont deux entités distinctes. Il n y a aucun chevauchement dans l organisation des deux conseils. 5. La direction générale coopère avec l Association, endosse ses objectifs et l informe du plan d action de la Bibliothèque. 6. L Association peut servir de lien entre la Bibliothèque et la communauté et contribue à entretenir un dialogue entre les deux partenaires. 7. Individuellement et collectivement, l Association se sert de son influence pour aider la Bibliothèque à obtenir les fonds nécessaires pour réaliser son plan d action. 8. L Association apporte un supplément aux prévisions budgétaires de la Bibliothèque en contribuant des fonds pour la réalisation du plan d action de la Bibliothèque. L Association décide de l allocation de ses ressources en consultation avec la direction générale. 9. Toute levée de fonds se fait en consultation avec le conseil d administration de la Bibliothèque et en coordination avec la direction générale.

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