HOPITAL DE SOULTZ N :S.PC.A SERVICES DESTINATAIRES SERVICE DE SOINS DE SUITE ET DE READAPTATION SERVICE DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE

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1 HOPITAL DE SOULTZ N :S.PC.A PROCEDURE D ACCUEIL CLASSEUR 1 : CLASSEUR 2 : CLASSEUR 3 : CLASSEUR 4 : CLASSEUR 5 : CLASSEUR 6 : CLASSEUR 7 : CLASSEUR 8 : CLASSEUR 9 : CLASSEUR 10 : CLASSEUR 11 : SERVICES DESTINATAIRES ADMINISTRATION SERVICE DE SOINS INFIRMIERS QUALITE SERVICE DE SOINS DE SUITE ET DE READAPTATION SERVICE DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE SERVICE DE SOINS DE LONGUE DUREE SERVICE DE MAISON DE RETRAITE ENTRETIEN LINGERIE CUISINE PHARMACIE Modification Date : Suppression Date : Date de création 27/07/2005 Service émetteur Nom: Cellule Qualité Signature Vérificateur Nom : C.I.S. Signature Approbateur Nom : A. HERRGOTT Signature S.PC.A

2 Procédure définissant les modalités d accueil et de mouvements des patients et résidents de l établissement Cette procédure remplace les anciens protocoles relatifs à la prise en charge des personnes âgées admises dans l établissement, à savoir : - Admission en Maison de Retraite hébergement temporaire - Protocole des admissions (emploi-jeune) - Protocole entrée (AS) - Transferts intra-muros - Transfert, hospitalisation dans une autre structure - Protocole de sortie (AS) - Sorties - Autorisation d absence des résidents Maison de Retraite I/ L accueil d une personne âgée dans l établissement. Quel que soit le service dans lequel la personne âgée est accueillie et quelle que soit sa provenance, l installation d un nouveau résident ou d un nouveau patient nécessite une attention toute particulière et est l affaire de tous les agents. 1 / Avant l admission. A/ Formulation de la demande d admission. Le secrétariat accueil remet ou envoie, en même temps que le livret d accueil, le formulaire de demande d admission à la personne concernée ou son entourage, éventuellement à un centre hospitalier ou une assistante sociale. Ce formulaire de demande d admission est commun aux hôpitaux d Ensisheim, Issenheim, Soultz et du Centre Hospitalier de Guebwiller pour les services gériatriques. Le secrétariat accueil est à la disposition des personnes âgées et de leurs familles pour répondre à toutes question concernant les formalités d admissions, les termes du contrat de séjour règlement intérieur, la vie et les habitudes de l établissement. B / Première prise de contact avec l établissement. Cette première prise de contact est fortement souhaitée. Même dans le cas ou un «placement» doit être organisé dans l urgence, il convient que soit présenté au demandeur mais également à son entourage, à la fois la structure afin qu ils puissent se faire une idée précise des locaux, mais aussi des possibilités et des limites de l institution. Le cadre soignant conduit ses présentations, et procède à : - la visite du service et éventuellement d une chambre - la présentation du personnel et du rôle des intervenants - la définition des missions du service - la présentation du fonctionnement du service - une première évaluation du degré de dépendance de la personne âgée. Elle : - prend une première mesure du vécu et du projet de vie à construire. - répond aux interrogations émanant des personnes concernées - défini les rôles de la personne de confiance et de la personne à prévenir. S.PC.A

