Journée passerelle en Excel. Houyam Dehbi, École d'actuariat, Université Laval 1

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1 Journée passerelle en Excel École d'actuariat, Université Laval 1

2 Préface Ce document à été préparé dans le but d accompagner la présentation faite lors des journées passerelles en Excel à l École d actuariat de l Université Laval. Le choix des éléments traités et des exemples présentés à été établi en se basant sur l identification des notions de base que les étudiants devraient connaître pour la réalisation de leurs travaux pratiques ou de leurs exercices. Ce travail à été réalisé sous la supervision du Professeur Vincent Goulet. École d'actuariat, Université Laval 2

3 2010 Houyam Dehbi Cette création est mise à disposition selon le contrat Paternité-Partage à l identique 2.5 Canada disponible en ligne ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street,Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. École d'actuariat, Université Laval 3

4 Plan Introduction 1. Environnement d Excel i. Lancement d Excel ii. Écran Excel iii. Options cachées et compléments École d'actuariat, Université Laval 4

5 2. Premiers pas avec Excel i. Création d un classeur ii. Gestion des feuilles d un classeur iii. Entrée et édition de données iv. Mise en forme des données v. Exemple 1 École d'actuariat, Université Laval 5

6 3. Formules de calcul i. Priorités de calcul ii. Types de références iii. Copie d une formule de calcul iv. Repérage d une erreur dans un calcul v. Exemple 2 École d'actuariat, Université Laval 6

7 4. Fonctions i. Fonctions mathématiques et statistiques ii. Fonctions logiques et de recherche iii. Exemple 3 École d'actuariat, Université Laval 7

8 5. Gestion de données i. Séries ii. Tri iii. Validation iv. Filtres avancés v. Gestionnaire de scénarios vi. Exemple 4 École d'actuariat, Université Laval 8

9 6. Solveur 7. Graphiques 8. Astuces! École d'actuariat, Université Laval 9

10 INTRODUCTION Microsoft Office Excel est un chiffrier électronique, aussi appelé tableur, de la suite bureautique Microsoft Office. Un chiffrier électronique est une feuille de calcul, un tableau qui se construit, se développe et fournit automatiquement des résultats mathématiques à l aide de formules. Les résultats découlant de formules se calculent automatiquement. Si une donnée est modifiée, le logiciel ajuste tous les résultats en rapport avec cette donnée. L extension d un fichier Excel est :.xlsx pour la version 2007 et.xls pour les versions antérieures. École d'actuariat, Université Laval 10

11 1. ENVIRONNEMENT D EXCEL École d'actuariat, Université Laval 11

12 i. Lancement d Excel Bouton «Démarrer» «Tous les programmes» «Microsoft Office» «Microsoft Office Excel» École d'actuariat, Université Laval 12

13 ii. Écran Excel L écran Excel comporte les éléments suivant: 1. Barre de titre : nom du classeur 2. Barre d outils accès rapide : enregistrer, annuler, rétablir (on peut la personnaliser) 3. Bouton Office : menu contenant les commandes de bases 4. Ruban : ensemble d onglets contenant un groupe d options 5. Zone nom : nom (étiquette) ou adresse (référence) de la cellule active École d'actuariat, Université Laval 13

14 6. Barre de formule : contenu de la cellule active 7. Feuilles de calcul : cellules, plage de cellules, lignes, colonnes 8. En-tête de colonne et en-tête de ligne : sélection de lignes et de colonnes 9. Limite de colonne : ajustement de la colonne au contenu École d'actuariat, Université Laval 14

15 iii. Options Cachées Certaines options ne sont pas systématiquement affichées sur le ruban de l écran Excel et les compléments n y sont pas installés. Le Solveur est un exemple de compléments devant être installés et le Développeur un exemple d options cachées. Procédure : «Bouton Office» «Options Excel» Pour le Solveur : Compléments Complément Solveur Pour le Développeur : Standard Afficher l onglet développeur dans le ruban École d'actuariat, Université Laval 15

16 2. PREMIERS PAS AVEC EXCEL École d'actuariat, Université Laval 16

17 i. Création d un classeur Pour créer un nouveau classeur, il suffit de cliquer sur le bouton office, ensuite, de sélectionner «Nouveau». On peut alors choisir de créer un nouveau classeur vierge ou de le créer à partir d un modèle prédéfini. Raccourci : Ctrl+n Il est souvent pratique d enregistrer le classeur, directement après l avoir créé, il suffit de sélectionner «Enregistrer» ou «Enregistrer sous» dans la même liste précédente. Raccourci : Ctrl+s École d'actuariat, Université Laval 17

18 ii. Gestion des feuilles d un classeur On peut créer (insérer) une nouvelle feuille de calcul dans un classeur en cliquant sur l onglet encerclé dans la figure suivante: On peut aussi faire un clique droit sur n importe quel onglet Feuil1, Feuil2, etc. et sélectionner «Insérer», ou toute autre option de gestion de feuilles désirée dans la liste qui apparait. Exemples: Renommer une feuille, supprimer, déplacer, etc. École d'actuariat, Université Laval 18

