Les heures supplémentaires - nouvelles dispositions -

Transcription

1 Les heures supplémentaires - nouvelles dispositions - À compter du 1er octobre 2007, la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires est exonérée d impôt sur le revenu et donne droit, sous certaines conditions, à des allégements de cotisations sociales. A Le cadre législatif A1. Rappels et définitions A2. Champ d application A3. La rémunération des heures supplémentaires, complémentaires, et jours supplémentaires A4. Le régime fiscal A5. La réduction salariale, la déduction patronale A6. Les documents de contrôle B La mise en place dans La Paie B1. Les rubriques de paies B2. Les chiffres clés B3. Le paramétrage de la paie B4. Exemple de paie B5. Les états récapitulatifs Il est nécessaire d installer la version de La Paie pour pouvoir mettre en place le paramétrage de cette documentation. Nous tenons à porter votre attention sur le fait que cette documentation a pour principale vocation la mise en place de la nouvelle législation dans La Paie. Une première partie rappelle le cadre législatif en synthétisant les nouvelles dispositions applicables. Toutefois, nous vous recommandons fortement de vous retourner vers les services compétents mis en place par le gouvernement pour les questions d ordre législatif, social et fiscal. Pour les questions relatives au droit du travail, appelez le service Info-Emploi, au (0,12 euros TTC/ min) ou consultez le site Pour les questions d ordre social, appeler l Urssaf au (0,12 euros TTC/min). Consultez également le dossier Questions-réponses sur les heures supplémentaires et le document d information L Urssaf et Vous sur le site Pour les questions touchant au champ fi scal, appelez le service Impôts-Services, au (0,12 euros TTC/min) ou consultez le site page 1

2 A Le cadre législatif A1. Rappels et définitions Une heure supplémentaire correspond à toute heure de travail réalisée au-delà de la durée légale du travail soit 35h par semaine. Les jours supplémentaires concernent les salariés en forfait de jours (les cadres principalement) qui doivent effectuer 218 jours par an. On considère comme jour supplémentaire toute journée au-delà de 218 jours. Les heures complémentaires correspondent aux heures supplémentaires des salariés à temps partiel. Le nombre d heures complémentaires effectué ne peut être supérieur à 10% de la durée hebdomadaire ou mensuelle prévue au contrat, mais une convention ou un accord collectif peut porter cette limite à 1/3 de la durée prévue. Dans tous les cas, la durée du travail hebdomadaire d un salarié à temps partiel ne peut atteindre 35h. Les heures supplémentaires/complémentaires se comptent par semaine, la semaine commençant le lundi à 0h et se terminant le dimanche à 24h. Cas Particuliers : - En cas de modulation de l horaire de travail, sont considérées comme heures supplémentaires les heures au-delà de 1607h/an ou les heures au-delà de l horaire maximum hebdomadaire tel que défi ni dans l accord de modulation. - En cas de réduction du temps de travail avec le système des RTT (exemple : 37h/semaine et 12 RTT par an) : sont considérées comme heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de l horaire de travail habituel (soit au-delà de 37h dans le cas cité). Le nombre d heures supplémentaires maximal par an s élève à 220h par personne. A2. Champ d application Tous les salariés sont concernés par cette nouvelle législation. Sont exclus du dispositif : - les heures supplémentaires ou complémentaires se substituant à des éléments de salaires (ex : une prime habituellement versée, sauf si elle n a pas été versée depuis 12 mois). - les repos compensateurs de remplacement donnés en lieu et place de la rémunération des heures supplémentaires, de même que les jours de repos placés sur un compte épargne temps. Enfi n, si une entreprise pratique un horaire collectif inférieur à 35h (par exemple 32h), seules les heures au-delà de 35h sont considérées comme heures supplémentaires entrant dans le champ de la loi. page 2

