PROGRAMME DE FORMATION EPIVAC DIPLOME INTERUNIVERSITAIRE (DIU) 3 ème Cycle

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1 TABLE DES MATIERES PROGRAMME DE FORMATION EPIVAC DIPLOME INTERUNIVERSITAIRE (DIU) 3 ème Cycle «Organisation et Management des systèmes Publics de Prévention Vaccinale dans les Pays en Développement» MEMOIRE DE FIN D ETUDE EVALUATION DE LA GESTION DES STOCKS DE VACCINS ET CONSOMMABLES VACCINAUX DU PEV DANS LE DISTRICT SANITAIRE DE FADA N GOURMA (ANNEE 2001) PRESENTE ET SOUTENU PAR : DOCTEUR NARE Dieudonné INTRODUCTION... 6 I. ENONCE DU PROBLEME... 6 II. REVUE DE LA LITTERATURE Définition du concept d évaluation Définition du concept de gestion des stocks Définition de l approvisionnement et de la distribution Définition du concept de la chaîne du froid Les outils de gestion des vaccins sont représentés par :... 9 III. OBJECTIFS Objectif Général Objectifs Spécifiques IV. MATERIELS ET METHODES Cadre de l étude (7, 8) Type d étude Population de l étude Echantillonnage/Echantillon Instruments et technique de recueil des données Variables étudiées Techniques de mesure des variables Saisie et analyse des données Limites de l étude IV. RESULTATS Circuit d approvisionnement des vaccins et consommables vaccinaux du PEV La disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district La fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district Les pertes de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district Le suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district V. COMMENTAIRES ET DISCUSSIONS Circuit d approvisionnement des vaccins et consommables vaccinaux du PEV La disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district La fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district Le suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district VI. CONCLUSION / SUGGESTIONS Conclusion Suggestions VII. REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES VIII. ANNEXES IRSP/OMS Ouidah, Novembre2003 DIRECTEUR DE MEMOIRE : Pr Alphonse SAWADOGO 2/42

2 REMERCIEMENTS Nous adressons nos sincères remerciements à : - Toute l équipe de formateurs EPIVAC et à l AMP pour l intérêt que vous avez porté en nous et le sérieux avec lequel vous avez mené à bien cette formation, gage de l intérêt que vous accordez au volet vaccination. - Nos superviseurs nationaux (Dr Abdoulaye TRAORE et Dr Robert K. YAMEOGO) qui n ont ménagé aucun effort depuis une année pour nous encadrer et aussi nous aider à progresser malgré les longues distances que vous avez du parcourir. - Notre Maître et Directeur de mémoire, le Professeur Alphonse SAWADOGO : nous avons retrouvé en vous les mêmes qualités que nous connaissions déjà : humilité, simplicité, efficacité et rigueur. Vous regorgez d immenses connaissances au delà même de la pédiatrie. Merci d avoir accepté de diriger ce travail pour lequel vous avez été très attentif et disponible malgré vos multiples occupations. - Toute l équipe cadre du district de Fada pour votre soutien sans faille et votre réconfort moral dont j ai bénéficié tout au long de l année et lors de certains moments difficiles. Ce travail est le nôtre. - Tous les agents de santé du district et de la maternité du CHR de Fada pour votre promptitude à m aider dans la matérialisation de ce mémoire. - Au Directeur Régional de la Santé de l Est et à toute son équipe pour leur soutien multiforme. - A mes collègues stagiaires du Burkina Faso (Dr DJIGUEMDE Amédée Prosper, Dr ZEBA Sylvain, Dr SAVADOGO Saïdou, Dr SANON Djénéba, Dr OUEDRAOGO Francine, Dr KOALA Joanny, Dr KARGOUGOU Robert, Dr KABRE Djibril, Dr OUEDRAOGO Elise, Dr KAMBOU Jean Ludovic pour leur soutien constant. - A SOME Aubierge LISTE DES TABLEAUX Tableau 1: Liste des agents de santé des formations sanitaires par catégorie professionnelle durant l année 2001 Tableau 2 : Prévisions en vaccins et quantités reçues au dépôt PEV du district au cours de l année 2001 Tableau 3: Nombre de dépôts de CSPS ayant accusé une rupture en vaccins et durée moyenne des ruptures par antigène pour les 6 dépôts dont les données étaient disponibles Tableau 4: Disponibilité en antigènes du PEV par rapport aux prévisions en 2001 dans le district sanitaire de Fada Tableau 5 : Prévisions en consommables vaccinaux et quantités reçues au dépôt PEV du district au cours de l année 2001 LISTE DES FIGURES ET SCHEMAS Schéma 1 : Schéma du circuit d approvisionnement en vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district de Fada en 2001 Figure 1 : Courbes des commandes mensuelles de vaccins du PEV dans le district sanitaire de Fada pour l année 2001 Figure 2 : Couverture des besoins exprimés en antigènes du PEV de routine dans les formations sanitaires du district sanitaire de Fada au cours de l année 2001 Figure 3 : Evolution des vaccinations mensuelles du PEV en 2001 dans le district sanitaire de Fada Figure 4 : Graphique comparatif des prévisions et de l état des stocks en 2001 dans le district de Fada pour les différents antigènes du PEV de routine Figure 5 : Taux de disponibilité de la chaîne du froid en 2001 Figure 6 : Taux de perte des antigènes du PEV dans le district de Fada au cours de l année /42 4/42

3 SIGLES ET ABREVIATIONS Bacille de Calmette et Guérin CAMEG Centrale d Achat de Médicaments Essentiels Génériques CATR Cellule d Appui Technique Régionale CCIA Comité de Coordination Inter Agence CHN Centre Hospitalier National CHR Centre Hospitalier Régional CMA Centre Médical avec Antenne chirurgicale CM Centre Médical COGES Comité de Gestion C Comité de Santé de District CSPS Centre de Santé et de Promotion Sociale DEP Direction des Etudes et de la Planification DGS Direction Générale de la S anté DLM Direction de Lutte contre les Maladies DPV Direction de la Prévention par les Vaccinations DPS Direction Provinciale de la Santé DRH Direction des Ressources Humaines DRS Direction Régionale de la Santé Diphtérie Tétanos Coqueluche ECD Equipe Cadre de District ECV Enquête de Couverture Vaccinale GAVI Alliance Mondiale pour les Vaccins et la Vaccination IB Infirmiers Brevetés ICP Infirmier Chef de Poste IN Institut National de Statistiques et de la Démographie MEG Médicament Essentiel et Générique MCD Médecin Chef de District OMS Organisation Mondiale de la Santé PEV Programme Elargi de Vaccination PNDS Plan National de Développement Sanitaire PSN Politique Sanitaire Nationale SNIS Système National d Information Sanitaire SPV Service de la Prévention par les Vaccinations SSP Soins de Santé Primaires UNICEF Fonds des nations Unies pour l Enfance Vaccin Anti Amarile Vaccin Anti Rougeoleux Vaccin Anti Tétanique Vaccin Polio Oral INTRODUCTION En Afrique sub-saharienne, la mortalité infantile reste supérieure à 100 pour mille et celle des enfants de moins de cinq (5) ans dépasse encore 170 pour naissances vivantes. A l âge d un an, la moitié seulement des enfants africains sont vaccinés contre la diphtérie, la tuberculose, le tétanos, la poliomyélite et la rougeole (Rapport mondial sur le développement humain, 2001). Le Burkina Faso est un pays enclavé situé au cœur de l Afrique occidentale. La population totale en 2003 est estimée à environ 12 millions d habitants dont 15% habitent en zone urbaine. Il est marqué comme les autres pays du Sahel par les problèmes de faibles couvertures vaccinales pour les antigènes du PEV systématique. (3) Le PEV a connu son véritable essor sous la révolution avec la «vaccination commando» de Décembre 1984 grâce à l appui de plusieurs organismes multilatéraux, bilatéraux et de plusieurs ONG. Cet appui a permis d étendre le PEV progressivement à l ensemble du territoire national en fournissant l équipement et les moyens de fonctionnement du programme. Depuis sa mise en place en 1980, le PEV connaît de multiples problèmes d implantation malgré les énormes ressources investies. De plus, la gestion des stocks de vaccins et consommables qui est l un des maillons importants du processus d implantation du PEV demeure insuffisante, en témoigne, la non harmonisation des procédures d approvisionnement /livraison entre les différents niveaux du système de santé. La gestion des stocks dans le district de Fada N Gourma est-elle à l image de celle de l ensemble du pays? Quelles sont les problèmes qui minent le système de gestion des stocks de vaccins et consommables dans le district? C est à l effet d apporter notre contribution à la réponse à ces questions et partant à des approches de solutions aux éventuelles insuffisances du système de gestion des stocks de vaccins dans le district sanitaire de Fada que cette étude est menée. I. ENONCE DU PROBLEME La disponibilité des vaccins et consommables peut être assurée par une bonne estimation des besoins, le respect du plan de distribution, une gestion adéquate des vaccins et consommables et un flux régulier d information, rapide et exhaustif. Au cours de l année 2001, de fréquentes ruptures de certains antigènes du PEV ont été notifiés lors des supervisions et des monitorages des activités des formations sanitaires du district malgré un approvisionnement régulier de ces structures. De même le calcul des taux de pertes dans certaines formations sanitaires donnaient des chiffres soient élevés soient irréalistes comme un taux de perte de 0% pour le. De la même manière, des formations sanitaires présentaient des taux de perte importants pour tous les antigènes dépassant souvent 80% pour le, le et le. L examen des rapports transmis a permis de noter des insuffisances dans la qualité du remplissage des supports et les fiches de tenues des stocks n étaient pas à jour dans certaines formations sanitaires. En plus, il n existait souvent aucun système d archivage dans certaines formations sanitaires. La gestion des données étant fondamentale pour un approvisionnement régulier et à temps, il est important de jeter un regard sur la gestion des stocks surtout dans sa composante mise en place et suivi des outils de contrôle de la gestion des stocks. Les vaccins étant des produits sensibles qui perdent leur efficacité s ils sont exposés à des températures trop élevées ou trop basses, il est nécessaire de faire le point sur leurs conditions de stockage Le diagnostic des méthodes de détermination des besoins en vaccins, de la planification de l approvisionnement et de la gestion des stocks doit être fait pour éviter des ruptures ou des situations de sur-stock. Une surestimation des besoins conduit à des gaspillages (péremptions massives de vaccins) ou à une utilisation peu optimale des ressources limitées dont dispose le PEV. Une sous-estimation des besoins conduit à des ruptures de stock, donc à des ruptures de services, d où une mauvaise performance du programme et une désaffection des populations vis à vis des centres de vaccination. Un tel diagnostic est nécessaire en vue de proposer dans le cas échéant des mesures et actions pour la mise en place d un plan adéquat d approvisionnement et de gestion des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district. 5/42 6/42

