Réalisation de l inventaire d un fonds d enseignants en archivistique à la HEG

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1 Cours, N n C. Diacon, V. Kim, N. Quinche 13 janvier 2015 Réalisation de l inventaire d un fonds d enseignants en archivistique à la HEG Tables des matières Introduction... 2 Inventaire... 3 FONDS... 3 SOUS- FONDS... 5 Burgy... 5 Ducharme... 6 Giroux

2 Introduction Le présent travail a été réalisé dans le cadre de la Haute école de gestion (HEG) de Genève, filière Information documentaire. Il s inscrit dans le cours Programme de gestion des archives donné par Mme C. Turner d octobre 2014 à janvier Le travail consistait à recenser le fonds constitué par trois enseignants en archivistique dans cette filière. Nous avons d abord dépouillé ce fonds pour établir une liste détaillée, avant de l inventorier selon la Norme ISAD- G. Nous avions comme consigne de choisir douze critères de ladite norme à appliquer au fonds. Après analyse attentive de cette liste, nous avons choisi les treize critères suivants : cote, intitulé, dates extrêmes, niveau de description, importance matérielle, nom du producteur, histoire administrative, présentation du contenu, évaluation/tri/élimination, accroissements, notes, notes de l'archiviste, date(s) de la description. Après analyse du fonds, nous avons opté pour un inventaire à quatre niveaux : fonds, sous- fonds, séries organiques et sous- séries. Les critères pertinents pour rendre compte de ce fonds sont à nos yeux les suivants, et ils s appliquent aux niveaux ci- après : Cote Intitulé Dates extrêmes Niveau de description Importance matérielle Nom du producteur Histoire administrative Présentation du contenu Evaluation/tri/éliminations Accroissements Notes Date(s) de la description :, série organique, sous- série, sous- fonds, série organique, sous- série, sous- fonds A noter que les cotes du présent inventaire proviennent du plan de classement de la HEG établi le 20 janvier

3 Inventaire FONDS Intitulé des enseignants en archivistique de la filière Information documentaire de la Haute école de gestion (HEG) de Genève Nom du producteur Département Information documentaire de la Haute école de gestion de Genève Histoire administrative Créée en 1998 de la fusion d écoles professionnelles, la Haute école de gestion de Genève (HEG) est un établissement de formation supérieure regroupant trois filières d études reliées aux domaines de l économie et des services. L enseignement de la HEG est fortement axé sur la pratique. La HEG participe à plusieurs projets de recherche appliquée et développement, et offre sur demande de multiples prestations de services à forte valeur ajoutée aux entreprises, aux collectivités publiques et aux associations professionnelles de la région et de Suisse. Parmi les trois filières proposées, l information documentaire (ID) permet aux étudiants de devenir des spécialistes de la recherche et de l organisation de l information, de jouer un rôle prépondérant au sein des administrations, des ONG et des entreprises en tant qu archiviste, webmaster, bibliothécaire de centre de recherche, courtier en information ou responsable de l intelligence économique par exemple. Dans le cadre de leurs activités d enseignement et de recherche, et en tant qu enseignants en archivistique au sein du département ID, trois professeurs ont déposé à la HEG les documents relatifs à leur charge d enseignement et de recherche. Cet inventaire comprend le sous- fonds de M. François Burgy pour la période allant de 1998 à 2002, de M. Daniel Ducharme, pour la période de 2002 à 2005 et de M. Alain Giroux, compris entre les années 2004 et La relative jeunesse de la HEG explique une évolution de la terminologie désignant les travaux de fin d étude (travail de diplôme devenu travail de bachelor). Il convient donc d être attentif au fait que des dossiers portent l un ou l autre titre mais revêtent la même réalité Présentation du contenu Le fonds est constitué de trois sous-fonds, qui correspondent au nom de famille des trois auteurs, soit Burgy, Ducharme et Giroux Evaluation, tris, éliminations L entier du fonds a été reconditionné de manière à en assurer la conservation et la préservation : élimination des classeurs, fourres plastiques, trombones Le conditionnement s est fait à l aide de 3

