REGLEMENT DE CONSULTATION

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1 MARCHE PUBLIC DE SERVICE «CONTRAT DE MANDAT POUR L ORGANISATION DU FLAT FISH SYMPOSIUM 2017» PROCEDURE ADAPTEE (Articles 28 et 30 du code des marchés publics) REGLEMENT DE CONSULTATION Numéro de marché : PA Date de notification : Date de début d exécution du marché : DATE DE REMISE DES OFFRES : Le vendredi 13 novembre 2015 à 16 H 30 1

2 1- MAÎTRE DE L OUVRAGE AGROCAMPUS OUEST 65 Rue de Saint Brieuc CS Rennes Cedex 2- REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR Mr Grégoire Thomas, Directeur Général d AGROCAMPUS OUEST. 3- OBJET DE LA CONSULTATION Le présent marché a pour objet de mandater un opérateur chargé de la préparation et de l organisation du Flat Fish Symposium 2017 qui se déroulera du 11 au 16 novembre Il sera le seul interlocuteur d AGROCAMPUS OUEST et agira au nom et pour le compte d AGROCAMPUS OUEST, 4- CONDITIONS DE LA CONSULTATION Le marché est passé dans les conditions de la procédure adaptée des articles 28 et 30 du Code des marchés Publics. Il n est pas prévu de décomposition en tranche ou en lot. 5- DUREE DU MARCHE La durée du marché se confond avec le délai d exécution indiqué à l acte d engagement et au présent document. 6-DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 2

3 7-OPTIONS Option 1 : Le mandataire devra faire une proposition pour l organisation de deux excursions (au choix sur une demi-journée) comprenant le déplacement des congressistes. Option 2 : Le mandataire aura la responsabilité de la gestion des inscriptions (inscriptions aux différentes sessions, hébergement). Gestion et suivi quotidien des inscriptions : Elaboration du formulaire d inscription en ligne (web), en français et en anglais, personnalisé avec le logo du symposium et le logo d AGROCAMPUS OUEST. Le lien de cette page sera intégré au site web suivant : Mise en place sur le site d un système de paiement en ligne par carte, sur un compte dédié géré par le régisseur de recettes d AGROCAMPUS OUEST. Inscriptions des participants selon tarifs à définir. Inscriptions optionnelles à l excursion. Enregistrement des inscriptions et envoi d un accusé de réception confirmant automatiquement à chaque participant son inscription par ou envoi par courrier d une lettre de confirmation après confirmation du paiement. Le mandataire doit présenter à un rythme mensuel ou à la demande d AGROCAMPUS OUEST la liste exhaustive des personnes inscrites. Il doit respecter l orthographe, la civilité et la cohérence des coordonnées (nom, prénom, adresse mail / postale, fonction, organisme, nationalité, ) des personnes inscrites et, en cas de doute, le signaler dans la liste par un symbole ou une couleur. Le mandataire doit alerter AGROCAMPUS OUEST s il estime que le taux de retour est trop faible. Les options seront levées dans le délai de 90 jours après la notification du marché. 3

4 8-CONTENU ET RETRAIT DU DOSSIER DE CONSULTATION Les documents peuvent être retirés sous format papier à l adresse suivante : A l accueil de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 16 h 30 : AGROCAMPUS OUEST 65 Rue de Saint Brieuc à Rennes Tél. : Tout candidat qui retirera le dossier sous format papier, devra impérativement se signaler à AGROCAMPUS OUEST à l adresse mail suivante : Cette procédure permettra à AGROCAMPUS OUEST de joindre le candidat en cas de complément d information. Toute offre incomplète due à l absence de signalement du candidat sera automatiquement rejetée par AGROCAMPUS OUEST. Le dossier de consultation est également téléchargeable sur le site Phase d'accès public n=274893&orgacronyme=f2h Pour permettre l envoi d éventuels compléments (précisions, réponses, rectifications), les entreprises devront renseigner un formulaire d identification mentionnant notamment le nom de l organisme, le nom de la personne physique téléchargeant les documents et une adresse permettant de façon certaine une correspondance électronique. Afin de pouvoir décompresser et lire les documents mis à disposition par la personne publique, les soumissionnaires devront disposer des logiciels permettant de lire les formats suivants :.zip,.pdf,.doc,.rtf et.xls (enregistrés sous MS Office XP 2002). N.B. : le retrait des documents électroniques n oblige pas le soumissionnaire à déposer électroniquement son offre et inversement. 4

