Gestion des messages électroniques au sein de l administration cantonale. Traitement archivistique des messages

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Collège spécialisé des systèmes d'information au sein de l administration cantonale Traitement archivistique des messages Bonnes pratiques concernant l usage de la messagerie Logiciel Livelink d archivage intermédiaire Version Date Objet de la version Document mandaté et validé par le CSSI. Rédaction: Groupe de travail "Records management et archivage définitif des documents électroniques" Mise à jour des liens Livelink

2 Table des matières Définitions...3 Traitement archivistique des messages...4 En résumé...4 Introduction...5 Qui doit gérer et conserver les messages électroniques?...7 Quels sont les messages électroniques à conserver?...8 Comment classer et organiser les messages électroniques?...10 Bonnes pratiques concernant l usage de la messagerie...11 Comment rédiger un message électronique?...12 Comment optimiser l utilisation de votre courrier électronique et de votre messagerie?...14 Les boîtes aux lettres (BAL) de service...16 Règles d étiquette et de courtoisie des messages électroniques...19 Logiciel Livelink d archivage intermédiaire...20 Par commodité de lecture, le masculin est privilégié dans le présent document et désigne les deux genres. Page 2 sur 21

3 Définitions Archivage Démarche d organisation qui a pour objectif d identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque. Archives intermédiaires Documents qui ne sont plus d usage courant mais doivent être conservés temporairement pour des besoin administratifs et juridiques et qui peuvent être à ce stade gérés par un logiciel d archivage intermédiaire. Calendrier de conservation Un calendrier de conservation est une liste de règles de conservation et d élimination déterminées pour l ensemble des séries documentaires produites dans un service ou un organisme. Classement (plan de classement) Le classement est l identification et l ordonnancement systématiques des activités et/ou des documents à archiver dans des catégories selon une organisation logique, des méthodes et des règles exposées dans un plan de classement. Document On entend par document tous les supports de l'information, quelle que soit leur date, qu'ils se présentent sous forme écrite, numérisée, visuelle ou sonore (LArch, art. 3). Document numérique Un document numérique est un ensemble composé d un contenu, d une structure logique (qui intègre la signature électronique éventuelle) et d attributs de présentation permettant de restituer une mise en forme intelligible par l homme ou lisible par une machine. Les messages électroniques sont considérés comme des documents numériques. Message électronique ( , courriel, courrier électronique) Messages créés, envoyés ou reçus sur un système de messagerie et comprenant toutes les pièces jointes au message, ainsi que les données connexes de transmission et de réception. Les messages électroniques comprennent les messages envoyés et reçus, tant à l'interne qu'à l'externe. Pièces jointes Documents annexés à un message électronique et transmis avec celui-ci, comme des documents en traitement de texte (Word), des tableurs (Excel), des fichiers son, des fichiers images, etc. Ces documents font partie intégrante d un message électronique et tant le message que les pièces jointes constituent le document électronique. Système de messagerie électronique Application informatique permettant de créer et de recevoir des messages électroniques ainsi que de transmettre des messages et tout autre document électronique sous forme de pièce jointe entre des utilisateurs particuliers et/ou des groupes d utilisateurs. Page 3 sur 21

4 Traitement archivistique des messages En résumé Le courrier électronique fait partie des archives des services. C'est un document au sens de l'art. 3 de la loi sur les archives publiques (B 2 15). Tous les messages électroniques créés dans le cadre des activités professionnelles constituent des documents et sont la propriété de l État. Chacun est responsable de la gestion des messages, c'est-à-dire de leur classement et de leur conservation dans le cadre de classement du service. Les messages électroniques diffusés à l'interne de l Etat au moyen de listes de distributions sont considérés comme des copies. Il incombe à l'auteur / l'expéditeur de veiller à ce que le message soit conservé et classé. Les messages électroniques ainsi que leurs éventuelles pièces jointes reçus de l'extérieur de l'administration cantonale doivent être gérés par le destinataire principal du message. Les courriers électroniques à valeur archivistique doivent être conservés sous forme papier ou électronique en fonction du plan de classement et du calendrier de conservation du service. Les pièces jointes font partie intégrante du message et doivent être conservées. Les courriers électroniques sans valeur archivistique ne sont pas conservés et peuvent être éliminés rapidement (au bout de 30 jours en tous les cas). Les messages électroniques à conserver avec leur(s) pièce(s) jointe(s) sont classés dans le dossier de la messagerie commun à l ensemble du service (dossier «Entreprise» dans Livelink) et structuré selon le cadre de classement de celui-ci, élaboré d'entente avec l'archiviste départemental et les Archives d'etat. Les pièces jointes liées à un message électronique sans valeur archivistique sont à classer dans le cadre de classement du service disponible sur les disques réseaux. Le message lui-même peut être supprimé. Page 4 sur 21

