Les périodiques électroniques

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1 Les périodiques électroniques état de la question informatique et informatique documentaire travail de recherche ESID 3e année Février 1999 Mathilde Grandjacquet Carine Genevey

2 Introduction A l aube du XXIe siècle, les nouvelles technologies bouleversent la société d aujourd hui et apportent des changements déterminants dans le monde du travail et de la vie quotidienne (apparition du télétravail, du télécommerce...). Les télécommunications se libéralisent, les moyens d accès à la culture sont modifiés et les bibliothèques tendent à se numériser. Les périodiques électroniques sont des éléments très importants dans l avenir des bibliothèques. Ils sont un des outils précieux et indispensables de la diffusion et de la communication pour le monde scientifique et académique. Les dynamiques économiques contradictoires entre les éditeurs et les bibliothèques et les opportunités technologiques modifient le milieu des périodiques scientifiques. L explosion documentaire se place soudainement à un niveau mondial. Ainsi, le support imprimé décline, la vitesse de transmission des documents traditionnels ne correspond plus à celle qu on peut attendre des nouvelles technologies. De même, la hausse des prix des abonnements des périodiques imprimés couplé avec la baisse des budgets des bibliothèques posent problème. Les bibliothèques ne sont donc plus exhaustives, l ensemble de l information ne pouvant plus être gardé dans un même lieu. Les techniques informatiques qui se développent et l apparition des nouveaux médias (cédéroms, DVD, web et hypertextes..) obligent les bibliothèques à s intégrer aux nouveaux services qui se profilent à l horizon. Évolution du périodique Le périodique scientifique 1665 marque la création du premier journal scientifique hebdomadaire. Au XVIIIe siècle, le journal affirme des fonctions de certification de la découverte scientifique. Au XIXe siècle, le nombre de journaux créés augmente et l'article représente l'indicateur principal pour l'appréciation de l'activité d'un chercheur. L'accès aux articles devient difficile. On assiste alors à la création de journaux secondaires, appelés aussi bulletins signalétiques, comme l'index Medicus. Dans les années 50, le nombre de périodiques scientifiques explose sous l'impulsion de nombreuses sociétés savantes. A partir des années 60, les bulletins signalétiques vont commencer à être informatisés pour constituer des banques de données bibliographiques telles que Medline. Ceci agrandit les possibilités de recherche d'articles. Dans les années 70, le développement des réseaux de télécommunication tels que Telnet et la commercialisation d'ordinateurs performants permettent techniquement l'essor du marché de l'information en ligne. Le contexte de l'inflation documentaire a entraîné la création de nombreuses banques de données codées en ASCII accessibles par ces réseaux. Dès lors, l'entité de base n'est plus la revue, mais l'article. La notion d'abonnement-archive se voit alors concurrencée par celle de la fourniture "juste à temps " des articles intéressants. Une étape ultérieure est l'édition électronique des articles incluant toutes les illustrations, couplée à la recherche sur le texte. Ces produits sont en grande partie constitués par les éditions électroniques des revues sur cédérom.

