Action collective Interrégionale «Les écrits professionnels à l épreuve des systèmes d informations»

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1 Action collective Interrégionale «Les écrits professionnels à l épreuve des systèmes d informations» ANNEE 2016 Proposition à retourner impérativement avant le 30 OCTOBRE 2015 (selon les modalités indiquées en fin de document) 1

2 I. Identification du commanditaire a. Présentation Unifaf est l Organisme Paritaire Collecteur Agréé pour la collecte et la gestion des fonds de la formation continue de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, du secteur privé à but non lucratif. Créé en 1972 par les partenaires sociaux de ce secteur, Unifaf est géré par un Conseil d Administration Paritaire composé de l'unifed qui rassemble cinq organisations d'employeurs (CRF, FEGAPEI, FEHAP, FNCLCC, SYNEAS) et six organisations représentatives des salariés (CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT, CGT-FO, SUD Santé-sociaux). Unifaf couvre aujourd hui établissements adhérents et salariés. Nos adhérents sont des associations, fondations, établissements, privés à but non lucratif, issus de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale (exemples : hôpitaux, centres de rééducation fonctionnelle, maisons de retraite pour personnes âgées dépendantes, EHPAD, instituts médicopédagogiques (IME), foyers d hébergement pour adultes handicapés, établissements et services d aide par le travail (ESAT), maisons d enfants à caractère social (MECS), etc). Unifaf est structuré régionalement en 22 délégations où siègent des Délégations Régionales Paritaires (DRP) relayées par un siège national et 22 services techniques régionaux. L OPCA compte plus de 300 salariés. Responsable de l'organisation de la formation, de l évaluation et des relations avec les organismes de formation : Le présent appel à proposition s inscrit dans le cadre des actions de formation initiées par la Délégation Régionale Paritaire (DRP) de l inter région SUD EST composée des régions Rhône-Alpes, Auvergne, Languedoc Roussilon, PACA et Corse ; et confiées au service technique de la délégation régionale PACA Corse pour son déploiement, son suivi, sa coordination et son évaluation : - UNIFAF PACA-Corse Tour Méditerranée, 65 avenue Jules Cantini, Marseille cedex 20 - Emilie Rouet, Chef de projet. b. Caractéristiques de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif Cf. La synthèse de l'enquête Emploi 2012 : cliquez ici c. Contexte du lancement de l action Les travailleurs sociaux sont sans cesse et de plus en plus confrontés à l écrit dans leur pratique professionnelle quotidienne. Ces nouveaux impératifs sont aussi bien le résultat des contraintes liées à de multiples facteurs sociétaux : diversification des problèmes sociaux, massification des personnes vulnérables et/ou en situation de précarité que des nombreuses évolutions législatives souvent plus exigeantes : loi du 2 janvier 2002 modernisant l action sociale et médico-sociale ; lois du 5 mars 2007, la protection des adultes vulnérables, législations de plus en plus exigeantes sur l accueil et la place des usagers... Cette nouvelle culture de l'écrit se développe et est impulsée par le renforcement du droit des 2

3 usagers, le développement des démarches qualité, la professionnalisation et l'essor des nouvelles technologies. De surcroit, ces multiples écrits et dispositifs, évaluations et avis, régulièrement soumis à l évaluation d un tiers (hiérarchie, juge, commission...), sont la clé de la réussite pour certains accès aux droits ou encore la mise en œuvre de mesures de protection. Étroitement liés au contexte institutionnel, les écrits professionnels nécessitent d être finalisés et pensés au regard du cadre légal qui les régit. Ils doivent également concilier la compréhension des intervenants avec les usagers ou leurs collègues et partenaires. Parallèlement, le vieillissement de la population, les poly-pathologies, les besoins d accompagnement au long cours sont quelques-uns des facteurs qui amènent à envisager l accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans une logique de parcours. Plusieurs professionnels peuvent ainsi être mobilisés auprès d une même personne : professionnels médico-sociaux mais également sanitaires, sociaux, de l insertion, de la formation, du travail Le partage de l information apparaît déterminant pour fluidifier et optimiser ce parcours de la personne et les systèmes d information doivent y contribuer. Les travailleurs sociaux, confrontés depuis toujours à la question de l'écrit, doivent aujourd'hui élargir leurs compétences tout en préservant le sens de leur mission. En effet, l'écrit à travers des systèmes d information normés reste avant tout un outil au service de l'accompagnement des usagers mais qui devient indispensable dans leur pratique quotidienne. II. Descriptif de la formation a. Public cible Le dispositif de formation s adresse à L ensemble des professionnels amenés à rédiger des écrits professionnels sur divers systèmes d informations dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux. Pré-requis : Utilisation régulière d un système d information numérique et informatique au sein de son établissement b. Finalités de la formation Objectif général La formation a pour objectif général de permettre aux professionnels d améliorer la qualité de leurs écrits à travers l utilisation des systèmes d informations à leur disposition. Objectifs opérationnels A l issue de la formation, les participants seront notamment en capacité de : Connaître le cadre juridique des écrits professionnels dans le secteur sociale et médico-social Connaître le cadre juridique du dossier de la personne accueillie ou accompagnée dans le secteur social et médico-social : contenu et support 3

