Guide de l'utilisateur

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1 Haute école pédagogique Qualité Avenue de Cour 33 CH 1014 Lausanne Base de données : Gestion des dossiers Guide de l'utilisateur Version du guide : 4 Document : 22 juillet 2013 Responsable projet : Jan-Olof Strinning Formation et aide aux utilisateurs Suite à la migration de la base sur FileMaker Pro 11 et apport d améliorations Note : Par mesure de simplification, ce document utilise invariablement le masculin et le féminin

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3 24 juillet 2013 p. 3/39 Table des matières Page 1! INTRODUCTION 4! 1.1! Nouveautés 4! 1.2! Première utilisation 5! 1.3! Accès à la base 6! 1.4! Organisation générale de la base de données 7! 2! LA GESTION DES DOSSIERS 8! 2.1! L interface utilisateur 9! 2.2! Constitution d un nouveau dossier 13! 2.2.1! Zone Bleue 14! 2.2.2! Zone Jaune 14! 2.2.3! Zone verte 15! 2.2.4! Zone violette 15! 2.2.5! Zone orange 16! 2.2.6! Protection des fiches 17! 2.3! Impression d étiquettes 17! 2.4! Fin d utilisation d un dossier 20! 3! LA RECHERCHE DES DOSSIERS 21! 3.1! La recherche simple 21! 3.2! La recherche avancée 22! 3.2.1! Interface de recherche 22! 3.2.2! Interface de résultats 25! 4! LA CREATION DE LISTES 27! 5! LE PLAN DE CLASSEMENT 28! 5.1! Exemple de recherche dans le plan de classement 31! 5.2! Contrôle des cotes 31! 5.3! Impression du plan de classement 32! 6! GLOSSAIRE 33! Annexes : exemples d'impression de listes

4 24 juillet 2013 p. 4/39 1 Introduction Le présent document a pour objectif de vous guider dans l utilisation de la base de données de la gestion des dossiers à la HEP. Cette base de données est l outil principal dans la démarche visant à référencer l ensemble des dossiers de l institution d une façon régulière et organisée qui s inscrit dans les buts généraux d amélioration de la qualité des prestations de l institution. Son utilisation est vivement recommandée de manière extensive et transversale, dès la création d un dossier, puis pendant les événements majeurs de sa vie (compilations, versement aux archives intermédiaires, versement aux archives définitives, élimination). Elle est utilisée par l ensemble des entités/unités de manière homogène, et ce en général, par l intermédiaire des secrétariats. 1.1 Nouveautés (Version v2.0 fin juillet 2013) Corrections de bugs mineurs - Bouton Activer contrôle correctement les champs liés à la conservation - Le menu Recherche avancée ne risque plus d écraser involontairement des données - Le tri de certainement listes (Impression) est corrigé Améliorations et nouvelles fonctionnalités - Migration vers une version FileMaker Pro récente (11) - Possibilité d accéder aux données sur internet : lecture (consultation) des fiches, affichage en liste avancée, impression de certains formats d étiquette courante une à une. - Bulle d aide pour tous les champs et boutons - Recherche par mots-clés directement dans le menu Saisie/Consultation - Sélection (mémorisation de fiches) avancée pour travaux groupés - Possibilité de verrouiller des fiches, par exemple pour les dossiers qui ne sont plus en cours d utilisation - Protection des fiches dont l utilisateur actuel n est pas «responsable» (créateur ou dernier modificateur) - Fonction Consultation mieux contrôlée, ajout du champs Identification de l étudiant, numéro de fantôme et sorite définitive - Nouvelles listes récapitulatives statistiques par créateur, par cote, par locaux, ainsi que liste des consultations

5 24 juillet 2013 p. 5/ Première utilisation Pour pouvoir accéder à la base de données la première fois, il faut effectuer la procédure suivante : 1. Lancer l'application Filemaker Pro (Application ou Dock ) 2. Dans le menu fichier, cliquer sur «Ouvrir à distance» 3. Sélectionner l'adresse du serveur «db1.hepl.ch» (adresse sous réserve) 4. Puis «Gestion des dossiers» ( 1 ) Adresse Hôte ( 2 ) «Gestion des dossiers»

6 24 juillet 2013 p. 6/ Accès à la base Une fois la manipulation de première utilisation effectuée, l accès subséquent passe plus simplement par le menu fichier (de l application FileMaker), cliquer sur Ouvrir fichiers récents > Gestion des dossiers. Le service informatique gère les accès à la base de données. Utiliser le nom et le mot de passe de base du collaborateur HEP. Nous avons défini quatre types d accès avec des droits d intervention et d utilisation différents, décrits ci-dessous dans le tableau : Profil type Création et modification des modèles. Verrouillage fiches Création et modification des fiches Modification des fiches d un autre utilisateur Recherche, affichage et impression des étiquettes Impression des listes Administrateur «ged-admin»!!!!! Collaborateur «ged-collab» -!!!! Utilisateur «ged-user» -! -! - Lecteur «ged-reader» - - -! -