3 Dans les années 80, se développent des revues complètement électroniques dans toutes les phases de production, de diffusion et de lecture. La première réalisation a été faite aux États-Unis. Elle s'appelait Electronic Information Exchange System (IEIS). Elle comprenait une messagerie électronique, une conférence assistée par ordinateur, un bulletin dirigé par un éditeur assisté d'experts et un cahier de notes. La deuxième réalisation a été conduite en Grande-Bretagne, par deux universités. Elle s'appelait Birmingham and Loughborough Electronic Network Development (BLEND). Elle a produit une revue contenant une cinquantaine d'articles et comptant une soixantaine d'abonnés. Dans ce cadre, Schakel définissait le journal électronique comme "un journal qui utilise un ordinateur pour les phases normales selon lesquelles il est écrit, accepté et publié. Avec un logiciel approprié, un auteur peut entrer un texte dans le système, et l'éditeur, les membres du comité de sélection et les lecteurs, tout comme l'auteur, peuvent avoir accès à l'article sur leur terminal. La troisième réalisation a eu lieu en France. Elle devait permettre aux chercheurs, enseignants et bibliothécaires d'écrire et de feuilleter et/ou de lire des articles, des comptes rendus, des rapports etc. On espérait ainsi améliorer l'accès aux écrits scientifiques, puisque l'article était accessible sur les serveurs dès sa rédaction. Ces trois expériences ont échoué, pour des problèmes de matériel (disponibilité de terminaux, accessibilité des réseaux, ergonomie des systèmes), de logiciel, d'ordre bureaucratique et organisationnel ainsi que sociologique (absence de comité de lecture, manque de motivation des auteurs et des usagers face au support : le papier gardait sa suprématie pour la diffusion du savoir). Dans le même temps, des répliques électroniques de revues papier ont été développées par Elsevier et bien d'autres, des newsletters ont également vu le jour. Au début des années 90, la société OCLC et L'American Association for the Advancement of Science ont lancé, le premier journal entièrement électronique "The Online Journal of Current Clinical Trials, avec des textes et des illustrations, un comité de lecture et des moyens de recherche en ligne de l'information continue. Aujourd'hui, l'étude des produits existants montre que le concept de périodiques électroniques désigne des produits assez hétérogènes : des journaux sous forme papier dont une édition et une diffusion électronique sont réalisées. Il s'agit essentiellement des revues de grands éditeurs scientifiques commerciaux. Les modes de production restent souvent les mêmes, ainsi que les tarifs pratiqués. Cependant, de nouvelles fonctions pour l'usager peuvent être développées, telles que le dialogue avec l'auteur par messagerie associée. des journaux exclusivement électroniques n'existant pas sur support papier. Dans cette catégorie, on trouvera beaucoup de nouveaux journaux créés à l'initiative de chercheurs, départements universitaires, etc. Les périodiques électroniques grand public ont évolué plus lentement, mais de manière similaire. Il y a d'abord eu des banques de données, en version ASCII et en texte intégral, permettant la recherche rétrospective. Ensuite sont apparus les cédéroms, qui présentent l'avantage d'intégrer l'illustration et de ne pas facturer le temps de consultation. Les acteurs sont majoritairement commerciaux. Comme pour les périodiques scientifiques, l'édition électronique permet :

4 des modes de lecture hypertextuels des articles supplémentaires ou plus longs que sur le support papier des messageries entre les lectures et les journalistes/rédacteurs des nouvelles formes disponibles : une forme abrégée ou personnalisée d'un quotidien par exemple. Le périodique électronique La revue a comme fonctions de : diffuser l information au sein des réseaux de la recherche et de l éducation et informer rapidement de l avancement des travaux et des connaissances représenter une communauté de chercheurs dans un domaine particulier contrôler la fiabilité et la légitimité du contenu des articles et valider l information reconnaître l auteur et son travail Le document électronique n est plus seulement lisible de façon séquentielle ou dans un contexte fixe de mise en page. Il est accessible par élément ou ensemble d éléments sélectionnés selon leurs caractéristiques physiques (schémas, séquences d images ou de sons) ou logiques (introduction, résumé, bibliographie...). Typologie des périodiques électroniques a) les versions électroniques intégrales de revues papier Elles représentent la majorité des revues électroniques existantes. Chaque éditeur présente la version électronique des revues qu'il diffuse sur support papier. La page principale du site web présente la liste des titres disponibles sous forme de liens hypertextes. Chaque lien amène à la page principale de la revue qui reprend le plus souvent la présentation de la couverture papier. Fonctionnalités et services offerts aux lecteurs : accès aux tables des matières des numéros disponibles et aux résumés des articles recherches bibliographiques sur la totalité des numéros consultation de la liste des articles à paraître et des "instructions pour auteur" donnant des consignes pour soumettre et présenter un article mise à disposition de liens vers des ressources liées à un domaine concerné (forums de discussion, bases de données), des adresses électroniques d'auteurs et éditeurs permettant un contact direct avec eux et de services d'alerte permettant aux lecteurs de recevoir par messagerie les tables des matières d'une sélection de titres. b) Les versions électroniques réduites de revues papier Elles s'apparentent aux versions précédentes, mais n'offrent qu'un accès réduit au contenu : tables des matières, parfois résumés et quelques articles. Elles représentent un produit d'appel pour la version papier et une vitrine sur Internet pour l'éditeur. c) Les extensions de revues papier Elles permettent :