4 Connaître le cadre juridique du partage d informations dans le secteur social et médico-social Comprendre les enjeux des écrits professionnels dans le secteur : pour les tutelles/financeurs, les institutions, les professionnels, les partenaires et les usagers Appliquer les normes structurant les différents écrits à travers les systèmes d information d. Modalités pédagogiques et techniques La formation devra comporter - Des apports de contenu théoriques et méthodologiques, - Des outils concrets et opérationnels - Des exercices pratiques, - Des temps d échanges entre les stagiaires et le formateur. L organisme de formation pourra solliciter des intervenants externes pour intervenir au cours des sessions de formation. Elle devra en outre : - Favoriser l interactivité et développer les échanges d expériences et de pratiques entre participants, - Prévoir un temps d intersession permettant une itération entre la formation et l établissement. NB : L équipe d intervention comportera un responsable pédagogique chargé de piloter l action de formation. e. Modalités d organisation Déroulement de l action La formation se déroulera sur l exercice 2016 Les modalités de mise en œuvre de l action de formation sont les suivantes : - Sessions : Nous prévoyons de réaliser 4 sessions : 1 sur chaque région de l inter région Sud est - Nombre de participants : Les groupes compteront entre 7 et 15 stagiaires -Durée : La durée est évaluée à 3 journées de formation de 7 heures, +/- 1 journée. La durée sera à l appréciation du prestataire selon le programme proposée. Un temps d intersession raisonnable peut être préconisé par l organisme de formation. L organisme de formation devra proposer un travail d intersession ainsi que des outils pour les stagiaires s il le juge nécessaire. - Lieu et organisation logistique de formation : Les sessions de formation seront organisées sur l ensemble de l Inter région Sud Est (Rhône-Alpes ; Auvergne, Languedoc Roussillon, Provence Alpes Cote d Azur, Corse) dans les locaux proposés par l organisme de formation. Il revient donc à ce dernier de rechercher le lieu de déroulement de la formation ; L organisation logistique des sessions est assurée par l organisme de formation en lien avec le Service Régional Unifaf (constitution des groupes, envoi des convocations, réservation de salle, déjeuner ) ; Les formations doivent être organisées en inter-établissements. 4

5 Période souhaitée : Les sessions de formation seront réalisées sur l année Les actions devront être démarrées à compter de mars Organisation de l action de formation L action envisagée est une action collective interrégionale destinée à être proposée à l ensemble des adhérents de l OPCA. L appel à projet vise la sélection d opérateurs de formation en capacité de conduire cette action sur l ensemble de l inter-région Sud Est. Une fois le prestataire retenu, Unifaf établira en lien avec lui la fiche pédagogique de l action sur le territoire concerné et les modalités d intervention convenues. Le déploiement de l action se réalise en lien avec les délégations régionales d Unifaf, selon un calendrier proposé par l OF et validé par Unifaf. Le prestataire devra mettre à disposition un référent administratif dédié à transmettre tous les éléments nécessaires à la bonne conduite de l action (factures, feuilles d émargement, bilans pédagogiques, tableaux d information sur les stagiaires,..) et faciliter les échanges entre Unifaf et le prestataire de formation. Organisation logistique de formation : L organisation logistique des sessions est assurée par l organisme de formation en lien étroit avec le Service Régional d Unifaf (envoi des convocations, réservation de salle, déjeuné ). Les formations doivent être organisées en inter-établissements. Le prestataire est responsable de l organisation logistique des sessions : location de salles, planification, transmission des convocations, organisation du déjeuner. Il pourra le cas échéant prendre appui sur les services techniques régionaux d Unifaf pour le repérage des lieux pouvant accueillir les formations et repas. Il revient dans tous les cas à l organisme de formation de rechercher le lieu de déroulement de l action. Réunions de cadrage : Des réunions de cadrage peuvent être organisées par les délégations régionales d Unifaf au cours de la mission. Le prestataire prend en compte les remarques qui lui sont alors faites et assure les adaptations nécessaires à la qualité de la prestation. f. Evaluation de la formation Une attention toute particulière est accordée à l évaluation des actions de formation menées. Cette évaluation se situe à plusieurs niveaux : Une évaluation formative, à l initiative du formateur, dont l objectif est de vérifier individuellement que les objectifs pédagogiques ont été atteints. Cette évaluation se traduit par l édition d une attestation de compétences, à remettre à chaque stagiaire, qui doit pouvoir être mobilisée dans une éventuelle démarche de validation des acquis de l expérience. Un bilan oral, lors de la dernière journée de formation, en présence des participants, des formateurs, et d un représentant d UNIFAF. Ce bilan a pour objet d évaluer la pertinence du dispositif de formation, le degré de satisfaction des stagiaires et les éventuelles améliorations à apporter dans la perspective d une reconduction. Un questionnaire de satisfaction écrit, distribué à chaque participant, qui doit être impérativement récupéré avant la fin de la formation et transmis à UNIFAF. 5