19 iii. Entrée et édition de données Un cellule peut contenir : Un libellé : chaîne de caractère avec laquelle aucune opération mathématique n est possible. Exemple: un nom ( Yves Tremblay) un numéro de téléphone ( ) une adresse (30, rue Duteuil) École d'actuariat, Université Laval 19

20 Une valeur : entrée permettant d effectuer une opération mathématique. Une valeur peut prendre la forme : d un nombre ( 4 ou 4,5 ou 5$ ou 10% ou -45) d une date ( ) d une formule : instruction de calcul faisant appel aux opérateurs mathématiques et/ou à des fonctions. Une formule débute toujours par un signe «=». École d'actuariat, Université Laval 20

21 Comment entrer une donnée dans une cellule? Activer la cellule : clique gauche Une fois la cellule active, on a deux options : Entrer la donnée dans la zone de formule, Rendre la cellule éditable ( deuxième clique gauche ou touche F2 du clavier) et entrer la donnée directement dans la cellule. École d'actuariat, Université Laval 21

22 Pour remplacer le contenu d une cellule, il est plus pratique d écraser son contenu, plutôt que de l effacer ou de le supprimer. Pour valider l entrée d une donnée, il suffit de presser la touche Entrer du clavier. Comme la touche Entrer est réservée à la validation, le retour chariot correspond à : Alt+Entrer. École d'actuariat, Université Laval 22

23 Comment copier ou déplacer le contenu d une cellule? Copier le contenu : Utiliser les options copier+coller ( ou Ctrl+C puis Ctrl+V ) après avoir sélectionné la cellule. Déplacer le contenu ( déplacer la cellule ) : pointer le cadre de la cellule active (le pointeur prend la forme d une croix fléchée), maintenir un clique gauche et déplacer la souris Utiliser les options couper+coller ( ou Ctrl+X puis Ctrl+V ) après avoir sélectionné la cellule. École d'actuariat, Université Laval 23

24 Comment sélectionner une plage de cellule? Une plage de cellule est un ensemble de cellules juxtaposées. Pour sélectionner une plage de cellules, il faut activer la cellule de départ, ensuite : En maintenant l appui sur la touche Maj, élargir la plage de cellule avec les touches de déplacements (touches fléchées) du clavier Ou, presser Alt+Maj et cliquez sur la «dernière» cellule de la plage désirée. École d'actuariat, Université Laval 24

25 Les lignes et les colonnes sont des cas particuliers de plages de cellules. Pour les sélectionner, il suffit de cliquer sur leur en-tête. La copie et le déplacement des plages et le même vu pour les cellules École d'actuariat, Université Laval 25

26 iv. Mise en forme des données Excel offre plusieurs options de mise en forme. Les mises en formes les plus utilisées seront explorées dans l exemple 1. D autres mises en forme telles que le remplissage, la police, l alignement, les bordures, la rotation, l insertion ou la suppression de cellules, de lignes ou de colonnes sont disponibles dans l onglet «Accueil» et dans les groupes «Police», «Alignement», «Nombre», «Style» et «Cellules». École d'actuariat, Université Laval 26

27 Format :Pour choisir le format d une cellule : onglet «Accueil» groupe «Nombre» «Format de cellule» Fusion et centrage : choisir l option voulue dans le groupe «Alignement» : Adaptation de la largeur d une colonne à son contenu: après avoir entrer les données, double cliquez sur le séparateur de fin de colonne. École d'actuariat, Université Laval 27

28 Mise en forme conditionnelle: Il est utile de définir une mise en forme qui s appliquera automatiquement aux données qui répondent à un critère spécifié. Exemple : Mettre automatiquement en rouge les nombres négatifs. Il suffit de sélectionner les cellules concernées et cliquer sur : «Mise en forme conditionnelle» dans le groupe «Style». École d'actuariat, Université Laval 28

29 Dans la liste qui apparaît, sélectionnez «Règles de mise en surbrillance des cellules» ou «Nouvelle règle» puis, tapez le critère à respecter et le format à appliquer. École d'actuariat, Université Laval 29

30 v. Exemple 1 Série d exercices à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 30

31 3. Formules de calcul École d'actuariat, Université Laval 31

32 i. Priorités de calcul Une formule est une instruction de calcul faisant appel aux opérateurs mathématiques et/ou à des fonctions. Les formules débutent toujours par le signe «=». Exemple : =Somme($A$1:$A $9)*(taux^2) Dans une formule, les valeurs peuvent être : 1. Le contenu d une cellule, qu on désigne par l adresse de la cellule. Exemple : $A$2 ou A4 2. Le contenu d une plage de cellules, qu on désigne par les adresses de la cellule de «départ» et de la «dernière» cellule séparées par «:». Exemple : B4:G45 École d'actuariat, Université Laval 32