5 Introduction Les messages électroniques comprennent des renseignements et une preuve des activités de l administration cantonale. Ils permettent l exercice de l autorité, la prise de décisions, ainsi que les prestations de services offertes à la population. Il est donc crucial que l administration cantonale et les institutions qui lui sont liées adoptent des pratiques reconnues de gestion des documents et des messages électroniques, conformément aux besoins opérationnels de l administration cantonale, de la législation en vigueur et de la politique archivistique de l État. Le présent document se base sur : La loi sur les archives publiques du 1 er décembre 2000 (LArch B 2 15) La loi sur l'information au public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles du 5 octobre 2001 (LIPAD A 2 08) Champ d application Ce document s applique à toutes les institutions cantonales assujetties à la loi sur les archives publiques (Larch B 2 15) et à son règlement d application (B ), à la loi sur l information au public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD A 2 08) et au règlement sur l organisation de l administration cantonale (ROAC B ). Extraits légaux: Larch, art. 2 :«Tous les documents des institutions publiques qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle sont archivés.» Larch, art. 3 : «Documents: On entend par document tous les supports de l'information, quelle que soit leur date, qu'ils se présentent sous forme écrite, numérisée, visuelle ou sonore.» Larch, art. 7 : «Les institutions publiques doivent proposer le versement aux Archives d Etat de tous les documents dont elles n ont plus besoin en permanence [ ].» LIPAD, art. 24 : «Toute personne [ ] a accès aux documents en possession des institutions, sauf exception prévue ou réservée par la présente loi. [ ]» LIPAD, art. 25 : «[ ] les documents sont tous les supports d informations détenus par une institution contenant des renseignements relatifs à l accomplissement d une tâche publique. [ ]» Page 5 sur 21

6 Il convient de rappeler qu'à l'etat: Seul l'écrit imprimé a une valeur officielle, en particulier pour tous les documents nécessitant une double signature. Actuellement, selon le droit suisse, la validité des documents électroniques ne porte que sur les documents comptables (Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et Code des obligations art. 8 et art. 957, al. 2 et 4) Pour tous les autres documents, le juge peut exiger la production de l'original. La messagerie, tout en étant un moyen pratique et rapide, est avant tout un outil d'information. Cependant, moyennant un mode d'indentification prédéfini et pour certaines prestations préalablement établies, une communication électronique peut être reconnue comme juridiquement valable (Règlement sur la communication électronique du 3 février RCEI E ) Tout message stipulant un engagement doit être confirmé par écrit et dûment signé, à moins qu il ne remplisse les conditions fixées dans le cadre de l administration en ligne. Toutefois, dans les relations avec les tiers, le contenu d'un mail peut être utilisé selon les circonstances comme moyen de preuve. Il faut donc faire attention au contenu des messages envoyés. La messagerie électronique est réservée à un usage professionnel. L utilisation à des fins privées est toutefois tolérée (Règlement d application de la loi générale relative au personnels de l administration cantonale et des établissements publics médicaux du 24 février 1994 (RPAC - B ), art. 23A et règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles du 12 juin 2002 (RStCE), art. 21A). Le courrier électronique fait partie des archives des services. C'est un document au sens de l'art. 3 de la loi sur les Archives publiques (B 2 15). Tous les messages électroniques créés dans le cadre des activités professionnelles constituent des documents et sont la propriété de l État. Page 6 sur 21