6 Un bilan pédagogique, rédigé par le prestataire, analysant les conditions de la mise en œuvre de l action, notamment au regard des aspects suivants : - dynamique du groupe (motivation, attentes, participation, homogénéité) ; - modalités pédagogiques (pertinence du contenu, du rythme, des choix pédagogiques) ; - organisation matérielle de l action ; - évaluation des effets produits par l action (atteinte des objectifs pédagogiques, autres effets); - préconisations d amélioration ; - autres besoins de formation repérés. g. Financement de la formation Le coût pédagogique intègre en détail : - La préparation pédagogique et la coordination des formations, - L animation des sessions de formation, - La formalisation des travaux d intersession le cas échéant, - La reproduction des outils et supports pédagogiques de formation remis aux stagiaires, - l organisation logistique des sessions de formation, - L évaluation des formations et la participation aux points de régulation avec les services techniques d Unifaf, aux comités de pilotage et groupes de travail), - Les frais de déplacement et de séjour des formateurs. Le coût pédagogique ne comprend pas : - Les frais de location de salle éventuels. Ils seront facturables à Unifaf sur présentation des justificatifs, sous réserve qu aucune solution d accueil à titre gracieux n ait été possible. - Les frais de repas des stagiaires Les coûts sont exprimés H.T et T.T.C. Un contrat de prestation de service détaillé sera signé avec l organisme de formation retenu et Unifaf. Sous réserve de respecter le même contenu, les délégations d UNIFAF ou un établissement adhérent à UNIFAF pourront reprendre à leur compte cette action de formation aux mêmes conditions financières jusqu en III. Sélection des organismes de formation a. Organismes de formation concernés L appel d offres s adresse à tout organisme de formation possédant un numéro de Déclaration d Activité en cours de validité. Outre les critères indiqués ci-dessous, l organisme de formation doit être en capacité de dispenser des formations sur toute l inter Région Sud Est. Sous-traitance : Le candidat peut présenter son ou ses sous-traitants, soit à la remise de son offre, soit en cours d exécution de la prestation. Un candidat qui envisage, dès la remise de son offre, de sous-traiter une partie des prestations doit le mentionner dans sa proposition. b. Proposition de réponse et dépôt des candidatures En tenant compte de ce cahier des charges, vous devez renseigner UNIQUEMENT le document joint intitulé «Proposition de prestation : document à renseigner» Pour répondre à cet appel d'offres, nous vous remercions de bien vouloir nous adresser le document «Proposition de prestation» en double exemplaire : 6