4 II. REVUE DE LA LITTERATURE La revue de la littérature nous a permis de relever les définitions des différents concepts en rapport avec notre thème. Cette revue va s articuler autour des points suivants : - définition du concept d évaluation ; - définition du concept de gestion des stocks - définition de l approvisionnement, de la distribution - définition du concept de chaîne du froid ; - outils de gestion des vaccins. 1. Définition du concept d évaluation Selon le petit Larousse 2003, l évaluation est une action d évaluer, de mesurer la valeur, le prix, l importance de quelque chose. C est une mesure à l aide de critères déterminés. C est aussi l action consistant à mesurer l activité et à proposer des améliorations. Evaluer, c est porter donc un jugement de valeur en fonction de critères pré-établis conformes aux objectifs poursuivis si possibles explicites dès le départ. L évaluation ne sert à rien si elle n aboutit pas à un jugement de valeur. L estimation fera l objet de mesures quantifiées. Selon l OMS, l évaluation est définie comme étant un processus qui consiste à porter des jugements objectifs sur des éléments ou des évènements en référence à des valeurs attendues pour éclairer le choix entre diverses actions possibles. Cela implique une analyse critique des différents aspects de l élaboration et de l exécution d un programme et des activités qui le composent, de sa pertinence, de sa formulation, de son coût et de son acceptation par toutes les parties intéressées. De ces 3 définitions, il ressort que l évaluation est un jugement de valeur à partir de normes et critères pré-établis. 2. Définition du concept de gestion des stocks Selon le Petit Larousse 2003, la gestion est une action ou une manière de gérer, d administrer, de diriger, d organiser quelque chose ; c est une période pendant laquelle quelqu un gère une affaire. Le stock désigne : - l ensemble des marchandises disponibles sur un marché ; - l ensemble des marchandises, matières premières des produits semi-ouvrés, des produits finis, etc., qui sont la propriété d une entreprise ; - l ensemble de choses possédées ou gardées en réserve. Stocker, c est faire des réserves de quelque chose ou conserver un produit, une énergie en attente pour une utilisation ultérieure selon toujours le Petit Larousse Selon Pierre ZERMATI (18), gérer un stock, c est faire en sorte qu il soit constamment apte à répondre aux demandes des clients, des utilisateurs des articles stockés. Bien géré, un stock doit satisfaire, dans des conditions économiques, à cette exigence. Le stock trouve son utilité du fait que : - il sert d abord à parer à la pénurie (rupture de stock) ; - il permet d assurer une consommation régulière d un produit bien que sa production soit irrégulière et de parer aux aléas de consommation même si celle ci reste à peu près constante; - il sert à se prémunir contre les aléas de livraison ; - il permet de parer rapidement aux conséquences fâcheuses d accidents possibles ou d évènements (exemple risque d épidémie pour ce qui concerne les vaccins) qui peuvent se produire à n importe quel moment. Cependant ZERMATI souligne également des inconvénients du stock dont les principaux sont : - le caractère périssable de certains produits rendent le stockage difficile (cas des vaccins par exemple) ; - la rupture qui entraîne un manque à la vente et qui, si elle se produit souvent fait perdre de la clientèle. Cela est observable dans le PEV de routine. On peut dire que la gestion des stocks couvre l ensemble des opérations que nécessitent l acquisition, la conservation et la distribution des produits. Le souci du gestionnaire doit être double : - organiser l approvisionnement de manière à pouvoir satisfaire, dans les détails requis, les demandes des utilisateurs ; - minimiser l ensemble des frais de gestion (frais d acquisition, frais de conservation, frais de distribution, charges financières). La gestion des stocks selon P. JAILLARD (3) comprend : - le stock de roulement qui représente la consommation attendue pendant une période donnée. Elle est établie en fonction des besoins annuels en vaccins et consommables et de la période d approvisionnement ; - le stock de sécurité ou de réserve représente une garantie pour la poursuite des activités. C est le stock tampon pour faire face aux incertitudes. Son utilisation est exceptionnelle (afflux de population, «épidémie», retard de livraison, etc. ); - le stock maximum représente le nombre maximum de doses devant être conservé au delà duquel il peut survenir des risques de pertes et de péremptions ; - le stock minimum représente le niveau au-dessous duquel les stocks disponibles ne devraient pas descendre avant qu une nouvelle commande soit effectuée. Le seuil d alerte représente le nombre de doses d antigènes au moment où il faut passer un commande. Il détermine le point de commande. Au delà de ce niveau, l utilisation du stock de réserve peut entraîner un risque de rupture. Les principaux problèmes rencontrés dans la gestion des stocks de vaccins et consommables sont essentiellement : - les ruptures fréquentes de stock ; - l inadéquation entre le nombre de seringues et le nombre de doses de vaccins commandés ; - le gaspillage important de ces ressources rares ; - le sur stockage. La revue du PEV en Côte d Ivoire en 2001 (10) a montré que : - 49 % des centres vaccinateurs ont connu une rupture de stock ; - les ruptures ont concerné tous les types d antigènes et les diluants et - les taux de perte dépassaient souvent 50% pour le et 30% pour le. Les causes les plus fréquentes des ruptures étaient principalement dues : - au niveau de l approvisionnement à l estimation erronée et tardive des besoins ; - au niveau du stockage au non respect du programme de distribution à cause de la non disponibilité des ressources liées aux transports ; - au niveau de la distribution au stockage inadapté des vaccins du fait d équipements peu fiables, du manque de carburant et du non respect des normes ; - au niveau du suivi du stockage à l insuffisance du suivi des stocks. 3. Définition de l approvisionnement et de la distribution Selon le Petit Larousse 2003, l approvisionnement est l ensemble des provisions rassemblées. Approvisionner c est fournir de provisions, de choses nécessaires. La distribution désigne l action de distribuer, de répartir entre des personnes. C est aussi l ensemble des opérations par lesquels les produits et les services sont répartis entre les consommateurs dans le cadre national. Le maintien d un niveau adéquat d approvisionnement pour éviter les conséquences désastreuses des ruptures de stock est un problème majeur pour tous les responsables et à tous les niveaux de l organisation. 7/42 8/42

5 4. Définition du concept de la chaîne du froid Selon le Petit Larousse 2003, P.195 «la chaîne du froid est l ensemble des opérations de fabrication, de transport et de distribution des produits congelés ou surgelés». L Organisation Mondiale de la Santé (2001 P. 7 ) dans son document «Gestion de la chaîne du froid du PEV» définit la chaîne du froid comme un système constitué de divers éléments à savoir les ressources humaines, matérielles, financières et également les normes à différents niveaux autrement appelés maillons de la chaîne qui permet le transport, le stockage et la distribution des vaccins actifs depuis le fabricant jusqu à l endroit où ils sont administrés aux sujets cibles. Selon le «Guide du PEV à l usage des agents chargés de la vaccination (6)», la chaîne du froid est un ensemble de personnes et de matériel destiné à garantir que la qualité convenable de vaccins actifs arrivera jusqu aux femmes et aux enfants qui en ont besoin. Le matériel de base de la chaîne du froid du PEV comprend : les réfrigérateurs, les congélateurs, les glacières, les porte vaccins et accumulateurs de froid ; les thermomètres, la fiche 3 M, la feuille de température et les moyens de transport. Le personnel demeure l élément fondamental de la chaîne du froid car elle ne pourra fonctionner en permanence de manière efficace que si elle est systématiquement contrôlée par le personnel de façon à détecter les problèmes et à apporter les solutions nécessaires sans délai. 5. Les outils de gestion des vaccins sont représentés par : - au niveau de l approvisionnement et de la distribution : le bon de commande : outil sur lequel est rédigé la commande de vaccin ; le bon de livraison : outil qui permet de faire la réception des vaccins commandés ; - au niveau de l enregistrement des stocks : les fiches et les registres de stocks qui fournissent des informations sur l origine ou la destination du stock de vaccin, le numéro de lot, la date de péremption, la date de mouvement, la quantité des mouvements, le stock disponible ; - au niveau du contrôle des stocks : les rapports mensuels (type OMS ou autre) qui font la synthèse des différentes couvertures pour les groupes cibles mais aussi le bilan de la gestion des stocks de vaccins dans le mois ; l inventaire qui consiste en un dénombrement de tous les vaccins stockés. Il permet de contrôler l existence réelle des quantités d articles indiqués sur les fiches. Notre étude va porter essentiellement sur la disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux, le suivi des stocks de vaccins et consommables, la fiabilité de la chaîne du froid et les pertes des vaccins. 1. Objectif Général III. OBJECTIFS Evaluer la gestion des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire de Fada au cours de l année Objectifs Spécifiques 2.1. Décrire le circuit d approvisionnement des vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire 2.2. Estimer la disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire 2.3. Estimer la fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district sanitaire 2.4. Décrire le suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire 2.5. Estimer les pertes en vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire 2.6. Proposer dans le cas échéant, un mécanisme d approvisionnement et de gestion des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district sanitaire. IV. (7, 8) 1. Cadre de l étude MATERIELS ET METHODES C est le District Sanitaire de Fada situé à l Est du Burkina Faso. C est l un des 55 districts que compte le pays. Il chevauche sur 2 provinces, celles du Gourma et de la Komondjari. Il s étend sur une superficie de Km 2. Il est limité à l Est par le district sanitaire de Diapaga, à l ouest par le district sanitaire de Koupéla, au sud et au sud ouest par les districts sanitaires de Ouargaye, de Pama, de Tenkodogo, au nord et au nord-ouest par les districts sanitaires de Sebba et de Bogandé et le Niger. Depuis 1992, le gouvernement a entrepris un processus de décentralisation qui s est traduit par la création des districts sanitaires. Le système de santé a une structure pyramidale comportant : un niveau central constitué par les services centraux ; un niveau intermédiaire constitué de 13 Régions Sanitaires qui sont des structures de coordination du niveau intermédiaire et d appui au fonctionnement du niveau périphérique ; un niveau périphérique constitué par les districts sanitaires. En ce qui concerne le système de soins, le Centre de Soins et de Promotion Sociale (CSPS), est le 1 er échelon du système. Un centre de soins disposant d un équipement de vaccination est un centre fixe de vaccination. Il peut développer une stratégie avancée en direction des villages situés à plus de 05 Km. Le 2 ème échelon de soins est le Centre Médical avec Antenne Chirurgicale (CMA) du district qui constitue le premier niveau de référence pour les formations sanitaires du 1 er échelon. Le 2 ème niveau de référence est représenté par les Centres Hospitaliers Régionaux (CHR) d une capacité d hospitalisation de 140 lits environ chacun. 9/42 10/42