7 24 juillet 2013 p. 7/39 La même base de donnée est accessible via un navigateur Web en utilisant l adresse suivante : «services.hepl.ch». Ce mode d accès est néanmoins limité à une consultation simplifiée des fiches. Il est possible d effectuer une impression unitaire d étiquettes. Ni la modification des fiches, ni l impression de listes et bordereau n est possible. Ce guide donne des indications en utilisant la mention «Web». A l ouverture de la base, le menu Classement des dossiers (Consultation sous Web) est affiché. Un panneau à onglet gris est disponible en entête. Cliquer sur Information : Le contenu de cet onglet informe sur la version, le type d application (cs = client FileMaker, web = accès sous internet), les droits d accès, un sommaire statistique (ml = mètre linéaire), enfin le bouton permet de télécharger ce Guide utilisateurs. Lorsqu une action (création ou modification d une fiche) est effectuée sur la base de donnée, celle-ci identifie le profil de l ordinateur de l utilisateur et indique le nom d utilisateur et la date de modification dans les champs en bas de ce menu : Exemple d identification 1.4 Organisation générale de la base de données La base de données est composée de 3 fichiers/interfaces différents : 1. Classement : fichier principal et modifiable par l utilisateur 2. Plan : fichier modifiable par l administrateur seulement 3. Fond : fichier non accessible (vérifier avec PS) Ce document guide l utilisateur dans les fonctions du fichier principal «Classement».

8 24 juillet 2013 p. 8/39 2 La Gestion des dossiers La base de données sert d outil de référencement intellectuel et matériel de tous les dossiers jugés utiles et indispensables à la bonne marche des activités de l institution. Elle permet d identifier les dossiers et leur contenu tout au long de leur cycle de vie, de les classer, de les conserver et de les retrouver. Le référencement intellectuel de chaque dossier se fait par la création d une fiche dans la base de données contenant toutes les métadonnées indispensables au suivi du dossier (en vert sur le schéma). Le référencement matériel du dossier est réalisé avec une étiquette, produite par la base de données à l aide des métadonnées entrées et contenant toutes les informations importantes à la gestion du dossier, que l on posera sur le dossier luimême. Au stade actuel du projet, la systématique considère uniquement le niveau dossier et non pièce ou document. Cet outil va également permettre aux Archives cantonales vaudoises (ACV) de prendre des décisions quant à leur versement pour documenter l histoire de l institution (5 à 10% des documents initiaux) ou à leur élimination définitive (les 90 à 95% restant). Pour que le processus soit réalisé au mieux, il est donc important de bien renseigner les fiches de la base de données.

9 24 juillet 2013 p. 9/39 A noter que celles-ci ne sont pas inflexibles et que les compléments ou modifications qui surviennent au cours de la vie du dossier peuvent être ajoutés. La référence officielle du dossier reste la fiche sur la base de données et non l étiquette sur le dossier. Ce guide utilise le mot fiche pour indique un enregistrement dans FileMaker. 2.1 L interface utilisateur A l ouverture de la base de donnée, l écran de saisie des dossiers s ouvre automatiquement et présente la dernière fiche crée (attention à ne pas modifier celleci), celui-ci se sépare en deux parties (la barre des menus en bleu foncé et l espace de saisie en bleu clair) : L espace de saisie est séparé en 5 zones identifiées par leur couleur : 1. La zone Bleue : représente les informations concernant la cote du Plan de classement à laquelle se rattache le dossier. 2. La zone Jaune : identifie le contenu du dossier et les informations concernant l étiquette. 3. La zone Verte : informations concernant l utilisation courante du dossier. 4. La zone Violette : identifie les dates d utilisation et de conservation du dossier, le lieu de stockage des documents ainsi que le traitement archivistique à appliquer au dossier selon la règle de conservation proposée par le Plan de classement. 5. La zone Orange: zone de remarques et notes éventuelles.

