GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL SOFT ECOLES

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1 1 GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL SOFT ECOLES SOFT ECOLES est un logiciel de gestion scolaire automatisée avec des fonctionnalités qui permettent un suivi des inscriptions, des règlements des différents frais de scolarité des élèves, des évaluations, des bulletins de notes, des absences des élèves et des membres du personnel, les vacations des enseignants,etc. Chaque fois qu une mise à jour est disponible, une fenêtre comme celle-ci s affiche

2 2 Il faut cliquer alors sur le bouton «mettre à jour l application» pour que les mises à jour soient intégrées dans l application. NB : Les données utilisées pour illustrer certaines fonctionnalités sont fictives L accès aux différentes fonctionnalités du logiciel se fait via des menus déroulants : 1. Nouvelle année scolaire Ce menu permet d afficher une fenêtre pour saisir la nouvelle année.

3 3 2. Gestion des frais Il comporte plusieurs options destinées à gérer les différents frais auxquels les élèves/étudiants sont assujettis.

4 4 a. Saisie des categories de frais Elle permet de saisir les libellés des différents types de frais avec un contrôle pour éviter les doublons.

5 5 b. Saisie des caractéristiques des frais Il s agit ici, pour chaque catégorie de frais d indiquer à quelle(s) classe(s) elle s applique, pour quel montant annuel total, pour combien de paiements et à partir de quelle date. Pour sélectionner les classes, il suffit de cliquer dessus dans la liste des classes. Lorsque toutes les classes sont concernées, il faut cliquer sur le bouton «toutes» pour sélectionner toutes les classes. Les classes sélectionnées s affichent dans la liste «classes sélectionnées». Pour en désélectionner une, il suffit de cliquer dessus. Pour les désélectionner, il suffit de cliquer sur le bouton «effacer la liste». Pour terminer, on clique sur le bouton «Enregistrer».

6 6 Il faut répéter l opération pour tous les types de frais. c. Génération de tableau de paiements Un tableau de paiements permet de définir les échéances des différents paiements ainsi que les montants des frais correspondants pour chaque élève/étudiant. Cette opération est faite automatiquement lorsqu un étudiant s inscrit mais il peut arriver qu on ait besoin de le faire lorsque l inscription est antérieure aux frais. Pour réaliser cette opération, il faut sélectionner l élève/l étudiant dans la liste affichée après sélection d une classe et cliquer sur le bouton «générer le tableau».

7 7 d. Saisie des paiements Cette option permet de saisir les règlements effectués par les élèves/étudiants. Pour ce faire, on sélectionne un élève/étudiant et son tableau de paiements s affiche avec les listes des libellées de frais, des échéances, des montants à payer, des montants déjà réglés et des reliquats. Pour prendre en compte un paiement, il suffit de sélectionner le libellé correspondant dans la liste à gauche, le montant intégral du montant à payer s affiche alors automatiquement dans la zone «montant versé» et la date du jour est affichée dans la zone «date de paiement». Si le montant versé est inférieur au montant dû, il faut saisir le premier dans la zone prévue. Ensuite, on clique sur le bouton «Valider», le règlement est alors enregistré et le reliquat déterminé. Le bouton «Imprimer le reçu» permet d imprimer l attestation de paiement pour l élève/étudiant.

8 8 e. Consultation des paiements Cette option permet de visualiser les différents paiements effectués par l élève/l étudiant sélectionné avec les frais correspondants, les montants dus, les dates d échéance, les montants versés, les dates de paiements et les reliquats.

9 9 f. Edition d attestation de paiement L édition d attestation de paiements peut se faire en différé. Il suffit de sélectionner l élève/étudiant ainsi que la date du paiement concernée avant de cliquer sur le bouton «Imprimer l attestation de paiement».

10 10 g. Situation des retards de paiements Elle permet d imprimer ou de générer un fichier Excel recensant tous les retards de paiement par rapport à une date de référence à préciser (par défaut, la date du jour).

