PROCÉDURE POUR FAIRE LES ÉTIQUETTES SUR ENVELOPPE À PARTIR DES DONNÉES DE BASE DES MEMBRES EN CSV

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1 PROCÉDURE POUR FAIRE LES ÉTIQUETTES SUR ENVELOPPE À PARTIR DES DONNÉES DE BASE DES MEMBRES EN CSV Ouvrir une page Word. Dans Google Chrome, ouvrir le registre des membres. Tableau de bord Dans la liste Données à afficher, cliquer les cases : Nom du membre et Adresse Dans la liste Critères de recherche, aller à Le membre a un courriel : Dérouler et cliquer sur NON. Dans Affichage au bas de la page, cliquer sur Fichier csv et cliquer Générer la liste Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquer sur l adresse surlignée en bleu en haut à gauche de la page. Une fenêtre de téléchargement apparaît en bas à gauche, cliquer sur cette fenêtre pour ouvrir le fichier Excel.

2 Un fichier Excel s ouvre avec la liste des membres et leur adresse. L enregistrer dans un dossier. Dans la fenêtre Enregistrer, à Type, sélectionner Classeur Excel. Cliquer sur Enregistrer. Il est important de faire cette fonction, car le fichier Excel Texte Unicode géré par la base de données ne fonctionnera pas dans le Publipostage. Retourner dans la page Word ouverte préalablement. Aller dans l onglet PUBLIPOSTAGE. Dans la barre de tâche, cliquer sur l onglet Démarrer la fusion et le publipostage. Une boîte de déroulement s ouvre. Cliquer sur Étiquettes. Une nouvelle fenêtre s ouvre : Option d étiquettes Cette fenêtre sert à déterminer le code et la grandeur des étiquettes achetées. Pour notre part, nous avons acheté des étiquettes de Marque Avery Easy Peel, Étiquette d adresse blanche, 30 étiquettes par feuilles et le code est Ces informations se trouvent sur l empaquetage d achat. Dans Fournisseurs des étiquettes, faire dérouler et sélectionner Avery US letter. Dans Numéro de référence, choisir 8460 Étiquettes d adresse Easy Peel. Une fois les choix sélectionnés, appuyer sur OK pour faire le gabarit de la page Word.

3 À la page Word, dans l onglet PUBLIPOSTAGE, ouvrir la fenêtre Démarrer la Fusion et le publipostage. Dans le déroulement, cliquer sur assistant fusion et publipostage pas à pas Un volet s ouvre à droite de la page Word. Les 6 étapes pour arriver aux étiquettes finales sont proposées. Étape 1 : Cette première étape est déjà faite par le choix des étiquettes. Étape 2 : On doit utiliser le document actuel, soit la page Word déjà ouverte. Étape 3 : Cliquer sur Parcourir. Une fenêtre s ouvre pour aller chercher le fichier Excel désiré, soit le fichier des membres sans courriel déjà enregistré. Une fois le fichier sélectioné, cliquer sur Ouvrir.

4 La fenêtre ci-jointe s ouvre, cliquer sur OK. Une dernière fenêtre s ouvre, cliquer sur OK. Dans la page Word, les cases des étiquettes commencent à se définir. Étape 4 : À cette étape, il faut définir les champs de fusion. Il vaut mieux les définier un à un que d utiliser le Bloc d adresse, car le numéro de l appartement dans l adresse postale se positionnera sur une seule ligne et d autres erreurs de l adresse peuvent aussi mal se positionner. Le curseur doit être dans la première étiquette de la page Word. Faire dérouler l onglet Insérer un champ de fusion. Un à un, choisir les champs à insérer : 1 re ligne : Prénom (deux espaces) Nom (Enter) 2 e ligne : Adresse (deux espaces) Appartement (Enter) 3 e ligne : Ville (deux espaces) Code postal

5 Une fois ces choix effectués, cliquer sur Mise à jour de toutes les étiquettes. La disposition de la première étiquette s effectuera sur les autres étiquettes. Étape 5 : Un aperçu des adresses s effectue sur cette page. Vous pouvez voir d autres aperçus de pages en cliquant sur destinataire : 2 et ainsi de suite. Étape 6 : La fusion est maintenant prête à être créée pour toutes les adresses du fichier Excel. Cliquer sur Modifier les étiquette individuelles Les pages d étiquettes se créeront avec toutes les adresses du fichier Excel dans un autre fichier Word que l on peut enregistrer au besoin. Ces pages d étiquettes pourront être alors imprimées. Fin de la publipostage d étiquettes!... Ce document à été produit par l équipe de l AQDR PDÎ