33 3. Une étiquette : une cellule ou une plage de cellules peuvent être nommées en saisissant le nom désiré dans la zone nom après sélection. Par la suite, on utilise ce nom pour désigner le contenu de la cellule ou de la plage de cellules. Exemple : =taux^2 où taux est le nom (étiquette) d une cellule (Z3 par exemple). 4. Le résultat d une fonction. Exemple : Somme($A$1:$A $9) École d'actuariat, Université Laval 33

34 En présence de parenthèses dans une formule, celles-ci spécifient l ordre de calcul. Sinon, Excel exécute les calculs selon l ordre de priorité suivant : Opérateurs de références : : et ; École d'actuariat, Université Laval 34

35 Opérateurs arithmétiques : Pourcentage % Parenthèses () Puissance ^ Multiplication * Division / Addition + Soustraction - Opérateurs de texte ( concaténation ) : & Opérateurs de comparaison : = > < <= >= <> École d'actuariat, Université Laval 35

36 ii. Types de références Lorsque l on écrit une formule, il est nécessaire de spécifier à Excel où trouver les valeurs que cette formule utilise. On parle alors de références. Il s agit de l adresse de la cellule ou de la plage de cellules contenant la ou les valeur(s) en question. Le caractère «$» indique que la référence qui le suit ne change pas lors de la copie de la formule : référence absolue. On peut, ainsi, fixer la ligne, la colonne ou les deux. École d'actuariat, Université Laval 36

37 Exemple : G2 : référence relative $G$2 : référence absolue $G2 : référence mixte ( absolue pour la colonne ) G$2 : référence mixte ( absolue pour la ligne ) Pour rendre une référence absolue, il suffit de cliquez dessus une fois dans la barre de formule puis de peser sur la touche F4 du clavier. On peut classer les types de références selon le schéma suivant : École d'actuariat, Université Laval 37

38 Références Internes A10 ou A10:A20 Références Externes [Classeur] Feuil1!A10:B20 Absolues $A$10 Absolues [Classeur]Feuil1!$A$10 Relatives A10 Relatives [Classeur]Feuil1!A10 Mixtes A$10 ou $A10 Mixtes [Classeur]Feuil1!$A10 ou [Classeur]Feuil1!A$10 École d'actuariat, Université Laval 38

39 La référence absolue : Deux solutions : Référence absolue «ordinaire» : En fixant la ligne ou la colonne ou les deux avec le signe $. Étiquette : Les étiquettes sont utiles pour clarifier ce que représente la valeur d une cellule (ou d une plage) et leur utilisation s impose davantage lorsque l on manipule des formules qui font appel à un assez grand nombre de valeurs. École d'actuariat, Université Laval 39

40 Il y a deux façons de nommer une cellule ou une plage : Sélectionner la cellule ou la plage, puis saisir le nom voulu dans la zone de nom Onglet «Formules» Groupe «Noms définis» Option «Définir un nom» École d'actuariat, Université Laval 40

41 iii. Copie d une formule de calcul En effet, Excel permet beaucoup plus que de calculer rapidement le résultat d un formule, il permet d appliquer cette formule plusieurs fois à plusieurs données. Procédure : Activer la cellule dont on veut copier la formule Placer le curseur sur le petit carré noir situé en bas à droite du cadre de la cellule active École d'actuariat, Université Laval 41

42 Faire un clique gauche, maintenir le clic et faire glisser pour sélectionner toutes les cellules dans lesquelles on veut faire la copie Relâcher le bouton École d'actuariat, Université Laval 42

43 iv. Repérage d une erreur dans une formule de calcul Après la validation d une formule (touche Entrer), il se peut qu un message d erreur s affiche. Pour connaître la cause de l erreur et son emplacement, il suffit de cliquer sur l icône et de sélectionner «Afficher les étapes de calcul». Dans la boite de dialogue qui s affiche, l étape entraînant l erreur s affiche en italique et vous pouvez lire la cause de l erreur. École d'actuariat, Université Laval 43

44 École d'actuariat, Université Laval 44

45 L Aide d Excel présente un article complet sur les messages d erreurs, en tapant «Rechercher et corriger les erreurs dans les formules» dans la barre de recherche de l Aide on accès à cet article. D autres articles sur la gestions des erreurs y sont également disponibles. École d'actuariat, Université Laval 45

46 Quelques messages courants d erreurs Contenu #DIV/0! #NOM? #NUL! #NUM! #REF! #N/A #NOMBRE #VALEUR Cause de l erreur Division par 0 ou par une cellule vide Référence à un nom de plage qui n existe pas dans la feuille de calcul Insertion d une espace au lieu d un point virgule pour séparer les arguments d une fonction Argument numérique défaillant ou résultat calculé trop grand ou trop petit Référence invalide Oubli d un argument obligatoire Excel cherche un argument numérique ou ne peut représenter un nombre trop grand ou trop petit Mauvais argument ou mauvaise opération ou mauvais format École d'actuariat, Université Laval 46

