Séminaire RÉGLEMENTATION ET NORMES D ARCHIVAGE, SYSTÈMES DE CERTIFICATION ET MÉTHODOLOGIE ADAPTÉE, PRINCIPE DES AUDITS

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1 f Séminaire MÉTHODOLOGIE ADAPTÉE, PRINCIPE DES AUDITS > Quel est l objectif de ce? - apporter aux participants les inmations essentielles sur le rôle de la normalisation dans l'archivage électronique - quels sont les principes de normalisation et quels apports en attendre? - présenter les normes clés dans ce domaine - être capable de mettre en oeuvre ces normes et ces standards dans des projets d'archivage électronique - aborder l archivage électronique dans la diversité de ses dimensions juridiques, techniques, et organisationnelles - positionner la Politique d Archivage au cœur de la méthodologie > A qui s adresse cet atelier? cet atelier vous donnera les outils nécessaires pour maîtriser - aux chefs de projets d archivage électronique des entreprises et comprendre votre projet d archivage numérique et administrations - aux responsables de la sécurité - aux responsables inmatiques - aux chefs de projet de conmité - aux archivistes et documentalistes - aux juristes d entreprise en charge de la conmité > Ce qu il faut savoir du point de vue pratique - la durée de cette cession de mation est de cinq jours - ce sarticule autour de 8 modules (avec étude, discussion de cas pratiques et selon le thème mise à disposition de progiciels ad hoc) - le nombre de participants à chaque session est volontairement limité à 12 - le aura lieu aux dates précisées dans le programme général de mation consultable sur le site - chaque session se déroule dans un lieu de prestige situé à proximité de Paris ou à Monaco - ce lieu sera précisé, au plus tard, 3 semaines avant la mation - le coût de participation à ce est de euros HT, comprenant les frais d hébergement. > Quels sont les intervenants de cet atelier? - Jean-Marc RIETSCH - Jean-Louis PASCON

2 fme du Lundi > Matinée : 12H00 Accueil des participants > Après-midi : 14H00-18h00 Problématiques soulevées par l archivage électronique Archiver des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'inmation dans le temps et de restitution identique à celle d origine. L objet de l archivage est multiple : prouver ses droits, répondre à des contrôles et à des obligations légales ou réglementaires. La technologie joue également un rôle important en matière d archivage électronique, s agissant en général de garantir la pérennité de l inmation pour de longues périodes avec des techniques très vite obsolètes! Les éléments connexes à prendre en compte dans l archivage électronique La problématique de l archivage porte non seulement sur les caractéristiques propres et inhérentes aux documents archivés, telles la disponibilité, l intégrité et la confidentialité, mais également sur la conservation des éléments de preuve connexes et parties intégrantes de la sécurité juridique et technique de ces documents. Il en est ainsi en matière de signature électronique et des processus de validation liés à ces signatures. La valeur de l inmation - définition de la valeur tant dans sa me que dans le fond - valeur intrinsèque et relative à un événement extérieur - valeur par rapport à l usage et aux accès - prise en compte de l évolution dans le temps de cette valeur - notion de criticité - marquage des documents, tout ne doit pas être archivé Mardi Introduction : ce qu il faut savoir sur la normalisation - Normes et standards / Standards "de facto" et standards "de jure" ; - Les organisations de normalisation en France, en Europe et dans le monde : AFNOR, CEN, CENELEC, ISO et IEC ; - Les groupements internationaux IETF, W3C et SNIA ; - Le processus normatif : qui fait des normes et comment? Comment y participer? - La certification et la labellisation. Le panorama des normes dans l'archivage électronique Les principales normes dans le domaine de l'archivage électronique et leur positionnement : - AFNOR NF Z ; - ISO/IEC Records Management ; - ISO : Open Archives Inmation System ; - MOREQ 2 : Model Requirements the Management of Electronic Records ; - Autres. > Après-midi : 14H00-18H00 La norme NF Z Cette partie de la mation est destinée à présenter la norme française sur les systèmes d'archivage électronique : - Principes généraux de la norme - Ses points clés - Ses options - En quoi cette norme a vieilli depuis sa publication? Sera également abordée la révision de la norme actuellement en cours. >>> Pour toute demande d inmation sur les ateliers de mation :

