MARCHE D ACQUISITION DE LOGICIEL

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1 Agence Française de Sécurité Sanitaire de l'envirnnement et du Travail (AFSSET) MARCHES PUBLICS DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES MARCHE D ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DES CANDIDATURES DES EXPERTS SCIENTIFIQUES Objet du marché Désignatin d un prestataire de services pur assurer la cnceptin détaillée, l installatin et le paramétrage, le dépliement et la maintenance d une slutin infrmatique de gestin des candidatures des experts scientifiques. Marché n : 06_19 Cahier des Clauses Techniques Particulières Mde de passatin du marché MARCHE PAR VOIE DE PROCEDURE ADAPTEE Cnfrmément à l article 28 du cde des marchés publics Opératin unique - cdificatin (nmenclature 2002: 67-02) Objet principal : CPV services d'assistance et cnseils infrmatiques Persnne Publique : AFSSET 253, Avenue du Gal Leclerc MAISONS-ALFORT Cedex AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 1 / 29

2 SOMMAIRE 1 PRESENTATION DU CONTEXTE Présentatin de l Afsset Objet de l appel d ffres Valeurs ajutées attendues GESTION DES CANDIDATURES DES EXPERTS SCIENTIFIQUES Principes Généraux Prcédure de sélectin Périmètre de la gestin des candidatures PRESENTATION GENERALE DE L APPLICATION SOUHAITEE Flux d infrmatins principaux Prfils utilisateurs Interfaces utilisateurs Sécurité applicative Graphisme ATTENTES FONCTIONNELLES Wrkflw scientifique / expert Wrkflw gestinnaire Administratin de l applicatin Evlutins pssibles ELEMENTS TECHNIQUES Cntraintes envirnnementales Cntraintes lgicielles Cntraintes matérielles Cntraintes réseaux & sécurité GESTION DU PROJET Planning général du prjet Piltage du prjet Réunin de lancement Etape 1 : mise en œuvre Etape 2 : explitatin EXECUTION DU MARCHE Répnse du candidat Réceptin du marché Défaillance du titulaire AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 2 / 29

3 1 PRESENTATION DU CONTEXTE 1.1 Présentatin de l Afsset L'Agence Française de Sécurité Sanitaire de l'envirnnement et du Travail (Afsset) est un établissement public administratif de l'etat, rérganisé par l'rdnnance du 1er septembre 2005 qui a transfrmé l'afsse (établissement initialement créé par la li n du 9 mai 2001), en Afsset, et dnt l rganisatin et les missins snt précisées par le décret n du 8 juin L'Afsset est placée sus la tutelle cnjinte des ministres chargés de l'envirnnement, de la santé et du travail. Elle a pur missin de cntribuer à assurer la sécurité sanitaire dans les dmaines de l'envirnnement et du travail et d'évaluer les risques sanitaires qu'ils peuvent cmprter. A cette fin, elle prcède u fait prcéder à tute expertise, analyse u étude nécessaires, en prenant appui sur les services et établissements publics ainsi que sur les autres rganismes cmpétents. Elle rganise à cet effet un réseau permettant de crdnner les travaux d'évaluatin des risques sanitaires menés par ces rganismes dans les dmaines qui relèvent de sa cmpétence. Pur réaliser sa missin, l'afsset prend appui sur les services de l'etat et travaille avec un réseau de partenaires institutinnels et d'rganismes publics u privés de recherche u d'expertise, d'universités u d'autres établissements d'enseignement supérieur, de cllectivités territriales. Elle établit aussi des relatins étrites avec la cmmunauté scientifique française et internatinale, ntamment en Eurpe. L'Afsset est dirigée par le Dcteur Michèle FROMENT-VEDRINE depuis avril 2002 et installée à Maisns-Alfrt (Val-de-Marne) depuis décembre Le mandat de Madame Michèle FROMENT-VEDRINE a été renuvelé le 17 mai 2005 pur tris ans. Pur 2006 le budget de l'agence est de l'rdre de 20 M, pur un effectif de 84 ETPT (équivalent temps plein travaillé). Les activités scientifiques de l'afsset snt réparties au sein de cinq départements : Expertises intégrées ; Risques - sciété recherche ; Internatinal - utils scientifiques ; Santé travail ; Cmmunicatin infrmatin - dcumentatin. Pur évaluer les risques sanitaires, l'agence fait appel à l'expertise cllective externe, par l'interventin de ses Cmités d'experts Spécialisés (CES) u de grupes de travail spécifiques à une thématique particulière. Elle accueille dnc dans ses lcaux de nmbreux experts de prvenances diverses. La Directin Générale de l'afsset rganise sn système d'expertise cllective cnfrmément aux exigences de la nrme AFNOR NFX , «Qualité en expertise». AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 3 / 29

4 1.2 Objet de l appel d ffres L Afsset suhaite dispser d une applicatin infrmatique de gestin et de suivi des candidatures des experts scientifiques, afin d assurer : - l extensin, le renuvellement u la cnstitutin d un CES ; - la mise à dispsitin d une liste d experts placés auprès de l Afsset, pur faciliter la mbilisatin d experts pur des travaux thématiques u participer à des grupes de travail. Cette applicatin permet une gestin «but en but» des dssiers de candidatures : - publicatin et diffusin auprès du public des appels à candidature (sur internet) - dépôt des répnses en ligne (dssier individuel pur chaque candidat) - gestin par l AFSSET des dssiers de candidatures et des répnses assciées - sélectin par l AFSSET des dssiers retenus Ultérieurement : - des interfaces sernt instanciées avec les utils de gestin financière et de gestin des ressurces humaines ; - des tableaux de brds sernt dévelppés afin de dispser d infrmatin de suivi 1.3 Valeurs ajutées attendues L Afsset est particulièrement attentive au caractère évlutif des slutins prpsées, ainsi qu à l uverture technique vis-à-vis des éléments cmpsant sn système d infrmatin. L Afsset suhaite se dter d utils infrmatiques parfaitement cmpatibles, supprimant, en particulier, les tâches manuelles d interfaçage entre les Unités. Chaque util, dédié à des tâches de gestin spécifiques, dit puvir être mis partiellement à dispsitin d utilisateurs u d applicatins tierces, dans un cadre défini et sécurisé. le candidat présentera les aspects de sn ffre qui illustrent sa répnse aux valeurs ajutées attendues il intégrera également une présentatin de références de prjets similaires, datant de mins de 3 ans, avec des indicatins de fnctinnalités et de vlumes, ainsi que des cntacts jignables. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 4 / 29