11 11 Etats de sortie obtenus Imprimé (dans un fichier PDF)

12 12 Fichier Excel

13 13 h. Situation des perceptions de paiements Cette option permet d obtenir l historique des paiements effectués entre deux dates. Les états peuvent être générés par classes ou par types de frais, imprimés ou dans un fichier Excel. Etats de sortie

14 14 Par classes, imprimé (dans un fichier PDF)

15 15 Par type de frais dans un fichier Excel. i. Suppression de catégorie de frais On peut supprimer un type de frais à condition qu il n y ait aucun paiement effectué dans cette catégorie. Si un type de frais n est plus en vigueur, il faut quand même le laisser dans la base, car plusieurs paiements ont été effectués sur cette base et l application en aura besoin pour les gérer correctement, il ne faut même pas les renommer. j. Annulation de paiements Un paiement enregistré par erreur peut être annulé. Pour ce faire, on le sélectionne l élève/étudiant, ce qui provoque l affichage des paiements qu il a effectués. On sélectionne alors le paiement à annuler et on clique sur le bouton «Annuler ce paiement».

16 16 4. Classes C est un menu qui comporte plusieurs options pour accéder aux fonctionnalités relatives aux classes. a. Saisie Elle permet d entrer le libellé des classes qui une fois validé provoque l affichage d un second écran qui permet d associer à cette nouvelle classe, les matières qui y seront dispensées avec les coefficients correspondants. Sans cette association, il sera impossible de saisir les notes des élèves inscrits dans cette classe, le système ne pouvant pas déterminer les matières concernées par la saisie.

17 17

18 18 b. Profil Cette option permet d imprimer le profil des classes en fournissant l année scolaire et la période concernées ainsi le nombre de copies désirées (par défaut 1).

19 19 Exemple de profil des classes

20 20 c. Etat Elle permet d imprimer l état des classes avec les effectifs et leurs répartitions par sexe.

21 21 5. Elèves Ce menu comporte différentes options permettant la gestion des élèves a. Saisie Elle permet de saisir les informations portant sur un élève Pour insérer la photo de l élève, il faut sélectionner le dossier source (qui peut-être la mémoire d un appareil photo numérique, une clé USB, un disque dur, etc.). Le fichier est alors copié dans le dossier de l application en changeant éventuellement le nom du fichier pour ne pas écraser une autre photo qui aurait le même nom. La photo peut aussi être retouchée avec un logiciel tel que Photoshop pour améliorer sa qualité avant d être insérée. Cette photo pourra être changée ultérieurement. NB : la taille de la photo ne pose pas de problème particulier car elle est automatiquement redimensionnée en fonction de la zone d affichage ou d impression. b. Consultation Elle permet d afficher les informations portant sur l élève sélectionné. Il faut d abord sélectionner une classe pour avoir la liste des élèves de cette classe et pouvoir en sélectionner un.

22 22 c. Modification Elle permet de changer une ou plusieurs informations relatives à un élève y compris sa photo. Cette option peut être utilisée pour insérer les photos des élèves qui n en ont pas et pouvoir ainsi leur imprimer des badges pour l année scolaire en cours. d. Suppression Cette option est à utiliser avec beaucoup de précaution et surtout pas avec un élève qui a déjà d autres données telles que des notes. Si on supprime un élève qui a déjà acquitté les droits d inscriptions, ceux ne seront plus pris en compte C est une option qu on ne peut utiliser que si un élève annule son inscription. A l usage, une confirmation est demandée avant de procéder à l opération.

23 23 e. Certificat de scolarité Elle permet d imprimer le certificat de scolarité de l élève sélectionné.

24 24 f. Etat des élèves Elle permet de générer un fichier Excel contenant les informations de base sur les élèves de la classe sélectionnée. g. Badges Cette option permet d imprimer les badges des élèves. La première étape consiste à sélectionner les élèves. Il faut commencer par sélectionner la classe et alors tous les élèves de cette classe sont affichés dans une liste.

25 25 Si on veut sélectionner tous les élèves de la classe, on clique sur le bouton «Tous» sinon on clique sur les élèves à sélectionner qui sont alors copiés dans la liste des élèves sélectionnés à droite). Pour ajouter des élèves d autres classes, il faut sélectionner les classes concernées et sélectionner les élèves avec une des méthodes décrites plus haut. Pour désélectionner un élève, on clique sur son nom dans la liste des élèves sélectionnés. Pour désélectionner tous les élèves, on clique sur le bouton «Effacer la liste» Une fois les élèves sélectionnés, on peut lancer l impression des badges en cliquant sur le bouton «Imprimer».

