CONVENTION DE PRODUCTION ET PROCEDURE DE RESERVATION. HOTELLERIE, HOTEL CLUB

Transcription

1 CONVENTION DE PRODUCTION ET PROCEDURE DE RESERVATION. CLIENTELE INDIVIDUELLE HOTELLERIE, HOTEL CLUB TARIFS Année :.. Le présent contrat définit les procédures de travail et les engagements réciproques permettant la vente de prestations dans le cadre de l'organisation du COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME BEARN PAYS BASQUE. ENTRE : d une part organisme sis : Tel : Fax : représenté par Mr, ci-après dénommé le Producteur et d autre part, établissement... sis : représenté par M.... ci-après dénommé «le Prestataire» IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : Objet Le Prestataire confie au choix les missions suivantes : MISSION 1 : Le Prestataire autorise le Producteur, ou ses points de vente agréés par le CDT, le soin d effectuer sur les prestations décrites en annexe, les missions suivantes : promotion, enregistrement de réservations, établissement des contrats de réservation, encaissement des acomptes et soldes liés. OUI NON (Rayer la mention inutile) : Les articles particuliers qui s'appliquent : 8 à 18 MISSION 2 : Le Prestataire confie au Producteur le soin d'intégrer ses informations dans le système de réservation et de lui ouvrir un accès au module de réservation en ligne mis en place par le CDT. Les dossiers initiés par des clients à partir de la plateforme sont gérés directement par le Prestataire. OUI NON (Rayer la mention inutile) : Les articles particuliers qui s'appliquent : 19 à Articles communs aux deux missions : 1 Obligation de moyens Le Producteur s engage à inscrire la promotion de ces biens dans son plan d action commerciale, et à mobiliser sur l exécution de la présente son personnel technico-commercial. 2 Clientèle La commercialisation effectuée par le Producteur s étend à l international. La clientèle pourra être très diverse et sélectionnée uniquement dans une recherche de bonne adaptation des prestations proposées aux attentes exprimées. 3 Aptitude professionnelle, assurances Le Producteur et le Prestataire déclarent répondre aux conditions fixées par la loi en matière d aptitude professionnelle, et avoir souscrit une assurance responsabilité civile pour la couverture de leurs risques professionnels respectifs 4 Durée La présente convention de production est valide à compter de sa signature jusqu au 31 décembre Elle pourra être reconduite tacitement chaque année, pour une durée de 1 an, sauf dénonciation par lettre recommandée adressée au plus tard trois mois avant échéance. Page 1

