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1 EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY Avis 12/05 de l autorité de contrôle commune d Europol concernant la notification par Europol d une opération de traitement: horaires de travail/horaire flexible/heures supplémentaires/astreinte/travail posté («Flexitime») L autorité de contrôle commune d Europol (ACC) a examiné la notification «Flexitime» transmise par Europol pour contrôle préalable, conformément aux exigences des articles 28 et 30 de la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement (CE) 45/2001. L ACC a également examiné les documents suivants concernant l opération de traitement: le formulaire de demande de flexitime (flexitime request) - EDOC#523936; le modèle de feuille de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées (individual monthly record of worked hours) - EDOC#547667v10; et le modèle de feuille de calcul pour le récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées (monthly summary of the balance of worked hours) - EDOC# Il a en outre été tenu compte de la décision du directeur sur les heures de travail, le flexitime et les heures supplémentaires - EDOC#442783v Contexte Bien qu Europol n ait pas initialement considéré que cette opération de traitement nécessitait un contrôle préalable au sens de l article 30 de la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement (CE) 45/2001, l unité «Protection des données» a eu des doutes quant à la conformité de l opération proposée avec le principe de protection des données et a contacté l ACC pour avis. Sur la base de la documentation fournie, l ACC a été d avis qu il convenait de cocher «oui» plutôt que «non» au point Q8a de la notification, qui soulève la question de savoir si des données sensibles sont traitées (notamment des données personnelles liées à la santé), au motif que les données personnelles concernant le congé maladie et le congé spécial sont recueillies au moyen des feuilles flexitime qui font partie de l opération. L ACC a par conséquent conseillé à Europol de présenter les documents concernés pour contrôle préalable. 1

2 2. Objet de l opération de traitement Cette opération a pour objet: d enregistrer les heures de travail des membres du personnel afin d assurer la conformité avec le statut du personnel et les dispositions d exécution; de permettre aux membres du personnel d utiliser le système flexitime pour améliorer l équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée; de faciliter le calcul des droits des membres du personnel à la compensation/rémunération des heures supplémentaires (le cas échéant); de déterminer le droit des membres du personnel à l indemnité d astreinte et de calculer le montant de cette dernière, et de déterminer le droit des membres du personnel à l indemnité de travail posté. 3. Commentaires et recommandations 3.1. Le formulaire de notification Á la question Q8a, «oui» est coché pour tenir compte du fait que les données personnelles liées à la santé sont recueillies dans le cadre de cette opération. Q8b, qui soulève la question de savoir si les données personnelles sont traitées dans le but d évaluer des aspects de la personnalité des personnes concernées, y compris leur compétence, leur rendement et leur comportement, est cochée «non». Europol a déclaré que d autres procédures sont utilisées pour ces évaluations. L ACC tient à souligner que, même si c est le cas, le contrôle doit être rétrospectif (utilisation et contrôle des registres). Relativement à la base juridique, Q10 énumère les nombreuses règles spécifiques sur lesquelles l opération de traitement est basée. Toutefois, il doit également être fait référence à la décision du directeur portant application des principes du règlement 45/2001, qui est également une base juridique applicable. Relativement aux catégories de données enregistrées, Q14 indique que le «nom» est enregistré et spécifie les données supplémentaires recueillies par l intermédiaire des documents faisant partie de la procédure, comme suit: feuille de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées: unité, travailleur intérimaire/agent contractuel, grade, numéro personnel, heures de travail, heures/heures supplémentaire en flexitime, astreinte/travail posté/congé, crédits transférés et absence autorisée; formulaire de demande de flexitime: comme ci-dessus, mais avec la justification et les raisons d'un éventuel déséquilibre du solde; feuille de calcul du récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées: aucune ventilation n est donnée. 2

