Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Cahier des charges Publications de Communication externe 2016

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1 Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Cahier des charges Publications de Communication externe LA CONSULTATION 1.1 Objet - Création, Adaptation-mise en page - Impression-façonnage des brochures, documents et/ou autres supports de Communication externe du Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais. 1-2 Etendue Cette consultation est ouverte à tous. L ensemble des documents sera réparti en 6 lots (cf 3 : Détail de la prestation demandée). Le dossier de consultation du Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais est remis gratuitement à chaque candidat. Il est disponible, sur simple demande écrite (par mail sur c.lefebvre@crt-nordpasdecalais.fr). Il sera également téléchargeable en intégralité à l adresse suivante : 30 jours calendaires minimum avant le dépôt des candidatures. La Commission d attribution et la Présidente du CRT ont autorité, au final, pour désigner les prestataires choisis pour chaque lot. Pour chaque lot, sera retenu un nombre de 3 titulaires maximum (sous réserve d un nombre suffisant d offres). Chaque survenance d un besoin donnera lieu à une nouvelle mise en concurrence des 3 titulaires (maximum) choisis pour le lot concerné, et d une remise d offre. Des bons de commande seront émis au fur et à mesure des besoins. Les candidats pourront présenter une offre en qualité de candidat individuel ou en qualité de membre d un groupement. Ils ne peuvent donc pas cumuler les deux qualités. Le prestataire ou groupement de prestataires peuvent répondre sur tout ou partie des lots. 1-3 Durée Le choix des prestataires est valable pour une période de douze (12) mois, à compter de la date de la Commission d attribution. 2 LE CONTEXTE GENERAL Le Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais «association de loi 1901», a pour mission de mettre en œuvre la politique touristique du Conseil Régional Nord-Pas de Calais. Dans le cadre de ses activités de développement, de promotion et de communication, le CRT Nord-Pas de Calais réalise chaque année, des documents, brochures et/ou autres supports : à destination de ses partenaires, professionnels et institutionnels du tourisme, élus, journalistes, Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 1

2 afin de valoriser les actions du CRT, à destination du grand public, valorisant l offre touristique régionale et incitant les diverses clientèles à séjourner dans le Nord Pas de Calais. 3 - DETAIL DE LA PRESTATION DEMANDEE Les prestations sont réparties en 6 lots désignés ci-dessous : Lot Désignation 1 Travaux de création (1A), adaptation-mise en page (1B) 2 Travaux d impression et façonnage - Numérique Qualité Offset 3 Travaux d impression et façonnage - Offset Feuille 4 Travaux d impression et façonnage - Offset Feuille (Papeterie, carterie, enveloppes ) 5 Travaux d impression et façonnage - Offset Rotative 6 Impression sur autres supports (bâches, calicots, sacs ). Sur le lot n 1 : Travaux de création, adaptation-mise en page et sur une thématique unique, le Comité Régional de Tourisme se réserve le droit de faire intervenir une seule et unique agence, afin de garder une ligne éditoriale unique. Pour ce faire, le Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais proposera à l ensemble des agences ayant été retenu sur ce lot, de faire un essai sur cette dite thématique. L agence qui aura été retenue, travaillera sur l ensemble des travaux lié à cette thématique. 4 PRESENTATION DES OFFRES 4.1 Documents administratifs à produire Chaque candidat aura à produire obligatoirement un dossier complet comprenant les pièces suivantes : L acceptation du présent cahier des charges, lequel doit être paraphé sur chaque page et signé par le représentant légal avec «bon pour accord», Son numéro SIREN, Son numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti), La référence de son inscription au greffe de Tribunal, Une déclaration sur l honneur de régularité vis-à-vis du Code du Travail et des administrations fiscales et sociales, En cas d appel à la sous-traitance, une déclaration sur l honneur de régularité vis-à-vis du Code du Travail, 4.2 Devis et échantillons Afin d optimiser l analyse des offres, les candidats devront accompagner leurs devis, d échantillons, maquettes ou prototypes. Pour chaque lot, les échantillons demandés (un exemplaire par article) sont les suivants et seront accompagnés de devis suivant les caractéristiques énoncées ci-dessous. Ces échantillons sont constitués par des travaux précédemment réalisés par les candidats. Les échantillons correspondants devront être envoyés dans un paquet séparé portant les mentions «ECHANTILLONS - Lot nº... - Ne pas ouvrir» et parvenir en même temps que les autres éléments de l offre. Les échantillons remis seront conservés et aucune indemnisation ne sera versée à ce titre. Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 2

