FaxStats Reporting. Version 1.0

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1 FaxStats Reporting Version 1.0 docref : 0/fr Prologue - Tel : Pour nous contacter au sujet de ce document : Fax :

2 Table des matières 1 - Généralités... p Copyright... p A propos... p Convention de typographie... p Vue d'ensemble...p Compatibilité et pré-requis... p Architecture...p Installation... p Génération de rapports sur demande...p Génération de rapports automatiquement... p Concernant les données du compte-rendu...p Personnalisation... p.24 2/24

3 1 - Généralités Copyright Tous droits réservés. Aucune partie de cette documentation ne peut être reproduite, stockée sur un système d'archivage ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit, sans la permission écrite préalable de l'éditeur, sauf s'il s'agit de courtes citations reprises dans des articles ou des critiques. Toutes les marques citées dans ce manuel sont les propriétés de leurs auteurs respectifs. Au cours de la préparation de cette documentation, les auteurs et l'éditeur ont particulièrement veillé à l'exactitude de son contenu. Toutefois ces informations sont fournies sans garantie, expresse ou implicite. Les auteurs, les revendeurs et les distributeurs ne peuvent pas être tenus pour responsables des dommages éventuellement causés ou censés avoir été causé, de manière directe ou indirecte par cette documentation. Les informations contenues dans ce document pourront faire l'objet de modifications sans préavis. Sauf mention contraire, les sociétés, les noms et données utilisés dans les exemples sont fictifs A propos Avant de commencer le mise en place du produit, assurez vous de bien lire les instructions de configuration, les conseils ainsi que toute autre information essentielle contenue dans ce guide Convention de typographie Ce guide s'appuie sur les conventions suivantes : Caractères gras Caractères italiques Caractères espacement fixe Puce Remarque : à Attention : indique les précautions à prendre Libellés des champs et des boîtes de dialogue. Nom des touches. Commandes et boutons à utiliser Titres des autres parties, chapitres et sections du manuel. Titres des autres manuel. Noms de logiciels Prologue et d'autres éditeurs. Exemples de syntaxe de codes, de clés et d'instructions. Procédure courte ou sous-procédure étape par étape. Les remarques contiennent des informations importantes mises en exergue par rapport au texte. Les messages de ce type indiquent les précautions que vous devez observer pour éviter une erreur ou un problème risquant de porter à conséquence. 3/24

4 2 - Vue d'ensemble FaxStats Reporting est un produit logiciel à utiliser conjointement avec le User Messaging Fax Server de Prologue. Ce logiciel fournit quotidiennement des statistiques sur l'utilisation du serveur fax, sous la forme d'un rapport MS Excel. Le produit FaxStat s Reporting peut générer un rapport sur demande ou bien automatiquement sur une base programmée. Le rapport statistique d'émission réception fax généré, est un document Excel qui comprend deux volets : - Le volet "Report" est un tableau de bord du rapport en mode graphique avec plusieurs graphiques qui présentent les figures de fax les plus significatifs - Le volet "Data" contient les données sur lesquelles sont basés les graphiques montrés dans le volet "Report". Le rapport statistique d'émission réception fax est un seul document Excel. Bien qu'il obtienne ses données à partir des bases de données du serveur, il ne maintient pas un lien actif à ces bases de données. Chaque rapport statistique d'émission réception fax est un résumé instantané des données jusqu'à une date précise. Le rapport statistique d'émission réception fax fichier modèle. peut être personnalisé en modifiant le Le produit FaxStats Reporting est disponible en version française et anglaise. 4/24

5 3 - Compatibilité et pré-requis Le FaxStats Reporting est compatible avec les produits suivants de Prologue : - Use It Messaging ou DM Server pour fax version 7.3x - Use It Messaging ou DM Server pour Fax version 8.x Dans les environnements suivants : - Serveur SQL/MSDE, MS access - Fax Gateway and Xpedite Le FaxStats Reporting utilise un composant du serveur qui génère le rapport. Le composant du serveur de FaxStats Reporting requiert l'environnement suivant : - Le composant du serveur fonctionne sur le serveur Fax. Tout matériel et toute version de Windows qui supporte les services de Use It Messaging ou DM Server supportera également le composant serveur de FaxStats Reporting. - Excel 2000, 2003, 2007 est nécessaire pour exécuter le composant du serveur FaxStats Reporting. Excel doit être installé sur le Use It Messaging ou bien sur la machine DM Server sur lesquels le composant du serveur FaxStats Reporting est à installer. 5/24

