SOMMAIRE. 1.1 Objectifs Population cible Fonctionnalités souhaitées Accès via le portail administratif SORGHO...

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1 SOMMAIRE 1. OBJET 1.1 Objectifs Population cible Fonctionnalités souhaitées ERGONOMIE 2.1 Accès via le portail administratif SORGHO Accès Infocentre Ergonomie ACCES A LA SITUATION BUDGETAIRE DES UNITES 3.1 Ecrans de visualisation Reportings Excel Impression Messagerie ACCES A LA SITUATION BUDGETAIRE PAR CENTRE FINANCIER 4.1 Ecrans de visualisation Reportings Excel Impression Messagerie Page 1 sur

2 1. OBJET 1.1 Objectifs Le reporting spécifique (traitement informatique en temps réel) mis en place à l IRD dans le domaine SORGHO repose actuellement sur la transaction «ZENVELOPPE». Ce spécifique permet à des gestionnaires, des régisseurs, à des directions et aux unités de suivre leurs crédits. Mais cette transaction reste complexe dans son utilisation et dans sa restitution. L infocentre de suivi budgétaire a pour but de permettre aux responsables d enveloppes de suivre plus facilement leurs crédits. 1.2 Population cible Toute personne amenée à suivre et gérer un budget à l IRD. 1.3 Fonctionnalités souhaitées Les objectifs de cet infocentre de suivi budgétaire sont : ❶ Un accès simple, ❷ Un déploiement possible sur tout le parc applicatif (PC, MAC) et accessible via le portail, en mode WEB, ❸ Un accès automatique et prédéfini aux données autorisées. ❹ Une simplicité de l ergonomie et d utilisation (ne nécessitant pas ou peu de formation), ❺ Un affichage clair écran et papier (formulaire adéquat), ❻ Un export simple vers Excel pour un traitement ultérieur ❼ La possibilité d un envoi automatique par Mail Page 2 sur

3 2. GENERALITES SUR L ERGONOMIE 2.1 Accès via le portail administratif SORGHO L accès à l Infocentre du suivi budgétaire se fait via le portail du système d information SORGHO Conséquence : les utilisateurs n auront plus besoin d installer sur leur ordinateur SAP Logon. Après s être connecté au portail Page 3 sur

4 L accès est possible de deux manières : ❶ Via l onglet Finances puis rubrique Info centre Suivi Budgétaire. ❷ Via l onglet tableaux de bord puis rubrique Info centre Suivi Budgétaire. Une fois la rubrique Infocentre Suivi Budgétaire» sélectionné un sous menu permet de choisir : Soit une situation budgétaire des unités Soit une situation par centre financier 2.2 Accès Infocentre Les données de l infocentre sont alimentées à partir de la base de données SORGHO toutes les nuits. Les données ne sont donc pas du temps réel, elles sont de J-1. Conséquence : l infocentre est «rafraichi» la nuit, donc entre le reporting issu de la production comme ZENVELOPPE, il y aura au plus 24h de différence. 2.3 Ergonomie Le reporting infocentre suivi budgétaire fonctionne selon le principe suivant : Accès à un écran de sélection Restitution comme un dossier Excel Il y a trois types d icônes : Impression pour l édition des données (format.pdf), Export au format Excel, Mail pour l envoi de données via la messagerie. Page 4 sur

5 3. ACCES A LA SITUATION BUDGETAIRE DES UNITES 3.1 Ecrans de visualisation Une fois la rubrique Info centre Suivi Budgétaire sélectionnée et après avoir choisi le menu «situation budgétaire des unités» l écran suivant apparait : Dans la partie supérieure de l écran se trouvent les champs de sélection. La liste des champs de l écran est la suivante : Exercice : Mise par défaut exercice en cours, mais modifiable par l utilisateur en saisie ou par sélection, EOTP : Recherche de la liste des eotps d une unité, selon le profil de l utilisateur, Responsable : Recherche par un nom de DU ou responsable de l enveloppe, Convention : Recherche par un numéro de convention, Situation globale : Permet d avoir en restitution la situation globale de la sélection demandée, Situation détaillée : Permet d avoir en restitution la situation détaillée de la sélection demandée Certains champs sont automatiquement prédéfinis et les résultats sont automatiquement affichés en fonction des autorisations d accès. Page 5 sur

