Gestion des risques et contrôle interne

Transcription

1 1 Session de la rentrée 2013 Gestion des risques et contrôle interne Lausanne, 2 septembre 2013 Fribourg, 3 septembre 2013 Genève, 4 septembre 2013 Sion, 5 septembre 2013 Neuchâtel, 6 septembre h00 14h00

2 2 Programme Risques techniques et actuariels: comment les contrôler Ileana Christodorescu, experte diplômée LPP Olivier Durand, actuaire qualifié, Directeur Hpr SA Placements, risques, mise en œuvre et contrôles: étude de cas Graziano Lusenti, Dr. sc. pol., expert diplômé LPP, Conseiller Ilir Roko, Dr. économétrie, Conseiller Lusenti Partners Sàrl A chaque IP son «contrôle interne»: illustrations Repas Jean Frédéric Braillard, expert comptable diplômé Bastien Forré, expert comptable diplômé Roland Loup, expert comptable diplômé Spécialistes de l audit des caisses de pensions BDO SA Discussions, questions et réponses

3 3 Risques techniques et actuariels: comment les contrôler Ileana Christodorescu, experte diplômée LPP Olivier Durand, actuaire qualifié, Directeur

4 De la théorie à la pratique 4

5 5 Risques techniques et actuariels Risques financiers Financement du plan de prévoyance Risques individuels à long terme Longévité Risques individuels à court terme Risques décès et invalidité

6 6 Les moyens de couverture des risques Risques financiers Financement du plan de prévoyance Risques individuels à long terme Longévité Risques individuels à court terme Risques décès et invalidité

7 7 Risques financiers dans la pratique Risques financiers Financement du plan de prévoyance Prestations de prévoyance financées par Cotisations et rendement de la fortune Moyens de contrôle: analyse périodique de l'équilibre financier

8 8 Risques financiers dans la pratique 5.00% 4.50% 4.00% 3.50% 3.00% 2.50% 2.00% Financement équilibré avec un besoin de rendement de 3.0% en moyenne taux technique rentiers: 3.3% taux intérêts actifs 2.5% Rendement attendu? 1.50% 1.00% 0.50% OK 0.00% 0.50% IP 1 IP 2 assainissement ou augmentation financement règlementaire

9 9 Les moyens de couverture des risques Risques financiers Financement du plan Risques individuels à long terme Longévité Risques individuels à court terme Risques décès et invalidité

11 Risques individuels à long terme 11 dans la pratique Risques individuels à long terme Longévité Quels risques? Rentiers Augmentation longévité des rentiers en cours Risques liés aux petits effectifs (loi des grands nombres) Actifs Risques liés au taux de conversion Moyens de contrôle Analyse technique Coût annuel des retraites Mortalité bénéficiaires de rentes par rapport aux bases techniques (nombre + capitaux libérés attendus) Provisions Provision pour changement de bases techniques Provision pour taux de conversion Provision pour petit effectif

12 12 Exemple analyse résultat longévité Date de calcul: CP rentiers: CHF 50.0 millions (LPP 2010 année référence 2010) Provision de changement des bases techniques ("de longévité"): ~CHF 250'000 pour 2013 Selon les bases techniques, on s'attend en 2013 à 7 cas de décès libérant CHF 1.0 millions si moins > les rentiers vivent plus qu'attendu, donc perte technique si plus > bénéfice technique

13 13 Les moyens de couverture des risques Risques financiers Financement du plan de prévoyance Risques individuels à long terme Longévité Risques individuels à court terme Risques décès et invalidité

15 Risques individuels à court terme 15 dans la pratique Risques individuels à court terme Art. 43 OPP2: évaluation + mesures de sécurité Moyen de contrôle Analyse du risque Autonomie ou réassurance Risques décès et invalidité

16 16 Analyse du risque effectif assuré + bases techniques appliquées Couverture des risques Risque individuel coût individuel en cas de décès ou d invalidité distribution du coût d un sinistre Risque collectif Pas de réassurance Réassurance partielle (Stop Loss) Réassurance totale distribution du coût total des sinistres Cotisations Cotisations & Provision pour fluctuation des risques & Provision pour fluctuation des risques Cotisations