3 A3. La rémunération des heures supplémentaires, complémentaires et des jours supplémentaires Les heures supplémentaires Lorsque le salarié effectue des heures supplémentaires, la rémunération afférente à ces heures est majorée. Avant le 1er octobre 2007, il existait 2 régimes selon l effectif de la société : - pour les entreprises de moins de 20 salariés : de la 36 ème heure à la 39 ème heure : 10% de majoration, de la 40 ème heure à la 43 ème : 25% de majoration, À partir de la 44 ème heure : 50% de majoration. - pour les entreprises de 20 salariés et plus : de la 36 ème heure à la 43 ème heure : 25%, À partir de la 44 ème heure : 50%. A partir du 1er octobre 2007, les majorations pour heures supplémentaires sont identiques pour toutes les entreprises et ce quel que soit leur effectif (sauf dispositions conventionnelles plus favorables), soit : - 25% de la 36 ème heure à la 43 ème heure, - 50% à partir de la 44 ème heure. Les entreprises dont l horaire collectif est à 39h (sans RTT) qui bénéfi ciaient du régime dérogatoire de majoration des quatre heures supplémentaires rémunérées à 110% doivent désormais les majorer à 125%. Les heures complémentaires Les heures complémentaires effectuées par le salarié à temps partiel sont, en principe, rémunérées au taux horaire normal, sauf dispositions conventionnelles plus favorables prévoyant une majoration, soit : - jusqu à 10% du temps de travail mensuel habituel : sans majoration - de 10% à 1/3 du temps de travail mensuel habituel : majoration de 25%. Les jours supplémentaires Les jours supplémentaires effectués par les salariés au forfait sont majorés au taux de 25%, sauf dispositions conventionnelles plus favorables. A4. Le régime fiscal Les heures supplémentaires, complémentaires et les jours supplémentaires tels que définis précédemment entrent dans le cadre de la loi TEPA (loi Travail, Emploi, Pouvoir d Achat). Ils sont exonérés d impôts sur le revenu. page 3

4 A5. La réduction salariale, la déduction patronale Les heures supplémentaires et complémentaires entrant dans le champ d application de la loi ne sont pas soumises à impôt sur le revenu mais restent soumises à cotisations dans les conditions normales. En contrepartie, chaque heure supplémentaire ou complémentaire ouvre droit à : - une réduction de cotisations salariales, - une déduction forfaitaire de cotisations patronales. Afi n de prendre en compte ces heures supplémentaires, la loi apporte également un ajustement de la réduction Fillon déjà existante. La réduction salariale On calcule en premier lieu le taux de la réduction. Il est égal à l ensemble des cotisations salariales d origine légale ou conventionnelle, divisé par la rémunération brute de la paie (heures supplémentaires et complémentaires comprises). Un taux maximum a été fi xé par la loi : il est de 21,50%. On calcule ensuite le montant de la réduction salariale qui viendra compenser le montant des cotisations salariales payées sur les heures supplémentaires/complémentaires effectuées. Elle est égale au total des rémunérations versées pour les heures supplémentaires (ou complémentaires), multiplié par le taux précédemment calculé (dans la limite de 21,5%). La réduction salariale n est pas cumulable avec une exonération totale ou partielle de cotisations salariales de Sécurité Sociale ou avec l application d assiettes forfaitaires ou de montants forfaitaires de cotisations. N en bénéfi cient donc pas les fonctionnaires en activité accessoire, les apprentis, les formateurs occasionnels, les volontaires associatifs... La déduction patronale Tous les employeurs susceptibles de bénéfi cier de la réduction Fillon profi tent d une déduction forfaitaire pour les heures supplémentaires entrant dans le cadre de la loi. Elle est applicable à tous les salariés pour lesquels l employeur est soumis à l obligation d affi liation à l assurance chômage. Cette déduction varie en fonction de l effectif de l entreprise : - elle est fi xée à 1,50 par heure supplémentaire pour les entreprises de moins de 20 salariés, - et à 0,50 par heure supplémentaire pour les entreprises de 20 salariés et plus. Les heures complémentaires n ouvrent pas droit à cette déduction! A6. Les documents de contrôle L employeur doit tenir à la disposition des contrôleurs URSSAF deux types de documents destinés au contrôle des heures effectuées et du calcul des allégements des cotisations. Contrôle des heures effectuées Il n y a aucune nouveauté sur ce point : l employeur doit tenir à disposition les documents nécessaires à établir pour chaque salarié un récapitulatif hebdomadaire des heures supplémentaires/complémentaires effectuées : documents de suivi du temps de travail, plannings, feuilles de présence... Contrôle des allégements Ce document s ajoute à la liste des réductions patronales déjà éditée par La Paie. page 4