5 2 GESTION DES CANDIDATURES DES EXPERTS SCIENTIFIQUES 2.1 Principes Généraux Un appel à candidature est publié par l Afsset, dans le cadre de la gestin des CES u de la liste des experts pur les grupes de travail. Une prcédure de publicité permet de faire cnnaître largement cet appel à candidature, via différents média, auprès des ppulatins de scientifiques cncernées. La diffusin d un appel à candidature se fait sur un délai de 2 à 3 mis. L appel à candidature permet à des scientifiques de s identifier auprès de l Afsset, en furnissant différents types d infrmatins persnnelles : - les préférences de candidatures (pur un u plusieurs CES en précisant un rdre de préférence et/u pur être inscrit sur une liste d experts en vue de participatins ultérieures à des grupes de travail u à des travaux thématiques ; - les dnnées administratives (déclaratin publique d intérêts [DPI], adresses) ; - les dnnées prfessinnelles (curriculum nrmalisé et libre, grilles de cmpétences). Le scientifique retenu à l issue de l appel à candidature est qualifié d expert. Les infrmatins snt regrupées dans un dssier individuel, accessible uniquement à l expert et aux agents autrisés de l Afsset. Une prcédure de sélectin assure un chix équitable et impartial des différentes candidatures qui se snt présentées auprès de l Afsset, en répnse à l appel à candidature. La prcédure d évaluatin / sélectin s effectue sur une durée de 2 à 3 mis. Une fis retenu, le scientifique peut accéder à sn dssier afin de le cmpléter et mettre à jur certaines infrmatins. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 5 / 29

6 L Afsset assure une gestin des candidatures d experts par péride de 3 années : - en début de péride : un appel à candidature est émis («APC#1» sur le schéma ci-dessus), avec une péride de publicité de 2 à 3 mis («pub.»), puis lrsque cette dernière est clse, une péride de sélectin des candidats scientifiques («sél.»). Le premier appel à candidature est imprtant en terme de vlume de dnnées, car crrespnd à un renuvellement des CES existants et la cnstitutin d une liste d experts pur la péride des 3 années à venir ; - en curs de péride : des appels à candidatures cmplémentaires («APC#n») peuvent être émis par l Afsset (par exemple pur cmpléter la liste d experts, en raisn de cmpétences devenues nécessaires pur des nuveaux grupes de travail u de nuvelles thématiques). La prcédure est identique à celle suivie pur le premier appel à candidature, mais les vlumes de dnnées snt sensiblement inférieurs. Les candidats retenus viennent cmpléter les premiers dssiers, jusqu à la fin de la péride en curs ; - en fin de péride : l ensemble des candidatures retenues est remis à zér («RAZ»), et l Afsset prépare le démarrage d une gestin des candidatures pur la nuvelle péride de 3 années à venir, en initiant un nuvel appel à candidature «large», visant au renuvellement des CES maintenus et à la (re) cnstitutin d une liste d experts. APC#1 APC#n RAZ Pub.. Sél. Pub.. Sél. Péride n (3 ans) Péride n+1 (3 ans) Nta : - à l issue de la péride de 3 ans, les experts retenus peuvent être dans 2 situatins : sans lien cntractuel avec l Afsset (le dernier cntrat avec l Afsset est arrivé à échéance u ils ne se snt pas vus prpser de cntrats durant la péride) ; en lien cntractuel avec l Afsset : le u les cntrats les liant à l Afsset ne snt pas arrivés à échéance ; - dans tus les cas, si ces scientifiques suhaitent à nuveau puvir être appelés pur participer aux travaux de l Afsset, ils divent à nuveau candidater pur faire partie des candidats experts pur la nuvelle péride. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 6 / 29

7 2.2 Prcédure de sélectin La sélectin des dssiers se fait en plusieurs temps : Candidatures CES (1er chix : CES1, 2nd chix : CES2) Candidatures Experts placés auprès de l Afsset: Nn retenus CdS CES1 CdS CES2 CdS Experts placés auprès de l Afsset Cnseil Scientifique de l Afsset Directrice Générale de l Afsset candidat éligible candidat nn éligible 1. Evaluatin des candidats par les cmités de sélectin Pur les CES Le cmité de sélectin sera cmpsé d un membre du cnseil scientifique, d un u plusieurs représentants de chaque département scientifique et dans le cas de l extensin d un CES existant, du président u vice-président du CES. Les résultats des évaluatins tiennent cmpte des préférences indiquées par les candidats et suivant les dispnibilités des CES. Pur la liste d experts Le cmité de sélectin sera cmpsé d un u plusieurs représentants de chaque département scientifique. 2. Sumissin des listes de candidats présélectinnés au cnseil scientifique de l Afsset, en vue d une transmissin de prpsitin de listes finales à la Directin Générale de l Afsset ; 3. Nminatin des experts par la Directin Générale de l Afsset. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 7 / 29

