Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets

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1 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL À L IMMIGRATION ET À L INTÉGRATION Service de l asile Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets Fonds européen pour les réfugiés (FER III) État membre : FRANCE Autorité responsable : Ministère de l intérieur, Secrétariat général à l immigration et à l intégration, Service de l asile Avril 2013

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3 Avant propos Ce guide des bonnes pratiques a été conçu pour les organismes bénéficiant d'une subvention du Fonds européen pour les réfugiés (FER). Il a pour objet d'apporter les principales informations nécessaires relatives au cycle de vie d'un projet FER (sa construction, son conventionnement, son contrôle, etc.) et surtout sur l'éligibilité des dépenses des projets présentés afin de répondre au mieux aux contrôles préalables au paiement du solde. Il s inspire de différentes sources, à commencer par les références réglementaires du Fonds européen pour les réfugiés 1, des échanges avec la Commission européenne mais également des échanges avec les bénéficiaires, notamment lors de la journée d'information FER de septembre Les réponses aux questionnaires adressés aux bénéficiaires en 2012 en vu de la préparation de ce guide de bonnes pratiques ont également été exploitées. Enfin, cet outil s inspire de guides disponibles sur d autres fonds européens dont les règles sont proches de celles du FER. Ce guide, à vocation illustrative et pédagogique, ne constitue en aucun cas une base juridique opposable. En effet, seul le cadre réglementaire du FER et la convention signée avec l'état constituent les bases juridiques pour la mise en œuvre des projets cofinancés. Si l'une des informations présentées dans ce guide vient à contredire ce qui est stipulé dans la base juridique, alors la base juridique prévaudra. 1 Décision n 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période Décision de la Commission européenne du 19 décembre 2007 fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil. Décision du 3 mars 2011 modifiant la décision 2008/22/CE fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période /53

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5 Sommaire I. Accéder à un financement du fonds européen pour les réfugiés (FER) page 7 A. Présentation du FER page 7 B. Le cycle de vie d'un projet FER page 9 C. Les acteurs de la gestion du FER page 10 II. Construire un projet, établir une demande de subvention page 13 A. Les dimensions stratégique, temporelle et physique page 13 B. La dimension financière page La trésorerie page L'élaboration du budget prévisionnel page 14 III. S'engager par convention page 17 IV. L'éligibilité des dépenses page 19 A. Les dépenses directes page Les frais de personnel page Les frais de voyage et de séjour page Les frais d'équipement page Les biens immobiliers page Les consommables, fournitures et services généraux page La sous traitance page Les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires page Les frais d'experts page Les dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles page 29 B. Les coûts indirects page 29 C. Les dépenses inéligibles page 30 V. Suivre l'opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation page 33 A. Assurer une exécution conforme de l'opération conventionnée page Le suivi du projet page La matrice Excel des dépenses page Le dossier unique page 34 B. Les modifications de l'action par avenant à la convention page 34 C. L identification du public cible page 35 D. Assurer la visibilité du FER page 36 5/53

6 VI. Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles page 37 A. Où se procurer le rapport final? page 37 B. La complétude du rapport final page Le contexte opérationnel du projet page La visibilité de l'action page La mise en œuvre de l'action page La matrice Excel des dépenses : un élément primordial du contrôle page Les indicateurs page 42 C. Le contrôle de service fait page Les points de contrôle page Les étapes du contrôle page Les justificatifs à fournir page L attestation sur l'honneur de l'absence de double cofinancement communautaire page 47 D. La détermination de la subvention communautaire page 47 E. Les modalités de paiement page 48 VII. Contacts utiles page 49 ANNEXES page 51 Annexe I : Budget prévisionnel de l action Annexe II : Retraitement des frais de personnel Annexe III : Feuille de temps Annexe IV : Tableau récapitulatif des dépenses acquittées Annexe V : Exemple de feuille d émargement Annexe VI : Contrôles Matrice des dépenses Annexe VII : Règles d éligibilité des dépenses (extrait de la décision 2011/152/UE) 6/53

7 I. Accéder à un financement du fonds européen pour les réfugiés (FER) A. Présentation du FER Créé en 2000, sur décision du Conseil de l Union européenne, le Fonds européen pour les réfugiés (FER) a pour principal objectif de regrouper, dans un même instrument, les actions mises en œuvre en matière d accueil des demandeurs d asile et d intégration des réfugiés. Les actions financées par le FER sont destinées aux demandeurs d asile et aux bénéficiaires du statut de réfugié ou d'une autre forme de protection internationale et aux personnes déplacées bénéficiant d'un régime de protection temporaire ainsi que, en fonction de la nature des actions, aux personnes qui ont sollicité ce statut ou cette protection. Le FER permet de soutenir dans les États membres les actions suivantes : l accompagnement et l'amélioration de l accueil des demandeurs d asile et le développement de l intégration des réfugiés (projets d accueil et d intégration) ; la mise en œuvre de programmes de réinstallation ; le renforcement de la coopération pratique entre Etats membres. Afin de mettre en place les actions suscitées, le service de l'asile est en charge de l'élaboration d'un programme pluriannuel à destination de la Commission européenne. Ce dernier est composé d'une description de la situation actuelle dans l'etat membre concerné des conditions d'accueil, des procédures d'asile, d'intégration, de la réinstallation ainsi que du suivi et de l'évaluation de sa politique d'asile. Chaque année, un programme annuel est établi conformément au programme pluriannuel et composé des éléments suivants : les modalités de sélection des projets à financer ; une description des actions à soutenir ; la répartition financière entre les différentes actions, ainsi que le montant demandé au titre de l'assistance technique. Plusieurs appels à projets sont lancés chaque année afin de pouvoir financer des projets permettant de respecter les objectifs des programmes annuels. Plus de 30 organismes répondent chaque année aux appels à projets FER en proposant des projets visant l accueil des demandeurs d'asile ainsi que l intégration des personnes bénéficiant d'une protection. 7/53

