Le reporting des ordres de mission Déplacements temporaires

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1 Le reporting des ordres de mission Déplacements temporaires Modifié le 8 avril Rectorat de Nice DAGF/SDIM Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Recherche simple d un document Dans Menu choisir ordre de mission ou état de frais. Cliquer sur Rechercher Dans Niveau choisir Tous pour faire apparaître, dans cet exemple, tous les OM existants (ou trier selon vos besoins) 2 Exemple : recherche des OM permanents validés

3 Reporting 3 Périmètre du reporting des OM

4 Périmètre du reporting des OM Concepts clés 4 Le module de reporting permet aux utilisateurs de Chorus DT d obtenir des états statistiques sur les OM en fonction de leurs habilitations : Un missionné sur ses propres OM. Un assistant sur les OM des missionnés dont il gère les déplacements. Un valideur sur les OM des missionnés qu il est habilité à valider. Accès au Reporting Dans le menu général de Chorus DT, cliquer sur «Reporting OM».

5 Périmètre du reporting des OM Concepts clés Le module de reporting permet de combiner : 5 Des critères de sélection des données qui permettent de définir le périmètre du reporting (onglet «Sélection»). Des critères d affichage qui permettent de définir les informations à afficher dans l état de reporting (onglet «Affichage»). Onglets Sélection et Affichage Définir les critères de lancement du reporting. Onglet Etats Visualiser les états de Reporting enregistrés par l utilisateur.

6 Les données et les critères d affichage 6

7 Les données et les critères d affichage Concepts clés - Zoom sur les données liées à l individu et au document - 7 Onglet «Sélection» Individu Le filtre principal n est pas modifiable par un missionné. Date Borner la recherche avec des dates précises. Statut Cibler la recherche par statut (pas de possibilité de sélection multiple) ou sur tous les statuts à la fois si le champ est laissé à vide.

8 Les données et les critères d affichage Concepts clés 8 - Zoom sur la mise en forme des colonnes - Onglet «Affichage» Lancer le reporting Afficher le résultat de la recherche. Colonnes Spécifier les informations à afficher et l ordre dans lequel elles seront présentées. Coût total prévisionnel de l OM Afficher le coût prévisionnel des OM, par OM et en cumulé. Coût des prestations Afficher le montant des prestations agence.

9 Les données et les critères d affichage Concepts clés 9 - Zoom sur l affichage du résultat - Résultat obtenu Critères de la recherche Rappelle les critères de sélection du rapport. Analyses et reporting des OM Revenir sur les critères de sélection et d affichage. Icône Excel Exporter le rapport sous Excel. Nombre d OM et quantité S affiche par défaut dans le reporting. Numéro d OM Afficher directement l OM d origine en cliquant sur le lien. Les données qui s affichent sont les données de production à J-1. Le rafraîchissement des données a lieu tous les jours autour de 22H.

10 L export et l enregistrement 10

11 L export et l enregistrement Concepts clés 11 - Zoom sur l export - 1 Icône Excel Exporter le rapport sous Excel (.xls ou.csv). 2 3 Colonne statut Filtrer par statut après téléchargement.

12 L export et l enregistrement Concepts clés 12 - Zoom sur l enregistrement (1/2) - Onglet «Affichage» Enregistrer Enregistrer les critères pour des requêtes ultérieures. Enregistrer Nommer le rapport. Enregistrer Confirme l enregistrement.

13 L export et l enregistrement Concepts clés 13 - Zoom sur l enregistrement (2/2) - Onglet «Etats» Flèches Renommer l état de reporting. Libellé des états Afficher la liste des rapports enregistrés par l utilisateur. Un clic sur le nom de l état de reporting l affiche. Filtre de sélection Modifier/ajouter des critères avant lancement.

14 Reporting VH 14

15 Reporting VH Concepts clés 15 - Zoom sur les reportings valideur (1/2) - Savoir combien de déplacements de formation ont eu lieu dans son service - Sélection Structure Saisir le code du service ou le chercher avec la loupe afin de limiter le périmètre aux OM de ses collaborateurs. Type de mission Sélectionner un type d OM spécifique. Date Faire une recherche sur des dates précises.

16 Reporting VH Concepts clés 16 - Zoom sur les reportings valideur (2/2) - Savoir combien de déplacements de formation ont eu lieu dans son service - Affichage Colonnes Spécifier les informations à afficher et l ordre dans lequel elles seront présentées. Analyses et reporting des OM Tri Par défaut, Chorus DT trie les données par nombre de missions en ordre croissant. Cocher cette case pour trier dans l ordre inverse. Retour au menu reporting.

17 Conclusion 17

18 Conclusion Points clés 18 Le reporting OM permet : Un suivi des OM créés sur un périmètre de gestion donné, Une utilisation de critères personnalisables, L export des rapports. Les données présentées sont celles de la veille.

19 Dernière modification : 27/06/2014 Le reporting des états de frais Déplacements temporaires REF : CDT_M06_002_00 Détails et explicitations dans les commentaires du document

20 Le périmètre du module reporting sur les EF 20

21 Le périmètre du module reporting sur les EF Concepts clés 21 Le module de reporting permet d obtenir des états statistiques sur les EF sur lesquels l utilisateur est habilité : Un missionné peut éditer des états de reporting sur ses propres EF. Par exemple, une liste de ses EF du trimestre. Un assistant sur les EF des missionnés dont il gère les déplacements. Par exemple, pour connaître par agent, le montant réel des déplacements en formation. Un valideur sur les EF des missionnés qu il est habilité à valider. Par exemple, un état des EF en attente de sa validation. Accès au module de Reporting Dans le menu général de Chorus DT, cliquez sur «Reporting État de Frais / Facture».

