ANNEXE 5 - COMMUNICATION

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1 ANNEXE 5 - COMMUNICATION 5.1 PRÉAMBULE La Barcelona World Race assurera une exposition maximale de la Course, des participants et de leurs sponsors : D'une manière impartiale et sans en tirer de bénéfice commercial. Dans le respect des droits des auteurs des contenus audio-visuels réalisés à bord, qui seront rendus publics dans une perspective de couverture médiatique maximale, partant des moyens autorisés. En favorisant la réciprocité et la complémentarité avec les équipes, de manière à ce que les contenus audio-visuels et les éditos arrivent facilement et efficacement au public et aux medias, grâce à l'accès libre et gratuit à des ressources de qualité. 5.2 VIDEO La Fundació Navegació Oceànica Barcelona (FNOB), organisateur de la Barcelona World Race, a nommé la Barcelona World Race TV fournisseur officiel des services audio-visuels (production, post-production et distribution) pour la troisième édition de la Barcelona World Race. Ce service de diffusion et de production audio-visuelle aura pour mission de répondre aux besoins des chaînes de télévision et autres plates-formes de diffusion (Internet, téléphonie mobile, etc.). Il fournira des images exemptes de droits, et des programmes édités en plusieurs langues et en version internationale sans commentaires, conformément au programme de production et de distribution qui sera communiqué dans l'annexe correspondante. Selon le cahier des charges relatif à la stratégie de communication de l'organisateur, ce service audio-visuel devra conclure des accords avec les medias et/ou des opérateurs de distribution d'images et d'informations reconnus à l'échelle internationale, dans le but d'optimiser la couverture médiatique. L'organisateur fournira, à travers le service audio-visuel officiel : 1. Des images tournées pendant les préparatifs de la course et pendant la phase de pré-départ à Barcelone. Le format requis pour toutes les productions et les films est de 16:9 et HD. 1

2 2. Une formation, pendant la phase de pré-départ formation technique et de contenus destinée aux équipages, pour une meilleure utilisation de la vidéo. 3. Un service de conseils techniques, à la disposition de tous les participants, pendant la phase de pré-départ et jusqu'à la fin de la course, afin de répondre à toutes les questions concernant le tournage et la transmission d'images. 4. Un serveur media pour la réception d'images et photos envoyées au PC Course, avec un système d'alerte qui permettra aux équipes de valider les images avant leur diffusion. 5. Un système de diffusion à travers le serveur vidéo, qui permettra de mettre toutes les images à la disposition des medias et des équipes. 6. Un tournage et un faisceau d'envoi des images pour le départ de la course; et le tournage de toutes les arrivées. 7. La co-production d'un faisceau international en direct ou en différé du départ de la course. 8. Des images libres de droit, non exclusives, seront quotidiennement mises à la disposition de tous les medias sur le serveur media de la Barcelona World Race. 9. Un programme libre de droits, non exclusif, comprenant un résumé des images de la semaine sera mis à disposition à tous les medias, chaque semaine, sur le serveur medias de la Barcelona World Race 10. Un résumé hebdomadaire de la course, prêt à diffuser (libre de droit) et non exclusif, sera mis à la disposition de tous les medias sur le serveur media de la Barcelona World Race. 11. Les vidéoconférences entre l équipage et le PC Course à Barcelone, ou dans tout autre lieu assurant la promotion de la Course, des partenaires et des participants. 12. Le tournage de la cérémonie de remise des prix 13. La production d'un film officiel de la Barcelona World Race 2014/15 en HD d'environ 50 '. 14. Pendant les semaines qui précèdent le départ de la Course et au plus tard le 1er Décembre 2014, le service audio-visuel officiel fournira à tous les medias et à toutes les équipes, une description détaillée, une grille de diffusion et les détails techniques concernant le format des ressources audio-visuelles qui seront mises à leur disposition pour couvrir le départ et l'ensemble de la compétition. 2