26 26 h. Réinscription Cette option permet de récupérer les informations déjà disponibles pour un ancien élève/étudiant qui se réinscrit, ainsi on n aura pas besoin de les ressaisir. Pour effectuer cette opération, on sélection la classe d origine de l année scolaire précédente, puis on sélectionne l élève/étudiant, on sélectionne la nouvelle classe et on clique sur le bouton «valider». i. Changement de filière Lorsqu un élève/étudiant change de filière ou de classe, l opération est gérée à ce niveau. On sélectionne l ancienne classe, puis l élève/étudiant, puis on sélectionne la nouvelle classe. Lorsque les deux classes ont les mêmes frais pour les mêmes caractéristiques (montant total, nombre de paiements et date du premier paiement exigible), les paiements déjà effectués par l élève/étudiant sont conservés tels quels. Sinon, le système génère un fichier avec tous les paiements déjà effectués par l élève/étudiant, ce fichier doit être absolument sauvegardé. En effet le système supprime ensuite le tableau de paiements précédent et en génère un nouveau avec les caractéristiques des frais da la nouvelle classe ou filière. Il faudra alors reporter dans ce nouveau tableau de paiements, les paiements déjà effectués dont les éléments se trouvent dans le fichier sauvegardé.

27 27 6. Matières a. Saisie Elle permet de saisir le libellé d une nouvelle matière b. Affectation des matières aux classes Elle permet d associer les matières aux classes en spécifiant leur coefficient ou de changer les coefficients des matières déjà associées à certaines classes.

28 28 7. Notes A partir des options de ce menu, on gère tout ce qui se rapporte aux notes. a. Saisie La saisie des notes peut se faire de différentes manières : On peut saisir les notes directement en utilisant le formulaire. Pour ce faire : On indique l année scolaire et la date (l année scolaire courante et la date courante sont proposées) on sélectionne l option «Saisie directe sur le formulaire», on sélectionne ensuite la période, on sélectionne le type des notes (devoir ou composition, si c est un devoir on sélectionne son numéro), on sélectionne la classe, ce qui provoque l affichage des seules matières dispensées dans cette classe et les élèves qui y sont inscrits on sélectionne la matière on sélectionne l élève on saisit la note ( -1 pour les absences justifiées ) on clique sur le bouton «Enregistrer»

29 29 On peut aussi exploiter la possibilité de saisir d abord les notes dans un fichier Excel puis de fournir ce fichier Excel à l application une fois que toutes les notes y auront été saisies. Création d un fichier Excel Dans un premier temps, on coche l option «Création d un fichier Excel de saisie», ce qui provoque l affichage des éléments à renseigner.

30 30 On indique l année scolaire et la date (l année scolaire courante et la date courante sont proposées) on sélectionne ensuite la période, on sélectionne le type des notes (devoir ou composition, si c est un devoir on sélectionne son numéro), on sélectionne la classe, ce qui provoque l affichage des seules matières dispensées dans cette classe on sélectionne la matière on sélectionne le professeur dans une liste qui n affiche que les membres du personnel ayant statut de professeur (Cette sélection n est pas obligatoire) on clique sur le bouton «Générer un fichier Excel»

31 31 Un fichier Excel correspondant aux choix de l utilisateur est alors créé. Ce fichier doit être sauvegardé, éventuellement sur une clé USB ou sur disque dur et peut être emporté par le professeur pour effectuer la saisie des notes quand il en aura le loisir.

32 32 Comme indiqué, à part entrer les notes, on ne doit rien modifier sur la feuille, en effet, le logiciel utilise l adresse des cellules et tout changement à ce niveau provoquerait des erreurs. NB : Pour les élèves ayant justifié une absence, il faut nécessairement saisir -1 sinon le logiciel met 0

33 33 Lecture d un fichier Excel Il s agit d exploiter le fichier Excel généré précédemment et rempli avec les notes. Pour ce faire, On coche l option «lecture d un fichier Excel» On clique sur «Choix du fichier Excel» On sélectionne le fichier Excel Le logiciel lit alors le fichier et transfère les notes dans la base de données de l application.