2 5 Qualité des chambres Les chambres confiées en commercialisation sont toutes conformes à la réputation de l établissement démarché. 6 Descriptif Le Prestataire est entièrement responsable des descriptifs communiqués. Ceux-ci seront établis conformément au modèle joint en annexe. 7 Prix Pour les chambres confiées à la vente, les prix indiqués sont valables pour la période annuelle allant du 01 janvier.. au 31 décembre.ils sont révisés chaque année, au plus tard le 31 octobre. Le Prestataire certifie que tous les prix communiqués au Producteur sont au plus égaux à ceux auxquels pourrait prétendre un client se présentant directement à son établissement. S il était constaté que ce n était pas le cas, les règlements dus par le Producteur seraient diminués en conséquence. 8 Suppléments Tous frais supplémentaires dus à une modification apportée au cours du séjour par le client, concernant la durée ou la nature de la prestation, devront être réglés directement au Prestataire par le client. Les taxes de séjour sont également directement perçues par le Prestataire. 9 Promotions Le Prestataire et le Producteur conviennent des modalités de mise en œuvre de promotion en fonction de la stratégie marketing développée. Des promotions sont définies au coup par coup par avenant, dont le modèle est annexé. Articles relatifs à la mission 1 : 10 Contingent / Request Les chambres, désignées en annexe, peuvent être confiées en contingent avec un délai de rétrocession tel que précisé sur l annexe «Etat récapitulatif du contingent ou en request». Dans ce dernier cas, le Producteur interrogera systématiquement le Prestataire, à concurrence de la quantité déclarée. 11 Annulation En cas d annulation par le client, Le Prestataire est informé immédiatement, et perçoit une indemnité calculée selon le barème des conditions générales et particulières de vente annexées à la présente. 13 Fonctionnement des réservations 14 Règlement des séjours Avis de prise d option : en cas de réservation anticipée, le Prestataire est averti immédiatement de toute prise d option. Validation de la réservation : à réception des acomptes de réservation le point de vente valide la réservation et en avertit immédiatement le Producteur. Lui-même avertit le Prestataire, par mail, fax ou courrier. Avis d arrivée du client : à réception du solde du séjour, une copie des bons d échange envoyés au client est adressée au Prestataire. Ceux-ci mentionnent les dates d arrivée, de départ du client et le détail des prestations réservées. Acceptation des bons d échange : à l arrivée du client, le Prestataire fournit les prestations convenues contre remise des bons d échange conformément à la confirmation de réservation qui lui a été adressée. Les bons d échange émis par le Producteur engagent à ne pas être modifiés par le Prestataire. Le Prestataire adresse au Producteur la facture relative à la réservation effectuée par celui-ci, sauf cas d annulation visés à l article «dédit du Prestataire», et déduction faite de la commission convenue. 15 Commission La rémunération du Producteur s effectue sur la base d un taux de commission TTC s appliquant au tarif TTC des prestations achetées par le client. 16 Double réservation Ce taux de commission est fixé à : - % pour les ventes individuelles (hébergement + petit déjeuner, demi-pension et pension complète). - % pour les ventes via un revendeur : agence de voyage, tour opérateur (hébergement + petit déjeuner, demi-pension et pension complète). En cas de litige portant sur une éventuelle double réservation, le Producteur demeure prioritaire sur le contingent qui lui a été confié en commercialisation. Page 2

3 17 Dédit du Prestataire Dans le cas de dédit du Prestataire amenant le point de vente à faire une nouvelle proposition plus chère que la précédente au client, la différence des deux montants pourra être imputable au Prestataire qui s est dédit. Dans le cas où le client ne pourrait être relogé, il recevra du point de vente, outre le remboursement de la totalité des sommes versées, une indemnité égale à la pénalité qu il aurait supportée si l annulation était intervenue de son fait à la date du dédit. Cette pénalité sera à la charge du Prestataire. Celui-ci peut s assurer pour couvrir ce risque en cas de circonstance de force majeure ou de décision prise pour la sécurité du client. 18 Autres litiges Avant toute action contentieuse auprès des tribunaux compétents, les parties s obligent à la recherche de solutions amiables. Articles relatifs à la mission 2 : 19 Formation Le Producteur s'engage à former le Prestataire à l'utilisation du module de gestion des plannings et des dossiers clients. 20 Disponibilités Le Prestataire s'engage à faire régulièrement, tout au long de l'année, état de disponibilités. Le Prestataire communique alors directement ses disponibilités sur le serveur Résanet64 : il indique le nombre de chambres, par catégories préalablement définies dans le cadre du présent contrat, qu il souhaite mettre en marché sur le(s) portail(s) de réservation en ligne. Le Prestataire peut retirer ses chambres du serveur à tout moment si elles ne font pas l objet d une option de réservation. 21 Fonctionnement des réservations 22 Commission d'apport d'affaire 23 Paiement en ligne Dans le cas d'une interrogation via la plateforme de réservation en ligne, le Prestataire gère directement le dossier. Avis de prise d option : en cas de réservation anticipée, le Prestataire est averti immédiatement de toute prise d option. Validation de la réservation : à réception des acomptes de réservation le Prestataire sélectionne le dossier pour les passer en réservation ferme. Dans le cas d'un paiement en ligne, le dossier passe directement en statut "Ferme". Dans le cas d'une vente réalisée vis le Producteur (mission 1 sélectionnée), les modalités sont celles décrites dans les articles relatifs à cette mission. La rémunération du Producteur s effectue sur la base d un taux de commission TTC s appliquant au tarif TTC des prestations achetées par le client, pour le service d'apport d'affaire via sa plateforme de réservation en ligne. Ce taux de commission est fixé à : % des prestations réservées. Le Prestataire peut disposer d'un module de paiement sécurisé en ligne. Le Producteur lui soumettra un contrat à signer avec la société Midiway en charge de la gestion de ce module. Pour le Producteur, Fait à Le Signature Pour le Prestataire, Fait à Le Signature Page 3