3 fme du Mardi (suite) ISO/IEC RECORDS MANAGEMENT Les 13 points clés de cette norme seront successivement abordés et commentés, à savoir : 1) Décision de mise en oeuvre du RM au niveau de la direction de l entreprise 2) Organisation du système de RM 3) Plan de classement des activités 4) Sélection des documents 5) Charte d archivage 6) Durée de conservation 7) Enregistrement dans le système 8) Stockage et conditionnement 9) Accès 10) Traçabilité 11) Mise en oeuvre du sort final 12) Contrôle et audit 13) Formation ISO/IEC Open Archives Inmation System Ce qu'apporte OAIS : - La définition des composantes d un système d'archivage - Une terminologie unique pour décrire tous les concepts nécessaires à l'archivage des données numériques - Les bonnes questions à se poser au moment de mettre en place d'un tel système Ce que OAIS ne fait pas : - Donner une méthodologie concrète de réalisation d un tel système (cahier des charges, road-map, etc.) - Fournir une liste de mats, de schémas, de règles ou de techniques spécifiques pour préserver les documents numériques - Donner la description d'une application inmatique type à mettre en œuvre, liste de matériels à utiliser MoReQ 2 MoReq (Model Requirements the Management of Electronic Records) fournit des exigences fonctionnelles pour la conception et la mise en œuvre d'un système d archivage électronique. Seront présentés les éléments essentiels de ce standard : - Plan de classement des données - Contrôles et sécurité d'accès au système d'archivage - Conservation et sort final des données - Capture des documents - Identification des documents dans le système - Recherche, repérage et restitution - Fonctions d administration nécessaires à l'exploitation d'un système d'archivage de données numériques Mercredi Qualifier et classer l inmation - Qualifier l inmation à archiver : multiplicité des critères, domaines de qualification, profils d inmation - Plan de classement : rôle, nommage des fichiers, quel plan adopter pour l archivage Le référentiel de conservation - Un outil pour piloter l archivage : approche globale des exigences et des moyens - Durée de conservation de l inmation - Modalités d archivage : rôles, gestion de la sécurité, support d archivage Les métadonnées Les cinq types majeurs de métadonnées : - Description des documents numériques : créateur du document, date de création, identifiant, relations avec d'autres ressources documentaires - Repérage des documents : identifiant, index, etc. - Gestion des droits d'utilisation (créateur, éditeur, lecteur) ainsi que les droits commerciaux associés - Aspect techniques : mats, localisation des supports, chiffrement, signatures numériques, etc. - Archivage : support, migration, accessibilité des mats processus de gestion des documents dans le temps > Après-midi : 14H00-18H00 Exemple de modèles de méta-données Seront présentés les deux principaux systèmes de métadonnées disponibles à ce jour : pour le monde des archives (DTD/EAD) et pour le monde des bibliothèques (Dublin Core Metadata). Standard d échange de la Direction des Archives de France Seront abordés les points suivants : - A qui est destiné ce standard (producteurs d'archives, les services d'archives, publics ou privés, les tiers archiveurs, les éditeurs de logiciels de gestion d'archives)? - Les transactions contenues dans ce standard - Les éléments des transactions seront ensuite abordés : définition des données, inmations de représentation et enfin inmations de pérennisation (provenance, contexte, identification, intégrité). Le pilote du système d'archivage des Archives de France (le projet Pil@e) sera utilisé afin d'illustrer une implémentation de ce standard. Pour toute demande d inmation sur les ateliers de mation :

