Politique Biathlon Canada sur les voyages et les dépenses

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1 23 septembre, 2014 Préambule Politique Biathlon Canada sur les voyages et les dépenses 1. Les employé(e)s, les bénévoles et les athlètes de Biathlon Canada sont souvent obligé(e)s de voyager dans le cadre de leurs activités au sein de l organisme. Biathlon Canada s engage à payer les frais valables desdits voyages, soit directement, soit par moyen de remboursement des dépenses encourues. Objectif 2. L objectif de cette politique est de préciser les frais, les dépenses et les droits de récompense légitimes, ainsi que les procédures connexes pour les employé(e)s, les bénévoles et les athlètes de Biathlon Canada lorsqu ils voyagent dans le cadre de leurs activités dans l organisme. Principes de la politique 3. La Politique des voyages de Biathlon Canada est conçue pour attribuer prudemment les ressources financières limitées dont on dispose, tout en tenant compte de la valeur durable des programmes de Biathlon Canada ainsi que les meilleurs intérêts des athlètes, des entraîneurs, des officiels et des bénévoles. 4. Pour que Biathlon Canada puisse obtenir les meilleurs tarifs, parfois il s avère nécessaire de voyager à des moments un peu incommodes, de rester outre-mer un ou deux jours de plus, de voyager en autocar ou en train, de faire le covoiturage ou de prendre une journée supplémentaire de congé de travail, sans récompense. 5. Toutes les dispositions de voyage ayant trait aux compétitions nationales ou internationales, aux réunions et assemblées ou aux programmes générales gérés par Biathlon Canada seront coordonnées par le Bureau national et approuvées par la Directrice générale. 6. Tous les biathlètes, entraîneurs et officiels faisant partie d une délégation/d un groupe participant à un programme géré par Biathlon Canada, doivent s engager à voyager ensemble à l événement, dans la mesure du possible, et certainement le même jour, conformément au programme qui aura été précisé pour le projet. Tous les membres d une délégation doivent aussi s engager à assister à l événement au moins jusqu à la conclusion du programme entier élaboré par l organisme d accueil (y compris tout programme social qui suivrait l événement). 7. Biathlon Canada détient le droit d autoriser des demandes spéciales, considérées selon le cas, pour permettre aux conjoint(e)s ou aux ami(e)s qui, sous des circonstances exceptionnelles, souhaiteraient accompagner ou loger avec un athlète, un entraîneur ou un membre du personnel de soutien technique dans le cadre d un camp d entraînement national ou d une épreuve au Canada ou à l étranger. Les demandes doivent être acheminées au Bureau national bien à l avance de la date prévue du voyage de sorte que notre personnel puisse apporter les modifications nécessaires aux aspects logistiques du voyage. Tous les coûts additionnels encourus en raison d une telle demande seront la responsabilité entière de la personne additionnelle qui a choisi d accompagner l athlète. 8. Les frais valables encourus dans l acquittement des activités de Biathlon Canada seront subventionnés par l Organisme. Dans le cas où il y aurait du doute à propos de l état valable de

2 telle ou telle dépense, il faut demander l approbation directe du Bureau national (Directrice générale) avant de s engager à encourir les frais. 9. Le standard de voyages, d hébergement, de repas etc, sous-entendu dans le cadre de la présente est raisonnable, plutôt que extravagante. Le budget de l Organisme est limité et le but en est de conserver les ressources pour les appliquer aux programmes qui soutiennent directement la réalisation de la mission de l Organisme. Les voyages en classe affaires, les hôtels de luxe et les restaurants chers ne tombent pas dans les paramètres de la présente. Vols 10. La majorité des réservations de vol pour le personnel et les bénévoles de Biathlon Canada se feront via le Bureau national de Biathlon Canada, par la Directrice générale ou le Directeur de haute performance. Ils utiliseront l agence de voyages désignée de Biathlon Canada, ou ils feront les réservations directement sur Internet, le cas échéant. Les entraîneurs d équipe nationale peuvent, à la demande de la Directrice générale ou du Directeur de haute performance, réserver des vols et normalement ils utiliseront l agence de voyages de Biathlon Canada pour le faire. Les réservations se feront chez la ligne aérienne dont les tarifs sont les plus abordables et les réservations doivent se faire bien à l avance, pour profiter des offres spéciales dans la mesure du possible. 