Final 1.0. Denis Ippersiel

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1 Final 1.0 Denis Ippersiel 1

2 Historique du document Version Statut Note(s) Mise à jour aaaa/mm/jj 1.0 Final Création initiale du document 2014/04/15 Table des matières Qu est-ce qu Office 365?... 3 Comment accéder à Office Paramètres de connexion... 4 Interface... 6 Zone de sélection des services Office Services Office Outlook (Gestion des courriels)... 8 Écrire un nouveau message... 8 Fenêtre de composition d Outlook... 9 Insérer une adresse courriel depuis le carnet d adresses Gestion des courriels Gestion des Contacts Interface de gestion des Contacts Créer un nouveau Contact Affichage de la liste des Contacts Visualiser les détails d un contact ou d un groupe Supprimer un contact ou un groupe Se déconnecter d Office

3 Qu est-ce qu Office 365? Office 365 est une suite bureautique en ligne offerte par Microsoft. Elle se compose d Outlook version web (OWA), de Lync Online (messagerie instantanée), de OneDrive (espace de stockage de fichiers en ligne), de Office Web App (Microsoft Word, Excel, OneNote et PowerPoint en ligne) et de Sharepoint en ligne. Office 365 est un outil professionnel de niveau entreprise qui offre une panoplie de solutions de collaboration. Comment accéder à Office 365 Pour utiliser les services d Office en ligne, vous devez disposer d un nom d usager et d un mot de passe. Votre nom d usager est en fait votre adresse Votre mot de passe vous sera fourni par l administrateur du service. L adresse web du portail Office365 est la suivante : ou 3

4 Paramètres de connexion Si vous souhaitez pouvoir fermer la fenêtre de votre navigateur et rester connecté à Office 365 jusqu à votre déconnexion, cochez la case Maintenir la connexion. Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe, cliquez sur Votre compte n est pas accessible? pour obtenir des instructions. / Remarque Pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons d utiliser l option Maintenir la connexion uniquement sur des ordinateurs privés et jamais sur des ordinateurs publics ou partagés. 4

5 Si vous entré dans le portail Office 365 pour la première fois, vous allez voir cette page comme page d accueil du service. À partir de là, vous pourrez utiliser le service Office 365 que vous voulez. Pour revenir au portail Débuter avec Office 365, il faut cliquez sur le logo Office 365 dans le coin supérieur gauche de la page d accueil. 5

6 Lien vers la page Débuter avec Office 365 Zone de recherches Filtres intégrés Zone de sélection des services Office 365 Interface Liste des messages Volet de lecture Liste des dossiers 6

7 Zone de sélection des services Office 365 Outlook : gestion des courriels Calendrier Contacts : Carnets d adresses News : Babillards de discussions Sites : SharePoint en ligne, Création de sites de collaboration Le petit triangle sous Outlook nous indique lequel des services est actif. Par exemple, si l on travaille dans le Calendrier, le triangle sera sous le nom de cette section OneDrive : espace disque pour stockage de fichiers en ligne Gestion de différents paramètres Aide contextuelle Lync Online : outil de messagerie instantanée (chat). Les couleurs indiquent l état de notre présence en ligne. Voir section messagerie instantanée pour plus de détails (à venir). Se déconnecter : pour fermer la session Office 365 7

8 Services Office 365 Office 365 offre plusieurs services intégrés de collaboration mais la messagerie électronique Outlook est au cœur de ses services. Outlook se compose en fait de 3 modules : Outlook (gestion des courriels), Calendrier et Contacts. Chaque usager du service se voit attribuer une boîte aux lettres de 50GB. La messagerie instantanée Lync joue également un rôle important dans la communication entre employés. Outlook (Gestion des courriels) Écrire un nouveau message Pour écrire un nouveau message, vous devez d abords être positionné sur le service Outlook afin d afficher l interface de gestion des courriels Cliquez sur Nouveau message pour ouvrir la fenêtre de composition. 8

