TRAITEMENT DES OPÉRATIONS COLLECTIVES Guide de l intégration de fichier

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1 TRAITEMENT DES OPÉRATIONS COLLECTIVES Guide de l intégration de fichier

2 2 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 3 Sommaire Introduction...p.3 TRAITEMENTS COLLECTIFS... p.3 PRINCIPE GÉNÉRAL... p.3 COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL... p.3 Partie 1 : signalétique salariés 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL...p.4 2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL «PRÊT À L EMPLOI»...p.5 3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS...p er cas : votre fichier est correct, il est intégré...p nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté...p.9 4. DESCRIPTION DU FICHIER...p.10 Partie 2 : opérations collectives 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL...p TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL...p er cas : votre fichier est correct, il est intégré...p nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté...p.19 Introduction Votre espace Internet Directeo vous permet de transmettre en toute sécurité et confidentialité les données indispensables au traitement des opérations de vos salariés : mise à jour de la signalétique salariés, réserve spéciale de participation, intéressement, versements volontaires, abondement (selon le dispositif d épargne salariale de votre entreprise). Vous pouvez procéder : par saisie unitaire, salarié par salarié, par intégration de fichier Excel. Remarque : Même pour quelques saisies, nous vous conseillons de procéder par intégration de fichiers Excel. En effet, vous complétez hors connexion le fichier au format attendu (par exemple à partir d extractions de votre logiciel de paye) puis vous vous connectez pour effectuer la transmission. La qualité de vos envois est garantie : Le site effectue un contrôle en ligne de vos données. Vous êtes informé(e) en temps réel des anomalies détectées, et vous les corrigez. Ainsi les données sont immédiatement exploitables. TRAITEMENTS COLLECTIFS La rubrique «Traitements Collectifs» vous permet d accéder directement à la «signalétique», au «Pilotage», à la «Participation», à «L intéressement», au «Versement volontaire», et aux «Bordereaux». A NOTER 3. DESCRIPTION DES FICHIERS...p Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte...p Calcul de la répartition effectué par votre entreprise...p Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s) par vos salariés sans abondement...p Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s) par vos salariés avec abondement...p Transmission des montants de quotes-parts. Envoi d un bulletin d option permettant au salarié d effectuer son choix d affectation...p.21 Partie 3 : données de pilotage 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL...p TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL...p er cas : votre fichier est correct, il est intégré...p nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté...p DESCRIPTION DU FICHIER...p.27 Pour réaliser vos opérations dans les meilleures conditions, la configuration de poste recommandée est la suivante : Navigateur : Internet Explorer de Microsoft / Connexion «haut débit» / Configuration écran : 1280 x 1024 pixels / Suppression des «cookies» et «fichiers temporaires» (pour cela rendez-vous dans le menu «Outils > Options Internet» de votre navigateur). PRINCIPE GÉNÉRAL Toutes vos opérations (intéressement, participation, versements volontaires, signalétique salariés), se font de la même façon en deux étapes : 1) Mise à jour des données salariés de votre entreprise : à la création de votre entreprise: vous devez nous communiquer les coordonnées de vos salariés. Si vous nous avez déjà communiqué ces informations : vous pouvez les consulter sur Directeo, procéder aux mises à jour (changement d adresse, coordonnées bancaires, date de départ ) et créer de nouveaux salariés. Rubrique «VOS ENTREPRISES / SALARIES». Attention! Les changements d adresse et coordonnées bancaires seront pris en compte uniquement si le salarié n a pas mis à jour lui-même ces données au préalable. 2) Transmission des éléments liés à l opération (participation, intéressement ) Rubrique à choisir dans le menu «TRAITEMENTS COLLECTIFS». COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL? Les colonnes en gras et rouge sont obligatoires, les autres sont optionnelles. Si certaines colonnes ne vous concernent pas, ne les complétez pas et surtout ne les supprimez pas. Ne modifiez pas les libellés des en-têtes de colonnes. Ne modifier pas le nom de l onglet du fichier Votre fichier doit être trié par identifiant (ordre croissant ou décroissant). Sur les chiffres : pas de «,» mais des «.». En passant la souris sur la ligne des en-têtes de colonnes (et plus particulièrement sur le petit triangle rouge), des commentaires vous indiquent comment compléter les colonnes. Important : Si vos données proviennent d extractions de logiciel paye, n oubliez pas d enregistrer votre fichier Excel au format 97/2003. (Fichier / enregistrer sous / type de fichier 97/2003.xls). Ce format ne tolérant pas les caractères spécifiques en provenance des extractions, votre fichier s intègrera correctement sur le Web.