4 ANNEXE A LA CONVENTION DE PRODUCTION HOTELLERIE, HOTEL CLUB COORDONNEES DESCRIPTIF PRESTATAIRE Nom : Adresse :.... Tel :.. Fax :.. .. Pour les réservations : Personne à contacter :... Périodes et horaires de permanence :... Responsabilité civile : Compagnie d'assurance : N de police : Joindre les justificatifs Agréments (si concerné) : Nature : N d'agrément : Date de délivrance : Joindre les justificatifs COORDONNEES REGLEMENT : Nom : Adresse :.... Coordonnées bancaires / Modalités pour les règlements dans le cas des réservations en ligne Mode de Paiement Délai Maximum Délai Minimum Délai Minimum de règlement du solde Pourcentage de l'acompte Chèque Carte Bleue Sur place Les délais sont exprimés en jours. Ils représentent le temps entre la date de paiement et celle du début de séjour. Page 4

5 HOTELLERIE, HOTEL CLUB DESCRIPTIF DES CHAMBRES Environnement de l'établissement Centre ville: CV / Agglomération: A / Village: V / Isolé: I Bord de mer: BM / Bord de lac: BL / Bord de rivière: BR / Station de sports d hiver: SH Montagne : MO Distances : Commerces : Plage : Lac : Stations sports hiver : Vue : Mer: M / Lac: L / Montagne: MO / Pistes ski: S EQUIPEMENT LITS / SANITAIRES (*) exemple : S1B = Single Bain avec WC dans la salle de bain / S1BW = Single Bain avec WC séparé (**) n : nombre de places. Note : Ajouter un H après chaque catégorie lorsque la chambre est accessible aux handicapés. Ajouter un W après chaque catégorie lorsque les WC sont séparés de la salle de bains. CATEGORIE Bain Douche Toilette(lavabo) Single Double Twin Triple Triple - Double + 1 lit - 3 lits S1B S1S S1L D1B D1S D1L D2B D2S D2L T2B T2S T2L T3B T3S T3L Page 5

6 Quadruple - Double + 2 lits Q3B Q3S Q3L Quadruple - 4 lits Q4B Q4S Q4L Quadruple - 2 lits doubles Q2B Q2S Q2L Suite AnB (**) AnS (**) Ces codes sont ceux utilisés sur RésaNet. EQUIPEMENT DE L'HOTEL : Nombre de chambres dans l établissement Service restaurant MIDI SOIR Accès Handicapés OUI NON Ascenseur OUI NON Jardin, parc OUI NON Piscine OUI NON Autre : préciser CLASSEMENT DE L ETABLISSEMENT : LABEL : Nature, niveau PERIODES DE FERMETURE : JOUR DE FERMETURE HEBDOMADAIRE : Page 6

7 ANNEXE A LA CONVENTION DE PRODUCTION HOTELLERIE, HOTEL CLUB PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Etablissement : Commune : Catégorie : Prestations Accès -transport assuré depuis la SNCF, gare de... -transport assuré depuis l aéroport de... -parking découvert -parking couvert Descriptif d accès Prestations proposées dans l établissement OUI / NON Tarif (payable sur place) Services divers -lit bébé -garderie d enfants -animaux acceptés -divers, à préciser... Sports-loisirs (dans l enceinte de l établissement) -balnéothérapie -salle de remise en forme -sauna -tennis -divers, à préciser : Page 7