17 17 Exemple Réassurance individuelle totale 2'500'000 à charge de l'ip à charge du réassureur 2'000'000 1'500'000 Réassurance Stop Loss 2'500'000 2'000'000 1'500'000 à charge du réassureur à charge de l'ip Rétention 1'000'000 1'000' ' '000 0 Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6 0 Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Année 6

18 18 Quel type de réassurance? Taille Perspectives Type de prestations Réassurance ou pas Organisation Structure de l'effectif Profil de risque

19 De la théorie à la pratique 19

20 20 Placements, risques, mise en œuvre et contrôles: étude de cas Graziano Lusenti, Dr. sc. pol., expert diplômé LPP, Conseiller Ilir Roko, Dr. économétrie, Conseiller

21 21 Sommaire 1. Placements: les intervenants 2. Risques des placements 3. Mise en œuvre de la gestion 4. Contrôles des placements: Qui, quoi, comment? 5. Etude de cas: Caisse Exemple 6. Conclusions: Check list des points à contrôler & valeur ajoutée

22 22 1. Placements: les intervenants Employeur Conseil de Fondation Actuaire Commission de placements Conseiller financier Réviseur Banque dépositaire Autorité de surveillance Gestionnaire 1 Gestionnaire 2 Gestionnaire N

23 2. Risques des placements 23 Risques non économiques (démographiques, actuariels) risques économiques, financiers et monétaires. Risques liés à des changements dans les fondamentaux macroéconomiques: taux de croissance économique, chômage, etc. Risques financiers prévisibles, «normaux»: volatilité, perte maximale, etc. Risques financiers exceptionnels («black swans»). Risques liés aux variables monétaires: taux d intérêt, d inflation, etc. Risques de liquidité: classes d actifs (immobilier direct, private equity), produits spécifiques (fonds), circonstances de marchés («crashs»). Risques de contrepartie: gérants de fortune, banques, fonds. Risques liés aux transactions et aux opérations. Risques liés à la construction de l allocation stratégique: Estimations. Observation & Solution: Observation: Risques = une notion pour des réalités différentes et des concepts variés! Solution: Etre précis + Elaborer une typologie et une check list des risques!

24 3. Mise en œuvre de la gestion 24 Faire des choix justifier, motiver, étayer les choix! Délégation de la gestion gestion interne. Mandats, fonds, autres véhicules de placements. Nombre de gérants: 1, 2, 3 n? Gestion active et/ou indicielle et/ou à performance absolue? Approche core/satellite? Placements directs/indirects (fonds)? Placements diversifiés (mandats LPP mixtes) ou spécialisés? Choix des indices de référence (benchmarks). Évaluation critique des gérants: performances, coûts. Remplacements/substitutions des gérants (mandats, fonds). Solution: Mise en œuvre efficace de la gestion = Amélioration des résultats (performance, risques) + Réduction des coûts!

25 4. Contrôles des placements: Qui, quoi? 25 Qui? Conseil de fondation: Supervision, responsabilité ultime. Commission de placements: Aspects opérationnels, techniques. Mandataires externes spécialisés (conseillers, banque dépositaire): Aspects opérationnels, techniques. Autres mandataires externes: Réviseur, actuaire. Organes officiels: Surveillance des fondations. Quoi? L organisation, la gouvernance, la répartition des tâches, les processus. La liquidité des placements. L allocation des actifs (stratégique et tactique), les écarts (marges). La manière de gérer: gestion active, indicielle, à performance absolue. Les résultats des placements: performances (ensemble de la fortune). Les résultats des gérants et fonds individuels. Les indicateurs de risques. Les coûts: coûts directs et indirects, coûts de l administration, de la gestion.

26 4. Contrôles des placements: Comment? 26 Comment? (outils et instruments) Dispositions légales (normes externes): lois, ordonnances. Normes internes: Statuts, règlements divers. Respect de limites diverses: Allocation d actifs, diversification (pays, titres, gérants), marges tactiques, qualité des débiteurs, etc. Rapports des entités en charge des placements (mensuels, trimestriels, annuels): Etablis par les gérants de fortune, les gérants de fonds, etc. Rapports de synthèse: Etablis par le conseiller financier, le réviseur, la banque dépositaire. Rapports et analyses techniques: Etude ALM, rapport de l expert. Indicateurs de performance. Indicateurs de risques divers: Volatilité, perte maximale. Solutions: Poser les bonnes questions: Qui, quoi, comment? Fournir les bonnes réponses + mettre les solutions appropriées en œuvre!