10 24 juillet 2013 p. 10/39 Pour une description plus détaillée des zones voir le chapitre «2.2 Établissement d un nouveau dossier». Les différents boutons d action sont également différenciés par type d action. Les actions de recherche : Les méthodes de recherche sont plus détaillées dans le chapitre consacré à celle-ci. Mode recherche = Commutation de mode (fonction de base de FileMaker) Modifier recherche = Affine la recherche (fonction de base de FileMaker) Recherche avancée = Accède à un mode/menu de recherche plus complet Liste R avancée = Présente les fiches suite à la dernière recherche (sous forme de liste) En mode Web, le fonctionnement est un peu différent. Il faut utiliser le bouton Mode recherche, puis le bouton Rechercher. La recherche avancée n existe pas. Action de sélection ou navigation : Tous le enreg. = Rétabli l affichage de toutes les fiches disponibles dans la base de donnée (suite à une recherche) Isoler cette enreg. = Seule la fiche affichée est recherchée (par exemple : pour assurer, lors de l impression, que seul la fiche active soit imprimée) Carré de sélection = marque (mémorise) que la fiche est active en vue d une opération particulière. Le carré vide permet de désélectionner Effacer = Décoche toutes les fiches précédemment sélectionnées Chercher = Recherche toutes les fiches sélectionnées (selon la liste des n de dossier à gauche du bouton

11 24 juillet 2013 p. 11/39 Mémoriser les trouvés = Efface la liste et crée une liste de sélection selon les fiches trouvées (suite par exemple à une recherche particulière) Les boutons spécifiques à une zone particulière : Zone Violette A = Introduit automatiquement la date d aujourd hui dans le champ où se trouve le curseur Remplir = Complète automatiquement les champs «date ouverture» (avec une date configurable par l administrateur), «date fermeture» (date d ouverture + 1 an), «début conservation», «durée conservation» et le «sort final» selon la règle type associée à la cote de classement. Utilisation par les collaborateurs/administrateurs lors de la création d un dossier. La configuration manuelle du champ «date d ouverture» permet d automatiser la saisie pour un grand nombre de dossiers. Activer = Rempli automatiquement les champs à partir de la date de fermeture (date d aujourd hui) selon la règle type associée à la cote de classement. Utilisation lorsque le dossier créé est déjà clôturé Voir les plans des locaux = Accès au plan géographique des locaux d archives afin de mieux localiser les allées et rayons C = Gère la mise en consultation du dossier (Emprunté/rendu) Zone Jaune Imprimer cette étiquette = Permet de n imprimer que l étiquette de la fiche en cours d utilisation et au format choisi Rafraîchir = Rafraîchit l aperçu de l étiquette telle que produite lors de l impression. En effet, en modifiant des données après avoir choisi le format, la prévisualisation n est pas automatique. Bouton à côté de inscription sur l étiquette (AA) = Permettent d agir sur le corps du texte (seulement pour la ligne 1) Copier tous les onglets = Copie les onglets dans le presse-papier Zone bleue Voir le plan de classement = Accès au plan de classement pour information (voir page 28)

12 24 juillet 2013 p. 12/39 Actions d impression : Menu Impressions = Accès au menu d impression des étiquettes multiples, onglets, listes et bordereaux (voir page 17). Imprimer cette étiquette = Accès rapide à l impression de l étiquette de la fiche active selon le format choisi. Action de création de fiche : Créer = Ajoute/crée une nouvelle fiche à la base de données Supprimer = Supprime la fiche active (remarque : autorisé uniquement si l utilisateur courant a créé la fiche) Dupliquer = Reproduit une fiche identique à la précédente Rétablir fiche = Annule la modification du champ actif (curseur) sur cette fiche En mode Web, ces actions ne sont pas accessibles. L onglet Enregistrements n existe pas. Aide :? = Appelle d une bulle d aide ou d information. Les bulles d aide sont également disponibles pour chaque champs et boutons en glissant le pointeur de la souris.

13 24 juillet 2013 p. 13/ Constitution d un nouveau dossier La base de données référence le dossier durant l ensemble de son cycle de vie et suivant les étapes suivantes : L étape A est entièrement réalisée par le collaborateur responsable du dossier et concerne la saisie des informations sur une fiche de la base de donnée, l impression de l étiquette selon le format du dossier et le rangement de celui-ci (étape décrite dans ce chapitre «2.2 Constitution d un nouveau dossier» et le suivant «2.3 Impression d étiquettes»). L étape B est également réalisée par le collaborateur responsable du ou des dossiers à verser aux archives de la HEP, elle concerne les tâches de tri et de conditionnement des documents, la mise à jour de la base de données et le ré-étiquetage et déplacement des dossiers (étape décrite dans le chapitre «2.4 Fin d utilisation d un dossier»). Il est à noter qu à partir de cette étape, les informations de la fiche d un dossier ne sont en principe plus à modifier. Le gestionnaire peut à cet effet verrouiller la fiche. L étape C est réalisée par le gestionnaire des dossiers et accords avec les Archives cantonales vaudoises. Pour créer une nouvelle fiche sur la base de données, il faut cliquer sur le bouton «Nouvelle fiche». Les différents chapitres suivants vont décrire comment il faut remplir les zones.

