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2 QU EST-CE QUE TECPRO?. Il ne viendrait à l idée de quiconque de conduire une voiture et. encore moins de piloter un avion sans disposer des instruments de mesure et de contrôle indispensables et qui constituent le tableau de bord. Piloter un projet de développement est infiniment plus complexe que de conduire une voiture, et pourtant nombreux sont ceux qui se livrent à cet exercice sans disposer des outils indispensables à ce pilotage.. TECPRO est un système informatisé de réalisation de tableaux de bord. TECPRO permet de réaliser la Planification et le Suivi- Evaluation des projets de développements financés par les bailleurs de fonds. PLANIFICATION DU PROJET TECPRO CE QUE TECPRO PEUT VOUS APPORTER TECPRO offre un système interactif donnant aux coordonnateurs et équipes de projets de développement, un accès direct aux indicateurs les plus significatifs. TECPRO présente plusieurs avantages, notamment : Amélioration de la productivité : saisie et traitement des données, automatisation de la création de rapports d activités, accès rapide à l information Normalisation de l information dans le cadre d un référentiel: saisie des éléments du Programme de Travail Annuel (PTA) du projet Recherche rapide de l information : offre des requêtes permettant d explorer l ensemble des informations concernant le projet Prise de décision rapide : système multi dimensionnels permettant d exploiter et d analyser l information par zooming (vous pourrez partir d une information agrégée pour aller vers une information de plus en plus détaillée) et par colorisation (le système permet de mettre l accent sur les dysfonctionnements) SUIVI DU PROJET EVALUATION DU PROJET Grande capacité d évolution : développement de modules traitements, d états spécifiques liés au projet.

3 ATOUTS DE TECPRO Tecpro permet de gérer tout type de projets de développement. Il est entièrement paramétrable pour s adapter aux besoins spécifiques du client. Le système permet de suivre : - les indicateurs techniques (indicateurs de performance et d impact) - les indicateurs temporels ( planification détaillée jusqu à la semaine des tâches) - les indicateurs financiers (taux de décaissements et taux d exécution budgétaire) Tecpro peut exporter les données du projet (création de rapports de suivi) vers les logiciels de traitement de texte et de tableurs courants (WORD, EXCEL, MS-PROJECT) L ergonomie du logiciel permet son utilisation sans compétence informatique particulière. La saisie des données est facilitée à l aide des déroulantes et de l aide en ligne. EDITION DES ETATS Tous les tableaux de bord peuvent être édités du niveau le plus détaillé au niveau le plus agrégé. Tecpro permet d éditer trois types d états : Les états permettant de collecter des données sur le terrain : - états de collecte de données de données brutes - états de vérification des données mesurées - chronogramme prévisionnel d une période donnée Les états permettant de comparer directement sur un graphique les réalisations par rapport aux prévisions - Tableau des indicateurs - Chronogramme des activités - Situation budgétaire - Tableau des décaissements Les états de synthèse permettant de regrouper les données concernant les différents types d indicateurs (techniques, temporels et financiers)

4 SYSTEME DE CONFIGURATION FLEXIBLE TECPRO fonctionne selon les différentes configurations ci-dessous Centre de Saisie 01 Disquettes SIEGE Centre de Saisie 02 Modem Documents Centre de Saisie 03 Manuel

5 COMMENT SE SERVIR DE TECPRO? Tecpro est structuré en 6 modules principaux comme le montre l écran principal ci-joint. Le module Paramètres permet d intégrer les éléments de base insdispensables au fonctionnement du logiciel Le module Planification permet de saisir les planifications des indicateurs Le module Suivi-Mensuel permet le suivi d un niveau particulier du projet chaque mois. Il permet de produire les rapports des Termes de Référence L utilisation de Tecpro s effectue en 4 étapes 1. Définir les éléments du projet (Objectif, Composantes,, Activités, Tâches) et leur réalisation géographique si nécessaire 2. Définir les indicateurs de performance et d impact 3. Elaborer la planification des différents indicateurs 4. Effectuer le suivi des indicateurs Le module Suivi Trimestriel permet de suivre les activités et de produire les rapports d avancement sur les activités Le module Autres Exploitations permet de produire d une part les tableaux de bord et d autre part l accès optionnel à un Système d Information Géographique (G.I.S) Le module Utilitaires permet la sauvegarde des données,le transfert de données entre sites et la communication avec différents logiciels de gestion comptable et financière

6 PARAMETRES Le paramétrage consiste à adapter parfaitement le logiciel aux besoins du client : Découpage décroissant du projet en plusieurs Niveaux Analytiques (ex : Objectifs, Composantes,,Activités et Tâches) et définition des éléments de chaque niveau Découpage décroissant du projet en plusieurs Niveaux Géographiques (ex : Pays, Arrondissements, Départements, Provinces, etc ) et définition des éléments de chaque niveau Définition des indicateurs de performance pour le suivi de l'exécution des activités et des indicateurs d impact pour l évaluation des résultats de ces activités. Définition des acteurs du projets (Agences d exécution et Opérateurs) et des paramètres généraux (Unités d œuvre, critère de pondération, etc )

7 PLANIFICATION La planification permet de saisir les prévisions des indicateurs techniques, temporels et financiers. Elle fournit également les états de collecte des données Saisie des prévisions des indicateurs techniques Saisie à l aide de chronogrammes de la planification détaillée jusqu à la semaine des tâches Saisie des prévisions de décaissements Etats de collecte des données pour récupérer facilement les données sur le terrain Etats de validation des données pour corriger les données initialement récupérées

8 SUIVI-MENSUEL Le Suivi Mensuel permet de produire les Termes de Référence (TDR) pour suivre mensuellement la réalisation effectuée au niveau des tâches. Saisie des TDR, le responsable du Suivi-Evaluation peut connaître mois par mois l état d avancement d une tâche et prendre les décisions nécessaires au bon déroulement de la tâche les opérateurs concernés Les TDR peuvent être directement exportés vers MS- WORD d où un gain de temps pour le responsable du Suivi-Evaluation et une meilleure communication au niveau du projet

9 SUIVI-TRIMESTRIEL Le Suivi Trimestriel permet de saisir d une part les réalisations sur les indicateurs et d autre part fournit différents tableaux de bord et le rapport d avancement sur les activités. Saisie du rapport trimestriel des activités. Le rapport peut être exporté directement vers MS- WORD Saisie des réalisations effectuées sur les tâches. Indications visuelle et sonore sur les retards et dépassements Etat d avancement de l activité : taux de réalisation des indicateurs techniques, durée de dépassement et retard de l activité, taux d exécution budgétaire et le taux de décaissement de l activité

10 AUTRES EXPLOITATIONS Ce module fourni plusieurs requêtes pour retrouver facilement les informations du projet. Il permet de visualiser les données au travers du Système d Information Géographique (GIS) Production d états sur n importe quel niveau analytique (Objectifs, Composantes,,Tâches) Tableau de synthèse permettant de faire une analyse globale sur les activités Etat de synthèse sur une activité du projet

11 UTILITAIRES Les utilitaires permettent d effectuer les opérations de maintenance sur la base de données du Projet. Le module assurent le transfert de données entre TECPRO et des logiciels de gestion comptabilité et financière Importation des données financières de TOMPRO Exportation vers MS-PROJECT du chronogramme Sauvegarde, Restitution, Réparation, Compactage et Purge de la base de données

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