6 Le troisième niveau de référence est constitué par les Centres Hospitaliers Nationaux (CHN) qui sont au nombre de trois ( deux à Ouagadougou et un à Bobo-Dioulasso). La population réactualisée du district de Fada est estimée en 2003 à habitants. Les populations cibles du PEV sont estimées ainsi qu il suit : - enfants de 0-11 mois : femmes enceintes : On note un flux migratoire important (éleveurs et agriculteurs) dans les zones de Natiaboani, Namoungou, et Gayéri à cause des terres fertiles. Ceci explique la présence de beaucoup de hameaux de culture. La densité moyenne de la population est de 18 habitants au Km 2. La population est plus dense dans la partie Ouest du district. Le District Sanitaire de Fada comprend un seul échelon représenté par les Centres de Santé et de Promotion Sociale (CSPS) au nombre de 21 et 2 centres médicaux résiduels. Ces formations sanitaires dispensent des soins curatifs, préventifs et promotionnels. Toutefois, le 2 ème échelon est bien assuré car étant dévolu au CHR de Fada qui assure cumulativement le rôle de centre de référence des CSPS du district de Fada et de centre de référence des autres districts de la région. Les centres fixes de vaccination s approvisionnent mensuellement en vaccins et consommables vaccinaux au niveau du dépôt PEV du district, lequel s approvisionne également au niveau du PEV régional de façon bimensuelle. L estimation des besoins en vaccins et consommables vaccinaux se fait par la méthode de la population cible comme recommandé par le niveau national. Les centres fixes assurent la vaccination en stratégies fixe et avancée. Les données issues de la vaccination sont collectées au niveau du district par le responsable PEV qui fait la compilation de façon mensuelle et trimestrielle avant de transmettre les couvertures vaccinales à l échelon supérieur. Le feed-back sur les données du PEV se fait de façon trimestrielle au cours de rencontres formalisées entre l Equipe Cadre du District et les Infirmiers Chefs de Poste. C est l occasion au cours de ces rencontres d élaborer ou de réviser les stratégies pour l atteinte des objectifs de couverture vaccinale en fin d année. - les 2 suivantes sont centrées sur 2 centres médicaux résiduels : Diabo et Matiacoali avec chacune respectivement 6 et 5 formations sanitaires ; - la dernière zone est centrée sur le CSPS de Gayéri qui est le chef lieu de la province de la Komondjari et qui regroupe les 4 formations sanitaires de la province. Le choix raisonné : Il a consisté à retenir les 2 centres médicaux résiduels, le CSPS central de la 4 ème zone et le CHR. Le choix aléatoire : Les autres formations sanitaires dans chaque zone ont fait l objet d un tir au sort selon la proportion relative de ces formations sanitaires dans le total des CSPS du district. Au total la liste des formations sanitaires retenues était la suivante : N Zones Formations sanitaires Observations 1 CHR Fada 2 CSPS Diapangou 3 Zone 1 CSPS Fada 1 4 CSPS Yamba 5 CSPS Balga 6 CM Diabo 7 Zone 2 CSPS Saatenga 8 CSPS Tangaye 9 CM Matiakoali Zone 3 10 CSPS Ougarou 11 CSPS Gayéri 12 Zone 4 CSPS Haaba Difficulté d accès en saison pluvieuse 2. Type d étude Etude rétrospective quantitative et qualitative à visée descriptive et analytique basée sur : - l exploitation des données disponibles sur la gestion des stocks de vaccins et consommables dans les formations sanitaires et le service PEV du District ; - des entretiens individuels directifs pour le recueil d informations sur les procédures de gestion des stocks disponibles en 2001 ainsi que les formations reçues par le personnel sur le PEV la même année. 3. Population de l étude La population d étude était constituée des responsables PEV du dépôt du district et des CSPS ainsi que les infirmiers responsables des formations sanitaires. A ceux-ci s ajoutait la DRS (en l occurrence le responsable du dépôt PEV régional), les partenaires financiers du district et les antigènes du PEV. 4. Echantillonnage/Echantillon La base de sondage a été la liste des formations sanitaires du District (23 CSPS et un CHR). A partir de cette liste nous avons sélectionné la moitié des formations sanitaires du 1 er échelon avec le CHR de Fada plus le dépôt PEV du district étant donné qu il était unique dans le district. Une combinaison des méthodes de choix raisonnée et aléatoire simple a été utilisée. Le district sanitaire est scindé en 4 zones selon des critères opérationnels et de fonctionnalité. Ainsi, la répartition en zones était la suivante : - la 1ère est centrée sur le CHR de Fada avec 8 formations sanitaires ; 5. Instruments et technique de recueil des données La collecte des données a été faite à l aide d une fiche de collecte dont le remplissage nécessité une revue documentaire et des entretiens individuels directifs avec les Infirmiers Chefs de Poste et les responsables chargés du PEV au district mais aussi avec la Direction Régionale de la Santé de l Est et les partenaires financiers du district. Elle s est déroulée du 7 au 20 Septembre Les sources de données étaient : - le bon de commande de vaccins - le bon de livraison - l état mensuel des stocks de vaccins - la fiche de déclaration mensuelle des stocks - la fiche de stock (ou cahier ou registre de gestion des stocks de vaccins) - la fiche récapitulative mensuelle des vaccinations (rapport mensuel) - la fiche d inventaire des vaccins et consommables - le relevé de température biquotidienne des appareils de froid - le programme des séances de vaccination - le cahier ou le registre ou la fiche de coche des vaccinations administrées - le cahier ou le registre de vaccination par village - les rapports de formations des agents de santé en 1999, 2000 et les rapports de supervision en les rapports d activités PEV en /42 12/42

7 6. Variables étudiées 6.1. Variables quantitatives - population cible - nombre de jour de rupture de la chaîne du froid - fréquence d approvisionnement en vaccins et consommables - quantité d antigène et consommables commandée par mois - quantité d antigène et consommables reçue par mois - quantité d antigène et consommables utilisée par mois - quantité d antigène administrée par mois - quantité d antigène et consommables restante en fin de mois - taux de perte des antigènes par mois et par niveau - nombre de commandes de vaccins et consommables 6.2. Variables qualitatives - circuit d approvisionnement en vaccins et consommables - qualification des agents - moyen de transport utilisé par niveau - équipement de chaîne du froid utilisé - maintenance préventive - source d énergie - antigènes du PEV - objectifs de couverture vaccinale par niveau - causes de pertes de vaccin et consommables - les rapports d activités : rapports de supervision, rapports de vaccination, rapports écrits - document de planification : plan de maintenance et de renouvellement de la chaîne du froid, plan d amortissement de la logistique, plan de gestion et de renouvellement du matériel roulant, - planning de livraison écrit (au PEV et dans les FS) - directives, mémos - les outils de gestion des stocks : Bon de commande, Bon de livraison, bon de sortie, fiche de déclaration mensuelle des stocks, fiche de stock (ou cahier de gestion des vaccins), document d inventaire, rapport de réception des vaccins, rapport de gestion des vaccins, - relevé de température biquotidienne - autres documents. 7. Techniques de mesure des variables Quantité utilisée = (stock de début de période + entrées) stock de fin de période) Quantité administrée = Nombre de sujets vaccinés Quantité administrée = dose vaccinale/antigène x nombre de sujets vaccinés Taux de perte = Quantité utilisée Quantité administrée x 100 Quantité utilisée Taux de satisfaction = quantité reçue sur besoins théoriques, en % Taux de disponibilité de la chaîne du froid= Nombre de jours opérationnels (avec une température correcte) / Nombre de jours dans le mois Capacité de stockage de la chaîne du froid = volume des doses/ecv x facteur de perte x facteur de volume - tabulation simple des quantités de vaccins agrégées par antigène et selon les variables quantitatives étudiées ; - tabulation simple des taux de perte par niveau; - tabulation simple des taux de rupture par niveau; - tabulation simple des moyens de transport utilisés par niveau ; - tabulation simple des équipements de chaîne du froid utilisés par niveau ; - tabulation simple des documents de gestion utilisés par niveau ; Le khi 2 a été utilisé pour nos analyses statistiques avec un intervalle de confiance de 95% et un risque d erreur de 5%. La différence était statistiquement significative pour p 0, Limites de l étude - Une absence totale ou partielle de données dans certaines formations sanitaires visitées et même au dépôt PEV du district. - Une impossibilité d exploitation de certaines données recueillies - Une impossibilité de rencontrer certaines personnes ressources pour des raisons de calendrier. IV. RESULTATS L évaluation s est faite sur la base d une analyse détaillée de la documentation existante d une part et d autre part à partir des entretiens avec les responsables impliqués dans le système d approvisionnement, de distribution et d utilisation des vaccins et du matériel d injection du PEV. Au total 20 agents de santé ont été soumis au questionnaire de l enquête soit 14 infirmiers d état, 2 infirmiers brevetés, un agent itinérant de santé et 3 sages femme d état exerçant dans les formations sanitaires du district, au service PEV du district, au service PEV de la Direction Régionale de la Santé et au CHR de Fada. Quatorze d entre eux avaient plus de deux ans d ancienneté dans leur poste. Nous envisagerons successivement une analyse : - du circuit d approvisionnement des vaccins et consommables du PEV dans le district ; - de la disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district ; - de la fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district - des pertes de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district ; - du suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district ; 1. Circuit d approvisionnement des vaccins et consommables vaccinaux du PEV En 2001, le personnel des centres de vaccination objet de notre étude comptait 64 agents réparti comme l indique le tableau 1 croisée. 8. Saisie et analyse des données La saisie et l analyse des données ont été effectuées à l aide du logiciel EPI-Info-6. Les indicateurs et les variables ont été obtenus par tabulation simple ou par tabulation Les données ont été exploitées ainsi qu il suit : - tabulation simple des formations sanitaires du district et par zone ; - tabulation simple du personnel chargé de la vaccination ; 13/42 14/42