3 Contrairement au relevé mensuel individuel des heures travaillées, le formulaire de demande de flexitime requiert que le grade des membres du personnel soit indiqué. Si les règles concernant le flexitime ne varient pas en fonction du grade, alors les informations concernant le grade ne sont pas nécessaires pour cette procédure et n ont pas à être collectées au moyen de la feuille. Aucune ventilation n est donnée pour le récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées; toutefois, les données recueillies par l intermédiaire de ce formulaire sont couvertes par les catégories de données répertoriées comme recueillies pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées. Ajouter la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement 45/2001 à la liste des bases juridiques sous Q10 du formulaire de notification. Modifier le formulaire de notification de sorte que le relevé mensuel individuel des heures travaillées ne requière pas l indication du grade du membre du personnel. Préciser si les règles du flexitime varient en fonction du grade. Si tel n est pas le cas, supprimer la case «grade» du formulaire de demande de flexitime, ainsi que la référence à la collecte de données «grade» sous Q14 du formulaire de notification. Si les règles du flexitime varient en fonction du grade et si la collecte des données relatives au grade est par conséquent nécessaire, modifier la notification de sorte qu elle inclue une référence au fait que ces données sont recueillies au moyen du formulaire de demande de flexitime Relevé mensuel individuel des heures travaillées Cette feuille de calcul Excel est utilisée par les membres du personnel pour enregistrer leurs heures de travail quotidiennes, leurs absences autorisées, leurs astreintes/travail posté, leur solde flexitime, leurs heures supplémentaires et leurs crédits transférés. Comme indiqué plus haut au point 3.1, d après le formulaire de notification, les données relatives au grade sont également collectées alors que la feuille de calcul ne demande pas cette information. Le membre du personnel imprime, signe et envoie les feuilles de calcul dûment remplies à l administration de son unité. Dans les phases initiales de cette opération, les feuilles de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées étaient jointes à la feuille de calcul du récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées de chaque unité. Ce qui signifie que le relevé mensuel individuel de chaque membre du personnel pouvait être vu par l ensemble de l unité dans laquelle il travaillait. Cette pratique n était pas conforme aux règles de protection des données applicables et soulevait plusieurs questions, par exemple: les informations personnelles saisies dans les feuilles de calcul pouvaient être vues par plus de personnes que nécessaire alors qu elles ne doivent être vues que par les responsables du contrôle/de l autorisation des congés, etc. (il peut s agir de chefs d unité, chefs d équipe, personnes concernées du service des RH); forte probabilité pour que les données soient modifiées par les personnes ne remplissant pas les bonnes cases (Excel étant bien connu pour ce genre de problème); 3

4 s il était possible pour les membres du personnel de sauvegarder les feuilles sur leurs ordinateurs individuels, ils sauvegardaient probablement les feuilles de toute l unité (et peut-être pour une durée indéterminée). Telle qu elle était initialement présentée, la feuille de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées posait un autre problème, celui de l inclusion d une colonne pour les absences, les congés spéciaux et les congés maladie, qui était surlignée en bleu. Elle comportait également une colonne réservée aux remarques où étaient requises des informations concernant le relevé des heures travaillées, en relation notamment avec les données inscrites dans les colonnes bleues. Avec une feuille de calcul «par unité» et non «par individu», cela signifiait potentiellement que les informations sur les raisons des congés maladie pouvaient être vues par l ensemble des membres de l unité. Bien qu Europol ait expliqué qu il n y avait aucune intention de recueillir des précisions sur les raisons des congés maladie, ceci relevant d une procédure différente, les instructions figurant dans la feuille de calcul auraient pu encourager des membres du personnel à entrer de telles précisions. Certaines unités ont divisé la feuille de calcul de l unité en feuilles de calcul individuelles afin d éviter que des données personnelles de membres du personnel soient accessibles à l ensemble de l unité. Après un certain temps, une version révisée des feuilles de calcul a été publiée. Une feuille de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées est aujourd hui disponible pour chaque membre du personnel. Elle règle de nombreux problèmes soulevés par la présentation initiale, comme indiqué plus haut. Ces feuilles individuelles sont utilisées depuis le 1 er août Toutefois, le 17 octobre 2011, Europol a recommandé que, pour des raisons techniques présentées comme une incompatibilité entre les systèmes de gestion des données administratives et opérationnelles, les analystes travaillant au département des opérations n utilisent pas encore les feuilles individuelles. Europol a indiqué qu un moyen éventuel de contourner ce problème consistait à demander aux membres du personnel de sauvegarder leurs feuilles individuelles sur leur disque dur et de les envoyer au service administratif de leur unité à la fin du mois pour introduction dans le système de gestion des données. Europol indique que son unité des ressources humaines a reçu des relevés individuels des heures de travail de toutes les unités, ce qui donne à penser que la pratique consistant à utiliser des feuilles de calcul individuelles et non par unité a été efficacement mise en œuvre. Toutefois, Europol déclare également que son unité des ressources humaines ne vérifie pas comment les unités compilent leurs feuilles de calcul dans la pratique et qu elle ne reçoit qu une copie scannée à la fin de chaque mois. La feuille de calcul révisée comprend une colonne destinée à saisir les données concernant le nombre d heures prises pour les congés annuels, les congés maladie et les congés spéciaux (qualifiés d absences autorisées dans la notification). Cette colonne est en bleu, de même que diverses autres colonnes telles que celles qui concernent les heures supplémentaires, les missions, etc. Comme dans la première version de la feuille de calcul, une colonne «Remarques» est également incluse, dans laquelle il est demandé de fournir toutes informations générales relatives à l enregistrement des heures de travail, notamment en ce qui concerne les données fournies dans les colonnes bleues (any general information relevant to the record of working hours, in particular in relation with the data filled in the blue columns). Les données demandées sont simplement des numéros de référence de documents justifiant ces absences. Une instruction supplémentaire (en caractères clairs de couleur rouge) a été ajoutée à la 4

