LA FACTURATION DANS SEM

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1 LA FACTURATION DANS SEM 1) Sélectionner l action de formation et aller dans la gestion de l action. Puis, sous l onglet «Suivi». Choisir «Suivi des réalisations». 1

2 2) Se positionner sur la période à déclarer 2

3 3) Cliquer sur le bouton de gestion «Accéder aux déclarations de réalisations» 3

4 Si plusieurs stagiaires ont réalisés le même nombre d heures sans absence, les sélectionner en cliquant sur la case à gauche de leur nom et cliquer sur «Déclarer pour les stagiaires sélectionnés». 4

5 4) Indiquer alors le nombre d heures réalisées puis Cliquer sur «valider». Le même chiffre s affichera pour tous les stagiaires sélectionnés. 5

6 Pour les stagiaires ayant réalisé des heures différentes et/ou ayant eu des absences, cliquer sur le bonhomme figurant à côté de leur nom. 3 onglets apparaissent : «Réalisation» pour déclarer les heures réalisées, «Absences» pour déclarer les absences et «Rectificatifs» pour rectifier une information renseignée sur le mois précédent. 6

7 5) En cas d absence, cliquer sur l onglet «Absences» puis sur «Déclarer une absence pour ce stagiaire». 7

8 Le motif d absence est à choisir dans le menu déroulant. Attention : bien se conformer au cahier des charges, les absences étant toutes répertoriées, indifféremment du type d action homogène ou en entrées et sorties permanentes. Or, certaines heures non réalisées sont payées ou non en fonction du type d action. L opération est à renouveler si le stagiaire a plusieurs absences dans le mois avec des motifs différents. Les absence justifiées sont celles qui donnent lieu à paiement, les absences injustifiées sont celles qui ne donnent pas lieu à paiement. Un stagiaire qui est sorti provisoirement de l action pour un court CDD ou durant l été entre deux sessions d un même marché, sera mis en absence injustifié pour motif de «suspension». Il ne faudra pas sortir ce stagiaire sous peine de ne pouvoir le rentrer par la suite. 8

9 Indiquer la date du premier jour d absence et la date du dernier jour d absence et le nombre d heures non réalisées du fait de cette absence. Puis cliquer sur «Valider». 9

10 6) En cas de nécessité d ajouter un rectificatif, cliquer sur l onglet «Rectificatifs» puis sur «Ajouter un rectificatif». 10

11 Le rectificatif peut porter sur une réalisation ou sur une absence non encore déclarée. Choisir le motif sur la liste du menu déroulant puis indiquer la période, le nombre d heures en centre et en entreprise (indiquer 0 en absence d heure en centre ou en entreprise). Sur l espace commentaire, indiquer le nom du fichier comportant le document justificatif que vous rattacherez à l action. Puis cliquer sur «Valider». 11

12 Le rectificatif est enregistré. Renouveler la procédure si plusieurs rectificatifs. 12

13 7) Après la déclaration des réalisations, absences et rectificatifs pour l ensemble des stagiaires présents sur la période déclarée, cliquer sur «retour au suivi des réalisations». 13

14 8) Cliquer sur «Valider la période». 14

15 Un message de confirmation apparaît. 15

16 9) Après validation de la période, celle-ci apparaît en vert. Pour autant, il reste encore une opération à effectuer pour que la facture soit adressée à la Région. 16

17 10) Cliquer sur «Retour à la gestion de l action de formation». 17

18 11) Puis dans l onglet «suivi» cliquer sur «validation/facturation». 18

19 12) Aller sur l onglet «A facturer». La période que vous avez validée apparaît sous forme de facture et de compte-rendu d exécution. Pour l adresser à la Région électroniquement, cliquer sur le bouton vert de validation. 19

20 Le logiciel vous demande de confirmer votre validation. 20

21 13) Un message de confirmation apparaît. La facture est validée et donc adressée à la Région. C est au gestionnaire région de la valider. Il ne le fera que lorsqu il aura reçu la facture format papier et l aura vérifiée à l aide du compte-rendu d exécution.. 21

22 14) En cliquant de nouveau sur l onglet «Suivi des factures», apparaissent les factures à valider par la Région et celles déjà validées avec un historique comportant les dates de validation. 22

23 15) Les règles de comptabilisation des heures sur SEM L effectif n est pas contractuel. A partir du moment où vous respectez les volumes maximum en terme de prescription pour chacun des stagiaires, vous pouvez prescrire globalement plus d heures que le nombre d heures contractualisé. En revanche, le logiciel ne vous permet pas : - de déclarer plus d heures que vous n avez prescrit par stagiaire, - de déclarer au global plus d heures que le contractualisé. Ce message apparaît chaque fois que vous déclarez au-delà du nombre d heures prescrit pour un stagiaire. 23

24 Autre exemple de message : 24

25 16) Les déclarations de sortie anticipée Lorsqu un stagiaire quitte la formation de manière anticipée, vous déclarez sa sortie sur la réalisation du mois en question. Vous indiquez le nombre d heures réalisées sur ce mois. Puis vous cliquez ensuite sur «Déclarer une sortie pour ce stagiaire» et vous choisissez le motif dans le menu déroulant. (cf procédure de saisie des réalisations page 2) 25

26 17) Vous validez. 26

27 18) Cas d un rectificatif après sortie d un stagiaire Au cas où vous auriez à faire un rectificatif le mois suivant sur la rélisation du nombre d hures d un stagaiare sorti, vous annulez la sortie de ce stagaiare 27

28 19) Puis vous saisissez le rectificatif. 28

29 20) Vous indiquez la période concernée par le rectificatif. Puis vous déclarez de nouveau la sortie du stagiaire. En cas d heures justifiées pour sortie anticipée, les hures sont bloquées sur le logiciel mais n apparaissent qu à la dernière facture. 29

30 21) L émission de la dernière facture reprend les principes de déclaration de la période. Mais, après avoir déclaré les heures de réalisation du dernier mois, il faut indiquer une date de sortie à tous les stagiaires puisque le stage est terminé au moment de la déclaration. 30

31 22) Puis vous procédez à la fermeture de l action. Cliquer sur «Fermeture de l action». 31

32 23) Indiquer la date de fermeture qui doit être la date prévue et indiquée sur le logiciel. Sinon faites une demande de modification de date qui doit être validée par les services de la Région. 32

33 24) Un message apparaît vous confirmant la fermeture de l action. Ce qui vous permet de facturer la dernière période et d accéder aux bilans à disposition. 33

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