8 Tableau 1: Liste des agents de santé des formations sanitaires par catégorie professionnelle durant l année 2001 Qualification Formation IDE IB AIS AA SFE AUTRES TOTAL sanitaire Balga CHR (Maternité suites de couches) Diabo Diapangou Fada I Gayéri Haaba Matiakoali Ougarou Saatenga Tangaye Yamba Dépôt PEV district TOTAL IDE: Infirmier Diplômé d Etat IB : Infirmier Breveté AIS : Agent Itinérant de Santé AA : Accoucheuse Auxiliaire SFE : Sage Femme d Etat Excepté le CHR de Fada, il existait un responsable chargé de la vaccination dans tous les centres qui était soit un infirmier ou un agent itinérant de santé. Seuls 3 d entre eux avaient bénéficié d une formation en PEV durant les 2 dernières années alors que tous les infirmiers responsables des formations sanitaires en avaient bénéficié. Le circuit d approvisionnement en vaccins en 2001 était schématisé comme l indique la figure 1. L estimation des besoins en vaccins se faisait au sein du centre de santé par l infirmier chef de poste ou par le responsable PEV et au niveau du dépôt du district par le responsable PEV. La méthode d estimation utilisée était celle de la population cible sauf au niveau du CHR où un forfait de 300 à 600 doses de était livré en fonction de la disponibilité en antigènes et de la consommation du centre. Au niveau du dépôt PEV du district il existait un support comportant l estimation des besoins annuels et mensuels par formation sanitaire en fonction de sa population cible. Schéma 1 : Schéma du circuit d approvisionnement en vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine dans le district de Fada en 2001 CSPS *Estimation des besoins *Elaboration du bon de commande *Réception vaccins /consommables 5 4 DEPOT PEV DISTRICT *Détermination de la quantité à servir sur le bon de commande *Emission de l autorisation de sortie de vaccins et/ou consommables *Livraison des vaccins et/ou consommables 2 Médecin Chef de District *Visa du bon de commande *Visa de l autorisation de sortie de vaccins et/ou consommables) Les bons de commande et de sortie de vaccins et consommables étaient uniformes pour tous les centres de vaccination et comportaient les informations ci-après : la nature de l antigène, la valeur de la commande précédente, les quantités de vaccins en stock, le besoin en antigène, la quantité accordée, le numéro de lot et la date. Le visa du Médecin Chef ne prenait pas en compte l adéquation des commandes avec les stocks disponibles au centre de santé ni la disponibilité en antigène au niveau du dépôt PEV du district et le bon était visé parfois par d autres agents comme le gestionnaire, le médecin adjoint ou le pharmacien du district pour le compte du Médecin Chef. En 2001, 2 commandes de vaccins ont été faites avec une feuille volante où ne figuraient que les besoins en vaccins et les quantités livrées. Par ailleurs au niveau du CHR de Fada, le bon de commande de vaccins est un bon de sortie du service matériel du CHR. Le bon de commande et l autorisation de sortie étaient remplis en 2 exemplaires : un exemplaire restant au PEV district et l'autre accompagnant les vaccins à destination. Les centres de vaccination étaient servis en tenant compte du stock restant au niveau du centre. Le réceptionniste des vaccins pouvait ne pas être un agent de santé. 1 3 Le dépôt PEV du district s approvisionnait mensuellement au niveau du PEV régional qui était logé dans la même enceinte que lui. Les centres de santé s approvisionnent également de façon mensuelle au niveau du dépôt PEV du district. Le nombre de commande de vaccins pour l année 2001 pour chaque centre de vaccination variait de 7 à 11 comme le montre la figure 1. 15/42 16/42

9 14 12 Figure 1 : COURBES DES COMMANDES MENSUELLES DE VACCINS DU PEV DANS LE DISTRICT SANITAIRE DE FADA POUR L'ANNEE ,26 Le et l antiamaril ont été les 2 principaux antigènes dont les besoins pour l année ont été les moins couverts tandis que les besoins en étaient couverts à plus de 100%. Au niveau des formations sanitaires la même situation était également notée comme l indique la figure 2. Au CHR seuls 2 antigènes étaient disponibles : le et le. Le centre fixe se trouvait dans l unité des suites de couches au niveau du service de la maternité. Nombre de commandes Janv Févr Mars Avril Mai Juin Juill Août Sept Oct Nov Déc Mois Ce nombre variait surtout en début et en fin d année. Nb de commandes Dans toutes les formations sanitaires objet de l étude, les besoins exprimés en vaccins mensuellement étaient supérieurs aux prévisions mensuelles par antigène au niveau du centre. Cela a été observé également au niveau du dépôt PEV district où l expression des besoins doublait ou triplait souvent les prévisions mensuelles pré établies. Au cours de l année 2001, 3 bons de commandes en consommables ont été élaborés avec 7 approvisionnements. Les quantités n étant pas adaptées, seules les 1ères formations sanitaires qui venaient au dépôt PEV pour s approvisionner en vaccins en bénéficiaient. L approvisionnement se faisait souvent à l aide d un bon de commande et d une autorisation de sortie qui comportaient les mêmes éléments que les outils d approvisionnement en vaccins. Les vaccins et consommables sont acheminés dans les centres à moto dans la majorité des cas ou à défaut à l aide d un véhicule bâchée ou même d une ambulance au cours d une évacuation sanitaire pour les centres qui disposent d une ambulance (les 2 centres médicaux de Diabo et Matiakoali et le CSPS central de Gayéri). Il est à noter que le dépôt PEV du district disposait comme logistique roulante d une motocyclette qui avait plus de 5 ans d âge. 2. La disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district Le dépôt PEV du district, en 2001, a bénéficié du dépôt régional en fonction des prévisions de l année de vaccins répartis selon le tableau 2. Tableau 2 : Prévisions en vaccins et quantités en doses de vaccins reçues au dépôt PEV du district au cours de l année 2001 ANTIGENES Prévisions pour l année 2001 Quantité reçue en Taux de satisfaction 76,79 65,04 45,04 103,59 51,90 Taux de couverture des besoins Balga Figure 2: Couverture des besoins exprimés en antigènes du PEV de routine dans les formations sanitaires du district sanitaire de Fada au cours de l'année 2001 Diabo Diapangou Fada I Gayéri Haaba Matiakoali Formation Sanitaire Ougarou Saatenga % Couv. besoin % Couv. besoins % Couv. besoins % Couv. Besoins % Couv. besoins % Couv. besoins Au niveau du CSPS de Ougarou, les besoins en ont été couverts à près de 400% en Dans 50% des cas, une fiche de stock de vaccins a été trouvée ce qui a permis de notifier les ruptures en antigènes. Des ruptures totales ont concerné tous les antigènes du PEV et les plus importantes ont concerné le (plus de 28 semaines) et le (près de 16 semaines). Certains inventaires de vaccins ont permis de noter que certaines ruptures avaient leur origine au niveau du dépôt PEV du district. Tableau 3: Nombre de dépôts de CSPS ayant accusé une rupture en vaccins et durée moyenne des ruptures par antigène pour les 6 dépôts dont les données étaient disponibles Antigènes Nombre de dépôts Durée de la rupture (en semaines) Ruptures totales 3 3,6 Ruptures totales 4 15,9 Ruptures totales 5 5,1 Ruptures totales 5 28,9 Ruptures totales 3 12,3 Ruptures totales 3 7,4 Aucune fiche de stock de vaccins n a pu être retrouvée au niveau du dépôt PEV du district même si selon les informations recueillies elles étaient effectivement utilisées. Leur absence s expliquerait par le fait qu elles ont été détruites par un effondrement du magasin du dépôt après une pluie. Tangaye Yamba 17/42 18/42

10 Figure 3: Evolution des vaccinations mensuelles du PEV en 2001 dans le district sanitaire de Fada jusqu à 4 fois le besoin mensuel, le, le et le qui dépassaient aussi souvent jusqu à 3 fois les prévisions mensuelles Nbre de doses Rupture Rupture Tableau 4: Disponibilité en antigènes du PEV par rapport aux prévisions en 2001 dans le district sanitaire de Fada ANTIGENE Etat des Stocks en 2001 Prévisions pour l année Disponibilité en antigènes 2001 en % Janv Févr Mars Avril Mai Juin Juill Août Sept Oct Nov Déc Mois III Les ruptures de stocks étaient surtout observées surtout à la première moitié de l année (Mars Avril surtout pour le ) et vers la fin de l année et on a noté un décrochage entre les vaccinations et, généralement très similaires en situation normale au Burkina (Figure 3). Au cours de l année 2001, l état des stocks des vaccins du PEV montrait un déficit par rapport aux prévisions de l année pour le et le (Figure 4).. Figure 4: Graphique comparatif des prévisions et de l'état définitif des stocks en 2001 dans le district de Fada pour les différents antigènes du PEV de routine % % % % % Le calcul de la disponibilité en antigènes du PEV en 2001 en faisant une synthèse de l état des stocks par rapport aux prévisions de l année semble confirmer un état de sur-stock à tous les niveaux qui atteint 150% des prévisions pour le. Au cours de l année 2001, moins de 20% des prévisions en consommables ont été couvertes pour le district comme le montre le tableau 5. Tableau 5 : Prévisions en consommables vaccinaux et quantités reçues au dépôt PEV du district au cours de l année Consommables vaccinaux Quantité à recevoir en 2001 Quantité reçue en 2001 Taux de satisfaction des besoins Nombre de doses Antigènes ETAT DES STOCK EN 2001 PREVISIONS EN 2001 Le stock total de au cours de l année dépassait amplement les prévisions au cours de la même année. Le monitoring mensuel des stocks montrait pour tous les CSPS des périodes de sur-stock où le stock disponible au CSPS était très largement supérieur aux prévisions mensuelles du CSPS. Cela était notable pour certains antigènes principalement les stocks de qui dépassaient souvent * ,70 * ,09 * ,08 * : : Seringue Auto-Bloquante : Seringue de dilution : Boite de Sécurité 3. La fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district Dans toutes les formations sanitaires échantillonnées du district, il existait un matériel pour le stockage des vaccins. Ce matériel était composé de réfrigérateur de marque Sibir ou Westpoint d une capacité de stockage en vaccins de 68 litres chacun. Les centres médicaux de Diabo, de Matiakoali, les CSPS de Gayéri et de Diapangou disposaient en 2001 chacun de 2 réfrigérateurs qui fonctionnaient avec le gaz ou l énergie solaire et de glacières dans les 2 centres médicaux. L électricité était la source d énergie utilisée au CSPS urbain I de Fada et au CHR. Le réfrigérateur du CHR de Fada était de marque Electrolux avec un volume de stockage en vaccins de 32 litres. Dans notre échantillon seul le CSPS de Yamba et le CHR de Fada ne disposaient de salle spécifique pour le PEV. Le réfrigérateur du CHR était logé dans la salle de soins de l unité des suites de couches de la maternité. Le dépôt PEV du district disposait de 2 types de réfrigérateurs : un de marque Electrolux et l autre de marque Westfrost. Trois (3) congélateurs étaient en service également dont un de type Electrolux et 2 de types Westfrost. Douze (12) glacières en fonction étaient également dénombrées. La source d énergie était l électricité mais de nombreuses coupures étaient signalées au cours de 19/42 20/42