5 B La mise en place dans La Paie B1. Les rubriques de paies Il convient de créer des rubriques de paies spécifiques pour les heures supplémentaires/ complémentaires entrant dans le cadre de la nouvelle loi. Les nouveautés apportées aux rubriques de paies se situent au niveau de l onglet Particularités : en cochant la case Non imposable, et uniquement dans ce cas, une nouvelle boîte à cocher est rendue accessible : Heure supplémentaire exonérée. Il ne faut en aucun cas utiliser les rubriques de paies déjà existantes! Dans le menu déroulant qui suit cinq choix défi nissant la nature de l heure exonérée sont possibles : - Heure sup. - Part taux légal : il s agit des heures supplémentaires dont la majoration de rémunération est celle du taux légal, soit 25% pour les 8 premières heures et 50% pour les suivantes. - Heure sup. - Part > taux légal : il s agit de la part de majoration des heures supplémentaires supérieure au taux légal du fait d une convention collective ou d un accord professionnel ou interprofessionnel. - Heure compl. - Part taux légal : il s agit des heures complémentaires dont la majoration de rémunération est celle du taux légal, soit aucune jusqu à 10% de plus du temps de travail mensuel et 25% pour les heures effectuées entre 10% et 1/3 du temps de travail mensuel habituel. - Heure compl. - Part > taux légal : il s agit de la part de majoration des heures complémentaires supérieure au taux légal du fait d une convention collective ou d un accord professionnel ou interprofessionnel. - Jour supplémentaire : il s agit des jours supplémentaires rémunérés, quelle qu en soit la rémunération. Il est nécessaire de créer autant de rubriques que de cas rencontrés. La rubrique éventuellement existante dans votre paramétrage d heures supplémentaires majorées à 10% (HS10) ne doit plus jamais être utilisée à compter du 1/10/2007. page 5

6 Menu Paramètres - Rubriques de paie Nous allons effectuer ici un exemple de paramétrage d heure supplémentaire à 25% (taux légal). Cliquez sur l icône d ajout de rubrique de paie Paramétrez la rubrique telle que défi nie par la photo d écran suivante : Le code rubrique est donné ici à titre indicatif. Zone montant : Si vous n avez pas de bases de salaire : soit vous laissez le menu déroulant sur (aucun) et calculerez vous-même le montant de l heure supplémentaire au moment de la saisie de la paie, soit vous effectuez le paramétrage (cf manuel de référence). Paramétrez à présent l onglet Particularités de la rubrique. Validez en cliquant sur OK. Si besoin, créez de la même manière les heures complémentaires au taux légal et les jours supplémentaires (en choisissant le type adapté dans le pop-up de la rubrique, cf p.5). Pour les personnes concernées par des conventions collectives majorant le taux légal, se reporter à la fi n de ce document pour le paramétrage. page 6

7 B2. Les chiffres clés La Paie Il convient ici de paramétrer le taux maximal de la réduction salariale fi xé par la loi. Menu Paramètres - Chiffres Clés Cliquez sur l icône afi n de passer en modifi cation. Sélectionnez la ligne HS exonérées - Taux maximal réduction salariale. Renseignez la valeur 21,50 dans la colonne Taux 01/10/07 dans la case Depuis le. Vérifi ez par ailleurs que votre SMIC est bien à jour au 01/07/07 : 8,44 Validez en cliquant sur OK. B3. Le paramétrage de la paie Afin d appliquer le calcul dans les paies et de paramétrer les états récapitulatifs (DUCS, liste des réductions et DADS-U), il est nécessaire de suivre le paramétrage qui suit : - une réduction salariale, - une CSG/CRDS spécifi que (totalement non imposable), - une réduction patronale, fonction de l effectif de l entreprise. La modification du calcul de la réduction Fillon est automatiquement en place dans la version de La Paie : aucun paramétrage supplémentaire n est nécessaire. LES CODES DUCS Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Codes DUCS Les codes DUCS spécifi ques du type caisse Urssaf sont : Code : 003P Libellé cotisation : Réduction H supp PO Spécifi cité : HS exo - Réduction salariale Code : 004P Libellé cotisation : H sup PP 20 sal au+ Spécifi cité : HS exo - Déduction patronale Code : 005P Libellé cotisation : H sup PP +20 Spécifi cité : HS exo - Déduction patronale Cliquer sur «Ajouter» dans la barre des icônes. Reproduire la manipulation pour le code 004P et/ou le code 005P. Compléter la première fiche d ajout de code DUCS avec le code 003P (cf ci-dessus). Les codes DUCS ont désormais leur propre liste. Reportez-vous à la documentation «Nouveautés ». Les entreprises de plus de 20 salariés doivent créer le code 005P à la place du 004P. Les fi chiers multi-sociétés doivent éventuellement créer les 2 codes : 004P et 005P. page 7