47 v. Exemple 2 Série d exercices à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 47

48 4. FONCTIONS École d'actuariat, Université Laval 48

49 Excel dispose d une bibliothèque comprenant plusieurs fonctions. L avantage des fonctions est qu elles sont prêtes à être utilisées immédiatement. La syntaxe d une fonction est la suivante : =NomDeLaFonction( argument1; argument2; argument3;... ) École d'actuariat, Université Laval 49

50 Note: Les arguments sont les informations dont la fonction a besoin pour produire un résultat. Ce résultat est une valeur qui peut être utilisée dans une formule ou une autre fonction. Pour accéder à la bibliothèque de fonctions d Excel, cliquer sur l onglet «Formules». Pour insérer une fonction on peut la saisir directement dans la cellule qui doit contenir le résultat, utiliser le bouton ou la sélectionner à partir de la bibliothèque. École d'actuariat, Université Laval 50

51 On peut accéder à un article complet sur les fonctions Excel en tapant «Liste des fonctions de feuille de calcul (par catégorie)» dans l Aide. On peut également visualiser les articles concernant une fonction en particulier en tapant son nom dans l aide ou en cliquant sur le lien hypertexte qui s affiche à la place du nom de la fonction lorsqu on saisit celle-ci dans la zone de formule. Une liste de fonctions classées par catégories est fournie pendant la journée passerelle. École d'actuariat, Université Laval 51

52 i. Fonctions mathématiques et statistiques Fonctions mathématiques : 1. Fonction exponentielle : =EXP(nombre) 2. Fonction factorielle : =FACT(nombre) 3. Plus Grand Commun Diviseur : =PGCD(nombre1; [nombre2]; ) 4. Plus Petit Commun Multiple : =PPCM(nombre1; [nombre2]; ) 5. Logarithme népérien : =LN(nombre) 6. Logarithme en base 10 : =LOG10(nombre) 7. Logarithme en base n : =LOG(nombre;base) École d'actuariat, Université Laval 52

53 8. Déterminant d une matrice : =DETERMAT(matrice), La matrice est donnée sous forme d une plage de cellules. 9. Inverse d une matrice : =INVERSEMAT(matrice) 10. Produit de deux matrices : =PRODUITMAT(matrice1;matrice2) Note: Les fonctions qui retournent des matrices doivent être saisies après avoir sélectionner la plage correspondant à la matrice de sortie. La validation de la formule ne se fait pas en pressant la touche «Entrer», mais plutôt avec : «Ctrl» + «Maj» + «Entrer». La matrice de sortie n est pas éditable. École d'actuariat, Université Laval 53

54 11. Valeur PI : =PI() 12. Nombre aléatoire entre deux bornes : =ALEA.ENTRE.BORNES(min;max) 13. Somme : =SOMME(nombre1;[nombre2]; ) 14. Somme de valeurs qui répondent à un certain critère : =SOMME.SI(plage; critère; [somme_plage]) 15. Somme de produits : =SOMMEPROD(matrice1; [matrice2]; ) 16. Somme de carrés : =SOMME.CARRÉS(nombre1; [nombre2]; ) 17. Somme de la différence de carrés : =SOMME.X2MY2(matrice_x;matrice_y) École d'actuariat, Université Laval 54

55 18. Somme de la somme de carrés : =SOMME.X2PY2(matrice_x;matrice_y) 19. Somme des carrés de différences : =SOMME.XMY2(matrice_x;matrice_y) 20. Partie Entière : =TRONQUE(nombre), la syntaxe de cette fonction est =TRONQUE(nombre;[no_chiffres]), le dernier argument est optionnel est permet de calculer la troncature à un certain nombre de décimales. Si cet argument est omis, la fonction retourne la partie entière du premier argument. 21. Combinaisons: =COMBIN(nombre_éléments;nb_éléments_choisis) 22. Permutation : =PERMUTATION(nombre; nombre_choisi) École d'actuariat, Université Laval 55

56 Fonctions statistiques: 1. Moyenne : =MOYENNE(nombre1; [nombre2]; ) 2. Variance : =VAR(nombre1; [nombre2]; ) 3. Écart type : =ECARTYPE(nombre1; [nombre2]; ) 4. Covariance : =COVARIANCE(matrice1; matrice2) 5. Coefficient de corrélation : =COEFFICIENT.CORRELATION(matrice1; ) École d'actuariat, Université Laval 56

57 1. Kurtosis : =KURTOSIS(nombre1; [nombre2]; ) 2. Coefficient de détermination : =COEFFICIENT.DETERMINATION(y_connus; x_connus) 3. Coefficient d asymétrie : =COEFFICIENT.ASYMETRIE(nombre1;[nombre 2]; ) 4. Minimum : =MIN(nombre1;[nombre2]; ) 5. Maximum : =MAX(nombre1; [nombre2]; ) 6. Centile : = CENTILE(matrice; k) École d'actuariat, Université Laval 57