5 9-PRESENTATION DES OFFRES Le dossier à remettre par le candidat comprendra les pièces suivantes : -La lettre de candidature ou DC1, téléchargeable gratuitement sur le site -La déclaration du candidat ou DC2, téléchargeable gratuitement sur le site Le candidat joindra au DC2 : -Les renseignements permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat. - Les références de marchés similaires datant de moins de trois ans, indiquant notamment le montant, la date et le destinataire public ou privé. - Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années, - Indication des titres d études et professionnels du candidat et/ou cadre de l entreprise et notamment des responsables des prestations de même nature que celle du marché. -Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet. -Une déclaration sur l honneur pour justifier qu il n entre dans aucun des cas mentionnés à l article 43. -Le cahier des clauses particulières ci-joint dûment signé. -L'acte d'engagement en un exemplaire original à compléter et à signer accompagné du bordereau de prix unitaires (dument rempli, daté et signé). -Une description précise de la méthode de travail et des prestations (mémoire technique) - Un planning de travail - Un descriptif des moyens humains et matériels proposés par le candidat - Une proposition financière comprenant un devis détaillé par poste de dépense. Ce devis sera compris ferme et définitif. Les propositions devront être rédigées en langue française 5

6 Documents à transmettre obligatoirement pour l attribution du marché : - Attestations sociales et fiscales énumérés dans les documents NOTI1- NOTI2 (téléchargeables sur le site -Extrait K Bis -Attestation d assurance RIB 10-CONDITIONS D ENVOI DES OFFRES L offre peut être retournée par le soumissionnaire sous forme papier. - Le pli porte l indication : NE PAS OUVRIR N PA Les offres doivent être adressées par tout moyen permettant de déterminer de manière précise la date et l heure de réception et de garantir leur confidentialité. - Envoi par voie postale (recommandé avec accusé de réception, Chronopost) AGROCAMPUS OUEST Service Achats Marchés Conventions 65 Rue de Saint Brieuc CS Rennes Cedex - Dépôt des offres à l Accueil contre récépissé : De 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 16 heures 30 à : AGROCAMPUS OUEST 65 Rue de Saint Brieuc CS Rennes Cedex La date limite de réception des candidatures est fixée au : Vendredi 13 novembre 2015 à 16 H 30. 6

7 Seuls seront ouverts les plis reçus dans les conditions prévues ci-dessus au plus tard le : Vendredi 13 novembre 2015 à 16 H 30. Les plis parvenus après ces date et heure, pour quelque motif que ce soit, ne seront pas ouverts. Le candidat en sera informé. Les offres sont présentées sous enveloppe cachetée. L offre peut être déposée par voie électronique sur le site Pour les candidats qui souhaiteraient envoyer leurs plis sous forme dématérialisée, la transmission des candidatures et des offres par voie électronique s effectue dans les conditions définies par le décret n du 17 décembre 2008 modifiant l article 56 du code des marchés publics. Une aide technique à l utilisation de la salle des marchés est disponible sur le site : Les documents mis à disposition se composent du manuel d utilisation, des conditions générales d utilisation et des prés requis techniques. Ces documents décrivant l utilisation de la salle des marchés font partie intégrante du règlement de la consultation. Pour les candidats souhaitant répondre sous forme dématérialisée et afin de garantir au mieux le déroulement de cette procédure dématérialisée, ils devront tenir compte des indications suivantes : Format des fichiers :.doc,.xls et.pdf Anti-virus : Les candidats s assureront avant la consultation de leur pli que les fichiers transmis ne comportent pas de virus. Tout fichier constitutif de la candidature ou de l offre devra être traité préalablement par le candidat par un anti-virus. En cas de détection d un programme malveillant, le pouvoir adjudicateur ne procèdera pas à la réparation du fichier. Par contre, il pourra procéder, le cas échéant, à l ouverture de la copie de sauvegarde si celle-ci respecte les modalités prévues au présent article Si le document électronique contenant le programme malveillant concerne un document de candidature ou un document de l offre, ce document est réputé n avoir jamais été reçu et le candidat en est informé. 7

