COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE DE L ÉDUCATION ET DE LA CULTURE

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1 Version du COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE DE L ÉDUCATION ET DE LA CULTURE Direction Culture et créativité Unité Diversité et innovation culturelles MODÈLE DE CAHIER DES CHARGES POUR LE CERTIFICAT RELATIF AUX ÉTATS FINANCIERS PARTIE I TABLE DES MATIERES CAHIER DES CHARGES POUR LE CERTIFICAT RELATIF AUX ETATS FINANCIERS D UNE CONVENTION DE SUBVENTION FINANCEE PAR L UNION EUROPEENNE (DG EAC) 1 RESPONSABILITES DES PARTIES A LA MISSION OBJET DE LA MISSION MOTIF DE LA MISSION TYPE DE MISSION ET OBJECTIF PORTEE DES TRAVAUX L auditeur exécute sa mission conformément aux dispositions des présents termes de référence et: Conditions de la convention de subvention Planification, procédures, documentation et preuves DECLARATION... 3 Annexe Informations sur l objet de la vérification des dépenses... 4 Annexe Portée des travaux Procédures à exécuter... 5

2 Partie I Cahier des charges pour le certificat relatif aux états financiers d une convention de subvention financée par l Union européenne (DG EAC) Le présent document constitue le cahier des charges («CdC») sur lequel <nom du bénéficiaire> (ciaprès le «bénéficiaire») convient de mandater <nom du cabinet d audit> (ci-après l «auditeur») pour effectuer une vérification des dépenses et faire rapport en relation avec une convention de subvention financée par l Union européenne au sujet de <intitulé et numéro de la convention de subvention> (ciaprès la «convention de subvention»). La Commission n est pas partie à la présente mission. Le rapport signé conformément au présent cahier des charges en vue d une vérification des dépenses correspond aux exigences établies par l article 207, paragraphe 3, des règles d application du règlement financier exigeant l utilisation de certificats d audit pour le versement de subventions supérieures à un seuil donné. 1 Responsabilités des parties à la mission «Le bénéficiaire» est l organisation qui reçoit la subvention et qui a signé la convention de subvention avec la Commission. Il incombe au bénéficiaire de fournir un rapport financier pour l action financée par la convention de subvention et de veiller à ce qu un rapprochement adéquat puisse être fait entre ce rapport financier et le système de comptabilité et de tenue des livres du bénéficiaire ainsi que les comptes et relevés correspondants. L «auditeur» est le contrôleur des comptes chargé d exécuter le certificat relatif aux états financiers défini dans le présent cahier des charges et de soumettre au bénéficiaire un rapport de constatations factuelles indépendant. L auditeur est membre de «spécifier le nom d une organisation ou d une institution nationale d experts-comptables dont l auditeur est membre>, qui est, elle-même, membre de Fédération internationale des experts-comptables (IFAC). 2 Objet de la mission La présente mission a pour objet le rapport financier <intermédiaire ou final; supprimer la mention inutile> relatif au contrat de subvention pour la période du <jj Mois aaaa au jj Mois aaaa>. Les informations, tant financières que non financières, soumises à la vérification de l auditeur permettront de s'assurer de l'existence réelle ainsi que de l'exactitude et de l'admissibilité des dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier. L annexe 1 du présent cahier des charges donne un aperçu des principales informations relatives à la convention de subvention et à l action concernée. 3 Motif de la mission Le bénéficiaire est tenu de soumettre à la Commission un certificat relatif aux états financiers délivré par un auditeur externe pour étayer le paiement sollicité par le bénéficiaire au titre de l article II.23, paragraphe 2, point d) (ii) des conditions générales et de l article I.4, paragraphe 1, des conditions particulières de la convention de subvention. L ordonnateur de la Commission a besoin de ce rapport, étant donné que le paiement des dépenses sollicité par le bénéficiaire est subordonné aux constatations factuelles qu il contient. 4 Type de mission et objectif La mission porte sur l exécution de procédures spécifiques convenues concernant une vérification des dépenses déclarées dans une convention de subvention financée par l Union européenne. Cette vérification doit permettre à l auditeur de s assurer que les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier pour l action financée par la convention de subvention ont été effectivement encourues («réalité»), que leur montant est correct («exactitude») et qu elles sont admissibles et de transmettre au bénéficiaire un rapport de constatations factuelles concernant les procédures convenues 2