58 Fonctions de masse de probabilité, de densité et de répartition des lois usuelles : La syntaxe de ce type de fonctions se présente comme suit : LOI.nom_loi.transformation(x; arg1; arg2; ; cumulative).beta.inverse.binomiale.neg.khideux.standard.exponentielle.standard.inverse.f.gamma.hypergeometrique.lognormale.binomiale.normale.student,etc. École d'actuariat, Université Laval 58

59 x : valeur en laquelle la distribution sera évaluée arg1; arg2; : arguments de la distribution cumulative : argument logique, renvoie la fonction de répartition si VRAI et la fonction de densité ou de masse de probabilité si FAUX. École d'actuariat, Université Laval 59

60 ii. Fonctions logiques et de recherche Fonctions logiques: 1. ET: =ET(valeur_logique1; valeur_logique2; ), il s agit ici d une fonction que l on utilise surtout de façon imbriquée pour exprimer des conditions. 2. FAUX : = FAUX(), c est une valeur logique en soi. 3. SI : = SI(test_logique; [valeur_si_vrai]; [valeur_si_faux]) 4. OU : =OU(valeur_logique1; valeur_logique_2; ) 5. VRAI : =VRAI() École d'actuariat, Université Laval 60

61 Fonctions de recherche : La seule fonction de recherche sur laquelle on s attardera est la fonction RECHERCHEV (RECHERCHEH fonctionne de la même façon à la différence que la recherche de correspondance se fait horizontalement). La fonction RECHERCHEV cherche une valeur donnée dans la première colonne d une matrice (d'un tableau) et renvoie une valeur se trouvant sur la même ligne mais dans une autre colonne de la matrice du tableau. École d'actuariat, Université Laval 61

62 Le V de RECHERCHEV signifie «vertical». Utilisez la fonction RECHERCHEV plutôt que la fonction RECHERCHEH lorsque les valeurs de comparaison se trouvent dans une colonne située à gauche des données à trouver. La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante : RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche]) École d'actuariat, Université Laval 62

63 Valeur_cherchée : La valeur à chercher dans la première colonne de la matrice. table_matrice : un tableau contenant au moins deux colonnes de données. Utilisez une référence à une plage ou un nom de plage. C'est sur les valeurs de la première colonne de table_matrice que porte valeur_cherchée. Ces valeurs peuvent être du texte, des nombres ou des valeurs logiques. La fonction ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules. École d'actuariat, Université Laval 63

64 no_index_col : le numéro de la colonne de l'argument table_matrice dont la valeur correspondante doit être renvoyée. Si l'argument no_index_col est égal à 1, la fonction renvoie la valeur dans la première colonne de l'argument table_matrice ; si l'argument no_index_col est égal à 2, la valeur est renvoyée dans la deuxième colonne de l'argument table_matrice, et ainsi de suite. valeur_proche : représente une valeur logique indiquant si vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte (FAUX) ou voisine (VRAI) de celle que vous avez spécifiée. École d'actuariat, Université Laval 64

65 Exemple : École d'actuariat, Université Laval 65

66 iii. Exemple 3 Série d exercices à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 66

67 5. GESTION DE DONNÉES École d'actuariat, Université Laval 67

68 i. Séries Excel peut créer automatiquement une série d entrées comme une liste de nombres, de dates ou de certains libellés. La série de données est basée sur le contenu initial de la ou des «cellules sources». École d'actuariat, Université Laval 68

69 Pour créer une série de nombres ou de dates : Saisir la valeur de départ de la série dans une cellule. Puis, activer cette cellule. Cliquer sur l onglet «Accueil», dans le groupe «Édition» : cliquer sur le bouton choisir «Séries». puis Dans la boite de dialogue qui s affiche, choisisser le type et le pas de la série. École d'actuariat, Université Laval 69

70 Pour créer une série de libellés, il faut d abord s assurer que le libellé contient un nombre qui sera incrémenté. Exemple : Groupe 1, Groupe 2, Groupe 3, etc. Pour créer ce type de séries, il suffit de saisir manuellement les 2 premiers éléments de la série, de sélectionner la plage qui leur correspond et d utiliser la poignée de recopie. Note: En effet, on peut procéder de cette façon pour créer n importe quel type de séries. École d'actuariat, Université Laval 70

71 ii. Tri Excel permet de trier automatiquement une liste de valeur par ordre alphabétique ( de A à Z ou de Z à A ) ou par ordre de valeur ( du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit). La méthode est très simple : il suffit d activer une cellule parmi les cellules de la plage qu on veut trier et de faire un clic droit avec la souris. On verra alors une option Trier. Cliquer dessus et choisir l option de tri désirée. Une option «Trier et filtrer» est également disponible dans le ruban en cliquant sur l onglet «Accueil» et en choisissant le groupe «Édition». École d'actuariat, Université Laval 71