7 Qui doit gérer et conserver les messages électroniques? Chaque utilisateur des outils de messagerie mis à disposition au sein de l'administration cantonale est responsable de l'évaluation des messages électroniques. Il s'agit notamment de faire la distinction entre un message traitant d'une activité officielle de l'administration cantonale et un message de nature personnelle. En cas de doute sur la valeur d'un message électronique, les utilisateurs doivent prendre contact avec l archiviste de leur département ou institution pour obtenir des conseils. Il est préférable de conserver ce genre de message que de le détruire et peut-être de perdre des renseignements précieux et/ou de faire face aux conséquences d'une destruction de document contraire à la législation Chacun est responsable de la gestion des messages, c'est-à-dire de leur classement et de leur conservation dans le cadre de classement du service. Les messages électroniques diffusés à l interne de l Etat au moyen de listes de distributions sont considérés comme des copies. Il incombe à l auteur / l expéditeur de veiller à ce que le message original soit conservé et classé. Les messages électroniques ainsi que leurs éventuelles pièces jointes reçus de l extérieur de l administration cantonale doivent être gérés par le destinataire principal du message. Page 7 sur 21

8 Quels sont les messages électroniques à conserver? Tous les messages électroniques n'ont pas forcément de valeur archivistique et ne doivent donc pas forcément être conservés. L'évaluation doit intervenir le plus rapidement possible dans le cycle de vie d'un message. Le courrier électronique à valeur archivistique Le contenu d'un message électronique détermine sa valeur, donc seuls les messages - créés ou reçus - qui documentent les activités d'un service producteur d'archives (informations permettant de comprendre l'élaboration et la mise en œuvre de rapports, études ou prises de position; informations sur les prises de décisions et les actions du service) méritent d'être conservés à titre d'archives. Ils seront soit imprimés et classés dans les dossiers papier correspondant, soit (de préférence) enregistrés dans le répertoire informatique commun au service. Exemples les politiques, procédures, marches à suivre et directives la correspondance, les mémos ou notes de service découlant des activités de l'organisme créateur d'archives les devis et soumissions les rapports finaux et leurs recommandations les procès-verbaux des réunions les descriptions de responsabilités ou de tâche les plans d'actions etc. Les courriers électroniques à valeur archivistique doivent être conservés sous forme papier ou électronique en fonction du plan de classement et du calendrier de conservation du service. Les pièces jointes font partie intégrante du message et doivent être conservées. Page 8 sur 21

9 Le courrier électronique sans valeur archivistique Il existe un grand nombre de messages électroniques qui ne possèdent pas de réelle valeur archivistique. Auparavant, le contenu informationnel de ces messages était communiqué par téléphone, aucune trace ne subsistait donc de ces informations. Ces messages sont néanmoins utiles pendant une période très courte, afin de compléter une action de routine ou de préparer un document plus important. Cette catégorie de messages englobe également tous les messages électroniques qui n'ont pas de rapport direct avec l'activité de l'administration cantonale et de ses services. Exemples une demande pour obtenir copie d'un rapport l'annonce de la tenue prochaine d'une assemblée le rappel d'une date importante le transfert d'une pièce jointe sans commentaire ni remarque les messages provenant de listes de diffusion une invitation à rappeler quelqu'un par téléphone les discussions de routine sur les listes de diffusion les messages personnels les copies ou extraits de documents diffusés les discussions sans intérêt particulier pour le service etc. Les courriers électroniques sans valeur archivistique ne sont pas conservés et peuvent être éliminés rapidement (au bout de 30 jours en tous les cas). Page 9 sur 21

10 Comment classer et organiser les messages électroniques? Les messages électroniques à conserver avec leur(s) pièce(s) jointe(s) sont classés dans le dossier de la messagerie commun à l ensemble du service (dossier «Entreprise» dans Livelink) et structuré selon le cadre de classement de celui-ci, élaboré d'entente avec l'archiviste départemental et les Archives d'etat. Les pièces jointes liées à un message électronique sans valeur archivistique sont à classer dans le cadre de classement du service disponible sur les disques réseaux. Le message lui-même peut être supprimé. En cas de mutation dans un autre service de l'etat, le compte de chaque utilisateur est transféré avec ses messages. Il convient donc de transmettre les messages qui doivent l'être au service que l'on quitte et de contacter la Direction des systèmes d information de son département ou institution ainsi que l archiviste départemental. Page 10 sur 21