3 qui ont été exécutées. L'«admissibilité» signifie que les fonds mis à disposition au titre de la subvention ont été dépensés conformément aux dispositions de la convention de subvention. Cette mission n étant pas une mission d assurance, l auditeur n émet pas d opinion et ne donne pas d assurance. La Commission obtient son assurance en tirant ses propres conclusions des constatations factuelles rapportées par l auditeur sur le rapport financier et la demande de paiement du bénéficiaire y afférente. 5 Portée des travaux 5.1 L auditeur exécute sa mission conformément aux dispositions du présent cahier des charges et: - dans le respect de la norme internationale relative aux services connexes (ISRS 4400 missions d exécution de procédures convenues en matière d information financière) de l IFAC; - en conformité avec le Code of Ethics for Professional Accountants (code d éthique pour comptables professionnels) publié par l IFAC. Bien que la norme ISRS 4400 ne prescrive pas d obligation d indépendance pour les missions d exécution de procédures convenues, la Commission impose à l auditeur de se conformer également aux prescriptions d indépendance dudit code. 5.2 Dispositions de la convention de subvention L auditeur s assure que les fonds prévus au titre de la subvention ont été dépensés conformément aux dispositions de la convention de subvention. 5.3 Planification, procédures, documentation et preuves L auditeur planifie les activités de manière à permettre l exécution d une vérification efficace des dépenses. À cet effet, il accomplit les procédures définies à l annexe 2 du présent CdC («Portée des travaux - procédures à exécuter) et il utilise les informations ainsi obtenues comme base pour l'établissement du rapport sur les constatations factuelles. L auditeur assortit les points importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport de constatations factuelles et à garantir que les travaux ont été exécutés dans le respect de l ISRS 4400 et du présent CdC. 6 Rapport Le rapport sur cette vérification des dépenses décrit l objectif et les procédures convenues de la mission d une manière suffisamment détaillée pour permettre au bénéficiaire et à la Commission de comprendre la nature et la portée des procédures exécutées par l auditeur. L auditeur utilise les modèles de rapport fournis à la partie II du présent cahier des charges. 3

4 Informations sur l objet de la vérification des dépenses Annexe 1 [Le tableau ci-dessous doit être complété par le bénéficiaire et être joint en tant qu'annexe 1 du cahier des charges afin d être utilisé par l auditeur.] Informations sur l objet de la vérification des dépenses Numéro de référence et date de la convention de subvention <Référence de la convention de subvention par la Commission> Intitulé de la convention de subvention Bénéficiaire <Nom et adresse complets du bénéficiaire tels que figurant dans la convention de subvention> Date de début de l action Date de fin de l action Coûts admissibles totaux de l action Montant maximal de la subvention Montant total reçu à ce jour par le bénéficiaire de la part de la Commission Montant total de la demande de paiement <Montant à l article I.3. des conditions particulières de la convention de subvention et budget prévisionnel Annexe III> <Montant à l article I.3. des conditions particulières de la convention de subvention> <Montant total reçu au jj.mm.aaaa> <Indiquer le montant total demandé pour le paiement conformément aux modalités de paiement établies à l article I.4 des conditions particulières de la convention de subvention>. Auditeur <Nom et adresse du cabinet d audit et noms/postes des auditeurs > 4

