PUBLIPOSTAGE AVEC OPENOFFICE

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1 PUBLIPOSTAGE AVEC OPENOFFICE 1 - Introduction 2 - Création d'une source de données 3 - Création d'un courrier type 4 - Insertion des champs dans la lettre type 5 - Impression des documents 6 - Publipostage avec des enveloppes 7 - Publipostage avec des étiquettes Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon

2 1- Introduction Le publipostage consiste en l'envoi massif de courriers ou autres documents. Un document principal contient les informations se répétant dans chaque lettre type (qui sera envoyé). A cette lettre type sera ajouté les informations concernant chaque destinataire. Dans un publipostage, vous avez donc d'un côté les informations des personnes à qui vous allez écrire, appelé la source des données. Tous les renseignements d'une personne s'appelle un enregistrement. Chaque enregistrement se trouve dans une ligne de la source. La source de données sera réalisée avec le module tableur Calc d'openoffice. De l'autre côté, vous avez le document qui contient les informations générales de sortie et l'emplacement des champs de la source de données (c'est le document principal). Ce dernier sera réalisé avec le module traitement de texte Writer. La fusion des deux éléments génère des lettres types. Il y aura autant de lettres types qu'il y a de personnes enregistrées à contacter dans la source de données. Le lien avec la source de données se fait par l'intermédiaire du module Base. enregistrement champ Source de données avec Calc Document principal avec Writer Fusion avec Base pour établir les lettres types Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 1

3 2 - Création de la source de données Nous allons la créer avec le module Calc d'openoffice. Pour cela, ouvrez le via le bureau et l'icône "Openoffice.org" ou dans : Démarrer -> tous les programmes -> OpenOffice.org -> OpenOffice Calc La source de données devra obligatoirement contenir une première ligne avec des catégories d'information. Une catégorie d'information s'appelle un champ. La première ligne du tableau est appelé ligne d'en-tête des champs ou en-tête de colonnes. Elle contient l'identificateur de chaque champ. Les lignes suivantes du tableau contiennent chacune une information complète, appelées aussi enregistrements. En-tête de champ ou nom de colonne Chaque ligne contient un enregistrement complet Chaque colonne contient les informations d'un champ de données!!! Pour les noms de champs, évitez les mots longs, accents et espaces. Pensez aussi à renommer la feuille de votre tableau Calc, afin de caractériser les données dans la source. Pour se faire, soit double cliquez sur "Feuille 1" en bas ou alors par le menu : Format -> Feuille -> Renommer On peut ainsi stocker plusieurs feuilles dans un classeur Calc. On aura ainsi une source de données plus importante. Enregistrez la soit par Fichier -> Enregistrer sous ou par l'outil Disquette Nommez la de sorte qu'on sache que ce classeur corresponde à une source de données. Passons maintenant à la rédaction du document principal et à l'insertion des champs de la source de données afin d'obtenir une lettre type. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 2

4 3 - Création d'un courrier type Ouvrez le module Writer via l'icône "OpenOffice.org" sur le bureau ou dans : Démarrer -> tous les programmes -> OpenOffice.org -> OpenOffice Writer Rédigez votre courrier en prenant le soin de laisser une place aux informations du destinataire. Petite astuce! Si vous souhaitez utilisez votre courrier à maintes reprises en y intégrant la date du jour, il est possible d'ajouter un champ qui la modifiera tout seul en se synchronisant avec la date de l'ordinateur : Insertion -> Champ -> Autres Dans l'onglet Champs et la colonne type de champ, choisissez Date Sélectionner Date puis le format voulu On ne choisit pas de faire Insertion -> Champ -> Date car celle-ci par défaut est fixe et ne sera pas modifiée. Enregistrez votre document principal avec la même manipulation que sur Calc. Par contre dans le type de fichier, il faut obligatoirement que le format soit "Texte ODF (.odt)" car sinon les informations de publipostage ne seront pas sauvegardées. Passons à l'ajout des champs du destinataire. 4 - Insertion des champs dans la lettre type A partir de votre document principal, il va falloir créer un lien vers la source de données. Cette étape n'est à réalisée qu'une seule fois pour chacune de vos source de données. Nous allons utiliser cette fois le module Base. Dans votre courrier type, allez dans le menu Fichier -> Nouveau -> Base de données Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 3

5 L'assistant Base de données s'ouvre : Choisissez l'option "se connecter à une base de données existante" puis dans la liste "Classeur" : Cliquez sur Suivant puis sur le bouton "Parcourir", allez chercher l'emplacement de votre classeur Calc et cliquez sur "Ouvrir" : Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 4

