Calc 2 Initiation. OpenOffice.org. Guide de formation avec exercices et cas pratiques. Phlippe Moreau

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1 OpenOffice.org Calc 2 Initiation Guide de formation avec exercices et cas pratiques Phlippe Moreau Tsoft et Groupe Eyrolles, 2006, ISBN : , ISBN 13 :

2 SAISIR/MODIFIER DES FORMULES Saisir une formule Cliquez dans la cellule qui doit contenir la formule Tapez = ou cliquez sur L adresse de la cellule apparaît dans la barre de formule dans la barre de formule, saisissez la formule Validez en tapant sur ou par un clic sur l icône dans la barre de formule Le résultat est affiché dans la cellule, alors que la formule apparaît dans la barre de formule. Pour abandonner la saisie d une formule ou les modifications non validées Cliquez sur l icône dans la barre de formule ou tapez sur Echap Pour annuler la saisie ou les modifications de la formule juste validée Édition>Annuler juste après la validation Constitution d une formule Des opérateurs combinent des valeurs et des références à des cellules : + : addition - : soustraction * : multiplication / : division % : pourcentage ^ : puissance (ex : 2^3=2 3 ) Pendant l édition d une formule : - Pour saisir les références d une cellule : cliquez sur la cellule, ses références s inscrivent. - Pour saisir un opérateur : tapez son symbole +, /. - Pour saisir une valeur : saisissez la valeur. Priorité des opérateurs Les formules respectent la priorité des opérateurs : la multiplication et la division sont prioritaires sur l addition et la soustraction. On peut utiliser des parenthèses lorsque c est utile, le calcul est effectué d abord dans le niveau de parenthèses le plus bas. Par exemple, 10*2+5 donne 25, alors que 10*(2+5) donne 70. Modifier une formule Double-cliquez sur la cellule, ou cliquez sur la cellule puis dans la barre de formule Les cellules utilisées par la formule sont mises en évidence : les références sont en couleur dans la formule et en même temps le pourtour des cellules référencées est mis dans la même couleur. Révisez la formule directement dans la cellule ou dans la barre de formule Pour valider : tapez sur ou cliquez sur l icône dans la barre de formule Somme automatique Pour obtenir rapidement la somme de valeurs en ligne ou en colonnes. Placez le curseur sous les valeurs en colonne ou à droite des valeurs en ligne Cliquez sur l icône dans la barre de formule Un pourtour de sélection apparaît autour de la plage de données qui va être additionnée : si cette sélection est incorrecte, rectifiez la sélection Tapez sur pour confirmer 52 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation

3 SAISIR/MODIFIER DES FORMULES Différenciation visuelle des cellules contenant des formules Les cellules contenant des formules peuvent être mises automatiquement en évidence par une couleur verte de la valeur résultat affichée dans la cellule : dans ce cas, les contenus nombre sont affichés en couleur bleue, les contenus texte sont affichés en couleur noire. Cette option est activée ou désactivée pour le classeur actif par : Affichage>Mise en évidence des valeurs ou +F8 Cette option est activée ou désactivée pour tous les classeurs futurs à créer par : Outils>Options>OpenOffice Calc>Affichage - < Mise en évidence des valeurs> Insérer une fonction dans une formule Vous pouvez saisir la formule et ses arguments, mais le plus facile est d utiliser le navigateur de fonction ou l assistant fonction. Le navigateur de fonction s ouvre dans une fenêtre par : Insertion>Liste de fonctions Par défaut le navigateur de fonctions est ouvert dans une fenêtre ancrée sur le bord de la fenêtre OpenOffice.org, mais qui peut être rendue peut être rendue flottante. Entrer une fonction comme formule Cliquez sur la cellule, dans le navigateur de fonction cherchez la fonction, double-cliquez sur la fonction, spécifiez les arguments, validez par ou en cliquant sur l icône Voici un exemple de fonction visible dans la barre de formule. Insérer une fonction dans une formule En cours de saisie ou modification de la formule dans la barre de formule : Placez le curseur dans la barre de formule à l endroit où vous voulez insérer la fonction, doublecliquez sur le nom de la fonction dans le navigateur de fonctions, spécifiez les arguments, validez par ou en cliquant sur l icône Voici un exemple de fonction visible dans la barre de formule OpenOfffice.org fournit un assistant de création de fonction auquel vous pouvez accéder par le bouton de la barre de formule, et qui vous guide dans les détails du choix des arguments de la fonction. Reportez vous au chapitre sur les fonctions. Statistiques sur des cellules sélectionnées Pour information, la barre d état affiche en permanence (dans sa dernière zone à droite) la somme des cellules en cours de sélection. Si vous préférez un autre calcul : cliquez-droit sur la zone affichant la somme dans la barre d état, puis sélectionnez une autre fonction dans le menu contextuel Moyenne, Maximum, Minimum, Nombre, ou même Aucun(e). Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation 53