27 5. Caisse Exemple: Etat des lieux + Objectifs + Solutions 27 Caisse de taille moyenne : CHF ~ 350 millions. En situation de sous couverture depuis Taux de couverture (2013) : ~ 101%. Pas de rémunération sur les avoirs des membres actifs entre 2008 et gérants, mandats balancés, mixtes. Chaque mandat entre CHF 50 et 80 millions. Performances insuffisantes (en valeurs absolues et relatives), fluctuantes. 4 années de sous performance par rapport au Benchmark. Observations & Solutions: Interventions pour améliorer la situation: Fin Objectifs, Améliorations visées: A) Performances + B) Gouvernance + C) Contrôles. Combinaison de mesures Améliora ons escomptées dès 2013, Solutions mises en œuvre: 1) Allocation stratégique plus appropriée + 2) Mise en œuvre plus efficace + 3) Réduction des coûts + 4) Contrôles suivis et systématiques

28 5. Caisse Exemple: Performances 28 Caisse Exemple: Performances réalisées ( *) 12.00% 10.00% 8.00% 6.00% 4.00% 2.00% 0.00% 2.00% * au * Portefeuille de la caisse Benchmark Observations: Performances insuffisantes (en termes absolus et relatifs) et très fluctuantes. 4 années de sous performance par rapport au benchmark. Nécessité d améliorer et de stabiliser la performance, sans élever le niveau de risques.

29 5. Caisse Exemple: «Ancienne» allocation «Ancienne» allocation stratégique: Inappropriée! % 40.0% 20.0% 0.0% 9.0% Allocation stratégique 38.0% 10.0% Marges tactiques Liquidités Obligations en CHF Obligations en ME Actions suisses Actions étrangères 27.0% Allocation effective moyenne, % Observations: Opportunités non exploitées : Immobilier, placements non traditionnels, couvertures. Allocation stratégique peu diversifiée: obligations et actions uniquement! Une augmentation de la diversification aurait pu réduire les fluctuations. Importante exposition stratégique aux obligations: 58%. Allocation stratégique en actions élevée (suisses et étrangères): 42% Obligations en monnaies étrangères: non couvertes (non hedgées), ce qui double la volatilité de la classe et affecte la performance.

30 5. Caisse Exemple: Projections 30 Projections, Résultats attendus : optimisation de l allocation stratégique Performances attendues et Portefeuilles efficients Performance attendue 6.0% 5.0% 4.0% 3.0% 2.0% 1.0% Allocation Stratégique suggérée Hypothèques Obligations CHF Obligations en ME (hedgés CHF) Hedge Funds Portefeuilles Efficients Immobilier CH Immobilier étranger Allocation Stratégique en vigueur Actions CH Actions étrangères Liquidités 0.0% 0.0% 2.0% 4.0% 6.0% 8.0% 10.0% 12.0% 14.0% 16.0% 18.0% 20.0% Volatilité attendue Observations: Optimisation de l allocation stratégique = meilleures performances à moindre risques Réduction de la volatilité par augmentation de la diversification. Couverture recommandée du risque de change des classes d actifs à faible volatilité.

31 5. Caisse Exemple: Contrôles des performances 31 Performances: Quelle valeur ajoutée des gérants? Gestionnaire 1 Gestionnaire 2 Gestionnaire 3 Gestionnaire 4 Portefeuille de la caisse Benchmark Indice CS: Caisses de pension suisses < 150M Baromètre UBS : Caisses de pension <300M 2010 Performance (%) Volatilité (%) Tracking Error (%) Performance (%) Volatilité (%) Tracking Error (%) Performance (%) Volatilité (%) Tracking Error (%) Performance (%) Volatilité (%) Tracking Error (%) Observations: Sous performances par rapport au benchmark synthétique surtout à cause des gérants 3 et 4. Gérant 3: Très actif, mais style de gestion «risqué» (surexposition aux actions). Gérant 4 : Prudent (volatilité basse), gestion avec beaucoup de cash. Sous performances (3 ans).

