Gestion comptable niveau débutant

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1 Les mots «finances», «budget», «ressources» nous ramènent à la notion de gestion financière et comptable de l association. Les dirigeants d une association doivent : I) rendre compte de cette gestion (pour le présent) 1) à l interne c'est-à-dire aux adhérents en répondant à la question : comment avez-vous utilisé leurs cotisations? 2) à l externe c'est-à-dire - aux «donneurs» de subventions et autres aides (la Fédération de rattachement, les collectivités locales comme la Mairie, le Conseil Général, le Conseil Régional, le Centre National du Développement du Sport CNDS, ) - aux organismes sociaux auprès desquels toute association employeur cotise. II) prévoir, «mettre des chiffres» en face de projets de développement (pour le futur) Pour faire «au mieux» il faut des outils C est la comptabilité qui permettra : D enregistrer les entrées et sortie d argent D informer les adhérents et partenaires De contrôler et de prouver De prévoir. Ceci ne pourra se faire qu en respectant des principes fondamentaux : 1) l honnêteté comptable La comptabilité doit être «régulière» et «sincère» La comptabilité doit donner une image fidèle de la situation financière de l association 2) l indépendance des exercices Un exercice est une période comptable (en général 12 mois, soit l année civile soit la saison sportive du 01/09 au 31/08 de l année suivante) qui correspond à une période d activités de l association. Seules les opérations intervenues au cours de l exercice seront rattachées à cette période. Un exercice sera donc «ouvert» et «clôturé» La clôture d un exercice n arrête pas la vie de l association (principe de continuité) 3) la permanence des méthodes Les exercices doivent être de même durée et les méthodes comptables doivent être «permanentes» : ceci permettra les comparaisons. Si un changement de méthode intervient, il est obligatoire d en indiquer la nature et d en justifier la nécessité. Ce jour, nous évoquerons seulement la comptabilité dite de «trésorerie» : enregistrement des mouvements de trésorerie, et ne traiterons donc pas de la comptabilité dite d engagement : enregistrement des opérations qu elles soient payées ou non, qu elles soient encaissées ou non (comptabilité en partie double) 1

2 Partie I : ENREGISTRER ET RENDRE COMPTE I) Organiser la comptabilité de l association II) Le compte de résultat, le bilan et l annexe III) Le rapport financier en Assemblée Générale Partie II : GERER ET PREVOIR I) le budget II) les demandes de subventions PARTIE I : ENREGISTRER ET RENDRE COMPTE Tenir une comptabilité est une obligation faite aux associations. Le législateur n impose rien. Il faut trouver un support technique à l enregistrement des écritures et à l élaboration des documents de synthèse. I) Organisation de la comptabilité Deux règles de base s imposent à toute tenue de comptabilité de la plus élémentaire à la plus complexe : classer et numéroter. Il n existe pas de règle absolue dans le domaine du classement et de la numérotation. Le bon sens doit prévaloir! A) support - cahier (colonnes, pages numérotées) Il s agira d un registre des Recettes et Dépenses. La ventilation des opérations en colonnes (cotisations, subventions, salaires, achat de matériel,.) permettra un suivi de l activité de l association. - informatique Tableur ou logiciel (Ciel, Atalante ) B) un cadre : le plan comptable - un document officiel publié et approuvé par le Ministre de l Economie et des Finances. - Il dresse un plan de classement appelé nomenclature comptable utilisant la classification décimale. - le trésorier va le «personnaliser» aux besoins d enregistrement de l association en référence à ses activités - le plan comptable est organisé en 9 classes de comptes Les comptes de bilan (utilisés pour élaborer le bilan) Classe 1 : les comptes de capitaux : moyens de financement Classe 2 : les comptes d immobilisations : biens destinés à rester durablement dans l association Classe 3 : les comptes de stock : biens destinés à être revendus en l état ou après transformation Classe 4 : les comptes de tiers : clients, fournisseurs, personnel Classe 5 : les comptes financiers : liquidités disponibles Les comptes de gestion (utilisés pour élaborer le compte de résultat) Classe 6 : les comptes de charges (pour opérations liées à l activité de l asso. qui appauvrissent cette dernière) 2