5 d'intégrer des données supplémentaires par rapport à la version papier, comme les données brutes des expérimentations sur lesquelles se basent les résultats de compléter la version imprimée par des informations qui ne peuvent être imprimées d) Les nouvelles revues électroniques Elles n'ont d'équivalent papier qu'a posteriori pour l'archivage. Elles correspondent plus aux projets des sociétés savantes ou des chercheurs désirant mettre en place un nouveau système de communication basé sur les possibilités du réseau et proche de la communauté scientifique. Raisons de l'émergence des périodiques électroniques On peut invoquer : les progrès techniques faits dans l'informatique les délais de parution qui semblaient trop longs aux chercheurs la multiplication des périodiques qui ne permettait plus de suivre l'intégralité de la recherche dans son domaine le contrôle de qualité assuré par les pairs qui souffrait parfois de déviations liées à des enjeux de pouvoirs au sein d'un domaine de recherche la hausse des coûts des abonnements papier dus à l'anticipation des éditeurs par rapport aux pertes liées au photocopiage, à la fluctuation monétaire, à la hausse du prix du papier et à la rémunération des auteurs et membres des bureaux éditoriaux. Avantages des périodiques électroniques le stockage: un document électronique occupe des espaces minimes par rapport au support papier. les délais de publication sont assez courts (2 jours après l'acceptation de l'article) les modes de présentation et d'accès facile et aisé la recherche d'information sur support électronique présente des meilleures performances que celle sur support papier qui est liée aux outils de référence (index, sommaires...) l'accès est immédiat depuis n'importe où les outils de navigation hypermédiatiques permettant aux usagers de butiner dans les différentes parties d'un article, ainsi que d'un article à l'autre. les profils de recherche permettant à l'usager d'être automatiquement averti par courrier électronique des articles susceptibles de l'intéresser l'abaissement des coûts de production. En effet, on évite les frais de reproduction en de multiples exemplaires, ainsi que ceux occasionnés par le stockage. Cela dit, les coûts de l'édition électronique sont difficiles à calculer, car si certaines économies sont possibles par rapport au papier (impression, stockage, envoi), des frais supplémentaires apparaissent pour l'éditeur : - coûts additionnels nécessaires pour la production parallèle de versions imprimée et électroniques - coûts pour l'investissement en matériel nécessaire à l'implantation du projet, en temps, en personnel qualifié, en maintenance du produit... la relance du débat scientifique en développant des forums associés aux revues

6 la capacité d'associer des informations sonores et visuelles aux textes scientifiques Les inconvénients des périodiques électroniques les aspects juridiques (copyright et droit d'auteur) qui sont encore à préciser les formats qui ne sont pas encore standardisés l'insuffisance du confort de lecture la navigation dans les documents quand il faut charger des documents contenant des fichiers image la non garantie des informations, contrairement aux revues papier. Cependant, si on en croit Michel Remize, l'internet encouragerait les publications mais risquerait d'amoindrir le rôles des comités de lecture, tout en favorisant un examen interactif accru par les pairs. En fin de compte, la qualité du produit final devrait progresser le butinage qui est rendu impossible, Or il semblerait que 24 à 60 % des lectures effectuées par des chercheurs résultent du butinage. Diffusion La diffusion sous forme électronique a connu une croissance rapide en Elle vise à l émergence d une nouvelle offre autour des périodiques électroniques qui visent à fédérer l accès aux titres de différents éditeurs et à les intégrer dans une gamme plus vaste de produits et de services. L accès en ligne a résolu certaines contraintes comme les horaires de bibliothèque, le déplacement, le prêt interbibliothèque, la consultation simultanée ou le nombre limité de revues. Le marché de l édition électronique Il se caractérise par : une jeunesse et un foisonnement de l offre, un développement des services, intermédiaires spécialisés ou généralistes un secteur privilégié : les grands éditeurs en sciences, technique et médecine sont majoritaires sur le marché une diversification des compétences de chaque acteur et des difficultés pour certaines négociations : rivalité potentielle, un savoir-faire plus facilement diffusable; une gestion des abonnements revendiquée directement par les éditeurs; une multiplication de partenariats entre les divers acteurs désireux d étendre leurs offres. Concentration financière : les mouvements de concentration et de regroupement se multiplient segmentations multiples : on ne vise plus seulement les bibliothèques mais aussi l utilisateur final (transaction directe) Les acteurs principaux Les auteurs Les éditeurs 1 : ils cherchent à intégrer rapidement les nouvelles technologies pour proposer l ensemble de leurs publications en texte intégral. Ils sont les 1 voir annexes