8 LA RÉDUCTION SALARIALE Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Pour le calcul de cette réduction, il convient de ne prendre en compte que les retenues salariales d origine légale ou conventionnelle : il convient donc de retirer du calcul les mutuelles ou retraites supplémentaires (ex : article 83). Pour les sociétés concernées, sélectionnez dans la liste des retenues, la ou les retenue(s) de cotisations de mutuelle ou de retraite supplémentaire, validez le message d alerte et dans l onglet Particularités, dans la zone Incidence sur d autres retenues, cochez la case : Ne pas faire cette manipulation pour les retenues qui ne sont que patronales. Une fois cette éventuelle manipulation faite, cliquez sur le premier icône retenue afi n de créer la retenue de réduction salariale. Paramétrez la retenue comme affi ché sur la photo d écran suivante : Insérer une Catégories salariales : ne pas cocher les catégories de types de personnel bénéfi - ciant d ores et déjà d une exonération partielle ou totale de cotisations salariales ou cotisant sur une base forfaitaire. Validez avec OK. LA RETENUE DE CSG/CRDS Sélectionnez la retenue de réduction salariale précédemment créée (qui doit se trouver tout en bas de la liste des retenues) et dupliquez-la en cliquant sur le deuxième icône Validez les deux messages d alerte et modifi ez la retenue apparaissant à l écran comme indiqué ci-dessous : Validez avec OK. - Nom retenue : CSG/ CRDS Heures Sup - Taux salarial : 8% - Base : Base particulière - HS exo - CSG/CRDS - Code DUCS : choisir le code 260D CSG/ CRDS RG - Décocher Fiscalement étranger Pour les fichiers multi - sociétés, choisir le niveau Toutes sociétés et cocher Toutes sociétés pour ces 2 retenues : réduction salariale et CSG/CRDS. page 8

9 LA DÉDUCTION PATRONALE Pour créer cette retenue, nous allons partir de la retenue de réduction Fillon déjà existante dans votre paramétrage. La déduction patronale et la réduction Fillon sont deux retenues ayant un calcul différent en fonction de l effectif de l entreprise. Ce critère est le même dans les deux cas : effectif au plus égal ou supérieur à 20 salariés. A partir de la Liste des retenues actives de l année, cliquez sur l icône de recherche de retenues : - sur la deuxième ligne Caisse : choisissez la caisse Urssaf - cliquez sur le bouton Chercher dans sélection. Dans la sélection de retenues qui apparaît à l écran, cliquez sur l en-tête de colonne Code afi n de les trier et sélectionnez avec un simple clic la retenue de Réduction Fillon avec le code 671P. Dupliquez-la en cliquant sur le deuxième icône. Validez les deux messages d alerte et modifi ez la retenue apparaissant à l écran comme indiqué ci-dessous (exemple pour une société de moins de 20 salariés) : - Nom retenue : Déduction patronale <=19 sal. - Début d application : 01/10/07 - Base : Base particulière - HS exo - Déduction patronale <=19 - Code DUCS : choisir le code 004P H Sup PP 20 sal au+ - Catégories professionnelles : tout cocher - Catégories salariales : cocher toutes les catégories de personnel cotisant au chômage. Validez avec OK. Pour les entreprises de 20 salariés et plus au 31/12/2006 : Nom retenue : Déduction patronale >19 sal Base : Base particulière - HS exo - Déduction patronale >19 Code DUCS : 005P Pour les fichiers multi - sociétés, si des sociétés du fi chier ont un effectif inférieur et d autres supérieur ou égal à 20 salariés, il convient de créer deux retenues de déduction patronale, paramétrées sur les mêmes niveaux et groupes que les retenues de Réduction Fillon. page 9