72 iii. Validation La validation des données est une fonctionnalité d Excel qui permet de définir des restrictions concernant le type et les valeurs des données autorisées dans une cellule. On peut configurer la validation de données afin d empêcher les utilisateurs d entrer des données qui ne sont pas valides. On peut également autoriser les utilisateurs à entrer des données non valides mais les avertir que tel est le cas en affichant un message d alerte. On a également la possibilité d afficher des messages précisant le type d entrées attendu pour les cellules, ainsi que des instructions pour aider les utilisateurs à corriger les erreurs. École d'actuariat, Université Laval 72

73 Les options de validation des données sont situées dans le groupe «Outils de données» dans l onglet «Données». Une application très utile de la validation de données est la détection de l emplacement des données non valide. Après avoir appliqué une validation de données, il suffit de cliquer sur : Entourer les données non valides. École d'actuariat, Université Laval 73

74 iv. Filtres Avancés Le filtre avancé permet de filtrer les données qui répondent à des critères définis à partir d une plage de critères. Le résultat s affiche directement dans la liste de données de départ ou dans un emplacement différent. Le filtre avancé nécessite trois zones : École d'actuariat, Université Laval 74

75 Liste de données : Ensemble des données à filtrer incluant les en-têtes. Zone de critères : Plage des en-têtes copiées dans un emplacement différent de celui de la liste de données et le ou les critères de filtres entrés sur la ou les lignes suivantes Zone de destination : Zone qui comprend la plage des en-têtes également copiées dans un emplacement différent. On sélectionnera, en pratique, la zone correspondant à l entête de liste de données de départ. École d'actuariat, Université Laval 75

76 Exemple: École d'actuariat, Université Laval 76

77 Procédure: 1) En bas du tableau de données de départ, coller l entête. 2) Saisir les critères servant à filtrer les données dans les lignes qui suivent l en-tête que l on vient de coller. 3) Lorsque le résultat du filtre doit répondre à TOUS les critères, entrer ceux-ci sur une même ligne ( ET LOGIQUE ). Lorsque l on désire que le résultat réponde à L UN OU L AUTRE des critères, entrer ceux-ci sur deux ou plusieurs lignes. École d'actuariat, Université Laval 77

78 4) Coller une seconde fois l entête en bas de la zone de critères. ( Pas nécessaire mais évite de rencontrer des bugs). 5) Dans l onglet «Données» et dans le groupe «Trier et filtrer», choisir l option «Avancé». 6) Dans la boite de dialogue qui s affiche, choisir de «Copier vers un autre emplacement» puis sélectionner les plages qui correspondent à chacune des zones du filtre avancé. 4) Il est pratique de sélectionner dans «Copier dans :» la plage que vous avez créée en : 4). École d'actuariat, Université Laval 78

79 V. Gestionnaire de Scénarios L analyse de scénarios est un processus qui permet de modifier des valeurs dans des cellules et de voir comment ces modifications affectent le résultat de formules de la feuille de calcul. Trois types d outils d analyse de scénarios sont fournis avec Excel : Scénarios, Tables de données et Valeur cible. École d'actuariat, Université Laval 79

80 Les outils Scénarios et Tables de données acceptent des jeux de valeurs en entrée et déterminent les résultats possibles. Une table de données fonctionne avec une ou deux variables uniquement, mais elle peut accepter plusieurs valeurs différentes pour ces variables. Un scénario peut accepter plusieurs variables, mais il ne peut prendre en charge que 32 valeurs au maximum. L outil Valeur cible fonctionne différemment des autres outils dans la mesure où il prend un résultat et détermine les valeurs d entrée possibles qui permettent d obtenir ce résultat. École d'actuariat, Université Laval 80

81 On s attardera uniquement sur le gestionnaire de scénarios. Un scénario est un ensemble de valeurs qu Excel enregistre et qu il peut remplacer automatiquement dans les cellules d une feuille de calcul; c est un ensemble d hypothèses que l on veut évaluer. Les cellules du classeur qui servent au scénario se nomment Cellules variables. Le cellules cibles sont les cellules contenant les valeurs sur lesquels on veut évaluer l impact de la réalisation d un scénario. École d'actuariat, Université Laval 81

82 Plusieurs scénarios peuvent être planifiés à partir des mêmes cellules. Les résultats de tous les scénarios peuvent être regroupés dans une feuille appelée Synthèse de scénarios. Pour atteindre le gestionnaire de scénario : Onglet «données» Analyse de scénario Gestionnaire de scénarios. École d'actuariat, Université Laval 82

83 Exemple: On veut évaluer la rentabilité d un projet dans lequel on investit ,00$ et on s attend à des flux monétaires de 0,00$, 4 000,00$, 5 000,00$ et 3 000,00$ après 1, 2, 3 et 4 ans respectivement. Le taux d actualisation effectif annuel utilisé est 5%. On veut évaluer l effet de la hausse et de la baisse du taux d actualisation sur la VAN du projet. École d'actuariat, Université Laval 83

