Objet : Réorganisation du Bureau de la gestion des ressources humaines (HRM)

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1 La Directrice générale DG/Note/12/10 25 juin 2012 Original anglais Directeur général adjoint Sous-Directeurs généraux Directeurs des bureaux, offices et divisions du Siège Directeurs et chefs des unités permanentes et instituts hors Siège Objet : Réorganisation du Bureau de la gestion des ressources humaines (HRM) 1. Suite aux décisions des organes directeurs concernant la Stratégie de gestion des ressources humaines pour , et afin de mettre en œuvre efficacement les priorités énoncées en la matière dans le Plan d action de la Stratégie, le Bureau de la gestion des ressources humaines (HRM) a réorganisé sa structure en vue d accroître son efficacité. Dans le même esprit, HRM s emploie en outre à rationaliser ses ressources et à réduire ses coûts de personnel. 2. L objectif de cet exercice est double : mettre en œuvre efficacement les initiatives stratégiques énoncées dans la Stratégie de gestion des ressources humaines afin de renforcer la capacité de l Organisation à s acquitter de son mandat (planification des ressources humaines, effectifs, mobilité, développement de carrière, gestion des performances, etc.) ; et veiller à l exécution des obligations statutaires à l égard du personnel de manière efficace et orientée vers les services (traitements et prestations, pensions, assurance-maladie, action sociale, relations avec le personnel, etc.). 3. Cette réorganisation se traduit par une réduction du nombre de sections (de six à deux), comme le montre l organigramme thématique joint à la présente note, ce qui facilitera la mise en œuvre des mesures et activités prioritaires et renforcera les synergies entre les fonctions liées aux ressources humaines. 7, place de Fontenoy Paris 07 SP, France Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Résolution 36 C/96 ; décision 186 EX/25 (Stratégie relative aux ressources humaines pour ).

2 La Section des politiques, rémunérations, statistiques et du droit administratif (HRM/PCL) sera chargée de l élaboration et de l interprétation de la politique de l Organisation en matière de ressources humaines, ce qui inclut le Statut et Règlement du personnel, le Manuel des ressources humaines, et les procédures et pratiques relatives aux ressources humaines, l objectif étant de parvenir, dans la mesure du possible, à une harmonisation avec les politiques et pratiques du régime commun des Nations Unies dans ce domaine. La Section assurera une coordination étroite s agissant des questions interinstitutions relatives aux ressources humaines (réseau Ressources humaines des Nations Unies du CCS, CFPI). Les activités stratégiques continueront d être menées dans le cadre des mécanismes existants qui régissent les relations entre l administration et le personnel, et la Section continuera de fournir des avis stratégiques et techniques sur les questions de rémunération et de classification. Les autres fonctions de la Section comprennent la structuration organisationnelle, ainsi que la formulation d avis stratégiques et opérationnels destinés à l administration et au personnel. Compte tenu de la large place qu occupe l élaboration des politiques dans ses fonctions, la Section incorporera le service juridique de HRM, qui sera chargé de fournir des avis à l administration et au personnel sur des questions juridico-administratives (y compris les recours et contestations), et assurera la coordination des relations entre le personnel et l administration. 5. Afin d aider plus efficacement les secteurs/bureaux à analyser leurs besoins en ressources humaines et, partant, à disposer du nombre requis de fonctionnaires dotés des qualifications et compétences nécessaires pour atteindre les objectifs de l Organisation, la Section continuera de gérer les données, statistiques et rapports relatifs aux ressources humaines, aux fins d une planification efficace. En outre, elle participera activement à la conception d outils de planification des effectifs et de la relève, ainsi que de mécanismes d établissement de rapports, en collaboration avec la Section des effectifs, des prestations et de l apprentissage. La Section, qui sera dirigée par Mme Annick Grisar (P-5), gérera la Stratégie de communication de HRM, y compris son site Web. 6. La Section des effectifs, des prestations et de l apprentissage (HRM/SBL) fournira, au Siège et hors Siège, des orientations et un appui professionnels s agissant des activités liées aux effectifs aux fins de la mise en œuvre des plans des secteurs/bureaux relatifs aux ressources humaines, notamment en ce qui concerne le recrutement, les nominations et les affectations (à la fois des membres du personnel et des personnes extérieures telles que les surnuméraires, les titulaires de contrats de service, le personnel prêté ou détaché, etc.), ainsi que la mobilité fonctionnelle et géographique du personnel. La Section s efforcera aussi de promouvoir les possibilités d échange/de mobilité en dehors de l UNESCO. De plus, elle