5 Portée des travaux Procédures à exécuter Annexe 2 L auditeur conçoit et exécute son programme de vérifications en fonction de l'objectif et de la portée de la présente mission, ainsi que des procédures à exécuter, telles qu'elles sont définies ci-dessous. Aux fins de l accomplissement de ces procédures, l auditeur peut mettre en œuvre des techniques telles que l enquête et l analyse, le (re)calcul, la comparaison et d autres contrôles de l exactitude des écritures, l observation, l inspection des registres et des documents, l inspection des actifs et l obtention de confirmations. Ces procédures permettent à l'auditeur de recueillir suffisamment d'éléments de vérification appropriés pour pouvoir établir un rapport de constatations factuelles.. À cette fin, il peut se baser sur les orientations fournies par la norme internationale d audit 500 «Éléments probants» et en particulier sur les paragraphes relatifs aux «éléments probants suffisants et appropriés». L auditeur émet un jugement professionnel sur ce qui constitue des éléments probants suffisants et appropriés lorsqu il estime que les orientations fournies par la norme ISA 500, les conditions générales de la convention de subvention et le cahier des charges de cette mission ne sont pas suffisants. Les conditions générales de l annexe II de la convention de subvention et notamment leur article II.27 fournissent des orientations sur les types et la nature des dépenses que l auditeur rencontre souvent dans les vérifications des dépenses. 1 Acquisition d'une compréhension suffisante de l action et des dispositions de la convention de subvention L auditeur acquiert une compréhension suffisante des dispositions de la convention de subvention en examinant cette dernière et ses annexes ainsi que toute autre information utile, ainsi qu en interrogeant le bénéficiaire. L auditeur veille à se procurer un exemplaire de l original de la convention de subvention (signé par le bénéficiaire et la Commission) ainsi que de ses annexes. L auditeur se procure et examine des exemplaires du rapport sur la mise en œuvre technique et du rapport financier <intermédiaires/finaux> (annexe IV pour les subventions mono-bénéficiaires et annexe V pour les conventions de subvention multibénéficiaires). L auditeur accorde une attention particulière à l annexe I de la convention de subvention, qui contient la description de l action, et à l annexe III (budget prévisionnel de l action). Si l auditeur estime que les dispositions à vérifier ne sont pas suffisamment claires, il demande des précisions au bénéficiaire. 2 Procédures de vérification de l admissibilité des dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier et la demande de paiement pour l action 2.1 Procédures générales L auditeur s assure que le rapport financier respecte les conditions de la convention de subvention L auditeur détermine si le bénéficiaire a respecté les règles de comptabilité et de tenue des documents comptables prévues par la convention de subvention, notamment celles fixées à l article II.27, paragraphe 2, des conditions générales. Objet: - évaluer la faisabilité d une vérification efficiente et efficace des dépenses déclarées dans le rapport financier; et - signaler les exceptions et lacunes importantes en ce qui concerne les exigences en matière de comptabilité, de tenue des comptes et de documentation, de manière à permettre au bénéficiaire de prendre des mesures de suivi à des fins de correction et d'amélioration pour le restant de la période de mise en œuvre de l action L auditeur compare les informations contenues dans le rapport financier avec le système et les documents comptables du bénéficiaire (par exemple, balance générale des comptes, comptes du grandlivre, journaux auxiliaires, etc.). 5