8 2.3 Périmètre de la gestin des candidatures La gestin des candidatures des experts scientifiques cuvre les fnctinnalités de publicatin d un appel à candidature, de gestin des dssiers de candidatures individuels et d envi des dssiers pré-remplis aux candidats retenus, à l issue de la prcédure de sélectin. Les traitements ultérieurs (suivis administratifs et financiers, mises à jur des dssiers des experts) fnt l bjet de spécificatins cmplémentaires, pur le dévelppement d une applicatin qui utilise les schémas de dnnées de celle permettant le traitement de la gestin des candidatures. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 8 / 29

9 3 PRESENTATION GENERALE DE L APPLICATION SOUHAITEE 3.1 Flux d infrmatins principaux Les principales pératins qui sernt prises en charge snt représentées ainsi que les utilisateurs qui effectuernt ces tâches : Le Gestinnaire / Respnsable est un agent de l Afsset, dispsant d accès à l applicatin : il se cnnecte à différentes interfaces d entrées, suivant sn rôle et ses fnctins. Certaines interfaces sernt autmatisées, afin d assurer des cnnexins avec les utils de reprting établissant les suivis nécessaires pur les ressurces humaines et / u l entité cmptable de l Afsset. Pur rappel, certaines fnctins sernt dévelppées ultérieurement, afin de cmpléter la gestin des candidatures des experts (ntamment pur les suivis administratifs & financiers). AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 9 / 29

10 3.2 Prfils utilisateurs Les différents utilisateurs intervenants sur l applicatin peuvent être répartis seln les prfils suivants, en fnctin de leur rôle et de leurs prérgatives. Il existe deux catégries d utilisateurs : les utilisateurs cllabrateurs de l Afsset et les utilisateurs externes à l Afsset. Cllabrateurs de l Afsset: - l administrateur qui gère l attributin des prfils et des accès aux utilisateurs et dispse de drits permettant la mdificatin des paramètres essentiels de l applicatin. Il assure également la publicatin des appels à candidature ; - les gestinnaires qui assurent tutes les pératins cncernant la gestin des dssiers des candidats : traitement, suivi des candidatures, relances et requêtes sur la liste d experts ; - le respnsable qui valide l attributin des dssiers à l issue de la prcédure de sélectin. Nn cllabrateurs de l Afsset: - les scientifiques : ils cnsultent les ffres, dépsent leurs dssiers de candidature et, lrsque leur demande abutit, suivent la vie de leur dssier (rappel : le scientifique intervient alrs en qualité d expert vis-à-vis de l Afsset). 3.3 Interfaces utilisateurs L interface permet à l utilisateur d accéder aux fnctins de l applicatin. Il existe ainsi plusieurs interfaces seln la prvenance de l utilisateur : - l interface externe est accessible à tut le mnde pur la cnsultatin des appels à candidature et le dépôt de dssier de candidature. Certaines parties de l interface internet sernt d accès réservé prtégé par un cuple cde utilisateur/mt de passe permettant d identifier l utilisateur cnnecté. Ces parties sernt réservées aux scientifiques dnt le dssier de candidature aura été retenu. Chaque scientifique a accès uniquement et de façn partielle, au cntenu des dssiers le cncernant. - l interface interne est quant à elle strictement réservée aux cllabrateurs de l Afsset et n est accessible que depuis les lcaux même de l Afsset par mesure de sécurité. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 10 / 29

11 3.4 Sécurité applicative Le candidat présentera les différents niveaux de sécurité qui snt mis en œuvre pur assurer un niveau de prtectin : à la cnceptin, aux dnnées, à la mise en œuvre et au dépliement. D autre part, l applicatin dit s intégrer dans la plitique de sécurité réseau de l Afsset, ntamment en permettant par exemple un dépliement sur des dmaines réseaux lcaux différents et/u en permettant le cryptage des cmmunicatins (via HTTPS), etc.. Une uverture ultérieure sur un mdule de signature électrnique est prévue, afin de valider les infrmatins transmises par les candidats, ntamment la DPI, dès lrs qu ils snt retenus : dans un premier temps, un mdule d éditin de masse permet l envi par currier (électrnique & papier) de dcuments pré-remplis aux candidats retenus, en vue d un retur papier signé. 3.5 Graphisme La charte graphique de l interface externe sera cnfrme à celle du site internet de l Afsset et cette interface sera accessible depuis ce même site internet : Les autres interfaces suivrnt elles aussi la charte graphique de l Afsset. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 11 / 29

12 4 ATTENTES FONCTIONNELLES Le candidat au présent appel d ffres établira dans sa répnse au présent CCTP un schéma de flux décrivant les cnditins de réalisatin des différents wrkflws. 4.1 Wrkflw scientifique / expert Les différentes situatins d utilisatin de l applicatin snt examinées et détaillées du pint de vue des scientifiques. Les scientifiques interviennent à deux mments distincts : pur le dépôt des dssiers d une part, et si leurs dssiers nt été retenus, pur le suivi de ces dssiers d autre part. Sur le site internet de l Afsset se truve un lien dirigeant le scientifique vers la page d identificatin de l interface internet de l util de gestin. Le scientifique qui suhaite candidater dit dispser d un cmpte en ligne auprès de l Afsset. Ce cmpte est btenu de façn practive par le scientifique, en se rendant sur le site de l Afsset et en suivant la prcédure de créatin d un cmpte (il réceptinne alrs un mél lui indiquant un lien d accès sécurisé). Chaque scientifique a accès uniquement et de façn partielle au cntenu des dssiers le cncernant. Nta : - le sumissinnaire prévit une «reprise de dnnées» visant à la créatin initiale d envirn 250 cmptes d expert pur le premier APC, afin de reprendre la liste d experts actuellement dispnible au sein de l Afsset. Cette liste sera établie par l Afsset, avec des infrmatins minimales : elle sera cmplétée ultérieurement par le gestinnaire de l applicatin. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 12 / 29