3 Ressources devant être apportées par les participants Le succès télévisuel global de la course dépendra de la qualité et de la quantité d'images tournées et transmises par les équipes. Ce niveau de qualité permettra d'offrir la meilleure visibilité aux participants et à leurs sponsors. Afin de garantir ce résultat, l'organisateur demande aux participants de : 1. Fournir, avant le 31 Octobre 2014, une banque d'images filmées en hélicoptère et depuis le bateau, en 16:9 et au format HD. Elles devront mettre en évidence le marquage officiel de la Course. Cette banque d'images devra être aussi complète que possible et montrer une large gamme de conditions météorologiques (temps calme, modéré, et mer agitée, etc.) et dans plusieurs allures (portants, près, etc.). 2. Participer aux séances de tournage supplémentaires organisées par la Production de l'événement. 3. Disposer à bord d au moins 3 caméras fixes ou portables avec les accessoires nécessaires (piles, cassettes, mémoire, chargeurs de 12v, accessoires, etc.) pour tourner en 16 :9 et au format HD. 4. Disposer à bord d un système permettant les vidéo-conférences, capable de basculer entre trois angles de prise de vue pendant la liaison en direct, avec de l audio. Le matériel doit par ailleurs être compatible avec l équipement de réception fourni par le service Audio-visuel du PC Course à Barcelone. 5. L'Organisation prévoit une vidéoconférence 3 ou 4 fois par semaine. Des détails supplémentaires sur la fréquence de ces vidéoconférences seront communiqués ultérieurement. 6. Disposer à bord de logiciels de montage et de compression capables de monter et de comprimer les images. Chaque équipage devra être familiarisé avec l utilisation de ces logiciels, afin de fournir au PC Course au moins sept minutes d images transcodées en HD par semaine durant toute la durée de la course. 7. Disposer à bord de matériel de transmission Inmarsat - ou autre système assurant une couverture mondiale - capable de transmettre des images et de l audio à un débit d au moins 128kb/s. 8. Soumettre aux contrôles de l Organisateur tout le matériel de tournage, de montage, de compression et de transmission embarqué sur chaque bateau avant le 25 novembre Il faut que ce matériel soit compatible avec les équipements de réception installés par le Service Audio-visuel officiel du PC Course à Barcelone (vidéo numérique ou réception par satellite ou par le biais du serveur media. 3

4 Conseils aux participants Tourner les préparatifs avant le départ de la course afin de stimuler l intérêt et de développer la couverture de la course et du participant. Les obligations des participants 1. Nommer deux représentants en charge des travaux de communication pour la durée de la course. Ces représentants pour la communication seront les seuls interlocuteurs du Service de Communication de l'organisation 2. La politique concernant la couverture audio-visuelle de la Barcelona World Race prévoit de ne pas accorder d exclusivité à un diffuseur, et d être impartial à l égard de tous les participants, de tous les éditeurs et/ou diffuseurs, quel que soit leur média. Cette règle restera en vigueur jusqu'à la fin de la course. 3. L élément clé de couverture médiatique de l épreuve est l envoi par chaque équipage des images et les enregistrements audio au serveur media installé au PC Course en priorité, et avant l envoi à tout autre destinataire, ceci selon une fréquence minimum d au moins trois fois par semaine, ou selon le planning qui sera annoncé lors de la publication des Instructions de Course. Ce dispositif permettra l application de la règle de non-exclusivité. Ces images vidéo, tout comme les enregistrements audio, seront utilisés pour les diffuseurs d informations, les magazines, les agences photo, et sur les sites Internet officiel de la Course et de ses partenaires. En cas de problèmes techniques ou autres soucis, qui empêcheraient un participant de respecter cette obligation de fournir au moins trois envois par semaine, ce dernier devra immédiatement informer l Organisateur en passant par la Direction de Course. Les participants peuvent signer des accords de partenariat avec le(s) diffuseur(s) de leur choix, mais devront dans tous les cas respecter les accords établis avec l'organisation. 4. Etant donné que, pour optimiser la couverture médiatique de la course, aucun droit exclusif ne sera accordé, les participants ne doivent en aucun cas signer d'accords de droits exclusifs, que ce soit dans un but commercial ou non, avec un éditeur et/ou un diffuseur, avec quelque media que se soit, sans accord préalable de l Organisateur. Celui-ci, s'il reconnaît que les accords d exclusivité peuvent parfois accroître la couverture médiatique, se réserve toutefois le droit d approuver ou de refuser ces accords. 5. Autoriser le Service Audio-visuel Officiel à installer, le cas échéant, du matériel de tournage et une liaison HF à bord du bateau, au départ et 4