4 RÉFÉRENCES À DES CELLULES DANS LES FORMULES Références relatives et absolues dans une formule Une formule fait le plus souvent des opérations sur des valeurs qui se trouvent dans d autres cellules, par exemple la somme des valeurs des cellules de la colonne au dessus. La formule utilise comme opérande les adresses de cellules, ainsi lorsque les contenus des cellules référencées sont modifiés, OOo Calc recalcule automatiquement le résultat de la formule pour les nouvelles valeurs. - C5 est la référence de la cellule située à l intersection de la colonne C et de la ligne 5. - C5:G15 est la référence de la plage de cellules de la cellule C5 à la cellule G15. Références relatives On utilise une référence relative lorsqu on veut adresser une cellule occupant une position relative par rapport à celle qui contient la formule. Dans ce cas, on veut que la référence soit adaptée automatiquement si l on copie la formule dans une autre cellule. Illustrons cela par un exemple : supposons qu une formule fasse référence aux deux cellules qui sont au-dessus d elle, si vous copiez la formule ailleurs dans la feuille ou même dans un autre classeur, la formule obtenue par copie continuera à référencer les deux cellules au-dessus d elle. Une référence relative à la cellule B2 est spécifiée B2, l adresse de la cellule. Par exemple, la formule de la cellule B5 est =B2*B3, vous la copiez la formule dans la cellule D5, les références sont adaptées et la formule en D5 devient =D2*D3. Références absolues On utilise une référence absolue lorsqu on veut adresser une cellule indépendamment de sa position par rapport à la formule. Dans ce cas, on veut que la référence ne soit pas adaptée si l on copie la formule dans une autre cellule. Une référence absolue à la cellule B2 est spécifiée par $B$2. Par exemple, si la formule de la cellule B5 est =$B$2+$B$3, en la copiant dans la cellule D5, la formule en D5 reste =$B$2+$B$3. Références mixtes relatives et absolues Il peut être utile d avoir dans une formule qui va être recopiée une référence dont l une des coordonnées (la ligne ou la colonne) est relative, et l autre absolue. En cas de recopie, la coordonnée relative (numéro de ligne ou de colonne) est adaptée à la nouvelle position de la formule, mais pas l autre coordonnée. Exemples de références : - C5 Référence relative. - $C$5 Référence absolue. - $C5 Référence colonne absolue et ligne relative. - C$5 Référence colonne relative et ligne absolue. La référence $B4 est relative en ligne et absolue en colonne. 54 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation

5 RÉFÉRENCES À DES CELLULES DANS LES FORMULES Transformer une référence relative en référence absolue En cours de création de formule ou de modification de formule : Dans la barre de formule, placez le curseur sur la référence (B5), pressez + pour la transformer en référence absolue ($B$5), pressez une deuxième fois + pour absolue en ligne et relative en colonne (B$5), une troisième fois + pour absolue en colonne et relative en ligne ($B5), une quatrième fois + donne à nouveau la référence relative (B5) et ainsi de suite La formule dans la cellule C3, =B3*$C$1, peut être recopiée dans les cellules au-dessous (C4 :C5), la référence absolue ne sera pas adaptée et fera toujours référence à la cellule qui contient la valeur de l indice $C$1. Références externes Lorsqu une formule fait référence à une plage de cellules appartenant à une autre feuille de calcul, dans le même classeur ou dans un autre classeur, la référence est dite externe et prend cet aspect : - Même classeur :=Feuille1.H3 - Autre classeur : =file:///c:/exercicesopenoffice/classeur.sxc#$feuille1.a13 Si un nom de feuille, de fichier ou de chemin contient des espaces, il faut mettre toute la chaîne entre quottes, par exemple Résultats 2004.A12. Pour inscrire une référence externe, lors de la saisie de la formule, vous cliquez dans l autre feuille de l autre classeur sur la cellule à référencer. En cas d erreur dans une formule En cas d erreur dans une formule, la cellule qui la contient affichera un code d erreur. Les codes d erreur les plus fréquents sont les suivants : - ER : 502 Valeur d argument de fonction invalide (ex racine d un nombre négatif). - ER : 503 Division par zéro. - ER : 504 Paramètre de fonction non valide (texte au lieu de nombre..) - ER : 508/509 Parenthèse manquante/opérateur manquant - ER : 510 Variable manquante - ER : 519 (affiche #VALEUR!) Arguments incompatibles dans une fonction - ER : 522 Référence circulaire (si l'itération n'est pas activée) - ER : 524 (affiche #REF!) Référence à quelque chose qui a été supprimé - ER : 525 (affiche #NOM?) Référence ou étiquette non valide Vous trouvez la liste complète des codes d erreur dans l Aide, en cherchant dans l index de l Aide Codes d erreur dans OpenOffice.org Calc. Audit des erreurs La fonction Audit trace des flèches de repère jusqu à chaque antécédent d une formule faisant afficher un code d erreur. Cliquez sur la cellule affichant une valeur d erreur, Outils>Audit>Repérer les erreurs Vous pouvez en plus repérer tous les antécédents d un niveau, qu ils soient source d erreur ou non, les flèches de repère des antécédents s affichant niveau par niveau : Cliquez sur la cellule, Outils>Audit>Repérer les antécédents Pour supprimer les flèches de repérage des antécédents d une cellule : Cliquez sur la cellule, Outils>Audit>Supprimer tous les repères Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation 55