8 TARIFS ANNEE.. Périodes A Dates des périodes B C D Prix commissionnés en Euros. CATEGORIE : CATEGORIE : Page 8

9 CATEGORIE : CATEGORIE : Préciser éventuellement les contraintes de dates de début / fin de séjour pour les séjours semaine (hôtel-club) : Prix de l'hébergement des enfants partageant la chambre des parents: - 0 à 2 ans : - 2 à 12 ans : Page 9

10 A ne remplir que si le prestataire a choisi la mission 1 TABLEAU DES DISPONIBILITES ET CONTINGENTS CATEGORIE : TOTAL DES CHAMBRES CONTINGENT J - REQUEST CATEGORIE : TOTAL DES CHAMBRES CONTINGENT J - REQUEST CATEGORIE : TOTAL DES CHAMBRES CONTINGENT J - REQUEST CATEGORIE : TOTAL DES CHAMBRES CONTINGENT J - REQUEST ATTENTION : Les contingents sont à définir à J-15, J-7 ou J-3 Page 10

11 ANNEXE RELATIVE AUX PROMOTIONS En application de la convention signée entre..,..,producteur, et., Prestataire, Il est convenu de mettre en œuvre l'action promotionnelle suivante. Contexte de l'opération :. Cible : Clients directs : OUI NON Revendeur : OUI NON Si oui : préciser éventuellement le(s) nom(s) : Période de validité de la promotion : Date début : Date fin : Type de chambres concernées :.. Formules tarifaires concernées :... Nature de la promotion : - Service offert :. -Réduction affiché sur le prix de vente :..% - Réduction accordée par le Prestataire sur le prix d'achat :..% - Délai de Vente de Première Minute :. Jours minimum avant le début du séjour - Délai de Vente de Dernière Minute :.. Jours maximum avant le dé&but du séjour - Date butoir de réservation :.. Pour le Producteur, Fait à Le Signature Pour le Prestataire, Fait à Le Signature Page 11

12 CONVENTION DE PRODUCTION ET PROCEDURE DE RESERVATION Autorisation de remontée des offres sur ResaNet Online Avenant En application de la convention de production signée avec.., Je soussigné représentant l organisme :.., Déclare accepter la remontée de mes offres sur le site de réservation en ligne indiqué dans le tableau cidessous. L acceptation de la vente sur le site indiqué implique l acceptation des conditions de vente des sites (voir annexe). Dans le cas où je gère moi-même mes plannings, j accepte notamment de régler une commission au taux indiqué dans le tableau ci-dessous pour chaque vente réalisée sur le site (pour le site du CDT, pas de commission). Nom du site Taux de commission Acceptation OUI / NON 0% OUI Fait à.., le. Signature précédée de la mention «lu et approuvé» Page 12