11 l année 2001, ce qui obligeait le service PEV district à transférer parfois son stock de vaccins au dépôt PEV régional qui disposait d un groupe électrogène. Il n existait pas de document d inventaire du parc de la chaîne de froid du district au niveau du dépôt PEV du district. Toutes les formations sanitaires échantillonnées disposaient d un certain nombre de supports de monitorage pour la gestion de la chaîne du froid. Pour la température tous les réfrigérateurs échantillonnés étaient équipés d un thermomètre et d une feuille de température. Par contre le CHR de Fada n utilisait pas de feuilles de température pour le relevé de la température. Dans 4 CSPS aucune feuille de température n a pu être retrouvée et toutes les feuilles de températures étaient retrouvées seulement dans 3 formations sanitaires. Toutes comportaient par ailleurs un relevé biquotidien. Le taux de disponibilité de la chaîne du froid pour les 7 formations sanitaires disposant de feuilles de températures variait de 5,21% pour le CSPS de Gayéri à 94,44 % pour celui de Diapangou comme le montre la figure 5. Taux de disponibilité (%) 100,00 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 BALGA DIABO Figure 5: Taux de disponibilité de la Chaîne du Froid en 2001 DIAPANGOU GAYERI HAABA Formation sanitaire MATIACOALI Au cours de l année 2001, des ruptures de la chaîne du froid ont été notées sur les feuilles de températures dans 3 formations sanitaires pour une durée totale de 62 jours mais toutes les causes de ces arrêts n ont pas été déterminées. Le dégivrage a été la cause de rupture pendant 5 jours dans une formation sanitaire. L entretien périodique du réfrigérateur était fait par le responsable PEV du centre mais cela a été seulement consigné dans 2 centres. Un système de maintenance préventive existait dans le district en 2001, assuré par un spécialiste du service de maintenance régional basé à la direction régionale de la santé. Ce service assurait aussi la maintenance curative de tous les appareils médico - techniques des 4 districts de la région mais aussi du CHR de Fada. Il assurait également la maintenance préventive et curative des appareils de la région sanitaire du centre est qui faisait partie intégrante de la zone d intervention de ce service. Très rapidement ce service qui venait de voir le jour a été très rapidement débordé et assurait beaucoup plus une maintenance curative étant donnée l étendue de la région et aussi du district. Par ailleurs aucun rapport d intervention n a pu être consulté dans un centre fixe. YAMBA 4. Les pertes de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district Au cours de l année 2001, le dépôt PEV du district faisait mensuellement un rapport cumulant les données des activités de vaccination dans les formations sanitaires. Les cumul montraient que les pertes en vaccins étaient plus élevées pour le (90%) et le (74,66%). Les pertes les moins élevées s observaient avec le vaccin anti rougeoleux (0,26%) et le (2,62%). Taux de perte 100,00 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Figure 6: Taux de perte des antigènes du PEV dans le district de Fada au cours de l'année 2001 = Antigènes Les données des vaccinations par formation sanitaire donnaient des taux de pertes négatifs pour certains antigènes allant de 62,08 % pour le à 120 % pour le. Le taux de perte n était pas calculé au niveau des formations sanitaires et les causes de pertes n ont pu être déterminées dans aucune formation sanitaire. 5. Le suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district Le suivi des stocks de vaccins se faisait au niveau CSPS d abord avec un certain nombre d outils : - les fiches de stock des vaccins qui comportaient les éléments ci-après : la date, le numéro de la commande ou du bordereau de réception, la provenance ou destination, les entrées et sorties et le stock disponible. Les numéros de lot et les dates de péremption des vaccins n y étaient pas précisés. La fiche de stock de vaccins a été retrouvée dans 66,66% des formations sanitaires échantillonnées. - Les fiches d inventaire des stocks de vaccins qui comportaient la date de l inventaire, la période concernée par l inventaire, le nom du responsable, la nature de l antigène, le numéro du lot, sa présentation et le nom du laboratoire, le délai d expiration, les stocks théorique et physique, la balance et une partie observation. L inventaire des vaccins n était pas fait dans 3 centres de vaccination et tous les inventaires mensuels avaient pu être réalisés seulement par un seul centre. Il n existait pas de rapports de vaccinations dans aucun CSPS. Le monitorage des activités était fait chaque semestre et un volet était consacré aux activités du PEV de routine. Le calcul des différents indicateurs (disponibilité, accessibilité, utilisation, couvertures adéquate et effective) se faisait à partir des outils de gestion des vaccins comme les fiches de stocks de vaccins, les feuilles de température, etc. 21/42 22/42

12 Au niveau du CHR de Fada où le centre fixe se trouvait dans l unité des suites de couches, il existait un système de roulement du personnel de la maternité de façon hebdomadaire et aucun agent n avait été responsabilisé pour la gestion du PEV. Les commandes se faisaient par l agent de service qui observait la rupture en vaccins et l approvisionnement se faisait avec les moyens de transport personnel. La vaccination se faisait une fois par semaine et de façon tournante pour le personnel. Un cahier était utilisé de façon sporadique pour noter les stocks de vaccins mais ce cahier était inexploitable car il n y avait souvent pas de dates inscrites à coté des mouvements de stocks de vaccins. La vaccination concernait surtout les enfants nés à la maternité du CHR. Les rapports mensuels d activités de vaccination des formations sanitaires comportaient les éléments suivants : - les données sur les vaccinations du mois par antigène - l état sur les stocks de carnets de vaccination - le bilan des stocks de vaccins du PEV au cours du mois : stock en début du mois, quantité de vaccins reçue pendant le mois, quantité utilisée et stock restant. Il faut noter qu il existait souvent une discordance entre les quantités reçues dans le mois sur le rapport mensuel et les quantités livrées par le dépôt PEV sur les autorisations de sortie de vaccins. La supervision du dépôt PEV aux formations sanitaires a été réalisées 2 fois au cours de l année 2001 en ce qui concerne le PEV. Elle a concerné 2 volets essentiels : le fonctionnement de la chaîne du froid et les stocks de vaccins : rangement des vaccins et état des stocks de vaccins. Le dépôt PEV du district n a pas bénéficié au cours de l année 2001 d une supervision de la part du service PEV régional. En 2001, il n existait pas de fiches de stocks pour les consommables du PEV dans les formations sanitaires et le dépôt PEV du district. Le rapport mensuel de vaccination ne prenait pas en compte les consommables vaccinaux. Il n existait pas d inventaire pour les consommables vaccinaux du PEV ni pour le matériel de chaîne du froid existant dans les formations sanitaires et le dépôt PEV du district. La supervision des agents des centres de vaccination n a pas pris en compte la gestion des consommables en V. COMMENTAIRES ET DISCUSSIONS 1. Circuit d approvisionnement des vaccins et consommables vaccinaux du PEV L expression des besoins en vaccins se faisait au sein du district sur la base de la population cible comme recommandée par le niveau central. Cette quantité estimée devrait être suffisante pour vacciner toute la population cible du district comme l a noté BAMOUNI et collaborateurs (1). Mais souvent les besoins exprimés étaient à tous les niveaux supérieurs aux prévisions mensuelles. Cela peut s expliquer par le fait que de nombreuses commandes au niveau des dépôts PEV régional et du district n ont pas été satisfaites entièrement et obligeaient ainsi les différentes structures à faire des commandes de «rattrapage». L insuffisance de formation des responsables PEV des CSPS (3 formés sur 12) pouvait également expliquer cette situation observée également au Sénégal (13). Au niveau du CHR de Fada, l absence de population définie a conduit à l intégrer dans le CSPS urbain 2 de Fada où sont collectées toutes les données issues de la vaccination. Mais les supports de commande de vaccins n étaient pas fournis au CHR pour l expression des besoins. Les supports utilisés dans les CSPS et au dépôt PEV du district pour l expression des besoins étaient conformes à ceux utilisés par le niveau national. Par contre le niveau national préconisait un rythme d approvisionnement bi mensuel pour le niveau dépôt PEV district mais BAMOUNI et coll. ont observé que 38,4% des structures commandaient mensuellement leurs vaccins pendant que d autres s approvisionnaient de façon trimestrielle, bi-mensuelle et surtout «à la demande». En Côte d Ivoire en 1998, la fiche de demande de vaccins et de matériel d injection mise en place pour réglementer le système de distribution comportait la désignation, la quantité demandée, la quantité accordée, la quantité servie et les observations (4). La valeur de la commande précédente, les quantités de vaccins en stock, le numéro du lot de vaccin n étaient pas précisés sur la fiche. Dans notre étude, les supports d approvisionnement en vaccins et consommables ont été introduits en 2001 au niveau de la région sanitaire et du district et comportaient les différents visas du Médecin Chef de district. Celui-ci n intervenait que pour avaliser la commande des vaccins et consommables et non pour contrôler les quantités de vaccins qui sortaient. La non prise en compte des aspects élémentaires d une commande normale comme le stock disponible lors du visa allongeait inutilement le circuit d approvisionnement en vaccins et consommables vaccinaux puisque l absence du Médecin Chef pouvait y contribuer. Le visa des bons de commande et de sortie par d autres personnes comme le médecin adjoint, le pharmacien ou même le gestionnaire du district pourrait être des stratégies palliatives lorsque le Médecin Chef était absent. La multiplicité de commandes qui ne prenaient pas en compte le stock déjà existant dans la formation sanitaire pouvait traduire une méconnaissance du processus normal d une commande de vaccin par les responsables PEV étant donné que 25% seulement d entre eux étaient formés. Le besoin de «rattraper» les commandes insuffisamment ou non satisfaites ne devrait pas servir de justification pour de grosses commandes car le risque de surstockage en antigènes avec les inconvénients que cela présentait se posait. Cela a été également observé par KONE en Côte d Ivoire où au niveau de certains centres de santé des districts visités, une méconnaissance des méthodes d'estimation des besoins était perceptible conduisant à l'établissement des commandes de façon aléatoire, entraînant une sous-estimation ou une surestimation de leurs besoins en vaccins (4). KONE a noté également que pour chaque commande, la fiche était remplie en trois (03 ) exemplaires visés par le premier responsable de la structure socio-sanitaire (district). La distribution ne tenait pas compte du stock disponible chez le demandeur au moment de la commande car un quota avait été préétabli. L'absence de cette donnée ne permettait pas d'apprécier l'état des stocks au niveau périphérique et d'éviter des sur-stockages ou ruptures éventuelles Certaines formations sanitaires qui n avaient pas bénéficié de la totalité de leur dotation du mois ou qui étaient en rupture d antigènes pouvaient de façon «accidentelle» se retrouver au dépôt lors d une arrivée «imprévue» de vaccins. Cela expliquerait la possibilité de commandes de vaccins faite sur une feuille volante car cela relevait souvent d un arrangement entre le service PEV du district et le responsable de la formation sanitaire bénéficiaire de la dotation en vaccins. 23/42 24/42