8 Copie de sauvegarde : Le candidat qui effectue une transmission électronique a la faculté d adresser, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support papier ou sur support physique électronique dans les délais impartis pour la remise des offres. Cette copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible : «copie de sauvegarde». La copie de sauvegarde peut être ouverte dans les deux cas suivants : * Lorsqu'elles sont accompagnées d'une copie de sauvegarde, les candidatures et les offres transmises par voie électronique et dans lesquelles un programme informatique malveillant est détecté par le pouvoir adjudicateur donnent lieu à l'ouverture de la copie de sauvegarde. * Lorsqu'une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n'est pas parvenue au pouvoir adjudicateur dans les délais de dépôt des offres ou bien n'a pas pu être ouverte par le pouvoir adjudicateur, celui-ci procède à l'ouverture de la copie de sauvegarde, sous réserve que celle-ci lui soit parvenue dans les délais de dépôt des offres. Si le pli contenant la copie de sauvegarde n'est pas ouvert, il est détruit par le pouvoir adjudicateur. Modifications des documents : le système détecte les éventuelles modifications effectuées sur les documents entre l envoi de leur signature et l envoi des documents ayant généré ladite signature. Le document est alors rejeté. Gestion des plis reçus en dehors des délais mentionnés : les plis transmis par voie électronique sont horodatés ; tout pli parvenant au-delà de la date et de l heure limite de dépôt, telle qu indiquée dans le présent règlement de consultation, sera considéré comme hors délai et ne pourra donc être examiné par l Administration. L attention des candidats est appelée sur le fait que la procédure de dépôt des plis par voie dématérialisée n est pas instantanée et peut varier dans sa durée en fonction de la taille des fichiers. Un certain délai peut s écouler entre le moment où est déposée la signature et le moment de dépôt du pli. Aucun délai supplémentaire ne sera accordé aux candidats déposant leur offre par voie électronique. Il est donc recommandé de débuter l opération de dépôt des plis bien avant l heure de clôture. 8

9 Signature de l offre et dépôt des plis : Les candidatures et les actes d engagement, transmis par voie électronique, sont signés par l'opérateur économique au moyen d'un certificat de signature électronique, qui garantit notamment l'identification du candidat. Les catégories de certificats de signature utilisées pour signer électroniquement doivent être, d'une part, conformes au référentiel intersectoriel de sécurité et, d'autre part, référencées sur une liste établie par le ministre chargé de la réforme de l'etat. Par application de l arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics en vigueur, le candidat doit respecter les conditions relatives : 1) au certificat de signature du signataire, 2) à l outil de signature utilisé (logiciel, service en ligne, parapheur le cas échéant), devant produire des jetons de signature 1 conformes aux formats réglementaires dans l un des trois formats acceptés. 1) LES EXIGENCES RELATIVES AUx CERTIFICATS DE SIGNATURE DU SIGNATAIRE Le certificat de signature du signataire respecte au moins le niveau de sécurité préconisé. 1 er cas : Certificat émis par une Autorité de certification "reconnue" Le certificat de signature est émis par une Autorité de certification mentionnée dans l'une des listes de confiance suivantes : usted_lists/index_en.htm Dans ce cas, le soumissionnaire n'a aucun justificatif à fournir sur le certificat de signature utilisé pour signer sa réponse. 1 Le jeton d horodatage peut être enveloppé dans le fichier d origine ou bien apparaître sous la forme d un fichier autonome (non enveloppé) 9