13 CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SITE Elles sont accessibles à partir de la page d'accueil (rubrique "Mentions légales et C.G.U.) du site Article 1 : Tarification CONDITIONS GENERALES ET PARTICULIERES DE VENTE Les prix publiés sont indiqués en Euros. Aucune contestation ne pourra être prise en considération au retour. Il appartient donc au Client d apprécier, avant son départ, si le prix lui convient. Sauf cas particulier précisé, les prix ne comprennent pas la taxe de séjour. Hormis le cas des locations de vacances, où les prix s'appliquent par unité de location, les prix affichés sont applicables à la personne. Article 2 : Assurances Sauf cas particulier précisé, aucune assurance (annulation, bagages, assistance, rapatriement) n est comprise dans les prix figurant dans ce site. Article 3 : Durée du séjour Le client signataire du contrat conclu pour une durée déterminée ne pourra en aucune circonstance se prévaloir d'un quelconque droit au maintien dans les lieux à l'issue du séjour. Article 4 : Réservation et règlement des prestations La réservation est considérée comme ferme et définitive : - Dans le cas d un dossier réservé en ligne avec paiement sécurisé par carte bancaire : A compter de la communication du numéro de réservation figurant sur le document de confirmation communiqué en ligne lors de la réservation et confirmé par à l'adresse indiquée dans le formulaire de réservation. - Dans le cas d un dossier réservé en ligne avec règlement par un autre mode de règlement (chèque, chèquevacances, ) : A compter de la réception de l'acompte (ou de la totalité du règlement si inscription tardive à moins de 30 jours du début du séjour) par le Vendeur. Les modalités de versement de l'acompte (des arrhes dans le cas des locations meublées) ou du solde varie d'un Vendeur à l'autre : pourcentage à régler à la réservation, délai de règlement du solde avant la date de début du séjour, modes de paiement. Elles sont précisées au moment de la validation de la réservation. Cas particulier des locations meublées : Un contrat de location sera adressé par le Vendeur, dès que la réservation est confirmée par l'envoi des arrhes. Article 5 : Règlement du solde Le Client devra verser au Vendeur le solde de la prestation convenue et restant due, et ceci dans les délais indiqués dans la confirmation de réservation adressée par . Le Client n'ayant pas versé le solde à la date convenue, est considéré comme ayant annulé son séjour. Dès lors, la prestation est de nouveau offerte à la vente et aucun remboursement ne sera effectué. Article 6 : Locations de vacances : Dépôts de garantie En matière de location de vacances, un dépôt de garantie, destiné à couvrir les conséquences éventuelles des dégradations pouvant être imputées au Client, est à verser sur place, à l arrivée. Le dépôt de garantie ne peut excéder 25 % du montant du loyer. De façon contradictoire, il sera établi à l arrivée et au départ un état des lieux permettant une vérification des locaux, objet de la location. Le Vendeur peut procéder à l encaissement immédiat du dépôt de garantie. Il sera restitué dans un délai maximum de 15 jours à compter du départ du Client, déduction faite, par le Vendeur des montants à la charge du Client aux fins de remise en état des lieux, réparations diverses,... Le montant de ces retenues devra être dûment justifié par le Vendeur sur la base de l état des lieux de sortie, constat d huissier, devis, factures, Page 13