11. Les individus qui se trouvent dans l impossibilité de prendre le vol originalement réservé ou qui doivent faire des changements sont priés de signaler ce fait au Bureau national de Biathlon Canada avant de changer leur réservation. Ceux et celles qui savent qu ils manqueront leur vol sont priés d annuler leur vol avec la ligne aérienne et de demander une note de crédit pour la valeur du billet. Cette note de crédit sera déposée dans les dossiers de Biathlon Canada pour les voyages futurs. Ceux et celles qui doivent changer leur vol doivent tenir compte du fait qu il y aura des pénalités imposées pour faire de tels changements. Le montant varie en fonction de la ligne aérienne et de l itinéraire et ne sera subventionné par Biathlon Canada que dans des circonstances valables et incontournables. 12. Les frais de départ d aéroport qui ne sont pas inclus dans le tarif de vol seront remboursés par Biathlon Canada suite à la présentation de reçus et d une note de frais. Voyages en auto, en car ou en train 13. Véhicule personnel. Les individus peuvent choisir d utiliser un véhicule personnel pour les voyages dans le cadre de leurs activités de Biathlon Canada, si ce moyen de transport s avère plus économique qu un vol ou une voiture de location. Il faut prévoir une utilisation optimale du véhicule personnel et ce, par moyen d une charge de passagers appropriée (covoiturage de plus de deux personnes dans la mesure du possible). Pour protéger les obligations de Biathlon Canada, la police d assurance sur un véhicule personnel utilisé aux fins de voyages pour Biathlon Canada doit prévoir au moins 1 million de dollars en responsabilité civile vis-à-vis des tiers. Les voyages de ce genre seront remboursés à raison de $0,50 par kilomètre ou par la soumission de reçus d essence. Les trajets quotidiens entre la maison et le lieu de travail ne sont pas couverts par cette politique. 14. Taxis. On peut se servir d un taxi pour les courts voyages entre aéroport/gare ferroviaire/gare routière et les locaux de la réunion/de l événement, ou entre les terminaux susmentionnés et la résidence du voyageur. Biathlon Canada encourage les délégués et les membres du personnel à partager les taxis et les frais dans la mesure du possible. Pour les distances qui occasionneraient des frais de taxi démesurément élevés, il est recommandé de choisir d autres services de

3 navette ou une option de transport à taux forfaitaire. Les voyageurs peuvent utiliser leur véhicule personnel pour faire le trajet entre leur résidence et la destination, mais les frais de transport (kilométrage plus frais de stationnement, le cas échéant) ou le kilométrage pour embarquementdébarquement (deux fois le kilométrage en partance/de retour) ne devraient pas dépasser les frais indiqués pour un taxi. Les pourboires offerts au chauffeur de taxi ne sont pas des dépenses acceptables et sont la responsabilité entière du voyageur. 15. Voitures de location. Si l utilisation d une voiture de location est approuvée, le remboursement couvrira les frais de location et les reçus d essence. Le personnel de Biathlon Canada qui détient une carte d employé AMEX Or ou VISA Or est prié de louer la voiture sur la carte de crédit afin d économiser sur les frais supplémentaires d assurance. L assurance de carte de crédit couvre la valeur entière de la voiture contre les dommages éventuels, pourvu que le montant complet de la location soit réglé par la carte de crédit qui offre ladite assurance. Il est important de noter que, si l on utilise la couverture de voiture de location offerte par la carte de crédit, il faut refuser toute assurance proposée par le service