34 34 Lors de l exploitation de ce fichier Excel, les notes erronées sont rejetées et les erreurs portés sur les cellules à droite de celles les contenant. Ces erreurs devront être ensuite corrigées. Traitement du fichier Excel actif On coche l option «Traiter le fichier Excel actif» On clique sur le bouton «Traiter le fichier Excel actif» On enregistre ou réenregistre le fichier Excel actif sur un support quelconque (Clé USB, disque dur) NB : Vérifiez que le fichier actif est le fichier Excel à traiter Le logiciel enregistre le fichier puis le rouvre et transfère les notes dans la base de données de l application. Lors de l exploitation de ce fichier Excel, les notes erronées sont rejetées et les erreurs portés sur les cellules à droite de celles les contenant. Ces erreurs devront être ensuite corrigées. NB : Pour les élèves ayant justifié une absence, il faut nécessairement saisir -1 sinon le logiciel met 0

35 35 b. Consultation des notes d une classe Cette option permet de générer un fichier Excel contenant les notes correspondantes aux périodes, classes et matières choisies

36 36

37 37 Fichier Excel résultat

38 38 c. Modification Elle permet de corriger les notes erronées. Pour ce faire, on indique l année scolaire puis on sélectionne la période, la classe, la matière et l élève. On clique ensuite sur le bouton «Rechercher» et toutes les notes correspondantes aux critères de recherche sont affichés. On sélectionne alors la note à modifier et on saisit la bonne note (-1 pour les absences justifiées) avant de cliquer sur «Enregistrer». d. Suppression Quand on saisit une note par mégarde, on peut la supprimer, en effectuant une recherche comme indiqué pour la modification puis en cliquant sur le bouton «Supprimer». e. Traitement Un fois toutes les notes d une classe saisies et validées, on doit les traiter avant d imprimer les bulletins Traiter les notes d une classe En cliquant sur ce bouton, on lance un processus qui comporte une phase de vérification de la disponibilité de notes pour chaque matière aussi bien pour les devoirs que pour les compositions. Si des notes ne sont pas disponibles, le logiciel demande de confirmer la poursuite du traitement. Au bout d un délai de 3

39 39 secondes, l application continue le traitement en considérant que la réponse est positive. (Ceci pour éviter une tâche qui peut se révéler fastidieuse et qui oblige l utilisateur à rester devant son ordinateur pour répondre à ce type de questions). Une fois les vérifications effectuées, le logiciel calcule les moyennes des élèves et effectue le classement et détermine les appréciations en fonction. Traiter les notes de toutes les classes Elle permet de parcourir la liste des classes et d effectuer le traitement des notes pour chaque classe. Cette opération suppose que toutes les notes ont été déjà saisies. Imprimer tous les bulletins d une classe Ce bouton permet de lancer l impression des bulletins de la classe sélectionnée et pour l année scolaire et la période indiquées Imprimer un bulletin En cliquant sur ce bouton, on obtient le bulletin de l élève sélectionné pour l année scolaire et la période indiquées.

40 40 Envoyer le bulletin d un élève par mail Cette option permet d envoyer le bulletin de l élève/étudiant à son tuteur avec une copie à lui-même. Envoyer tous les bulletins d une classe par mail Cette option permet d envoyer les bulletins des élèves/étudiants d une classe aux tuteurs respectifs avec une copie aux élèves/étudiants. Envoyer tous les bulletins par mail Cette option permet d envoyer tous les bulletins des élèves/étudiants aux tuteurs respectifs avec une copie aux élèves/étudiants. NB : l envoi en masse d s est perçu comme une activité de logiciels malveillants, raison pour laquelle beaucoup de serveurs de messagerie bloquent cette opération.