3 4 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 5 Partie 1 Signalétique salariés 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL Dans ce cas, complétez le modèle téléchargé à partir d extractions de votre logiciel de paie. Une fois enrichi, il vous suffit de nous le transmettre. 1. Cliquez sur «Vos entreprises», puis sur «Salariés». Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée : Vous pouvez à tout moment choisir et changer l entreprise de connexion dans la liste déroulante à droite si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises. 2. Sélectionnez «Créer et modifier la signalétique des salariés» dans le menu de droite «Vous souhaitez». 2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL «PRÊT À L EMPLOI» Vous pouvez télécharger un fichier reprenant l ensemble de la signalétique des salariés existante sur notre base. Après avoir mis à jour les informations, il vous suffira de nous le transmettre. 1. Cliquez sur «Vos entreprises», puis sur «Salariés». Vous pouvez à tout moment choisir et changer l entreprise de connexion dans la liste déroulante à droite. 2. Sélectionnez «La signalétique des salariés» sous «Télécharger dans votre infocentre» dans le menu de droite «Vous souhaitez». 3. L accès au fichier de la signalétique pré-renseignée des salariés s effectue via le menu «Etats de gestion» en cliquant sur le lien «Prête à l emploi - Signalétique salariés». 3. Téléchargez le modèle en cliquant sur «Modèle de fichier signalétique». Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier. 4. Après avoir saisi les critères de recherche dans l onglet, on accède à la page affichant la liste totale des salariés. 5. Cliquez sur «Télécharger» pour conserver le fichier. Il vous reste ensuite à effectuer les modifications directement sur le fichier téléchargé, puis vous pouvez passer à l étape 3. Il vous reste ensuite à compléter le fichier excel, en suivant les consignes rappelées précédemment.

4 6 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 7 Partie 1 Signalétique salariés 3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS 4. Le bouton «Enregistrer votre fichier» lance le contrôle et l intégration du fichier. 1. Via le menu «Vos entreprises» - «Salariés», cliquez sur le lien «Créer et modifier la signalétique des salariés» puis sélectionnez «Intégrer un fichier de mise à jour salariés» OU via le menu «Traitements collectifs > signalétique». 2. Joignez votre fichier Excel en cliquant sur «Ajouter votre fichier». 5. Les données sont contrôlées en temps réel. Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. 3. Cliquez sur «Parcourir» puis «Ajouter» pour sélectionner et enregistrer le fichier que vous venez de préparer.

5 8 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 9 Partie 1 Signalétique salariés er cas : Votre fichier est correct, il est intégré 6. Cliquez sur «Continuer» pour passer à l étape suivante. Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes. Elles n empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté 7 bis. Récupérer la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant. Il vous suffit de faire les modifications sur votre fichier excel initial. Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur «Créer et modifier la signalétique des salariés» du menu «Vos entreprises / Salariés». 7. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons la référence de votre intégration.

6 10 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 11 Partie 1 Signalétique salariés 4. DESCRIPTION DU FICHIER Identifiant Matricule Code Qualité Nom Prénom Situation du salarié Sous statut Date entrée Date sortie Date entrée période précédente Date sortie période précédente Zone Format & Commentaires Valeur par défaut - Alphanumérique sur 15 caractères maximum Alphanumérique sur 30 caractères maximum - Numérique sur 1 caractère : 1 : Monsieur 2 : Madame 3 : Mademoiselle - Alphanumérique sur 32 caractères maximum - Alphanumérique sur 32 caractères maximum - Alphanumérique sur 1 caractère : P : présent S : sorti R : retraité C= Commun (par défaut) E= Expatrié ( pour statut =S) I= Impatrié (pour statut= P ou S) P= Pré-retraité (pour statut= R) T= Transferé (pour statut= S) M= Muté (pour statut = S) Column Date au format : JJ/MM/AAAA Format and comments Default value si le Code situation est S ou R Date au format : JJ/MM/AAAA Date au format : JJ/MM/AAAA Date au format : JJ/MM/AAAA Cette référence commune à BNPP et à l entreprise identifie de manière unique le salarié dans l entreprise (numéro de sécurité sociale sans la clé ou matricule interne). Code qualité du numéro INSEE. Sinon pas de valeur par défaut. Langue édition relevés Adresse électronique Clé IBAN Numéro de compte Code BIC Etablissement Division Service Libellé commune Column naissance Alphanumérique sur 32 caractères Format and comments Default value Pays naissance Alphanumérique sur 3 caractères : Liste des codes pays dans l'onglet d'aide. NIN NIF Column Format and comments Default value - Alphanumérique sur 3 caractères : Voir dans l'onglet d'aide : liste des codes langues Alphanumérique sur 50 caractères maximum. 4 premiers caractères de l'iban. - code ISO du pays sur 2 caractères - clé IBAN sur 2 caractères Numéro du compte bancaire du salarié sur lequel seront effectués les différents règlements. IBAN sans les 4 premiers caractères (qui doivent être renseignés dans la colonne "Clé IBAN") Attention, les zones "Code BIC" et "Clé IBAN" doivent être renseignées Code SWIFT de l'établissement bancaire (Bank Identifier Code). 8 ou 11 caractères. si l entreprise possède des établissements Alphanumérique sur 7 caractères maximum Alphanumérique sur 7 caractères maximum Catégorie socio professionnelle Alphanumérique sur 2 caractères : Liste des codes Catégories Socio Professionnelles dans l'onglet Aide Date naissance si l entreprise propose du PERCO ou PERCOI piloté et que l entreprise est étrangère. Département naissance Alphanumérique sur 2 caractères : - 20 pour la Corse - 99 pour l'étranger Alphanumérique sur 9 caractères. N d'identification Nationale pour les salariés étrangers Alphanumérique sur 20 caractères Code d identification fiscale mis en place au niveau européen FRA (France) FRA=France Adresse (complément destination) Adresse (complément géographique) 38 caractères maximum 38 caractères maximum UPI Alphanumérique sur 25 caractères Code d identification universelle Address 38 caractères maximum Adresse (complément lieu) 38 caractères maximum Code postal - Numérique sur 5 caractères - Si étranger : Ville - Alphanumérique sur 38 caractères Code pays si le code postal est Liste des codes pays dans l'onglet d'aide du fichier. FRA (France) Résident fiscal numérique sur 1 caractère : - R = Résident soumis - S = Résident non soumis - N = Non Résident - C = Résident CEE TNS TNS (Travailleur Non Salarié) - Alphanumérique sur 1 caractère : - O : Oui - N : Non CC (Conjoint collaborateur) - Alphanumérique sur 1 caractère : - O : Oui - N : Non