7 propriétaires du contenu des textes, font office de comité de lecture et sont essentiellement poussés par une motivation commerciale. Les intermédiaires 2 : ils cherchent à mettre sur pied une politique de fonctionnement claire et différenciée aussi bien pour le contenu que pour la facturation et la diffusion Les utilisateurs Les intermédiaires Jusqu à présent, la bibliothèque faisait appel aux agences d abonnement pour les périodiques imprimés. C était plus facile car le contact se faisait avec un seul intermédiaire. En revanche, la diffusion des revues électroniques se caractérisent par un grand nombre de différents intermédiaires : les agences et fournisseurs de services aux bibliothèques (OCLC; PICA...) qui intègrent dans un seul catalogue les références de documents produits localement par chaque institution participante et les revues scientifiques commerciales. les nouveaux acteurs d origine académiques : ensemble d institutions et d universités qui donnent accès aux revues électroniques. les agences d abonnements : ce sont des acteurs privilégiés pour les bibliothèques car ils ont déjà été leur intermédiaires pour les revues imprimées. les éditeurs et diffuseurs de produits d informations secondaires : ils ne stockent pas les revues mais offrent des liens avec les banques de données bibliographiques, avec les sites des éditeurs ou avec d autres sites proposant des revues. les producteurs de banques de données bibliographiques : ils s occupent de gérer l accès aux textes intégraux de leurs banques de données et de relier les références bibliographiques par des liens hypertextes à leur site. les éditeurs et consortia d éditeurs : il s agit d un regroupement d éditeurs commerciaux sur un seul site. Ce système implique le développement des consultations d articles et le paiement à l unité. Une concentration d éditeurs permet une plus grande couverture disciplinaire et une meilleure maîtrise des informations secondaires. les éditeurs électroniques : ils s adressent surtout aux éditeurs qui n ont pas de compétences dans l édition électronique sur internet. Les intermédiaires souhaitent offrir des services à valeur ajoutée, adaptés aux logiques d usage des bibliothèques. Mais l offre éditorial sur le marché est encore très disparate: ils multiplient les accords de partenariat entre eux, avec les éditeurs et avec d autres acteurs. Mais cela posera rapidement des problèmes de gestion pour les bibliothèques. Les agences d abonnements négocient avec de nombreux éditeurs, en commençant par les plus importants en nombre de titres (Academic press, Springer...). Certains éditeurs sont présents dans de nombreuses offres d intermédiaires, alors que d autres ont plutôt privilégié des intermédiaires nationaux. Certains éditeurs tardent à négocier parce qu ils veulent stocker euxmêmes les revues. 2 voir annexes