41 41 f. Feuille de présence Elle permet d imprimer une feuille destinée aux surveillants et contenant la liste des élèves de la classes concernée par une évaluation et qui n auront plus qu à émarger. g. Relevé de notes Cette option permet d imprimer un relevé de notes après avoir indiqué l année scolaire et sélectionné la période, la classe, la matière et éventuellement le professeur (ce dernier choix n est pas obligatoire).

42 42 Relevé de notes

43 43 NB : Avec cette feuille de notes, les saisies se font manuellement et après il faudra ressaisir les notes dans le logiciel, ce qui constitue un double travail. Mieux vaut générer et utiliser un fichier Excel. h. Récapitulatif des moyennes d un semestre C est une option qui permet d avoir un état contenant le classement des élèves d une classe pour un semestre avec les rang, moyenne générale, nombre d absences justifiées, nombre d absences non justifiées, nombre de retards et appréciations. Il faut indiquer l année scolaire et sélectionner la classe et la période.

44 44 Etat obtenu i. Récapitulatif des moyennes des 2 semestres Elle permet d avoir un état avec les moyennes de chaque semestre et la moyenne annuelle ainsi que les nombres d absences annuelles justifiées et non justifiées

45 45 Etat obtenu

46 46 j. Récapitulatif des 2 semestres dans un fichier Excel Le même état peut être généré dans un fichier Excel. h. Consultation des notes d un élève Cette option permet d afficher toutes les notes de l élève/étudiant sélectionné, dans la matière et pour la période sélectionnées.

47 47 8. Absences Ce menu permet de gérer les absences et les retards des élèves a. Saisie L option affiche une fenêtre qui permet de sélectionner un élève dans une liste contenant les élèves de la classe sélectionnée au préalable. Il aussi indiquer la période et l année scolaire ainsi que la période de référence en entrant les dates de début et de fin de la période. Pour terminer, on saisit pour cette période le nombre d absences non justifiées, le nombre d absences justifiées et/ou le nombre de retards.

48 48

49 49 b. Modification En cas d erreur, on peut modifier les valeurs saisies en sélectionnant l absence et/ou le retard dans une liste après avoir indiqué l année scolaire, sélectionné la classe et la période et obtenu la liste des élèves pour en sélectionner un. On entre alors les bonnes valeurs pour les différents éléments.

50 50 c. Consultation des absences Elle permet d afficher pour une période de références les absences et retards de l élève/étudiant sélectionné.

51 51 d. Suppression d absences Lorsque des absences et/ou retards ont été saisis par erreur, il est possible de les supprimer. Pour ce faire, on sélectionne d abord l élève/étudiant puis dans la liste de ses absences/retard, on sélectionne ceux qui sont concernés et on clique sur le bouton «supprimer». 9. Personnel A travers ce menu, on gère des informations portant sur l ensemble du personnel de l établissement (personnel administratif, enseignants, contractuels, personnel subalterne, etc.). Les informations portent sur les éléments d identification, les coordonnées, les diplômes professionnels et académiques, etc. mais aussi les absences.

52 52 a. Saisie C est l option qui permet d entrer les données relatives à un membre du personnel

53 53 b. Consultation Elle permet d afficher les informations relatives au membre du personnel sélectionné.

54 54 c. Modification Elle permet de changer une ou plusieurs informations relatives au membre du personnel sélectionné d. Suppression Elle permet de supprimer de la base un membre du personnel ayant quitté l établissement après l avoir sélectionné dans une liste e. Saisie des absences Cette option permet de saisir au jour le jour, les absences d un membre du personnel. Pour ce faire, on le sélectionne dans une liste et on indique la date et les heures de début et de fin de l absence. On peut faire des observations (par ex le motif) sur une absence.

55 55

56 56 f. Consultation des absences On peut afficher à l écran les absences d un membre du personnel avec les dates, heures de débuts et de fin, et les observations. g. Suppression des absences On peut supprimer une absence saisie par mégarde après l avoir sélectionnée en cliquant sur le bouton «Supprimer». h. Etat des absences Il est possible de générer un fichier Excel contenant les absences du personnel pour la période indiquée.

57 57 L état obtenu liste le détail des absences pour chaque membre puis affiche le nombre total et la durée totale des absences de chaque agent. A la fin de l état, le nombre total et la durée totale des absences de tous les membres du personnel sont affichées.