3 Toute offre ne comportant pas les éléments décrits ci-dessus sera jugée incomplète. 4.3 Chaîne de traçabilité (sur les lots Impression hormis sur une partie du lot n 4) Dans cette consultation, nous demandons l utilisation de papier Satimat Green. Nous nous réservons le droit de faire une traçabilité du papier et de vous demander de nous fournir la copie de l étiquette palette ayant servie à la fabrication de notre publication. LOT Nº1 : TRAVAUX DE CREATION, ADAPTATION MISE EN PAGE LOT Nº1-A : TRAVAUX DE CREATION - Brochure de promotion touristique Format magazine : 42 X 27 cm ouvert ; 21 X 27 cm fermé, lecture à la française Pagination :. Option 1 : 6 pages de couverture : 1 rabat en 3 ème de couverture quadri recto-verso 24 pages intérieures : quadri recto verso. Option 2 : 6 pages de couverture : 1 rabat en 3 ème de couverture quadri recto-verso 28 pages intérieures : quadri recto verso Contenu : Textes /logos divers et photos Cartographie : adaptation graphique à partir d une carte déjà existante au CRT - Invitation format A5 4 pages Format 21 X 15 cm fermé Option coupon : 21 X 14,5 cm Quadri recto verso Mise au format pdf avec sorties couleur de contrôle - Diplôme : 1 page Format 30 X 42 Quadri recto Mise au format pdf avec sorties couleur de contrôle LOT Nº1-B : TRAVAUX D'ADAPTATION MISE EN PAGE - Brochure de promotion touristique Format magazine : 42 X 27 cm ouvert ; 21 X 27 cm fermé, lecture à la française Pagination :. Option 1 : 6 pages de couverture : 1 rabat en 3 ème de couverture quadri recto-verso 24 pages intérieures : quadri recto verso Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 3

4 . Option 2 : 6 pages de couverture : 1 rabat en 3 ème de couverture quadri recto-verso 28 pages intérieures : quadri recto verso Contenu : Textes /logos divers et photos Cartographie : adaptation graphique à partir d une carte déjà existante au CRT - Document A4 Format 21 X 29,7 cm Recto/Verso Conception/mise en page globale selon charte graphique Mise en page de photos & mise en forme de graphique Mise au format pdf avec sorties couleur de contrôle - Poster(s) Format 50 X 50 cm Série de 8 posters (8 visuels différents) Mise en page globale selon charte graphique Travail de chromie et de retouche photos Mise au format pdf avec chromalin de contrôle LOT Nº2 : TRAVAUX D IMPRESSION & FAÇONNAGE NUMERIQUE QUALITE OFFSET Magazine A4 : Format fermé 21 X 29,7 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC : intérieur 150 gr / couverture 200 gr/m² Vernis machine 12 pages intérieures / 4 pages couverture Façonnage : rainage de la couverture et 2 points métal 250 exemplaires Invitation A5 : Format fermé 21 X 15 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Vernis machine Façonnage : rainage simple 500 exemplaires Diplôme : Format 30 X 42 Quadri recto Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² 200 exemplaires Repiquage individuel Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 4