13 YAMEOGO et coll. (17) avaient noté en 2000 que l approvisionnement se faisait avec des bons volants sans double qui étaient remis au dépôt du district contre la quantité commandée et il était presque toujours impossible d avoir des documents au niveau des formations sanitaires. Cette situation extrême n était pas assimilable à la notre mais les copies de ces bons n ont pas été retrouvées dans les formations sanitaires bénéficiaires des antigènes. Au cours de l année 2001 dans notre étude, il a été constaté sur les bons de sortie de vaccins que le réceptionniste des vaccins n était pas toujours un agent de santé. Cette situation s observait souvent avec les gérants de dépôts MEG qui, lors des commandes mensuels de MEG, étaient instruits par les agents de santé pour réceptionner la commande mensuelle de vaccins. Cette situation qui s observait régulièrement dans certaines formations sanitaires faisait courir le risque de mauvaise conservation de cette denrée très fragile qui est conditionnée dans des porte vaccins normalement pour quelques heures de route seulement. La variation du nombre de commandes en début et en fin d année s explique du fait qu en 2001, le district a été frappé de plein fouet par une épidémie de méningite cérébro-spinale à la fin du 1 er trimestre de l année et une campagne de vaccination de masse fut conduite durant le mois de Mai sur 2 semaines consécutives. Au mois de décembre 2001, seulement 4 commandes de vaccins ont été faites et cela s expliquerait du fait qu une campagne nationale de vaccination de masse contre la rougeole fut également conduite et a concerné toute la 2 ème moitié du mois. Pour ce qui concerne les consommables vaccinaux, BAMOUNI et coll. ont noté en 1999, une absence totale d expression des besoins en consommables. L utilisation de matériel adapté dans le cadre de la sécurité des injections n était pas totalement effective au niveau national car la mise en œuvre de cette politique impliquait également un effort financier parallèle au niveau national. En 2000, au Niger, la situation des consommables était alarmante car on notait ça et là des ruptures fréquentes souvent longues. (12) 2. La disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district En 2001, tous les vaccins du PEV étaient totalement disponibles sauf dans une moindre mesure le et le. Les ruptures en étaient dues à la situation de déficit mondial de cet antigène. Le dépôt PEV du district n a pas toujours bénéficié de la totalité des besoins prévus en vaccins en 2001 auprès du dépôt PEV régional et un certain stock de vaccins existait soit au niveau du dépôt PEV du district soit au niveau des formations sanitaires. Ce stock existant n a pas été entièrement pris en compte car pour certains antigènes comme le, le besoin était satisfait à 150% et à près de 145 % pour le. Le stock restant lors des JNV pourrait expliquer cette disponibilité du mais pour le son explication se trouve ailleurs car la campagne s est déroulée en une phase jusqu à la fin de l année et les prévisions en ont été satisfaites à plus de 100% en Au cours de l année 2001, une épidémie de rougeole au moment de l épidémie de méningite a frappé certains CSPS comme celui de Ougarou et une campagne réactive de vaccination a été faite dans ces centres pour circonscrire le fléau. On pourrait aussi suspecter une sous déclaration des stocks restants pour l ensemble des antigènes au niveau des CSPS lors de l approvisionnement mensuel puisque aucun moyen de contrôle n existe à ce niveau et les discordances notées sur les rapports mensuels des CSPS laissent penser qu aucune analyse synthétique n est faite, le dépôt PEV se contentant seulement de cumuler mensuellement les couvertures vaccinales des CSPS pour le niveau supérieur. Cette situation a été également observée en Côte d Ivoire par KONE (4) où l'analyse des registres de vaccins au niveau central montrait que les quotas préétablis pour la distribution des vaccins n étaient pas toujours respectés. En effet, au cours de l'année 1998 par exemple, 59% des districts avaient reçu plus de 100% de leurs besoins annuels de vaccin anti-rougeoleux. Pour le oq, 23% des districts étaient dans la même situation. Cependant dans le même temps 5% des districts pour le et 10% pour le avaient reçu moins de 50% de leurs besoins annuels. Le et le étaient seulement disponibles à la maternité du CHR de Fada. L idée de la création d un poste fixe au CHR étant de réduire les occasions manquées de vaccination, son extension au service de pédiatrie est nécessaire pour récupérer mais aussi rattraper les enfants cibles qui séjourneraient ou seraient de passage dans le service pour des soins. En 2001, au niveau des formations sanitaires objet de notre étude, une rupture a concerné tous les antigènes dont la durée variait de 3,6 semaines pour le à près de 30 semaines pour le dans la moitié des centres où une fiche de stock avait été retrouvée. L absence de fiche de stock au niveau du dépôt PEV du district ne permet pas de savoir si ces ruptures coïncidaient avec une rupture des mêmes antigènes au niveau du dépôt district. Les ruptures ont été beaucoup plus sévères pour le dont les prévisions ont été réalisées à seulement 51% en Malgré le sur-stock apparent en, 5 formations sanitaires ont connu des ruptures pour cet antigène. BAMOUNI et coll. ont noté en 1999 une rupture concernant tous les antigènes excepté le et les durées allaient de 12 semaines pour le à 2 semaines pour le et le. La rupture en avait durée 4 semaines. Ces situations de ruptures sont également variables selon les études et les pays : - au Mali on a observé en 2000 (11), une rupture de stock en et en d une durée d un mois pendant que le était en sur-stock pendant la même période ; - en Côte d Ivoire en 1998 et 1999 (10), les ruptures ont beaucoup plus intéressé le et le et étaient observées en début et en fin d année ; - la revue du PEV en 2001 au Bénin (5), a noté que des ruptures de stocks de vaccins sont observées au niveau des centres vaccinateurs (6% des centres en 1998 et 1999 et 25% en 2000). En 2000, elle a concerné tous les antigènes : et (10% des centres), (8%), (6%) et le (4%). Au cours de l année 2001 dans le district de Fada, les pertes en vaccins ont été observées beaucoup plus avec le (90% de taux de perte) alors que c était l antigène le moins disponible au cours de la même année et qui a été l objet de la plus longue rupture parmi les antigènes du PEV. Le en terme d importance occupait la seconde place. YAMEOGO et coll. (1) avaient noté qu une synthèse des pertes au niveau national selon les années d activités révèle de grandes disparités d une année à l autre. La moyenne pour 3 années consécutives de 1997 à 1999 donnaient des pertes variant de 30,17% pour le à 73,82% pour le. Les vaccins à dose unique (, et ) ne bénéficiant pas de la politique des flacons entamés étaient les plus concernés par les taux de perte élevés. Pour ce qui concernait le, les chiffres devraient être pris avec réserve car lors des JNV, les reliquats de n étaient pas comptabilisés dans le stock de routine alors que les enfants étaient vaccinés avec ce stock. Les quantités utilisées étaient très certainement sous-estimées. Le taux de perte élevé en dans notre étude pourrait s expliquer aussi par l utilisation de cet antigène dans la vaccination hors PEV pour les voyageurs car le dépôt PEV du district joue ce rôle dans le district et le bilan de cette activité est confondu à celui des activités de vaccination des formations sanitaires. Les taux de perte négatifs pour certains antigènes s expliqueraient peut-être par une méconnaissance de la sommation des doses utilisées pour la vaccination. Un calcul systématique des taux de perte mensuels par antigène dans la formation sanitaire aurait permis de corriger ce problème. 3. La fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district Les vaccins sont des substances biologiques délicates qui perdent définitivement leur efficacité lorsqu elles sont exposées à des températures incorrectes. Une fois que l efficacité d un vaccin est perdue pour cause d exposition à la chaleur par exemple, il n est plus possible de restaurer cette efficacité en ramenant les vaccins à la température correcte. Tous les vaccins perdent leur efficacité lorsqu ils sont exposés à la chaleur, mais certains vaccins sont plus sensibles à la chaleur que d autres. 25/42 26/42