8 Programme pluriannuel Commission européenne Programmes annuels Appels à projets Demandes de subvention Instruction administrative, qualitative et financière Sélection des projets Conventionnement 8/53

9 B. Le cycle de vie d'un projet FER Un projet cofinancé par le FER passe par plusieurs étapes depuis le dépôt de la demande de subvention jusqu'au paiement de la totalité du financement dû (solde). Avant d'obtenir le solde de la subvention, le projet FER parcourt les étapes suivantes : Appel à projets Demande de subvention Instruction Sélection Conventionnement Paiement du premier préfinancement Réalisation de l action Contrôle du service fait et évaluation du projet Paiement du second préfinancement (éventuel) Paiement du solde ou reversement 9/53

10 C. Les acteurs de la gestion du FER L'autorité responsable / La section FER du service de l'asile Le Service de l asile du secrétariat général à l immigration et à l intégration du ministère de l'intérieur est l autorité responsable du FER. La section FER est l 'interlocuteur principal des porteurs de projet. Toutes les questions relatives à : l'avancement / le suivi du projet : la demande de subvention, la sélection, la préparation du rapport final, la préparation du contrôle de service et de l'éligibilité des dépenses, sont du ressort de la section FER. La cellule de gestion mutualisée des fonds européens La cellule de gestion mutualisée réalise la phase de conventionnement avec les porteurs de projets. Elle vient en appui de l'autorité responsable. Cette cellule prend contact avec les porteurs de projet chaque année afin d'élaborer la convention annuelle et ses annexes. La convention est pré remplie. Il convient seulement de remplir l'annexe I «Description du projet» et l annexe financière qui reprend logiquement l'annexe budgétaire de la demande de subvention avec des ajustements, le cas échéant. En effet, il est possible que des changements interviennent entre le moment du dépôt de la demande de subvention et le conventionnement. Il convient par conséquent impérativement d'en avertir la cellule de gestion mutualisée des fonds européens qui transmettra l'information à la section FER. L'annexe budgétaire de la convention doit être construite de manière à refléter le mieux le projet. (cf. II) 2)). Le prestataire chargé du contrôle comptable Le prestataire chargé du contrôle comptable réalise pour le compte de l'autorité responsable les contrôles comptables de chaque projet. Il est chargé de vérifier le service fait de l'action sur l'aspect qualitatif et financier. A partir de la programmation 2012, les contrôles comptables se font sur place de manière systématique afin de pouvoir faciliter les contrôles. 10/53

11 Le prestataire chargé de l'évaluation Un prestataire est chargé pour le compte de l'autorité responsable de l'évaluation de chaque programmation annuelle. Celle ci est dirigée sur la base d'entretiens conduits avec les responsables des actions à l'occasion d'une visite sur place. Elle donne lieu à un rapport d'évaluation annuel validé par l'autorité responsable et envoyé à la Commission européenne. Des fiches actions sont réalisées pour chaque projet cofinancé par le FER. Elles sont ensuite envoyées à chaque bénéficiaire lors de la clôture du programme. L'autorité d'audit L'autorité d'audit pour le FER est la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC). Elle a pour principale mission de vérifier le fonctionnement efficace du système de gestion et de contrôle du FER. Elle vérifie que la gestion du FER par l'autorité responsable correspond bien aux attentes de la Commission européenne. Elle peut réaliser un contrôle d opération sur des projets déjà contrôlés en premier lieu par le prestataire comptable. L'autorité de certification L'autorité de certification est le pôle national de certification des fonds européens, rattachée à la direction générale des finances publiques. Elle a pour tâche principale de certifier les dépenses, c'est à dire confirmer leur validité suite aux contrôles comptables. Dans ce cadre, l'autorité de certification établit des Contrôles qualité certification sur 1 ou 2 dossiers par an et peut, par conséquent, être amenée à demander des informations complémentaires aux porteurs de projets suite au premier contrôle du prestataire comptable. 11/53

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13 II. Construire un projet, établir une demande de subvention A. Les dimensions stratégique, temporelle et physique Il s'agit de poser les fondements du projet à construire en répondant aux questions suivantes : Quelle action mettre en place? Le projet s'inscrit il dans la mesure A «Accueil et accompagnement des demandeurs d'asile»? Le projet s'inscrit il dans la mesure B «Intégration des bénéficiaires d'une protection internationale»? Les projets s'inscrivent selon l'appel à projets dans deux mesures relevant respectivement de l'accueil des demandeurs d'asile ou de l'intégration des bénéficiaires d'une protection internationale. Où l'action doit elle être mise en place? L'action est elle réalisée sur le territoire français? C'est la seule exigence géographique du FER. Pour quel public? C'est une question primordiale avant de déposer une demande de subvention FER. Est ce que le public visé par le projet répond aux règles d'éligibilité du public cible FER? Les publics cibles éligibles au FER sont : tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant du statut défini par la Convention de Genève et admis à résider en qualité de réfugié dans un des Etats membres de l'union européenne ; tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant d'une forme de protection subsidiaire ; tout ressortissant de pays tiers ou apatride ayant demandé à bénéficier d'une des formes de protection susvisées ; tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant d'une protection temporaire ; tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride qui fait ou a fait l'objet d'une réinstallation dans un Etat membre. Quelle est la durée du projet? Un projet FER peut être financé pour une période de 12 mois maximum. Il doit commencer impérativement dans le courant de l'année civile de la programmation annuelle. 13/53