5 Document A4 : Format 21 X 29,7 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Vernis machine 500 exemplaires Brochure A5 Format Fermé 21 x 15 cm Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Vernis Machine 16 pages Façonnage 2 points métal 5000 exemplaires Fiches pour classeur Quantité : 200 exemplaires Intérieur : 80 modèles en amalgame Format : 21,0 x 28,0 cm Quadri recto Satimat Green 60% recyclé 40% FSC Mixed 135 gr/m² Intercalaires : 6 modèles en amalgame Format : 21,0 x 29,7 cm Quadri recto Satimat Green 60% recyclé 40% FSC Mixed 350 gr/m² Option : Finition pelliculage polypro-mat recto Façonnage : Coupe au format, Assemblage des fiches et des intercalaires Découpe en escalier des intercalaires (5 découpes droites, 6 positions) Perforation 4 trous classeur des fiches et des intercalaires Mise sous film à l unité (80 fiches + 6 intercalaires) LOT Nº3 : TRAVAUX D IMPRESSION & FAÇONNAGE OFFSET FEUILLE - Magazine de promotion touristique : Format : fermé : 210 x 270 mm à la française, ouvert : 420 x 270 mm Nombre de pages : de couverture Quantité : exemplaires x 2 numéros dans l année Poids/ex. : Environ 150 g Prépresse : Données numériques fournies par nos soins Sortie sherpa de contrôle Impression : Quadri recto/verso Finition : Pelliculage mat couverture recto seul Façonnage : 2 points métal Conditionnement : en cartons, sur palettes - INTERIEUR, 36 pages Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 5

6 Papier : Satimat Green 60 % Recyclé 40 % FSC Mixed, 115 g/m² - COUVERTURE, 4 pages, 270 x 420 mm ouvert Papier : Satimat Green 60 % Recyclé 40 % FSC Mixed, 250 g/m² Merci de remettre un prix pour l impression de 2 numéros (Printemps/Eté Automne/Hiver) Magazine A4 : Format fermé 21 X 29,7 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC : intérieur 115 gr/m² - couverture 250 gr/m² Vernis machine Couverture + 32 pages Façonnage : rainage de la couverture et 2 points métal 3000 exemplaires Dépliant : Format 10 X 21 plié, 21 X 60 ouvert Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Vernis machine 12 pages Façonnage : 5 plis accordéon 5000 exemplaires Pochettes à rabat : Format ouvert 64,8 X 38,7 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Pelliculage mat recto verso Triptyque 3 volets Rabat de pied et découpe sur le rabat côté Double rainage Dos 5 mm 3000 exemplaires Livraison à plat : Lille - Affiche/Poster : Format 50 X 50 Quadri recto seul Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC gr/m² Pelliculage mat recto 8 séries X 2000 exemplaires Emballage papier Kraft par 50 exemplaires maxi Livraison à plat : Lille LOT Nº4 : TRAVAUX D IMPRESSION & FAÇONNAGE OFFSET FEUILLE (PAPETERIE, CARTERIE, ENVELOPPES ) Cartes de visite : Format : 55 X 90mm Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 6

7 Satimat Green 60 % recyclé 40 % FSC : 300 gr/m² Vernis de protection recto verso Façonnage : coupe au format exemplaires (35 séries de 300 ex Personnalisation à prévoir) 2 Option : 3000 exemplaires (10 séries de 300 ex Personnalisation à prévoir) Conditionnement : boites cristal Tête de lettre : Format 210 X 297 mm Quadri recto Offset Laser 100% FSC - 90 gr/m² Façonnage : coupe au format exemplaires 2 Option : 3000 exemplaires Conditionnement : ramettes sous film - cartons Enveloppes : Format : 110 X 210 mm Impression Quadri recto Blanc - 90gr/m² Patte auto-adhésive avec bande de protection Sans fenêtre Option : avec fenêtre exemplaires 2 Option : 2500 exemplaires Enveloppes kraft renforcées : Format : 260 X 330 mm x 3 soufflets 30 mm Impression 1 couleur recto Kraft armé blanc - 130gr/m² Patte auto-adhésive avec bande de protection Sans fenêtre exemplaires 2 Option : 3000 exemplaires LOT Nº5 : TRAVAUX D IMPRESSION & FACONNAGE OFFSET ROTATIVE - Magazine de promotion touristique : Format : fermé : 210 x 270 mm à la française, ouvert : 420 x 270 mm Nombre de pages : de couverture Quantité : exemplaires x 2 numéros dans l année Poids/ex. : Environ 150 g Prépresse : Données numériques fournies par nos soins Sortie sherpa de contrôle Impression : Quadri recto/verso Finition : Pelliculage mat couverture recto seul Façonnage : 2 points métal Conditionnement : en cartons, sur palettes Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 7

