Avantages en nature et frais professionnels

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1 Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels Dernière révision le 08/01/2008

2 Sommaire Définitions...4 Les avantages en nature... 4 Les frais professionnels :... 4 Les avantages en nature...4 Nourriture... 4 Véhicule... 5 Logement... 5 Outils issus des NTIC... 5 Autres avantages... 6 Régime CSG-RDS des avantages en nature...6 Déclaration annuelle des avantages en nature...7 Si vous pratiquez la DADS-U... 7 Si vous pratiquez la TDS... 8 Les frais professionnels...8 Frais de nourriture... 9 Primes de panier... 9 Frais de véhicule... 9 Indemnité de grand déplacement... 9 Frais liés au télétravail et à l utilisation des NTIC Déduction Régime CSG-CRDS des frais professionnels Déclaration annuelle des frais professionnels...11 Si vous pratiquez la DADS-U Si vous pratiquez la TDS Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 2/12

3 Suivi de la notice juillet 2003 Création de la notice 12 février 2007 Nouvelles valeurs pour janvier 2008 Nouvelles valeurs pour rajout infos pour la DADS-U. Toutes pages Toutes pages Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 3/12

4 Cette notice permet de faire la distinction entre les avantages en nature et les frais professionnels. Elle rappelle les définitions et les fonctionnalités de leur mise en place sur le bulletin de paie, suite aux nouvelles directives ministérielles parues au cours de l année Définitions Les avantages en nature L avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d un bien ou service, permettant au salarié de faire l économie de frais qu il aurait dû normalement supporter. Il constitue un élément de rémunération soumis à cotisations. Les frais professionnels : Ils correspondent à des charges à caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l emploi d un salarié et supportées par celui-ci au titre de l accomplissement de ses missions. Ces frais sont exclus de l assiette des cotisations dans certaines limites et conditions. Les avantages en nature Cet avantage est évalué d après la valeur réelle, ou forfaitairement. Il peut être de différentes natures. Nourriture L avantage en nature nourriture est évalué forfaitairement pour le calcul des cotisations sociales. Ce forfait est réévalué chaque année au 1 er janvier. Le taux de revalorisation pour 2008 est de 1,6 % pour le forfait par journée, avec arrondi à la dizaine de centimes d euro la plus proche ; le forfait par repas s élève à la moitié de cette somme. L évaluation pour 2008 s établit à 8,50 euros par journée et à 4,25 euros par repas. L évaluation est différente pour le secteur des hôtels, cafés et restaurants (HCR) ; elle est fixée à 2 fois le minimum garantie par journée et à 1 fois le minimum garantie par repas, soit 6,42 euros par journée et 3,21 euros par repas depuis le 1 er juillet Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 4/12

5 Véhicule L utilisation privée d un véhicule mis à la disposition d un salarié de façon permanente, constitue un avantage en nature. L employeur peut opter pour l un des deux modes d évaluation : - le forfait annuel - ou les dépenses réelles. FORFAIT ANNUEL L employeur ne prend pas en charge le carburant FORFAIT ANNUEL L employeur prend en charge le carburant DEPENSES REELLES Le tableau suivant présente l évaluation de la valeur de l avantage accordé. Moins de 5 ans 9 % du coût d achat 12 % du coût d achat - 20 % du coût d achat - l assurance - les frais d entretien - le cas échéant, le carburant Véhicule acheté Plus de 5 ans 6 % du coût d achat 9 % du coût d achat - 10 % du coût d achat - l assurance - les frais d entretien - le cas échéant, le carburant Véhicule en location ou en location avec option d achat 30 % du coût global annuel (location, entretien, assurance) 40 % du coût global annuel (location, entretien, assurance, carburant) - coût global annuel de la location - l assurance - les frais d entretien - le cas échéant, le carburant Pour évaluer l avantage en nature selon les dépenses réelles : Résultat obtenu x nombre de km parcourus annuellement* à titre privé Total des km parcourus par le véhicule annuellement * ou pendant la durée de mise à disposition en cours d année Logement Lorsque l employeur fournit le logement à son salarié, cet avantage est fixé sur la base d une évaluation forfaitaire mensuelle selon un barème intégrant les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage). Option : l employeur peut également estimer l avantage d après la valeur locative foncière réelle. Les avantages accessoires sont évalués d après leur valeur réelle. Remarque : la mise en place de cet avantage dans Pégase 3, est précisée dans une notice intitulée : «Avantage nature logement». Outils issus des NTIC (NTIC = Nouvelles technologies de l information et de la communication) L usage privé de ces outils (la téléphonie mobile, les micro-ordinateurs, les progiciels, Internet), mis à disposition du salarié de façon permanente par l employeur, constitue un avantage en nature. Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 5/12