14 B. La dimension financière 1. La trésorerie Le cofinancement FER est versé en plusieurs étapes : signature de la convention, 50% de la subvention FER est versé aux porteurs de projets ; un second préfinancement éventuel est possible selon la remontée des dépenses opérées ; le solde de la subvention est versé au minimum en N+2. Seulement 50% de la subvention FER accordée est versé au cours de l'année de réalisation du projet. Il est donc primordial d'avoir une trésorerie conséquente afin de pouvoir pallier le manque de trésorerie provoqué par les délais de paiement. 2. L'élaboration du budget prévisionnel Le budget (annexe I) constitue une prévision des dépenses et des ressources qui doivent être équilibrées : DÉPENSES = RESSOURCES Le budget est un des éléments essentiels de la demande de subvention. En effet, si le cofinancement FER est accepté, il sera au cœur de la convention passée avec le service de l'asile et fera l'objet d'une annexe financière détaillée. Il est composé des éléments suivants : a) Les dépenses prévisionnelles Elles sont de nature différente, il peut s'agir de : DÉPENSES DIRECTES : ce sont les dépenses dédiées à l action qui sont essentielles à sa mise en œuvre : les frais de personnel, les frais de voyage et de séjour, les frais d équipement, les biens immobiliers, les consommables, fournitures et services généraux, les frais de sous traitance, les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires et les frais d'experts et les dépenses spécifiques en lien avec les groupes cibles ; DÉPENSES INDIRECTES : ce sont les dépenses à la charge de la structure mais ne pouvant être rattachées au seul projet cofinancé. Elles ne peuvent être ni identifiées ni justifiées de façon individuelle (ex. : frais de siège). Les justificatifs comptables seront effectués à partir du compte de résultat qui permet une analyse globale des dépenses de l'organisme. 14/53

15 Ce type de dépenses est plafonné à 7% des coûts directs éligibles. Il est conseillé de construire le budget prévisionnel à hauteur de ce plafond de 7%. b) Les taux d'affectation des dépenses directes Certaines dépenses directes sont directement affectées à l'action mais pas obligatoirement à 100 %. Si des dépenses directes ne sont pas entièrement dédiées à l'action, il convient de déterminer un taux d'affectation à la dépense selon des clefs d'affectation qui peuvent être différentes. Exemple de taux d affectation : nombre de participants prévus dans l action FER / autres publics accueillis par l organisme pendant la même période ; heures de formation dans l action FER / heures totales de formation dispensées par l organisme pendant la même période ; temps consacré par le personnel à l opération FER / temps total travaillé dans l organisme pendant la même période ; surface dédiée au projet / surface totale du site de l organisme ; nombre d ETP dédiés au projet FER / nombre d ETP total. Les taux d affectation ainsi définis peuvent s appliquer à tout type de dépense directe éligible. Exemple : le porteur de projet utilise un de ses bureaux pour recevoir les demandeurs d'asile / réfugiés pour du suivi social. Le bureau est occupé la moitié de l'année par un salarié imputé sur le projet cofinancé par le FER. Une clef sur le temps passé devra être utilisée afin de connaître le montant à affecter au projet. Il s'agit d'un taux d'affectation. Certains taux d affectation ne sont pas éligibles, tels que les clefs financières (extrapoler la part du budget consacré au projet FER par rapport au budget global de la structure aux différentes dépenses). Il convient de présenter au moment du conventionnement les taux d affectation envisagés, pour validation. c) Les ressources du projet Le FER ne peut financer à 100 % un projet (hors assistance technique). Ainsi, le budget doit être équilibré avec des ressources provenant de contreparties nationale, régionale, locale ou privée, y compris les contributions propres du bénéficiaire final. Le cofinancement FER est au plus égal à 50 % (75 % pour les projets relevant des catégories spécifiques prévues par les orientations stratégiques : femmes vulnérables, mineurs isolés étrangers demandeurs d asile, victimes de tortures). 15/53

16 Par ailleurs, les recettes éventuelles issues du projet doivent être intégrées dans le montage financier réalisé au moment de la demande de subvention. Celles ci peuvent résulter de la vente de produits et de services, de loyers versés par le public bénéficiaire du projet, etc. Les recettes font partie intégrante des ressources du projet. Au stade du dépôt de projet, les attestations de cofinancement demandées aux différents financeurs devront préciser au mieux le pourcentage de cofinancement dédié à l'action cofinancée, afin de faciliter le contrôle des ressources. BONNE PRATIQUE : dans le cas où la subvention d un cofinanceur n est pas exclusivement dédiée au projet FER, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la subvention affectée au projet FER. Sans quoi, l intégralité de celle ci sera prise en considération dans les ressources lors des contrôles, déduisant d autant le FER dû. Contrats aidés : ressource ou déduction de charges? Les porteurs de projets peuvent vouloir intégrer des emplois aidés dans leur plan de financement relatif au projet. Pour ce faire, il existe 2 options : prendre en compte dans les dépenses la part du salaire restant à la charge de l'organisme, en déduisant la partie prise en charge par l'état ; prendre en compte dans les dépenses la totalité du salaire de l'emploi aidé, et en compensation, indiquer dans les ressources le montant total pris en charge par l'état. Le cas des ressources adoptant un calendrier différent à celui du FER? Il peut arriver que le calendrier de certaines ressources du projet ne soit pas concordant avec le calendrier du FER. Il s'agira alors d'expliquer l'affectation temporelle de la ressource. Exemple : le projet FER sera réalisé du 1 er janvier 2013 au 31 décembre Un cofinancement de l'état établit sa convention du 1 er juillet 2012 au 30 juin 2013 pour un cofinancement à hauteur de euros. Seulement euros de cofinancement sera imputable au projet FER. BONNE PRATIQUE : dans le cas où la subvention d un cofinanceur n est pas exclusivement dédiée au projet FER de l année n, mais est attribuée au projet FER n et n 1 ou n et n+1, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la subvention affectée au projet FER de chaque année concernée. 16/53

