J01 Code des marchés publics pour les entreprises et exécution du marché (paiements, ) (Entreprises)

Transcription

1 J01 Code des marchés publics pour les entreprises et exécution du marché (paiements, ) Objectifs Connaitre les éléments essentiels du code des marchés publics (procédures, publicité, délais, découpage du marché,.). Connaitre la terminologie utilisée. Analyser le contenu d un dossier de consultation des entreprises. Connaitre les modalités de règlement et savoir se faire payer. Public Personnes soumissionnant aux Chefs d entreprises répondant aux Commerciaux. Assistantes commerciales. Assistants à maitrise d ouvrage. Durée 1 jour Terminologie et sigles Les principales procédures utilisées Marchés passés selon la procédure adaptée, Appel d offres Procédure de dialogue compétitif Marchés négociés Autres procédures. Les accords-cadres La publicité Le dossier de consultation des entreprises avec explication des clauses particulièrement sensibles Pièces constitutives du marché Forme du marché (allotissement, fractionnement : tranches, bons de commande, accordcadre), Durée du marché (acquisition, maintenance), Forme des prix Types d obligations prévues : obligation de moyens ou de résultats? Pénalités Dérogations aux documents généraux Réception des prestations, Modalités de règlement Principaux documents constitutifs du dossier de consultation des entreprises Règlement de consultation avec notamment les critères de choix des offres, Acte d engagement Pièces relatives aux prix : o Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF), o Bordereau des Prix Unitaires (BPU), o Détail Quantitatif Estimatif (DQE) - Devis estimatif. Cahiers des charges CCAP CCTP CCAG CCTG Contrat de maintenance éventuel : o Différences entre garantie et maintenance. o Délais d intervention et de réparation. Notion de durée maximale d indisponibilité. Questionnaire technique et fonctionnel éventuel ou cadre de réponse o Il fait office de cadre de réponse et permet d évaluer précisément le contenu des offres. o Il est particulièrement intéressant pour juger l offre. Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 4 sur 15

2 J01 Code des marchés publics pour les entreprises et exécution du marché (paiements, ) La pratique : analyse critique d un dossier de consultation des entreprises existant L analyse des réponses des candidats et le jugement des offres Conformité des offres (réserves, ) Critères de jugement des candidatures et des offres énoncés au règlement de consultation, Précisions et compléments qui peuvent être demandés aux candidats pour «préciser ou de compléter la teneur de leur offre». o Formes et contraintes réglementaires. La réception des prestations ou des travaux L exécution du marché Comment se faire payer? Les avenants Délais de paiement Paiement des travaux et prestations Avances Acomptes Avenants Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 5 sur 15

3 J02 - Aspects réglementaires, traitement des dossiers administratifs, exercices de réponses sur des cas concrets Objectifs Connaitre les principales procédures et leurs contraintes. Savoir rechercher des Savoir lire et interpréter des dossiers de consultation des entreprises. Savoir constituer un dossier de réponse en vue de répondre aux Notions fondamentales sur les procédures Les principales procédures utilisées en matière de marchés publics : Appels d offres et leurs variantes Marchés à procédure adaptée Autres procédures Accords-cadres Terminologie et sigles (rappels et notions minimales incontournables) Modalités de publicité et de mise en concurrence Principaux documents constitutifs du dossier de consultation des entreprises Revue des points sensibles vue du côté du candidat, Règlement de consultation avec notamment les critères de choix des offres, Cahiers des charges (CCAP, CCTP, CCP, CCAG) Public Personnes soumissionnant aux Chefs d entreprises répondant aux Commerciaux. Assistantes commerciales. Assistants à maitrise d ouvrage. Le développement durable et les marchés publics Comment rechercher les publicités de marchés publics et recevoir des alertes? La dématérialisation des réponses aux marchés publics Aspects juridiques fondamentaux o Les échéances de 2010 et 2012 o Le certificat de signature électronique Aspects pratiques Comment décrypter la publicité et les documents du dossier de consultation des entreprises? Cela vaut-il la peine de répondre? Comment certains acheteurs procèdent-ils pour restreindre la publicité? pour orienter le dossier? Le manque de transparence de la publicité ou du dossier de consultation : des moyens de détection simples. Quels sont les contacts autorisés avec l administration? Modèle de questions à adresser à l acheteur. Durée 1 jour en INTER 2 jours en INTRA Quelles sont vos possibilités de négociation? Comment constituer votre dossier de réponse? Quelles sont les erreurs à éviter? EXERCICES PRATIQUES CHOISIS PAR LES PARTICIPANTS Comment compléter les nouveaux formulaires DC1, DC2, DC3, DC4 et NOTI1, NOTI2 éventuels? Votre candidature et les pièces administratives à fournir, La sous-traitance La co-traitance (groupement momentané d entreprises) Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 6 sur 15