32 5. Etude de cas : Contrôle des coûts Contrôle des coûts : frais de gestion effectifs Gestionnaire 1 Gestionnaire 2 Gestionnaire 3 Gestionnaire 4 Portefeuille de la caisse (Total) Frais directs de gestion 0.36% 0.40% 0.45% 0.45% 0.38% Frais indirects de gestion (TER Fonds) 0.07% 0.00% 0.52% 0.27% 0.18% Frais de gestion (Total) 0.42% 0.40% 0.97% 0.72% 0.56% Frais d'administration (Banque dépositaire) 0.08% 0.07% 0.07% 0.07% 0.07% Frais de transactions, livraison, taxes, timbre fédéral, etc. 0.03% 0.02% 0.01% 0.11% 0.03% Autres frais (réviseur, conseiller financier, autres frais administratifs) 0.05% Total Frais 0.53% 0.49% 1.05% 0.90% 0.71% Observations: Les TER des fonds (frais indirects) des gérants 3 et 4 sont excessifs. Des réductions importantes devront être réalisées. Le Gérant 3, qui utilise des fonds «maison», double sa rémunération grâce à ses fonds, ce qui affecte de manière négative les performances de son portefeuille.

33 6. Conclusions (I): Check list des points à contrôler Normes légales (externes) et internes: Règlements, etc. 2. Organisation, processus en matière de placements: Organes, réunions des organes (fréquence), procès verbaux, etc. 3. Gouvernance, responsabilités. 4. Répartition des tâches: Intervenants internes et externes. 5. Equilibre financier de l institution, projections: Etude ALM. 6. Allocation stratégique, marges tactiques: Détermine 80% de la performance! 7. Classes d actifs, sous classes: Eliminer celles qui ne convainquent pas l institution (hedge funds, etc.)! 8. Mise en œuvre: Principes généraux, formes, partenaires.

34 6. Conclusions (II): Check list des points à contrôler Performances et risques: Niveau global + gérants, produits. 10. Gérants: Echanges, style de gestion. 11. Fonds de placements et autres produits: Ecarts (indices), etc. 12. Liquidité: Comptes courants, produits. 13. Transparence: Produits. 14. Contreparties: Banques, asset managers, conseillers. 15. Transactions: Prix, fréquence, rapidité. 16. Coûts: Administratifs et de gestion, directs et indirects. 17. Indicateurs quantitatifs: volatilité, perte maximale, etc. 18. Indicateurs qualitatifs: changements de gérants, fusions, etc. 19. Comparaisons avec des «pairs»: Enquêtes, études.

35 6. Conclusions (III): Valeur ajoutée des contrôles 35 Les organes de l institution «savent où ils en sont» et ont les placements «bien en mains» les organes, les assurés, l employeur «se sentent bien». L institution recourt à de très bons produits et services, à des coûts modérés excellent rapport qualité/prix. Meilleure efficacité globale des placements et de la prévoyance (indicateurs quantitatifs et qualitatifs). Meilleures performances prestations plus élevées. Meilleur contrôle des risques, volatilité des placements réduite risques limités. Coûts réduits (directs, indirects) presta ons plus élevées.

36 36 A chaque IP son «contrôle interne»: illustrations Jean Frédéric Braillard, expert comptable diplômé Bastien Forré, expert comptable diplômé Roland Loup, expert comptable diplômé Spécialistes de l audit des caisses de pensions

37 37 Agenda Rappel des exigences légales Gestion des risques Bases du contrôle interne Exigences minimales du contrôle interne Exemples et constats tirés de la pratique Le point de vue de l organe de révision Que dois je adapter?

38 38 Rappel des exigences légales Art. 65, al. 1 LPP : «Les institutions de prévoyance doivent offrir en tout temps la garantie qu'elles peuvent remplir leurs engagements.» Pour respecter ce principe, l'institution de prévoyance pratique une gestion active des risques ainsi que des contrôles internes adéquats. Par «risque», il convient d entendre tout facteur susceptible de menacer l'équilibre financier de l'institution de prévoyance à moyen ou à long terme ou qui pourrait aboutir à une activité commerciale non conforme à la loi ou aux règlements. En vigueur depuis le 1 er janvier 2012 : Art 35 OPP2 : «Lors des vérifications portant sur l organisation et sur la gestion de l institution de prévoyance, l organe de révision atteste l existence d un contrôle interne adapté à la taille et à la complexité de l institution.»