3 Classe 7 : les comptes de produits (pour opérations liées à l activité de l asso. qui l enrichissent) Classe 8 : les comptes spéciaux - Chaque classe est divisée en «comptes à 2 chiffres» appelés comptes principaux. - Chaque compte principal est divisé en comptes d ordre 3 ou comptes divisionnaires. - Chaque compte divisionnaire est divisé en sous comptes. - Les sous comptes peuvent eux-mêmes être subdivisés en comptes d ordre 5, 6 selon les besoins de l analyse comptable. - exemple : Classe Compte principal Compte divisionnaire Sous compte Compte d ordre 5 C) les pièces justificatives 6 charges 60 Matières, Fournitures, Petit matériel consommé 606 Achats non stockés 6061 Energies et fluides Electricité - A chaque entrée et sortie d argent doit correspondre une opération comptable. - Les opérations comptables seront enregistrées à leur date d exécution. - Chaque opération comptable aura un justificatif. - Les pièces justificatives seront datées, porteront un numéro chronologique (pour les retrouver) puis classées après enregistrement (un classeur dépenses et un classeur recettes par ex.) - Les pièces justificatives seront conservées 10 ans. 1) Pour les dépenses - Les justificatifs seront des bulletins de salaires, des bordereaux URSSAF par ex, des factures 2) Pour les recettes D) Le rapprochement bancaire - Cas des subventions : la notification de l octroi de la subvention vaut paiement. - Cas des paiements de cotisations et des bordereaux bancaires récapitulatifs : si des opérations de même nature sont réalisées en un même lieu et au cours d une même journée vous enregistrerez la pièce récapitulative (cas des bordereaux de dépôt en banque) Le rapprochement entre les écritures passées et le relevé bancaire doit être fait périodiquement afin de suivre pas à pas la validité des écritures et relever s il y a lieu les anomalies. Des décalages peuvent se produire. Des opérations peuvent avoir été enregistrées en comptabilité et ne pas figurer encore sur le relevé. Inversement, des opérations peuvent ne pas avoir été enregistrées en comptabilité et figurer sur le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire permet ainsi de rectifier des erreurs ou de constater que les écarts sont justifiés par les délais des opérations bancaires. 3

4 II) Les comptes annuels Conformément aux statuts d une association, le Trésorier présente le bilan financier de la saison écoulée à l Assemblée Générale. Pour ce faire il élaborera le compte de résultat et le bilan accompagnés d une annexe. A) le compte de résultat - il récapitule les produits encaissés et les charges assumées pendant l exercice. - Il est donc le reflet financier de l activité de l association pendant l exercice. - Il «repart à zéro» à chaque début d exercice. 1) présentation voir annexe. Il se présente schématiquement par un tableau à 2 colonnes : les «charges» à gauche et les «produits» à droite. Dans la colonne «charges» vont figurer les «achats» (de marchandises, de matières premières ou de petit matériel), les «charges externes» (comme le loyer, l assurance, la sous-traitance ), les «impôts», les «salaires et charges sociales» et enfin les «amortissements» et les «provisions». Dans la colonne «produits» vont figurer essentiellement des «ventes» (de biens ou de prestations de service, réalisées dans le cadre de l activité ou au cours de manifestations) et des «subventions». 2) Le compte de résultat doit être équilibré. Le total de la colonne «charges» doit être identique au total de la colonne «produits». 3) le résultat Il est constitué tout simplement par la différence entre le total des produits et le total des charges de l année. Si Produits >Charges : résultat excédentaire. Ceci caractérise une gestion maîtrisée de l association : en effet, les produits de l activité courante et normale de l association «couvrent» les charges. A propos de l excédent : - il ne doit pas être partagé entre les membres de l association (une association est dite non lucrative) - il est recommandé d avoir des fonds propres (cumul de résultats excédentaires) pour faire face à des décalages dits d exploitation (début d exercice notamment) ou bien à une situation non prévue (diminution du nombre d adhérents par exemple). Si Produits <Charges : résultat déficitaire. L association connaît des problèmes d équilibre structurel : les charges sont trop importantes ou les activités sont sous financées. Si ce problème est accidentel et si l association a des fonds propres : moindre mal. Mais si ce problème est récurrent attention! Les dirigeants de l association doivent réagir (diminuer les charges comment? augmenter les produits comment?) 4) les comptes 8 : les contributions volontaires Une spécificité du plan comptable associatif Par nature, ces contributions sont effectuées à titre gratuit. De ce fait elles ne contribuent pas à modifier le résultat de l exercice. Elles seront 4