58 Etablissement a. Saisie Lorsqu aucun établissement ne se trouve dans la base, il affiche une fenêtre permettant de saisir les données relatives à l établissement scolaire sinon le formulaire de saisie refuse de s afficher. b. Modification Lorsqu un établissement scolaire est déjà saisi, on peut modifier les informations y afférentes (téléphone, cellulaire, , etc.) sauf le nom de l établissement 11. Vacations Ce module permet de gérer tous les éléments relatifs aux vacations des enseignants.

59 59 a. Saisie des taux ou forfaits et des volumes horaires Cet écran permet d associer chaque enseignant à une ou plusieurs matières et une ou plusieurs classes avec pour chaque association le volume horaire et le taux horaire ou le forfait correspondants. Il est possible d avoir plusieurs taux horaires pour le même enseignant en fonction de la matière et/ou de la classe. Il est aussi possible de déterminer un forfait qui serait valable pour les cours dispensés par l enseignant. Pour réaliser l opération, on sélectionne d abord le statut (les enseignants pouvant avoir des statuts et/ou des dénominations différentes), on sélectionne ensuite l enseignant, la classe et la matière puis on choisit le mode de rémunération (forfait ou taux horaire), ce qui provoque l affichage de la zone de saisie du taux horaire ou du forfait. Pour terminer, on entre le volume horaire et on clique sur «Enregistrer».

60 60 b. Consultation des taux horaires, volumes horaires et forfaits On sélectionne le statut puis l enseignant et la liste de tous ses cours avec volumes horaires, taux horaires ou forfaits s affiche

61 61 c. Modification des taux horaires, volumes horaires et forfaits On sélectionne le statut puis l enseignant et la liste de tous ses cours avec volumes horaires, taux horaires ou forfaits s affiche. On sélectionne alors un cours, ce qui provoque l affichage du volume horaire, du taux ou du forfait et il devient alors possible de modifier la valeur d un ou de plusieurs de ces éléments. Il est aussi possible de changer le mode de rémunération d un enseignant, de passer du taux horaire au forfait ou vice-versa.

62 62 d. Suppression d attributions de cours à des enseignants Lorsqu un enseignant ne dispense plus un cours, on supprime l association en sélectionnant d abord le statut, puis l enseignant et le cours à supprimer avant de cliquer sur le bouton «Supprimer»

63 63 e. Saisie des vacations On sélectionne d abord le statut puis l enseignant, ce qui provoque l affichage de ses cours. Quand on sélectionne un de ceux-ci, le logiciel affiche le volume horaire affecté au cours, le volume horaire déjà consommé, la date du jour (qu on peut changer). On saisit alors l heure de début et l heure de fin du cours. Le système calcule la durée du cours et vérifie si le nombre d heures restant est supérieur ou égal à la durée du cours, si c est le cas, la vacation est enregistrée et le nombre d heures consommées mis à jour sinon elle est rejetée. Cette vérification empêche un enseignant de faire plus d heures que le volume horaire qu on lui a alloué. Le logiciel vérifie et rejette aussi toute vacation qui chevaucherait avec une autre du même enseignant. Dans le cas où une saisie a lieu après le paiement des vacations de la période concernée, une mise à jour du montant des vacations de l enseignant se traduira par un reliquat à payer à l enseignant.

64 64 f. Modification des vacations Lorsqu une vacation a été enregistrée, il demeure possible de la modifier en changeant la date, l heure de début et/ou l heure de fin. Lors de la modification, le système vérifie que la nouvelle durée du cours ne générera pas un volume horaire consommé supérieur à celui qui était prévu, auquel cas, la modification sera rejetée. Le logiciel vérifie et rejette aussi tout changement d une vacation qui provoquerait le chevauchement avec une autre du même enseignant. Dans le cas où une modification a lieu après le paiement des vacations de la période concernée, une mise à jour du montant des vacations de l enseignant se traduira par un reliquat à payer à l enseignant si le nombre d heures de cours fait a augmenté ou par le remboursement du trop perçu dans le cas contraire. NB : Dans ce cas, le système affichera un reliquat négatif (Ex )