5 à l arrivée de la course ; à condition que le Service Audio-visuel puisse garantir que la liaison HF ne parasite pas les systèmes électroniques embarqués à bord. 6. Après avoir franchi la ligne d arrivée, donner la priorité à une équipe de production du Service Audio-visuel dont la mission sera de tourner les premières images et d enregistrer les premiers sons de l équipage afin d en assurer la diffusion à tous les medias. 7. Tous les équipages devront être disponibles pendant la Course pour prendre part à une vidéo-conférence d une durée minimum de quatre minutes, tous les deux jours au moins, ainsi qu à l occasion des événements spéciaux comme le passage du Cap Horn Les informations concernant le planning des vidéo-conférences en direct seront publiées ultérieurement. 8. Si un bateau inscrit pour la course, ne s aligne pas au départ de la Barcelona World Race 2014/15, les images du bateau portant les couleurs de la Barcelona World Race 2014/15 ne pourront pas être distribuées par l'équipage aux chaînes de télévision ou autre diffuseur. Obligations de l'organisateur 1. Le Service Audio-visuel Officiel est obligé de consulter les représentants de communication du participant chaque fois que le PC Course de Barcelona reçoit des images de celui-ci par Inmarsat ou autre système embarqué. Les représentants de communication de chaque participant pourront visionner les images envoyées par leur bateau grâce à un accès sécurisé. Les images seront approuvées conformément aux procédures suivantes : o o o Le Service Audio-visuel informera les représentants de communication du participant par toute voie, avec confirmation par mail, dès que le serveur media recevra des images. Entre 08h et 22h (heure de Barcelona) Les représentants de communication disposeront de 90 minutes (sauf dans les cas d'urgence où le mode communication de crise est activé) pour visionner et approuver les images reçues. L'absence de réponse au terme de ces 90 minutes équivaut à un accord tacite de diffusion. Il faut souligner que les images devront d abord être accessibles en basse définition pour que les représentants audio-visuels puissent les visionner rapidement. Elles seront ensuite rendues disponibles en qualité broadcast pour que l ensemble des medias accrédités puissent les télécharger. 5

6 2. Après en avoir été informé par les équipages, le Service leur donnera l autorisation de participer à des vidéoconférences avec le diffuseur ou media de leur choix pendant la course. 3. L'Organisateur autorisera les équipages à installer le matériel de tournage et une connexion HF à bord des bateaux au départ et à l'arrivée de la Course. Banque d'images Rappel : la politique adoptée par les organisateurs de l'épreuve et leur service audio-visuel est conçue pour toucher le public le plus large et garantir le libre accès aux images médiatiques de la course. Banque d'images a) Les banques d'images appartenant aux Organisateurs de l'épreuve sont celles qui contiennent les images produites par les Organisateurs avant, pendant ou après la régate. Ces images comprennent les images génériques tournées par des prestataires, les banques d images créées par les Organisateurs de la course, les interviews, les sujets, les images tournées dans le Village de la Barcelona World Race, au PC Course à Barcelone, le départ, les arrivées et les autres images tournées pendant l événement (aux marques de passage obligatoires par exemple, etc..) b) Les banques d'images appartenant aux participants sont les images produites par le team avant, pendant et après la Course (à l'exception de celles tournées par les skippers). c) Les images tournées par l équipage à bord du bateau pendant la course et envoyées au PC Course, ou celles qui n'auraient pas été transmises, et qui resteraient à bord. Droits relatifs aux images exploitées par l'organisation 1. Les utilisations liées à la couverture audio-visuelle de l édition 2014/2015 et destinées à promouvoir la Course. Les participants, les sponsors et les propriétaires cèdent gratuitement à la Barcelona World Race et à ses sponsors, les droits d'exploiter : leur banque d'images les images tournées par les participants pendant la course. (Banque d'images c) Ces droits sont cédés afin d'assurer : la diffusion libre de droits pour les Journaux télévisés et informations, 6

