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1 Les Entreprises Tandem Côte-Sud inc. Les services d'aide à l'emploi du Kamouraska 580-D, rue Côté Saint-Pascal (Québec) G0L 3Y0 Guide du conseil d'administration Bref résumé janvier 2010

2 Assemblée générale rôles et responsabilités Elle élit ou destitue les administratrices et administrateurs Elle peut nommer la vérificatrice ou le vérificateur comptable Elle peut ratifier ou refuser de ratifier les règlements qui lui sont soumis pas le conseil d'administration. Elle peut décider de modifier les lettres patentes de la corporation. Elle approuve les cotisations fixées par le conseil d'administration. Elle donne son accord lors d'importante modification de structure à la corporation, tels qu'amendement de ses lettres patentes, fusion avec un autre organisme. Selon nos règlements généraux: Les pouvoirs et obligations de l assemblée générale sont les suivants : L assemblée adopte les orientations générales de l organisme, de même que ses objectifs et priorités d actions annuelles L assemblée adopte le rapport annuel des activités de l organisme L assemblée élit les membres du conseil d administration L assemblée adopte le rapport financier annuel des vérificateurs de comptes et nomme le ou les vérificateurs des comptes pour le prochain exercice financier. Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 1

3 Conseil d'administration rôles et responsabilités Les membres Les administratrices ou administrateurs sont élues par l'assemblée générale annuelle. Le conseil d'administration peut nommer les administratrices ou administrateurs aux postes vacants. Généralement la durée du mandat est de 1 an mais peut être d'un maximum de 2 ans. Pour notre corporation, les mandats sont de 2 ans. UnE administratrice ou administrateur peut démissionner uniquement par écrit. La démission prend effet soit immédiatement ou à une date inscrite dans la lettre de démission. Pour notre corporation, elle est effective au moment de l entrée en fonction de son remplaçant au plus tard dans les deux mois suivant la réception de cet avis. UnE administratrice ou administrateur peut être destituée par les membres de la corporation réunies en assemblée extraordinaire. L'avis de convocation doit indiquer le nom de la personne pour qui il y a demande de destitution ainsi que la raison. Pour notre organisme: 8.1 Le conseil pourra, par résolution, suspendre pour la période qu il déterminera ou expulser définitivement tout membre en règle qui enfreint quelque(s) disposition(s) ou règlement(s) de l organisme ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l organisme. 8.2 La décision du conseil sera finale et sans appel. Le conseil est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu il jugera adéquate. 8.3 Toutefois, toute procédure devra assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la ou des personnes en cause et être équitable. Vos pouvoirs UnE administratrice ou administrateur, seule, n'a aucun pouvoir de lier la corporation. Les pouvoirs appartiennent au conseil d'administration et non à ses comités. Il adopte ou modifie ou révoque les règlements généraux. Le règlement adopté, modifié ou sa révocation entre en vigueur immédiatement. À l'assemblée générale annuelle suivante, les membres se prononcent sur le règlement ou sa révocation. Le conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale spéciale au besoin. Selon nos règlements généraux: Pouvoirs du conseil d'administration 17.1 Le conseil est responsable du bon fonctionnement de l organisme. La Loi des compagnies lui confère tous les pouvoirs. Il en fixe les priorités et orientations Le conseil élit ou nomme les membres du conseil exécutif Le conseil a la responsabilité de la gestion du budget de l organisme Le conseil est responsable de l embauche, du congédiement, de l évaluation et de l élaboration des conditions de travail du personnel rémunéré de l organisme. Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 2

4 17.5 Le conseil voit à la mise sur pied de tous les comités de travail qu il juge nécessaire de créer pour l accomplissement de son rôle. Il en fixe le mandat, la durée et reçoit pour étude et adoption les rapports de tels comités Le conseil étudie et prend position sur toute question ou dossier intéressant l organisme Sous réserve des présents statuts, le conseil peut adopter tout règlement pour régir sa procédure interne et tout moyen nécessaire à l accomplissement adéquat de ses responsabilités et fonctions. Vos droits La convocation aux réunions doit contenir la date, le lieu et l'heure avant la date prévue dans les règlements généraux. La renonciation à l'avis de convocation est faite par la seule présence à la réunion. Toutefois, une administratrice ou administrateur peut s'opposer à la tenue de la réunion faute d'avis de convocation. La contestation de la validité de la réunion peut se faire si vous n'y avez pas été convoquée et que vous n'avez pas renoncé à l'avis de convocation. Les administratrices et administrateurs peuvent, si toutes et tous sont d accord, participer à une assemblée du conseil d administration à l aide d'un moyen permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l assemblée. ChacunE des administratrices et administrateurs ont droit de vote. Habituellement celui-ci se prend à main levée. Pour éviter d'engager votre responsabilité, vous devez voter contre toute décision que vous jugez illégale, répréhensible ou dangereuse, et faire inscrire votre dissidence dans le procès-verbal de la réunion. Vous avez le droit d'être renseignée sur les affaires de la corporation et d'avoir accès à tous les livres et registres, incluant les livres de comptabilité et les procès-verbaux. Vous avez le droit d'être rémunérée pour vos services si le conseil d'administration en décide ainsi. En règle générale, le poste d'administratrice ou d'administrateur n'est pas rémunéré, le bénévolat règne. Ceci pourrait être vu d'un mauvais œil. Dans nos règlements généraux: 9.1 Les membres de l organisme ne sont pas rémunérés pour les services rendus au nom de l organisme ou pour celui-ci. Vous avez droit au remboursement des dépenses raisonnables que vous engagez dans l'exercice de vos fonctions. Dans nos règlements généraux: 9.2 Les frais encourus par les membres pour des services rendus (transport, gardienne, repas, frais de représentation) sont remboursés aux membres sur présentation d une demande écrite, accompagnée de pièces justificatives, dûment signée et adressée à la trésorerie. Ces dépenses devront être autorisées au préalable. Vous ne pouvez pas vous faire représenter par quelque d'autre et aucune personne ne peut exercer vos pouvoirs. Même si vous ne pouvez individuellement déléguer vos pouvoirs, le conseil d'administration, lui, le peut. À un comité exécutif par exemple. En aucun cas, les pouvoirs peuvent être délégués à un comité de travail. Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 3