8 Ainsi, les intermédiaires ont commencé à proposer des services qui simplifient l accès à leurs ressources en regroupant un nombre de titre de plus en plus important avec des outils et des services complémentaires. Ils n ont cependant pas pour la plupart encore réussi à harmoniser certains composants de leurs services, et c est pourquoi on trouve encore des tarifs, des formats et des contrôles d accès très diversifiés. Les éditeurs et les diffuseurs commerciaux ne cessent de proposer de nouveaux produits car le marché est prometteur. La croissance de l offre a tendance à être exponentielle et pour les bibliothèques, elle devient vite ingérable. Une politique éditoriale des revues électroniques mal définie, des nouvelles technologies en pleine évolution, une profusion de services et de produits démontre qu on est dans une période de transition et d expérimentation pour les bibliothèques. La disponibilité des titres des périodiques augmente, la chaîne documentaire se modifie et s informatise, le prêt inter-bibliothèque perd de son importance et les bibliothèques ont des difficultés à suivre l évolution comme pour le repérage, les souscriptions, la formation des utilisateurs par manque de temps et de ressources. Cette profusion de service augmente la complexité du marché et de l offre. La multiplicité d options proposées montrent combien il est possible de combiner toutes les possibilités et la complexité qui peut en résulter, surtout pour les bibliothèques qui sont elles-mêmes des intermédiaires amenées à agréger plusieurs de ces offres pour leurs utilisateurs. A l avenir il faudra simplifier les conditions de vente par des offres qui intégreront dans une seule licence les points d entrées bibliographiques et l accès au service intermédiaire. Services complémentaires à l offre de journaux électroniques Multiplication des points d entrée vers le texte intégral : accès non seulement par les outils traditionnels (catalogues collectifs, catalogues locaux, banques de données...), mais aussi par la mise en relation avec le reste de l offre disponible chez l acteur, ou par des accords de partenariats. Consultation ou commande du document à l unité : système du pay per view Personnalisation des services : alertes ou profils, possibilité d une veille permanente, espaces personnels réservés aux utilisateurs, forums de spécialistes, liens avec les serveurs complémentaires du champ d étude, produits de formation continue, possibilité d une galerie commerciale (achats d ouvrages, de logiciels...), offres d emplois et annonces diverses par exemple. Développement de services destinés aux bibliothèques : gestion du contrôle d accès (les licences imposent des conditions très diverses auxquelles les intermédiaires doivent apporter des solutions) Accès permanent et archivage : OCLC a été le premier à se positionner sur le problème de l accès permanent aux revues électroniques commerciales. D autres acteurs envisagent de fournir les journaux à leurs clients sur cédéroms pour un hébergement local. Infrastructure informatique

9 L accès aux revues suppose une organisation entre le dispositif technique des intermédiaires, celui des éditeurs et le poste de l utilisateur. Il faut que l ordinateur soit connecté à internet et qu il possède les logiciels nécessaires. Il y a 3 modèles d accès principaux : le serveur distant passerelle : la bibliothèque ou l utilisateur final accède au serveur de l intermédiaire par internet. Ce serveur propose des références bibliographiques et indique les serveurs des éditeurs pour l accès aux textes intégraux des articles. Le serveur distant agrégateur : on accède au serveur de l intermédiaire par internet. Ce serveur héberge les références bibliographiques de même que les articles intégraux des revues. le serveur local agrégateur : on accède à un serveur local propre à son site qui héberge les revues. Cela nécessite d importants moyens de développement technique, une infrastructure technique et une maintenance importantes. La transmission des mises à jour peuvent parfois prendre beaucoup de temps. En effet, certains intermédiaires peuvent ressaisir les revues pour les baliser en SGML. Le serveur local possède quelques avantages : la disponibilité des éléments est plus fiable que sur un serveur distant et il y a plus souvent des possibilités d archivage. Différents formats sont proposés par les éditeurs. Les plus utilisés sont les formats ASCII, PDF, HTML, LateX ou POSTSCRIPT. Certains logiciels de lecture ou de visualisation comme Acrobat Reader ou Ghostview sont nécessaires. Pour les éditeurs, la meilleure solution consiste à proposer plusieurs formats parmi lesquels l utilisateur pourra choisir selon ses connaissances et selon ses possibilités techniques. Les problèmes techniques qui peuvent se poser les capacités de transmission du réseau : il est nécessaire de disposer d un serveur capable de stocker et de transmettre de grandes quantités d informations (texte, images, graphiques, multimédia...). La lenteur du réseau et sa surcharge à certaines heures peuvent entraver les recherches d un utilisateur ou même les rendre impossibles. le suivi des adresses web instables : il arrive que des sites internet soient déplacés ou changent d adresse et il n est donc pas toujours possible d assurer à l usager un accès permanent. Un suivi est nécessaire pour maintenir une cohérence des liens d un site à un autre. les références des documents électroniques : les références d un article publié sur le web (titre, date de publication, pagination) peuvent être parfois modifiées et ne correspondent alors plus aux références du même article sous forme imprimée. Archivage Même si dans certains domaines comme la médecine, les sciences ou les techniques l évolution est très rapide, l information reste pertinente pendant un certain laps de temps. Il est donc important d assurer et surtout de préserver l accès aux ressources électroniques. L archivage sous-entend :