5 colonne «Remarques»; elle demande de ne pas donner de précisions sur les congés spéciaux ou médicaux (please do not give any details about special or medical leave), contribuant ainsi à empêcher les membres du personnel de saisir des données personnelles sensibles. Par conséquent, dans cette procédure, la collecte de données relatives aux congés maladie ou spéciaux devrait se limiter au nombre de jours/ d heures pris. Le formulaire de notification reflète de manière précise la collecte de données relatives à la santé dans Q8a (comme indiqué plus haut, au point 3.1) et dans Q16 qui concerne les données sensibles. Ici, Europol précise que la collecte concerne des données relatives à la santé de la personne en question, et qu elle est strictement limitée aux données indiquant le statut de malade, à l exclusion d informations confidentielles donnant un diagnostic médical sur la santé de la personne concernée (data relating to health of the data subject strictly limited to data indicating the sickness status but not confidential information providing a medical diagnosis about the health of the data subject). La feuille de calcul précise qu aucun détail relatif aux congés spéciaux ou médicaux ne doit être saisi dans le champ «Remarques». Comme recommandé plus haut au point 3.1, modifier le formulaire de notification de sorte que le relevé mensuel individuel des heures travaillées ne requière pas l indication du grade du membre du personnel. Mettre en œuvre les solutions techniques nécessaires pour permettre à tous les membres du personnel d utiliser les feuilles de calcul pour le relevé mensuel individuel des heures travaillées comme prévu (c est-à-dire une feuille de calcul par membre du personnel, non jointe à une feuille de calcul collective par unité). En attendant, s assurer que les membres du personnel capables d utiliser les feuilles individuelles de cette façon sauvegardent une feuille de calcul individuelle sur leur disque dur personnel et l envoient au service administratif de leur unité à la fin du mois pour introduction dans le système de gestion des données Récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées Cette feuille de calcul Excel est utilisée par les chefs d unité. Une fois remplie, elle doit contenir les données suivantes pour chaque membre de l unité, ces données provenant des relevés mensuels individuels des heures travaillées: nom, numéro personnel, heures d astreinte assurées, régime flexitime, heures de travail à temps partiel, crédit/débit mensuel, et heures travaillées. Elle comporte également une colonne «Remarques» à utiliser relativement au récapitulatif des heures de travail, notamment si un report de crédit supérieur à 16 heures a été approuvé. Chaque mois, cette feuille doit être remplie avec les données de chaque membre du personnel, signée par le chef d unité et le directeur adjoint, scannée et envoyée à l unité des ressources humaines. L ACC considère que ce document ne pose aucun problème de respect des règles en matière de protection des données. 5

