Diffuser les bonnes pratiques en matière de conservation et de transmission des documents

Transcription

1 Diffuser les bonnes pratiques en matière de conservation et de transmission des documents Corinne Ferrey-Gautier TEJUN 13 novembre

2 18 h h 00 Pour le bon déroulement de cette rencontre Merci de couper et de ranger vos téléphones portables! Le support vous sera remis par mail par Mme LE DRAOULEC

3 Passation des dossiers

4 Au-delà du caractère obligatoire de leur conservation Les documents sont porteurs des actions entreprises par l association, et peuvent faire référence pour orienter de nouvelles initiatives.

5 Cadre juridique 3 axes : Information Organisation Communication

6 Loi du 1er juillet 1901 Depuis la publication du nouveau Code pénal en 1994, les personnes morales, à l exclusion de l Etat, sont responsables pénalement des infractions commises, pour leur compte, par leurs organes ou représentants (article al 1). «l association en tant que personne morale ainsi que ses dirigeants peuvent être amenés à répondre de leurs actes. La responsabilité individuelle des responsables de l association n est cependant engagée qu en cas de faute de gestion ou de violation du droit pénal». Déclaration à la préfecture Justificatif d agrément CNIL Droit à l image

7 À la création de l association, il faut la déclarer à la préfecture avec ses statuts Assurez-vous d avoir les documents d enregistrement de votre association de la préfecture, avec l extrait du JO.

8 L agrément constitue une forme de relation privilégiée qu un ministère entretient avec une association. L agrément peut être une condition préalable pour pouvoir : Recevoir des subventions Employer du personnel dans le cadre de contrats aidés, contrats uniques d insertion (CUI) ou apparentés Bénéficier d exonération en matière de cotisations sociales. Assurez-vous d avoir le document attestant l accord d agrément et votre n d immatriculation.

9 Obligation pour l association de : Transmettre à chaque adhérent sa fiche (contenant ses coordonnées) à chaque fois qu il en fera la demande. Informer l adhérent de la transmission du fichier à un tiers.

10 Selon la loi dite Informatique et libertés, datant de 1978, vient d être modifiée par un décret du 25 mars 2007 (n ) : Parce que l image d une personne est une donnée à caractère personnel, les principes de la loi "informatique et libertés" s appliquent. La diffusion à partir d un site web, par exemple, de l image ou de la vidéo d une personne doit se faire dans le respect des principes protecteurs de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Ces principes rejoignent les garanties issues du droit à l image.

11 Exemple de documents : Autorisation classique Autorisation d un mineur Autorisation d un majeur Autorisation d un majeur protégé Chaque année ou tout au long de leur adhésion, assurez-vous d avoir l autorisation signée par vos adhérents dans vos dossiers.

12 Après cette mise au point juridique il faut organiser ses documents pour maintenir une source d informations toujours fiable!

13 Identification des documents constituant l histoire de l association Quels outils numériques utiliser (supports virtuels) pour faciliter les transferts de données Les supports physiques (classement)

14 Statuts Déclaration à la Préfecture Agrément Règlement Intérieur Conventions avec les organismes offrant les subventions Les fichiers des adhérents (format papier ou/et numérique) Les comptes rendus : Conseils d Administration, les Réunions du Bureau et les Assemblées Générales Documents droit à l image signés par les adhérents..

15 Registre spécial Registre lié au Personnel Registre de la Comptabilité Registre des délibérations d assemblées (non obligatoire mais recommandé)

16 Registre spécial : Il est obligatoire Son contenu : 1. les modifications apportées aux statuts; 2. les changements de dirigeant; 3. les nouveaux établissements fondés; 4. le changement d'adresse du siège social; 5. les acquisitions ou aliénations des immeubles de l'association. Il doit être coté et paraphé. Les pages du registre spécial doivent être indissociables pas de classeur mais un cahier / registre). Au début du registre, inscrire les mentions suivantes : Registre spécial de l association (nom de l association) dont le siège social est à (adresse ), coté et paraphé par (nom du Président).

