Conférence éducative nationale

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1 Conférence éducative nationale À l attention de toutes les sections locales relevant du Conseil du Trésor et de Parcs Canada La Conférence éducative nationale de l UCET pour les sections locales du secteur public aura lieu comme suit : The Residence Inn, Centre-ville d Ottawa (Ontario) À compter de 9 h le vendredi 22 mai 2015 jusqu au dimanche 24 mai 2015 Réception de bienvenue le jeudi 21 mai 2015 (de 19 h à 21 h)

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3 Série de conférences éducatives nationales Trousse de renseignements Avant de faire des réservations de voyages, les délégué(e)s sont prié(e)s de s assurer d avoir bien reçu l autorisation de leur employeur de prendre le congé adéquat pour assister à cette conférence nationale. INSCRIPTIONS Vous devez impérativement renvoyer le formulaire d inscription et, s il y a lieu, celui sur les besoins spéciaux, à notre bureau national au plus tard le 30 mars Veuillez par ailleurs noter que si nous ne les recevons pas en temps voulu, nous ne pourrons vous garantir une chambre d hôtel. VOYAGES PAR AVION/TRAIN/AUTOCAR Nous invitons l ensemble des participant(e)s à la conférence à contacter l agence Carlson Wagonlit Travel au pour faire leurs réservations de voyages. Veuillez l appeler et indiquer que vous serez un(e) délégué(e) à la Conférence nationale de l UCET et ce, au plus tard d ici le 1 er mai 2015 afin d obtenir le meilleur tarif aérien possible. Les délégué(e)s sont invité(e)s à prendre leurs dispositions de façon à arriver à Ottawa dans l après-midi ou la soirée du jeudi 21 mai et en repartir le dimanche 24 mai après 14 h. Veuillez noter que plusieurs événements auront lieu à Ottawa à ces mêmes dates, notamment que cette fin de semaine auront lieu plusieurs courses dans la capitale nationale. Faîtes donc sans plus tarder vos réservations de voyages et d hébergement pour être certain(e) de pouvoir assister à la conférence. L agence Carlson Wagonlit s occupera des réservations de vos déplacements par avion ou en train, et a été chargée de vous trouver le «tarif le plus économique». Un(e) délégué(e) qui choisit de prendre l avion à un tarif plus élevé assumera les coûts supplémentaires ainsi encourus. Assurez-vous de bien communiquer à l agence de voyages les besoins spéciaux que vous pourriez avoir lors de vos déplacements (accès, régime alimentaire, etc.). Notez par ailleurs que les billets ne seront émis qu une fois approuvés par le bureau national de l UCET. Au moment de faire vos réservations de voyages, ne perdez pas de vue qu en ce qui concerne le tarif aérien le plus économique il y a certaines restrictions, notamment si vous devez modifier vos plans une fois le billet émis. L agence de voyages pourra vous renseigner à ce sujet, à propos de votre billet particulier et de sa date d émission. Toutes les pénalités financières causées à la suite d un changement ou d une annulation de la part d un(e) délégué(e), une fois son billet émis, seront à sa charge sauf si les pénalités en question résultent de circonstances exceptionnelles ou encore de situations d urgence au-delà de son contrôle. Ces pénalités peuvent monter jusqu à 50 pour cent du tarif le plus économique selon la date à laquelle le changement est apporté une fois le billet émis.