13 Dépôt du dssier de candidature L accès au dssier est sécurisé et permet de cmpléter un dssier de candidature unique, rattaché au candidat et regrupant : - des infrmatins persnnelles et administratives ; - un frmulaire curriculum frmalisé et grille(s) de cmpétences ; - un curriculum au frmat libre (sus frmat électrnique Wrd) ; - une Déclaratin Publique d Intérêts (DPI). Jusqu à la clôture de la publicatin de l appel à candidature, le scientifique peut aller et revenir sur sn dssier, en prcédant à des enregistrements partiels en ligne. Il est prévenu à l issue de chaque enregistrement des éléments manquants à sn dssier pur qu il puisse être traité au mins administrativement, à l issue de la publicatin de l appel à candidature. Lrsque débute la prcédure de sélectin, le dssier n est plus accessible. Nta : - une grille de cmpétences permet de caractériser les champs de recherche du candidat ; - plusieurs grilles de cmpétences snt définies : une grille de cmpétence «générique», pur les grupes de travail, une grille de cmpétences pur chaque CES ; - le sumissinnaire dit prévir une gestin des grilles de cmpétences pur chaque recherche de candidats dans les différents APC. Suivi des dssiers A l issue de la prcédure de sélectin, l expert est alerté de la suite dnnée à sn dssier (envi d un mél et/u d un currier). Il peut alrs accéder à nuveau à sn dssier et dispse de différentes fnctinnalités : - mise à jur des curriculum furnis (frmalisé et libre) et grille(s) de cmpétences ; - mise à jur des infrmatins administratives ; - fnctins de gestin liées aux activités exercées par l expert pur le cmpte de l Afsset (suivi des vacatins, des frais de déplacement, etc..). Pur rappel, ce dernier pint n est pas intégré au présent cahier des charges. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 13 / 29

14 4.2 Wrkflw gestinnaire Les différentes situatins d utilisatin de l applicatin snt examinées et détaillées du pint de vue des gestinnaires. Ce wrkflw, le plus imprtant, a été divisé en deux parties : la gestin des appels à candidatures, la gestin des dssiers (répnses à un appel à candidature). D autres fnctinnalités snt à la dispsitin du gestinnaire, et énncées en trisième partie. Partie 1 : Gestin des dssiers De la même façn que pur la gestin de l appel à candidature, le dssier, au curs de sn traitement, passe par différents statuts qui cnditinnement sn avancement : 1. à juger : ce statut est le statut initial du dssier dès qu il est cmplété et envyé par un scientifique. Il indique au gestinnaire que le dssier dit être jugé recevable u nn seln ses critères (dssier incmplet ntamment, mais aussi dssier hrs-sujet u autre). Ce jugement permet d éliminer des dssiers manifestement nn recevables et de ne pas alurdir les prcédures ultérieures. Un cmmentaire asscié au dssier indiquera les raisns qui nt mtivées la décisin. 2. recevable : le dssier a été jugé recevable, sn traitement peut être pursuivi. 3. nn-recevable : le dssier n est pas recevable. Sn traitement n est pas pursuivi. Ce statut indique une fin de traitement pur le dssier. 4. retenu1 : le dssier a été retenu par le cmité de sélectin (étape 1 de la prcédure). 5. nn-retenu1 : le dssier n a pas été retenu par le cmité de sélectin. Ce statut indique une fin de traitement pur le dssier. 6. retenu2 : le dssier a été retenu par le cnseil scientifique (étape 2 de la prcédure). 7. nn-retenu2 : le dssier n a pas été retenu par le cnseil scientifique. Ce statut indique une fin de traitement pur le dssier. 8. retenu3 : le dssier a été retenu par la Directin Générale (étape 3 de la prcédure : le scientifique est dnc nmmé en tant qu expert auprès de l Afsset). Les dcuments à faire signer snt édités et envyés. 9. nn-retenu3 : le dssier n a pas été retenu par la Directin Générale. Ce statut indique une fin de traitement pur le dssier. 10. attente : les éléments nécessaires en signature par l expert snt en attente (DPI) 11. en prductin : les dcuments attendus pur la validatin administrative d un expert snt returnés signés (DPI en particulier) : l expert peut travailler pur le cmpte de l Afsset. C est la phase de suivi des dssiers (hrs périmètre du présent appel d ffre) 12. cls : le dssier est cls et sn cntrôle de gestin est validé. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 14 / 29

15 Les statuts permettrnt d établir des rapprts d activité et des statistiques pur le suivi et la gestin des dssiers. Ce wrkflw est sustrait au wrkflw précédent de gestin de l appel à candidatures. Les dssiers snt dépsés par les scientifiques (cf wrkflw scientifique/expert). Partie 2 : Fnctins d interrgatin de la liste experts Le Gestinnaire peut accéder à la base de dnnées ntamment pur répndre à des besins de cmpsitin de grupes de travail et/u de participatin à des travaux thématiques auprès des entités de l Afsset. Par exemple, l interface d interrgatin utilisera les critères de déterminatin des cmpétences du frmulaire du curriculum nrmalisé, des grilles de cmpétences, ainsi que les curriculums au frmat libre (dcument Wrd furni par le scientifique lrs de sn dépôt de candidature). Les grilles de cmpétences snt rganisées suivant une hiérarchie famille / susfamille / éléments finaux. Les grilles de cmpétences snt présentées en annexe («grille de cmpétences et frmulaires CV»). Nta : tus les champs de la base de dnnées divent puvir être utilisés pur la recherche d infrmatins dans la base (recherche par cmpétences, mais également par centre de recherche, par nm, etc..). Partie 3 : Gestin des appels à candidature Le traitement des candidatures cnsiste synthétiquement à publier l appel à candidature pur infrmer le public de la recherche d experts externes par l Afsset, puis à rganiser les cmités de sélectin des dssiers de répnse, et enfin à clôturer l appel à candidature à l issue de sa péride de publicité (paramétrable suivant les APC : en général, 2 à 3 mis). Ainsi, suivant l avancement du traitement, un appel à candidature passe par différents statuts : 1. dépuillement : la date limite de dépôt des dssiers est passée, il n est plus pssible de dépser une candidature. Les dssiers de candidature reçus snt évalués pur être recevables u nn. 2. sélectin1 : les dssiers nt été préparés pur le premier cmité de sélectin qui est en curs (analyse par les cmités de sélectin CES et grupe de travail / rapprteurs) Nta : - l util accmpagne la préparatin des cmités de sélectin, en mettant à dispsitin de chaque cmité de sélectin de CES les dssiers s y rapprtant, en tenant cmpte des dssiers de candidatures pstulant à plusieurs CES - l util furnit à chaque cmité de sélectin une versin imprimée des dssiers de candidatures le cncernant AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 15 / 29