3 Le secrétariat - accueil informe le futur résident ou ses proches des démarches administratives complémentaires et leur remet, s il ne l a déjà obtenu, le livret d accueil, le Règlement Intérieur - Contrat de Séjour ainsi que la pochette annexe. C/ Demande d admission Le médecin prend connaissance des demandes d admissions. La réunion d admission a lieu les mardis à 11 heures dans le bureau du directeur. Y assistent : le directeur, le médecin, l Assistante Sociale du SIH, le Cadre Supérieur de Santé, le Cadre de Santé, la secrétaire chargée de l accueil. Les admissions sont décidées lors de ces réunions, collégialement. Il appartient à l Assistante Sociale et au Cadre de Santé de prendre contact avec la personne âgée et, le cas échéant, sa famille ou le service dans lequel elle est hospitalisée, pour organiser l Admission. Le Secrétariat - Accueil centralise les demandes d admissions. Sous le sceau du secret professionnel, ces demandes sont mises à la disposition, des autres établissements du SIH éventuellement concernés. D/ Rôle du Médecin La personne âgée et son entourage proche ont la possibilité de prendre contact avec le médecin afin de se faire expliquer les modalités de la prise en charge médicale. 2 / l Admission A/ Rôle du Secrétariat Accueil Le Secrétariat Accueil : - remet le Règlement Intérieur Contrat de Séjour à l intéressé ou à la personne qui entreprend la démarche si cela n a pas encore été fait préalablement. Le Règlement Intérieur Contrat de Séjour et les pièces annexes contenues dans la pochette jointe sont des documents officiels, attestant l acceptation des conditions d hébergement de l établissement par la personne âgée et par ses proches. - s assure que les pièces administratives sont bien renseignées et, le cas échéant, signées. - rappel aux personnes concernées les pièces manquantes - ouvre le dossier administratif, ce qui a pour conséquence d ouvrir le dossier du patient dans les services, - vérifie la concordance entre les données administratives et celles du logiciel de soins B/ Rôle de l Assistante Sociale : L assistante Sociale du SIH : - procède à la rédaction des dossiers relatifs à la demande d allocation logement, d aide sociale. - coordonne l organisation de la prise en charge sociale de la personne. Pour cela, elle est en relation avec l ensemble des structures locales et réseaux de prise en charge. S.PC.A

4 C/ Rôle du Médecin Le Médecin consulte la personne âgée et ouvre son dossier médical. Il établi une ordonnance pour les produits pharmaceutiques qui est transmise sans délais à la pharmacie de l établissement. D/ Rôle du Cadre de Santé Le Cadre de Santé : - après avoir prévenu les services de la date et de l heure d arrivée de la personne âgée, organise son arrivée dans le service - initie la collecte des renseignements concernant les habitudes de vie de la personne âgée. - Coordonne la prise en charge soignante et informe le kinésithérapeute, l ergothérapeute, le psychologue, la sophrologue, l animatrice, - défini le rôle de la personne de confiance et de la personne à prévenir. E/ Rôle du personnel soignant Le Personnel Soignant du service concerné : - vérifie l état de la chambre qui aura fait l objet au préalable d un nettoyage à fond - prépare l accueil de la personne âgée (aération de la chambre, chauffage ) - prévient le Secrétariat - Accueil de l arrivée de la personne âgée, - prévient la cuisine et la diététicienne. - met en place la prise en charge soignante - aide la personne âgée à prendre possession de sa chambre et à installer ses affaires personnelles, - explique le fonctionnement des installations (bips, téléphone, appel malade ) - l informe de la présence d une diététicienne, d une sophrologue, - lui présente ses voisins de chambre et de table - lui présente les agents travaillant ce jour-là. F/ Rôle de l agent d accueil L Agent d Accueil à pour mission : - de rencontrer la personne âgée dans la chambre, - si ce n est déjà fait, de faire visiter le service, la salle à manger, de signaler l emplacement des toilettes, de la salle de bains - de lui expliquer le fonctionnement de l institution (repas, linge, coiffeur, pédicure, animation ) - de lui commenter, si besoin, les clauses du Contrat de Séjour, - de lui expliquer ou se trouvent les bureaux, En cas d absence de l Agent d Accueil, ces missions sont assurées par un membre de l équipe soignante du service concerné. II/ Transfert intra-muros Le transfert vers un autre service de l établissement peut s avérer indispensable pour une bonne adéquation entre l état de santé de la Personne Agée et les capacités de prise en charge des services soignants. Cela peut être le cas après une période d hospitalisation en service de Soins de Suite et de Réadaptation, lorsque le retour à domicile n est pas envisageable, ou lorsque le degré de S.PC.A