6 ÉTIQUETTES DE CELLULES Les tableaux comportent généralement des libellés placés en haut de chaque colonne et à gauche de chaque ligne, et qui décrivent les séries du tableau. Vous pouvez les utiliser comme étiquettes pour désigner les cellules dans les formules. Il faut toutefois que l option par défaut n ait pas été désactivée, Outils>Options >OpenOffice.org Calc>Calcul < Rechercher automatiquement les étiquettes de colonnes et lignes>. La différence entre les étiquettes et les noms est que les noms doivent être créés par l utilisateur et qu ils sont utilisables dans la totalité du classeur alors que les étiquettes sont automatiquement identifiées et ne peuvent être utilisées que dans la feuille en cours. Si vous modifiez les étiquettes d un tableau, leur nom est automatiquement mis à jour dans les formules qui les utilisent. Si un libellé servant d étiquette comporte un espace ou une apostrophe, saisissez l étiquette entre apostrophes dans la formule, exemple : =somme( Objectifs hauts ) et remplacez l apostrophe par un /, exemple : = somme( Intérêt d/emprunt ) Utiliser les étiquettes dans les formules Par exemple, si un tableau contient les objectifs dans une colonne étiquetée Objectifs et une ligne pour une zone géographique étiquetée Italie, on peut calculer les objectifs pour l Italie en saisissant la formule =Objectifs Italie ou =Italie Objectifs. L espace entre les étiquettes est l opérateur d intersection, qui commande à la formule de renvoyer la valeur de la cellule située à l intersection de la ligne Italie et de la colonne Objectifs. Dans ce tableau nous avons placé les formules suivantes : B10 =SOMME(Objectifs), C10 =SOMME(Réalisations) D4 =Réalisations Italie-Objectifs Italie D10= Réalisations Global-Objectifs Global Définir les étiquettes si elles ne sont pas en première ligne/colonne du tableau Si les étiquettes ne sont pas dans la première ligne ou la première colonne du tableau, il faut signaler leur position. Sélectionnez les étiquettes, Insertion>Noms>Étiquettes La plage sélectionnée des étiquettes est inscrite dans la zone, cliquez sur «Ajouter» pour ajouter cette plage comme étiquettes de ligne Pour ajouter d autres plages d étiquettes. Spécifiez s il s agit d étiquettes de ligne ou de colonne, puis dans la zone cliquez sur le bouton, puis sélectionnez dans la feuille les cellules contenant les étiquettes (en colonne s il s agit d étiquettes de ligne et vice-versa), cliquez à nouveau sur le bouton, puis cliquez sur «Ajouter» Cliquez sur «OK» 56 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation

7 NOMS DE CELLULES ET DE PLAGES Dans une formule, il est possible de référencer des cellules par leur nom, par exemple : =Montant*Taux, si une cellule est nommé Montant et l'autre Taux. Une formule peut faire aussi faire référence à un nom de plage de cellules : =Somme(VentesMars). Nommer une cellule ou une plage de cellules Sélectionnez la cellule ou sélectionnez la plage de cellule à nommer Insertion>Noms>Définir, ou tapez sur - Vous pouvez définir plusieurs noms de plages sans refermer la boîte de dialogue : saisissez le nom dans la zone de texte puis activez la zone <Assigné à> et sélectionnez les cellules à nommer. Tapez un nom (sans espaces), cliquez sur «Ajouter» Fermez la boîte de dialogue en cliquant sur «OK» Liste des noms utilisés Pour insérer dans une partie de la feuille de calcul la liste des noms définis et les références des plages associées. Cliquez sur une cellule au dessus d une zone vide de la feuille Insertion>Noms>Insérer, cliquez sur le bouton «Liste» Utiliser un nom dans une formule Lors de la saisie ou modification d une formule, il est possible de saisir ou de sélectionner le nom de la cellule ou de la plage. Le curseur étant dans la barre de formule, à la position où vous souhaitez insérer le nom. Saisissez directement le nom, ou Insertion>Noms>Insérer, sélectionnez le nom à insérer, cliquez sur «OK» Supprimer un nom Insertion>Noms>Définir ou appuyez sur + Sélectionnez le nom dans la liste, cliquez sur «Supprimer», cliquez sur «OK» Générer automatiquement les noms en utilisant les étiquettes Si un tableau contient des étiquettes, vous pouvez nommer les lignes et les colonnes du tableau en utilisant ces étiquettes comme noms. Sélectionnez le tableau incluant des étiquettes Insertion>Noms>Appliquer Cochez la position des étiquettes Cliquez sur «OK» Seuls les libellés constitués de caractères alphanumériques dont le premier est une lettre peuvent servir d'étiquettes. Pour pouvoir contenir un espace, mettez les noms entre apostrophes simples ('). Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org Calc 2 Initiation 57

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