4 J02 - Aspects réglementaires, traitement des dossiers administratifs, exercices de réponses sur des cas concrets Votre offre Qu'est qu'une offre? Une incompréhension récurrente des entreprises candidates. Quelles sont les pièces à fournir en fonction du dossier de consultation des entreprises? Comment présenter les documents? Dans quel ordre? Sous quelle forme? Le mémoire technique. Comment (et quand) utiliser les variantes et/ou les options? La structure de votre réponse, son plan, les erreurs que vous devez absolument éviter, les conseils de rédaction. Le sort de vos réserves en fonction de la procédure utilisée. Les non-conformités susceptibles d aboutir au rejet de votre offre. La constitution de votre dossier type à adapter ensuite au cas par cas. Les aspects commerciaux de votre offre et les risques que vous encourez lors de l'exécution du marché. o Votre offre et ses aspects contractuels. La gestion des questions du candidat avant le dépôt de son offre et des réponses Seront-elles contractuelles? La gestion des réponses aux questions de l administration : un exercice dangereux mais nécessaire en procédure d appel d offres et qui nécessite un savoir-faire. Quelles sont les erreurs à éviter? Que reste-il de contractuel lors des échanges? La demande de la motivation du choix à administration Modèle de courrier à adresser à l acheteur. Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 7 sur 15

5 J03 - Répondre aux appels d'offres publics par voie électronique en s'exerçant sur plusieurs plateformes de dématérialisation Objectifs Savoir répondre sous forme dématérialisée aux Connaitre les obligations liées à la réponse dématérialisée. Savoir se procurer un certificat de signature électronique valide et l utiliser. Public Personnes soumissionnant aux Chefs d entreprises répondant aux Commerciaux. Assistantes commerciales. Assistants à maitrise d ouvrage. Les aspects pratiques occupent 2/3 de la formation. Les aspects juridiques et administratifs de la dématérialisation des marchés publics : Eclairage sur le Code des Marchés Publics et les derniers apports Les principales échéances au 1er janvier 2010 et au 1er janvier Interprétation de l'article 56. Champ de la dématérialisation. Obligations réciproques de l'acheteur et de l'entreprise soumissionnaire. La signature électronique et le certificat de signature électronique : autorités de certification. Classes de certificats électroniques. documents à signer. Aspects techniques et outils : comment cela fonctionne-t-il? Les précautions à prendre Les pré-requis techniques Le certificat électronique et le logiciel de signature Les plateformes de dématérialisation Les formats de fichiers Les utilitaires indispensables : le logiciel antivirus, la visionneuse de documents et de plans, le logiciel de compression de documents, le lecteur et/ou générateur de fichiers au format PDF. EXERCICES PRATIQUES (2/3 de la formation) Pratique sur ordinateur et 3 plateformes de dématérialisation 1 - La recherche des appels d'offres Comment trouver des avis de marchés? Les moteurs de recherche Quels prestataires choisir en fonction des besoins? : L abonnement aux alertes, les services offerts par les prestataires. L accès et l inscription sur la plate-forme figurant dans l avis de marché (AAPC) La récupération des documents de la consultation, le téléchargement du dossier de consultation des entreprises (DCE) : les formats de lecture des fichiers, les logiciels gratuits de lecture. 2 - Préparation de la candidature et de l offre dématérialisées Transmission électronique Durée 1 jour Identification et authentification Les mécanismes de la sécurité, Le chiffrement, L horodatage et l accusé de réception La signature des documents Le dépôt de la réponse électronique. Les preuves de dépôt La copie de sauvegarde Les virus Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 8 sur 15