5 dépendance ne permet plus un hébergement en Maison de Retraite et qu une prise en charge par le Service de Soins de Longue Durée est plus appropriée. D autres cas peuvent se présenter. A/ Rôle du Cadre de Santé Après en avoir discuté avec le service et en réunion d admission, le Cadre de Santé : - vérifie la faisabilité du transfert intra-muros en fonction des disponibilités en place et de l état de santé de la personne dont le transfert est envisagé, - en informe le service destinataire, - en discute avec le ou les médecins responsables des deux services, - recueille l avis de l intéressé, ou, si ce dernier ne peut l exprimer, de la personne désigné par elle comme personne de confiance ou personne à prévenir, - informe la famille du transfert et l invite à prendre contact avec le secrétariataccueil - organise ce transfert avec le personnel des deux services, - assure le coordination de la continuité des soins - sollicite les services techniques en cas de besoins de transports de matériel lourd (meuble, téléviseur ) B/ Rôle du personnel soignant Lors d un transfert, le personnel du service d origine de la Personne Agées, aide cette dernière à déménager ses affaires personnelles et l accompagne vers le service destinataire. Il procède au nettoyage de la chambre selon le protocole établi. Le personnel du service destinataire accueille le nouveau résident et procède à son installation, comme pour tout nouvel arrivant dans le service. C/ Rôle de l Agent d Accueil L agent d Accueil retourne voir le patient pour lui donnes les renseignements complémentaires, le cas échéant. D/ Rôle du Secrétariat Accueil Le secrétariat accueil procède à la régularisation administrative de ce transfert et l introduit informatiquement de façon à ce que le service d accueil puisse immédiatement utiliser le dossier patient. Il informe le patient et sa famille des démarches administratives et suggère un rendez-vous avec l Assistante Sociale. E/ Rôle du Médecin Le médecin du service d origine transmet à son confrère les informations médicales. Il rédige une lettre de sortie. III/ Transfert vers un autre établissement Des aléas tels que dégradation de l état de santé, malaise, accident, peuvent nécessiter une prise en charge par un autre établissement. Ce transfert est organisé, en priorité vers le Centre Hospitalier de Guebwiller avec qui l Hôpital de Soultz entretien des rapports privilégiés dans le cadre du Syndicat Inter-Hospitalier du Florival et de la Harth, soit vers un autre centre hospitalier. S.PC.A

6 A/ Rôle du Médecin Le Médecin : - recueille l avis du résident ou, en cas d impossibilité pour ce dernier de faire connaître son avis, celui de la personne de confiance, - ordonne le transfert, - prend contacte avec le corps médical du service destinataire, - rédige la lettre de sortie à l intention du médecin du service destinataire, B/ Rôle du Cadre de Santé Le Cadre de Santé : - vérifie que la famille du résident est mise au courant de ce transfert, soit par l infirmière du service si cette dernière a rencontré la famille lors d une visite, soit par le médecin, - avise le secrétariat Accueil. C/ Rôle du Secrétariat Accueil Le Secrétariat Accueil procède à l inscription informatique du transfert du résident. En cas de départ définitif, le dossier patient est archivé par le Secrétariat Médical. D/ Rôle du personnel L infirmière du service : - prend contacte avec les ambulanciers pour organiser le transport vers le centre hospitalier, - prévient la pharmacie de ce départ, - prévient la personne de confiance. - Le personnel du service soignant : - prépare la personne âgée à ce transfert, - prépare les affaires personnelles dont le résident pourrait avoir besoin, en fonction de la durée prévisible de l hospitalisation, - prévient la cuisine et la diététicienne, - prévient le Secrétariat Accueil au moment du départ effectif de la Personne Agée, - procède au nettoyage de la chambre selon le protocole établi, - Durant l absence de la Personne Agée et dans le cas où le lit de cette dernière lui est réservé, le personnel gère les effets personnels de la personne hospitalisée en veillant laisser en lieu sûr ses vêtements restés ici et ses objets personnels qu elle n a put emmener avec elle. Le transfert vers un autre établissement peut également résulter de la volonté du résident ou de ses proches. Dans ce cas, il leur appartient de faire connaître leur volonté suffisamment tôt soit au Cadre de Santé, soit au médecin, soit à l Assistante Sociale du SIH. Ils feront euxmêmes les démarches pour admettre ce résident dans une autre structure. L Assistante Sociale, dans la limite de ses compétences, soutiendra cette demande d admission. A titre tout a fait exceptionnel, le transfert vers une autre structure peut également être entrepris pour des raisons de manquements graves aux règles de discipline énoncées dans le règlement intérieur contrat de séjour et pouvant mettre en danger la vie des autres résidents, ou du personnel. Dans ce cas, le transfert est organisé par la direction. S.PC.A