6 Cliquez sur "Suivant" pour passer à la dernière étape, décocher "Ouvrir la base de données pour édition" et laisser l'option "Oui,..." puis cliquez sur "Terminer". Avant de se fermer, on vous demande d'enregistrer votre lien sous la forme d'un fichier "Base de données ODF". Pour être clair, donnez lui le même nom que votre classeur Calc au début et "Enregistrer". Nous venons de réaliser le lien entre la source de données et le document principal, la fusion n'est pas encore totalement prête, il faut insérer les champs. Toujours dans votre courrier type (qui doit être resté ouvert), pressez la touche F4 de votre clavier. Une barre doit s'afficher avec à gauche la liste des source de données. Vous devez développez votre source avec les petits + pour arriver à la feuille voulue : Les enregistrements s'affichent alors dans la zone de droite. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 5

7 Il vous suffit simplement de faire glisser les entêtes de colonne (champs) vers votre lettre. Rester cliquez avec le bouton gauche sur l'entête et glissez vers le courrier (un petit + doit apparaître à côté de la flèche de votre souris) :!!! N'oubliez pas les espaces entre les champs. 5 - Impression des documents Allez dans le menu Fichier -> Imprimer Une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant si vous désirez imprimer des lettres-types. Cliquez sur "Oui" pour lancer la boîte d'impression spécifique du publipostage. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 6

8 Choix des destinataires A partir de cette fenêtre, il vous sera possible de choisir certains enregistrements (destinataires) pour l'envoi en masse. - Si vous souhaitez un certain nombre dans la liste et qui se suivent, sélectionnez la première ligne puis avec la touche Maj (ou Shift), sélectionnez le dernier enregistrement. - Si vous souhaitez un certain nombre dans la liste mais qui ne se suivent pas, procédez de la même façon mais avec la touche Ctrl. Laisser l'option Tous si vous souhaitez envoyer à tous les destinataires. Choix de la sortie : Impression ou enregistrement Dans le volet Sortie, il vous est possible soit d'imprimer vos lettres-types soit de les enregistrer. Si vous les imprimer choisissez l'option par défaut Imprimante et cliquez sur "OK". Sinon choisissez l'option Fichier. Soit vous enregistrerez toutes les lettres-types dans un seul fichier, soit il sera généré plusieurs lettres-types qui seront enregistrer dans le dossier se situant dans la case Chemin et nommées par l'entête de colonne choisie dans Champ.!!! ATTENTION Lors de l'impression, une page blanche s'insère entre chaque lettre. Pour remédier à ce problème, dans OpenOffice Writer, allez dans le menu Outils -> Options. Sur la gauche, allez dans OpenOffice Writer -> Imprimer puis décocher Imprimer automatiquement les pages blanches insérées dans "Autres". Ceci n'est à faire qu'une seule fois. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 7

9 6 - Publipostage avec des enveloppes Pour imprimer des enveloppes avec les adresses de plusieurs destinataires, il faudra réaliser les chapitres 2 et 4 à nouveau si vous voulez utiliser une nouvelle source de données. Sinon, ouvrez un document vierge dans OpenOffice Writer puis allez dans le menu Insertion -> Enveloppe... Dans l'onglet Enveloppe, à droite choisissez votre Base de données dans la liste, puis la Table et enfin dans Champ de base de données, vous allez pouvoir insérer les champs dans la petite fenêtre Destinataire à gauche grâce à la flèche Aussi vous pouvez ajouter un cadre avec l'adresse de l'expéditeur qu'il faudra remplir soi-même.!!! A nouveau, n'oubliez pas les espaces entre chaque champ. Dans l'onglet Format, vous pourrez placer votre cadre Destinataire par rapport aux marges de l'enveloppe, idem pour le cadre Expéditeur et aussi choisir la taille de votre enveloppe. Dans l'onglet Imprimante, vous pourrez décider de l'orientation de l'enveloppe dans l'imprimante. Cliquez sur Nouveau doc. pour n'avoir que l'enveloppe dans votre document. Si voulez apporter des modifications, retournez dans le menu Insertion -> Enveloppe puis une fois vos retouches faites, cliquez sur Modifier. Enfin, il ne vous reste plus qu'à imprimer, référez vous au chapitre 5, c'est le même principe. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 8

10 7 - Publipostage avec des étiquettes Toujours dans un document vierge dans OpenOffice Writer, allez dans le menu Fichier -> Nouveau -> Étiquettes L'insertion des champs est similaire aux enveloppes. Dans les listes "Marque" et "Type", sélectionnez votre modèle de planche d'étiquettes. Si celui-ci n'est pas référencé, passez à l'onglet Format. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 9

11 Vous pourrez paramétrer vous-même les réglages de votre planche et aussi le nombre d'étiquettes de celles-ci avec les cases Colonnes et Lignes. Enfin, dans l'onglet Options, cocher la case Synchroniser le contenu. Cette option vous permettra de personnaliser une seule étiquette et d'appliquer vos changements à toutes les autres. Cliquez sur Nouveau document. Personnalisez si vous le souhaitez votre police, votre arrière-plan ou insérez des images sur une seule étiquette (la première en générale) puis cliquez sur Synchroniser les étiquettes pour modifier toutes les autres. Il ne reste plus qu'à imprimer celles-ci. Reporter vous à nouveau au chapitre 5. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 10

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