10 un maintien des documents pour garantir leur lecture au fil des évolutions technologiques l assurance de la permanence du lien de localisation (URL) un évitement des transformations de textes involontaires aussi bien que volontaires Ces critères ne sont malheureusement pas toujours garanti. L évolution incessante des logiciels et des matériels rend l archivage problématique. Il faut aussi définir jusqu à quel moment dans le temps on conserve les documents? Qui conserve ces informations : la bibliothèque ou les fournisseurs? Quels en seraient les conditions d accès? Sur quel support? Un autre problème se pose avec les licences d accès : peu d éditeurs acceptent de continuer à fournir l accès aux années auxquelles on s était abonné, une fois l abonnement électronique arrêté. L archivage est très peu pris en compte par les éditeurs dans leur politique éditoriale. Généralement, ils archivent leurs revues sur leurs propres ordinateurs rendant ainsi l accès plus difficile pour l utilisateur. On tente de trouver des solutions pour mettre en place une politique coordonnée d archivage entre les différents partenaires. Les bibliothèques quant à elles ne sont pas sûr de l accès à long-terme pour les périodiques électroniques, d un point de vue technique et juridique. C est pourquoi elles préfèrent pour le moment garder les revues sous forme imprimée. Aspect juridique : droits d auteur On a maintenant une bonne connaissance du cadre juridique pour tout ce qui est publié et édité sous forme de documents papier. Par contre, pour tous les documents électroniques, le cadre juridique est beaucoup plus flou. Les éditeurs n imposent plus des contrats de vente de document, mais plutôt des contrats de licence d utilisation de l information. Elle n est alors plus détenue par la bibliothèque. Cette dernière possède pour une durée provisoire le droit d accéder et d exploiter l information, en fonction des contraintes techniques et économiques qui ont été négociées auparavant. La bibliothèque louerait en fait ses documents électroniques. Le cadre juridique du document électronique est alors plus proche de celui des logiciels et bases de données que de celui du livre traditionnel. La rémunération de l auteur ou de tout ayant droit sera prise en compte avant la diffusion du document, lors de la conclusion du contrat avec le diffuseur ou l éditeur. C est à ce moment que la constitution, la diffusion et l usage des documents informatiques devront être réglementés et gérés pour maintenir une certaine sécurité juridique pour les créateurs et les utilisateurs. Ce sont les bibliothèques qui devront conclure ces contrats et informer les usagers des conditions dans lesquelles les documents informatiques pourront être utilisés. Cela leur permettra de se dégager de toute responsabilité au cas où l utilisateur final commettait des actes interdits par la loi et pour éviter d être prise comme complice éventuel des actes commis.

11 Les revues scientifiques électroniques sont protégées par le copyright au même titre que les revues imprimées. Le problème des droits d auteur est un souci majeur soulevé par les revues électroniques et qui remet en cause les habitudes du système traditionnel. Avec les revues imprimées, l auteur abandonne ses droits au profit de l éditeur. Avec les revues électroniques, les éditeurs craignent une trop grande et trop facile circulation des articles, c est pourquoi ils refusent systématiquement le droit d appliquer le prêt inter-bibliothèque à ces revues. La protection des oeuvres couvertes par le droit d auteur devrait se faire au stade de la constitution du document, de sa diffusion, de son accès et de son utilisation par le public. Cette évolution des nouvelles technologies va permettre aux auteurs d être diffusés à une plus grande échelle et donc d être mieux connus et reconnus. Mais ils devront se battre pour gérer leurs droits comme ils le souhaitent. En effet, le support électronique facilite la copie et le transfert des données sur un autre système, permettant ainsi une exploitation plus large et donc moins contrôlable. Pour l instant, la solution qui semble la meilleure est une gestion collective des droits d auteur. Le transfert des droits de l auteur à son éditeur est le fondement même de la publication scientifique (électronique ou imprimée). Les réseaux qui rendent la diffusion rapide et mondiale de l information risque de faire imploser le rituel et le formalisme imposé du processus de publication scientifique. Il est probable que dans un avenir proche, les auteurs s affranchiront des contraintes actuelles de la publication d articles scientifiques et publieront électroniquement les résultats de leurs recherches et de leurs travaux directement et sans intermédiaires sous le nom connu de leur centre ou laboratoire. Les modes d accès Licence de sites Généralement, l accès aux tables des matières et résumés des numéros déjà parus sous une forme imprimée est gratuite. Par contre, l accès aux textes intégraux et aux preprints est soumis à une souscription. Une licence de site consiste à conclure un contrat entre la bibliothèque et l éditeur qui autorise l accès à des périodiques électroniques payants, en échange d un financement régulier. Si la licence n est pas renouvelée, l accès aux périodiques électroniques est refusé. Pour établir un contrat de licence, il faut définir les personnes, la zone géographique et le type d institution. Les autres critères de la licence sont les suivants : le prêt inter-bibliothèque est interdit les impressions totales ou partielles des articles sont autorisées uniquement pour un usage privé, académique et non-public la vente ou la location du droit d accès à une autre personne ou institution du contenu des articles est exclu seul l éditeur délivre les licences Paiement à la demande