6 4 - Architecture Une fois installé, les fichiers suivants peuvent être trouvés dans le sous-répertoire du répertoire réseau principal d'imecom "IFBIN/1386/FaxStats Reporting" : - XLR_Xtract.xls : C'est le principal composant du serveur. Il contient le code qui extrait les données à partir de la base de données de Use it Messaging. XLR_Xtract.xls ne peut pas être modifié. - XLR_Comp.xls : C'est le composant secondaire du seveur. Il contient le code qui formate quelques unes des données récupérées par le module XLR-Xtract. XLR_Comp.xls ne peut pas être modifié. - XLR_Template.xls : Ceci est un fichier modèle qui détermine ce à quoi ressemblera le rapport statistique d'émission réception fax. Il contient le volet Data et le volet Report. Le volet Data est mis à jour avec les données du fax par les composants du serveur. Le volet Report comprend des graphiques qui sont basés sur les données du volet Data. Le volet Report peut être personnalisé. - RunAuto.xls : Ce fichier comprend le code qui lance les composants du serveur en mode "silencieux", c'est-à-dire sans qu'aucune boîte de dialogue ne s'affiche. Ce dispositif de lancement est effectué par une tâche planifiée, qui est installée au cours de la configuration du produit. RunAuto.xls ne peut pas être modifié. - RunMan.xls : Ce fichier contient le code qui lance les composants du serveur en mode interactif, c'est-à-dire avec l'affichage des boîtes de dialogue. Ce dispositif de lancement est effectué en cliquant sur "Genération d'un nouveau rapport statistique" à partir du menu FaxStats Reporting. RunMan.xls ne peut pas être modifié. - Désinstallation.exe : Ce fichier est le programme qui désinstallera le menu FaxStats Reporting. Il peut être lancé en cliquant sur "Désinstaller" à partir du menu FaxStats Reporting. Lorsque le moteur de reporting a fonctionné au moins une fois (soit lancé automatiquement par la tâche planifiée, soit manuellement à travers le menu), le fichier suivant peut être trouvé dans le sous-répertoire FaxStatsReporting du répertoire réseau principal d'imecom : - FaxReport.xls : Ce dossier est le fichier du rapport final. Il est écrasé chaque nuit par de nouvelles données. Il peut être archivé, copié, déplacé, supprimé, ou envoyé par mail à tout moment. Il ne contient aucun lien actif aux données extérieures. - FaxReport.old : Ce fichier est une copie du FaxReport.xls généré le jour précédent. Lorsqu'une nouvelle version de FaxReport.xls est créé, l'ancienne version est sauvegardée sous ce nom. 6/24

7 5 - Installation Pour installer FaxStats Reporting en français, veuillez exécuter FaxStatsSetup-FR.exe sur le Seveur Fax Use It Messaging. La boîte de dialogue suivante s'affiche : Veuillez lire attentivement l'accord de licence puis cliquez sur la case "J'accepte", ensuite cliquez sur "Suivant". La boîte de dialogue suivante s'affiche : 7/24

8 - Les "Raccourcis du Menu Démarrer" sont utilisés pour exécuter les composants du serveur et pour générer le rapport statistique d'émission réception fax sur demande, afin de visualiser le rapport statistique d'émission réception fax ou bien de désinstaller le produit. - "Lancer périodiquement en tant que tâche planifiée" est utilisé pour créer le rapport statistique d'émission réception fax automatiquement chaque nuit. Veuillez vérifier les cases appropriées à cocher puis cliquez sur "Suivant". La boîte de dialogue suivante s'affiche : 8/24

9 Veuillez sélectionner le répertoire, lieu où les composants du serveur devront être installés, puis cliquez sur "Suivant". La boîte de dialogue suivante s'affiche : 9/24

10 Veuillez sélectionner le répertoire, lieu où le rapport statistique d'émission réception fax devra être généré, puis cliquez sur "Suivant". La boîte de dialogue suivante s'affiche : Le login et le mot de passe seront utilisés par la tâche planifiée. Ces derniers devront représenter les accréditations qui permettront l'accès à la base de données sources. Le compte utilisé pour démarrer les services du DM Server est conseillé. Veuillez entrer le login et le mot de passe, puis cliquez sur "Suivant". La boîte de dialogue suivante s'affiche : 10/24