11 Bonnes pratiques concernant l usage de la messagerie But Ce document vise à fournir des bonnes pratiques pour la gestion des messages électroniques produits ou reçus dans le cadre des activités du service. Il s adresse à l administration cantonale, aux institutions qui lui sont liées et à chaque utilisateur des moyens informatiques de communication mis à disposition. Il se base sur Les directives du Comité sécurité «La sécurité et l'usage des ressources informatiques» «La sécurité et l usage des ressources informatiques», version 1.15 du 10 février 2004 et «Messagerie : les moyens de contrôle», version 1.07 du 19 janvier 2004 (NB. Conformément à la décision du collège de secrétaires généraux du 16 septembre 2004, ces directives remplace les règles d utilisation de la messagerie à l Etat de Genève édictées en 1996.) Le règlement d application de la loi générale relative au personnel de l administration cantonale et des établissements publics médicaux du 24 février 1994 (RPAC B ) et le règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles du 12 juin 2002 (RStCE) Il convient de rappeler qu'à l'etat, la messagerie électronique est réservée à un usage professionnel. L utilisation à des fins privées est toutefois tolérée Extraits légaux: RPAC, art. 23 A et RStCe, art. 21 A : «1 Le personnel de la fonction publique qui dispose de l'accès à un poste de travail informatique, à Internet ou à un compte de messagerie électronique doit utiliser ces ressources informatiques à des fins professionnelles. 2 Leur utilisation à titre privé n'est tolérée que si elle est minime en temps et en fréquence, qu'elle n'entraîne qu'une utilisation négligeable des ressources informatiques, qu'elle ne compromet ni n'entrave l'activité professionnelle ou celle du service, qu'elle ne relève pas d'une activité lucrative privée, et qu'elle n'est ni illicite, ni contraire à la bienséance ou à la décence. 3 Toute propagande politique ou religieuse est interdite. 4 Des contrôles statistiques et non individualisés de l'utilisation des ressources informatiques par le personnel peuvent être effectués. 5 Lorsque les intérêts prépondérants de l'etat de Genève, tels que la sécurité informatique ou le bon fonctionnement du service, l'exigent, des contrôles individualisés, et le cas échéant un accès au poste de travail informatique ou au compte de messagerie, peuvent être ordonnés par le chef du département, son secrétaire général ou toute autorité judiciaire. Ces mesures respectent, dans toute la mesure du possible, la sphère privée des membres du personnel concernés.» Page 11 sur 21

12 Comment rédiger un message électronique? Tous les messages électroniques se composent d'un en-tête (objet compris), d'un contenu et d'une signature. Chacune de ces parties est essentielle à la bonne compréhension et à la gestion du message. En-tête L'en-tête du message contient des renseignements utiles tels que l'adresse, le sujet, les données de transmission et de réception, ainsi que des informations requises par le système pour la livraison du message : date et heure de transmission, liste des destinataires, etc. Contenu Le contenu d un message peut être un simple texte et/ou comprendre un ou des fichiers joints créés avec un autre logiciel (Word, Excel, etc.). Page 12 sur 21

13 À Adressez clairement le mail. Insérez dans le champ "À" uniquement le nom de ceux dont on attend une action; envoyer une "copie carbone" (champ "CC") pour information à ceux qui sont strictement concernés par le message. Objet Spécifiez un objet de message explicite. L'objet doit être clair, concis et doit servir à identifier rapidement le contenu du message. Il doit permettre de cerner un sujet le plus rapidement possible et de le retrouver plus tard. Lorsque vous répondez, assurez-vous que le titre du message est toujours adéquat. Objets non explicites ordre du jour pour la séance à lire immédiatement on a oublié de dater le rapport! Objets explicites comité de direction-ordre du jour-séance du 12 octobre 2003 rapport "politique de gestion des archives", octobre 2003, version finale rapport "politique de gestion des archives": date manquante Bloc de signature Tous les messages envoyés doivent contenir le bloc de signature de l'expéditeur avec les informations suivantes: nom complet et titre de l'expéditeur, unité administrative et département, numéro de téléphone, de fax, adresse postale de l'unité administrative, adresse électronique. NB. Pour la mise en page, se référer aux directives de son Département. Exemple: Prénom Nom Fonction Département Service Adresse Numéro postal Tél xxx xx xx Fax xxx xx xx Page 13 sur 21