4 chemises cartonnées, par couleur (en fonction de l auteur : rouge pour F. Burgy, bleu pour D. Ducharme et vert pour A. Giroux) et dans des boîtes d archives. Avant conditionnement, le fonds se répartissait dans des boîtes d archives, des classeurs fédéraux et des chemises, sans nécessairement porter mention d origine ou de nature. Certains doubles et brouillons patents ont été éliminés dans les dossiers des travaux de diplôme notamment. Aucune autre élimination n a été opérée. Le rangement à l intérieur des boîtes a été fait suivant un ordre chronologique puis alphabétique des dossiers. Pour évaluer le sort final des documents, il s agit de se reporter au calendrier de conservation des archives de la HEG (version du 14 janvier 2010). Celui- ci fait une distinction entre les séries issues des fonctions de gestion communes à tous les organismes du canton (cotes 1 à 11), et les séries propres à la HEG (cotes 12 à 16). Les séries organiques 7 et 10 sont donc à évaluer et à éliminer le cas échéant selon les critères des AEG ; les autres séries sont à évaluer selon les critères HEG. Certains documents non textuels (CD- Roms, DVDs) ont été classés avec les documents papier, dans un souci de respect de provenance. Ils ne sont pas forcément lisibles selon leur format et leur ancienneté. Proposition : destruction des matériels non textuels obsolètes Accroissements Oui Notes de l'archiviste L inventaire de ce fonds a été réalisé par 12 étudiants de 3e année de la filière ID dans le cadre d un cours donné par Mme Cécile Turner intitulé Valorisation et diffusion des archives Date(s) de la description Janvier 2015, à partir de la norme ISAD- G, 2e édition, Ottawa, 2000 ( 4

5 SOUS- FONDS Burgy I- HEGID- BURGY Dates extrêmes Les dates correspondent à la constitution des dossiers. Elles ont été estimées au mieux sur la base des documents qui témoignent de l activité de l auteur Importance matérielle et support 0,2 ml. Papier Accroissements Non Notes Toutes les pièces de ce sous-fonds se rapportent à l enseignement de l archivistique au sein du département ID de Genève, ce qui lui confère une certaine homogénéité. Séries organiques 13 Formation et enseignement Série organique Sous-séries Développement des programmes de formation Dossiers de cours Sous- série 5

6 Ducharme I-HEGID-DUCHARME Dates extrêmes Les dates correspondent à la constitution des dossiers. Elles ont été estimées le mieux possible sur la base des documents qui témoignent de l activité de l auteur Importance matérielle et support 0,2 ml. Papier, dont CD- ROM Accroissements Non Séries organiques 13 Formation et enseignement 14 Recherche appliquée et développement Série organique Sous-séries Critère Développement des programmes de formation Horaires des cours Dossiers de cours Evaluation de l étudiant Dossiers de recherche Série organique 6

7 Giroux I- HEGID- GIROUD Dates extrêmes Les dates correspondent à la constitution des dossiers. Elles ont été estimées le mieux possible sur la base des documents qui témoignent de l activité de l auteur Importance matérielle et support 0,6 ml. Papier, dont CD Accroissements Non Notes Le sous- fonds d A. Giroux est passablement hétérogène, comprenant aussi bien des séries d enseignement, de travaux de diplôme, de mandats, de recherche, qu une série d exploitation en lien avec la gestion des ressources humaines. A noter que ce sous- fonds contient une série intitulée Ressources humaines qui semble sortie de son contexte. Une hypothèse serait qu elle a été classée de manière erronée au moment du versement du fonds ; une autre pourrait venir d une mauvaise évaluation du contenu de la série. Proposition : le reclasser au bon endroit, dans le fonds ressources humaines. Séries organiques 7 Gestion des ressources humaines 10 Fonction communication et relations publiques 13 Formation et enseignement 15 Prestations de mandats de services Série organique 7

8 Sous-séries 7.05 Candidatures non retenues et réponses Evénements officiels, conférences, discours et allocutions Développement des programmes de formation Dossiers de cours Evaluation de l étudiant Administration des activités de prestations de services Sous- série 8

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