7 sujets et magazines. l utilisation interne par les Organisateurs de la Course, leurs partenaires et leurs fournisseurs officiels la promotion de la Course par les Organisateurs (le film officiel, le documentaire officiel, le DVD officiel, la vidéo à la demande, les bandes annonces, les clips) Toute la communication externe destinée à promouvoir la Course. Les droits d'exploitation s'appliquent à tous les medias du monde entier, pour une période de 15 ans à compter du 31 Décembre 2014, à l'exception des usages commerciaux. 2. L'utilisation à but lucratif pour la promotion de la Course. Les participants, leurs sponsors et les armateurs cèdent à titre gratuit le droit d'exploiter les banques d'images b) et c) de la Barcelona World Race pour toute utilisation, tout support et tout territoire, même à des fins lucratives, s'il est destiné à la promotion de la Course Si les organisateurs de la course souhaitent utiliser les images tournées à bord du bateau par les skippers (banque d'images b), par leur équipage, sponsor ou armateur pendant la course (banque d'images c) pour des utilisations qui pourraient générer un revenu potentiel non lié à la promotion de la Course, ils seront soumis à la règle de la rétrocession des droits entre les participants et la Barcelona World Race, au taux de 500 HT par minute d images réellement utilisées. Cette rétrocession permet à un participant d interdire l utilisation d une ou plusieurs de ces images dans une période de trente jours à partir de son arrivée. Passé ce délai, les Organisateurs de la Course peuvent utiliser les images dans les termes décrits. 3. Autres utilisations par les Organisateurs de la Course, leurs partenaires et/ou fournisseurs, à des fins lucratives ou de promotion. Toute autre utilisation faite par les Organisateurs de la Course, à des fins lucratives ou de promotion, sera soumise à une négociation avec les participants concernant les aspects financiers et la durée des droits accordés. L'exploitation du droit d'image par les participants L utilisation, par un participant et/ou par son sponsor officiel, des images tournées par les Organisateurs de la Course à l intérieur ou à l extérieur du bateau est soumise à la législation en vigueur concernant les droits d image des autres participants. L utilisation, par un participant et/ou son sponsor, d images représentant d autres participants nécessite donc l autorisation de ces derniers. Les Organisateurs de la Course ne peuvent pas donner une telle autorisation en leur nom. 1. Utilisation interne par les participants, leurs sponsors et les armateurs. La Barcelona World Race cède à titre gratuit aux participants, sponsors et 7

8 aux armateurs, pour une utilisation interne, toutes les images tournées par les Organisateurs de la Course, sur tous les supports et pour le monde entier, pour une durée de 15 ans à compter du 31 décembre 2014, en excluant toutefois les utilisations à but lucratif, dans ce cas est nécessaire l autorisation préalable de la FNOB. 2. Utilisation externe à but non lucratif par les participants et leur partenaire principal La Barcelona World Race cède à titre gratuit au participant et à son sponsor principal, les droits d'exploitation de toutes les images tournées par les Organisateurs de la Course, pour une utilisation externe à but non lucratif. Cet accord s'applique à tous les medias, sur tous les territoires, pour une période de 15 ans à compter du 31 Décembre 2014, et exclut toutes fins commerciales. Toutefois, si le participant utilise, dans les trente jours qui suivent son arrivée, son droit d interdire l utilisation d une ou plusieurs images tournées à bord, la Barcelona World Race pourrait décider de ne pas céder à titre gratuit au participant et à son sponsor toutes les images tournées par les Organisateurs. 3. Autres utilisation par les participants, leurs sponsors et les armateurs. Toute autre utilisation par les participants, leurs sponsors et les armateurs, sera soumise à une négociation avec les Organisateurs de la Course concernant les aspects financiers et la durée des droits accordés. 4. Pénalités Le non-respect, par un participant, des obligations décrites dans cette Annexe Vidéo entraînera une pénalité pour chacune des infractions constatées, conformément à l'article 7.5 de l'avis de Course. 5.3 PHOTO Afin de promouvoir la Barcelona World Race, ses partenaires et ses fournisseurs officiels et privés, les Organisateurs de la Barcelona World Race doivent pouvoir disposer de photos aériennes et embarquées des participants et de leur bateau. Pour répondre à ce besoin, la Fundació Navegació Oceànica Barcelona, Organisateur de la Barcelona World Race, mandatera un service de production et de distribution photographique. Les droits accordés à l'organisation de la Barcelona World Race par les participants, leurs sponsors et/ou les armateurs, concernent toutes les utilisations rédactionnelles et/ou requises pour promouvoir la Course, y compris les utilisations à but lucratif, mais sauf les utilisations à usage commercial. 8