14 Comment optimiser l utilisation de votre courrier électronique et de votre messagerie? Les dossiers " Boîte de réception " et "Éléments envoyés" du système de messagerie ne doivent en aucun cas être utilisés comme un moyen de classement ou de conservation à long terme, mais uniquement selon leur fonction première, c'est-à-dire comme un moyen de communication et de transmission. Ils ne devraient pas comporter plus de 25 messages. Dans vos messages électroniques Soyez bref Un message électronique ne doit pas respecter les formes d'une lettre sur papier. Évitez les élaborations verbales, les longues formules de politesse, allez droit au fait. Un message doit être lisible en une seule fois (20-25 lignes). Évitez les signatures de plus de six lignes. N utilisez pas de fichiers attachés pour transmettre quelques lignes Ouvrir un fichier attaché prend plus de temps que consulter un message standard. Réservez-les aux longs textes mais sans excéder la taille maximale des documents joints gérée par le système, qui est de 5 MB. Pour diminuer la taille d un document joint, il est possible de le compresser. Utilisez avec parcimonie les critères d'urgence Une utilisation fréquente leur ôte toute efficacité. Spécifiez un objet de message explicite Si vous répondez par la fonction" répondre ", vérifiez que l objet du message correspond encore à son contenu. Insérez vos commentaires en couleur entre les lignes du message reçu Ceci permet de répondre de manière distincte à diverses propositions sans devoir les reformuler. Utilisez le transfert avec discernement Lorsque vous transmettez un message à une tierce personne, assurez-vous que le corps du texte et/ou ses éventuelles pièces jointes peuvent lui être librement communiqués sans préjudice pour leur expéditeur initial. En cas de doute, préférez l'envoi d'un nouveau message reprenant uniquement les éléments utiles et pertinents. Faites attention aux " copies carbones " (Cc) N'envoyez pas de " copie carbone " (Cc) à ceux qui ne sont pas réellement concernés. La messagerie des entreprises est submergée de messages inutiles dus à l'utilisation abusive des CC. Evitez les CC pour des courriers conflictuels, ils peuvent être interprétés comme une prise à témoin embarrassante pour toutes les parties. Utilisez le champ «copie carbone invisible» (Cci) pour les envois de masse Lors d envoi de messages de pure d information n appelant pas de réponse et adressés à plus de dix personnes, utilisez le champ «Cci». Celui-ci peut être activé sur tous les nouveaux messages en passant par l option «affichage» puis en cochant «Champ Cci «. Page 14 sur 21

15 Évitez de vous abonner à des " mailing lists " Celles qui ne sont pas directement utiles à vos activités vous encombrent inutilement. Préférez-leur des forums (newsgroups,...) que vous consultez à votre initiative. Ne répondez jamais aux SPAM Ne répondez jamais aux messages en chaîne, avis de danger ou de gain, message d'une personne inconnue. N'ouvrez jamais une pièce jointe sans rapport direct avec le message ni citée dans celui-ci. Dans votre messagerie Reportez le cadre de classement modèle du service Créez dans le dossier «Livelink Entreprise» une arborescence de répertoires selon le cadre de classement modèle du service, permettant de trier efficacement les messages afin de retrouver rapidement un message particulier. Effacez et déplacez Tout message traité doit être sorti de la "Boîte de réception". Effacez-le s'il ne contient pas d'informations réutilisables; sinon, transférez-le vers un répertoire spécifique du dossier «Livelink Entreprise». Gérez les fichiers attachés Votre système est rapidement surchargé de fichiers attachés aux noms souvent peu explicites. Sauvegardez les pièces jointes importantes vers des répertoires spécifiques. Tenez à jour vos listes de distribution Créez et maintenez à jour la liste d'adresses de vos interlocuteurs. Les 5 secondes perdues à créer une nouvelle adresse sont rapidement rentabilisées. Dans la liste d'adresses, désignez vos interlocuteurs de façon cohérente. Évitez surnoms et abréviations. Utilisez le gestionnaire d absence de bureau Si vous êtes absent pour plusieurs jours ou que vous disposez d un horaire particulier, le gestionnaire d absence de bureau (" outil ", " gestionnaire d absence de bureau ") peut vous être très utile, ainsi qu aux personnes qui cherchent à vous joindre. Videz et classez la boîte de réception et la boîte des éléments envoyés Evitez de conserver plus de 25 messages dans la boîte de réception et dans celle des éléments envoyés. La messagerie n est pas un espace de stockage (taille limitée à 50 MB par personne) N'activez jamais une règle de transfert automatique Il est strictement interdit d'activer une règle de transfert automatique de vos messages électroniques vers une boîte aux lettres externe à l'infrastructure de l'etat de Genève. Page 15 sur 21