6 3.4. Demande de flexitime (approbation du chef d unité/supérieur hiérarchique) Il s agit d un modèle de formulaire de demande de flexileave (absence pendant les heures de présence obligatoire, congé de récupération, report de crédit supérieur à 16 heures). Le membre du personnel doit entrer les données suivantes: nom, numéro personnel, grade, régime de travail, crédit flexitime, type d absence demandée (case à cocher), jours/heures d absence déjà pris ce mois-là, jours/heures d absence demandés, justification (notamment si la totalité des jours de congé autorisés a déjà été prise) et raisons du report de crédit supérieur à 16 heures. Les formulaires remplis sont conservés par le service administratif de chaque unité. Comme indiqué plus haut au point 3.1, le formulaire de demande de flexitime requiert l indication du grade des membres du personnel. Si les règles concernant le flexitime ne varient pas en fonction du grade, alors les informations concernant le grade ne sont pas nécessaires pour cette procédure et n ont pas à être collectées par l intermédiaire du formulaire de demande. L ACC considère qu à l exception de la question du grade examinée plus haut, le formulaire respecte les règles en matière de protection des données. Les recommandations formulées au point 3.1 concernant le «grade», valent également ici. Préciser si les règles du flexitime varient en fonction du grade. Si tel n est pas le cas, supprimer la case «grade» du formulaire de demande de flexitime, ainsi que la référence à la collecte de données «grade» sous Q14 du formulaire de notification. Si les règles du flexitime varient en fonction du grade et si la collecte des données relatives au grade est par conséquent nécessaire, modifier la notification de sorte qu elle inclue une mention du fait que ces données sont recueillies au moyen du formulaire de demande de flexitime. 4. Déclarations de confidentialité Une déclaration de confidentialité fait partie intégrante de chacun des trois documents examinés aux points 3.2 à 3.4. Les déclarations de confidentialité sont claires et concises et elles contiennent la plupart des informations que les personnes concernées doivent fournir dans le respect des règles applicables en matière de protection des données, à deux exceptions près. Premièrement, il n est pas fait mention du fait que la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement 45/2001est une base juridique applicable. 6

7 Deuxièmement, bien que les déclarations de confidentialité indiquent clairement qu il est obligatoire de répondre à «toutes» les questions, selon l article 14, paragraphe 7, de la décision du directeur sur les heures de travail, le flexitime et les heures supplémentaires à Europol, les informations fournies doivent également donner des renseignements sur le caractère obligatoire de la présentation des relevés des heures de travail et sur les conséquences du manquement à le faire (compulsory character of the submission of timesheets, and the consequence of a failure to submit it) (le cas échéant). C est également une des exigences de l article 12, paragraphe 1, point d), de la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement 45/2001. Veiller à ce que les déclarations de confidentialité jointes au formulaire de «demande de flexitime» (approbation du chef d unité/supérieur hiérarchique), le modèle de feuille de calcul du «relevé mensuel individuel des heures travaillées», et le modèle de feuille de calcul du «récapitulatif mensuel du solde des heures travaillées»: 1. indiquent clairement que la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement 45/2001 est une base juridique applicable; et qu ils 2. donnent des informations sur le caractère obligatoire de la présentation des relevés des heures de travail et sur les conséquences du manquement à le faire (compulsory character of the submission of timesheets, and the consequence of a failure to submit it) conformément à l article 14, paragraphe 7, de la décision du directeur sur les heures de travail, le flexitime et les heures supplémentaires, et à l article 12, paragraphe 1, point d), de la décision du directeur portant application des principes stipulés dans le règlement 45/2001, le cas échéant. 5. Conclusion L ACC invite Europol à présenter ses observations sur cet avis et, notamment, à apporter la preuve que les recommandations ont été mises en œuvre dans un délai de deux mois à compter de la date du présent avis. Bruxelles, 4 janvier 2012 Isabel Cruz présidente, autorité de contrôle commune d Europol (signé par la secrétaire du service de protection des données) 7

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