6 J04 - Rédaction du mémoire technique Objectifs Savoir rédiger un mémoire technique. Pourquoi cette formation? La rédaction du mémoire technique est généralement essentielle dans une offre. C'est principalement sur ce document que l'acheteur s'appuie pour noter la valeur technique de votre offre. La valeur technique de votre offre a généralement une incidence décisive sur le choix. Si le mémoire technique ne respecte pas certaines règles, ou si la consistance du mémoire est insuffisante comme cela est souvent le cas, la personne en charge de l'analyse ne disposera pas d'éléments suffisants pour délivrer une note suffisante à votre proposition. Il en résulte que de nombreux candidats évincés sont souvent surpris de la faiblesse de leur note de valeur technique. Or, n'oubliez pas, que si vous êtes une PME, vous vous retrouvez en concurrence avec des entreprises structurées qui disposent de véritables "professionnels de la réponse". Il vous est donc nécessaire de connaitre la vison de l'acheteur quant à la qualité du contenu de votre mémoire technique. D'où l'existence de cette formation. L'expérience du formateur en la matière Le formateur est chargé depuis environ 20 ans de rédiger des DCE pour les administrations, d'analyser les offres des entreprises,... de proposer les notes. Il est ainsi facile de connaitre les failles des offres qui se traduisent par la fourniture de mémoires incomplets générant une note souvent nettement insuffisante pour rattraper un critère comme le prix qui est généralement jugé par une formule mathématique. Public Personnes soumissionnant aux Personnes en charge de la rédaction et la mise en forme des offres. Chefs d entreprises répondant aux Commerciaux. Assistantes commerciales. Assistants à maitrise d ouvrage. Durée 1 jour Le programme 1 - Qu'est qu'une offre? Pratique : Exercices relatifs aux points présents sur des dossiers téléchargés en stage à la demande des participants. Une incompréhension récurrente des entreprises candidates conduisant à des notes relativement faibles. Quel est son contenu? Qu'est ce qui est contractuel? Quelles sont les pièces à fournir en fonction du dossier de consultation des entreprises? Quelles sont les précautions à prendre lors de sa rédaction? Comment présenter les documents o pour rendre l'offre attractive? o pour faciliter la tâche de la personne qui analyse (et qui note votre offre)? Quel est l'ordre de présentation des pièces? Quels sont les supports les plus intéressants? Comment procèdent les grandes entreprises disposant d'un service dédié pour les réponses? 2 - Les critères de choix des offres Pratique : Exercices relatifs aux points présents sur des dossiers téléchargés en stage à la demande des participants. Le critère du prix Le critère de valeur technique de l'offre o Les sous-critères éventuels o La définition de la valeur technique au regard du marché concerné Le critère environnemental Le critère du délai d'exécution Les autres critères Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 9 sur 15