10 B4. Exemple de paie La Paie Exemple de paie pour un salarié non cadre à temps plein rémunéré au smic et ayant effectué 4 heures supplémentaires la 1ère semaine du mois, 3 la 2ème semaine et 3 la dernière, soit 10 heures supplémentaires majorées à 25%. L employeur est une société de 8 salariés. CROISIERES PRODUCTION rue du faubourg Poissonnière Période 01/10/07 au 31/10/ Paris Bulletin de paie Siret CROISIERES Naf 923APRODUCTION Bulletin de paie Urssaf 75U Règlement 31/10/07 par virement rue du faubourg Poissonnière Convention Collective : Syndicat national des entreprises culturelles et Période 01/10/07 au 31/10/07 artistiques! Paris Siret Naf 923A Urssaf Emploi 75U0 Comptable Règlement Benoit CHEVALIER 31/10/07 par virement Statut Non Cadre Convention Collective : Syndicat national des entreprises culturelles et artistiques! 13, rue Vincent Auriol NIR BESANCON Emploi Comptable Benoit CHEVALIER Statut Non Cadre 13, rue Vincent Auriol NIR libellé base part salariale BESANCON part employeur 1 Mois 35 heures 1 280, ,07 10 Heures sup. exonérées 25% 10,54 105,50 Salaire brut 1 385,57 Contribution Solidarité 1 385,57 0,300 % 4,16 Assurance maladie libellé base 1 385,57 0,750 part % salariale 10,39 12,800 part % employeur 177,35 Assurance vieillesse 1 385,57 0,100 % 1,39 1,600 % 22,17 1 Mois Allocations 35 heures familiales 1 280,07 385, ,07 5,400 % 74,82 10 Heures Accident sup. travail exonérées 25% 1 385,57 10,54 105,50 2,310 % 32,01 Salaire Ass vieillesse brut TA 1 385,57 6,650 % 1 385,57 92,14 8,300 % 115,00 FNAL TA 1 385,57 0,100 % 1,39 Contribution Déduction patronale Solidarité "19 sal ,57-15,00 100,000 0,300 % -15,00 4,16 Assurance Réduction Fillon maladie -389,35 385,57 0,750 10,39 100,000 12,800 % -389,35 177,35 Assurance Chômage TAB vieillesse 01/ ,57 0,100 2,400 % 33,25 1,39 1,600 4,000 % 22,17 55,42 Allocations AGS 07/2006 familiales 1 385,57 5,400 0,150 % 74,82 2,08 Accident AGFF NC/AM travail Perm. T ,57 0,800 % 11,08 2,310 1,200 % 32,01 16,63 Ass Retraite vieillesse NC/AM TAPerm. T ,57 6,650 3,000 % 92,14 41,57 8,300 4,500 % 115,00 62,35 FNAL Contribution TA Apprentissage 1 385,57 0,100 0,180 % 1,39 2,49 Déduction Taxe Apprentissage patronale "19 sal ,57-15,00 100,000 0,500 % -15,00 6,93 Réduction CSG déductible Fillon 1-389,35 241,67 5,100 % 63,33 100,000 % -389,35 Chômage CSG/RDS TAB imposable 01/ ,57 241,67 2,400 2,900 % 33,25 36,01 4,000 % 55,42 AGS CSG/CRDS 07/2006Heures sup 1 102,34 385,57 8,000 % 8,19 0,150 % 2,08 AGFF Réduction NC/AM salariale Perm. Heures T1 Sup 1 385,57-22,64 100,000 0,800 % -22,64 11,08 1,200 % 16,63 Retraite Total des NC/AM charges Perm. T ,57 3,000 % 274,71 41,57 4,500 % 168,45 62,35 Contribution Apprentissage 1 385,57 0,180 % 2,49 Taxe Salaire Apprentissage Net 1 385, ,86 0,500 % 6,93 CSG déductible 1 241,67 5,100 % 63,33 CSG/RDS imposable 1 241,67 2,900 % 36,01 CSG/CRDS Heures sup 102,34 8,000 % 8,19 Réduction salariale Heures Sup -22,64 100,000 % -22,64 Total des charges 274,71 168,45 Salaire Net 1 110,86 Déduction patronale = 10 heures * 1,50 Réduction salariale = (somme des cotisations salariales / salaire brut) x rémunération des heures sup = (297,35 / 1385,57) x 105,50 BASE Période Cumul Heures 161,67 237,51 Congés à prendre 0,00 2,50 Salaire brut 1 385, ,51 Congés acquis 2,50 2,50 Net imposable 1 041, ,74 Plafond Urssaf 2 682, ,00 TA Urssaf 1 385, ,51 BASE Coût employeur Période 1 554,02 Cumul 2 045,02 Période Solde Heures 161,67 237,51 Congés à prendre 0,00 2,50 Salaire brut 1 385, ,51 Congés acquis 2,50 2,50 contre-valeur Net imposable 1 041, ,74 Plafond Urssaf Dans votre intérêt, 2 682,00 conservez 4 023,00 ce bulletin de salaire sans limitation de durée, il peut vous aider à faire valoir vos droits. TA Urssaf 1 385, ,51 Coût employeur 1 554, ,02 Période Solde contre-valeur Net à payer Net à payer Dans votre intérêt, conservez ce bulletin de salaire sans limitation de durée, il peut vous aider à faire valoir vos droits ,86 EUR 7 286,76 FRF 1 110,86 EUR 7 286,76 FRF Net imposable = salaire net - rémunération des heures sup + CSG/CRDS imposable = 1110,86-105,50 +36,01 page 10