5 indiquées aussi bien en charges qu en produits et pour les mêmes montants. Elles correspondent aux aides que reçoit l association et aux dépenses dont elle est dispensée au niveau de 3 secteurs - secours en nature : cela correspond à la mise à disposition éventuelle de personnel (un employé municipal, un cadre technique d état) - prestations en nature : ce point concerne la mise à disposition d installations sportives municipales, véhicules personnels des bénévoles ) - bénévolat : il s agit de l ensemble du temps donné gracieusement par tous les bénévoles au service de l association Comment valoriser - Le détail du calcul permettant la valorisation doit être explicité. - Il s agit d être en capacité de prouver la véracité des sommes inscrites. - pour les mises à dispositions d installations sportives (source = Guide pratique du dirigeant sportif aquitain 2013) Type d équipement sportif Montant / heure d utilisation Gymnase 14,50 Salle de Gym, de Judo 15,50 Piste d athlétisme 12,50 Salle de réunion (30 16 pour 3 h personnes) - pour le «bénévolat» Une heure de bénévolat peut être valorisée autour de 15 Intérêt : - souligner le dynamisme de l association en mettant en évidence sa capacité à mobiliser ses bénévoles, - évaluer le besoin de financement supplémentaire pour l association en cas de diminution du bénévolat, - analyser tout ce qu apporte l association par ses propres moyens au regard des interventions financières directes. B) le bilan C est un document qui présente, chaque année, l état et la répartition du patrimoine de l association. C est une photographie de la situation de l association à la fin de chaque exercice comptable et ce, depuis sa création. Le bilan donne donc la situation de l association au fur et à mesure de ses années de fonctionnement. Il est communément présenté en 2 colonnes intitulées «Actif» (colonne de gauche) et «Passif (colonne de droite). 5

6 ACTIF : emploi des ressources, avoirs de l association Actif immobilisé Locaux, mobilier, matériel technique, matériel informatique, logiciels Actif circulant Stocks Avances, acomptes Créances détenues Placements Disponibilités financières Charges constatées d avance TOTAL ACTIF PASSIF : origine des ressources Fonds associatifs Fonds propres (cumul des résultats des exercices précédents) Résultat de l exercice Provisions pour risques et charges Dettes Charges à payer Compte bancaire si débiteur Produits constatés d avance TOTAL PASSIF Le bilan est équilibré. Total «actif» = Total «passif» REMARQUE : le résultat de l exercice figure sur le compte de résultat et sur le bilan. Contrairement au compte de résultat, le bilan ne repart pas à zéro à chaque début d exercice. Le bilan conserve la trace des biens de l association aussi longtemps qu ils existent. C) l annexe Une annexe détaillée permettra de fournir des informations complètes et claires aux responsables de l association, aux adhérents Elle informera sur les faits caractéristiques ou significatifs de l exercice : tous évènements ayant une incidence comptable Création ou suppression d une activité, Embauche d un salarié Remplacement d une salariée en congés maternité, Réception de subventions.. Elle donnera également la méthode d évaluation des contributions volontaires. III) rendre compte le rapport financier Faire un rapport financier est une obligation en regard des adhérents qui doivent l adopter lors de l Assemblée Générale de l association. Un rapport financier doit être complet, clair et informatif. C est le meilleur gage de confiance au sein de l association comme à l extérieur. Un rapport financier se construit et se prépare. UNE REGLE : TRANSPARENCE ET PEDAGOGIE Le rapport financier doit être clair et compréhensible pour toute l assemblée. 6