84 École d'actuariat, Université Laval 84

85 Procédure: 1. Cliquer sur : Gestionnaire de scénarios 2. Dans la boite de dialogue qui s affiche, cliquer sur «ajouter» 3. Saisir le nom du scénario et le ou les adresses de la ou des cellule(s) variable(s). (dans cet exemple :B2) École d'actuariat, Université Laval 85

86 1. Répéter pour tous les scénarios. 2. Après avoir ajouté tous les scénarios que l on veut évaluer, cliquer sur : «Synthèse». 3. Choisir la cellule cible ( dans cet exemple : B11) École d'actuariat, Université Laval 86

87 iv. Exemple 4 Série d exercices à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 87

88 6. SOLVEUR École d'actuariat, Université Laval 88

89 Introduction Le solveur est un outil intégré de Microsoft Office Excel Il peut maximiser ou minimiser des fonctions Il peut résoudre une équation ou trouver le zéro d une fonction Une importante application est l optimisation dans le cas où il faut respecter des contraintes École d'actuariat, Université Laval 89

90 Exemple de problème 1. Supposons que l on veuille trouver le minimum de la fonction de x et y suivante : f x y x y y x (, ) ( 1) ( ) 1 2. Supposons, par la suite, que l on veuille minimiser la même fonction mais sous la contrainte : y 1 C est un exemple de problème d optimisation avec une contrainte sur y. École d'actuariat, Université Laval 90

91 Quel est l aspect de cette fonction? École d'actuariat, Université Laval 91

92 Exécuter le solveur Onglet «Données» groupe «Analyse» Solveur On verra alors apparaître la boite de dialogue suivante : École d'actuariat, Université Laval 92

93 Procédure Donner une valeur initiale pour la solution ( x et y) dans deux cellules Évaluer la fonction pour ces valeurs dans une cellule Exécuter le Solveur Cellule cible : cellule qui doit contenir la valeur de la fonction en la solution Choisir l option : Min Cellules variables : cellules contenant la solution S assurer que la solution est bien valide! Introduire la contrainte (s il y a lieu) École d'actuariat, Université Laval 93

94 À retenir! Cellule cible : en général, cellule contenant la valeur de la fonction en question. Si l on veut rechercher le zéro d une fonction, la cellule cible doit être égale à zéro, si l on veut minimiser la fonction la cellule cible doit contenir la valeur minimale de la fonction, etc. Cellule variable : cellule(s) destinée(s) à recevoir la SOLUTION. Penser à introduire la contrainte avec des références et non des valeurs, vous pourriez ainsi changer votre contrainte et obtenir directement le résultat correspondant sans avoir à la redéfinir dans la boîte de dialogue du solveur. École d'actuariat, Université Laval 94

95 Le solveur affiche systématiquement un résultat dans la cellule cible. Ce résultat n est pas forcément le bon! Toujours s assurer de bien lire le message de la boite de dialogue qui apparait lors de l affichage du résultat! École d'actuariat, Université Laval 95

96 Exemple Exercice à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 96

97 7. GRAPHIQUES École d'actuariat, Université Laval 97

98 Les graphiques permettent d exploiter les données d une feuille de calcul de manière à présenter des comparaisons, des modèles, des tendances et des proportions. Les graphiques, dans Excel, sont créés à partir des données d un tableau. Si l on modifie les données, le graphique s ajuste automatiquement à cette modification. Excel dispose de plusieurs types de graphiques que l on choisi selon le but de la synthèse ou de l analyse de données : École d'actuariat, Université Laval 98

99 Comparaison : histogramme, barre, etc. Tendance : courbes, nuages de points, aires, surfaces, etc. Proportion : secteurs, anneaux, etc. Le groupe «graphiques» est accessible à partir de l onglet «Insertion» du ruban. Il faut commencer par sélectionner la plage de données servant à créer un graphique avant d insérer celui-ci. En général, Excel identifie bien les éléments du graphique ( titre, axes, légendes,etc.) lorsque la sélection de données contient les entêtes. On peut, par la suite, modifier le graphique grâce aux options d «Outils de graphiques». École d'actuariat, Université Laval 99

100 Exemples : École d'actuariat, Université Laval 100

101 Exemple Exercice à faire en classe École d'actuariat, Université Laval 101

102 8. Astuces! École d'actuariat, Université Laval 102

103 Un raccourci utile : Maj+Fin+«Flèche» : Sélection jusqu à la fin de la région courante Le collage spécial : L option de collage spécial (copier+collage spécial) permet de reproduire un élément d une cellule : son contenu en terme de valeur uniquement, sa mise en forme, son format, sa bordure, etc. École d'actuariat, Université Laval 103