3 - 3 - gérera un certain nombre de programmes (jeunes cadres, stages, experts associés, etc.) ainsi que les partenariats avec les gouvernements et les institutions intergouvernementales, en s appuyant sur le cadre de prêts et de détachements. En outre, la Section fournira un ensemble complet de services au personnel, en veillant à ce que la totalité des prestations, indemnités et rémunérations pertinentes soit versée conformément au Statut et Règlement du personnel de l UNESCO et aux accords conclus entre les institutions du système des Nations Unies. 7. La Section supervisera la conception, l élaboration et la mise en œuvre d approches de l apprentissage et de programmes de planification des carrières innovants, en privilégiant une culture du résultat et de la gestion des performances. Elle appliquera des mesures proactives et suivra les progrès accomplis s agissant des objectifs établis en vue de l amélioration de la représentation géographique et de l équilibre entre les sexes au plus haut niveau de l administration. La Section sera dirigée par Mme Christine Gossa (P-5), qui continuera également d exercer les fonctions de Directrice adjointe p.i. 8. La Directrice adjointe assistera la Directrice dans la gestion globale des activités opérationnelles à HRM, notamment la supervision de la gestion de la crèche et du Club des enfants de l UNESCO. 9. En ce qui concerne la résolution 36 C/99 relative aux mesures à prendre pour améliorer la gestion de la Caisse d'assurance-maladie (CAM), j ai décidé, compte tenu de la complexité et de la portée de cette activité, que l ancienne Section des pensions et des assurances constituera un bureau spécialisé relevant de la Directrice de HRM. Celui-ci conservera sa fonction opérationnelle consistant à gérer les membres du personnel et à leur fournir des conseils sur les régimes de sécurité sociale, notamment la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, les systèmes d assurance-maladie, l indemnisation en cas d accident ou de maladie imputable au service, et l assurance-vie. Ce bureau sera dirigé par M. Matebe Ghelaw (P-5). 10. Le Service médical, dirigé par le Médecin-chef de l'organisation, le docteur Bruno Cordier (P-5), est chargé de l administration des services de conseil et autres services médicaux types, notamment les congés et les évacuations pour raisons médicales et l harmonisation des pratiques médico-administratives avec les autres services médicaux du système des Nations Unies. Le Service fournira un appui médical préventif et systématique au personnel et, dans le cadre de sa fonction relative au bien-être du personnel, apportera un soutien général au personnel, en proposant avis et assistance en ce qui concerne l environnement local (logement, scolarité, questions juridiques, etc.). Le Service médical rendra compte à la Directrice du Bureau.

4 Des équipes thématiques, composées de différents membres de chaque section/bureau, seront mises en place, le cas échéant, pour mener à bien des projets et initiatives interfonctionnels portant sur des domaines tels que les technologies de l information, l échange de connaissances, les initiatives de redéploiement/réforme des ressources humaines, les stratégies/projets de communication, etc. 12. Mme Geneviève Rouchet (P-5) continuera, jusque fin juillet 2012, d œuvrer à l achèvement, au niveau de l Organisation, du cycle d évaluation des performances et à la préparation du cycle Elle coordonnera, en étroite collaboration avec les chefs de section/bureau concernés, le processus d acquisition des nouveaux outils d autoévaluation des compétences, de planification de la relève et de gestion de carrière. 13. L Unité administrative (AO) restera chargée de tous les aspects de l administration générale et financière du Bureau et sera directement rattachée au Cabinet de la Directrice, en attendant l examen en cours des AO. 14. Le Cabinet de la Directrice apportera un appui global en matière de gestion. Il coordonnera les activités du Bureau et fera rapport à ce sujet, et sera également chargé de la communication et des relations avec les associations du personnel. 15. Cette décision prend effet immédiatement. Irina Bokova

5 Bureau exécutif (coordination) DIR/HRM Bureau administratif et financier Service médical [Action médicale et sociale] D/DIR/HRM --- Dossiers et classement Bureau des pensions et des assurances [CCPPNU, assurance-maladie, régime d'indemnisation du personnel, assurance-vie] SECTION DES POLITIQUES, RÉMUNÉRATIONS, STATISTIQUES ET DU DROIT ADMINISTRATIF Élaboration des politiques (règlement, pratiques, procédures, Manuel RH, normes) Planification des effectifs ; statistiques et rapports Classification, structuration organisationnelle et rémunération Questions interinstitutions Gestion du changement Communication interne (mise à jour du site Web de HRM, publications, notes d information, circulaires, etc.) Conseils juridiques à l'administration et au personnel Recours et contestations Conformité et action préventive SECTION DES EFFECTIFS, DES PRESTATIONS ET DE L APPRENTISSAGE Recrutement et planification Nomination des membres du personnel et des personnes extérieures (y compris les promotions) Mobilité, déploiement, développement de carrière Prestations/indemnités Partenariats [Programme des jeunes cadres, experts associés, stages, prêts et détachements] Gestion des performances et apprentissage Suivi des objectifs établis Équipes thématiques (KMS/ERP, redéploiement, Réforme/stratégie RH, communication)

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