fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ;

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1 1/8 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 07/2013 du 16 janvier 2013 Objet: demande formulée par le Centre d Informatique pour la région bruxelloise (CIRB) afin de pouvoir utiliser le numéro d'identification du Registre national en vue d assurer son rôle d organisation intermédiaire en charge du codage des données des CPAS pour la réalisation de traitements ultérieurs statistiques (RN-MA ) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la LVP ), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande du CIRB reçue le 09/07/2012; Vu les informations complémentaire reçues en date du 29 novembre 2012 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 17/12/2012;

2 Délibération RN 07/2013-2/8 Vu le rapport de la Présidente ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 16 janvier 2013: I.OBJET DE LA DEMANDE 1. La demande vise à ce que le CIRB, ci-après dénommé le demandeur, soit autorisé à utiliser le numéro d'identification du Registre national des usagers des CPAS sous forme codée afin d'assurer, pour le compte des CPAS bruxellois, la mise en évidence du parcours des usagers auprès de plusieurs CPAS dans le cadre de la gestion d'un datawarehouse sur la Pauvreté en Région bruxelloise (plate-forme SHARE Social Help Application Repository). Cela, dans le but de répondre aux besoins des CPAS et de l'observatoire de la Santé et du Social (OBSS), service du Collège réuni de la Commission communautaire commune de la Région de Bruxelles-Capitale (COCOM) de réalisation de statistiques en matière de pauvreté.. II. EXAMEN DE LA DEMANDE 2. Il ressort de l'examen de la demande que le demandeur agira comme organisation intermédiaire entre les CPAS et l'obss pour le codage des données. Il agit par conséquent en tant que responsable de traitement au sens de l'article 1er, 4 de la loi vie privée (cf. Art. 10 AR d'exécution de la loi vie privée du 13 février 2001). 3. Le Comité attire l attention du demandeur sur le fait qu il doit garantir d agir en toute indépendance du (ou des) responsables de traitement ultérieur (art.11 AR précité du 13 février 2001). 4. Le demandeur dispose déjà d'une autorisation d accès au Registre national et d utilisation du numéro d identification du Registre national, à savoir la délibération 12/2010 du 24 mars 2010 du Comité sectoriel du Registre national. 5. Cela signifie que le Comité peut se limiter, lors de son examen, à vérifier si : la finalité pour laquelle l'utilisation est à présent demandée est conforme à l'article 4, 1, 2 de la LVP ; l'utilisation du numéro d'identification est proportionnelle à la lumière de cette finalité (article 4, 1, 3 de la LVP).

3 Délibération RN 07/2013-3/8 A. FINALITÉ 6. Le demandeur souhaite utiliser le numéro d'identification du Registre national des usagers des CPAS sous forme codée pour la réalisation de traitements ultérieurs statistiques sur l'état de la pauvreté en Région bruxelloise par l'obss et en vue de permettre aux CPAS de disposer d'un outil de reporting sur leurs propres activités. 7. Il a précisé qu'il interviendrait comme organisme intermédiaire entre les CPAS (responsables de traitement primaire) et l'obss (responsable de traitement ultérieur) ainsi que pour les CPAS entre eux (responsables de traitement primaires et ultérieurs) 8. Le numéro d'identification du Registre national des usagers sera transmis de manière codée par les CPAS au demandeur avec les autres données agrégées issues des dossiers des CPAS (relatives principalement aux types d'aides octroyées, aux types de demandes d'intervention qui leur sont adressés, aux caractéristiques des personnes demandant leur intervention ou faisant partie de leur ménage, aux types de dépenses auxquelles ils doivent faire face, au type de logement dont ils disposent). Le demandeur procèdera ensuite au second codage du numéro d'identification du Registre national et en sauvegardera le résultat pour permettre la mise en évidence du parcours d'une même personne qui demande des interventions auprès de plusieurs CPAS (en cas de déménagement dans la Région de Bruxelles-Capitale). 9. Le demandeur a précisé qu'il communiquera les données des CPAS codées à l'obss pour que ce dernier puisse coupler les informations émanant des différents CPAS afin de réaliser des statistiques pour l'élaboration du baromètre social annuel et la rédaction du rapport biannuel sur l'état de la pauvreté en Région de Bruxelles-Capitale par le Collège réuni de la Cocom. Il a également spécifié que, à la demande des CPAS, il élaborera des rapports statistiques afin de permettre aux CPAS d'évaluer et d'améliorer leur politique sociale et l'efficacité de leur gestion interne. 10. Il ressort des informations obtenues du demandeur que les évaluations seront réalisées exclusivement au niveau global et que des mesures seront adoptées pour garantir qu'un CPAS ne prenne pas connaissance au niveau d'un autre CPAS ni de l'existence d'une fiche signalétique ni d'aides relatives à l'un de ses usagers identifiés dans la mesure où la plate-forme Share n'est pas une plate-forme d'échange de données entre CPAS. Le Comité en prend acte. 11. Il ressort de l'ordonnance du 20 juillet 2006 relative à l'élaboration du rapport sur l'état de la pauvreté dans la Région de Bruxelles-Capitale que le Collège réuni de la Cocom est compétent