14 24 juillet 2013 p. 14/ Zone Bleue La zone bleue identifie le classement du dossier : Dans le champ «Cote», introduire le numéro selon le plan de classement en respectant scrupuleusement la structure xx.xx.xx L édition n est pas accessible en mode Web. Le système contrôle et cherche le type de dossier d après la cote introduite. Si elle existe, sa description complète s affiche au-dessus de la cote, avec son groupe, son chapitre et son thème (par exemple «Administration et organisation / Rectorat / Conférence de direction»). Le texte s affiche dans le champ «Texte du plan» ainsi qu une note quant à son utilisation. En cas de sort final avec exceptions, cette dernière s affiche en rouge. Note : le champ «fonds» permet de commuter exceptionnellement sur un autre fonds (se renseigner auprès du gestionnaire des archives). Veuillez laisser cette valeur à «1» Zone Jaune La zone jaune informe sur le contenu du dossier, en particulier l inscription du titre (aussi appelé «dos» du dossier): Introduire le titre ou le sujet principale du dossier (par exemple Procès-verbal) dans l inscription sur l étiquette) devant le chiffre 1. Ce champ est obligatoire. La case AA permet de d augmenter la taille de l inscription Devant le chiffre 2, en cas de besoin, introduire le sujet secondaire du dossier (par exemple Avril 2008). Il est possible de remplir jusqu à 10 champs En option, le système permet de créer des onglets, si des séparateurs de classeur sont utilisés. Il est possible d imprimer une feuille à 6, 10, 12 ou 16 onglets compatible avec les séparateurs standard de bureau. Cette possibilité intéresse tant l utilisation courante des dossiers sous forme de classeurs dans les bureaux que l établissement succincte d une table des matières.

15 24 juillet 2013 p. 15/39 Au besoin, pour éviter de la re-saisie, les onglets peuvent être copiés («copier tous les onglets»), pour ensuite être collé via le presse-papier (pomme+v) dans un champ sous «Inscription sur le dos». Dans Infos sur le dossier Sélectionner le «Format» du dossier Sélectionner la «Nature» du dossier (papier ou numérique) «Nombre» permet d indiquer exceptionnellement plusieurs copies du même dossier Le champ «fichier lié» permet d indiquer l existence d un fichier numérique représentant le dossier (indiquer le nom du fichier) Noter le N dossier. Ce numéro est unique (clé primaire de la base de données) Zone verte La zone verte informe sur la gestion courante du dossier : Choisir le Bâtiment et le bureau (service) dans lequel le dossier sera en principe utilisé. Archivistiquement, par «Service», on entend le producteur du dossier Cocher au besoin «Confidentiel» et «Exemplaire principal ou secondaire» (lorsque c est une copie) Note : lors de l archivage, un dossier de type confidentiel sera stocké sous clé et mis en consultation sous condition Zone violette La zone violette permet de donner les informations concernant la durée de conservation du dossier ainsi que le situer (lorsque celui-ci est déposé en archives intermédiaires) : Sous «Date ouverture», introduire la date prévue de la première utilisation du dossier. Si la fiche est créée a postiori, la date sera du type 1 er janvier de l année pour des dossiers de type civile (administration

16 24 juillet 2013 p. 16/39 financière, juridique ) et 1 er août pour des dossiers de type académique Les champs «Date fermeture» et «Début Conservation» ne seront utilisés qu ultérieurement, lors de la clôture et l éventuel versement aux archives Choisir la durée de conservation (menu déroulant) ainsi que le sort final selon la règle du calendrier de conservation couplé au plan de classement et disponible à droite dans le cadre «règle type» Pour gagner du temps de saisie, le système permet de reprendre automatiquement la règle de conservation prévue pour la cote du dossier. A la création d un nouveau dossier (en cours d utilisation), le bouton «remplir» permet de compéter automatiquement les champs importants comme la date d ouverture (date configurable par l administrateur), la date de fermeture (date d ouverture + 1 an), la date de début de conservation, la durée de conservation et le sort final. Attention il ne faut pas oublier de compléter le statut du dossier. La configuration manuelle du champ «date d ouverture» permet d automatiser la saisie pour un grand nombre de dossiers. Le bouton «Activer» permet de compéter automatiquement les champs à partir de la date de fermeture du dossier. Ce bouton sert principalement lors de la création de la fiche d un dossier déjà clôturé. Lors de la création d un dossier, le statut est «En cours d utilisation» (par défaut), et le local d archive n est en général pas connu. Explication de la règle : la règle de conservation de «2 ans, 8 ans, E» donne en réalité une période de 2 ans dès la date d ouverture (conservation chez le producteur, dans le bureau), 8 ans pour la durée de conservation en archive intermédiaire (généralement dans un local de la HEP réservé à cet effet) et le sort final des dossiers représenté par une lettre (E = élimination à la fin de la durée de conservation, A = archivage définitif aux ACV, E1 = élimination avec exceptions et A1 = archivage sélectif) Zone orange Le champ «Remarques et notes» permet de commenter librement le dossier. Par exemple un inventaire ou un responsable du dossier.