17 III. S'engager par convention C'est la cellule de gestion mutualisée des fonds européens qui réalise l'exercice du conventionnement annuel pour le compte de l'autorité responsable du FER. Il s'agit d'établir un acte contractuel entre le porteur de projet et le service de l'asile afin d'établir les conditions d'utilisation de la subvention. La convention a généralement une durée d un an qui correspond à la durée de réalisation de l'action. Les dates de début et de fin de l'opération sont des éléments contractuels fixes qui ne peuvent être modifiés sans en informer préalablement l'autorité responsable. En particulier, concernant la date de fin de l'action, il est impératif de passer un avenant en cas de dépassement de la période prévisionnelle de réalisation. Le projet est obligatoirement d'une durée inférieure ou égale à un an. Le contenu du projet et les modalités de mise en œuvre sont décrits dans les annexes techniques et financières jointes à la convention qui constituent les pièces contractuelles de la convention. Ces annexes précisent : la description de l'action : il s'agit de détailler l'action telle qu'elle a été présentée lors de la demande de subvention avec les différentes modifications qui auraient été apportées depuis ; la description des différents coûts : les taux d'affectation doivent être explicités dans cette partie. Il s'agit d'expliquer quelles dépenses correspondent au poste de budget répertorié dans le plan de financement ; les indicateurs prévisionnels de réalisation : pour chaque action financée, le porteur de projets doit identifier des indicateurs prévisionnels de réalisation pour l'action cofinancée (certains indicateurs sont définis par l autorité responsable dans le formulaire de demande d aide et doivent être obligatoirement renseignés par le porteur de projet s ils sont pertinents pour son projet) ; les actions de communication envisagées pour mettre en valeur le FER : il peut s'agir de la création d'affiches, l'apposition de logo sur les différents documents utilisés par l'organisme, etc. ; le plan de financement détaillé par poste de dépense (cf. point IV) sur l'éligibilité des dépenses) ; le modèle de rapport final. 17/53

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19 IV. L'éligibilité des dépenses Cette partie explicite les règles définies dans l annexe VII «Règles d éligibilité des dépenses» qui figure en annexe au présent guide. A. Les dépenses directes 1. Les frais de personnel (article II 1.1 de l annexe VII) Les frais de personnel affecté au projet représentent la partie de la rémunération habituelle et les charges sociales et fiscales associées, assumées par l'employeur et réellement dépensées par le porteur de projet. Les éléments suivants des frais de personnel sont éligibles : salaires bruts ; charges sociales ; autres prélèvements obligatoires ; droits statutaires : le 13ème mois en vertu du contrat de travail, revalorisation du poste ; primes non liées à la performance (ex : prime complémentaire de fin d année, définie selon le contrat de travail ou la convention collective comme un pourcentage maximal du salaire mensuel) ; provisions pour indemnités de départ ou au pro rata, payées à la fin d un contrat, uniquement si elles sont mentionnées dans les statuts ou le contrat de travail et si le montant est raisonnable (pouvant être justifié par un calcul) et si elles sont applicables à tout membre du personnel équivalent ; indemnités de congé maladie statutaires prévues par les textes, supportées par l employeur et non remboursées par un régime de sécurité sociale ; allocations de congé maternité si elles sont supportées par le bénéficiaire final et non remboursées par un régime de sécurité sociale ; charges patronales ; charges de la sécurité sociale ; impôts directs et autres charges statutaires payées par l employeur ; les tickets restaurants et cartes de transport. 19/53

20 Les frais de personnels doivent être détaillés dans le budget prévisionnel avec mention de l'effectif et de la fonction de chacun comme indiqué ci dessous. Fonds européen pour les réfugiés 2013 Détail des frais de personnel Fonction Libellé Nb d'heures travaillées sur l'année Nb d'heures travaillées sur le projet Clef de répartition Salaire annuel brut Dépenses affectées au projet Coût total ATTENTION : la politique de rémunération habituelle doit être respectée : les rémunérations sur le projet FER doivent s'inscrire dans la même politique salariale que celle appliquée sur les autres projets. Certaines dépenses sont inéligibles : primes sur le résultat ; indemnités de départ non prévues ; indemnité de départ à la retraite ; avantages en nature (voiture, logement de fonction). Comment justifier les frais de personnel? Plusieurs documents doivent être fournis aux contrôleurs afin de justifier des frais de personnel (liste non exhaustive) : contrat de travail, lettre de mission ; copie des bulletins de salaire, journal de paie ou DADS. En ce qui concerne les charges patronales : attestation URSSAF prouvant que le porteur est bien à jour dans ses cotisations. Elles doivent faire état du paiement des charges correspondant à la période de réalisation couverte par le rapport final. Un modèle de feuille de retraitement des frais de personnel est fourni en annexe de ce guide. Elle peut permettre aux porteurs de projets de bien préciser le mode de calcul utilisé dans le montant des frais de personnel (cf. Annexe II). 20/53