7 12 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 13 Partie 2 Opérations collectives 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL 1. Cliquez sur «Vos entreprises», puis sur «Opérations». Vous accédez alors à la liste des opérations pour une entreprise souhaitée. 2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL 1. Refaites le même chemin que précédemment : Menu > «Vos entreprises» / «Opérations» > Choisir le type d opération ou menu «Traitements collectifs». 2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d entreprise dans la liste déroulante à droite. 3. Sélectionner l opération que vous souhaitez effectuer dans le menu de droite «Vous souhaitez» ou «Traitements collectifs». La transmission de fichier est illustrée ci-dessous par l exemple d une participation. Le principe est le même pour les autres opérations. 2. Sélectionnez le type de données que vous souhaitez nous transmettre*. 4. Téléchargez le modèle en cliquant sur le type de fichier souhaité*. Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier. * La liste est paramétrée suivant votre convention de tenue de compte * La liste est paramétrée en fonction des prestations de l entreprise (convention de tenue de compte)

8 14 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 15 Partie 2 Opérations collectives 3. Indiquez les caractéristiques de l opération*. Puis cliquez sur «Continuer». Cliquez sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer. Puis cliquez sur «Ajouter» afin d enregistrer votre fichier. Attention! Pas de «,», uniquement des «.» pour la saisie des données. 4. Joignez votre fichier Excel : Cliquez sur «Ajouter votre fichier». Le bouton «Enregistrer votre fichier» lance le contrôle et son intégration. * La liste est paramétrée en fonction des prestations de l entreprise (convention de tenue de compte).

9 16 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 17 Partie 2 Opérations collectives 5. Les données sont contrôlées en temps réel. Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement er cas : Votre fichier est correct, il est intégré 6. Téléchargez le reporting de l opération. Si le reporting est correct, vous pouvez alors «Valider» l opération. Si le reporting est incorrect, vous pouvez réintégrer un nouveau fichier en utilisant le bouton «Modifier» (retour à l étape de sélection du fichier Excel). 7. Choix du mode de paiement *. Veuillez sélectionner les modalités de paiement de votre opération dans la liste déroulante. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante. Attention! Si vous n optez pas pour le règlement par prélèvement, veuillez compléter le bordereau de versement téléchargeable en ligne. Adressez-le ensuite à votre Chargé de Comptes Entreprises. * Cet écran ne sera pas présent si vous nous avez transmis un fichier de «temps de présence et salaire». Les modalités de paiement de votre opération collective dépendront de votre convention de tenue de compte.