11 L'installation est terminée. Veuillez cliquer sur "Fermer" pour quitter. 11/24

12 6 - Génération de rapports sur demande Pour générer un rapport statistique d'émission réception fax, veuillez sélectionner "Genération d'un nouveau rapport statistique" à partir du menu FaxStats Reporting. Microsoft Excel est lancé, et la boîte de dialogue suivante s'affiche : La date indiquée est la date de fin à prendre en compte lors de la récupération des données du fax. La valeur par défaut est positionnée à la date du jour. Le champ "Historique" est l'étendue de la durée en jours. Cliquez sur OK. Le système peut prendre plusieurs minutes pour générer le rapport, cela dépend de l'exécution du serveur et de la taille de la base de données. Une fois la génération terminée, vous pouvez choisir d'ouvrir le dossier du rapport qui en résulte. 12/24

13 7 - Génération de rapports automatiquement Si vous avez sélectionné l'option "Lancer périodiquement en tant que tâche planifiée", une nouvelle tâche planifiée a été ajoutée au serveur Fax. Par défaut, cette tâche planifiée est fixée pour fonctionner toutes les nuits à minuit cinquante. La configuration de la tâche planifiée peut être modifiée en double-cliquant sur l'entrée dans Windows "FaxStats reporting", fenêtre "Tâches planifiées". Pour accéder à la fenêtre Tâches planifiée de Windows, veuillez sélectionner à partir du menu "Démarrer" : "Tous les programmes/accessoires/outils système/tâches planifiées". 13/24

14 8 - Concernant les données du compte-rendu Le rapport statistique d'émission réception fax comprend les graphiques suivants : Qualité de Service Le temps de service présenté ici est la totalité du temps des services "Contrôleur" et "Unité de traitement" de Use It Messaging / DM Server pour le traitement des messages. Ce ratio ne prend pas en compte l'activité des passerelles Fax Gateway. Ce graphique est fondé sur les valeurs des cellules 'En service' et 'Hors service' de la partie "Résumé" du volet Data. Les figures clés 14/24

15 Le "temps moyen d'attente pour un fax sortant" est la durée moyenne avant la première tentative d'émission du fax réalisé par une carte fax. Il prend seulement en compte les fax dont la transmission a été réussie. La "Probabilité pour les appelants d'avoir un signal d'occupation" est une indication sur la difficulté à atteindre le Serveur fax de l'extérieur. Elle suppose que toutes les lignes de fax sont autorisées à recevoir, et que tout le trafic entrant est également diffusé entre les lignes de fax. Ces valeurs sont basées sur les valeurs des cellules trouvées dans la partie "Résumé" du volet Data. Taux de réussite Le taux de réussite "Emission" est le ratio des fax envoyés avec succès (après un certain nombre de tentatives). 15/24

16 Les demandes d'émission fax qui ne peuvent pas être convenablement traités par DM Server, (par exemple des erreurs de conversions) ne sont pas pris en compte. Le taux de réussite "Réception" est le ratio des fax reçus avec succès par rapport au nombre total d'appel reçu. Ce graphique est basé sur les valeurs des cellules "% de réussite" de la partie "Résumé" du volet Data. La répartition du trafic par source La répartition par la source graphique présente la contribution de chaque connecteur source au nombre total des fax envoyés. Les contributions sont mesurées en nombre de pages Les sources éventuelles sont : - Echange MS - Notes - SMTP - DMAC 16/24

17 - Utilisateur Fax Ce graphique est fondé sur les valeurs de la partie "Sources" du volet Data. La répartition du trafic en journée Le taux d'utilisation des lignes montre, pour chaque heure de la journée, les pointes d'activité atteintes durant le mois précédent. Ce graphique est basé sur les valeurs de la partie "Trafic réparti par heure de la journée - Semaine de 5 jours" du volet Data. La répartition du trafic au cours du mois La répartition du trafic au cours du mois présente le nombre de pages envoyées ou reçues chaque jour du mois précédent. Ce graphique est fondé sur les valeurs de la partie "Trafic réparti selon le jour du mois écoulé" Répartition du trafic par ligne fax 17/24

18 Ce graphique présente la répartition du trafic par ligne fax. Seulement les lignes fax qui ont envoyé ou reçu des fax sont affichées. Ce graphique est fondé sur les valeurs de la partie "Trafic réparti par ligne" du volet Data. Emission / Destinataires sortants 18/24

19 Cette table énumère les dix destinataires le plus souvent appelés. Chaque destinataire est identifié par son numéro de fax. La colonne de droite liste le nombre de fax envoyés à ce destinataire. Le graphique circulaire en haut à droite montre la proportion des dix plus grandes sorties sur le total des fax envoyés. Cette partie est en couleur bleue. Ce tableau est fondé sur les valeurs de la partie "Emission / Destinataires : Top 10" du volet Data. Emission / Emetteurs sortants 19/24

