P r o c é d u r e P PED-STA-01 B

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1 1 / 8 Objet, domaine d'application Cette procédure décrit les modalités et les outils d évaluation et de suivi des stages. Les personnes concernées sont les étudiants, le tuteur entreprise et le tuteur enseignant. Description de la dernière modification Prise en compte dans la procédure de la nouvelle réglementation concernant les stages en entreprise Modifications INDICE Fonction Nom et visa Date Etabli par : Service Qualité Jean-François MILLET 10 janvier 2001 A B C D Vérifié par : Approuvé par : Directeur Christian ETIENNE Etabli par : Conseil de Direction Jean-François MILLET 13 décembre 06 Vérifié par : Approuvé par : Directeur Jean-Christophe BARDET Etabli par : Vérifié par : Approuvé par : Etabli par : Vérifié par : Approuvé par : Diffusion Interne A: Attribution I: In A I Copie Vu A I Copie Vu Administration Département TC Direction LP ARI Département GEA LP CCPC Département GEII LP E Département GLT LP MOTSES

2 2 / 8 SOMMAIRE Page 1. REFERENCES ET DEFINITIONS REFERENCES DEFINITIONS ORGANISATION ET CONTENU DEROULEMENT DE L'EVALUATION EVALUATION PAR L'ENTREPRISE EVALUATION DU RAPPORT DE STAGE EVALUATION DE LA SOUTENANCE CALCUL NOTE GLOBALE ET HARMONISATION GESTION DES DOCUMENTS LES RAPPORTS DE STAGE AU FORMAT PAPIER LES RAPPORTS DE STAGE AU FORMAT INFORMATIQUE LES FICHES DE NOTATION ANNEXES... 8

3 3 / 8 1. REFERENCES et DEFINITIONS 1.1. Références - LIVRET DE L ETUDIANT - BULLETIN OFFICIEL - CONVENTION DE STAGE - NORME ISO 9001 Chapitre xxxx 1.2. Définitions Le Tuteur d entreprise (Maître de stage) : la personne qui encadre le stagiaire en entreprise tout au long du stage et donne une appréciation sur le déroulement du stage. Le Tuteur Enseignant : La personne qui représente l'iut et sa de rattachement qui encadre le stagiaire tout au long du stage. Il a pour mission de garantir la réalisation du stage dans de bonnes conditions. Il contacte le stagiaire et le tuteur entreprise au moins une fois durant la période de stage. L Evaluation : C'est l'appréciation du travail réalisé par le stagiaire durant sa période en entreprise. Sont appréciés le travail fourni, le rapport de stage et la soutenance. Ce sont des appréciations orale et écrite qui prennent en compte le fond et la forme des différentes présentations. Le Stage : Période passée en une entreprise ou administration, il doit être en relation avec la initiale suivie. La durée est variable, elle est définie dans la convention de stage. Le responsable des stages : La personne au sein du département qui a pour mission de gérer et centraliser l'ensemble des actions et documents concernant les stages des étudiants du département. Le candide : La personne qui participe à la soutenance. Elle n a pas suivi le travail du stagiaire. Elle participe à la notation du rapport et de la soutenance. L Entreprise : La structure qui accueille le stagiaire étudiant. Le Responsable de la : La personne qui représente le département et signe les conventions des stages. La : La personne qui gère la partie administrative des stages, envoie et réceptionne les courriers.

4 4 / 8 2. ORGANISATION et CONTENU 2.1. Déroulement de l'évaluation PLANIFICATION Responsable des stages et Responsable de la concerné Au plus tard 3 semaines avant la fin du stage EVALUATION ENTREPRISE EVALUATION du RAPPORT Tuteur entreprise Tuteur-enseignant et candide Chapitre 2.2 Chapitre 2.3 EVALUATION de la SOUTENANCE (selon ) Tuteurs entreprise et enseignant et candide (1) Chapitre 2.4 SYNTHESE ET HARMONISATION Ensemble des enseignants du département Chapitre 2.5 (1) Le tuteur entreprise peut se faire représenter par une autre personne de l entreprise. En cas d impossibilité, le jury se déroulera sans la présence de l entreprise Instructions pour l utilisation des fiches d évaluation Liste des références par Département qui devront être suivies du numéro de version A, B, C exemple I-PED-STA-xxx-01A - Département GEA I-PED-STA-GEA-01 - Département GEII I-PED-STA-GEII-01 - Département GLT I-PED-STA-GLT-01 - Département TC I-PED-STA-TC-01 - Licence Professionnelle ARI I-PED-STA-ARI-01 - Licence Professionnelle CCPC I-PED-STA-CCPC-01 - Licence Professionnelle Entrepreneuriat I-PED-STA-LPE-01 - Licence Professionnelle MOTSES I-PED-STA-MOTSES-01 Ces fiches d instructions sont définies par chaque Département et Licence. Elles présentent la démarche de notation et fait référence aux différentes fiches d évaluation. Les références des fiches sont sous la forme : F-PED-STA-«nom du Département»-indice-version