12 La bibliothèque ne paie pas une somme forfaitaire à l année. Elle peut accéder à des revues électroniques qu elles ne possèdent pas forcément ou avec lesquelles elle n a pas de contrat de licence, et peut se procurer des articles à la demande en payant une certaine somme lors de la fourniture des documents. Cette solution effraie les éditeurs qui craignent de perdre des abonnements. Les périodiques électroniques gratuits Les périodiques électroniques jusqu à présent gratuits risquent de devenir payants. Les consortia de bibliothèques Cette solution consiste à regrouper des bibliothèques pour faire face aux difficultés de négociations et aux conditions des contrats. L objectif est alors de négocier une seule licence de site couvrant certains documents électroniques pour cet ensemble de bibliothèques. Une telle collaboration permet de diminuer les coûts d abonnements, d amortir ces investissement de temps et d argent, de diminuer une gestion administrative parfois lourde, de faire baisser les coûts annexes des revues électroniques et d augmenter la qualité des services. D ailleurs, la plupart des licences offrent des prix avantageux aux consortia de bibliothèques. Un tel regroupement permet aussi de faire face au monopole des éditeurs sur le marché. Les coûts Les coûts peuvent être importants. L accès à la presse électronique implique des coûts à plusieurs niveaux : infrastructure informatique (matériel, logiciels, serveur...) accès aux services intermédiaires services et produits associés s ils ne sont pas compris dans le prix d accès utilisation de points d entrée comme les banques de données bibliographiques abonnements aux revues électroniques Les coûts sont aussi très variables. Parfois, les abonnements peuvent être facturés en fonction du nombre de souscriptions de la bibliothèque aux versions papier de l éditeur en question. D autres éditeurs imposent un certain nombre de périodiques mais dont seule une partie intéresse la bibliothèque. Ou encore, l éditeur propose un surcoût de 10 à 15 % pour un abonnement à une revue électronique qu elle possède déjà sous forme imprimée. L économie de ces services est très instable : les conditions d utilisation qui diffèrent, les prix qui varient, le caractère expérimental et évolutif des documents électroniques, les lancements commerciaux, les tarifs promotionnels et les négociations avec les clients dans le cadre des licences de sites ou de consortium empêchent les bibliothèques de se faire une idée précise des coûts réels et de comparer objectivement les offres. De plus, aucun crédit budgétaire n est généralement étudié et alloué pour les périodiques électroniques dans les bibliothèques.