16 3. sélectin2 : les dssiers retenus précédemment snt en curs d étude par le Cnseil Scientifique de l Afsset pur avis. 4. sélectin3 : les dssiers retenus précédemment snt en curs d examen par la Directin Générale pur nminatin. 5. prductin : la prcédure de sélectin est terminée, les experts snt nmmés. Pur l ensemble des dssiers, les infrmatins snt mises à dispsitin en ligne, via un accès réservé et sécurisé, pur les experts et les gestinnaires. 6. cls : le délai caractérisant l appel à candidature est échu. Le wrkflw de gestin des appels à candidatures cnsiste à rganiser la successin de ces statuts et n autriser leur enchaînement que si tutes les cnditins et les règles de gestin des appels à candidatures snt réunies. Le changement de statut ne s effectue dnc que si les cnditins snt réunies. 4.3 Administratin de l applicatin L administratin de l applicatin cnsiste à déclarer les utilisateurs qui y nt accès et leurs prfils d accès. On distinguera les utilisateurs internes (agents de l Afsset), des utilisateurs externes (scientifiques / experts). Les fnctins rattachées à la publicatin des appels à candidatures snt également du ressrt de l administrateur. Ce dernier mdifiera les statuts d un appel à candidature cmme suit : 1. rédactin : l appel à candidature est en phase de rédactin. Il n est pas publié sur le site internet et reste accessible uniquement à l administrateur qui peut ainsi le rédiger prgressivement. Ce statut est l équivalent d un «bn à tirer» d imprimeur, une fis validé. Cette page d infrmatin regrupe l ensemble des dnnées présentées en annexe («page d accueil internet et liens assciés») ; 2. publicatin : l appel à candidature est en curs de publicatin sur le site. Il est uvert à candidature pur les scientifiques. 4.4 Evlutins pssibles L Afsset suhaite que la slutin mise à dispsitin par le titulaire du marché puisse intégrer à terme des évlutins imprtantes. Par exemple, intercnnexin à un prgiciel de gestin des ressurces humaines, d analyse de dnnées u encre interfaces autmatisées avec un slutin de gestin administratives des cntrats des experts scientifiques. le candidat illustrera la capacité d intercnnexin des utils prpsés dans sn ffre avec d autres systèmes de gestin. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 16 / 29

17 5 ELEMENTS TECHNIQUES 5.1 Cntraintes envirnnementales L AFSSET met à dispsitin du titulaire du marché une pièce dédiée pur le prjet, jusque la prnnciatin de la fin de péride de VSR. Les éléments lgistiques assciés snt également mis à dispsitin (badges, parking, etc ). Un pste de travail cnnecté au réseau est mis à dispsitin, avec un cmpte utilisateur spécifique, pur l équipe prjet du titulaire. Un espace de ressurces, partagé, sera mis à dispsitin des équipes prjet AFSSET et titulaire, afin de faciliter les échanges dcumentaires durant le prjet. Le candidat mettra en avant dans sa prpsitin ses attentes pur assurer au mieux la réalisatin du prjet. 5.2 Cntraintes lgicielles Les lgiciels acquis par l AFSSET dans le cadre du marché divent s intégrer au mieux à l infrastructure lgicielle de l AFSSET. Pur infrmatin, l architecture lgicielle actuelle repse sur : - un envirnnement système Windws 2003 Serveur ; - un envirnnement de base de dnnées privilégié : SQL Serveur ; - des slutins bureautiques et messagerie de l éditeur Micrsft. Le candidat mettra en avant dans sa prpsitin les pré-requis pur le bn fnctinnement des slutins furnies Le candidat indiquera également les slutins d administratin permettant à l équipe infrmatique de gérer les éléments mis à dispsitin dans le cadre du marché (gestin des bases de dnnées, des versins, etc ) AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 17 / 29