7 - l une faisant apparaître votre logo et votre identité, - la seconde en préservant l anonymat sur tout le document (les réponses étant examinées «à l aveugle») = les dossiers ne respectant pas l anonymat seront exclus automatiquement. Par obligatoirement à l adresse suivante : ET par courrier en 2 exemplaires (2 avec logo et 2 anonymes) à l adresse suivante : UNIFAF PACAC Tour Méditerranée, 65 avenue Jules Cantini, Marseille cedex 20 au plus tard le 30 OCTOBRE 2015 inclus Aucun délai supplémentaire ne vous sera accordé. Toute information complémentaire pourra être obtenu auprès de : Emilie Rouet c. Modalités de sélection des organismes prestataires Sélection des candidatures Les principaux critères d appréciation des propositions seront les suivants : 1. La qualité générale de la proposition, 2. Les références de l organisme de formation dans le secteur et le domaine de formation concerné, 3. La conformité de la réponse au cahier des charges (compréhension de la demande et de la problématique, etc. ), 4. La prise en compte des objectifs de l action de formation, 5. Les méthodes pédagogiques proposées, 6. Le séquencement de la formation, 7. La qualification des intervenants, 8. La méthodologie d évaluation de l action de formation, 9. Les modalités de communication et de promotion de l action de formation, 10. Le coût de la prestation (poste par poste), 11. Le respect des pièces justificatives demandées, 12. Les normes, labels, certifications ou charte en cours de validité La date de clôture de la liste des organismes de formation retenus est fixée au 22/10/2015 La sélection de l organisme sera effectuée par une commission, sur étude des propositions éventuellement complétée par des auditions. L (les) organisme(s)de formation non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision de la commission de sélection. IV. Contractualisation et engagement Un contrat de prestation sera signé entre le(s) prestataire(s) et Unifaf et précisera notamment les modalités de la collaboration entre les deux parties. V. Documents de référence - Annexe 1 : «Proposition de prestation : document à renseigner» 7

8 ANNEX E 1 : PR OPOSITI ON DE PR ESTA TION Action collective Inter régionale 2016 Les écrits professionnels à l épreuve des systèmes d informations CENTRE DE FO RM ATION : N o m o u R a i s o n s o c i a l e : «O F _ c o n s u l t é s _» N a t u r e j u r i d i q u e : D a t e d e c r é a t i o n : A d r e s s e : R e s p o n s a b l e à c o n t a c t e r : N o m : F o n c t i o n : T é l. : M a i l : N D é c l a r a t i o n d a c t i v i t é / / / / / / / / / / / / A c t i v i t é p r i n c i p a l e d a n s l a f o r m a t i o n : L e s n o r m e s, l a b e l s, c e r t i f i c a t i o n s o u c h a r t e e n c o u r s d e v a l i d i t é ( p o s s i b i l i t é d a n n e x e r l e d o c u m e n t l a t t e s t a n t ) : N d e n r e g i s t r e m e n t a u p r è s d e l O G D P C : L i s t e d e s f o r m a t i o n s e n r e g i s t r é e s a u p r è s d e l O G D P C : p r é c i s e z é g a l e m e n t l e p u b l i c 8

9 FORM ATION PROPOSEE : N o m b r e d e f o r m a t e u r s p a r g r o u p e : Interviennent-ils? Seuls / / ou en co-animation / / R yt h m e : T e m p s p l e i n / / T e m p s p a r t i e l / / C o n t i n u / / D i s c o n t i n u / / Nombre de stages possibles en simultané : 1) V otre pr opositi on : 8 page s maxi mum P r é s e n t e z v o t r e p r o p o s i t i o n s u r 8 p a g e s m a x i m u m e n r e s p e c t a n t l a r c h i t e c t u r e s u i v a n t e : l e s d o s s i e r s r e ç u s n e r e s p e c t a n t p a s c e s c o n d i t i o n s s e r o n t e x c l u s a u t o m a t i q u e m e n t. 1) La commande 2) La proposition 3) Les modalités pédagogiques 4) Le dispositif d évaluation 9

10 2) I NTE RV E NANTS : 1 page N o m s F o n c t i o n s D i p l ô m e s ( + d a t e d ' o b t e n t i o n ) E x p é r i e n c e e t A n c i e n n e t é d a n s l a f o r m a t i o n 3 ) RE FE RENCE S : 1 pa ge 10

11 S u r l e t h è m e p r o p o s é : S u r l e s e c t e u r : 11

12 Régions 3) CONDI TIONS FI N ANCIERES : Tarifs de base des frais pédagogiques N o m b r e d h e u r e s d e f o r m a t i o n p a r g r o u p e : N o m b r e d e s t a g i a i r e s m a x i m u m p a r g r o u p e : Coût de revient par régions Coût pédagogique TTC / groupe comprenant les coûts du formateur (déplacement + repas + hébergement) Coût supplémentaire lié à l organisation administrative (*) NB de sessions sur la région Total TTC par Région PACA - 1 Corse LR 1 RA 1 Auvergne 1 Nous attirons votre attention sur le fait que votre proposition doit nous parvenir avant le 30 octobre 2015 inclus, dernier délai. Le : A : SIGNATURE : 12

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