14 La revue du PEV du Togo en 2000 (16) a montré que la conservation des vaccins dans 51 centres n était pas satisfaisante car : - 22% des centres n ont pas de thermomètre dans les réfrigérateurs - dans 43%des centres, la température est relevée 2 fois par jour - dans 23% des centres, la température est restée en dehors des limites plus de 48 heures. Au Tchad, la revue externe du PEV en 2000 (15) a noté l absence de feuilles de température dans 50% des centres de santé visités et l arrêt de 20% des équipements de la chaîne du froid visité à cause de ruptures de consommables ou d absence d outils de gestion de la chaîne du froid constaté sur le terrain telles les feuilles de relevé de température, les fiches de stock de vaccins et de consommables ainsi que l insuffisance de la maintenance préventive des équipements. La revue du PEV au Bénin en 2001 a noté que le personnel qui s occupe de la maintenance de la chaîne du froid n est pas forcément celui qui est formé dans ce domaine. Toutefois, tous les responsables PEV au niveau opérationnel sont formés à la maintenance préventive des réfrigérateurs. 4. Le suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district Le suivi et le contrôle des stocks de vaccins et consommables sont essentiels pour la qualité des services de vaccination. La qualité de ce suivi repose d'abord sur un bon système d'enregistrement des mouvements entrées et sorties. L enregistrement comportera, non seulement les informations essentielles sur les intrants sortis (quantités, type de conditionnement, lot, date de péremption), mais également les indications précises sur les bénéficiaires/destinataires (localisation, ). Ce dernier volet devra être intégré dans les fiches de stock des vaccins du PEV du district de Fada mais aussi du niveau national car ces informations sont omises depuis ce niveau (1). Pour un bon suivi des stocks de vaccins au niveau du CHR de Fada il est urgent de désigner un responsable qui sera formé et supervisé régulièrement dans son poste pour assurer une bonne gestion du PEV. La revue du PEV en 1998 au Burkina Faso (9) avait noté que pour les diluants et matériel d'injection, le suivi des stocks était inexistant. La conduite périodique de l inventaire physique n était pas faite de façon systématique au niveau des dépôts intermédiaires. Au Bénin en 2001, le formulaire d inventaire mensuel des stocks de vaccins était peu utilisé. Selon KONE en Côte d Ivoire, depuis 1998, (4) des fiches améliorées de rapports mensuels de vaccination ont été élaborées et mises en place dans le cadre du renforcement de la gestion du programme. Elles rendent compte non seulement des vaccinations réalisées, mais aussi de l'état des stocks de vaccins et matériel d'injection disponible. Ce rapport permet également de disposer de l'état des équipements de la chaîne du froid et de transport. Cependant elles ne prennent pas en compte l'état des vaccins abîmés ou périmés. La supervision des activités du PEV en Côte d Ivoire a été irrégulière, non systématique et parcellaire (47% des centres n'ont pas été supervisés en l an 2000) par manque de véhicule, de carburant et ressources financières pour les perdiems. La rétro-information sur la supervision était insuffisante car elle était faite dans moins de la moitié des centres supervisés. Sur le plan du monitorage, les activités du PEV étaient documentées car enregistrées dans des registres (81% des centres) et des fiches de pointage (37% des centres). 1. Conclusion VI. CONCLUSION / SUGGESTIONS Au terme de la présente étude, les conclusions suivantes peuvent être tirées : Au niveau du circuit d approvisionnement des vaccins et consommables du PEV dans le district - Les méthodes utilisées pour l expression des besoins en vaccins et les supports utilisés au niveau du dépôt PEV du district se fait selon les normes fixées par le niveau national. - Un besoins de formation des responsables chargés du PEV au niveau des centres fixes de vaccinations se traduisant par une mauvaise estimation des besoins d où sur-stock et /ou ruptures concernant tous les antigènes du PEV. - Le circuit d approvisionnement peut être amélioré et rendu plus fluide par la suppression du visa du Médecin Chef de district. - Aucune expression réelle des besoins n a été faite pour les consommables vaccinaux du PEV en 2001 et les quantités reçues étaient insignifiantes. Au niveau de la disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district - Le dépôt PEV du district n a pas bénéficié de la totalité des besoins prévus en vaccins. De plus le et le ont été les 2 principaux antigènes dont les besoins pour l année ont été les moins couverts tandis que les besoins en ont été couverts à plus de 100%. - Dans 50% des cas, une fiche de stock de vaccins a été retrouvée ce qui a permis de notifier des ruptures allant de 3,6 semaines pour le à 28,9 semaines pour le. - Le calcul de la disponibilité en antigènes du PEV en 2001 confirme un état de sur-stock à tous les niveaux qui atteignait souvent 150% des prévisions pour certains antigènes comme le. - En 2001, moins de 20% des prévisions en consommables ont été couverts. Au niveau de la fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district - Le taux de disponibilité de la chaîne du froid pour les 7 formations sanitaires disposant de feuilles de température variait de 5,21% pour le CSPS central de Gayéri à 94,44% pour celui de Diapangou. - Un système de maintenance régionale de la chaîne du froid existait mais était débordé par l étendue de sa zone d intervention et aussi par l insuffisance en personnel qualifié. De plus aucun agent n étant formé en maintenance préventive de la chaîne du froid dans le district. Au niveau du suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district - Il existait un certain nombre d outils pour le suivi des stocks de vaccins au niveau des formations sanitaires mais certains demandaient à être améliorés comme les fiches de stocks de vaccins. - L insuffisance du suivi des stocks de vaccins a été noté au niveau des formations sanitaires échantillonnées mais aussi au niveau du dépôt PEV du district car les supervisions ne prenaient pas en compte tous les volets de la gestion des stocks de vaccins et consommables. - Le dépôt PEV du district n a pas bénéficié d une supervision du dépôt régional au cours de l année Le CHR de Fada constituait une entité à part qui menait des activités de vaccination sans avoir bénéficié du minimum de support de gestion ou d une seule visite de supervision pratiquement depuis /42 28/42

15 Ainsi donc, malgré les efforts déjà fournis par les pouvoirs publics, les partenaires et les acteurs de terrains, un certain nombre de difficultés et de contraintes subsistent et leur prise en compte permettra au mieux de garantir une meilleure gestion des stocks de vaccins et consommables afin d en assurer la disponibilité totale là où ils sont destinés. 2. Suggestions Au niveau du circuit d approvisionnement des vaccins et consommables du PEV dans le district 1 Former les agents chargés de la gestion des vaccins au niveau périphérique en gestion du PEV. 2 Rendre disponible dans chaque formation sanitaire, un support comportant l estimation des besoins annuels et mensuels pour la structure et la méthode de calcul pour chaque antigène. 3 Réduire le délai d approvisionnement en vaccins et consommables vaccinaux du PEV en excluant du circuit d approvisionnement le visa du Médecin Chef de district. 4 Poursuivre les efforts dans l amélioration de la qualité du remplissage des supports commande de commande de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine. 5 Doter le CHR de Fada en supports de commande de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine. 6 Le vaccin étant une denrée très sensible, sensibiliser les responsables des formations sanitaires à assurer eux-même la commande et le transport des vaccins du dépôt PEV du district à leurs centres respectifs. Au niveau de la disponibilité des vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district 1. Former le personnel de la maternité et du service de pédiatrie du CHR de Fada à la gestion du PEV au niveau périphérique. 2. Rendre disponible au niveau du CHR de Fada, tous les antigènes du PEV aussi bien à la maternité qu au service de pédiatrie dans le but de récupérer ou de rattraper les enfants cibles qui séjourneraient ou seraient de passage dans le service pour des soins. 3. Doter le CHR des différents outils de gestion des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV de routine. 4. Inclure les éléments suivants sur la fiche de stock de vaccins et consommables : le numéro de lot et la date de péremption des vaccins et matériel d'injection livrés. 5. Instituer au niveau district un système de gestion des vaccins permettant: le suivi du niveau de stock disponible dans les centres de vaccination par le dépôt PEV du district ; le calcul des taux de perte des vaccins par centre de vaccination. 6. Entreprendre les actions conséquentes de maîtrise des pertes de vaccins. 7. Sensibiliser les agents de santé sur les conséquences d une rupture en vaccins dans le centre de santé et la nécessité d un approvisionnement régulier et mensuel en vaccins et consommables vaccinaux. Au niveau de la fiabilité de la chaîne du froid au niveau du stockage des vaccins dans le district 1. Instituer au niveau du district le calcul mensuel du taux de disponibilité de la chaîne du froid au niveau de chaque centre de vaccination. 2. Rendre disponible au niveau du CHR les outils de monitorage de la chaîne du froid. 3. Actualiser l'inventaire des équipements en utilisant les outils standards existants et systématiser sa mise à jour au niveau du dépôt PEV du district. 4. Renforcer le monitorage de la température de la chaîne du froid par un enregistrement biquotidien au niveau des centres fixes de vaccination y compris le CHR de Fada. 5. Renforcer la gestion de la maintenance de la chaîne du froid par la mise en place d une planification conséquente des interventions par le service régional de maintenance. 6. Former tous les responsables PEV au niveau opérationnel à la maintenance préventive des réfrigérateurs. 7. Doter le dépôt PEV du district en groupe électrogène pour palier aux coupures d électricité fréquentes dans la zone. Au niveau du suivi des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV dans le district 1. Elaborer et utiliser des outils de gestion standards dans toutes les formations sanitaires pour : la gestion de stock les activités de vaccination l inventaire mensuel y compris les consommables. 2. Améliorer le suivi des stocks restant au niveau du dépôt PEV du district et des CSPS par la mise en place et l utilisation effective d outils appropriés pour l enregistrement des mouvements. 3. Mettre en place un plan de formation sur le PEV et de supervision formative des agents de santé y compris ceux du CHR sur la gestion du PEV au niveau périphérique. 4. Désigner, former et superviser un agent chargé de la gestion du PEV au niveau de la maternité et éventuellement du service de pédiatrie du CHR de Fada. 5. Assurer un meilleur archivage des outils de gestion des vaccins et consommables vaccinaux dans l ensemble des formations sanitaires et au niveau du dépôt PEV du district. Pour le dépôt PEV de la Direction Régionale de la Santé 1. Renforcer le suivi de la gestion des stocks de vaccins et consommables vaccinaux du PEV par une supervision régulière des dépôts PEV des districts. 2. Élaborer et diffuser, les directives et normes de qualité des services du PEV à tous les niveaux du système de santé. 29/42 30/42

16 VII. REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES 1. BAMOUNI B. A., KYELEM D., TIENDREBEOGO S., KARAGA D., PARE B. -Rapport d évaluation du système d approvisionnement et de Distribution des vaccins et consommables du PEV du Burkina FASO-. Décembre Enquête prioritaire sur les conditions de vie des ménages, IN 3. JAILLARD Ph. - Gestion des vaccins, diluants et consommables. In : Cours présentiel EPIVAC- Ouidah novembre 2002-PJ 4. KONE S. - Etude du système d'approvisionnement, de distribution et de gestion des vaccins et du matériel d'injection du programme élargi de vaccination. Rapport d étude. Abidjan, Août 1999, 22 pages. 5. Ministère de la Santé Bénin - Revue externe du PEV. Rapport d évaluation. Avril 2001 VIII. ANNEXES FICHE D ENQUETE CSPS DISTRICT Date :. /09/03 CSPS/ CM / CHR DE :. I. INFORMATIONS GENERALES 1. Identification de l agent enquêté : i. Nom et prénom: ii. Qualification :... iii. Fonction :.. iv. Ancienneté dans le centre/poste :. 2. Population couverte par le CSPS en Ministère de la Santé - Burkina Faso - Guide à l usage des agents chargés des vaccinations. SPV- Burkina : Octobre p. 7. Ministère de la Santé Burkina Faso - Plan d action 2003 du district de Fada. District Sanitaire de Fada N Gourma : Octobre Population Cible 0-11 mois 0-5 ans FAP Grossesses attendues Nombre 8. Ministère de la Santé Burkina Faso. Plan d action 2001 du district de Fada. District Sanitaire de Fada N Gourma : Octobre Ministère de la Santé Burkina Faso. Revue du Programme Elargi de Vaccination au Burkina Faso : Rapport de la revue Ministère de la Santé - Côte d Ivoire - Enquête de couverture vaccinale, rapport d évaluation. Juillet Ministère de la Santé Mali. - Etude pour l élaboration d un plan d approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables au Mali. Octobre Ministère de la Santé Niger. - Etude pour l élaboration d un plan d approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables au Niger. Septembre Ministère de la Santé Sénégal. - Synthèse de l étude d élaboration du plan d approvisionnement et de distribution des vaccins au Sénégal. Juillet Ministère de la Santé Tchad. - Etude pour l élaboration d un plan d approvisionnement et de distribution des vaccins et consommables au Tchad. Juin Ministère de la Santé - Tchad. - Revue externe du PEV. Rapport d évaluation. Avril Ministère de la Santé - Togo. - Revue externe du PEV. Rapport d évaluation. Octobre YAMEOGO A., YAMEOGO K. R., YAMEOGO/ OUEDRAOGO B., BAGNOA C., SAMELARE S. - Rapport de l étude sur les taux de pertes de vaccins du PEV au Burkina Faso SPV- Burkina : Août p. 18. ZERMATI P. - La pratique de la gestion des stocks. 2 ème édition. Paris : Bordas, 1974, 146 p. II. Mois AG Janv Fevr SYSTEME DE GESTION DES STOCKS DE VACCINS ET CONSOMMABLES VACCINAUX DU PEV 1. Expression des besoins en vaccins et consommables et procédures de commande Identification du personnel chargé de la vaccination en 2001 : - Nombre :... - Qualification : IDE /_/ IB /_/ AIS /_/ AA /_/ (Inscrire le nombre) - Formation spécifique en PEV (depuis 2 ans) Oui /_/ Non /_/ Si Oui, nombre : Qualification du ou des bénéficiaires : / / - Existence d un responsable chargé du PEV Oui /_/ Non /_/ Inconnu /_/ Si Oui, Qualification : / / Formation spécifique en PEV (depuis 2 ans) Oui /_/ Non /_/ Commande de vaccins : - Rythme : Mensuel /_/ Bimensuel /_/ Trimestriel /_/ Autres /_/ Préciser :... - Nombre en 2001 :... - Méthode d estimation des besoins : Population cible /_/ Consommation antérieure /_/ Sans calcul /_/ - Responsable de la commande (vérifier sur le bon de commande si existant) : ICP /_/ Responsable PEV /_/ Autre /_/ Préciser :... - Support utilisé : Bon /_/ Feuille volante /_/ Autre /_/ Préciser :. - Mouvement des stocks de vaccins par mois, rupture et taux de perte Qté commandée Qté Reçue Qté utilisée Qté administrée Qté restante Taux de perte Rupture (jrs) Inventaire 31/42 32/42