de location, car cette dernière annulerait la politique de la carte de crédit. Dans la plupart des cas, le détenteur de carte de crédit (par exemple, vous avez une carte de crédit d entreprise, et votre nom y est indiqué) qui a un permis de conduire valable, est assuré pour conduire le véhicule, plus tout autre conducteur secondaire indiqué dans le contrat de location (note beaucoup de services de location de voiture exigent que le conducteur secondaire soit présent pour prendre la voiture, et que cette personne présente alors son permis de conduire valable). Parfois, selon les modalités de certaines cartes de crédit, les conducteurs secondaires ayant la permission du conducteur principal et détenant un permis de conduire valable sont assurés pour conduire la voiture même si leur nom n est pas indiqué dans le contrat de location. Ces modalités varient selon les différentes cartes, donc il faut vérifier avant de choisir quelle carte utiliser pour payer les frais de location. L assurance de voiture de location se limite à un véhicule à la fois et recouvre normalement la plupart des voitures particulières, incluant les voitures et les fourgonnettes (maximum de 7 personnes incluant le conducteur) et est valable à travers le monde entier. Si un employé ou un bénévole qui se charge de louer une voiture n a pas d assurance sur la carte de crédit qu il utilise pour louer la voiture, ou qu il préfère ne pas utiliser cette couverture, il est autorisé à acheter le forfait d accident/dommages offert par le service de location, pour la durée de la location. Biathlon Canada ne paiera pas une couverture en sus du forfait d accident/dommages (i.e. couverture de lésion corporelle), donc il est important que le locataire lise attentivement les modalités du forfait avant d encourir les frais. Biathlon Canada encourage les personnes à utiliser la couverture de carte de crédit si elles l ont, et dans le cas où cette couverture n existerait pas, il faudrait signaler ce fait au bureau national, bien à l avance, pour qu on puisse trouver le meilleur forfait possible avant d aller chercher la voiture de location. Veuillez prendre note que Biathlon Canada ne se tiendra aucunement responsable des contraventions reçues dans le cadre de l utilisation d une voiture de location. Hébergement 16. Personnel et bénévoles. La majorité des instances d hébergement pour le personnel et les bénévoles de Biathlon Canada relèvent des conférences et des réunions, et seront coordonnées par le Bureau national. Les principes qui régissent l hébergement, qu il s agisse de réservations faites par le Bureau national ou par les employés individuels, sont comme suit: a. Partage de chambres, à raison d un lit par personne, sauf dans le cas où il s avérerait impossible de coordonner les horaires ou les sexes. Si l on préfère une chambre individuelle, le bénévole sera tenu de payer la différence de coût qui relève du tarif de

4 chambre individuelle. Veuillez prendre note que le fait de demander une chambre individuelle a souvent des effets sur le coût d hébergement global, dépendamment du nombre total de participants et du total de chambres réservées par le groupe. b. Meilleur tarif, tarif de groupe ou tarif économique dans l hôtel en question. c. Hébergement entre la veille ou la nuit de la première réunion officielle jusqu à la veille de la dernière réunion officielle. On fera exception dans le cas où des voyages de départ ne seraient pas disponibles le jour de la dernière réunion. Dans un tel cas, l hébergement se prolongerait jusqu à ce que les dispositions de voyage de retour soient en place. 