9 Fenêtre de composition d Outlook Fermer la fenêtre pour annuler l opération Ouvrir dans une nouvelle fenêtre Pour ouvrir le carnet d adresses, cliquez sur À :, Cc : ou Cci : Afficher les autres options de formatage Options de formatage Enregistrer le message comme Brouillon Copie Carbonne invisible Zone de saisi du message Options de messagerie : contient les options pour demander un accusé de réception ou de confirmation de lecture. 9

10 Insérer une adresse courriel depuis le carnet d adresses La fenêtre du carnet d adresses s ouvre Une fois sélectionnés, les contacts sont ajoutés au message. Pour retirer un nom de la liste des destinataires, cliquez sur le nom avec le bouton droit de la souris et choisir supprimer Pour sélectionner un contact, vous pouvez double-cliquer dessus ou bien cliquer sur le +. Note : La section des Contacts sera explorée d avantage dans une autre section du présent document. 10

11 Gestion des courriels Liste de messages Dossier actuel Un clic droit sur la souris, sur un courriel, ouvre un menu contextuel Mode conversation : Outlook permet d afficher les courriels sous forme de conversation entre le destinataire et l expéditeur. Pour afficher les messages en mode classique (normal), désactiver le mode Conversation. 11

12 Volet de lecture des messages Titre du message Actions à prendre Expéditeur et date d expédition Corps du message Supprimer un courriel Imprimer un courriel 12

13 Gestion des Contacts Sous Office 365, on retrouve les Contacts personnels et le Carnet d adresses de l entreprise (Global address list ou la GAL). Ce dernier est géré par l administrateur du système. Lors de la recherche de contacts, vous verrez que le répertoire d entreprise est en anglais, malheureusement cela ne se modifie pas. Interface de gestion des Contacts Permet d afficher/masquer le Répertoire d adresses de l entreprise Listes de contacts Détails du contact Contacts personnels : On peut aussi y créer des listes de groupes de distribution Répertoire d entreprise All rooms : Local de conférence défini comme un contact All Groups : Groupes de distribution de l organisation. All Contacts : Personnes de l extérieure de l organisation ajoutées comme contacts All Users : Tous les usagers de l organisation 13

14 Créer un nouveau Contact Pour créer un nouveau Contact, vous devez d abords être positionné sur le service Contacts afin d afficher l interface de gestion des contacts. Cliquez sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre d ajout de contact. Le système va alors vous demander ce que vous désirez faire. 14

15 Si on choisit Créer un contact On y entre l information relative au contact. Les items marqués d un + indique des champs disponibles afin d y ajouter de l information. Une fois la saisie de l information terminée, cliquez sur Enregistrer. Sinon, sur Ignorer pour annuler la création du contact. 15

16 Si on choisit de créer un Groupe Les groupes sont en fait des listes de distribution. Un ensemble de contacts que l on réunit sous une liste commune. Il est à noter que les Groupes peuvent contenir à la fois des contacts personnel et des contacts du Répertoire d entreprise. Une fois le choix des membres du groupe terminé, cliquez sur Enregistrer. Sinon, sur Ignorer pour annuler la création du groupe. On peut écrire une Note au besoin Dans le champ Membres, il suffit de taper les premières lettres du nom d un contact et le système nous proposera des noms correspondants aux lettres tapées Pour supprimer un membre du groupe, cliquez sur le X à droite du nom du contact et cliquez sur Enregistrer. 16

17 Affichage de la liste des Contacts Permet d afficher Tous les contacts/groupes ou d afficher séparément les personnes et les groupes Icone représentant un contact Préférence de triage des contacts /groupes Icone représentant un groupe Visualiser les détails d un contact ou d un groupe En cliquant sur un contact ou un groupe, on affiche ainsi leurs détails. Inviter à une réunion Modifier les détails Envoyer un courriel au contact / groupe Supprimer le contact / groupe 17

18 Supprimer un contact ou un groupe Se déconnecter d Office 365 Se déconnecter : pour fermer la session Office

19 D autres sections sont à venir. 19