6 2.1.4 L auditeur s assure que les taux de change éventuellement appliqués pour les conversions de devises sont corrects et conformes aux conditions de la convention de subvention, notamment à l article II.23, paragraphe 4 des conditions générales. 2.2 Conformité des dépenses avec le budget et contrôle analytique L auditeur exécute un contrôle analytique des rubriques de dépenses du rapport financier et: - vérifie que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui de la convention de subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient prévues dans le budget de la convention de subvention; - vérifie que le montant total des dépenses déclarées par le bénéficiaire ne dépasse pas le montant maximal de la subvention fixé à l article I.3 des conditions particulières de la convention de subvention; - vérifie que les éventuelles modifications apportées au budget de la convention de subvention respectent les conditions prévues pour ces modifications (y compris, le cas échéant, l obligation d inclure un avenant à la convention de subvention) conformément à l article II.22 des conditions générales; - vérifie que les conditions relatives au profit mentionnées à l article II.25, paragraphe 3, des conditions générales ont été respectées. 2.3 Sélection des dépenses à vérifier Rubriques, sous-rubriques et postes de dépenses Les dépenses déclarées par le bénéficiaire dans le rapport financier sont présentées dans plusieurs rubriques de dépenses, elles-mêmes divisées en sous-catégories de dépenses. Les sous-rubriques de dépenses peuvent en principe être subdivisées en postes de dépenses individuels ou en catégories de postes de dépenses présentant des caractéristiques identiques ou similaires. La forme et la nature des justificatifs (par exemple, paiement, contrat, facture, etc.) et le mode d enregistrement des dépenses (entrées d un journal, par exemple) varient en fonction du type et de la nature des dépenses et des actions ou transactions sous-jacentes. Dans tous les cas cependant, les postes de dépenses doivent refléter la valeur comptable (ou financière) des actions ou transactions sous-jacentes, quels que soient le type et la nature de l action ou de la transaction concernée Sélection des postes de dépenses L auditeur devrait sélectionner les postes de dépenses ou les catégories de postes de dépenses à vérifier en se basant sur la valeur comme critère principal. L auditeur sélectionne des postes de dépenses à valeur élevée afin de garantir une couverture des dépenses adéquate. Par ailleurs, l auditeur fait appel à son jugement pour sélectionner des postes de dépenses ou des catégories de postes de dépenses spécifiques. L auditeur peut se servir de facteurs tels que sa connaissance de l action et des caractéristiques des rubriques, catégories et postes de dépenses soumis à vérification, par exemple les postes de dépenses inhabituels ou ceux qui comportent intrinsèquement des risques ou qui sont susceptibles de contenir des erreurs. 2.4 Vérification des dépenses L auditeur vérifie les dépenses et notifie toutes les exceptions trouvées lors de cette vérification. Sont considérés comme des exceptions de la vérification tous les écarts observés lors de l exécution des procédures définies dans une annexe du rapport de l auditeur. Dans tous les cas, l auditeur évalue l impact financier (estimé) des exceptions en termes de dépenses non admissibles. L auditeur notifie toutes les exceptions observées, y compris celles dont il ne peut mesurer l'impact financier. Après avoir sélectionné les postes de dépenses, l auditeur vérifie pour chacun d entre eux les critères d admissibilité définis ci-dessous Admissibilité des coûts directs L auditeur vérifie l admissibilité des coûts directs au regard des dispositions de la convention de subvention, notamment de l article II.19 des conditions générales. Il s assure que ces coûts: 6

7 - sont nécessaires à l exécution de l action. En d autres termes, l auditeur vérifie que les dépenses relatives à une transaction ou à une action ont été exposées, comme prévu, aux fins de l action et ont été nécessaires aux activités et objectifs de l action. L auditeur vérifie également que les coûts directs sont prévus dans le budget de la convention de subvention et respectent les principes de bonne gestion financière, en particulier le principe de l offre économiquement la plus avantageuse et celui du rapport coût/efficacité; - ont bien été exposés par le bénéficiaire ou ses partenaires pendant la période de mise en œuvre de l action telle que définie à l article I.2 des conditions particulières; - sont inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et sont identifiables, vérifiables et étayés par les originaux de justificatifs. L auditeur tient également compte des coûts non admissibles décrits à l article II.19, paragraphe 4, des conditions générales. À cet égard, il vérifie en particulier si les dépenses incluent certaines taxes, dont la TVA. Dans l'affirmative, l'auditeur s'assure que le bénéficiaire (ou, le cas échéant, les partenaires) n'est (ne sont) pas autorisé(s) à récupérer ces taxes et que les règlements, règles et pratiques applicables dans le pays concerné permettent d'inclure ces taxes dans les dépenses Exactitude et enregistrement L auditeur vérifie que les dépenses relatives à une transaction ou à une action ont été dûment et correctement enregistrées dans le système comptable du bénéficiaire et dans le rapport financier et qu elles sont assorties d'éléments probants et de justificatifs adéquats. Elles doivent également avoir été correctement évaluées et les taux de change corrects doivent avoir été utilisés Classement L auditeur vérifie que les dépenses relatives à une transaction ou à une action ont été classées dans la rubrique et la sous-rubrique adéquates du rapport financier Réalité (Occurrence/existence) L auditeur fait preuve de discernement professionnel afin d obtenir suffisamment d éléments de vérification permettant de déterminer si la dépense a réellement été encourue (réalité et qualité de la dépense) et qu il existe bien des actifs (le cas échéant). L auditeur s assure de la réalité et de la qualité des dépenses relatives à une transaction ou à une action en examinant les justificatifs attestant que les travaux ont été effectués, les biens reçus ou les services fournis en temps voulu, à un niveau de qualité acceptable et convenu, ainsi qu'à des prix ou coûts raisonnables Coûts administratifs (indirects) Le cas échéant, l auditeur vérifie que les coûts administratifs (indirects) n excèdent pas le pourcentage maximum de 7 % du total des coûts directs admissibles de l action (article II.19, paragraphe 3, des conditions générales). 7