5 NOTE: pour créer un comité exécutif, il faut un conseil d'administration d'au moins 6 membres et que la création de ce comité soit entérinée par l'assemblée générale. Vous devez agir dans les limites que vous imposent la loi, les lettres patentes et les règlements. Vous devez agir avec prudence et diligence. Vous n'êtes pas tenue de faire preuve d'une habilité que vous ne possédez pas. Vous devez nommer des personnes compétentes. Vous ne pouvez tirer avantage des biens de la corporation ni de l'information que vous obtenez en raison de vos fonctions. Vous devez déclarer tout conflit d'intérêts ou possible conflit d'intérêts. Ce qui engage votre responsabilité La corporation n'a pas effectué les retenues fiscales ou d'employeur ou ne les a pas remises: impôt sur le revenu retenu à la source, TPS et TVQ, assurance-emploi, pension du Canada, rentes du Québec, normes du travail, assurance-maladie, assurance parentale. La corporation n'a pas le droit de faire un prêt à un membre, si elle le fait, votre responsabilité est engagée. Vous pouvez être tenue responsable si vous vous engagez personnellement à assumer les obligations de la corporation. Votre responsabilité peut être engagée si vous êtes grossièrement négligent, volontairement aveugle ou que vous passez outre le défaut d'agir et le défaut de se renseigner. Si vous causer un préjudice à un membre, il peut vous poursuivre personnellement. En principe, vous ne pouvez être tenu personnellement responsable du congédiement illégal d'un employé à moins que votre décision ne soit empreinte de malice ou de mauvaise foi. La corporation peut être tenu responsable civilement des actes de ses employées ou bénévoles. Des amendes possibles Vous devez montrer les livres et registres (excluant les livres de comptabilité et les procèsverbaux) dont la loi permet la consultation et vous abstenir de participer à de fausses entrées dans ceux-ci. La loi exige la préparation d'une liste de membres et permet à chaque membre d'en prendre connaissance, mais n'attache aucune sanction à ceci. Vous devez veiller à ce que la corporation se conforme à la Loi sur la publicité légale des entreprises en ce qui a trait aux déclarations d'immatriculation, initiales, annuelles ou modificatives. Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 4

6 Proposition Une proposition doit être proposée par une membre et être appuyée par une membre avant de procéder au vote (s'il est demandé). Vos moyens de protection La dissidence lors de prise de décision. Faites-là inscrire au procès-verbal. Votre absence lors de la prise de décision. vous pouvez enregistrer votre dissidence à la réunion suivante lors de l'adoption du procès-verbal. L'abstention n'a aucun effet de protection. Vous étiez de bonne foi. Vous vous êtes appuyée sur l'opinion d'un expert. De l'assurance Généralement, ce qui est couvert: erreur, omission, négligence, responsabilités établies par la loi. Généralement, ce qui n'est pas couvert: actes malhonnêtes, frauduleux ou déloyaux, amandes ou pénalités imposée par une loi ou un règlement, risques environnementaux, Des conseils pratiques Lorsque vous démissionnez, demandez à ce qu'un avis soit produit auprès du Registraire des entreprises. Faites consigner vos interventions qui servent à assurer que les bonnes décisions seront prises. La précipitation est déconseillée Ne vous en faites pas trop: les seules matières dont vous devez vraiment et constamment vous préoccuper sont le paiement des retenues à la source fiscales et les contributions d'employeur de la corporation. Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 5

7 Références: Administrateurs de corporations sans but lucratif: Le guide de vos droits devoirs et responsabilités. Éditions: Wilson et Lafleur Martel ltée 3 e édition 2006 Votre association, personne morale sans but lucratif Pour les administrateurs et membres des associations Éditions: Les publications du Québec 2006 Guide du conseil d'administration janvier 2010 page 6

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