7 Si le rapport financier se résume à détailler tous les postes de charges et produits du compte de résultat, l Assemblée Générale sera vite «assommée» par trop de chiffres! C est au trésorier de veiller à rendre ce rapport financier le plus vivant et attractif possible! Le trésorier prendra soin de : - choisir avec précaution les chiffres qu il doit présenter : ces chiffres seront représentatifs de la situation financière de l association ; - expliquer clairement à quoi ils correspondent : l utilisation de représentations graphiques est recommandée (camemberts ) - inviter les adhérents à poser des questions (un conseil : il vaut mieux anticiper ces questions pour pouvoir y répondre!) - comparer avec les comptes de résultat des années précédentes ; - comparer avec le budget. Si des évènements comptables non prévisibles sont survenus au cours de l exercice, le trésorier se munira des pièces concernées afin de mieux les expliquer. Cela permet de renforcer la transparence! 7

8 PARTIE II PREVOIR Le budget permet de prévoir, pour l exercice à venir, - les charges que l association devra assumer et - les produits qu elle percevra Le budget est un acte prévisionnel. Il est le reflet «financier» de l activité courante de l association et de ses «projets» pour l exercice à venir. I) Le budget Son élaboration est une phase importante dans la vie de l association. Elle requiert une attention toute particulière. L élaboration du budget doit reposer sur 3 postulats : - le réalisme : tant au niveau des recettes que des dépenses! - la sincérité - la transparence : mentionnez notamment toutes vos demandes de subventions! A) le document : - voir annexe Le budget doit respecter la présentation définie par le plan comptable associatif. Le budget reprend donc la trame du compte de résultat de l exercice précédent. Ceci rendra les comparaisons plus aisées avec les budgets et comptes de résultats antérieurs. B) Un budget est impérativement «équilibré» : Total des produits = Total des charges. C) Elaboration 1) Quand? Avant le début de l exercice 2) Comment? a) Conseil : séparer les activités «courantes, traditionnelles» de l association des activités nouvelles prévues. - activités courantes : Reprendre le compte de résultat de l exercice précédent en ajustant si nécessaire * si cet exercice était déficitaire vous devez en avoir identifié la ou les causes pour ne pas reproduire cette situation * si, par exemple, le prix de la licence fédérale ou si le taux horaire de vos salariés ont augmenté vous allez devoir faire face à une augmentation de vos charges par rapport à l exercice précédent *.. - projets : * avant de les inclure dans le budget vous devez en avoir défini toutes les modalités de mise en place et de déroulement. Ces actions engendreront des coûts (charges) 8

9 et des recettes (produits) qui figureront dans le budget de l association pour l exercice à venir. b) Quand tout est «écrit», il est fort vraisemblable que votre projet de budget n est pas «équilibré». Or, ceci est impératif! Il vous faut donc procéder à des ajustements pour arriver à l équilibre requis. Comment? En envisageant une hausse des cotisations? une diminution de certaines charges? En demandant plus de subventions? D) Présentation en Assemblée Générale - Elle doit être aussi soignée que celle du rapport financier car l Assemblée Générale doit l approuver! - Souvent une hausse des cotisations est demandée avec le vote du budget : un argumentaire sera préparé pour répondre aux «réticences» possibles des adhérents. Vous pouvez également prévoir plusieurs budgets avec plusieurs montants de cotisations pour éviter une situation bloquée par un vote négatif du budget initial présenté. E) Le suivi du budget Par nature, le budget est un document prévisionnel. Il est important d établir, une ou plusieurs fois dans l exercice comptable un point sur l évolution du budget : il s agira de faire un arrêté «provisoire» des produits encaissés et des charges payées. Il sera complété par une simulation des produits à encaisser et des charges à assumer avant la fin de l exercice. Ce suivi permettra de mettre en place des solutions de secours en cas de constatation de dérapage des finances du club avant que la situation ne soit totalement dégradée. II) Les demandes de subventions Rappel : elles figurent dans le budget. A) Elles s adressent généralement Au Conseil Général, à la Mairie, au Centre National pour le Développement du Sport (CNDS) L agrément «Jeunesse et Sport» est requis pour prétendre à des subventions du Conseil Général et du CNDS B) Méthodologie - Quelque soit le «bailleur de fonds» il vous faudra, à la réception du dossier bien lire la feuille de route : votre projet doit «entrer dans les directives indiquées» pour être recevable. - La présentation de votre projet : elle mentionnera Son contenu (ce que vous allez faire) Sa durée Sa date de mise en œuvre Le public «cible» 9