21 Comment prouver l'affectation du personnel au projet? L affectation au projet se fera pour tout membre du personnel dont le coût est à imputer au projet, qu'il s'agisse du personnel opérationnel, administratif ou de soutien. Le nom de chaque personne concernée sera clairement indiqué ainsi que le prorata du temps qu'il/elle aura consacré au projet avec la date de début et de la fin de son affectation. Pour une personne affectée à l'action pour la totalité de son travail sur une période donnée, le temps d'activité consacré au projet est justifié sur la base d'une fiche de poste ou d'une lettre de mission. La lettre de mission doit expliciter le lien entre les missions du salarié et le projet cofinancé par le FER. Elle doit également clairement affirmer l'affection de cette personne au projet. Exemple de lettre d'affectation : «Je, soussigné, PRENOM/ NOM, directeur général de l Association X, certifie par la présente que Mme / M. NOM est affecté(e) à hauteur de X % dans le cadre de ses fonctions au sein de l Association X et en sa qualité de (poste) à la réalisation du projet FER A 2011, co financé par le FER, du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011.» «Mme / M. NOM participera activement et directement à la mise en œuvre de l action par la réalisation des tâches suivantes :,., etc. Cette mission s exerce dans le cadre de son contrat de travail et en conformité avec le règlement intérieur.» BONNE PRATIQUE : il est possible de démontrer l affectation au projet FER de l ensemble des agents concernés dans une seule décision écrite qui devra être signée avant le début du projet. Pour une personne affectée partiellement à l'opération, le bénéficiaire doit impérativement justifier du temps d'activité effectivement consacré au projet à l'aide d'une feuille de temps type dont un modèle a été réalisé par le service de l'asile (cf. Annexe III). Le modèle présenté en annexe est indicatif. Cependant dans le cas où l'organisme cofinancé par le FER souhaiterait utiliser un autre modèle, il conviendra de le présenter à l'autorité responsable pour validation en amont afin de vérifier s il correspond aux exigences de justification du FER. Cette feuille de temps représente un état récapitulatif détaillé par jour pour la durée de l'action. Elle est datée et signée par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique de manière mensuelle. Par ailleurs, le lien entre le temps d'activité et les actions cofinancées doit être justifié. En effet, les feuilles de temps sont accompagnées de livrables non comptables tels que l ordre du jour des réunions et leurs comptes rendus (échantillonnage réalisé lors du contrôle de service fait) pour les personnes valorisées à temps partiel sur l'opération. 21/53

22 Comment prévoir le nombre d'heures passé sur un projet par un personnel? Il est souvent difficile de prévoir le temps passé par un salarié sur l'action. Une estimation est néanmoins demandée au porteur de projet à l'étape de la demande de subvention. Si le bénéficiaire constate une sur réalisation ou une sous réalisation, il convient d'avertir l'autorité responsable le plus rapidement possible. La section FER jugera l'utilité de réaliser un avenant à la convention. Comment prouver l'acquittement des dépenses de personnel? En produisant : une attestation du commissaire aux comptes ou de l'expert comptable (ces frais peuvent être inclus dans le budget prévisionnel lors de la demande de subvention et donc être pris en charge par le FER) (cf. annexe IV) ; des relevés bancaires : ils sont la solution la moins avantageuse pour le porteur de projet. En effet, cette solution est particulièrement chronophage et demande un suivi très précis. A chaque salaire doit être joint le versement effectué par la structure. Le cas spécifique des organismes publics Les frais de personnel des organismes publics sont éligibles dans le cas où l'activité cofinancée n'aurait pas été entreprise par le personnel si le projet n'avait pas été cofinancé. Ce personnel est dans ce cas détaché sur le projet ou affecté à celui ci par le biais d'une décision écrite du bénéficiaire final. Le cas de l'indemnisation des stagiaires Les coûts des stagiaires directement indemnisés par le bénéficiaire sont éligibles au FER. Les pièces requises pour valider les indemnités versées aux stagiaires sont les suivantes : la convention de stage (ou toute autre forme de contrat liant l'organisme et le stagiaire) ; la lettre d'affectation (sur laquelle sont indiqués le % d'affectation du stagiaire au projet ainsi que les tâches incombant au stagiaire pour la réalisation de l'action) ; les feuilles de temps si le stagiaire est à temps partiel sur le projet ; les fiches de paie ou reçu/attestation sachant que le versement d'une indemnité donne lieu à l'établissement d'une fiche de paie dans la majorité des cas. Si l'organisme ne produit pas de fiche de paie pour la gratification, il lui sera demandé de produire un reçu signé par le stagiaire attestant qu'il a perçu une indemnité et d'en indiquer son montant. Le cas du service civique L'association accueillant et souhaitant embaucher un personnel en service civique pour le projet FER pourra faire valoir les dépenses en lien avec les activités de ce personnel (frais de séjour et de voyage) mais non pas la rémunération de ce dernier puisque celle ci est intégralement prise en charge par l'etat. 22/53