8 2.5 Couverture de la vérification des dépenses L auditeur applique les principes et critères énumérés ci-dessous lors de la planification et de l exécution des procédures de vérification des dépenses visées aux sections 2.3 et 2.4 ci-dessus. Ainsi, l auditeur peut rationaliser ses travaux de vérification. La vérification par l auditeur et la couverture de la vérification des dépenses n impliquent pas forcément un contrôle complet et exhaustif de toutes les dépenses relevant d une rubrique ou sousrubrique de dépenses spécifique. L auditeur doit procéder à un contrôle systématique et représentatif. Toutefois, en fonction de certaines conditions (voir ci-dessous), il peut obtenir des résultats satisfaisants pour une rubrique ou sous-rubrique de dépenses en examinant un nombre limité de postes sélectionnés. L auditeur peut appliquer des techniques de sondage statistique pour contrôler une ou plusieurs rubriques ou sous-rubriques de dépenses du rapport financier. À cette fin, l auditeur examine si les «populations» (sous-rubriques de dépenses ou catégories de postes à l intérieur d une sous-rubrique de dépenses) sont adéquates et de taille suffisante (en d autres termes, elles devraient se composer d un grand nombre de postes) pour assurer un sondage statistique effectif. Ainsi, il peut obtenir et examiner des informations de vérification lui permettant d arriver à une conclusion sur le total de la population d où est prélevé l échantillon. Pour s aider, l auditeur peut se baser sur la norme internationale d audit 530 de l IFAC «Sondages en audit et autres méthodes de sélection d éléments à des fins de test» Ratio de couverture des dépenses («RCD») Le ratio de couverture des dépenses («RCD») correspond au total des dépenses contrôlées par l auditeur, exprimé en pourcentage du total des dépenses que le bénéficiaire a notifiées dans le rapport financier et déclarées dans le rapport financier intermédiaire ou final présenté conformément à l article I.4 de la convention de subvention. L auditeur veille à ce que le RCD global soit d au moins 65 %. L auditeur sélectionne des postes de dépenses (voir la section 2.3.2). S il relève un pourcentage d exceptions inférieur à 2 % du total des dépenses contrôlées, l auditeur finalise les procédures de vérification et poursuit l établissement du rapport. Si le taux d exception observé est supérieur à 2 %, l auditeur étend les procédures de vérification jusqu'à ce que le RCD atteigne au moins 85 %. L auditeur termine ensuite les procédures de vérification et poursuit l établissement du rapport indépendamment du pourcentage total d exceptions observé. 2.6 Vérification des recettes de l action L auditeur vérifie que les reçus limités aux revenus générés par l action et aux contributions financières expressément affectées par d autres donateurs aux coûts admissibles ont été déclarés dans le rapport d activité final et l état financier. 8

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