9 Les obligations des participants Dès que possible, les participants devront fournir un fichier de dix photos prises avant le départ de la Barcelona World Race aux couleurs et avec les logos de la course. 1. Les photos numériques fournies par les participants en haute définition 300 DPI, format A4, doivent être : - Pour partie, des portraits des participants - Pour partie des photos prises à bord - Pour partie des photos prises à partir d'une vedette ou d'un hélicoptère. Ces photos seront uniquement utilisées sur le site web de la Barcelona World Race pour utilisation éditoriale, comme illustrations ; pour distribution libre de droits aux medias ; et pour les présentations devant les medias (Conférences de presse etc.) 2. Pour les photos aériennes, les participants (et leurs représentants) devront laisser embarquer à bord de l hélicoptère un des photographes officiels qui prendra des photos du bateau. Celles-ci seront utilisées par les organisateurs de la Barcelona World Race, ses partenaires et fournisseurs officiels. et la presse. 3. Tous les participants devront accepter d embarquer à leur bord l'un des photographes officiels qui prendra des photos du bateau destinées à la promotion de la Course. 4. Il est conseillé aux participants d'emporter à bord pendant la course un ou plusieurs appareils photo ayant une résolution minimum de 10 MegaPixels. Les appareils numériques SLR protégés dans un boîtier étanche sont particulièrement recommandés. 5. Pendant la course, les participants enverront au moins une photo toutes les 48 heures et une autre photo, en haute définition, une fois par semaine (10x15cm à 300dpi). Les droits de ces images seront cédés par les participants à la Barcelona World Race pour une période de 15 ans à compter du 31 décembre 2014, pour exploitation rédactionnelle, ou pour la promotion de la Course ; sont toutefois exclues les utilisations à but commercial, sauf dans le cas des utilisations liées à la promotion de la course. Les participants, leurs sponsors et leur agence de communication conservent les droits d'exploitation et de diffusion de ces images. 6. Dans le cas où un partenariat conclurait un accord, avant la course, avec un quotidien, un magazine ou un site web d infos, pour la diffusion dans une rubrique quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, le participant aura la possibilité d envoyer des photos directement à ce média, qui disposera du droit exclusif de les publier le premier. Ces photos doivent être envoyées en même temps au PC Course et à la 9

10 Barcelona World Race qui pourra les diffuser 24 heures après leur publication par le media partenaire du participant. 5.4 AUDIO Les informations contenues dans l'annexe Audio seront publiées au plus tard en septembre 2014 dans les Instructions de Course. ANNEXE TECHNIQUE COMMUNICATION 1. INTRODUCTION La Fundació per la Navegaciò Oceànica de Barcelona (FNOB) a, entre autres objectifs, d'élever la Barcelona World Race au rang des courses de référence qui assurent aux concurrents et à leurs sponsors une visibilité maximale et, de ce fait, le retour sur investissement souhaité. Pour ce faire, elle doit recevoir avec une fréquence suffisante des produits multimédia qui permettront aux Organisateurs de réaliser des contenus de qualité destinés aux partenaires, aux medias et au grand public. La réception du matériel multimédia généré à bord est, en ce sens, cruciale. Pour répondre à ce besoin, la FNOB a mis au point un système optimisé de réception des vidéos/ audios/photos/données/appels, ainsi que de suivi de tous les bateaux participants, 24 heures sur 24. Ce système optimisé, qui compte des logiciels et des protocoles, est identique à celui de la deuxième édition de la Barcelona World Race. 2 EXIGENCES TECHNIQUES SYSTÈME D'ANTENNE Tous les bateaux participants devront avoir à bord au moins deux antennes de communications satellite 1 antenne Iridium OpenPort Antenne 1 Inmarsat (fleet broadband 250 ou plus) 3 SYSTEME DE CAMÉRAS : Système composé d'un ensemble de caméras filaires, toutes reliées à un commutateur permettant de sélectionner la source caméra et audio lors des 10