7 J04 - Rédaction du mémoire technique 3 - La rédaction du mémoire technique et aspects pratiques de conception sur des exemples Pratique : Exercices relatifs aux points présents sur des dossiers téléchargés en stage à la demande des participants. Quel contenu pour le mémoire technique? o Cas d'un contenu imposé Contenu issu du règlement de consultation (RC) Contenu issu d'autres pièces du DCE Contenu issu d'autres éléments absents du DCE o Cas d'un contenu non imposé Comment concevoir le plan du document à partir des pièces du DCE? Comment compléter le plan à partir d'autres éléments absents du DCE? Les points communs éventuels avec d'autres pièces du marché Quels sont les outils bureautiques appropriés pour la conception du document? La présentation du mémoire technique o Présentation physique o Table des matières o Présentation du contenu, niveaux de détail, aspects graphiques Comment trouver des informations pour enrichir le mémoire? Quelques demandes récurrentes des acheteurs qui dépendent du type de marché (travaux, fournitures, services) o Moyens affectés aux travaux ou la prestation Moyens humains affectés à la prestation ou aux travaux, organigramme de l'équipe, nombre de personnes et fonctions, CV, expériences,... Moyens matériels affectés à la prestation ou aux travaux o Descriptif de la solution technique, o Qualité des matériaux, et/ou des produits et/ou des prestations Descriptifs techniques et fiches techniques Performances Qualité des matériaux o Contraintes pour l'exécution des prestations ou des travaux o Méthodologie de mise en oeuvre, o Gestion de la maintenance ou du service après-vente le cas échéant o Planning prévisionnel, o Gestion de la sécurité o Considérations environnementales et gestion des nuisances o Dispositions prises par l'entreprise pour respecter les exigences du DCE o Description des options et des variantes éventuelles, Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 10 sur 15

8 J05 - Marchés publics d informatique (Entreprises informatiques (SSII) répondant aux marchés publics et acheteurs publics) Objectifs Connaitre les principales procédures et leurs contraintes. Savoir gérer les spécificités des marchés d informatique. Connaitre et gérer les clauses sensibles. Savoir réceptionner un marché d informatique. Public Personnels d entreprises soumissionnant aux marchés publics d informatique (Editeurs de logiciels, SSII, AMO, constructeurs informatiques, ). Agents publics chargés de la passation et de l exécution des marchés d informatique (juristes, DSI, techniciens, ) Commerciaux. Assistantes commerciales. Assistants à maitrise d ouvrage. Consultants. Durée 2 jours Le droit Sources des marchés publics, Cadre juridique applicable aux marchés publics d informatique. Les principales procédures utilisables Marchés passés selon la procédure adaptée, Appel d offres Procédure de dialogue compétitif Marchés négociés (dont maintenance des logiciels) Autres procédures. Accords-cadres (qui ne sont pas des marchés publics). La préparation du marché Conformité du câblage et des réseaux. certifications. Recensement de l existant. types d informations à collecter. Définition des besoins. Choix du CCAG. Estimation financière (acquisition. maintenance. incidences sur la conception de l acte d engagement). Préparation du calendrier prévisionnel. contraintes. allongement des délais lorsque nécessaire. Choix de la procédure et contraintes. Préparation de l avis d appel public à la concurrence (AAPC). Le dossier de consultation des entreprises avec explication des Clauses particulièrement sensibles en informatique Définition des termes employés dans le marché (CCAP). Encadrement des pièces constitutives du marché (CCAP). Forme du marché (allotissement. fractionnement : tranches. bons de commande). (CCAP). Durée du marché (acquisition. maintenance). (CCAP). Forme des prix (CCAP). Types d obligations à prévoir dont les obligations de moyens ou de résultats. (acte d engagement. CCAP). Pénalités à la livraison et pour les indisponibilités en maintenance. (CCAP. contrat de maintenance). Encadrement des possibilités de résiliation par le titulaire (CCAP. contrat de maintenance). Recensement des contraintes techniques. organisationnelles.... (CCTP). Reprise des données existantes. contraintes et précautions. (CCTP). Encadrement des temps de réponse (CCTP). difficultés et propositions envisageables. Modalités relatives aux formations (CCTP). Evolution des matériels informatiques à la livraison (CCAP). Evolutions des systèmes d exploitation. SGBD. réglementation. (contrat de maintenance). Dérogations aux documents généraux (CCAP). Clauses relatives à la cession des droits pour les logiciels. Clauses relatives aux opérations de vérification (CCAGFCS) ou aux réceptions (CCAGPI). Modalités de règlement et phasage. Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 11 sur 15