4 fme du Jeudi Rôles de la Politique d Archivage, notion d Autorité d Archivage (AA) Prise en compte des contraintes précédentes afin d atteindre son objectif essentiel d apporter devant le juge la preuve de la fiabilité du procédé mise en œuvre pour le service d archivage électronique auquel s ajoutent le détail des : - Prestations fournies : niveaux de service, type d'archivage (courant / intermédiaire / définitif), - Obligations pesant sur les intervenants - Fonctionnalités mises en œuvre au sein du service d'archivage - Principes de sécurité à respecter Système d Inmation et politique d archivage Prendre en considération et vérifier la cohérence avec : - le schéma directeur des systèmes d inmations défini - la politique de sécurité adoptée - les technologies utilisées - la structure concernée - les besoins et moyens identifiés Autres normes, méthodes et référentiel - la norme ISO la méthode TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification), développée par le CRL (The Center Research Libraries - Chicago- USA) et l'oclc (The Online Computer Library Center - Dublin-USA). Il a reçu le soutien et l'approbation du NARA (National Archives and Records Administration), l équivalent des archives nationales des Etats-Unis - le référentiel Coffre numérique > Après-midi : 14H00-19H00 (pause 16H-16H15) Visite d un centre d archivage Présentation d un cas pratique concernant l audit d un système d archivage de factures Pourquoi la facture électronique? - factures papier, factures électroniques et systèmes hybrides - définition et caractéristiques de base - usages et valeur juridique de la facture >>> Archivage opérationnel des factures - factures entrantes et factures sortantes - processus et coûts de traitement - économie de l archivage électronique des factures Archivage légal des factures - abrégé des contraintes réglementaires (facture électronique facture papier : focus sur l archivage des copies électroniques nouvelle circulaire de la DGI 2007) - les factures en France et en Europe : directive, panorama des législations des Etats membres (tableau de synthèse), restitution et lieux de conservation - la signature électronique : principes, types (simple et avancé), utilisation, conservation, PKI - les tiers de confiance - autres technologies (EDI, etc.) - Quid des polices d assurance? Solutions d archivage du marché - solutions matérielles et logicielles (records management, CAS, UDO, etc.) - plates-mes de dématérialisation des factures (e-facturation) - tiers-archiveurs : garanties, labellisation, Coref Etude de cas : audit d un système d archivage de factures électroniques - présentation du cas : objectifs, contexte, domaines couverts et démarche de l audit - les n phases de l audit - analyse de l état des lieux (méthodes, résultats, points ts/faibles, recommandations) - enseignements : plate-me technique, sécurité (contrôle d accès), disponibilité (PRA), - analyse des niveaux de garantie de la nouvelle solution d archivage des factures sur le plan technique et juridique (focus sur l hypothèse de la mutualisation) - grille d estimation des principaux risques techniques et juridiques - enseignements : infrastructure de gestion des règles de conmité, évolutivité, pérennité, cloisonnement des archivages, gestion du cycle de vie (ILM) - analyse comparative de la solution technique (benchmarking) : méthode en 10 étapes, sélection de l échantillon, modèle d élaboration de grille de questions, tableaux comparatifs, écart concurrentiel, matrice de résultats - enseignements : solutions existantes (matérielles et logicielles), fournisseurs et prestataires de services, maturité Pour toute demande d inmation sur les ateliers de mation :

5 fme du Vendredi Présentation des solutions au cas pratique - compréhension et analyse de l état des lieux - analyse des niveaux de garantie de la nouvelle solution d archivage des factures sur le plan technique et juridique - grille d estimation des principaux risques techniques et juridiques - analyse comparative de la solution technique - premiers enseignements Conclusions et messages clés Bonnes pratiques et recommandations Synthèse et conclusion du Débriefing des participants sur les questions résiduelles, les attentes non servies, les questions périphériques et autres suggestions afin de pouvoir offrir un maximum de satisfaction. Discussion entre les intervenants et les participants sur la qualité et le niveau de détail des présentations en fonction de leurs attentes, sans oublier de préciser l essentiel à retenir. > Après-midi : Départ ou activités détentes au choix des participants Pour toute demande d inmation sur les ateliers de mation :