10 CONCLUSION Le lieu de réalisation Le budget afférent, n oubliez pas les «comptes 8» N hésitez pas à fournir des explications supplémentaires si nécessaire. - Ne pas hésiter à présenter votre association et son environnement - A savoir : * la subvention demandée ne doit pas financer intégralement l action projetée. * un financement venant de plusieurs sources est recommandé - Un dossier de demande de subvention est le résultat du travail d une équipe (à plusieurs on a plus d idées qu à un seul!) - Faire un dossier de demande de subvention prend du temps : ne le faites pas au dernier moment! - Ne pas oublier les pièces à joindre : * justificatifs des sommes perçues l année n-1 : une subvention demandée pour une opération spécifique ne peut, en aucun cas, être utilisée à un autre objet sous peine de reversement! * dernier compte rendu d Assemblée Générale * documents comptables de l année précédente * - Une présentation soignée est conseillée. Pensez aux «décideurs» qui doivent étudier de nombreux dossiers! Certaines qualités sont indispensables chez un trésorier : du bon sens, de l organisation, de la clarté Ne pas oublier que le poste de trésorier n est pas «isolé». Le trésorier est membre d une équipe. En communiquant régulièrement sur la trésorerie de l association lors des réunions du Bureau, il facilitera et favorisera les prises de décision. Rappels : Les statuts ou le règlement intérieur d une association prévoient l existence d un ou plusieurs vérificateurs aux comptes. Le vérificateur aux comptes est une personne bénévole élue par l Assemblée Générale de l association. Il n est pas membre du Bureau ou du Comité Directeur. Sa mission consiste dans la vérification de : - l enregistrement des opérations dans les comptes - la régularité et la sincérité du compte de résultat et du bilan - la tenue effective des registres obligatoires des procès-verbaux des Assemblées Générales et des Comités Directeurs ou Conseils d Administration. Lors de l Assemblée Générale, le vérificateur aux comptes certifiera dans son rapport la régularité et la sincérité des comptes. Il peut formuler des observations et des réserves. En aucun cas le vérificateur aux comptes ne doit s immiscer dans la gestion de l association. 10

11 L expert comptable C est un professionnel qui a pour mission de tenir, centraliser, arrêter, surveiller ou vérifier la comptabilité. Il perçoit à ce titre des honoraires. L expert comptable d une association ne peut pas en être le commissaire aux comptes. Le commissaire aux comptes Il est nommé par l Assemblée Générale pour 6 années et a pour mission principale la certification des comptes. Certaines associations ont pour obligation de nommer un commissaire aux comptes si : - elles perçoivent un montant de plus de de subventions de l Etat, ses établissements publics ou de collectivités locales - ou si elles dépassent 2 des trois seuils suivants * 50 salariés * de chiffre d affaires * de total de bilan. Si ces conditions ne sont pas remplies et si vous utilisez cette terminologie il est conseillé de modifier ce point de vos statuts et de remplacer le terme «commissaire aux comptes» par contrôleur ou vérificateur. Janvier

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