17 24 juillet 2013 p. 17/ Protection des fiches Une double sécurité a été mise en place. Si l utilisateur actuel n est pas le même que celui qui a modifié en dernier la fiche, cette dernière ne peut être modifiée ultérieurement en temps que Utilisateur (droits ged-user). Les Collaborateurs (droits ged-collab) et Administrateurs peuvent néanmoins contourner cette limitation en «s appropriant» la fiche à l aide du bouton Changer responsable dans l onglet Enregistrements : Le nom du modificateur est ainsi modifié et le système donne l accès à l édition. Par ailleurs, le gestionnaire administrateur peut verrouiller des fiches, typiquement pour les dossiers archivés, éliminés, intégrés dans d autres dossiers ou versé aux ACV. La coche correspondante indique que la fiche ne peut plus subir de modification si ce n est par l administrateur. 2.3 Impression d étiquettes L impression des étiquettes s effectue lorsque l on crée un nouveau dossier que l on doit identifier dans la gestion courante ainsi que lorsqu un dossier est compacté et versé aux archives intermédiaires (le format de l étiquette ainsi que les informations changent à cette étape). C est généralement le secrétariat qui imprime les étiquettes selon ses besoins. Chaque fiche peut être imprimée individuellement mais pour économiser du temps et seulement si les fiches ont le même format, il est possible de faire une série d étiquette en même temps (en utilisant la fonction sélection) : 1. Le système permet de sélectionner plusieurs fiches, mais il les garde en mémoire, c est la raison pour laquelle il faut ainsi commencer par cliquer sur décocher tout (en haut à droite) pour effacer les fiches sélectionnées. 2. Utiliser la fonction «Mode recherche» ou «Recherche avancée» (expliquée plus loin, au chapitre 3) afin de choisir les dossiers que l on désir imprimer.

18 24 juillet 2013 p. 18/39 3. Sélectionner les fiches à imprimer en cliquant sur le carré de sélection. 4. Vérifier le nombre de fiches dans la barre d outils. 5. Cliquer sur le bouton «impression». Le menu d impression se présente comme ceci : Le bouton «Classement» permet de revenir à tout instant au formulaire de saisie de classement des dossiers. Note : Le menu «étiquette» permet de sélectionner le format de l étiquette désiré. o l essentiel : feuille A4 pour utilité générale o étiquettes pour dossiers suspendus = 5.4 x 2.4 cm o dos pour classeurs étroits = 2.7 x 14.2 cm o dos pour classeurs standards = 4.8 x 14.2 cm o boîte d archives (étiquettes autocollantes) = 9 x 22.5 cm o étiquette pour boîtes d archives = 8.9 x 12.6 cm o étiquette pour CD/DVD

19 24 juillet 2013 p. 19/39 Le menu «séparations» permet de sélectionner le format d onglet désiré. Une feuille A4 est toujours imprimée. Le menu «listes» est accessible seulement pour l administrateur/collaborateur, il n apparaîtra donc pas pour les autres types d accès (voir sous 4 La création de listes ) Vérifier la mise en page depuis le poste. En principe, elle doit être réglée en portrait ou paysage et à une échelle de 100%. Les modèles sont optimalisés pour des feuilles A4 sur les imprimantes partagées HEP couleur (Canon ir Cxxxx). Une fenêtre de visualisation s ouvre. Vérifier le nombre d étiquettes à imprimer et cliquer sur «continuer» Le gestionnaire d impression permet encore de sélectionner (sous Filemaker Pro) l impression de «Toutes les fiches actives» ou seulement la «fiche courante». Il ne reste plus qu à découper les étiquettes au massicot. Pour des quantités importantes (série finance p.ex.), des étiquettes autocollantes 90 x 225 mm CADEV peuvent être imprimées sur imprimante laser locale. Pour les boîtes d archive dossiers étudiants (40 ans), les étiquettes autocollantes Krause non acides (4 par page) seront obligatoirement utilisées (voir modèle et procédure Ad Hoc).