4 Délibération RN 07/2013-4/8 pour l'élaboration du rapport biannuel sur l'état de la pauvreté en Région bruxelloise et que les CPAS peuvent participer sur base volontaire à l'élaboration de ce rapport. 12. La réalisation par les CPAS de statistiques sur leurs activités afin d'améliorer leur politique sociale et l'efficacité de leur gestion interne constitue une finalité liée à leur mission de service public décrite à l'article 57 de la loi organique des CPAS du 8 juillet Le Comité constate que la finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP et de l'article 5, deuxième alinéa de la LRN. B. PROPORTIONNALITÉ B.1. Quant au numéro d'identification du Registre national 14. Le demandeur souhaite procéder au second codage du numéro d'identification du Registre national pour permettre la mise en évidence du parcours d'une même personne qui demande des interventions auprès de plusieurs CPAS (en cas de déménagement dans la Région de Bruxelles-Capitale). Le numéro d'identification du Registre national doublement codé servira donc au couplage d'informations primaires agrégées émanant des CPAS en vue de la réalisation par l'obss de statistiques pour l'élaboration du baromètre social annuel et la rédaction du rapport biannuel sur l'état de la pauvreté en Région bruxelloise et en vue de la réalisation par les CPAS de statistiques sur leurs activités afin d'améliorer leur politique sociale et l'efficacité de leurs activités. 15. Afin de ne pas hypothéquer la qualité des statistiques sur la pauvreté, il apparaît nécessaire de rassembler les informations au sujet d'une même personne et d'assurer une identification correcte des personnes qui sont usagers des CPAS. Le numéro d'identification du Registre national est un numéro d'identification personnel d'envergure nationale dont le caractère univoque est assuré par le Registre national. Il identifie les personnes de manière unique et exclut tout risque d'homonymie. 16. Le Comité prend acte des mesures spécifiques qui seront adoptées par le demandeur en vue d'assurer la sécurité et la confidentialité du sel qui sera utilisé lors du hachage du numéro d'identification du Registre national codé émanant des CPAS. 17. Le Comité constate que, au vu de la finalité poursuivie, l'utilisation envisagée du numéro d'identification du Registre national est conforme à l'article 4, 1, 3 de la LVP.