11 connexions en direct, ou des enregistrements. Sont compatibles les cameras HD 16:9. Description du système : - 1 caméra filaire sur le pont (2 conseillées) - 1 caméra sur la table à cartes - Micro d'ambiance extérieur - 1 système Casque/micro sans fil permettant de parler sur le pont - Système d'enregistrement sur bande ou carte mémoire. Remarque : Le support choisi doit pouvoir être lancé dans un contenant ou sachet hermétique aux endroits définis par l'organisation. - Commutateur sélection sources audio/vidéo avec port de sortie FIREWIRE (vidéo) et LINE OUT (audio). - 1 caméra HD Portable Les caméras installées sur le pont peuvent être positionnées aux endroits choisis par le participant. Le réseau de caméras doit être connecté à un système type commutateur (matériel ou logiciel) qui permette la commutation d'une caméra à l'autre pendant les enregistrements / vidéo-conférences / vidéo en live. Ce commutateur devra être équipé d'une sortie FIREWIRE (vidéo) et LINE OUT (audio) pour le raccordement avec le système de vidéo-conférence homologué «Spontania». Le format accepté pour les caméras vidéo est : 16 :9 HD Par ailleurs, les bateaux devront avoir à bord une caméra portable HD étanche pour enregistrer des images. 4 SYSTÈME D'ENVOI DE PHOTOS ET DE VIDEOS Sont compatibles, pour l'envoi d'images et de vidéos à l'organisation : les systèmes FTP, Livewire et Clipway. (FTP recommandé) Les vidéos acceptées sont en format HD 16:9, codées en H264 et 4Mbs de compression Dans le cas du système Clipway, l'organisation ne pourra garantir ni la qualité finale des vidéos ni les temps de publication. Les photos devront toujours être fournies en format HD, les spécifications en la matière font l'objet d'un Annexe PHOTO". 5 SYSTÈME DE VIDÉO-CONFÉRENCE 11

12 La Barcelona World Race mettra en place un système de vidéo-conférences permettant la réalisation d'appels vidéo multipoint, ce système utilisable librement est le même système à celui de la deuxième édition de la Barcelona World Race. Le système choisi à cet effet est le «Spontania» utilisable librement par tous les concurrents. Le système de vidéoconférence n'est pas un logiciel, mais un plug-in inférieur à 2 MB. Installé sur des ordinateurs compatibles, il permet au bateau participant de communiquer en temps réel, par appel vidéo, d'avoir une communication optimale - dès lors qu'il y a une couverture satellite -, et d'adapter en temps réel la qualité vidéo et audio. Ce système dont l'installation et l'utilisation sont nécessaires pour la vidéoconférence avec l'organisation et avec le Centre Médical Teknon, n'empêche pas les participants de s'équiper d'autres logiciels de communication avec l'extérieur (chaînes de tv, sponsors) Dans l'hypothèse démontrable d'une panne irréparable de cette système pendant la course, et comme solution de repli, l'organisation pourra réceptionner les vidéoconférences en Clipway, Livewire ou skype. Conditions d installation Dans le cas où l'organisation fournit la solution logicielle «Spontania» celle-ci impose des conditions concernant l'ordinateur sur lequel le logiciel va être installé : Le bateau doit être équipé d'au minimum 2 ordinateurs destinés à des usages distincts; (Navigation/multimédia). Le système vidéoconférence «Spontania» ne peut pas être installé sur l'ordinateur de navigation. Il doit être installé sur un ordinateur exclusivement destiné aux opérations multimédia, mais l'on comprend bien que ce second ordinateur puisse remplacer le premier ordinateur en cas de panne. L'ordinateur sur lequel le système 'Spontania' va être installé devra : disposer de Windows XP / Vista / Windows 7 être relié au réseau de caméras du navire être relié à la connexion satellite du bateau être ATOM ou supérieur, avec au moins 1 GIGA de mémoire Ram réservée au logiciel 'Spontania'. L'installation du logiciel Spontania devra être : effectuée par le technicien en charge du bateau validée par l'organisation (voir paragraphes DÉLAIS D'INSTALLATION ET VALIDATION) à nouveau contrôlée avant le départ de Barcelone. 12

13 Exigences techniques : Le système de vidéo-conférence nécessite un minimum de 128 Kbps d'upload non partagé. DÉLAIS D'INSTALLATION ET VALIDATION L'Organisation fournira le logiciel aux teams, au plus tard le 5 octobre 2014 Il faudra alors : valider l installation effectuer une période d'essai avec l'organisation (A PRÉCISER) vérifier la connectivité (entre le 18 et le 24 Décembre 2014). 13

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