20 24 juillet 2013 p. 20/39 En mode Web, le menu impression n existe pas. Néanmoins, certaines étiquettes peuvent être imprimée sous Firefox en passant par le bouton Imprimer cette étiquette. 2.4 Fin d utilisation d un dossier Faire le tri des documents qui vont être versés en archives intermédiaire (étape B du processus de gestion des dossiers), ce premier tri est effectué par le producteur des archives. Des critères de sélection des documents à éliminer et à garder ainsi qu une directive sur la préparation des boîtes d archives sont disponibles chez le gestionnaire, ainsi qu une aide si c est nécessaire. Lors de l archivage des dossiers, il est important de modifier les informations les concernant dans la base de donnée, principalement dans la zone violette. Si le dossier doit être conservé : introduire ou modifier la date de début de conservation, la durée (selon règle de conservation) et le sort final (normalement déjà introduit lors de la création) sont également à compéter. Sortir le ou les dossiers du bureau/secrétariat/corridor et organiser le transport vers les archives, via les services Infrastructures. Le formulaire Ad Hoc sera utilisé. Sur place, vérifier (gestionnaire) l emplacement selon les zones de dossiers/sujets apparentés et la place. En principe, le rangement des archives se fait de haut en bas et de gauche à droite. Repérer les numéros de local, rangée et étagère, introduire ces informations, ainsi que le statut «Déposé aux archives». Passer à l impression, produire les étiquettes, listes et bordereaux nécessaires. Ranger les dossiers. Remarque : les dossiers de type «confidentiel» sont archivés en lieu sécurisé (dans des armoires sous-clé). Une procédure spécifique est maintenue à cet effet. Il est possible d afficher le plan de chaque local avec l affectation des zones. Cliquer sur le bouton Voir les plans des locaux :

21 24 juillet 2013 p. 21/39 Dans ce menu, cliquer sur le local souhaité pour afficher les détails. 3 La Recherche des dossiers 3.1 La recherche simple La recherche simple s effectue directement sur l interface de saisie des données, il faut cliquer sur le bouton «mode recherche», les champs se vide. La recherche peut s effectuer sur n importe quel champ de saisie.

22 24 juillet 2013 p. 22/39 En mode Web, le fonctionnement est un peu différent. Il faut cliquer sur Mode recherche, entrer les informations dans les champs et/ou choisir les valeurs dans des menus déroulants ou cases, puis obligatoirement cliquer sur le bouton Rechercher. La recherche avancée n existe pas. Pour rechercher un mot n importe où dan les textes des cotes du plan de classement, les inscription sur étiquette (dos) ou dans les onglets, taper le mot dans le champs Mots-clé (par exemple «09A», «PV», «étudiants») puis cliquer sur Exec. Attendre le résultat. En sachant précisément quel champ (métadonnée) à rechercher, ceci dans des listes ou cases à cocher, passer sur le mode recherche avancée. 3.2 La recherche avancée Interface de recherche Pour utiliser la recherche avancée, il faut cliquer sur le bouton «Recherche avancée». Ce qui affiche un nouveau menu. Les différents champs sont de la même couleur que pour le menu de saisie.

23 24 juillet 2013 p. 23/39 La zone de recherche en gris permet de faire la recherche simultanée sur les champs Texte de la cote du Plan de classement associée, Inscriptions sur l étiquette (dos) et onglets. Les autres champs, menus déroulants ou cases à cocher permettent de spécifier une donnée supplémentaire. Une fois les critères de recherche sélectionnés, cliquer sur «entrée» (c est-à-dire activer le bouton «Continuer» en haut à droite). Le système affiche la liste des résultats. Remarque : ne pas cocher plusieurs cases dans une même liste (zone de même couleur), car une fiche a un renseignement unique. Pour restreindre une recherche, FileMaker permet d utiliser quelques symboles dont la signification est disponible à gauche de l écran «recherche avancée» :

24 24 juillet 2013 p. 24/39 La coche «exclure» permet d exclure les mots de la recherche. Le signe «=» permet une recherche des champs vides. Concernant les dates : Le signe «>=» cherche «à partir de», exemple : «>= » recherche toutes les fiches à partie de janvier 2005 Le signe «<=» cherche «avant la date sélectionnée», exemple : «<= » recherche toutes les fiches avant janvier 2004 Le signe cherche un intervalle, exemple : « » recherche toutes les fiches dans l intervalle de ces dates Les boutons de navigation liés à la recherche avancée : Classement : Permet de retourner à l interface de saisie Plans locaux : donne accès aux plans des locaux d archives Nouvelle recherche : efface le contenu des champs de recherche pour recommencer Impressions : accès au menu d impression Lorsqu une ou des fiches sont trouvées, la base de données affiche automatiquement la liste des résultats.