8 - INTERIEUR, 36 pages Papier : Satimat Green 60 % Recyclé 40 % FSC Mixed, 115 g/m² - COUVERTURE, 4 pages, 270 x 420 mm ouvert Papier : Satimat Green 60 % Recyclé 40 % FSC Mixed, 250 g/m² Merci de remettre un prix pour l impression de 2 numéros (Printemps/Eté Automne/Hiver) - Carte touristique Nord-Pas de Calais : Impression des 3 cartes touristiques en français, anglais, néerlandais avec changement complet entre les 3 versions. Format : 10 X 21 cm fermé ; 70 X 63 cm ouvert. Papier : - Satimat Green 60 % Recyclé 40 % FSC Mixed - 90 gr/m² Façonnage : 6 plis parallèles «accordéon» + 2 plis parallèles roulés. Tirage : exemplaires en totalité dont : exemplaires en français exemplaires en anglais exemplaires en néerlandais Sortie sherpa de contrôle. Prix : au et au Conditionnement : Par carton de 200 exemplaires Livraison : 1 point Nord 1 point Pas-de-Calais (avec répartition des quantités) LOT Nº 6 : TRAVAUX D IMPRESSION & FACONNAGE SUR AUTRES SUPPORTS - Stands bannière autoportés (type kakémonos) : Format 80 X 220cm Impression recto Structure aluminium incluse : Roll-up Expand QuickScreen 3 Housse de rangement Impression numérique Encres solvant 2 exemplaires de la même impression - Panneau photos : Format 3m X 1m80 Akilux 3,5 mm épaisseur Impression quadri recto 1 exemplaire Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 8

9 Livraison Lille - Bâches - Calicots : Format 3 m X 2 m Impression quadri recto Bâche M1 Pose de 4 œillets aux angles Option : pose de 2 œillets en haut et barre de lestage en bas 10 exemplaires - Sachets : Format 26 X 12 X 31 Impression quadri recto verso Papier (type kraft) 110 gr Poignées ficelle 3000 exemplaires Livraison Lille - Affiches plastifiées : Format 90 cm X 120 cm Impression quadri recto Papier 170 gr/m² - Couché 60 % recyclé + 40 % FSC Satimat Green 4 exemplaires (visuels différents) Plastification Recto Verso satinée Pdf fourni Livraison Lille 4.3 Valeurs techniques et critères environnementaux Valeurs techniques : Une note de présentation de l entreprise argumentant sa fiabilité et son expérience au regard des prestations attendues et des critères de sélection à travers notamment : - son positionnement, - ses domaines d expertise, - description des moyens techniques à disposition : matériel correspondant aux techniques d impression numérique et offset (type de matériel, marque/modèle, âge du matériel) - ses moyens humains à disposition : fermeture hebdomadaire/annuelle - mode de livraison (propres moyens, transporteurs, autres) - ses références Critères environnementaux (pour les lots Impression) : L attention portée aux aspects environnementaux et sociaux est primordiale. Un regard tout particulier y sera porté lors de l étude des différentes propositions. Une note de présentation de l entreprise argumentant sur les différentes démarches mises en place en faveur de l environnement : - possibilité d éco-conception des documents : papiers utilisés issus du recyclage ou de forêts gérées durablement (label Imprim vert, PEFC,FSC par exemple), nature des encres et des produits utilisés pour l impression Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 9