5 5 / Evaluation par l'entreprise ENVOI de la feuille d évaluation (1) 3 semaines avant la fin du stage Par courrier postal EVALUATION du travail suivant critères cités sur la feuille et renvoi du document à l IUT Tuteur entreprise NON Retour feuille d évaluation au moins 1 semaine avant fin Responsable des stages 1 semaine avant Relance du tuteur Jusqu'à obtention des appréciations (2) OUI Classement dans dossier étudiant (3) Dès réception Par contact téléphonique et télécopie Observations : (1) Evaluation propre à chaque (2) Les relances, 1 er temps la secrétaire de la, 2 nd temps le responsable des stages (3) Rangés et classés au secrétariat et mis à disposition des enseignants.

6 6 / Evaluation du rapport de STAGE ou du MEMOIRE Envoi de 2 rapports de stage à l IUT signé par le tuteur Entreprise et d un ou plusieurs fichiers informatiques du rapport Stagiaire 1 semaine avant la soutenance NON Réception Dans les temps Sanction (1) OUI Tuteur enseignant et Responsable de la Réception et trie des rapports avant mise à disposition aux enseignants (2) 4 jours minimum avant la présentation orale Lecture et notation (3) Tuteur enseignant et candide (4) Observations : (1)Fait l objet d une concertation au sein de la concernée (2) Rangés et classés au secrétariat et mis à disposition des enseignants. (3) Evaluation propre à chaque : (4) Selon

7 7 / Evaluation de la soutenance (selon ) Etablissement des dates de soutenances (numéro de semaine) Planification du passage des soutenances suivant disponibilités de chacun des participants et des moyens pédagogiques et affichage Responsable des stages, secrétariat de la 1 semaine au plus tard avant les soutenances Par courrier, contact téléphonique et affichage Préparation des dossiers individuels pour les enseignants et tuteurs Secrétariat de la 1 semaine au plus tard avant les soutenances Accueil du tuteur entreprise des enseignants et de l étudiant présentation des instructions Etudiant, tuteur entreprise, tuteur enseignant, candide Pendant la semaine des soutenances Soutenance des candidats suivant prescription de chaque (1) NON Fin de journée ou de candidats OUI Rassemblement des fiches d évaluations et classement au secrétariat Secrétariat de la Au fur et à mesure des passages Centralisation papier des différentes fiches d évaluations Observations : (1) Evaluation propre à chaque département:

8 8 / Calcul note globale et harmonisation Harmonisation de la note globale Ensemble des enseignants de la Dans la semaine qui suit les soutenances Confrontation des différentes notes et appréciations Classement par ordre croissant des notes Ensemble des enseignants de la Dans la semaine qui suit les soutenances Choix du meilleur stage pour une remise de prix lors de la remise des diplômes Ensemble des enseignants de la Pendant l harmonisation Confrontation des meilleurs notes globales de stage Archivage des documents Secrétariat de la A la fin de l harmonisation Centralisation des différents documents papier Observations : Néant 3. GESTION des DOCUMENTS 3.1. Les rapports de stage au format papier Fournis par le secrétariat de chaque, ils sont étiquetés et archivés par la documentaliste. Ils sont mis à la disposition des étudiants après accord d un enseignant Les rapports de stage au format informatique Ils sont archivés au Centre de Documentation Les fiches de notation Elles sont stockées dans chaque dossier étudiant correspondant. Celui-ci est ensuite archivé au secrétariat pendant 1 an. A partir de la seconde année les dossiers étudiants sont classés aux archives centrales en sous sol. 4. ANNEXES Convention de stage : F-PED-STA-01 Charte des stages étudiants en entreprise : F-PED-STA-02