Communication et Management des Equipes Pharmaceutiques GESTION DE PROJET

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1 Communication et Management des Equipes Pharmaceutiques GESTION DE PROJET HOPIPHARM 2014 Philippe GASPARAC PG Consulting Exécutive Coaching et Formation en Entreprise 1

2 Gestion de Projet?

3

4 4 TAILLE TAILLE F A I B L E F A I B L E I M P O R T A N T I M P O R T A N T ENJEU ENJEU LIVRABLE LIVRABLE COMPLEXITE COMPLEXITE INNOVATION INNOVATION AUTONOMIE AUTONOMIE EQUIPE EQUIPE Profil de Projet Profil de Projet

5 Le paradoxe de la gestion de projet En fin de projet, on sait ce qu il aurait fallu faire, mais c est trop tard En début de projet, on a de la marge de manœuvre, mais on manque des connaissances pour prendre les bonnes décisions D'après Christophe Midler

6 En conséquence, savoir réfléchir à son Projet

7 En conséquence, savoir réfléchir à son Projet Qui - Who? Qui impliquer? Quoi - What? Actions à effectuer Où - Where? Périmètre impacté par le projet Quand - When? Planification des opérations Comment - How? Moyens, méthodes, Combien - How? Combien de temps Pourquoi - Why? Cause Pour quoi? Finalité Méthode CQQCOQP Origine Cette méthode a été fondé par Quintilien, espagnol sous l'empire romain du Ier siècle apr. J.-C. Elle a donc plus de 2000 ans...

8 Exemple : Projet «Elaboration Fiche de Poste» 8

9 1 er Critère re de motivation 9

10 En conséquence, savoir réfléchir à son Projet Points Forts liés au Projet Inconvénients Quelles opportunités..? Quels sont les risques?

11 En conséquence, savoir réflr fléchir àson Projet ( S.W.O.T ) Strengths Weaknesses Opportunities Threats 11

12 Décomposer les tâches : WBS Work Breakdown Structure A partir d une tâche globale, on va décomposer cette tâche globale en sous-tâche Chaque sous-partie constitue un lot de travail Il convient de faire un découpage ni : - trop globale : risque d oubli - trop détaillé : «usine à gaz» 12

13 Décomposer les tâches : WBS Work Breakdown Structure Projet : Fiche de Poste 1 Janvier Février Mars Avril Réunion Cadrage Validation Management 1.1 de Travail CQQCOQP Présentation Plan de mobilisation Instances Plan de Communication Indicateurs de réussite RH Cadres de Santé Comité de pilotage Critères d évaluation Préparation Conduite d Entretien Professionnel Entretiens Individuels

14 14 Définir les rôles et responsabilités des acteurs d'un projet

15 Définir les rôles et responsabilités des acteurs d'un projet RACI est un outil simple représenté sous forme d'un tableau. Il liste l'ensemble des participants d'un projet et leurs responsabilités. La matrice RACI donne une vision claire de qui fait quoi dans le projet 15

16 Définir les rôles et responsabilités des acteurs d'un projet L'acronyme RACI signifie : R : Responsible A : Accountable ( CHEF DE PROJET ) C : Consulted I : Informed 16

17 Fiche de Poste ( exemple Pharmacien Assistant )

18 D esc rip ti on d e la de rni ère évo lu ti on : <N E P AS MO DIF IER > <NE PAS M ODI FIER> <NE PAS MOD IFIE R> N om( s) et <NE PAS M ODI FIER> <NE PAS MODI FIER > f oncti on(s) 1 Intitulé de la fonction avec Nom et Prénom N om Pré nom Ph armacie n assi sta nt en sect eur ou act ivi té et préci ser si tem ps par ti el 2 Service d'affectation et liens hiérarchiques 2.1 Serv ice s d'affe cta tion P ôl e P harmaci e Secteur (voi r organi gram m e) 2.2 Lie ns hié ra rchiques Pha rma cien C hef de Pô le Pha rma cien P H respo nsab le de sect eur ou act ivit é (N +1 ) A aut orit é hi érarchi que sur le s i nt ernes et l es ext ernes en p harmaci e de. A aut orit é f onct io nnel le su rl 'ens emble d u p ersonn el de 2.3 Lie ns fonc tionne ls Pha rma cien s d u pôl e Ca dre s upéri eur d e sant é de pôl e Re spons abl e q ual it é Ca dres de sant é Lie ns ext ernes?.. Exemple Fiche de Poste D ate <NE PA S M OD IFI ER> <N E P AS MO DIF IER > S ommai re 1 I nti t ulé d e l a fo nct ion a vec No met Préno m Se rv ice d' af fe cta ti on et l ie ns hié ra rc hiq ues S ervice s d 'af f ect at ion Li ens hi érarchi que s Li ens f onct i onne ls D ipl ômes et format io ns A cqui s A p ré voir Miss ion (s )gén érale (s ) Ac ti vit és pri ncip ale s Miss ion s s péci fi que s R espon sabi li t és NB : Act ivi t és pol aires, marchés, aut res (é vent uel le me nt ) El les son t à in tég re rda ns les pa ra graphe s p ré céde nts qu and el le s e xist en t en f onct io n d e leu ri mp orta nce : L a ssist an t a de réel les act i vit és régul iè re s s ur l e pôl e d e ré fé re nce de son P H (missi on gén érale + d éta il d es act ivi té s)ou bi en de f açon p onct uel le a ssure-t-i l l in téri m (miss ion s s péci fi que s)? L a d émarche es t la même pour les marché s : soi t l assi st ant p arti cip e syst émat iqu ement au marché Missi on pri ncip ale, soi t de f aço n ponct ue l e, i l part ici pe à un marché spé cif iq ue

19 Comment appliquer une méthodologie de conduite de projets Avec une prise en compte spécifique de la dimension humaine

20 La prise en compte spécifique de la dimension humaine

21 La courbe de deuil en 7 Etapes Inspirée e des travaux d Elizabeth d KüblerK bler-ross Elaborer une fiche de poste Annonce du changement Changement partagé par tous Adhésion autour de la une fiche de poste Changement opéré Déni Anxiété Acceptation Colère Changement imposé Résignation Marchandage Désespoir

22 22

23 La stratégie du projet latéral Olivier d Herbemont et Bruno César 23 Carte socio-dynamique

24 Carte socio-dynamique 24

25 Plan de mobilisation 25

26 Plan de mobilisation 26

27 Plan de mobilisation 27

28 Plan de mobilisation 28

29 Plan de mobilisation Acteurs ou groupe d acteurs DIRECTION Intérêts pour le projet Préciser les missions de chacun notamment en cas de conflits Statuer sur la permanence pharmaceutique Freins à l égard du projet Rester dans l implicite est peut-être moins risqué Plan d action spécifique CME Fait partie de ses prérogatives Communication 29

30 Plan de communication

31 L ENTONNOIR DE COMMUNICATION TOUT CE QUE JE VOUDRAIS DIRE 100 % TOUT CE QUE JE SAIS DIRE TOUT CE QUE JE DIS TOUT CE QU ILS ENTENDENT TOUT CE QU ILS ECOUTENT ILS COMPRENNENT ACCEPTENT RETIENNENT 15 % TOUT CE QU ILS RISQUENT DE RETRANSMETTRE

32 Plan de communication: Ex : Fiche de Poste Acteurs cible Finalité Messages clés Objections potentielles Support Fréquence Critères d évaluation Pharmacien Adjoint 32

33 Gestion de Projet : En synthèse se

34

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