18 5.3 Cntraintes matérielles L AFSSET dispse d une salle infrmatique climatisée, ffrant des niveaux de sécurité satisfaisant au regard des cntraintes d explitatin de l agence. Les serveurs de l AFSSET snt installés dans des «racks» et regrupés dans une baie de serveur. L architecture technique est rganisée par sus-ensembles lgiques spécifiques. Le candidat mettra en avant dans sa prpsitin les pré-requis pur le bn fnctinnement des slutins furnies, et inclura dans sa prpsitin les matériels éventuellement nécessaires à sn fnctinnement. 5.4 Cntraintes réseaux & sécurité Cncernant les cntraintes de perfrmance et de sécurité, l AFSSET : - dispse d une slutin antivirale appliquée sur l ensemble des serveurs en curs d explitatin ; - dispse d une slutin de sauvegarde glbale, qutidienne, effectuée sur un «SNAP» ; - dispse d une slutin d accès sécurisée à distance, permettant l établissement de cnnexin pur des utilisateurs identifiés, à des services spécifiques (par exemple, la maintenance de certaines slutins acquises par l AFSSET est pérée à distance, par le biais de cnnexins VPN sur les serveurs cncernés). Le candidat indiquera dans sn ffre les risques et impacts éventuels vis-à-vis de l explitatin et de la cntinuité de service, en regard des éléments indiqués ; Le candidat indiquera dans sn ffre les infrmatins quantitative afin que l AFSSET puisse anticiper les cntraintes de sauvegardes et restauratin. Si les slutins furnies intègrent des systèmes de sauvegardes et restauratin, le candidat présentera de façn détaillée les mdes pératires assciés. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 18 / 29

19 6 GESTION DU PROJET 6.1 Planning général du prjet T0 T1 réunin de lancement T2 T3 30/11/06 Cnceptin Reprise dnnées Installatin & paramétrage T E S T S Phase 1 : mise en œuvre Phase 2 : explitatin Appel à Candidature Ntificatin du marché Début V.A. Début V.S.R. Le planning présenté ci-dessus est indicatif pur les délais estimés de chacune des étapes de la phase 1. La date de mise en prductin est impérative, au 1 er Décembre Cmpte tenu de l actualité de l Afsset, un premier jaln de mise en prductin est suhaité par l Afsset, en vue de permettre aux scientifiques de faire acte de candidature en ligne, dès la première semaine d Octbre. le candidat présentera dans sa répnse le planning détaillé de sn interventin pur la phase de mise en œuvre ainsi que sa capacité à assurer la mise en prductin d un premier lt de fnctinnalité en curs de prjet. le candidat indiquera, pur chacune des étapes de la phase de mise en œuvre, un estimé des charges pur les interlcuteurs de l Afsset. L unité d œuvre de charge sera la demi-jurnée. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 19 / 29

20 6.2 Piltage du prjet Interlcuteur unique Le candidat désignera un chef de prjet qui suivra le prjet dès le début de la phase de mise en œuvre et, au mins, jusqu'à la recette définitive du marché (Vérificatin de Service Régulier). Le chef de prjet : sera l interlcuteur unique du chef de prjet désigné par l Afsset dispsera d une délégatin hiérarchique suffisante pur assurer la gestin du prjet, vis-à-vis des cllabrateurs intégrés à l équipe prjet du candidat aura la capacité de représenter et d engager le titulaire sur les décisins stratégiques liées au piltage du prjet sera le garant du respect des engagements suscrits auprès de l Afsset au regard du présent marché, ntamment vis-à-vis des exigences de la qualité des prestatins furnies. le candidat furnira une frmalisatin des engagements attendus par l Afsset vis-à-vis de l autnmie du chef de prjet, ainsi que le curriculum vitae détaillé de ce dernier Equipe prjet & rganisatin Le candidat présentera un rganigramme de l équipe prjet en charge de la réalisatin des prestatins, pur la phase de mise en œuvre. Pur la phase d explitatin, le candidat présentera l rganisatin et les pints de cntacts assciés, afin de permettre la gestin du supprt et de la maintenance. le candidat furnira les attestatins et certificats attestant des cmpétences de l équipe prjet et des niveaux de nrmalisatin de sn rganisatin. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 20 / 29

21 6.2.3 Cmité de piltage L Afsset suhaite un suivi de la prestatin placé sus la respnsabilité du titulaire. En phase de mise en œuvre, ce suivi sera expsé de façn hebdmadaire, lrs d un cmité de piltage regrupant les chefs de prjet, du titulaire et de l Afsset. L rdre du jur sera diffusé au mins 24H avant la réunin, et cmprtera, a minima, les pints suivants : - présentatin du calendrier prjet actualisé ; - état d avancement des tâches en curs et du «reste à faire» ; - suivi des risques ; - arbitrages. En phase d explitatin, ce suivi sera expsé de façn mensuelle, à distance. L rdre du jur sera diffusé au mins 24H avant la réunin, et cmprtera, a minima, les pints suivants : suivi des incidents ayant nécessité une interventin d assistance u de maintenance crrective, suivi des demandes d évlutins (devis demandés et/u prjets cmplémentaires). Il appartient aux deux chefs de prjet d établir la liste des participants aux cmités de piltage. Un cmpte rendu du cmité de piltage est établi par le chef de prjet du candidat, sus 2 jurs uvrés, et diffusé à l ensemble des participants, après apprbatin du chef de prjet de l Afsset. le candidat furnira les trames des dcuments qu il mettra en œuvre pur le suivi des échanges avec l Afsset Plan Qualité Le candidat furnira en fin de prjet le Plan Qualité d Explitatin, établi durant la phase de mise en œuvre, qui explicite les mdalités et prcédure de gestin de l explitatin, du pint de vue du supprt et de la maintenance. le candidat présentera dans sa répnse le smmaire du Plan Qualité d Explitatin et en démntrera le caractère pératinnel, en présentant ntamment tris prcédures détaillées : la gestin dcumentaire, la gestin des incidents et le traitement des demandes d évlutin Livrables assciés au piltage du prjet Plan qualité d explitatin Dcumentatin prjet (rdres du jur, cmptes rendus, supprts...) AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 21 / 29