17. Équipe nationale. Normalement, le personnel de Biathlon Canada ou les entraîneurs de l équipe nationale se chargeront des dispositions d hébergement des athlètes et du personnel d équipe pour les voyages et les camps. Ils sont tenus de procurer un hébergement qui se conforme aux principes susmentionnés, tout en tenant compte de la commodité vis-à-vis du lieu de compétition ou d entraînement. Les options d hébergement peuvent inclure des maisons ou des condominiums à louer etc. Repas 18. Voyages nationaux Personnel et bénévoles. Pour le personnel et les bénévoles qui sont obligés de manger leurs repas au restaurant quand ils sont en voyage dans le cadre de leurs activités de Biathlon Canada au Canada, une allocation quotidienne de 45,00$ sera versée pour chaque journée entière du voyage. Quant aux journées partielles (i.e. quand le voyage commence ou prend fin à un moment intérimaire, ou dans le cas où certains repas seraient offerts sans frais à l individu), une allocation de repas s appliquera : a. Petit-déjeuner 10,00$; b. Déjeuner 12,00$; et c. Souper 23,00$ Les allocations de repas ne seront pas versées lorsqu un repas est offert durant un vol, une conférence, etc. Le personnel n a pas le droit d utiliser les cartes de crédit de Biathlon Canada pour payer les repas si l on demande une allocation quotidienne. Si l on encourt des frais de carte de crédit de l association pour un repas qui a été couvert par l allocation quotidienne, l employé sera obligé de rembourser le coût entier du repas payé par carte de crédit. 19. Voyages internationaux : personnel et bénévoles. Dans les pays étrangers, le coût d un repas de restaurant pourrait être bien plus cher qu au Canada. Conséquemment, les allocations susmentionnées seront versées en dollars américains quand la valeur du dollar américain est supérieure à celle du dollar canadien. 20. Voyages d équipe nationale. Pour les athlètes et le personnel d équipe durant les voyages et les camps, c est la responsabilité des entraîneurs d équipe nationale d établir les allocations équitables, économiques et appropriées pour les repas. Dans certains cas, des tarifs de repas inclus avec la chambre d hôtel pourraient être une option rentable. Dans d autres, s il y a une cuisine ou une cuisinette, la nourriture peut s acheter collectivement ou on pourrait offrir une

5 allocation à chaque personne pour la préparation de repas dans les lieux d hébergement, individuellement ou en groupe. 21. Boissons alcooliques. Biathlon Canada ne remboursera pas les coûts de boissons alcooliques consommées par ses membres qui voyagent sur un plan d allocation coût réel. En revanche, les individus qui reçoivent une allocation par repas ou une allocation quotidienne peuvent opter de dépenser cette allocation comme ils veulent. 22. Réception. À la discrétion de la Directrice générale ou du Président, le coût du vin ou de la bière, en quantités limitées (i.e. une boisson avant le souper, une boisson avec le souper) pourrait être couvert par Biathlon Canada dans le cadre d un repas de groupe durant chaque réunion du Conseil d administration, chaque assemblée de personnel ou chaque réunion de planification de Groupe de travail. Cette dépense est justifiable vu le temps et l effort considérables contribués par ces individus, sans compensation. Frais accessoires 23. Aucune allocation quotidienne ne sera attribuée aux frais accessoires et aux charges diverses (par exemple appels téléphoniques, journaux, buanderie, pourboires) encourus durant des voyages dans le cadre des activités de Biathlon Canada. Aucune récompense n est prévue pour les appels interurbains de nature personnelle. Bagages 24. Quand vous voyagez pour Biathlon Canada, planifiez bien le contenu de vos valises pour réduire au minimum le poids et le volume afin de respecter les limites particulières imposées par la ligne aérienne. Biathlon Canada couvrira les frais pour le premier bagage enregistré qui n est ni surdimensionné ni en surpoids. Les bagages personnels (incluant vos skis, vos bâtons et votre carabine) font partie de votre allocation personnelle et tous frais d excédent de bagages sont à payer par vous personnellement. Des exceptions seront faites pour l équipement de l équipe et pour le personnel d équipe qui voyage en tournée dans le cadre du Programme de l équipe nationale. Tous les bénévoles et athlètes sanctionnés sont responsables des frais d excédent de bagages. Vols nationaux et internationaux : Tous les voyageurs devraient vérifier les règles courantes de la ligne aérienne applicable pour s informer sur les frais de bagages, les frais de bagages surdimensionnés ou en surpoids, ou