23 2. Les frais de voyage et de séjour (article II.1.2 Annexe VII) Les frais de voyage et de séjour sont des coûts directs éligibles pour le personnel ou les autres personnes qui participent aux activités du projet. Une condition primordiale : le déplacement doit être nécessaire à la mise en œuvre du projet. Le remboursement des frais de déplacement est basé sur : le moyen de transport en commun le moins cher ; les billets d'avion sont autorisés uniquement pour les voyages de plus de 800 kms (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie réellement le transport aérien ; lorsqu'il s'agit de l'utilisation d'une voiture privée, le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en commun, soit d'une indemnité kilométrique en fonction de la puissance du véhicule (à ce titre, une copie de la carte grise du véhicule utilisé doit être fournie). Le remboursement des frais de séjour est basé sur des indemnités journalières qui respectent la politique habituelle du porteur de projet. Quelles sont les pièces justificatives des frais de voyage et de séjour? Il faut fournir : les tickets, les reçus (de péage par exemple), etc. ; dans le cadre de voyages en avion : les billets et cartes d'embarquement doivent être fournis comme preuves justificatives ; les frais de transport journalier sont éligibles au titre du poste «frais de voyage et de séjour» seulement si ces coûts sont imposés par le Code du travail ou la convention collective et que ceuxci sont mentionnés sur la fiche de paie ; les frais de voyage supportés par le bénéficiaire pour les bénévoles impliqués sur le projet sont éligibles ; pour justifier du nombre de kilomètres lorsque le porteur de projet souhaite utiliser une voiture privée, il est possible d'utiliser la version imprimée d'un site internet permettant le calcul d'itinéraire. Toutes les pièces justificatives devront être accompagnées d'un descriptif court expliquant l'objet du voyage et son lien avec le projet. L'acquittement de ces dépenses devra être justifié par : une attestation de commissaire aux comptes ou de l'expert comptable (ces frais peuvent être inclus dans le budget prévisionnel lors de la demande de subvention et donc être pris en charge par le FER) (cf. annexe IV) ; des relevés bancaires. 23/53

24 3. Les frais d'équipement (article II.1.3 Annexe VII) L'achat d'équipement est éligible si ce dernier est essentiel à la réalisation du projet. Le choix entre crédit bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins onéreuse. Lorsque le porteur de projet achète du matériel pendant la durée de vie du projet, le budget doit préciser s'il comprend une partie de l'amortissement de l'équipement correspondant à la période d'utilisation réelle de l'équipement pour les besoins du projet. Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour le projet a posteriori sont uniquement éligibles sur la base d'un amortissement. Pour les biens d'une valeur inférieure à euros, le prix d'achat total est éligible à condition que l'équipement soit acheté avant les 3 derniers mois du projet. Si le bien est d'une valeur égale ou supérieure à euros, celui ci sera éligible sur la base d'un amortissement. Par ailleurs, les frais de formation du personnel inclus dans les frais généraux de l'équipement sont éligibles à condition que les employés formés soient activement impliqués dans le projet et que l'équipement nécessite une formation particulière. Toutefois, les frais de formation pour l'utilisation d'applications bureautiques suite à l'achat d'ordinateurs ne sont pas éligibles. Comment calculer l'amortissement d'un équipement? Date de début/fin du projet : 01/04/N / 31/03/N+1 (12 mois). Date d achat de l équipement : 25/07/N. Valeur d achat de l équipement : ,00 EUR (frais de livraison compris, mais hors TVA) Pourcentage d utilisation pour le projet : 80 % (conformément à la définition et aux besoins techniques). Règles en matière d amortissements : montant supérieur à ,00 EUR >> 60 mois conformément aux règles nationales. Période d amortissement : 9 mois (de juillet N à mars N+1, le mois de juillet N comptant comme un mois entier bien que l équipement ait été acheté à la fin du mois). CALCUL DU COÛT D AMORTISSEMENT DE L ÉQUIPEMENT : ,00 EUR / 60 * 9 * 80 % = 3 600,00 EUR Quelles sont les pièces justificatives des frais d'équipement? Elles sont de plusieurs types : factures ; bons de commande et bons de livraison ; convention de location. 24/53

25 4. Les biens immobiliers (article II.1.4 Annexe VII) L'acquisition de biens immobiliers est éligible au FER si la réalisation du projet est manifestement liée à ses objectifs. Les conditions à respecter dans le cadre de l'achat, de la construction ou de la rénovation de biens immobiliers sont les suivantes : une attestation doit être obtenue auprès d un expert immobilier indépendant ou d un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d achat n est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation doit certifier que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, doit préciser les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet ; les biens immobiliers n ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire à un quelconque moment avant la réalisation du projet ; les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet ; seule la part d'amortissement de ces biens correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible. L amortissement est calculé conformément aux règles comptables nationales explicitées ci dessus ; les travaux de réhabilitation, de modernisation ou de rénovation des bâtiments sont éligibles jusqu'à un maximum de euros du coût total éligible. Dans le cadre de locations, le coût du loyer est éligible si le bien n'est utilisé que pour le projet. Il peut, par exemple, s'agir de la location d'appartements destinés à l'hébergement de demandeurs d'asile ou de réfugiés. Dans le cas contraire, un taux d'affectation devra être calculé. Il s'agira d'indiquer dans quelle mesure et à quelle proportion le bien immobilier sera utilisé pour le projet. Certains équipements doivent être considérés comme faisant partie du coût du bien immobilier comme les ascenseurs ou les systèmes de climatisation (qui ne peuvent pas être physiquement retirés du bâtiment). Exemple du coût d'amortissement du bien immobilier : Date de début/fin du projet : 01/04/N / 31/03/N+1 (12 mois). Date d achat du bien immobilier : 28/07/N. Valeur d achat du bien immobilier : ,00 EUR. Pourcentage d utilisation pour le projet : 70 % (conformément à la définition et aux besoins techniques). Période d'amortissement totale du bien immobilier : 120 mois d après les règles nationales ou la pratique habituelle (le bien immobilier doit être utilisé au moins 5 ans après la date de fin du projet). Période d amortissement : 9 mois (de juillet N à mars N+1, le mois de juillet N comptant comme un mois entier bien que le bien immobilier ait été acheté à la fin du mois). CALCUL DU COÛT D AMORTISSEMENT DU BIEN IMMOBILIER : ,00 EUR / 120 * 9 * 70 % = ,00 EUR 25/53