22 6.3 Réunin de lancement La Réunin de Lancement permet de : valider le périmètre du prjet en présentant les cmpsantes de la répnse du titulaire ; valider une terminlgie cmmune et les règles de validatin à respecter pur les différents échanges à venir (cmptes rendus, arbitrages ) ; arrêter le planning de l ensemble du prjet, ntamment les différentes interventins des utilisateurs à rganiser, suivant les dispnibilités ; qualifier l rganisatin générale du prjet : le candidat prpsera une structure de départ, en versin de travail, ainsi que des utils de piltage assciés ; qualifier les livrables attendus vs. les livrables prpsés ; échanger les infrmatins et dcumentatins nécessaires au démarrage du prjet. La Réunin de Lancement sera piltée par le titulaire, suivant un rdre du jur crrespndant aux attentes précitées. Un cmpte rendu sera établi sus 48H et transmis pur validatin au chef de prjet de l AFSSET. le candidat indiquera de façn détaillé dans sn ffre le plan de la réunin de lancement du prjet, ainsi que les supprts assciés. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 22 / 29

23 6.4 Etape 1 : mise en œuvre Cnceptin Objet de l étape Le candidat établit un relevé des éléments prpres au fnctinnement de l Afsset, en regard des fnctinnements «standard» de la slutin lgicielle furnie. Il prend cnnaissance de l ensemble des infrmatins fnctinnelles relatives à l rganisatin, au fnctinnement et aux prcessus définis, afin de prcéder à l identificatin des fnctins nécessitant un paramétrage spécifique dans la slutin lgicielle prpsée ; Le candidat prépare l étape de reprise des dnnées et de tests unitaires, en identifiant ntamment les schémas de dnnées sus-jacents, les interfaces à mettre en œuvre et les jeux de dnnées à établir. Attentes particulières Pur chaque fnctin identifiée et nécessitant un paramétrage spécifique et/u une adaptatin du lgiciel (dévelppement spécifique), le candidat qualifie l impact sur le lgiciel afin de permettre un arbitrage éventuel lrs du cmité de piltage. L impact dit ntamment mettre en avant le délai de réalisatin, l impact éventuel sur l infrastructure glbale de la slutin furnie (au niveau de l applicatif, des interfaces, des machines, du réseau..) et mesurer l écart par rapprt à l attente frmulée, si le besin ne peut être ttalement cuvert ; Cmpte tenu des vlumes relativement faibles des dnnées actuelles, le candidat privilégie des slutins pératinnelles et pragmatiques (éventuellement, une reprise de dnnées manuelle). Livrables marquant la recette de l étape Cnceptin générale des slutins mises en œuvre, qualificatin des éléments spécifiques (paramétrages, dévelppements & interfaces) Plan de reprise des dnnées & tests assciés Plan de tests unitaires & jeux de dnnées assciés Préparatin de l éventuel dssier CNIL AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 23 / 29

24 6.4.2 Installatin & Paramétrage Objet de l étape Le candidat furnit et installe les matériels et lgiciels cmpsant la slutin cible ; Le candidat réalise les paramétrages, dévelppements spécifiques et met en œuvre les interfaces tels qu identifiés et qualifiés dans le livrable «Cnceptin Générale) ; Les utilisateurs snt frmés à l utilisatin standard de la slutin livrée : la frmatin est réalisée par le candidat qui dit furnir les supprts nécessaires et spécifiques, pur permettre la prise de cnnaissance des utilisateurs de l Afsset vis-à-vis de la slutin instanciée. Attentes particulières Cmpte tenu des impératifs de fnctinnement qutidien, l Afsset suhaite que le candidat prpse des slutins de furniture et validatin incrémentales et pragmatiques. Il s agit également de tenir cmpte du nmbre relativement restreint d utilisateurs fnctinnels respnsables de la qualificatin des éléments prduits. le candidat présentera dans sa répnse la méthdlgie mise en œuvre au sein de la sciété pur la qualificatin puis la réalisatin des éléments identifiés (paramétrages et/u dévelppements) : il s attachera à en mntrer le caractère adapté aux cntraintes évquées de manque de dispnibilité et de ressurces. Le candidat indiquera de façn précise les pré-requis techniques pur accueillir la slutin cible au sein de l infrastructure de l Afsset Livrables marquant la recette de l étape Prcès verbal d installatin et mise en œuvre de la slutin lgicielle Cahiers d installatins (paramétrages, dévelppements & interfaces) Plan de frmatin & supprts assciés AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 24 / 29

25 6.4.3 Reprise des dnnées Objet de l étape Le candidat réalise la reprise des dnnées suivant le livrable «Plan de reprise» ; La recette technique de la reprise des dnnées s effectue par extractin de dnnées des bases cibles de la reprise et cmparaisn avec les dnnées surces : les tests fnctinnels cmplémentaires à cette cmparaisn technique snt définis par ailleurs dans le livrable «Plan de reprise» ; Attentes particulières Le candidat veille à minimiser les interruptins de services sur les systèmes actuels, tant applicatifs que techniques, en prévyant éventuellement l interventin de reprise en hraires nn uvrés (sirée et/u péride de fin de semaine) Livrables marquant la recette de l étape Prcès verbal de recette de la reprise de dnnées Tests (unitaires & intégratin) Objet de l étape Le candidat réalise les tests unitaires, puis d ensemble de la slutin lgicielle furnie et instanciée à l issue de l étape d installatin et paramétrage : les tests snt menés suivant le livrable «Plan de tests» ; Une frmatin cmplémentaire, équivalente à un transfert de cmpétence, est réalisée : l bjectif est l acquisitin des fnctins mises en œuvre par les utilisateurs finaux, sur les dnnées de l Afsset et sur les fnctins telles qu attendues ; Attentes particulières L Afsset suhaite que les tests fnctinnels sient exhaustifs et détaillés ; Le candidat veille à la mesure des perfrmances de la slutin furnie afin de qualifier les éventuelles mesures crrectives (applicatives & techniques) à apprter aux schémas d infrastructures de l Afsset. Livrables marquant la recette de l étape Prcès verbal de recette des tests d intégratin Plan de frmatin & supprts assciés AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 25 / 29