17 Registre lié au Personnel : Il n'est pas imposé lorsque les employés sont rémunérés à l'aide de chèques associatifs. En revanche, il le devient obligatoire lorsque les employés de l association sont salariés. Le registre doit alors mentionner : les coordonnées des salariés ; leur type de contrat de travail ; leur ordre d'arrivée/départ au sein de l'association.

18 Registre de la Comptabilité Une association étant à but non lucratif, elle n'est pas obligée de tenir une comptabilité à jour, à moins qu elle : perçoive des subventions publiques ; soit agréée ; soit reconnue d utilité publique ; ait une activité lucrative ; ou qu'elle emploie des salariés. À noter : même lorsque la tenue d'une comptabilité n'est pas exigée, cette précaution est fortement recommandée.

19 Registre des délibérations Il n est pas obligatoire mais recommandé, car il peut être exigé par l administration Il doit contenir toutes les décisions, votes : Des conseils d administrations Des assemblées générales

20 Scanner Clés USB Disques durs externes Coffres-forts virtuels I-Cloud Drop box Microsoft online We transfer

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23 À partir d un I-Phone, I-pad Windows 7 ou 8 Cloud d Orange

24 Le Cloud d'orange, c'est Un espace en ligne de sauvegarde totalement privé et confidentiel Une application mobile qui comprend la sauvegarde automatique des photos et vidéos la synchronisation des contacts et de l'agenda un accès protégé à tous les contenus des documents

25 Un logiciel de transfert de fichiers depuis son ordinateur dans son Cloud de façon automatique ou manuelle. La possibilité de sauvegarder ses pièces jointes de sa messagerie Orange dans Le Cloud

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31 Classeurs Plan de classement Kit association Statuts Registres Agrément Autorisations droit à l image Règlement intérieur

32 Comment faire pour assurer une bonne passation des dossiers et fichiers?

33 Comment organiser la passation des dossiers? Mettre en place des procédures pour optimiser la conservation des dossiers Officialiser et créer un document réflexe

34 Organiser une rencontre Prévoir le kit complet Fiche explicative sur l organisation de l association (extrait des statuts article sur l activité) La liste des membres du bureau (avec leurs coordonnées) La liste des membres du CA (avec leurs coordonnées) La liste des adhérents Le dernier rapport moral présenté à l AG Le dernier rapport financier présenté à l AG Le dernier compte rendu du CA / du bureau / de l AG

35 Quel que soit le mode de conservation choisi Créer une fiche de procédure Expliquant Les règles de classement numérique Présentant le plan de classement (numérique ou papier)

36 Dé lai de conservation des documents : 3 ans 6 ans 10 ans Tout au long de la vie de l association :

37 Le document réflexe permet au nouveau Président élu de connaître tous les documents devant lui être remis Check list ou liste de contrôle Bible des documents (classeur avec pochettes transparentes) Supports numériques structurés (arborescence windows claire) Ainsi le pointage de remise des documents permettra de contrôler

38 Optimiser la communication sur l organisation de la structure La communication peut-être réalisée par écrit (non obligatoire) Elle facilite la bonne passation des dossiers et documents de l association Cette lettre ou note pourra être insérée dans le classeur (ou support numérique) contenant les dossiers et documents. Elle peut reprendre les activités et opérations en cours ou les projets Elle pourra être signée par les deux parties (le président sortant et le nouveau président élu) Le secrétaire de l association peut être à l initiative de ce protocole.

39 Pensez à l historique de votre association et de ses activités, il faut communiquer et garder des traces

40 Optimiser la communication sur l organisation de la structure La communication peut-être réalisée par oral Au cours d une réunion Rédiger un procès verbal et le faire signer (en cas de conflit entre les protagonistes) Avec la signature du registre spécial Remise de tous les documents et pointage

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42 Merci de votre attention! Sportivement vôtre