25 24 juillet 2013 p. 25/ Interface de résultats Interface des résultats en vue liste : En mode Web, cette liste est accessible à l aide du bouton Liste avancée. Dans cette liste, il est possible d affiner la recherche ou de trier la présentation des résultats à l aide des boutons suivants : Les boutons d affinage de la recherche : Cote >, permet de restreindre la liste à une cote du plan de classement indiquée à droite statut >, permet de restreindre la liste à un statut spécifié date >, permet de restreindre la liste par rapport à l année d ouverture du dossier indiqué à droite date fin >, permet de restreindre la liste par rapport à l année de fin de conservation indiquée à droite du sort final

26 24 juillet 2013 p. 26/39 Les boutons de tri des résultats : Ces boutons permettent de trier les résultats par cote, par date de début, par date de fin de conservation et par bâtiment/local. L ordre croissant est choisi. L utilisateur peut en tout instant modifier l ordre ou le choix du dernier tri en utilisant le bouton Trier du système dans la barre d outils. Les boutons de navigation : Classement : donne accès aux fiches recherchées (mode saisie) Plans locaux : donne accès aux plans des locaux d archives Recherche avancée : permet de retourner au menu de recherche avancée pour faire une nouvelle recherche (ne garde pas les éléments de la recherche) Impressions : accès au menu d impression Toutes les fiches : Présente l ensemble des fiches de la base de donnée (la restriction aux fiches trouvées est levée. R fiche sans cote : Recherche dans les résultats les fiches qui n ont pas de cote Les boutons de sélection: Pour chaque ligne (fiche) l utilisateur peut effectuer une sélection ou désélection à des fins d utilisation temporaire d un lot de fiche (affichage, listes, statistiques, inventaire, impression groupée d étiquettes ). Le numéro de dossier apparaît dans la fenêtre rose en haut. Une autre méthode très pratique et rapide de sélectionner des fiches consiste à effectuer une recherche bien ciblée dans la base, puis cliquer sur le bouton Mém. les trouvés. A tout instant, l utilisateur peut restreindre l affichage des fiches à la liste de sélection en cliquant sur le bouton rose Chercher.

27 24 juillet 2013 p. 27/39 4 La création de listes Depuis le Menu Impressions, le système permet de faire un certain nombre de liste de gestion (option seulement disponible pour les gestionnaires des archives). Voici une présentation des différentes listes possibles : Un bordereau de versement indexé par cote (document à faire valider par les ACV), faire une recherche au préalable. Un bordereau d élimination : dossiers listés par statut (document à faire valider par les ACV), faire une recherche au préalable. Un bordereau général : dossiers listés par statut Une liste selon l échéancier de conservation (utilisation interne) La liste des dossiers par bâtiment et local d utilisation, puis par allée d archivage (dossiers en cours d utilisation et archivés) La liste par bâtiment et local d utilisation, puis par allée d archivage (uniquement les dossiers archivés) Liste par armoire étagère (activer l onglet Autres listes) Liste par numéro de dossier Liste par mot-clé complet (plan, dos, etc.)

28 24 juillet 2013 p. 28/39 Dans l onglet Listes récapitulatives, le système permet d afficher et imprimer : La liste récapitulative par statut, sort final et date de fin de conservation par la HEP avec les métrages d occupation sur les étagères La liste récapitulative par utilisateurs ayant créé les fiches La liste récapitulative par cote du plan de classement La liste récapitulative par locaux utilisés (voir exemple de graphique cidessous) La liste des dossiers en consultations. Une recherche spécifique est faite automatiquement. Voir exemples en annexe. 5 Le plan de classement Une version papier est disponible et distribuée lors de la formation des utilisateurs à la base de données. La version électronique, disponible sur la base de données, offre la possibilité de faire des recherches dans les différentes cotes. Le plan de classement est formé de 3 niveaux de classement décrit comme ceci : Groupe Chapitre Thème Description de l affaire ou activité 00 Organisation générale Références Règlements HEP

29 24 juillet 2013 p. 29/39 Pour chaque cote est définit une règle de conservation avec la durée d utilisation (période tampon dans les bureaux permettant l accès à tout instant), la durée de conservation aux archives HEP, le sort final et les éventuelles exceptions. Exemple pour les dossiers nominatifs étudiants 2010 : cote = , date de fermeture novembre 2010, la durée d utilisation 2 ans, versement en archive intermédiaire HEP en novembre 2012, durée de conservation 40 ans, sort final Elimination, en Ces 3 niveaux sont repris sur l étiquette des dossiers comme sur l étiquette modèle ci-dessous. Cela permet de situer rapidement le dossier sur les étagères.

30 24 juillet 2013 p. 30/39 Présentation des différents boutons d action du Plan de classement : Le plan est une base de données liée. L utilisateur peut faire des recherches de cotes, trier par cote 1, cote 2, cote 3, ou par les textes directement. Le plan peut également être imprimé. Chaque cote a son texte complet et abrégé, ce dernier est utilisé pour les étiquettes. Une règle de conservation est proposée pour chaque cote.