104 Les info Bulles : Les info-bulles sont des petits messages qui s affichent lorsqu un bouton est pointé pour en expliquer l utilité. Si les info-bulles n apparaissent pas, cliquer sur le bouton office et suivre les étapes suivantes: «Options Excel» «Standard» «Meilleures options pout travailler avec Excel» «Style d info-bulle» «Afficher les descriptions des fonctionnalités dans des info-bulles» École d'actuariat, Université Laval 104

105 Les adresses et références : Il est prudent de ne jamais taper des adresses au clavier mais plutôt d entrer leur référence en cliquant sur les cellules en question ou en sélectionnant les plages de cellules. Ne jamais saisir le caractère $ au clavier pour l adressage absolu: utiliser la touche F4. Cliquer sur la touche F4 plusieurs fois pour une même adresse permet de choisir un adressage mixte. École d'actuariat, Université Laval 105

106 Trouver une fonction dont on ignore le nom : Devant la zone de formules, cliquer sur : la boite de dialogue invitera à taper une brève description de ce que l on veut faire et suggèrera la ou les fonctions appropriée(s). Le mode de compatibilité: Il pourrait être prudent, dans certains contextes, d enregistrer un classeur en mode de compatibilité. Ce mode d enregistrement permet d enregistrer une copie du classeur entièrement compatible avec une édition antérieure du logiciel. École d'actuariat, Université Laval 106

107 Supprimer ou modifier un nom de plage ou de cellule : La seule façon de supprimer ou de modifier un nom de plage ou de cellule est d accéder au groupe «Noms définis» à partir de l onglet «Formules» et de choisir l option «Gestionnaire de noms». Choisir où enregistrer automatiquement les classeurs Excel : Si on souhaite que les classeurs s enregistrent automatiquement dans un emplacement spécifique, il suffit d accéder aux «Options Excel» dans le bouton office et de choisir «Enregistrement». On peut alors saisir l adresse de l enregistrement automatique. École d'actuariat, Université Laval 107

108 Les SmartArt: Les SmartArt sont des représentations graphiques disponibles dans le groupe «Illustration» sous l onglet «Insertion». Plusieurs dispositions sont disponibles : Les hiérarchies, les diagrammes, les organigrammes, les listes graphiques,etc. Les caractères * et? : Le caractère * sert à remplacer un ou plusieurs caractères et le caractère? sert à remplacer un seul caractère. Ces caractères sont utiles pour les recherches et pour la saisie de critères de sélection dans les filtres avancés. École d'actuariat, Université Laval 108

109 Importer un fichier texte dans Excel: Il se pourrait qu on ait affaire à des données sous forme de fichier texte qu il serait plus simple de manipuler sous forme de tableau Excel. On peut alors importer ce fichier dans Excel. Procédure : Onglet «Données» Groupe «Données externes» Option «À partir du texte» Choisir votre source Choisir le type de données d origine Sélectionner le ou les séparateurs des données d origine Choisir l emplacement de l importation École d'actuariat, Université Laval 109

110 Excel, à partir de Word: Il est possible d insérer une feuille Excel dans Microsoft Word et y travailler exactement comme si on était sur Excel. Pour ce faire, dans Word, on clique sur l onglet «Insertion», puis dans le groupe «Tableau», on choisit l option «Feuille de calcul Excel». Une fois le travail sur la feuille Excel insérée est terminé, il suffit de le valider en pressant la touche «Entrer» du clavier et le tableau sera automatiquement inséré dans la page Word. École d'actuariat, Université Laval 110

111 L Aide d Excel : L Aide d Excel et fort utile pour apprendre. Il contient un moteur de recherche qui permet de trouver rapidement l article d aide que recherché en tapant une brève description ou des mots clés. Il contient également une formation gratuite disponible dans la page d accueil de l Aide. Aide rapide : lorsque on pointe, avec la souris, un bouton ou une option, on peut presser la touche F1 et la rubrique d aide concernant ce bouton ou cette option s affichera automatiquement. École d'actuariat, Université Laval 111

112 Références Microsoft Excel 2007 Chiffrier électronique, Nicole Benoît et Claudette Belleau Microsoft Office Excel 2007, Aide. Using the Solver in Excel, Jake Blanchard, University of Wisconsin École d'actuariat, Université Laval 112

113 Consultation et aide pour apprendre Excel Documents disponibles à la bibliothèque scientifique ( Pavillon A.Vachon): Excel 2007, Étape par Étape, Microsoft Press, Curtis D.Frye Excel 2007 Pour les Nuls, Greg Harvey Mode d Emploi pour Microsoft Excel 2007, Steve Johnson Tutoriels et formations en ligne : Youtube! Youtube contient plusieurs vidéos de présentations faites par des professeurs de plusieurs universités et écoles à travers le monde qui permettent d apprendre rapidement à utiliser plusieurs fonctionnalités d Excel. École d'actuariat, Université Laval 113

114 École d'actuariat, Université Laval 114