16 Remarque préalable Les boîtes aux lettres (BAL) de service Les informations ci-dessous sont également valables pour les boîtes aux lettres (BAL) de groupe transversal. Définition Une boîte aux lettres (BAL) de service permet de mettre à disposition d une ou plusieurs personnes une boîte aux lettres non nominale qui possède un nom et une adresse génériques incluant le nom du service ou indiquant sa fonction première. Elle répond en général à un besoin spécifique et permet d assurer un suivi constant dans le traitement des messages : le courrier adressé à une BAL de service est toujours relevé, plusieurs collaborateurs étant en charge de sa gestion. Son utilisation permet aussi d'éviter qu'un mail soit distribué à l'ensemble des boîtes aux lettres personnelles des collaborateurs du service (via une liste de distribution par exemple). Utilisation Une BAL générique peut être utilisée pour des messages destinés à l ensemble d un service, la réception de demandes d information (par exemple via un site Internet) ou dans le cadre d un processus métier pour l envoi de demandes en saisie libre ou via un formulaire. Le nom de la BAL et son adresse , laissés au libre choix du service, permettent de distinguer ces différentes utilisations. Quelques exemples de noms et d'adresses BAL générique du secrétariat d'un service: Secrétariat Infrastructure (DCTI) BAL servant à recevoir des demandes d'information: Info OCE (DSE) BAL utilisée dans un processus métier: Tickets SIP (DCTI) L usage interne ou externe de la BAL de service, les types de demandes soumises et la manière de les traiter sont du ressort de chaque service propriétaire. Gestion d une BAL de service Pour qu une BAL de service remplisse au mieux sa fonction, il est nécessaire de désigner au minimum une personne responsable et un suppléant. En fonction de l organisation propre à chaque service, un groupe de personnes peut être collectivement chargé de sa gestion. Dans l environnement Outlook, un droit d accès restreint, ou délégation, sur un des dossiers de la BAL de service pourra toujours être ajouté par un des propriétaires, via les «Propriétés» du dossier, de la même façon que sur un dossier d une boîte aux lettres personnelle. Page 16 sur 21

17 Identification de l expéditeur d un message généré à partir d une BAL de service Dans l environnement Outlook, un tel message peut rester générique ou être adressé de manière nominative par l une des personnes chargées de gérer la BAL de service. Cette option doit être déterminée au moment de la création de la BAL. Pour chaque BAL, il faut préciser si un ayant droit peut envoyer «de la part de..»ou «au nom de» (en tant que) la boîte générique de service. Exemple: Lors d'un nouveau message, préciser dans le champ De: qui est l'expéditeur. (Pour afficher ce champ, le sélectionner depuis le menu Affichage) Pour le destinataire, le message est reçu ainsi selon le choix de l'option d'expédition. Cas 1: option "en tant que" Cas 2: option "de la part de.." Le premier cas revêt un caractère anonyme vis-à-vis de l'extérieur de l'etat. Dans le second cas, le nom de l'expéditeur est précisé. Page 17 sur 21