17 Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Déc TOTAL Etat des stocks : calculer les besoins mensuels et les stocks de réserve, roulement et maximal - Stock de roulement (Bp= Ba/12) : - Stock minimal (= Bpx25%): - Stock maximal(= Bp + Stock de sécurité): ANTIGENES Quantité à recevoir en 2001* Quantité reçue en 2001 Ecart * : méthode de la population cible Commande de consommables vaccinaux - Type de consommables : /_/ S D /_/ /_/ B S /_/ - Fréquence de la commande : Mensuelle /_/ Trimestrielle /_/ Autres /_/ Préciser : - Nombre de commandes faites en 2001 : / / - Support utilisé : Bon /_/ Feuille volante /_/ Autre /_/ Préciser :. - Mouvement des stocks de consommables par mois Mois Consom Qté commandée Qté Reçue Janv Fevr Mars Avril Mai Juin Qté utilisée Qté administrée Taux de perte Rupture (jrs) 33/42 34/42

18 Juil Août Sept Oct Nov Déc TOTAL Etat des stocks : calculer les besoins mensuels et les stocks de réserve, roulement et maximal - Stock de roulement (Bp= Ba/12) : - Stock minimal (= Bpx25%):.. - Stock maximal (= Bp + Stock de sécurité): - = Bp seringues /100 Consommables Quantité à recevoir en 2001* Quantité reçue en 2001 Ecart S D B S *: méthode de la population cible 2. Transport et stockage des vaccins et consommables Livraison assurée par : Le District /_ / Le centre /_ / - Planning de livraison écrit : Oui /_/ Non Moyen de transport utilisé : Véhicule /_ / Moto /_ / Autre /_/ Préciser : Existence d un responsable chargé de la maintenance du transport : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, Formation reçue : Oui /_ / Non /_ / Existence d un fond spécifique pour le renouvellement des transports : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, sources de financement : Etat /_ / COGES/_ / Partenaires /_ / Préciser :.. Existence d outils de monitorage des transports : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, Carnet de bord /_ / Rapport mensuel des transports /_ / Rapport d accident /_ / Plan de transport /_ / Calendrier de transport /_ / Rapport de maintenance /entretien /_ / Existence de salle spécifique pour le PEV : Oui /_ / Non /_ / Equipement : (Inscrire le nombre pour chaque équipement et pour 2001) o Réfrigérateur /_ / Type : Electrolux : /_/ Sibir /_/ Westpoint /_/ Autre /_/ Préciser :.. o Congélateur /_ / Glacière /_ / Porte vaccins /_ / Source d énergie : Electricité /_ / Gaz /_ / Pétrole /_ / Solaire /_ / o Source de financement de l énergie : Etat /_ / COGES/_ / Existence de documents permettant de connaître les caractéristiques des équipements Oui /_ / Non /_ / Existence d un système de maintenance : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, Public /_/ Privé /_/ Existence d un contrat de maintenance : Oui /_ / Non /_ / o Existence d un document de répartition des tâches du personnel en matière de maintenance préventive : Oui /_ / Non /_ / o Personnel formé en maintenance préventive (<2ans) : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, date de la dernière formation :../ / Existence d un système de monitorage de la chaîne du froid : Oui /_ / Non /_ / o Si Oui, vérifier la fiabilité du système (fonctionnement correct et continu) : Fiche de température Oui /_ / Non /_ / Nombre de feuilles retrouvées /_ / Si Oui, fiche correctement remplie (2 relevés par jour) : Oui /_ / Non /_ / Nombre de jours de la période : / / Nombre de jours où la T >+8 ou < +2 : / / Nombre de pannes (manque de carburant, pièces, technicien, etc.) : / / Nombre de jours de pannes (carburant, pièces, technicien, etc.) : / / Procédures de réparation existantes (document écrit) : Oui /_ / Non /_ / Nombre de maintenances préventives réalisées : / / Fiches d intervention existantes (compte rendu, demande) : Oui /_ /Non /_/ Utilisations d outils ou supports de gestion des vaccins : Oui /_ / Non /_ / - Fiche ou cahier de stock de vaccins : Oui /_ / Non /_ / - Fiche ou cahier de stock de consommables : Oui /_ / Non /_ / - Fiche d inventaire des vaccins : Oui /_ / Non /_ / - Rapport mensuel de vaccination : Oui /_ / Non /_ / - Remplissage des fiches : Complétude bonne : Oui /_ / Non /_ / Si non, donner le support insuffisamment rempli : Fiche ou cahier de stock de vaccins : /_ / Fiche ou cahier de stock de consommables : /_ / Fiche d inventaire des vaccins : /_ / 3. Supervision Supervision du dépôt aux CSPS : Oui /_ / Non /_ /, Si Oui, Nombre : /_ / Existence de rapports (document écrit) : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, le superviseur a t il contrôlé les points suivants : - stock des seringues Oui /_ / Non /_ / - stock des vaccins Oui /_ / Non /_ / - conditions de stockage des vaccins Oui /_ / Non /_ / - fonctionnement des frigos Oui /_ / Non /_ / - fonctionnement des moyens de transport Oui /_ / Non /_ / - déroulement d une séance vaccination Oui /_ / Non /_ / 35/42 36/42

19 Date :. /09/03 I. INFORMATIONS GENERALES FICHE D ENQUETE PEV DISTRICT 1. Identification de l agent enquêté : i. Nom et prénom: ii. Qualification :... iii. Fonction : iv. Ancienneté dans le centre/poste : 2. Population couverte par le District en 2001 Population Cible 0-11 mois 0-5 ans FAP Grossesses attendues Nombre II. SYSTEME DE GESTION DES STOCKS DE VACCINS ET CONSOMMABLES VACCINAUX DU PEV Mois AG Janv Fevr 3. Expression des besoins en vaccins et consommables et procédures de commande Identification du personnel chargé de la vaccination en 2001 : - Nombre :... - Qualification : IDE /_/ IB /_/ AIS /_/ AA /_/ (Inscrire le nombre) - Formation spécifique en PEV (depuis 2 ans) Oui /_/ Non /_/ Si Oui, nombre : Qualification du ou des bénéficiaires : / / - Existence d un responsable chargé du PEV Oui /_/ Non /_/ Inconnu /_/ Si Oui, Qualification : / / Formation spécifique en PEV (depuis 2 ans) Oui /_/ Non /_/ Commande de vaccins : - Rythme : Mensuel /_/ Bimensuel /_/ Trimestriel /_/ Autres /_/ Préciser :... - Nombre en 2001 :... - Méthode d estimation des besoins : Population cible /_/ Consommation antérieure /_/ Sans calcul /_/ - Responsable de la commande (vérifier sur le bon de commande si existant) : ICP /_/ Responsable PEV /_/ Autre /_/ Préciser :... - Support utilisé : Bon /_/ Feuille volante /_/ Autre /_/ Préciser :. - Mouvement des stocks de vaccins par mois, rupture et taux de perte Qté commandée Qté Reçue Qté utilisée Qté administrée Qté restante Taux de perte Rupture (jrs) Inventaire Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov 37/42 38/42

20 Déc TOTAL Etat des stocks : calculer les besoins mensuels et les stocks de réserve, roulement et maximal - Stock de roulement (Bp= Ba/12) : - Stock minimal (= Bpx25%): - Stock maximal(= Bp + Stock de sécurité): ANTIGENES Quantité à recevoir en 2001* Quantité reçue en 2001 Ecart * : méthode de la population cible Commande de consommables vaccinaux - Type de consommables : /_/ S D /_/ /_/ B S /_/ - Fréquence de la commande : Mensuelle /_/ Trimestrielle /_/ Autres /_/ Préciser : - Nombre de commandes faites en 2001 : / / - Support utilisé : Bon /_/ Feuille volante /_/ Autre /_/ Préciser :. - Mouvement des stocks de consommables par mois Mois Consom Qté commandée Qté Reçue Janv Fevr Mars Avril Mai Juin Qté utilisée Qté administrée Taux de perte Rupture (jrs) Juil Août Sept Oct Nov Déc TOTAL Etat des stocks : calculer les besoins mensuels et les stocks de réserve, roulement et maximal - Stock de roulement (Bp= Ba/12) : - Stock minimal (= Bpx25%):.. - Stock maximal (= Bp + Stock de sécurité): - = Bp seringues /100 Consommables Quantité à recevoir en Quantité reçue en * S D B S *: méthode de la population cible Ecart 4. Transport et stockage des vaccins et consommables Livraison assurée par : Le District /_ / Le centre /_ / - Planning de livraison écrit : Oui /_/ Non Moyen de transport utilisé : Véhicule /_ / Moto /_ / Autre /_/ Préciser : Existence d un responsable chargé de la maintenance du transport : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, Formation reçue : Oui /_ / Non /_ / Existence d un fond spécifique pour le renouvellement des transports : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, sources de financement : Etat /_ / COGES/_ / Partenaires /_ / Préciser :.. Existence d outils de monitorage des transports : Oui /_ / Non /_ / Si Oui, Carnet de bord /_ / Rapport mensuel des transports /_ / Rapport d accident /_ / Plan de transport /_ / Calendrier de transport /_ / Rapport de maintenance /entretien /_ / Existence de salle spécifique pour le PEV : Oui /_ / Non /_ / 39/42 40/42

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