11 B5. Les états récapitulatifs Nous vous rappelons que l employeur doit être en mesure de fournir un document justifi catif permettant aux contrôleurs de l Urssaf et de l Inspection du travail de vérifi er les heures supplémentaires effectuées par les salariés. Ce document doit être hebdomadaire afi n de justifi er la majoration de salaire effectuée. Menu Etat - Récapitulatif des cotisations Ce document n est pas édité par La Paie! La Liste des réductions patronales précédemment éditée est agrémentée d une Liste des allègements des heures supplémentaires. Ces deux listes sont éditées mois par mois. Sélectionnez la période de la déclaration Urssaf Dans les récapitulatifs spécifi ques, cochez DUCS Urssaf et Listes réductions & allégements. La DUCS est à envoyer à la caisse (comme précédemment). Les listes des réductions de cotisations (patronales et allègements des heures supplémentaires) sont à conserver par l employeur en cas de contrôle. page 11

12 ANNEXE : Paramétrage des heures supplémentaires conventionnelles Le taux légal de majoration des heures supplémentaires est de 25% pour les huit premières heures hebdomadaires et 50% pour les suivantes. Cependant, certaines conventions collectives ou accords professionnels ou interprofessionnels prévoient des taux de majoration supérieur au taux légal. Dans ce cas précis, il convient de créer une première rubrique au taux légal (cf p.6) et une seconde comme indiqué ci-dessous. En effet la législation ne prévoit pas de prendre en compte la majoration dans le calcul de la réduction Fillon. Menu Paramètres - Rubriques de paie Cliquez sur l icône d ajout de rubrique de paie Paramétrez la rubrique telle que défi nie par la photo d écran suivante : Le libellé et le code sont donnés à titre indicatif. Le nombre d heure est déjà alimenté par la rubrique HSE25. Montant : renseigné le montant de la majoration conventionnelle. Ex : la convention prévoit de majorer les heures normalement rémunérées à 25% à 50%. La majoration est de 25% (à renseigner dans la zone Montant). Paramétrez à présent l onglet Particularités de la rubrique. Validez en cliquant sur OK. Si besoin, créez de la même manière les heures complémentaires au taux supérieur au taux légal. Voici une visualisation de la saisie de paie : page 12