39 39 Principes de la gestion des risques Société Identifier les risques Structures Environnement Cadre légal Situation économique Stratégie Normes et valeurs Culture Quantifier les risques Business process Management process Rapporter sur les risques Logistique Informatique Ressources Intérêts Optimisation Supporter les risques Surveiller les risques

40 Les risques d une institution de 40 prévoyance Risques techniques d assurance Type de primauté Taux technique Sinistralité / Longévité Risques opérationnels Organisation, Administration Controlling, Outsourcing Formation, Développements informatiques Risques juridiques Complexité du cadre légal Modification fréquente du cadre légal Arrêts des tribunaux Institution de prévoyance Risques liés aux placements Stratégie de placement Organisation interne Rendement minimal Risque de solvabilité Relations avec l employeur Restructuration Politique de personnel Situation économique Risque sociétal Environnement professionnel Tendance à l individualisation de la prévoyance Droits acquis

41 41 Effet, Impact La matrice des risques Inventaire des risques par le Conseil de fondation Catastrophique Important Fraude Concurrence Produits Positionnement Marchés et taux d'intérêt Modeste Systèmes Systèmes d'informatio d'information Capitaux de prévoyance couverture Réduit Liquidité Concentration Fourniture des prestations Perception des cotisations Litiges Stratégie Insignifiant Collaborateurs essentiels Opérationnel Probabilité d'occurrence Faible Peu vraisemblable Eventuel Fort Pratiquement sûr Finances

42 Ce que les mesures de contrôle 42 interne doivent assurer Développement d une culture de contrôle des risques au sein de l institution de prévoyance Efficacité et qualité du fonctionnement interne Protection du patrimoine Sécurité des opérations et aspects informatiques Détection et réduction d erreurs et d irrégularités Fiabilité et intégralité de la comptabilité Conformité aux lois et aux règlements

43 Les éléments clés des mesures de 43 contrôle interne Définition du périmètre et des objectifs Contrôle permanent / contrôle périodique Désignation d un coordinateur du contrôle interne Mise en place de relais de contrôle interne dans les directions opérationnelles Sensibilisation de l'ensemble du personnel Rapport annuel sur le contrôle interne Limites des mesures de contrôle interne

44 Le contrôle interne : 44 exigences minimales Mesures minimales (exemples) Contrôle interne Petites IPP IPP moyennes Grandes IPP Signature collective Description des procédures o p Règlement des visas o Séparation de fonctions p Inventaire des processus clés o Concept de sécurité informatique o Changement de mots de passe Reporting (trimestriel) o Charte et règlement d organisation o p Organigramme o Descriptions de postes o p Supervision des contrôles o Contrôle interne: rapport annuel p p Responsable du contrôle interne o p p o indispensable serait un plus à la rigueur Le contenu détaillé du contrôle interne sera défini par la Commission de haute surveillance.

45 Le contrôle interne : 45 exemple tiré de la pratique PROCESSUS CLES GESTION DES COTISATIONS 1 GESTION DES PRESTATIONS 2 CONFORMITE LEGALE 3 FINANCES ET COMPTABILITE 4 ASSISTANCE INFORMATIQUE 5 AUTRES PROCESSUS DE GESTION & D'ASSISTANCE 6 Affiliation 1.1 Inventaire des bénéficiaires de prestations 2.1 Application des prescriptions légales 3.1 Comptabilité (facturation, encaissements, paiements) et clôture 4.1 Gestion du changement IT 5.1 Acquisition et suivi de clientèle 6.1 SOUS PROCESSUS Fixation des cotisations 1.2 Tenue des comptes d épargne 1.3 Traitement des demandes 2.2 Paiement et/ou restitution des prestations 2.3 Gestion du contentieux 3.2 Veille juridique 3.3 Opérations de trésorerie (recettes et dépenses) 4.2 Placements 4.3 Gestion des utilisateurs IT 5.2 Gestions des Ressources Humaines / Formation 6.2 Etablissement des états financiers, rapports, statistiques 4.4