10 2ème cas : Le certificat de signature électronique n est pas référencé sur une liste de confiance La plateforme de dématérialisation «PLACE» accepte tous certificats de signature électronique présentant des conditions de sécurité équivalentes à celles du référentiel général de sécurité (RGS). Le candidat s assure que le certificat qu il utilise est au moins conforme au niveau de sécurité préconisé sur le profil d acheteur, et donne tous les éléments nécessaires à la vérification de cette conformité par l acheteur. Justificatifs de conformité à produire Le signataire transmet les informations suivantes : - La procédure permettant la vérification de la qualité et du niveau de sécurité du certificat de signature utilisé : preuve de la qualification de l'autorité de certification, la politique de certification ) - Le candidat fournit notamment les outils techniques de vérification du certificat : chaîne de certification complète jusqu à l AC racine, adresse de téléchargement de la dernière mise à jour de la liste de révocation ; - L'adresse du site internet du référencement du prestataire par le pays d'établissement ou, à défaut, les données publiques relatives au certificat du signataire, qui comportent, au moins, la liste de révocation et le certificat du prestataire de services de certification électronique émetteur. 2) OUTIL DE SIGNATURE UTILISE POUR SIGNER LES FICHIERS Le candidat utilise l outil de signature de son choix. Cas 1 : Le soumissionnaire utilise l outil de signature de la plate-forme des achats de l État PLACE. Dans ce cas, le soumissionnaire est dispensé de fournir tout mode d emploi ou information Cas 2 : Lorsque le candidat utilise un autre outil de signature que celui proposé sur PLACE, il doit respecter les deux obligations suivantes : 1) Produire des formats de signature XAdES, CAdES ou PAdES. 2) Permettre la vérification en transmettant en parallèle les éléments nécessaires pour procéder à la vérification de la validité de la signature et de l intégrité du document, et ce, gratuitement. 10

11 Dans ce cas, le signataire indique la procédure permettant la vérification de la validité de la signature en fournissant notamment : -le lien sur lequel l outil de vérification de signature peut être récupéré, avec une notice d explication et les pré-requis d installation (type d exécutable, systèmes d exploitation supportés, etc). La fourniture d une notice en français est souhaitée ; -le mode de vérification alternatif en cas d installation impossible pour l acheteur (contact à joindre, support distant, support sur site etc.). RAPPEL GENERAL Un zip signé ne vaut pas signature des documents qu il contient. En cas de fichier zippé, chaque document pour lequel une signature est requise doit être signé séparément. Une signature manuscrite scannée n a pas d autre valeur que celle d une copie et ne peut pas remplacer la signature électronique. L offre électronique de la société retenue sera re-matérialisée sous forme papier par l Administration. Cet exemplaire re-matérialisé donnera lieu par la suite à la signature manuscrite des parties au présent marché dans la cadre de la mise au point du marché. Ordre d ouverture des plis Les plis transmis sur support papier seront numérotés par ordre chronologique d arrivée. Les plis transmis par voie électronique seront également numérotés par ordre chronologique à la suite des plis transmis sur support papier. Le pouvoir adjudicateur procédera à l ouverture des plis transmis sous forme papier par ordre d arrivée puis à celle des plis transmis sous forme électronique par ordre d arrivée. 11-DATE DE PUBLICATION Le mercredi 14 octobre JUGEMENT DES OFFRES La sélection des offres et le choix du titulaire seront effectués dans les conditions prévues à l'article 53 du Code des Marchés Publics. 11

12 Sera retenue l'offre la plus avantageuse selon la règle du mieux disant conformément aux critères suivants avec pondération : Critères Pondération Adéquation technique de la réponse 25% Sous-critère 1 Excellence de l offre logistique 15 points Sous-critère 2 Moyens humains et matériels 10 points Adéquation de la réponse en termes d attractivité de lieu 25% Sous-critère 1 Attractivité de la localisation géographique 10 points Sous-critère 2 Facilité d accès et offre hôtelière 10 points Sous-critère 3 Proximité géographique et administrative avec Rennes pour facilités d organisation et de gestion 5 points Prix des prestations évalués sur la base du bordereau de prix. 40% Selon la formule : Note attribuée au candidat étudié = Note maximale X (montant de l offre la moins disante /montant de l offre étudiée). Références du prestataire en matière de conduite de démarche similaire 10% 12

13 AGROCAMPUS OUEST se réserve le droit de négocier les offres avec un ou plusieurs candidats dont l offre est régulière, acceptable et appropriée. Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l offre, notamment les prix. 14- RESSOURCES DOCUMENTAIRES RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Contacts pour les aspects administratifs : Mr Yves Richard, Responsable du Service Achats Marchés - Tel : ou Mme Karine Lefranc, assistante au service Achats-Marchés Tél : Contacts pour les aspects techniques : Monsieur Olivier LE PAPE AGROCAMPUS OUEST - Centre de Rennes UMR ESE, Equipe Ecologie Halieutique 65 rue de Saint Brieuc CS RENNES Tel :

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