10 18 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 19 Partie 2 Opérations collectives 8. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons les références de votre opération et vous pouvez télécharger le bordereau de versement nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté 6 bis Récupérez la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant Nous vous conseillons d enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement. Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur «Modifier». Vous reviendrez sur l étape 4 pour sélectionner votre fichier. Important! Adressez ce document à votre Chargé de Comptes Entreprises. Il nous est indispensable pour poursuivre le traitement de votre opération. 3. DESCRIPTION DES FICHIERS Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte Identifiant Temps de présence Montant de salaire brut Colonne Longueur de champ Information attendue Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d identification personnel du salarié Temps de présence Oui 5 caractères maximum Nombre entier, temps de présence du salarié sur l exercice considéré. Montant de salaire brut Oui 10 caractères maximum Salaire brut perçu par le salarié sur l exercice considéré, 2 décimales au maximum.

11 20 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 21 Partie 2 Opérations collectives Calcul de la répartition effectué par votre entreprise Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s) par vos salariés sans abondement Transmission des montants de quotes-parts. Envoi d un bulletin d option permettant au salarié d effectuer son choix d affectation. Identifiant Code dispositif Code formule Montant de la quote-part Identifiant Montant de la quote-part Colonne Longueur de champ Information attendue Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d identification personnel du salarié. Code dispositif Oui 10 caractères maximum Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Colonne Longueur de champ Information attendue Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d identification personnel du salarié. Code formule Oui 10 caractères maximum Code du support de placement sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une nouvelle ligne «Identifiant/code dispositif/code support/montant» pour ce salarié. Montant de quote-part Oui 10 caractères maximum Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code formule. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum. Montant de quote-part Oui 10 caractères maximum Quote-part du salarié. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s) par vos salariés avec abondement. Identifiant Code dispositif Code formule Montant de la quote-part Montant abondement Colonne Longueur de champ Information attendue Identifiant Oui 15 caractères maximum Numéro d identification personnel du salarié. Code dispositif Oui 10 caractères maximum Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Code formule Oui 10 caractères maximum Code du support de placement sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo. Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une nouvelle ligne «Identifiant/code dispositif/code support/montant» pour ce salarié. Montant de quote-part Oui 10 caractères maximum Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code formule. Montant net ou brut selon convention de tenue de compte. 2 décimales au maximum. Montant abondement Oui 10 caractères maximum Même chose que pour Montant quote-part. Remplir «o» si «pas d abondement»

12 22 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 23 Partie 3 Données de pilotage 1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL 1. Cliquez sur «Vos entreprises», puis sur «Salariés». Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée : 2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL 1. Refaites le même chemin que précédemment : Menu : «Vos entreprises» - «Salariés» - «Créer et modifier les données de pilotage des salariés». 2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d entreprise dans la liste déroulante à droite. 3. Sélectionnez «Créer et modifier les données de pilotage des salariés» dans le menu de droite «Vous souhaitez» ou par le menu «Traitements collectifs». 2. Sélectionnez «Intégrer un fichier de mise à jour salariés». 4. Téléchargez le modèle en cliquant sur «Modèle de fichier de données de pilotage». Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier.

13 24 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 25 Partie 3 Données de pilotage 3. Joignez votre fichier Excel. Cliquer sur «Ajouter votre fichier». Le bouton «Enregistrer votre fichier» lance le contrôle et l intégration du fichier. Cliquez sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer. Puis cliquez sur «Ajouter» afin d enregistrer votre fichier. 4. Les données sont contrôlées en temps réel. Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement.

14 26 Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier Traitement des opérations collectives - Guide de l intégration de fichier 27 Partie 3 Données de pilotage er cas : Votre fichier est correct, il est intégré 7. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté 6. Récupérez la liste des erreurs. Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement. Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes. Contrairement au rejet, les anomalies non bloquantes n empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes. 8. Les saisies sont terminées. Nous vous communiquons la référence de votre intégration. 3. DESCRIPTION DU FICHIER Zone Format & Commentaires Valeur par défaut Identifiant Code dispositif Profil de risque Alphanumérique sur 30 caractères maximum Alphanumérique sur 10 caractères maximum Alphanumérique sur 30 caractères maximum - libre - Prudent - Dynamique - Equilibre - A la carte Horizon de placement - Ne rien renseigné si le Profil de risque est «à la carte» - si l entreprise permet la saisie de l horizon de placement et que le profil de risque est différent de libre - Date au format : MM/AAAA Age d objectif Ne rien renseigné si le Profil de risque est «à la carte» - si l entreprise permet la saisie de l horizon de placement et que le profil de risque est différent de libre - Numérique sur 2 caractères Code formule du support de placement si le profil de risque est «à la carte» Alphanumérique sur 10 caractères maximum. Pourcentage si le profil de risque est «à la carte» Numérique sur 3 caractères inférieur ou égal à 100%. 2 décimales possibles.

15 BNP Paribas Epargne & Retraite Entreprises est un Métier de BNP Paribas SA BNP Paribas SA - Société Anonyme au capital de euros Siège social : 16, bd des Italiens Paris RCS Paris N identifiant CE FR Studio ERE STD - septembre 2014

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