26 Les montants de l amortissement sont calculés sur la base d une utilisation pendant un mois entier (un mois entier d amortissement comprend le mois de l achat à condition que le bien immobilier soit acheté avant la fin du mois). Le cas de l'amortissement de la rénovation La durée de l'amortissement est déterminée par la durée estimée de la rénovation. Des coûts de rénovation d un montant raisonnable devraient être rapportés au titre du poste de dépenses «Consommables, fournitures et service généraux». 5. Les consommables, fournitures et services généraux (article II.1.5 Annexe VII) L'utilisation des consommables et fournitures doit être exclusive et directement nécessaire à la réalisation du projet cofinancé par le FER. Ce poste de dépense pose la question du lien de rattachement direct de la dépense avec l'action : les consommables et fournitures achetés seront ils uniquement utilisés pour le projet cofinancé par le FER? Les consommables Les consommables sont des biens qui sont consommés après avoir été distribués par des magasins, qui ont été incorporés dans d'autres biens et ont perdu leur identité ou ne peuvent pas être utilisés à leur fin sans s'épuiser ou sans transformer leurs composants. Ils ne peuvent pas être réutilisés. Exemples : des produits, notamment alimentaires, des vêtements, du carburant Les fournitures Les fournitures sont des produits consommables d'utilité générale qui ont souvent une durée d'utilisation plus courte que les équipements et les machines et qui sont stockés pour un usage récurrent. Exemples : logiciels, petit matériel informatique Les services généraux Les services généraux sont des services applicables à l ensemble de l organisation et qui ne se limitent pas à un département ou une fonction en particulier (par ex : la sécurité, les services de nettoyage, l'entretien, etc.). ATTENTION : l autorité responsable du FER considère que, dans la majorité des cas, ces services relèvent des coûts indirects et non des coûts directs. Exemples : les charges d'eau, de gaz et d'électricité sont en règle générale des dépenses indirectes. 26/53

27 Cependant, dans certains cas particuliers, ces charges utilisées spécifiquement pour le logement des réfugiés peuvent être éligibles comme coûts directs dans cette rubrique. Ne sont pas éligibles les fournitures de bureau, tous types de petits consommables et fournitures administratives, dépenses de représentation et services généraux (téléphone, internet, affranchissements postaux, nettoyage des bureaux, services publics, assurance, formation du personnel, recrutement). Quelles sont les pièces justificatives des consommables, fournitures et services généraux? Les factures ainsi que l'explication de l'utilisation exclusive des biens ou services achetés pour le projet. 6. La sous traitance (article II.1.6 Annexe VII) Qu'est ce qu'un sous traitant? Un sous traitant est un tiers qui n'est ni le bénéficiaire final de la subvention, ni un partenaire. Il apporte son aide à un projet en réalisant des travaux ou services particuliers qui ne peuvent pas être menés seul par le bénéficiaire final. Les exemples classiques de sous traitance sont : les services de traduction et d'interprétation ; l'impression de manuels ; l'organisation de sessions de formation ; le traiteur pour des évènements tels que des séminaires ou des conférences. La sous traitance a les caractéristiques suivantes : l'accord entre le porteur de projet cofinancé par le FER et le sous traitant est fondé sur des conditions commerciales formalisées dans un contrat dûment signé établissant les obligations des deux parties, l'objectif et les termes du travail/service ainsi que les conditions financières ; le sous traitant facture un prix qui comprend généralement une marge de bénéfice ; le sous traitant travaille sans contrôle direct du bénéficiaire final et ne lui est pas subordonné ; la responsabilité vis à vis de l'ue pour le travail sous traité incombe entièrement au porteur de projet. Certaines dépenses de sous traitance sont cependant inéligibles : les tâches de sous traitance liées à la gestion globale du projet qui devraient être réalisées par des personnes ayant un rôle déterminant et direct dans la mise en œuvre du projet tels que les chefs de projets et autres employés impliqués de manière opérationnelle dans le projet ; les activités de sous traitance qui ne sont pas nécessaires à la mise en œuvre du projet ; la sous traitance avec des intermédiaires ou des consultants dont les frais sont définis en pourcentage du coût total du projet. 27/53