13 Les changements apportés aux professionnels et au SID Les professionnels Il semblerait que les bibliothécaires considèrent les publications électroniques avec méfiance, car elles vont à l'encontre des principes bibliographiques majeurs connus jusqu'ici. En ce qui concerne le catalogage, le document électronique comporte en lui-même les données catalographiques, ce qui va provoquer l'éradication du catalogage pour cette catégorie de documents. Néanmoins, la compétence documentaire des bibliothécaires reste indispensable dans le dialogue avec les éditeurs qui sont les catalogueurs de leur production. En ce qui concerne le résumé documentaire, avec le document électronique, la récupération du résumé devient automatique, dans le même format d'exploitation des données bibliographiques et du texte intégral. Pour l'indexation, le document contient tous les éléments d'information servant à son indexation. Il ne serait plus une source externe que l'on analyse pour saisir les motsclés, mais il peut servir de base à une indexation automatique, effectuée de façon dynamique par un logiciel d'indexation du texte intégral. En ce qui concerne la classification comme rangement de documents, elle n'a évidemment plus de raison d'être dans un environnement électronique. Pour la recherche documentaire, la chaîne est surtout modifiée. La recherche dans le catalogue de la bibliothèque et le prêt inter-bibliothèque sont supprimés. Le professionnel devra être l'expert des répertoires de données associées aux applications mises en œuvre et un spécialiste des définitions de type de documents bibliographiques et des documents en SGML. Il devra être capable de discuter de l'évolution et de la qualité du format avec l'éditeur qui le produit et les gestionnaires du système d'information qui les exploitent. Il devra savoir quels éléments sont nécessaires pour produire les services à l'utilisateur final. Il aura une fonction de filtre et de guide, pour que l'utilisateur ne perde pas trop de temps dans cette masse de sources d'informations. Il devra préparer des produits à forte valeur ajoutée. Il s'agira donc de fabriquer des profils de veille documentaire, et de ne pas dépouiller que la littérature conventionnelle, mais aussi la littérature grise. Le SID Les périodiques électroniques marquent une étape importante dans le début de la participation du SID aux réseaux des services d'information sur ordinateurs et son entrée dans un futur de plus en plus électronique. Ils permettent aux usagers un accès aux revues rapide et sûr. De plus, les périodiques ne seront jamais absents des présentoirs. Leur repérage se fait facilement en utilisant le catalogue en ligne. Le SID doit pouvoir offrir à son utilisateur le format qui lui est le mieux adapté. Ce sera dans la plupart des cas une forme papier. Ainsi, le SID devra acquérir une compétence d'impression comparable à celle des imprimeurs. Le SID doit devenir un centre de la connaissance où les chercheurs pourront trouver immédiatement ou à distance 90% de ce dont ils ont besoin.

14 Conclusion Ainsi, on voit que le périodique électronique offre des possibilités qu un périodique imprimé ne peut proposer (hypertexte, sons, images...). De nombreux facteurs (coûts, archivage, infrastructure informatique, licences...) interviennent, qui peuvent être difficiles à cerner dans un environnement en pleine mouvance où les éditeurs et les intermédiaires ne cessent de proposer de nouveaux produits. Le document électronique abolit l espace entre sa localisation et l utilisateur. La possession du document premier n est plus important et n est plus un impératif pour être efficace. Jusqu à présent, les professionnels n ont pas eu le temps de mener une réflexion sur le développement des périodiques électroniques mais ils se sont plutôt organisés de façon pragmatique pour se tenir au courant des évolutions. Pour l instant, les bibliothèques continuent de garder la version papier d un périodique électronique quand c est possible. En effet, l ergonomie et les habitudes de lecture demeurent importantes pour les usagers. Et n oublions pas qu on ne peut pas toujours avoir accès à un ordinateur et que les nouvelles technologies peuvent se révéler parfois complexe à manipuler et à utiliser pour ceux qui n en ont pas l habitude. A l avenir il serait important de recenser les besoins des bibliothèques scientifiques et de prévoir des regroupements entre elles autour de grands domaines. De même, les bibliothèques devraient coordonner leurs acquisitions, cataloguer sur un même système, assurer et préserver l accès aux ressources électroniques. En conclusion, on peut dire que la problématique des périodiques électroniques est encore mal maîtrisée car c est un milieu novateur et complexe. L environnement technique et juridique est flou parfois mal connu des bibliothèques et l offre de services est disparate. Mais c est un secteur qui est en train de modifier profondémment le monde bibliothéconomique et qu il est important de suivre attentivement.

15 Annexes Les annexes contiennent des exemples d intermédiaires pour les revues scientifiques électroniques. Vous pouvez y accéder aux adresses suivantes : Les agences d abonnement : Les nouveaux entrants : Les producteurs de banques de données : Les diffuseurs : Les acteurs d origine académique :

GED: Gestion Electronique de Document (Support de cours) R. MAHMOUDI (mahmoudr@esiee.fr) www.research-ace.net/~mahmoudi 1 Gestion Electronique de Documents Plan du cours - Introduction générale - Spécificités

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