9 J05 - Marchés publics d informatique (Entreprises informatiques (SSII) répondant aux marchés publics et acheteurs publics) Principaux documents constitutifs du dossier de consultation des entreprises Règlement de consultation avec notamment o les critères de choix des offres, o l organisation, lorsque nécessaire, des visites des sites par les candidats (formalisme, modalités, erreurs à éviter, ) Acte d engagement Pièces relatives aux prix : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF), o Bordereau des Prix Unitaires (BPU), o Détail Quantitatif Estimatif (DQE). Cahiers des charges CCAP CCTP et documents à annexer Contrat de maintenance Le contrat de maintenance est un contrat essentiel en informatique, il a intérêt à être écrit par l acheteur et être intégré au marché. Présentation des contraintes et possibilités liées à cette méthode. Différences entre garantie et maintenance. Types de maintenance envisageables. Clauses sensibles. Délais d intervention et de réparation. Notion de durée maximale d indisponibilité. CCAG dont les CCAGFCS et CCAGTIC Questionnaire technique et fonctionnel détaillé o Il fait office de cadre de réponse et permet d évaluer précisément le contenu des offres. o Il doit faire l objet d un mode d emploi précis. o Il est particulièrement important pour évaluer les fonctionnalités des logiciels et l étendue des prestations offertes par les candidats. Principales erreurs à éviter Contraintes relatives aux marchés négociés passés «sans publicité préalable et sans mise en concurrence» Lors du lancement de la procédure (AAPC, respect des seuils et des délais, «saucissonnage», contacts avec les candidats, ), Lors de la rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (Indication de marques, ) Lors du déroulement de la procédure (démonstrations dans les appels d offres, ) Lors de l analyse des offres (non-respect des critères de choix, modification des offres, nonconformité des offres, ) La pratique : analyse critique d un marché existant L analyse des réponses des candidats et l évaluation des offres pour présentation en CAO Conformité des offres, Utilisation des critères énoncés au règlement de consultation, Préparation des précisions et compléments qui peuvent être demandés aux candidats pour «préciser ou de compléter la teneur de leur offre». Formes et contraintes réglementaires. Comment rédiger le rapport d analyse des offres pour le présenter en commission d appel d offres? Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 12 sur 15

10 J05 - Marchés publics d informatique (Entreprises informatiques (SSII) répondant aux marchés publics et acheteurs publics) Les travaux post-cao Mise au point éventuelle du marché, limites, Un point important souvent négligé : documents à annexer à l acte d engagement, hiérarchie, Rédaction du rapport de présentation (Art. 79 du code des marchés publics) pour les marchés et accords-cadres passés selon une des procédures formalisées L exécution du marché et l établissement des procès verbaux Exemple des marchés visant le CCAGFCS ou CCAGTIC : Mise en ordre de marche, Vérification d aptitude, Vérification de service régulier, Admission (CCAGFCS) et réception (CCAGTIC) des prestations Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 13 sur 15