46 Le contrôle interne : 46 exemple tiré de la pratique Processus : 2. GESTION DES BENEFICIAIRES Sous processus : 2.3 Paiement et/ou restitution des prestations Flux comptables concernés : Charges des prestations Objectifs des contrôles : Assurer que les charges relatives aux prestations sont justifiées et exactes Description du risque Retard dans le paiement lié à des problèmes de logiciel ou de personnel Erreur dans le paiement au bénéficiaire : coordonnées de paiement nonactualisées Lancement à double d'un ordre de paiement (OPAE) Description du contrôle Contrôler régulièrement le planning des paiements afin de corriger la situation à temps Suivi et traitement des paiements en retour Contrôle rapports yellownet + comparaison compta auxiliaire et générale N du contrô le C2.3.1 C2.3.2 C2.3.3 Procédure de travail concernée Marche à suivre Marche à suivre Marche à suivre Responsable du contrôle Responsable du Service des prestations Collaborateurs du Service concerné Responsable du Service comptable Type de contrôle Manuel Manuel Manuel Fréquence Mensuelle Lors de chaque retour de paiement Mensuelle Documentation du contrôle Visa informatique sur les protocoles des paiements Rentes : enregistrement des documents respectifs dans le système GED Par visa enregistré informatiquement Evaluation du risque résiduel Probabilité Faible Faible Ampleur des dommages Peu importante Peu importante Classement du risque Faible Faible Mesures de compensation Néant Néant Faible Importante Faible Néant

47 Constats tirés de la pratique : 47 constats généraux L organe suprême est en général trop peu impliqué dans la démarche Le contrôle des dispositions sur l intégrité et la loyauté ne font pas encore l objet de procédures développées Les aspects de contrôle interne impliquant les employeurs sont insuffisamment documentés

48 Constats tirés de la pratique : 48 entités totalement réassurées Pour une fondation totalement réassurée : L organe suprême n est pratiquement jamais sollicité (sauf par l organe de révision) Les mesures de contrôle interne doivent notamment porter sur l évaluation qualitative des prestataires de services

49 Constats tirés de la pratique : 49 entités partiellement réassurées Les mesures de contrôle interne doivent en outre porter sur : La gestion technique (comptes d épargne/comptes témoin) Les placements (art. 48a OPP2) Les aspects d assurance (de réassurance)

50 Constats tirés de la pratique : 50 institutions autonomes Les mesures de contrôle interne doivent en outre porter sur : L actuariat

51 Constats tirés de la pratique : 51 institutions collectives / communes Les mesures de contrôle interne doivent en outre porter sur : La gestion des membres Les différents plans de prévoyance

52 Le rapport de l organe de révision 52 lorque la documentation du contrôle interne fait défaut (Situation fréquente pour l exercice 2012) «Le Conseil de fondation n a pas mis en place et de ce fait pas documenté un contrôle interne adapté à la taille et à la complexité de la Caisse de pensions, ce qui ne nous permet pas d en vérifier ni d en confirmer l existence.» «Nous attestons que les dispositions légales, statutaires et réglementaires applicables en l espèce ont été respectées, à l exception de la situation présentée dans le paragraphe précédent (impossibilité de vérification de l existence du contrôle interne).»

53 53 Que dois je adapter? Phase de diagnostic Evaluer l existant Définir les axes d amélioration identifiés Comprendre les besoins Planifier le projet et évaluer les ressources nécessaires

54 54 Que dois je adapter? Phase de conception / de développement Décrire les contrôles Elaborer un cahier des charges Familiariser les collaborateurs avec les nouvelles procédures et les contrôles Adapter les outils

55 55 Que dois je adapter? Phase de vérification de l efficacité opérationnelle Examiner l efficacité opérationnelle Envisager d éventuelles solutions correctrices Faire rapport sur les mesures de contrôle interne

56 56 Quelle valeur ajoutée? Pas de craintes! Qui? Définir les responsabilités Quoi? Définir les domaines Coûts excessifs? Contrôles Comment? Choisir les outils et processus Modifier et améliorer les processus, les outils Apprendre des lacunes, des insuffisances Analyser les résultats Quelle fréquence?

57 57 Discussions Questions & réponses Nous vous remercions de votre attention! Retrouvez cette présentation sur notre site Internet