28 Les pièces justificatives sont : un contrat par activité sous traitée signé par les deux parties ; les sous traitants doivent être en mesure de fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires : liste des participants, factures, émargements, planning de travail, etc. Il est important de le stipuler dans le contrat passé avec le sous traitant. Le cas des partenariats pouvant être assimilés à de la sous traitance Certains partenariats peuvent parfois être assimilés à de la sous traitance. En effet, certaines associations partenaires des organismes cofinancés par le FER réalisent des activités en lien avec le projet FER. Des factures sont alors adressées directement à l'association cofinancée par le FER et sont payées sur cette base. Dans ce cas, il ne s'agit pas de sous traitance et chaque dépense doit être ventilée en fonction de sa nature (frais de personnel, fournitures, consommables, frais d'expert, etc.). 7. Les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires (article II.1.7 Annexe VII) Il s'agit par exemple de la publicité du projet, des garanties bancaires ainsi que des missions de l'expert comptable ou du commissaire aux comptes pour l'attestation d'acquittement des dépenses demandée lors du contrôle de service fait. Assurer la visibilité du FER est une obligation pour les porteurs de projets cofinancés. Tous les coûts exposés pour répondre aux obligations des bénéficiaires finals en matière de publicité seront considérés comme des coûts directs. Ces coûts peuvent regrouper la couverture médiatique, l installation d une plaque mentionnant le financement communautaire du projet, l impression de document portant logo européen etc. Toutes les informations concernant la publicité peuvent être trouvées sur le site : eu/basic information/symbols/flag/index_fr.htm Quelles sont les pièces justificatives des coûts résultants des obligations communautaires? Les factures d'achat des impressions, des plaques peuvent par exemple justifier ce poste de dépense. 8. Les frais d'experts (article II.1.8 Annexe VII) Les frais d'experts représentent essentiellement les honoraires en conseil juridique, les frais de notaire et les coûts des experts techniques et financiers directement rattachables à l'opération. Les coûts suivants peuvent être considérés comme des frais d'experts : les frais de conseil juridique (ex. : frais liés à des services de conseils sur les termes contractuels des accords avec les partenaires) ; les frais de notaires (ex. : liés à l'achat d'un bien immobilier du projet cofinancé) ; 28/53

29 les frais d'experts techniques (ex. : frais d'un expert immobilier désigné pour réaliser l'évaluation du bien immobilier à acheter pour le projet) ; les frais d'experts financiers (ex. : frais d'expert comptable pour l'attestation d'acquittement des dépenses à rendre avec le rapport final, frais d'une entreprise de conseil désignée pour élaborer un plan de financement en vue de l'achat d'équipement). Quelles sont les pièces justificatives pour le poste de dépenses «frais d'expert»? Les factures serviront à justifier les frais d'expert. Ces dernières devront être accompagnées d'une explication de l'affectation du temps de travail de l'expert au projet. En effet, si l'expert intervient globalement pour l'association et non pas pour le projet cofinancé par le FER, les dépenses seront de l'ordre des coûts indirects. En revanche, si une action spécifique de l'expert est destinée au projet, la dépense relève bien du poste de dépenses «frais d'expert». 9. Les dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles (article II.1.9 Annexe VII) Le porteur de projet peut faire des achats pour le public cible concerné par le projet cofinancé et peut rembourser des frais encourus par ce même public cible. Sont éligibles les petites primes incitatives en espèces qui seraient distribuées au titre d'aide complémentaire à des personnes, des formations ou autres, à condition que le total ne dépasse pas euros par projet. Pour ce faire, le porteur de projet devra conserver une liste de personnes, ainsi que la date de paiement. Il devra garantir un suivi adéquat afin d'éviter toute irrégularité tel que le double paiement ou le détournement de fonds. Quelles sont les pièces justificatives des dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles? Les factures, les récépissés signés du bénéficiaire (pour les pécules), etc., serviront à justifier la dépense. B. Les coûts indirects Les frais généraux imputables au projet éligibles concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet. Ces frais généraux exposés dans le cadre de la réalisation de l action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire de 7 % du montant total des coûts directs éligibles. Le pourcentage attribué aux frais généraux couvre notamment les coûts suivants : les frais de 29/53

30 personnel non éligibles en tant que coûts directs, les dépenses administratives, les frais bancaires, l amortissement des biens immobiliers et les frais d entretien s ils sont liés à des opérations administratives. BONNE PRATIQUE : appliquer systématiquement un taux forfaitaire de 7% aux coûts directs. C. Les dépenses inéligibles Il existe des dépenses inéligibles. Une partie de celles ci est détaillée dans la liste non exhaustive ci dessous : la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu il ne peut pas la récupérer (à prouver par un document officiel émis par les autorités fiscales françaises) ; la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes (pour retard de paiement), les pénalités financières, les frais de procédure, les coûts liés à des procédures judiciaires et les dépenses somptuaires ou inconsidérées ; les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés ; les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d un autre projet ou programme de travail bénéficiant d une subvention communautaire ; l achat de terrains ; les frais de personnel relatifs à des fonctionnaires qui participent à la réalisation du projet en accomplissant des tâches relevant de celles qu ils exécutent habituellement ; les contributions en nature telles que les valorisations de salaires de personnels détachés à titre gratuit, les valorisations de locations gratuites, etc. Certaines dépenses dont le caractère n est pas jugé raisonnable peuvent être considérées comme inéligibles. Il s agit des dépenses qui ne sont pas nécessaires et/ou excessives : les dépenses non nécessaires : pour évaluer si une dépense est considérée comme nécessaire au projet, il faudra envisager la possibilité de réaliser ce dernier sans cette dépense avant même de réaliser l achat. Si la réponse est positive, alors la dépense sera considérée comme non nécessaire. Exemples : les incitations (ex : récompense attribuée aux membres du projet sous la forme de cadeaux) ; frais de réception (ex : dîner de l'équipe du projet ou événement parallèle) ; équipement ou matériel non nécessaire (par ex. : équipement vidéo si non indispensable à la réalisation du projet) ; de façon plus générale, toutes les dépenses sans lesquelles le projet pourrait se réaliser sans obstacles majeurs. 30/53