7 IV/ Retour à domicile Le retour à domicile peut être connu avec précision dès l admission de la personne âgée, c est le cas pour les hébergements temporaires. Pour les patients en Soins de Suite et de Réadaptation, le retour peut être programmé en réunion d admission. A/ Rôle du Médecin Le Médecin : - rédige la lettre de sortie à l intention du médecin traitant, - rédige une ordonnance pour les produits pharmaceutiques - sollicite l avis de l ergothérapeute pour l adaptation du logement et, le cas échéant, rédige une prescription - fourni au résident sortant ou à sa famille une ordonnance pour permettre la poursuite du traitement médicamenteux, et, le cas échéant, pour du matériel adapté,et pour des demande d examens complémentaires. B/ Rôle du Cadre de Santé Le Cadre de Santé : - vérifie que la famille du résident est mise au courant de ce retour, soit par l infirmière du service si cette dernière a rencontré la famille lors d une visite, soit par le médecin, - informe l Assistante Sociale du SIH, - avise le secrétariat Accueil. - Vérifie, si besoin, la mise en place des aides à domicile. C/ Rôle du Secrétariat Accueil Le Secrétariat Accueil procède à la inscription informatique du départ du résident Le Secrétariat Médicale archive le dossier du patient. D/ Rôle du personnel L infirmière du service - prévient la pharmacie de ce départ, - rassemble les papiers nécessaires pour la sortie et les remet à l intéressé, Le personnel du service soignant : - prépare la personne âgée à ce départ rassemble les affaires personnelles, - prévient la cuisine et la diététicienne, - prévient le Secrétariat Accueil au moment du départ effectif de la Personne Agée, - procède au nettoyage de la chambre selon le protocole établi. D/ Rôle de L Assistante Sociale du SIH L assistante sociale du SIH : - évalue les aides dont la Personne Agée pourrait avoir besoin pour rester à domicile, - prend contacte avec l Assistante Sociale du Pôle Gérontologique pour la mise en place de ces aides - prévient le coordonnateur en cas de demande de passage du personnel du Service de Soins Infirmiers à Domicile, - tient le Cadre de Santé informé des aides mises en places. S.PC.A

8 V/ Décès Lors du décès d une personne âgée de l établissement, le personnel, qu il soit médical, paramédical, soignant, administratif ou logistique, veillera à adopter une attitude respectueuse à la fois de la dignité de la personne décédée et de la douleur de la famille. Une attention toute particulière sera faite pour aider et accompagner les personnes et leur permettre de commencer leur deuil. Le rôle du médecin, du Cadre de Santé, du personnel, du Secrétariat Accueil sont définis dans le protocole S.PT.S : décès d un patient. S.PC.A

9 FEUILLE D EMARGEMENT S.PC.A Nom et Prénom Fonction Signature S.PC.A