22 Le périmètre du module reporting sur les EF Concepts clés 22 Le module de reporting permet de combiner : Des critères de sélection des données afin de définir le périmètre du reporting (onglet «Sélection»). Des critères d affichage pour définir les informations à afficher dans l état de reporting (onglet «Affichage»). Onglets Sélection et Affichage Définir des critères de sélection et d affichage. Onglet Etats Visualiser vos états de reporting enregistrés.

23 La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d affichage 23

24 La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d affichage Exemple d utilisation du reporting EF par un missionné 24 - Zoom sur l onglet Sélection - L utilisateur : Souhaite éditer une liste de ses frais de déplacements du trimestre et leurs montants respectifs. Va sélectionner les critères de lancement suivants : Individu Sert à filtrer sur ses propres EF. Ne peut pas être modifié. Dates Sélectionner les déplacements ayant débuté dans le trimestre.

25 La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d affichage Exemple d utilisation du reporting EF par un missionné 25 - Zoom sur un l onglet Affichage - L utilisateur : Précise les informations à afficher dans l état de reporting et l ordre souhaité. Clique sur «Lancer le reporting». Colonnes du reporting Liste les champs à afficher dans le rapport. La sélection se fait à l aide de listes déroulantes. Trier par montant décroissant Trie les EF par montant total à rembourser décroissant. Affichez le numéro de DP pour le rapprocher du numéro de virement et ainsi identifiez plus facilement les EF remboursés.

26 La détermination du périmètre des données à analyser et des critères d affichage Exemple d utilisation du reporting EF par un missionné 26 - Zoom sur un l affichage du résultat - L utilisateur visualise le résultat de l état. Critères de sélection Rappelle les critères choisis lors du lancement. Analyses et reporting des EF Revenir sur les critères de sélection et d affichage. Données affichées par défaut Nombre d états de frais, Nombre de frais associés, Montant HT, Montant TVA, Total TTC, Montant à rembourser et Montant payé par carte. Numéro d EF Accéder à l EF en cliquant sur son numéro. Les données qui s affichent sont les données à J-1. Le rafraîchissement des données a lieu tous les jours autour de 22H.

27 L export d un état de reporting 27

28 L export d un état de reporting Etapes clés 28 - Zoom sur l export d un état de reporting - 1 Export Télécharger le fichier au format xls ou csv (fichier plat). 2 Enregistrer le fichier puis OK Sauvegarder le document et le renommer ensuite. Etat de reporting Excel Modifiable comme un tableur Excel classique (tri, filtre, somme, etc.). 3

29 L enregistrement d un état de reporting 29

30 L enregistrement d un état de reporting Etapes clés 30 - Zoom sur l enregistrement d un état de reporting - L utilisateur souhaite réaliser ce même état de reporting à fréquence régulière. 1 Enregistrer Sauvegarder les critères de lancement. Enregistrer Nom de l état Nommer l état de reporting pour le retrouver ultérieurement. Finaliser l enregistrement. 3 2

31 L enregistrement d un état de reporting Etapes clés 31 - Zoom sur la recherche d un reporting sauvegardé dans l onglet «Etats» - 1 Flèches États Liste les états préenregistrés et propres à chaque utilisateur. Cliquer sur le nom de l état de reporting pour le réafficher. 2 3 Renommer l état de reporting.

32 Cas métiers de reporting pour un rôle VH 32

33 Cas métiers de reporting pour un rôle VH Etapes clés 33 - Zoom la recherche des EF en attente de validation - Dans l onglet Sélection Renseigner des critères de sélection. Filtre principal Elargit la recherche à tous les individus sur lesquels le valideur a des droits. Statut Restreint la recherche aux EF en statut 2.

34 Cas métiers de reporting pour un rôle VH Etapes clés 34 - Zoom la recherche des EF en attente de validation - Dans l onglet Affichage Lancer le reporting Affiche le résultat du lancement en fonction des critères choisis. Colonnes du reporting Trier par montant décroissant Liste les champs à afficher dans l état. Trie les EF par montant total à rembourser décroissant. Numéro d EF Accéder directement à l EF en cliquant dessus.

35 Cas métiers de reporting pour un rôle VH Etapes clés 35 - Zoom l enregistrement de critères de lancement - Dans l onglet Affichage Enregistrer 1 Sauvegarde les critères. Enregistrer Enregistrer Nom de l état Nommer le reporting pour le retrouver ultérieurement. Finalise l enregistrement. Enregistrer 3 2

36 Cas métiers de reporting pour un rôle VH Etapes clés 36 - Zoom l enregistrement de critères de lancement - Dans l onglet Etats 1 Flèches États Liste les états préenregistrés et propres à chaque utilisateur. Cliquer sur le nom de l état de reporting pour le réafficher. Flèches Renommer l état de reporting.

37 Conclusion 37

38 Conclusion Points clés Le module de reporting permet : 38 D obtenir des états statistiques sur les EF sur lesquels l utilisateur est habilité. De combiner : Des critères de sélection des données qui permettent de définir le périmètre du reporting (onglet «Sélection»). Des critères d affichage qui permettent de définir les informations s affichant dans l état de reporting (onglet «Affichage»). D enregistrer les critères de lancement du reporting. Peut être exporté sous format excel ou csv. NB : Les états de reporting sont effectués sur une copie de la base réalisée la nuit précédente. En conséquence, un état de reporting reflète les données à J-1. Certaines requêtes trop lourdes font l objet d un traitement en différé.

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