6 Après avoir saisi les champs de sélection et cliqué sur «exécuter» ❶ Si la situation globale est cochée les onglets suivants apparaissent : ❷ Si la situation détaillée est cochée les onglets suivants apparaissent : Attention : Lorsque l on veut passer d une situation globale à une situation détaillée, et vice versa, il ne faut pas oublier de cliquer sur «Exécuter». La règle définie ici est différente de la définition «engagé» dans ZENVELOPPE», Engagé = Liquidé + Reste sur engagé. Page 6 sur

7 3.2 Reportings Excel ❶ Cliquer sur le logo Excel ❷ Ouvrir ou enregistrer le fichier Excel Page 7 sur

8 ❸ On obtient l écran suivant : Impression ❶ Cliquer sur la petite imprimante ❷ Cette action génère un fichier Acrobat (.PDF) que l on peut ouvrir ou enregistrer Page 8 sur

9 ❸ On obtient l écran suivant si on demande la situation globale : On obtient l écran suivant si on demande la situation détaillée : Page 9 sur

10 Précisions : Si l on clique sur l icône de la partie basse on obtient l extraction de l onglet sur lequel on est positionné, situation globale générale. Par contre si l on clique sur celui de la partie haute l extraction contiendra tous les onglets Messagerie ❶ Cliquer sur la petite enveloppe Page 10 sur

11 ❷ Cliquer sur envoyer pour mailer le tableau Page 11 sur

12 4. ACCES A LA SITUATION BUDGETAIRE DES CENTRES FINANCIERS 4.1 Ecrans de visualisation Une fois la rubrique Info centre Suivi Budgétaire sélectionnée et après avoir choisi le menu «situation budgétaire des centres financiers» l écran suivant apparaît : Dans la partie supérieure de l écran se trouvent les champs de sélection. La liste des champs de l écran est la suivante : Exercice : Mise par défaut exercice en cours, mais modifiable par l utilisateur en saisie ou par sélection, Centre financier: Recherche de la liste des centres financiers, selon le profil de l utilisateur, Responsable : Recherche par un nom de DU ou responsable de l enveloppe, Situation globale : Permet d avoir en restitution la situation globale de la sélection demandée, Situation détaillée : Permet d avoir en restitution la situation détaillée de la sélection demandée Certains champs sont automatiquement prédéfinis et les résultats sont automatiquement affichés en fonction des autorisations d accès. Page 12 sur

13 Après avoir saisi les champs de sélection et cliqué sur «exécuter» ❶ Si la situation globale est cochée les onglets suivants apparaissent : ❷ Si la situation détaillée est cochée les onglets suivants apparaissent : Attention : Lorsque l on veut passer d une situation globale à une situation détaillée, et vice versa, il ne faut pas oublier de cliquer sur «Exécuter». La règle définie ici est différente de la définition «engagé» dans ZENVELOPPE», Engagé = Liquidé + Reste sur engagé. Page 13 sur

14 4.2 Reportings Excel ❶ Cliquer sur le logo Excel ❷ Ouvrir ou enregistrer le fichier Excel Page 14 sur

15 ❸ On obtient l écran suivant : Impression ❶ Cliquer sur la petite imprimante ❷ Cette action génère un fichier Acrobat (.PDF) que l on peut ouvrir ou enregistrer Page 15 sur

16 ❸ On obtient l écran suivant si on demande la situation globale : On obtient l écran suivant si on demande la situation détaillée : Page 16 sur

17 Précisions : Si l on clique sur l icône de la partie basse on obtient l extraction de l onglet sur lequel on est positionné, situation globale générale. Par contre si l on clique sur celui de la partie haute l extraction contiendra tous les onglets Messagerie ❶ Cliquer sur la petite enveloppe Page 17 sur

18 ❷ Cliquer sur envoyer pour mailer le tableau Page sur