5 Délibération RN 07/2013-5/8 B.2. Quant à la durée de l'autorisation 18. Une autorisation d'une durée indéterminée est demandée sur base de la permanence du service mis en place par les CPAS. 19. Le Comité constate qu'en vue de la réalisation de la finalité précitée, une autorisation d'une durée indéterminée est appropriée (article 4, 1, 3 de la LVP). 20. Si toutefois, l'obss devait décider de ne plus faire appel aux CPAS pour la réalisation de son rapport biannuel sur la pauvreté ou si plusieurs CPAS devaient cesser de demander au demandeur la mise au point d'un outil de reporting statistique sur leurs activités, la légitimité de la plate-forme SHARE et donc de l'utilisation du numéro d'identification du Registre national pour la mise en évidence du parcours d'un même usager auprès de plusieurs CPAS serait entamée. La présente autorisation prendra par conséquent fin de plein droit dès que le demandeur ne sera plus chargé par les CPAS de réaliser la communication d'informations codées à l'obss afin qu'il réalise son rapport sur l'état de la pauvreté et qu'il ne sera plus chargé par plusieurs CPAS de la mise au point d'un outil de reporting leur permettant la réalisation de rapports statistiques sur leurs activités. B.3. Quant au délai de conservation 21. Les fichiers reçus mensuellement des CPAS (contenant le numéro d'identification du Registre national codé une 1ère fois) par le demandeur seront effacés immédiatement après réalisation du second codage par lui-même. Le demandeur désire conserver le numéro d'identification doublement codé d'un usager et des membres de son ménage pendant un maximum de 11 années après que cet usager ait cessé de bénéficier d'une aide sociale. Le délai de conservation avancé se base sur le fait que les besoins de statistiques et de rétrospectives des CPAS couvrent régulièrement des périodes de 5 ans, voire 10 ans pour les analyses plus pointues. 22. Tel qu'il est déterminé et justifié, le Comité constate le caractère conforme aux exigences de l'article 4, 1, 5 de la LVP du délai de conservation proposé par le demandeur. B.4. Usage interne et/ou communication à des tiers 23. Il ressort de la demande que le demandeur n'utilisera pas le numéro d'identification du Registre national de manière non codée. Il conservera le numéro d'identification du Registre national

6 Délibération RN 07/2013-6/8 doublement codé uniquement communiqué à l'obss. dans la base de donnée Share et ce numéro doublement codé sera 24. Le Comité en prend acte et constate qu'une telle utilisation est admissible au regard de l'article 4, 1, 3 de la LVP. B.5. Connexions en réseau 25. Il ressort des explications fournies par le demandeur qu'il réalisera des connexions réseau permettant le couplage de données de divers CPAS sur base du numéro d'identification du Registre national codé. 26. De telles connexions réseau constituent la finalité même pour laquelle l'utilisation du numéro d'identification du Registre national est demandé. Cela ne suscite pas de remarque particulière au regard de la loi vie privée. 27. Par souci d'exhaustivité, le Comité attire l'attention sur le fait que si d'autres connexions en réseau devaient être réalisées ultérieurement, le demandeur devra l'en informer au préalable. B.6. Déclaration 28. Le Comité attire l'attention du demandeur sur le fait qu'avant de réaliser le projet SHARE, l'article 17 de la LVP (déclaration) et les dispositions de l'arrêté royal du13 février 2001 portant exécution de la LVP doivent être respectés. C. SÉCURITÉ C.1. Conseiller en sécurité de l'information 29. L identité du conseiller en sécurité de l information a été communiquée. 30. D'après la demande et les informations communiquées, il apparaît que la personne concernée peut être admise en tant que conseiller en sécurité. C.2. Politique de sécurité de l'information 31. Il ressort des documents transmis par le demandeur que ce dernier dispose d une politique de sécurité de l'information ainsi que d un plan en application de celle-ci.

7 Délibération RN 07/2013-7/8 32. Le Comité en a pris acte et insiste pour que les loggings soient conservés afin d'enregistrer qui a consulté sur la base du numéro du Registre national un dossier déterminé, à un moment déterminé et pour quelle raison. C.3. Personnes qui utilisent le numéro d'identification et liste de ces personnes 33. Les membres du personnel du demandeur qui utiliseront le numéro d'identification du Registre national résultant du 1er codage sont les analystes et développeurs (outil ETL développé par le CIRB) et ceux qui utiliseront le numéro d'identification résultant du second codage les mêmes personnes ainsi que les «designer business objects» (personnel attaché à la création de rapports à la demande des CPAS). 34. Le Comité requiert que le demandeur tienne à sa disposition et actualise la liste nominative de ces personnes qui utilisent le numéro d'identification. 35. Les personnes figurant sur cette liste doivent signer une déclaration par laquelle elles s engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations. PAR CES MOTIFS, le Comité 1 autorise le demandeur, pour la finalité mentionnée au point A et aux conditions exposées dans la présente délibération, à utiliser le numéro d'identification du Registre national pour une durée indéterminée ; 2 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), le demandeur adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu ;

8 Délibération RN 07/2013-8/8 3 stipule que lorsqu'il enverra au demandeur un questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information, celui-ci devra compléter ce questionnaire conformément à la vérité et le renvoyer au Comité. Ce dernier en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu. L Administrateur f.f., La Présidente, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Mireille Salmon

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