18 Ajout d une ou plusieurs BAL de service Une ou plusieurs BAL de service peuvent être ajoutés dans l environnement personnel Outlook d un collaborateur. Lorsque celui-ci supprime, transfert ou répond à un message contenu dans une boîte supplémentaire, le message envoyé est déposé dans le dossier «Eléments envoyés» ou «Eléments supprimés» de sa boîte principale, et non dans le dossier de sa boîte supplémentaire. Traitement des messages reçus Pour permettre le suivi du traitement des messages reçus, une méthode possible consiste à créer dans la boîte de réception de la BAL de service un dossier au nom de chaque ayant droit qui a la responsabilité d y déplacer les messages qu il traite. Si les ayants droit sont peu nombreux et que la durée de vie des messages est courte, ceux-ci peuvent être laissés dans la boîte de réception de la BAL de service et leur statut de message lu ou non lu permettra de savoir s ils sont ou non en cours de traitement. La boîte aux lettres de service ne doit pas être utilisée pour archiver et stocker l'ensemble des correspondances du service : il faut pour cela utiliser le dossier d archives du service dans l'espace de travail «Entreprise» de Livelink (cf. infra, «Logiciel d archivage intermédiaire Livelink»). Installation de la BAL de service dans Outlook La création se fait via une demande de support au CTI. Les collaborateurs ayants droit sur la BAL sont listés dans la demande de support, ils seront ajoutés à un groupe (droits d accès Propriétaire) associé à la boîte générique. Lorsque la création a été effectuée par le CTI, chaque ayant droit doit l ajouter dans son environnement personnel : cf. Mode d emploi. Page 18 sur 21

19 Règles d étiquette et de courtoisie des messages électroniques N'abusez pas des majuscules Un texte en majuscules est équivalent à CRIER. Préférez une mise en valeur des mots importants par l utilisation d une police en gras ou par le soulignement, tout en sachant que certains de vos destinataires recevront vos messages en format brut, sans aucune nuance dans les polices de caractères. Utilisez l'humour avec prudence Spécialement quand vous vous adressez à des personnes que vous ne connaissez pas. La seule information disponible pour le récepteur est le texte que vous écrivez. L'absence des mimiques du visage et des intonations de la voix, les différences culturelles font qu'un message que vous trouvez très amusant peut être interprété comme une insulte par un autre (et inversement). Les " smileys " peuvent donner des informations sur l'état d'esprit de l'émetteur du message. Par exemple : :-) content ;-) complice/ironique :-( pas content :-O surpris Soignez votre orthographe et votre grammaire Les erreurs ne font que distraire du contenu du document. Prenez le temps de relire et de corriger Évitez d utiliser l lorsqu un risque conflictuel existe La communication orale permet de s'adapter en temps réel aux réactions de son interlocuteur et d'éviter les conflits dus à de simples malentendus, fréquents dans le courrier électronique. Page 19 sur 21

20 Logiciel Livelink d archivage intermédiaire Le logiciel d archivage intermédiaire Livelink est destiné à l'archivage des s professionnels de la messagerie électronique de l'etat de Genève. Ce logiciel offre une intégration complète de l'outil d'archivage dans MS Outlook. Un nouveau dossier nommé Livelink est ajouté à l'arborescence de votre boîte aux lettres. Il vous donnera accès à deux espaces dédiés à vos archives professionnelles : 1. un espace "personnel-professionnel" mis à disposition de chaque utilisateur qui est libre d'y créer sa propre structure d archivage. 2. un espace "Entreprise" partagé entre plusieurs utilisateurs et structuré selon le cadre de classement et le calendrier de conservation du service élaborés d'entente avec l'archiviste départemental et les Archives d'etat. Cet espace ne sera déployé que sur demande exprès du service, laquelle transitera par l'archiviste départemental. (pour plus d information, cf. Espace de travail entreprise - Tout ce qu'il faut savoir pour bien débuter.) Grâce à cet outil, vous pourrez : Archiver vos message par simple "glisser-déposer" depuis MS Outlook. Stocker vos archives dans une infrastructure centralisée où elles seront conservées et sécurisées selon le calendrier de conservation du service pour l espace «Entreprise». Personnaliser votre structure d'archivage dans Livelink. Retrouver aisément vos s archivés grâce à une fonction de recherche très efficace qui s effectue en texte intégral dans les messages archivés et le contenu des pièces jointes. Ses avantages sont les suivants : Taille illimitée de l espace de stockage. Libération de l espace de stockage dans la boîte aux lettres. Accès direct depuis MS Outlook ou via le web. Garantie de sauvegarde des données (alors qu un fichier PST stocké sur un disque local peut être perdu en cas de crash disque ). Pour plus de détails, cf. le guide rapide utilisateurs et le guide complet Livelink. NB. Pour accéder aux documents en ligne, vous devrez rentrer les login et mot de passe de votre compte Novell. Page 20 sur 21

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