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1 Note Technique : Import d inventaire Gestion Apinégoce V Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 2 sur 6 Documentation Interne Gestion Apinégoce V

2 Sommaire Introduction... 3 Instabilité des versions précédentes... 3 Contrôles d intégrité et recalculs... 3 Procédure de création et saisie d un inventaire le jour même... 3 Procédure de création d un inventaire à date T par import... 4 FAQ... 5 Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 2 sur 6

3 Introduction Ce guide décrit les méthodes de travail recommandées pour l utilisation de la fonctionnalité d import d inventaire. Cette fonction rend possible la création d inventaires par import de saisies réalisées dans un tableur (Excel, etc.), ou au moyen d'une douchette portable d'inventaire. Les bénéfices de cette fonction sont multiples : Prise d inventaire sur terminaux mobiles. Pas de temps perdu à reporter les quantités de l'inventaire dans le logiciel. Pas de ressaisies, donc moins de risques d erreurs. Possibilité d importer des inventaires à la date de son choix, y compris à une date antérieure à une pièce commerciale mouvementant des articles de l'inventaire. Il est ainsi possible d importer le 15 janvier l inventaire du 31 décembre. Instabilité des versions précédentes Plusieurs causes pouvaient expliquer les erreurs de stocks dans les versions antérieures. Certaines des causes n étaient d ailleurs pas identifiables par les utilisateurs car pas directement visibles dans l interface du logiciel. Sur la base de ces constats, des contrôles d intégrité et des recalculs systématiques ont été mis en place sur la V12. Contrôles d intégrité et recalculs Contrôles d intégrité : 1. Désormais, un mouvement de stock (pièce commerciale, entrée/sortie) réalisé à une date postérieure à un inventaire a pour conséquence de bloquer la saisie dans la colonne «Stock constaté» sur les lignes de cet inventaire pour les articles mouvementés. Conséquence directe de ce contrôle de cohérence : La saisie, la modification ou la suppression d un inventaire antidaté n est plus possible pour les articles qui ont été mouvementés après la date de cet inventaire. 2. Un mouvement de stock (pièce commerciale, entrée/sortie) réalisé à une date antérieure à un inventaire a pour conséquence d actualiser les colonnes «Stock actuel» et «Ecart» sur les lignes de cet inventaire pour les articles mouvementés, sans modifier la valeur du «Stock constaté». Recalculs systématiques : 1. Suite à une action mouvementant les stocks (modification, création, suppression de pièce commerciale, d entrée ou de sortie de stock), le logiciel recalcule de manière exhaustive l ensemble des mouvements de stocks postérieurs sur les articles mouvementés. 2. La fonction «Recalcul des stocks» (menu Utilitaires \ Réorganisation \ Recalcul des stocks) permet d effectuer le même recalcul et met également à jour les informations de stocks contenues dans les fiches Articles. Procédure de création et saisie d un inventaire le jour même Nous préconisons dans la mesure du possible de saisir l inventaire le jour même : Pour ce faire, l utilisateur peut passer par une création manuelle, une génération d inventaire ou un import d inventaire. 1. Création ou génération d un inventaire à la date du jour (ex. le 15/01/2014) via le menu Stocks / Mouvements de stocks / Inventaires. 2. Saisie des quantités constatées le jour même (ex. le 15/01/2014). Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 3 sur 6

4 Note : Si cela vous est possible, nous vous conseillons de réaliser plusieurs inventaires ciblés sur les articles que vous pouvez inventorier dans la journée grâce aux filtres proposés de la génération d inventaire. Procédure de création d un inventaire à date T par import Dans les cas où il n est pas possible de saisir l inventaire le jour même, il est nécessaire de créer l inventaire par import. Attention toutefois, l import d inventaire est soumis aux mêmes règles que l inventaire. En effet, les articles qui vont être importés doivent exister dans la base de données (et avoir été mouvementés précédemment dans le cas d articles valorisés par Lots ou de type Série). Il n est pas possible de réaliser un inventaire d un article qui n existe pas dans la base de données. Il n est pas possible de réaliser un inventaire sur un numéro de série ou un numéro de lot qui n existe pas dans la base de données. Configurer l import d inventaire Note : Il est possible qu à ce stade, vous n ayez pas encore de fichier à sélectionner, et ne pouviez pas définir de chemin correct. Créez alors un fichier vierge que vous écraserez par la suite par le fichier qui sera importé. 1. Menu Utilitaires / Import / Paramétrage d Import de saisie déportée. 2. Cliquer sur le bouton Créer. 3. Indiquez ici les paramètres qui vont vous permettre de réaliser votre import. a. Saisissez un libellé b. Sélectionnez le fichier *.csv ou le fichier généré par la douchette (Ascii délimité obligatoire) à importer dans le logiciel. c. Ajoutez les colonnes qui vont être prises en compte par l import (Code, Quantité, Numéro de série, Numéro de lot) d. Choisissez le séparateur (En général le caractère point-virgule «;» pour un fichier en ASCII Délimité) 4. Vous pouvez valider votre paramétrage d import. Exporter l inventaire Note : Dans ce cas, l utilisateur n est pas équipé d un terminal mobile d inventaire 1. Menu Stocks / Edition Inventaire. 2. Sélectionnez le Dépôt qui va être inventorié. 3. Lancez l édition en aperçu écran. Note : Cette édition doit impérativement mentionner les codes des articles à inventorier. Le paramétrage "Export en stock par dépôt" vous est fourni par défaut. Pour un dossier existant, il sera nécessaire de l importer à partir du menu Utilitaires/Paramétrages des éditions, puis de sélectionner le fichier MiseAJourParametragesEditionsV12.fep situé dans le répertoire d installation du logiciel et de tout importer. 4. Exportez l édition au format Excel via l option Imprimer vers. 5. Saisissez les valeurs constatées de stock dans une colonne du tableau, face aux codes articles correspondants. 6. Supprimez les colonnes et les lignes qui ne correspondent pas à votre paramétrage d import pour que le fichier que vous allez importer corresponde à votre paramétrage d import d inventaire. 7. Enregistrez le fichier Excel au format *.csv (Ascii délimité) à la place du fichier indiqué dans votre paramétrage d import. Ce fichier sera donc écrasé et sera directement récupéré par l import d inventaire. Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 4 sur 6