26 6.5 Etape 2 : explitatin Assistance aux utilisateurs Objet de l étape L assistance est suscrite dans un cadre annuel, sn rganisatin et les prcessus rattachés snt décrits dans le livrable «Plan Qualité d Explitatin» ; Les utilisateurs dispsent d une assistance centralisée pur les prblèmes rencntrés lrs de l usage des lgiciels furnis ; Les utilisateurs dispsent d une assistance déplacement sur site, en cas de blcage «technique» des slutins mises à dispsitin, ntamment en cas de blcage qualifié par l Unité Systèmes Infrmatiques. Attentes particulières Les interventins techniques snt réalisées dans un délai de 3 jur uvré en cas d incident blquant l une des fnctins «utilisateurs externe», dans un délai de 5 jurs uvrés sinn. Livrables marquant la recette de l étape Sans bjet Maintenances lgicielles Objet de l étape La maintenance est suscrite dans un cadre annuel, sn rganisatin et les prcessus rattachés snt décrits dans le livrable «Plan Qualité d Explitatin» ; L Afsset suhaite une maintenance segmentée avec : Maintenance crrective : intégrée au cycle de vie des lgiciels cmpsant la slutin furnie ; Maintenance évlutive : l Afsset dit puvir décider des investissements à réaliser sur base de devis précis, furnis par le candidat sus 5 jurs uvrés après la demande d évlutin. Attentes particulières En cas d évlutin cnseillée par le candidat (maintenance crrective et/u évlutive), pur l un des éléments de la slutin, ce dernier assure la chésin de l ensemble de la slutin et sn bn fnctinnement ultérieurement à l installatin de l élément mis à niveau ; Le devis lié à une demande d évlutin dit intégrer une mesure des impacts éventuels, liés à la mise en œuvre ainsi qu une planificatin et une qualificatin des charges de travail pur l Afsset. Livrables marquant la recette de l étape Sans bjet. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 26 / 29

27 7 EXECUTION DU MARCHE 7.1 Répnse du candidat Le mémire technique du candidat, répnse à l expressin des besins frmulée dans le présent C.C.T.P., sera structuré cmme suit : - cntexte prjet refrmulatin des besins exprimés présentatin de la méthdlgie générale du sumissinnaire risques du prjet et plans d actins prpsés - présentatin des slutins prpsées architecture générale (fnctinnelle / technique) présentatin fnctinnelle (gestin des candidatures d experts scientifiques) interfaçage et intégratin - gestin du prjet piltage de la prestatin planning détaillé phases du prjet cnceptin détaillée furniture & installatin paramétrage / dévelppement tests frmatin mise en prductin supprt & maintenance - prpsitin cmmerciale livrables prpsitin financière par nature par phase échéancier de recette En cmplément, le candidat peut présenter en annexe des infrmatins relatives aux prestatins ptinnelles (cf. Brdereau des Prix Unitaires). Une répnse nn-cnfrme au plan ci-dessus purra entraîner sn rejet par l Afsset. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 27 / 29

28 7.2 Réceptin du marché Vérificatins de service L Afsset prnncera la vérificatin d aptitude de la slutin mise à dispsitin à l issue de l étape de tests. Ce prnncé acte le démarrage de la vérificatin de service régulier. L Afsset prnncera la vérificatin de service régulier à l issue des tris premiers mis d explitatin Livrables Les livrables attendus sernt remis au frmat papier et électrnique, sus un frmat cmpatible avec les utils bureautiques en usage au sein de l Afsset. Jaln #livrable livrable cnceptin installatin reprise tests mise en prductin LIV01 Plan qualité d explitatin X LIV02 Dcumentatin prjet X LIV03 Cnceptin générale X LIV04 Plan de reprise X LIV05 Plan de tests X LIV06 Prcès verbal d installatin X LIV07 Cahiers d installatins X LIV08 Plan de frmatin & supprts X X LIV09 Prcès verbal de reprise X LIV10 Prcès verbal des tests X LIV11 Manuel utilisateur X LIV12 Manuel infrmatique X LIV13 Prcès verbal de l étape 1 X AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 28 / 29

29 7.2.3 Echéancier de recette Les différents jalns présentés par le sumissinnaire dans sn ffre snt cnditinnés en terme d acceptatin par les validatins, par l Afsset, des livrables précités. L échéancier de recette prpsé par défaut est lié aux étapes du prjet tel qu envisagé dans les chapitres précédents : 20% à l issue de l étape de cnceptin ; 30% à l issue de l étape d installatin & paramétrage ; 10% à l issue de l étape de reprise des dnnées ; 20% à l issue du prnncé de la VA ; 10% à l issue de l étape de tests ; 10% à l issue des tris premiers mis d explitatin (prnncé de la VSR). Le sumissinnaire peut prpser sn prpre échéancier. La garantie prend effet à cmpter du prnncé de la recette de l étape 1 du prjet (mise en œuvre). 7.3 Défaillance du titulaire Le prestataire dit garantir qu en cas de défaillance u de faute de sa part, il mettra tus les myens nécessaires en œuvre pur transmettre lyalement l ensemble des dcuments, prgrammes et savirfaire à un autre prestataire chisi par l Afsset. Les dnnées sernt mises à dispsitin au frmat numérique nrmalisé et sur supprt magnétique. Les recettes validées par l Afsset, avant le prnncé de la défaillance du titulaire, sernt payées suivant les règles du marché. A l issue du prnncé de la défaillance du titulaire, aucun règlement n est dû. AFSSET Marché d acquisitin d une slutin de gestin des candidatures des experts scientifiques - CCTP Page 29 / 29