4 Assurez-vous en outre de bien indiquer à l agence Carlson Wagonlit votre nom au complet, tel qu il figure sur votre pièce d identité, l adresse actuelle de votre domicile, votre courriel et aussi votre numéro de télécopieur du fait que les billets vous seront envoyés directement. Les observateurs et observatrices peuvent se prévaloir des mêmes services mais, étant donné que l UCET n est pas responsable du paiement de leurs billets, ils et elles devront communiquer à Carlson Wagonlit tous les renseignements pertinents pour régler le montant de leurs billets au moment de la réservation. Nota : Aucun billet ne sera émis tant que le bureau national n aura pas reçu votre inscription. VOYAGES PAR AUTOMOBILE Les délégué(e)s qui décident de voyager par automobile auront droit au remboursement de leurs frais de kilométrage en vertu des dispositions des tarifs en vigueur de l UCET en la matière (voir ci-joint), jusqu à concurrence de l équivalent du tarif aérien le plus économique. Le montant de la perte de salaire ne sera remboursé que pour la période d absence jugée nécessaire si le (la) délégué(e)s avait voyagé par avion. TRANSPORTS PAR TAXI/NAVETTE Il est indispensable de fournir des reçus pour tous les frais de transports à destination et en provenance des aéroports ou gares de chemins de fer/d autocars, lesquels doivent être annexés à la demande de remboursement de frais. CHAMBRES D HOTEL Plusieurs chambres ont été réservées au: Residence Inn du Centre-ville d Ottawa Marriott 161, avenue Laurier Ouest Ottawa (ON) K1P 5J2 Le bureau national réservera les chambres d hôtel vous êtes donc prié(e)s de ne pas contacter directement l hôtel. Le Residence Inn du Centre-ville d Ottawa a accordé à l UCET le tarif par nuit de 205 $, plus les taxes applicables (occupation simple ou double). Les sections locales qui envoient des observateurs ou observatrices à la Conférence peuvent profiter de ce tarif. Sachez qu il est strictement interdit de fumer où que ce soit dans cet établissement, et qu en cas d infraction une pénalité de 250 $ par nuit sera facturée pour le nettoyage. C est aux délégué(e)s qu incombe la responsabilité de leurs faux-frais. Il leur faudra par ailleurs verser un acompte ou laisser l empreinte de leur carte de crédit au moment de l inscription. En cas de problème en la matière, veuillez contacter Lira Buschman à ou au , pour prendre les dispositions nécessaires. Au moment de quitter l hôtel, veuillez régler les dépenses que vous avez

5 encourues séparément (frais à votre chambre et/ou de stationnement) qui sont facturées à l UCET. Veuillez aussi savoir que les frais occasionnés par une ou plusieurs nuits supplémentaires devront être réglés directement à l hôtel au moment du départ et qu ils ne seront pas facturés à l UCET. Les observateurs et observatrices ont droit à une chambre parmi celles qui ont été bloquées. Si un observateur ou une observatrice désire réserver une chambre, veuillez l indiquer sur le formulaire d inscription. Rappel : C est aux observateurs et observatrices qu incombe la responsabilité de régler toutes les dépenses, y compris le tarif de la chambre. Les frais d une chambre pour des délégué(e)s le dimanche soir ne seront réglés que s il n y a pas de vol de retour au domicile le dimanche soir, mais ne le seront pas pour les délégué(e)s qui normalement seraient tenu(e)s de rentrer chez eux (elles) ce soir-là mais qui ont demandé de rester pour des raisons personnelles. INDEMNITE QUOTIDIENNE En fonction de leurs heures d arrivée et de départ, les délégué(e)s ont droit soit à l indemnité de repas en vigueur ou à l indemnité quotidienne dont le taux actuel est de 102 $ par jour, montant qui couvre les frais de repas et les faux-frais (voir le document ci-joint «Tarifs de voyages»). PERTE DE SALAIRE Le montant de la perte de salaire sera calculé d après le taux quotidien du salaire du membre ou proportionnellement, par ex. : ½ journée. Un(e) délégué(e) devra remettre une formule de congé de la part de son employeur pour avoir droit au remboursement. Les personnes qui travaillent par poste devront quant à elles fournir leur calendrier des postes. Pour un jour de repos, les délégué(e)s auront droit au remboursement à raison d un taux fixe de 100 $ par jour. AVANCES/DEMANDES DE REMBOURSEMENT DE FRAIS Les délégué(e)s recevront environ 60 pour cent du montant auquel ils (elles) ont droit au moment de leur inscription. Le montant leur sera envoyé par la poste dès réception et traitement de la demande de remboursement de frais. DIVERS Des dispositions ont été prises pour assurer des services d interprétation simultanée en français et en anglais. Par ailleurs, des services d interprétation gestuelle et de médias substituts seront fournis en fonction des besoins indiqués sur le Formulaire de demande de besoins spéciaux.

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