6 Cet avantage est évalué selon le choix de l employeur : - soit sur la base d un forfait annuel correspondant à 10% du prix d achat (ou de l abonnement TTC). - soit sur la base des dépenses réelles. Autres avantages Les avantages autres que ceux mentionnés précédemment, sont déterminés dans tous les cas d après leur valeur réelle. NB : les montants forfaitaires des avantages indiqués ci-dessus, constituent des évaluations minimales qui sont susceptibles d être remplacées par des montants supérieurs d un commun accord entre salarié et employeur (ou convention collective, ou accord). Régime CSG-RDS des avantages en nature La contribution est assise sur tous les avantages en nature. (art L CSS). Exemple: cas d un salarié à qui l employeur fournit gratuitement un repas par jour (du lundi au vendredi), soit 23 repas pour le mois d avril Les 23 repas sont valorisés au montant fixé par l arrêté du 10 décembre 2002, soit 4.00 euros l unité à l époque. Explications du calcul : Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 6/12

7 - Rubrique 1800 Avantages nourriture 23 repas à 4 euros (valeur en vigueur en avril 2003), soit un total de euros. - Rubriques 8400 et 8550 de CSG et de RDS la base correspond au brut soumis abattu de 5 %, soit ( ) x 95 % = euros. (Attention, l abattement de l assiette de CSG est passé de 5 à 3 % au 1 er janvier 2005). - Rubrique 9500 Reprise du montant des avantages nourriture pour un montant égal à la somme brute : euros. Déclaration annuelle des avantages en nature Si vous pratiquez la DADS-U Il est important de préciser la catégorie de l avantage en nature, dans la page Options onglet DADS-U sous onglet Général (suite), dans la gestion des rubriques. Cette catégorie doit être précisée dans les rubriques du brut. C est pourquoi, dans le brut, il est nécessaire de créer autant de rubriques d avantages en nature, que de catégories à distinguer dans la DADS-U. Les catégories d avantages retenues par la DADS-U sont celles décrites cidessus : - nourriture ; - véhicule ; - logement ; - Outils issus des NTIC ; - Autres avantages Remarque : la rubrique de reprise d avantage en nature, située en pied de bulletin, peut être unique. Dans ce cas, dans la catégorie de cette rubrique, préciser : «Reprise AN». Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 7/12

8 Une question revient fréquemment à l assistance téléphonique : les avantages en nature sont bien paramétrés dans le logiciel, mais leur montant ne ressort pas dans la DADS-U. Pourquoi? En fait, lorsque la reprise est égale au montant brut de l'avantage en nature, le montant de l'avantage (segment S41.G ) et le type de l'avantage (segments S41.G à S41.G ou S41.G ) ne doivent pas être déclarés. Il s agit d une consigne de la norme DADS-U. Pour plus de précisions concernant la déclaration des avantages en nature dans la DADS-U, nous vous invitons à vous reporté à la notice «Pégase 3 DADS-U Avantages en nature» disponible sur le site Internet privé ou sur le CD du logiciel. Si vous pratiquez la TDS La TDS est encore admise si votre société n est pas assujettie à l URSSAF mais à d autres organismes de recouvrement, comme par exemple, la MSA. La valeur brute annuelle de l avantage en nature, est déclarée dans le fichier TDS, au niveau de l enregistrement 200 (Ligne salarié), en zone 105 Positions 455 à 461. La nature de l avantage (nourriture, logement voiture ou autre) doit être précisée dans ce même enregistrement 200, dans les zones 107 à 110 Positions 462 à 465. Enfin, la reprise annuelle, située en pied de bulletin, est également déclarée dans cet enregistrement 200 sous l appellation Retenue sur salaire, dans la zone 112 Positions 467 à 472. La déclaration des valeurs de ces rubriques dans TDS, s effectue en fonction du paramétrage mis en place dans la fiche identité des rubriques concernées, et notamment au niveau de la page Options. Les frais professionnels Ce remboursement est évalué d après la valeur réelle ou forfaitairement. Il peut être de différentes natures. Ils correspondent à des charges à caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l emploi d un salarié, et supportées par celui-ci au titre de l accomplissement de ses missions. Ces frais sont exclus de l assiette des cotisations dans certaines limites et conditions. L indemnisation des frais professionnels est effectuée : - soit par le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur fourniture de justificatifs ; - soit dans certains cas, par le versement d allocations forfaitaires. Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 8/12

9 Frais de nourriture Les frais de nourriture indemnisés sur la base d allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations dans les limites du tableau ci-dessous (valeurs en vigueur au 1 er janvier 2008). Situation admises Maximum déductible Restauration sur le lieu de travail (1) 5.50 Repas ou restauration hors des locaux de l entreprise (2) 8.00 Repas au restaurant lors d un déplacement professionnel (1) Travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit. (2) Dès lors qu il n est pas démontré que les circonstances ou les usages obligent le salarié à prendre son repas au restaurant. exemple : salarié occupé sur un chantier. Primes de panier Les primes de panier versées au salarié (lorsque le repas n est pas pris au restaurant) sont assimilées à des indemnités de restauration sur le lieu de travail, l employeur est donc autorisé à déduire l indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration dans la limite de 5.50 par repas. (En déplacement, hors des locaux de l entreprise, déduction dans la limite de 8.00 ). Valeurs en vigueur au 1 er janvier Frais de véhicule Lorsque le salarié est contraint d utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques. Pour plus d informations, nous vous invitons à vous reporter à la notice «Pégase 3 Indemnité kilométrique». Indemnité de grand déplacement Ces indemnités sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture, logement et petit déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, en raison d un déplacement professionnel, lorsque : - la distance qui sépare son lieu de travail de sa résidence est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller) ; - et les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins d 1H30. Les indemnités de grand déplacement, ne sont pas soumises à cotisations dans les limites de (valeurs en vigueur au 1 er janvier 2008) : Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 9/12