20 Ce tableau énumère les dix émetteurs ayant généré le plus de fax sortants. Chaque émetteur est identifié par le nom de son compte (utilisateurs fax), par alias ou bien par son adresse mail. La colonne de droite énumère le nombre de fax envoyé par cet émetteur. Le graphique circulaire en haut à droite montre la proportion des 10 plus grands émetteurs sur l'ensemble des fax envoyés. Le pourcentage des dix plus grands émetteurs est en couleur bleue. Ce tableau est basé sur les valeurs de la partie des "Emission / Emetteurs : Top 10" du volet Data. Taille des fax sortants Ce tableau présente la taille maximum de n'importe quel fax envoyé ainsi que la taille moyenne des fax envoyés. Ce tableau est fondé sur les valeurs de la cellule "Pages/Fax" ainsi que de la cellule "MaxPgs/Fax" dans la partie "Résumé" du volet Data. 20/24

21 Réception / Emetteurs entrants Ce tableau énumère les dix plus grands émetteurs des fax entrants. Chaque émetteur est identifié par son CSID. La colonne de droite liste le nombre de fax reçu provenant de cet émetteur. Le graphique circulaire en haut à droite présente la proportion des dix plus grands émetteurs sur l'ensemble des fax reçus. Le pourcentage des dix plus grands émetteurs est de couleur bleue. Ce tableau est fondé sur les valeurs de la partie des "Réception / Emetteurs : Top 10" du volet Data. Réception / Destinataires 21/24

22 Ce tableau liste les dix plus grands destinataires des fax entrants. Chaque destinataire est identifié par son alias, son adresse mail, et son nom de compte. La colonne de droite énumère le nombre de fax reçus et transmis à ce destinataire. Le graphique circulaire en haut à droite montre les proportions des dix plus grands destinataires sur l'ensemble des fax reçus. Le pourcentage des dix plus grand destinataires est en couleur bleue. Ce tableau est fondé sur les valeurs de la partie "Réception / Destinataires : Top 10" du volet Data. La taille des fax entrants Ce tableau présente la taille maximum de tout fax reçu, et la taille moyenne des fax reçus. Ce tableau est fondé sur les valeurs de la cellule "Pages/Fax" et de la cellule "MaxPgs/Fax" dans la partie "Résumé" du volet Data. Les cinq erreurs principales en émission 22/24

23 Ce tableau liste les cinq erreurs principales qui se sont produites pendant l'émission des fax. Ceci n'inclut pas les erreurs de conversions ni les autres erreurs du DM Server. Ce tableau est fondé sur la partie des "Erreurs en émission : Top 10" du volet Data. Les erreurs de conversion Ce tableau présente le nombre et la proportion des documents soumis au DM server dont l'attachement ne peut être converti au fax. Ce tableau est basé sur la valeur de la cellule "Erreurs conv." dans la partie "Résumé" du volet Data. Les erreurs en réception Ce tableau montre le nombre et la proportion des documents reçus par DM Server qui ne peuvent être routés correctement. Ce tableau est fondé sur la valeur de la cellule "Erreurs de routage" dans la partie "Résumé" du volet Data. 23/24

24 9 - Personnalisation La personnalisation du produit FaxStats Reporting est possible en modifiant le fichier modèle. Le fichier modèle est nommé XLR_Template.xls, on le trouve dans le répertoire d'installation des fichiers système FaxStats Reporting. Par défaut, ce répertoire est le sous-répertoire Ifbin/i386/FaxStatsReporting du répertoire d'installation réseau du DM Server. Les règles suivantes doivent être respectées lors de la modification du fichier modèle : - Ne pas changer le nom du fichier modèle - Ne pas changer les noms des volets existants : laisser le nom des volets, volet "Data" et volet "Report". Cependant, des volets supplémentaires peuvent être ajoutés. - Ne pas supprimer les noms de zones définis dans ce fichier Excel. Ils sont utilisés par les composants du serveur. Il est possible de créer des noms de zone supplémentaires. - Apporter les modifications que vous souhaitez au volet "Report". Les modifications typiques peuvent inclure : > La suppression de quelques graphiques > La modification de quelques sous-titres > La suppression ou la modification de l'image en arrière-plan > La modification de la mise en page du volet > La modification du formatage de quelques cellules (les couleurs, la police...) > L'ajout de graphiques ou de tableaux fondés sur des données existantes dans le volet "Data" > L'ajout d'un logo d'une société > L'ajout de texte statique, d'icônes ou bien d'images 24/24

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