31 24 juillet 2013 p. 31/39 Le plan est géré par le préposé aux archives. Son établissement est validé par la direction et les ACV. Le plan est sujet à maintenance. 5.1 Exemple de recherche dans le plan de classement Comparé au plan sur papier, le plan de classement disponible en ligne permet d avoir toujours la dernière version du plan, mais aussi de faire des recherches directement dans les différentes cotes. Pour rechercher une cote pour un dossier de type rapport dans le cadre de l organisation d une entité, il faut cliquer sur «mode de recherche» et entrer le terme «organisation» dans le champ résumé et «rapport» dans le champ de note et valider. 5.2 Contrôle des cotes Le plan étant un instrument de référence, il se doit d être toujours juste, la zone rouge «de contrôle» permet de vérifier les données entrées dans le plan de classement : Le «ok» affirme que la règle est correcte, si ce n est pas le cas la cote est déclarée incomplète. C est le cas lorsque la description longue existe mais qu il n y a pas de courte (et vis-versa), lorsque la règle de conservation est mal remplie ou que la description de l exception manque pour un sort final de type E1 (archivage avec exeptions). Cette zone rouge a également deux boutons de control à son actif : «Recherche doublons cote» sert, d un simple clique, à isolé les doublon qui ont pu être créer «Recherche saisies incompl.» sert de control à la saisie complète des règles

32 24 juillet 2013 p. 32/ Impression du plan de classement Le système permet d imprimer le plan depuis sa version électronique sur la base de données, voici un aperçu du résultat :

33 24 juillet 2013 p. 33/39 6 Glossaire Ces définitions (en italique) sont tirées de la Norme ISO :2001(F) ainsi que du Séminaire ACV «Préposé à la gestion des archives» - Archives cantonales vaudoises Mai 2007 Accès Droit, modalités et moyens de rechercher, d'exploiter ou de retrouver l'information. Archivage Ensemble des méthodes, processus et outils mis en œuvre pour gérer la conservation et l utilisation des documents et informations d archives à court, moyen et long termes. Archives Ensemble des informations, quels que soient leur date, leur nature ou leur support, organiquement [et automatiquement] réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins mêmes de son existence et l'exercice de ses fonctions, conservées d'abord pour leur valeur primaire, c'est-à-dire administrative, légale, financière ou probatoire, conservées ensuite pour leur valeur secondaire, c'est-àdire de témoignages ou, plus simplement d'information générale. Employé avec une initiale majuscule, ce terme désigne également l'institution responsable de la prise en charge, du traitement, de la conservation et de la communication des archives. Bordereau Liste descriptive, en principe détaillée, énumérant les documents ou les articles contenus dans un versement («bordereau de versement») ou dans un ensemble destiné à l'élimination («bordereau d'élimination»). Calendrier de conservation / de gestion de la conservation Instrument de gestion qui regroupe les règles de conservation adoptées par une organisation ou un Etat et qui permet de les diffuser, de les appliquer ou de les faire appliquer, de les administrer et de les contrôler (suivi, mise à jour, maintenu). Se dit aussi «tableau de gestion» ou «tableau de tri». Cote Elément d'identification d'un document, formé en principe de chiffres, de lettres ou d'une combinaison des deux. La cote est rattachée au plan de classement. Dossier Ensemble de documents portant la même référence ou relatifs à une même affaire. Ce terme désigne aussi la chemise en carton léger dans laquelle on groupe ces documents. Les documents versés aux Archives doivent être groupés en dossiers.

34 24 juillet 2013 p. 34/39 Remarque : En l état actuel du dispositif, les documents ne sont pas l unité de base (pièce), mais seuls les dossiers le sont. Elimination Action ayant comme résultat la disparition physique des documents par effacement, broyage, incinération, recyclage, etc. Fiche Unité de la base de donnée permettant d enregistrer l ensemble des données d une pièce (dossier). Egalement appelé Enregistrement (FileMaker) Métrage, mètre linéaire Mesure en mètre correspondant à la longueur d occupation par les dossiers, classeurs ou boîtes placés côte à côte sur les rayonnages. Plan de classement Plan permettant de classer, conserver et retrouver des documents, dossiers, etc., généralement identifiés par une cote. Sort final Destination diversifiée des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou tout autre outil de référence. Statut Etat du dossier dans BDGED. Il peut être «en cours d utilisation», «déposé aux archives HEP», «versé aux ACV», «éliminé», «non défini». Versement Opération consistant à transférer des documents de l'organisme producteur au service d'archives. Ce terme désigne également l'ensemble des documents ainsi transférés en une opération.

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