11 J06 - Code des marchés publics pour les acheteurs publics (Acheteurs publics) Objectifs Connaitre les éléments essentiels du code des marchés publics (procédures, publicité, délais, découpage du marché,.). Connaitre la terminologie utilisée. Analyser le contenu d un dossier de consultation des entreprises. La terminologie et les sigles Le droit Sources des marchés publics, Cadre juridique applicable aux Les principales procédures utilisables Marchés passés selon la procédure adaptée. Appel d offres - Procédure de dialogue compétitif - Marchés négociés Autres procédures. Accords-cadres (qui ne sont pas des marchés publics). La publicité La préparation du marché Public Agents publics chargés de la passation et de l exécution des marchés (juristes, techniciens, ) Recensement de l existant, types d informations à collecter, Définition des besoins, Choix du CCAG, Estimation financière (acquisition, incidences éventuelles sur la rédaction de l acte d engagement), Préparation du calendrier prévisionnel, contraintes, allongement des délais lorsque nécessaire, Choix de la procédure et contraintes, Préparation de l avis d appel public à la concurrence (AAPC), Le dossier de consultation des entreprises avec explication des : Durée 1 jour Clauses particulièrement sensibles La liste suivante n'est pas exhaustive mais qu'elle constitue un minimum nécessitant une réflexion approfondie pour limiter les litiges à la réception des prestations. Définition des termes employés dans le marché (CCAP), Encadrement des pièces constitutives du marché (CCAP), Forme du marché (allotissement, fractionnement : tranches, bons de commande, accordcadre), (CCAP), Durée du marché (acquisition, maintenance), (CCAP), Forme des prix (CCAP), Types d obligations à prévoir dont les obligations de moyens ou de résultats, (acte d engagement, CCAP), Pénalités à la livraison et pour les indisponibilités en maintenance, (CCAP, contrat de maintenance), Encadrement des possibilités de résiliation par le titulaire (CCAP, contrat de maintenance), Recensement des contraintes techniques, organisationnelles,... (CCTP), Modalités relatives aux formations (CCTP), Dérogations aux documents généraux (CCAP), Clauses relatives aux réceptions des prestations, Modalités de règlement et phasage. Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 14 sur 15

12 J06 - Code des marchés publics pour les acheteurs publics (Acheteurs publics) Principaux documents constitutifs du dossier de consultation des entreprises Règlement de consultation avec notamment o Les critères de choix des offres, o L organisation, lorsque nécessaire, des visites des sites par les candidats (formalisme, modalités, erreurs à éviter, ) Acte d engagement Pièces relatives aux prix : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF), o Bordereau des Prix Unitaires (BPU), o Détail Quantitatif Estimatif (DQE). Cahiers des charges CCAP CCTP et documents à annexer Contrat de maintenance éventuel. Le contrat de maintenance est un contrat essentiel en informatique, il a intérêt à être écrit par l acheteur et être intégré au marché. Présentation des contraintes et possibilités liées à cette méthode. o Différences entre garantie et maintenance. o Types de maintenance envisageables. Clauses sensibles. o Délais d intervention et de réparation. Notion de durée maximale d indisponibilité. CCAG Questionnaire technique et fonctionnel détaillé o Il fait office de cadre de réponse et permet d évaluer précisément le contenu des offres. o Il doit faire l objet d un mode d emploi précis. Principales erreurs à éviter Contraintes des marchés négociés «sans publicité préalable et sans mise en concurrence» Lors du lancement de la procédure (AAPC, respect des seuils et des délais, «saucissonnage», contacts avec les candidats, ), Lors de la rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (Indication de marques, ) Lors du déroulement de la procédure (démonstrations dans les appels d offres, ) Lors de l analyse des offres (non-respect des critères de choix, modification des offres, nonconformité des offres, ) La pratique : analyse critique d un marché existant L analyse des réponses des candidats et l évaluation des offres pour présentation en CAO Conformité des offres - Utilisation des critères énoncés au règlement de consultation, Préparation des précisions et compléments qui peuvent être demandés aux candidats pour «préciser ou de compléter la teneur de leur offre». Formes et contraintes réglementaires. Comment rédiger le rapport d analyse des offres pour le présenter en CAO? Les travaux post-cao Mise au point éventuelle du marché, limites, Un point important souvent négligé : documents à annexer à l acte d engagement, hiérarchie, Rédaction du rapport de présentation (Art. 79 du code des marchés publics) pour les marchés et accords-cadres passés selon une des procédures formalisées L exécution du marché et la réception des travaux ou prestations Frédéric MAKOWSKI (Juriste et Ingénieur) 41, La Rivière Fleurie LAPUGNOY Page 15 sur 15