65 65 g. Consultation des vacations d un enseignant sur une période Une fois le statut sélectionné, on sélectionne l enseignant et on saisit le début et la fin de la période de référence. Toutes les vacations de l enseignant sur la période s affiche et quand on en sélectionne une, on obtient les détails (date, heure début, heure fin)

66 66 h. Consultation des vacations sur une période Elle permet d obtenir la liste de toutes les vacations de tous les enseignants pour la période entrée. Pour ce faire on entre les dates de début et de fin de la période et on clique sur le bouton «Afficher». Lorsqu on sélectionne un élément de la liste, on obtient le détail de la vacation.

67 67 Il est possible de générer un fichier Excel à sauvegarder avec les mêmes données en cliquant sur le bouton «Fichier Excel».

68 68 i. Suppression de vacations Il est possible de supprimer une vacation enregistrée. Pour ce faire, on sélectionne le statut puis l enseignant, on détermine la période de référence. Le système affiche alors la liste des vacations de l enseignant sur la période, on sélectionne celle qui est à supprimer et on clique sur le bouton «Supprimer». Dans le cas où une suppression a lieu après le paiement des vacations de la période concernée, une mise à jour du montant des vacations de l enseignant se traduira par le remboursement du trop perçu par l enseignant. NB : le système affichera un reliquat négatif.

69 69 j. Agrégation des vacations de la période A la fin de chaque période de référence (généralement le mois), on procède d abord à cette opération pour que le logiciel puisse calculer le nombre d heures de cours réalisé par chaque enseignant et calculer le montant des vacations en fonction du taux horaire ou du forfait et du taux de retenue. Le cumul est effectué par cours (association matière/classe) et les éléments sont affichés sur une liste et aussi mises dans un fichier Excel pou le cas où on veut les sauvegarder. Lors de l opération, il faut indiquer la période de référence et le taux de la retenue qui peut être nul.

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71 71 k. Saisie des paiements des vacations Pour cette opération, le logiciel affiche les éléments des vacations non encore totalement payées de l enseignant sélectionné : période de référence, montants bruts, retenues, montants nets, montants versés, reliquats. Lorsqu on sélectionne une vacation, la somme due est affichée dans la zone du montant payé, il est possible de mettre une somme inférieure en cas de paiement partiel. On indique aussi le mode de paiement (espèces, chèque, virement, autre) et la date de paiement. Une fois validé, le logiciel produit un reçu au nom de l enseignant qui n aura plus qu à le signer.

72 72 l. Etat des paiements Pour la période de référence, tous les paiements effectués avec les dates, les bénéficiaires, les montants et les modes de paiement sont affichés. En cliquant sur le bouton «Fichier Excel», on obtient les mêmes éléments dans un fichier Excel qu on peut sauvegarder.

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74 74 m. Etat des vacations non payées Il s agit des toutes les vacations pour lesquelles il reste un reliquat à payer avec les périodes de référence, les bénéficiaires, les montants dus, les montants versés et les montants restants. Les mêmes éléments peuvent être obtenus dans un fichier Excel qu on peut sauvegarder en cliquant sur le bouton correspondant.

75 75 n. Gestion des retenues Cet écran permet de saisir, de modifier ou de supprimer les taux de retenue. Pour modifier ou supprimer un, il faut sélectionner le taux concerné. NB : Ne pas saisir le signe %, seulement la valeur (Ex : 5 au lieu de 5%).

76 Sauvegarde La sauvegarde est une opération de première importance, c est la seule manière de pouvoir retrouver des données altérées ou supprimées accidentellement ou par un virus. C est une opération qu il faut effectuer régulièrement pour se mettre à l abri car un désastre est vite arrivé et l opération ne prend même pas 5 mn. Un fois lancé, le logiciel collecte l ensemble des fichiers de données et les met dans un fichier compressé (.zip) qui sera sauvegardé dans le dossier sélectionné par l utilisateur. En cas d accident, c est ce fichier qu il faudra restaurer pour retrouver les données telles qu elles étaient au moment de la sauvegarde 13. Quitter Il permet de fermer l application

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