Ion CIONCA. Gestion des absences et des réservations

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1 Gestion des absences et des réservations

2 Quoi? Gestion des absences gestion des absences (en jours, demi-jours, heures) des soldes, droits aux vacances et du bonus ancienneté du temps partiel régulier et à granularité de min.10% des heures supplémentaires des remplaçants consultations, résumés et synchronisations de calendriers (Exchange, etc) Gestion des réservations gestion des réservations et de ressources partageables consultation

3 Qui? utilisateurs : gestion des ressources propres (absences/réservations actives) consultation chef de groupe : gestion des ressources des membres du groupe consultation administrateur : gestion générale de l instance : utilisateurs ressources soldes et droit aux vacances jours fériés de l unité paramètres

4 Applications web INSTANCE= groupe d utilisateurs, «unité» liste des instances versions de test : absences-test.epfl.ch ; reservations-test.epfl.ch

5 Accès, visibilité authentification GASPAR/Tequila

6 Absences page d accueil gestion consultations graphiques (semaine, mois) absents du jour

7 Absences : gestion utilisateur standard Solde vacances à la fin de l année

8 Absences : déclarer une absence Durée en jours/demi-jours en heures multiple : absence quotidienne, pour une période donnée, en heures Type vacances : avec déduction sur les soldes maladie/accident : max 90 jours/an cours/conf/voyage militaire/pc autre Soldes vacances droit aux vacances heures supplémentaires bonus ancienneté Aucune déduction

9 Absences : déclarer une absence

10 Absences : déclarer une absence Nouveau solde de l année mise à jour des calendriers mail aux remplaçants, chef de groupe, «secrétaires», autres contacts

11 Absences : consultation et résumé cas spécial : le décompte du mois de décembre de l année passée = soldes de fin d année => mise à jour des soldes de l année en cours imprimer, vérifier et signer par l utilisateur validation du solde final de l année ou demande de corrections auprès de l administrateur

12 Absences : compensations des jours fériés pour les personnes en temps partiel plus de détails sur :

13 Absences : décomptes et soldes : consultation du 01/01/xxxx au 31/12/xxxx graphique du mois graphique de la semaine

14 Absences Gestion des remplaçants qui vous remplace en cas d absence pour quelle tâche annonce par mail de l absence Gestion des heures supplémentaires au niveau utilisateur paramètre de l instance avec l avis du responsable de l unité Compensation/récupération des jours fériés de l année passée

15 Absences : administration Pour tous les utilisateurs : gestion des absences (aussi dans le passé) gestion du temps partiel gestion des utilisateurs soldes et droits aux vacances consultations et résumés Instance : jours fériés de l instance paramètres de l instance journal des actions (log)

16 Absences : administration gestion des utilisateurs Droits : p : administrateur, tous les droits c : chef de groupe/section droits sur les membres du groupe s : «secrétaire» - est avertie par mail pour chaque annonce a : «accueil» - droits d annoncer une absence pour un autre utilisateur

17 Absences : administration gestion des utilisateurs Ajouter un utilisateur recherche par no. sciper ou par nom préciser le groupe/section ou en créer un nouveau sélectionner les droits (p, c, s, a) définir le temps de travail, si applicable (page de «gestion», lien «gestion du temps partiel» enregistrer le solde de l année en cours et le droit aux vacances (calculer le prorata) si «congés avec validation», attribuer les droits de «validation» Demande de congé envoyée par mail aux «validateurs» doit être validée avant la date de début pour être prise en compte par le système

18 Absences : administration soldes et droit aux vacances Les soldes de l année sont calculés automatiquement le de l année précédente Récupération des soldes d un état antérieur lien «récupération des données» de la page de gestion choisir la date archivée consulter «récupérer» les données si besoin l état courant sera aussi archivé

19 Absences : administration soldes et droit aux vacances soldes en rouge : solde de l année précédente - à prendre jusqu au 31 avril de l année en cours après cette date, l administrateur doit appliquer la procédure décidée par le responsable de l unité heures supplémentaires si plus de 10 jours soldes en négatif -> avertir l utilisateur pour effectuer les compensations nécessaires

20 Absences : administration jours fériés Les jours fériés officiels () sont automatiquement disponible pour toutes les instances Les jours de «congé» de l unité peuvent être ajoutés au calendrier, p.ex. le «pont Noël-Nouvel An si récupéré)

21 Absences : administration paramètres de l instance visibilité : authentification Tequila demandée «accès restreint» = liste des sigles des unités officielles d accréditation

22 Gestion des réservations base des utilisateurs commune avec les absences utilisateurs : standard : gestion des réservations propres consultations administrateurs : gestion des réservations de tout le monde gestion des utilisateurs gestion des ressources à partager ressources à partager : salles de conférences portables appareils photos appareils de mesure Etc Une ressource peut être réservée jusqu à une date limite pour autant qu elle soit disponible

23 Réservations : page d accueil réservations consultations réservations de la semaine

24 Réservations : réservations ponctuelle quotidienne

25 Réservations : réservations périodique : attention aux conflits de dates avec des réservations déjà enregistrées! consulter le graphique trouver une autre date/ressource

26 Réservations : consultations

27 Réservations : gestion des ressources

28 Absences/réservations : en développement temps partiel à moins de 10% autres : merci pour vos suggestions/remarques

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