10 - protection de l environnement : gestion des déchets, mesure de sécurisation des stockages de produits dangereux - labels et certifications : indiquer les éventuelles certifications reçues et éco-labels des produits utilisés 5 SELECTION DES CANDIDATURES ET JUGEMENT DES OFFRES Après vérification des garanties et capacités professionnelles, techniques et financières, le jugement des offres s effectuera en fonction des critères suivants : - Le prix : 40% - La performance en matière de protection de l environnement : 20% - Les délais de réalisation : 40% L absence de démarche en faveur de l environnement sera un facteur éliminatoire Le rapport Qualité/Prix sera jugé au vu des travaux (échantillons) proposés pour chaque lot. L attention des concurrents est attirée sur le fait que toute offre incomplète sera immédiatement écartée. 6 CONDITIONS GENERALES Le Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais se réserve le droit de ne pas donner suite pour tout ou partie de cette consultation. Quelle que soit la suite donnée à cette consultation, les prestataires ne pourront prétendre à une quelconque indemnité Tarifs : Les devis remis par lot doivent obligatoirement préciser le prix de chaque article. Les devis incluront obligatoirement la livraison en un point Lille Métropole. Les devis porteront clairement mention de leur durée de validité Droits : Les éléments ayant servi à la réalisation des publications sont la propriété exclusive du Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais, tous droits cédés. Toute reproduction est interdite sans un accord écrit du dit Comité Régional de Tourisme. 6.3 Echanges entre les prestataires et le CRT Nord-Pas de Calais : Le prestataire s engage à désigner un interlocuteur unique et à utiliser quand nécessaire les messageries électroniques pour accélérer les échanges. L interlocuteur se déplacera toutes les fois nécessaires notamment lors de réunions de travail organisées dans les locaux du CRT afin de concrétiser le projet puis suivre la réalisation du document. Le prestataire s engage à prendre à sa charge les frais postaux ou les frais de coursier nécessaires à la transmission des éléments papier du dossier. 6.4 Pénalités de retard : En cas de dépassement des dates de livraison, une pénalité de 150 Euros TTC pour chaque jour de retard sera appliquée. 6.5 Modalités de paiement : 45 jours fin de mois, par virement bancaire, fournir un RIB 6.6 Récupération des fichiers source (selon documents) : Le prestataire s engage à fournir au Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais : - les fichiers natifs (Xpress ou In Design, Illustrator, Photoshop ) et polices de caractères sur CD aux normes ISO 9660 (Mac/PC) - les scans photos au format A5 à 600 DPI si diapos fournies Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 10

11 - les plats 1 de couverture en fichier photoshop EPS cmyk (50% du format réel) - fichiers PDF (72 dpi) pour téléchargement des documents sur site internet du CRT - fichiers version Responsive. 7 CONDITIONS D ENVOI ET DE REMISE DES PLIS Les candidats devront transmettre leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : Publications de Communication Externe 2016 Comité Régional de Tourisme Nord-Pas de Calais Lot n.. NE PAS OUVRIR Les plis devront être remis contre récépissé, avant la date et l heure indiquées dans ce présent cahier des charges à l attention de : NORD-PAS DE CALAIS TOURISME Mme Régine SPLINGARD, Présidente Maison du Tourisme 3 rue du Palais Rihour BP LILLE CEDEX Date et heure limite : le vendredi 9 octobre 2015 à 16h30 Sélection des prestataires : vendredi 6 novembre RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats pourront faire parvenir, au plus tard 10 jours avant la date limite de réception des offres, une demande écrite par courrier électronique à : COMITE REGIONAL DE TOURISME NORD-PAS DE CALAIS Mme Colette ROSE, Communication Générale com@crt-nordpasdecalais.fr Comité Régional de Tourisme Nord Pas de Calais / Publications de Communication externe 2016 /Page : 11