5 Importer l inventaire Important : Afin d optimiser le temps de traitement de l import, nous préconisons le lancement de l import depuis le poste sur lequel sont hébergées les données. 1. Créez un inventaire vierge via le menu Stocks / Mouvements de stocks / Inventaires. 2. Spécifiez la date de l inventaire et le dépôt. 3. Cliquez sur le bouton Import. Note : Il n est pas possible d importer un fichier dans un inventaire qui comporte déjà des lignes 4. Dans la liste qui s affiche à l écran, sélectionnez la méthode d import correspondant à la structure du fichier que vous avez valorisé. Un rapport s affiche à l écran pour vous indiquer le résultat de l import : lignes importées et lignes rejetées. Important : Même dans le cadre de l import, si un des articles possède un mouvement postérieur à la date de l inventaire importé, cet article n est plus modifiable dans l inventaire correspondant. L inventaire, dans ce cas, ne pourra pas non plus être supprimé. Cas des articles valorisés par lots Important : L import d un inventaire à date T sur les articles valorisés par lots n est possible que si et seulement si un inventaire été réalisé sur ces lots entre la date T et la date du jour. Exemple : Le 21/02/14, je souhaite réaliser l import de mon stock au 15/01/2014. Pour que les articles valorisés par lot soient importés, il est obligatoire qu ils fassent parti d un inventaire existant entre le 15/01/2014 et le 21/02/2014 inclus. FAQ J ai importé mon inventaire, mais je me suis trompé de fichier. Comment modifier mon inventaire ou le supprimer pour le créer de nouveau avec le bon fichier? Vous ne pourrez pas modifier les lignes d inventaires pour lesquelles des mouvements à une date postérieure existent. Il vous suffit de procéder à un nouvel import à la même date pour régulariser votre stock. J ai importé mon inventaire, mais j ai des rejets. Comment compléter l inventaire créé pour y rajouter les articles restants? Il vous suffit de procéder à un nouvel import à la même date avec les articles restants pour terminer l import de votre inventaire. J ai procédé à une génération d inventaire, mais je n ai pas pu saisir toutes les quantités le jour même. Aujourd hui quand j essaie de saisir une quantité, le logiciel me bloque. Comment dois-je procéder? A partir du moment où un article présent dans un inventaire est mouvementé par la suite, cet article n est plus modifiable dans l inventaire correspondant. L inventaire, dans ce cas, ne pourra pas non plus être supprimé. Il faudra donc passer par l import d inventaire. J ai importé mon inventaire, mais tous les articles Lots et Série sont rejetés. Comment dois-je les présenter dans mon fichier pour qu ils soient correctement importés? Pour importer un inventaire avec des articles Lots et Série, vous devez présenter dans votre fichier d import le détail des numéros de lots/série. Exemple : Je souhaite importer la valeur de stock de mon article code SERIE, article sérialisé avec plusieurs numéros de séries S1,S2,S3. Dans le fichier d import, il me faudra alors créer trois lignes avec la quantité et le numéro de série pour chaque numéro de série. Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 5 sur 6

6 Exemple : Je souhaite importer la valeur de stock de mon article code LOT, article valorisé par lot avec plusieurs numéros de lots L1,L2,L3. Dans le fichier d import, il me faudra alors créer trois lignes avec la quantité et le numéro de lot pour chaque numéro de lot. Note Technique : Import d inventaire - Gestion Apinégoce V Page 6 sur 6

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