les frais d équipement spécial qui pourraient être imputés par la ligne aérienne, incluant mais sans en être limité à les sacs de skis, les carabines et les munitions. Bagages à main : Le voyager devrait se reporter au site web de la ligne aérienne applicable pour confirmer les limites relatives aux bagages à main Munitions : les passagers qui apportent en voyage une arme à feu ou des munitions doivent déclarer ces articles au moment de l enregistrement, et il faut compléter un formulaire de déclaration. Les munitions doivent être rangées dans les bagages enregistrés, toujours dans leur emballage original, et le tout dans un récipient particulier et sûr, et ce dernier doit être bien calé, entouré de vêtements pour réduire les chocs. Il y a une limite de munitions, soit 5kg (11lb) par passager. Règles internationales sur les armes à feu et les munitions : tous les athlètes, entraîneurs et personnel d équipe qui voyagent en tournée officielle d équipe nationale seront obligés de

6 préciser certaines informations ou de remplir des formulaires de voyage international. Chaque personne, selon le cas, sera munie des permis nécessaires pour le transport d armes à feu et/ou de munitions dans le pays où elle voyagera. C est la responsabilité du voyageur ou de la voyageuse de s assurer d avoir cette documentation sur sa personne en tout temps, pour respecter les lois et les règles du pays dans lequel il ou elle voyage. Certaines lignes aériennes sont indulgentes envers les équipes nationales et acceptent l excédent de bagages sans imposer de frais supplémentaires. Ne manquez pas de passer à l enregistrement bien à l avance et de faire preuve de politesse ; souvent, cela fait toute la différence en ce qui concerne l imposition de frais d excédent de bagages. Mais soyez préparé : la ligne aérienne a tous les droits d imposer ces frais. Le Bureau national indiquera à la ligne aérienne qu une de ses équipes voyage et demandera une "dispensation spéciale, si possible". Cependant, on ne peut trop insister sur le fait que votre arrivée prompte à l aéroport et votre attitude polie sont des facteurs importants pour améliorer vos chances que le personnel de la ligne aérienne dispense des frais d excédent de bagages. Notes de frais 25. Pour les demandes de remboursement approuvées, les notes de frais peuvent être soumises au Bureau national (à l attention de la Directrice générale) pour remboursement via la fiche de frais de Biathlon Canada (Annexe A), accompagnées de reçus, le cas échéant. La fiche est disponible sous forme électronique via la Directrice générale ou ci-jointe en Annexe A. Les demandes de remboursement doivent être soumises dans les meilleurs délais à la Directrice générale après la complétion des voyages. Les athlètes d équipe nationale qui ont fait des achats approuvés par le personnel d entraînement d équipe ou en tournée durant des journées sans le personnel d entraînement d équipe, peuvent soumettre les reçus au membre applicable du personnel d entraînement. Si le montant demandé est trop grand pour un remboursement direct et immédiat de la part de l entraîneur, les reçus doivent être acheminés au Bureau national pour le remboursement.

7 ANNEXE A FICHE DE REMBOURSEMENT DE DÉPENSES BIATHLON CANADA Veuillez acheminer cette fiche à : Biathlon Canada, # Riverside Dr., Ottawa, ON, K1H 7X3 À verser à : Référence : Adresse pour poster le chèque : Date : CATÉGORIE DE DÉPENSE MONTANT CODE DE COMPTE FRAIS DE VOL TRAIN / TAXI / BUS VÉHICULE PERSONNEL De : À : km x $0.50 = HOTEL Nombre de nuits REPAS Journées complètes x 45,00$ = Petit-déjeuner x10,00$ = Déjeuner x12,00$ = Souper x 23,00$ = Soustrayez les repas payés par Biathlon Canada AUTRES DÉPENSES TOTAL $ Les reçus originaux sont à soumettre obligatoirement pour toutes les dépenses sauf les repas et le millage. Seuls les reçus de carte de crédit avec facture/reçu original y joint sont acceptables. Les demandes de remboursement de millage seront remboursées jusqu au tarif de vol en classe économique. Signature de demandeur/demandeuse et date Approbation et date

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