10 Grand déplacement Maximum déductible Pour les 3 premiers mois du 4 e au 24 e mois du 25 e au 72 e mois Par repas Logement et petit déjeuner (départements : ) Logement et petit déjeuner (autres départements de la métropole) * Sous réserve de la non application d une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Exemple : un salarié en déplacement durant 3 jours à Paris (2 repas chaque jour et 3 nuits d hôtels) reçoit des indemnités forfaitaires égales aux limites d exonération, soit : (16.40 euros x 2) euros = euros par jour, soit x 3 = euros pour les 3 jours. Frais liés au télétravail et à l utilisation des NTIC (NTIC = Nouvelles technologies de l information et de la communication) L indemnisation de ces frais n est pas soumise à cotisations lorsque l employeur justifie de la réalité des dépenses professionnelles engagées par le salarié. Déduction Certains salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP ) bénéficient en matière sociale, d une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (abattement pour frais professionnels), de 10, 25, 30 %. Son montant est limité à 7600 par an et par salarié. Cet abattement s applique sur les assiettes de cotisation (tenant compte le cas échéant, des indemnités de remboursement de frais professionnels), à condition que le salarié ou ses représentants, ne le refusent pas expressément. Pour plus d informations sur ce point, nous vous invitons à consulter la notice «Pégase 3 Abattement et minimum Smic». Régime CSG-CRDS des frais professionnels Les dépenses engagées par l entreprise au titre des frais professionnels et des frais d entreprise, ne doivent pas être intégrées dans l assiette des contributions CSG et RDS, et ce, dans les mêmes limites que lors du calcul des cotisations sociales. Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 10/12

11 Déclaration annuelle des frais professionnels Si vous pratiquez la DADS-U Dans la DADS-U, le montant des frais professionnels se déclare au niveau des structures S41.G à S41.G en fonction de la catégorie des frais déclarés. En détail, les structures sont renseignées comme suit : - Le montant des frais professionnels est renseigné dans la structure S41.G ; - Lorsque le montant des frais est négatif, on utilise la structure S41.G pour indiquer le code «N». En cas de frais positifs, cette structure n existe pas. - Lorsque les frais correspondent à une allocation forfaitaires, le code «F» doit être précisé dans la structure S41.G ; - Lorsque les frais correspondent à un remboursement de frais réels (avec justification de la dépense par le salarié : note de frais, ), le code «R» doit être précisé dans la structure S41.G ; - Lorsque les frais correspondent à des frais pris en charge directement par l employeur, sans avance du salarié), le code «P» doit être précisé dans la structure S41.G ; - Lorsque les frais correspondent à un remboursement de dépenses n ayant pas le caractère de frais professionnels, le code «D» doit être précisé dans la structure S41.G Au niveau de la rubrique de remboursement de frais, il faut préciser la catégorie de frais qu elle concerne parmi les choix ci-dessus référencés par la DADS-U. Cette catégorie se renseigne dans la page Options onglet DADS-U sous onglet Général (suite), des rubriques concernées. Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 11/12

12 Dans cette zone, il convient de renseigner le type de frais professionnels correspondant à la rubrique (ici, la 8820) pour qualifier le montant des frais professionnels dans la DADS-U. Si vous pratiquez la TDS La TDS est encore admise si votre société n est pas assujettie à l URSSAF mais à d autres organismes de recouvrement, comme par exemple, la MSA. La valeur du remboursement des frais professionnels (partie exonérée et partie au delà de la limite d exonération), est déclarée dans le fichier TDS, au niveau de l enregistrement 200 (Ligne salarié), en zone 117 Positions 474 à Les modalités de remboursement (allocations forfaitaires, remboursements réels, Prise en charge directe par l employeur, et le remboursement de dépenses n ayant pas le caractère de frais professionnels) doivent être précisées dans ce même enregistrement 200, dans les zones 119 à 122 Positions 481 à 484. La déclaration des valeurs de ces rubriques dans TDS, s effectue en fonction du paramétrage mis en place dans la fiche identité des rubriques concernées, et notamment au niveau de la page Options. Sources : Arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 Circulaires ministérielles des 06 et 07 janvier 2003 Instruction de l administration du «Feuillet rapide social Francis Lefebvre» n 9 pour 2004 Guide permanent Bulletin d actualisation No132 du pour actualisation des valeurs au 1 er janvier Pégase 3 Avantages en nature et frais professionnels 12/12

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