14 Si le dépôt de garantie s avère insuffisant, le Client s engage à compléter la somme sur la base des justificatifs fournis par le Vendeur. Ce présent cautionnement ne pourra en aucun cas être considéré comme participation au paiement du loyer. Article 7 : Arrivée du Client D'une manière générale, l'arrivée à l'établissement doit se faire avant 18 heures. Pour une arrivée au-delà de cette heure le Vendeur doit être averti par téléphone au numéro indiqué sur la confirmation de réservation adressée par . Les prestations non consommées au titre de ce retard resteront dues et ne pourront donner lieu à aucun remboursement. Article 8 : Annulation.1/ Par le Client : Les conditions d'annulation peuvent différer d'un Vendeur à l'autre ou en fonction des saisons. A défaut d'avoir des conditions d'annulations différentes, qui s'afficheraient dans le descriptif de la prestation, et réputées plus favorables au Client, les frais suivants sont retenus : - Plus de 30 jours avant la date de départ : aucun frais d annulation. - De 30 à 21 jours avant le départ, 10% du prix total du séjour réservé - De 20 à 8 jours avant le départ, 50% du prix total du séjour réservé - Moins de 8 jours avant le départ, 90% du prix total du séjour réservé - Non présentation, 100% du prix total du séjour réservé Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité ou remboursement de la part du Vendeur s il abrège ou interrompt son séjour pour quelque cause que ce soit. Toute prestation non utilisée ne sera pas remboursée. Cas particulier des locations meublées : Toute résiliation du contrat à l initiative du Client doit être adressée au Vendeur par courrier recommandé avec accusé de réception à l adresse du Vendeur, la date de réception par le Vendeur faisant foi. Si cette résiliation intervient dans un délai : - Supérieur à 90 jours avant l entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation l intégralité du montant des arrhes versées par le Client. - Compris entre 60 et 90 jours avant l entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation 75 % du montant des arrhes versées par le Client. - Compris entre 30 et 60 jours avant l entrée dans les lieux, le Vendeur restitue dans les 30 jours de la résiliation 50 % du montant des arrhes versées par le Client. - Inférieur à 30 jours avant l entrée dans les lieux, le Vendeur conserve l intégralité du montant des arrhes versées par le Client. Lorsque, avant l entrée dans les lieux et quelque soit le moment auquel elle intervient, la résiliation effectuée par le Client se fonde sur un cas de force majeure dûment justifié, le Vendeur doit restituer dans les 30 jours de cette résiliation l intégralité du montant des arrhes versées. Si le Client ne s'est pas présenté le jour mentionné sur le contrat et passé un délai de 24 H et sans avis notifié du Vendeur : le contrat est considéré comme résilié, les arrhes restent acquises au Vendeur qui peut disposer de sa location. Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité ou remboursement de la part du Vendeur s il abrège ou interrompt son séjour pour quelque cause que ce soit. Toute prestation non utilisée ne sera pas remboursée..2/ Par le Vendeur : Le Client ne pourra prétendre à une quelconque indemnité si l annulation est imposée par des circonstances de force majeure ou pour des raisons tenant à la sécurité des voyageurs. Cas particulier des locations meublées : Toute résiliation doit être notifiée par lettre recommandée ou télégramme : - Avant l entrée dans les lieux : En cas de résiliation du présent contrat par le Vendeur, avant l entrée dans les lieux, pour quelque cause que ce soit sauf cas de force majeure, il reversera au Client le double du montant des arrhes reçues augmenté des intérêts au taux légal. Cette restitution sera adressée au Client par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai de 15 jours à compter de la notification de la résiliation. Page 14

15 - Après l entrée dans les lieux: Lorsque la résiliation du contrat par le Vendeur intervient pendant la durée de la location, elle doit être dûment justifiée (défaut de paiement du loyer, chèque sans provision émis par le Client, détérioration avérée des lieux loués, plaintes du voisinage, ). Cette résiliation, qui intervient par courrier recommandé avec accusé de réception, entraîne le départ du Client dans les deux jours de la date de réception du courrier lui notifiant cette décision. Le Vendeur se réserve le droit de conserver le montant du dépôt de garantie dans les conditions précisées au paragraphe «dépôt de garantie (ou caution)». Quelque soit la cause de la résiliation, l intégralité du montant des loyers demeure acquise au Vendeur. Article 9 : Capacité d'hébergement Dans le cas d'un hébergement locatif, le contrat est établi pour une capacité d'hébergement maximum. Si le nombre de participants dépasse la capacité d'accueil, le Vendeur peut refuser les clients supplémentaires, le contrat étant alors réputé rompu du fait du Client. Dans ce cas, le montant de la location reste acquis au Vendeur. Article 10: Hôtels Les prix comprennent la location de la chambre avec ou sans petit déjeuner, demi-pension ou pension complète. Sauf indication contraire, ils ne comprennent pas les boissons lors des repas. Lorsqu'un Client occupe seul une chambre prévue pour loger deux personnes, il lui est en général facturé un supplément Le jour du départ, la chambre doit être libérée avant 12h00. Article 11 : Preuve Il est expressément convenu que, sauf erreur manifeste de la part du Vendeur dont le Client rapporterait la preuve, les données conservées dans le système de réservation ont force probante quant aux commandes passées par le Client. Les données sur support informatique ou électronique constituent des preuves valables et en tant que telles, sont recevables dans les mêmes conditions et avec la même force probante que tout document qui serait établi, reçu ou conservé par écrit. Article 12 : Litiges et réclamations Toute réclamation relative à un voyage ou à un séjour doit être formulée par écrit et adressée par pli recommandé au Vendeur dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant le retour de voyage. Article 13 : Responsabilités et garanties Les transactions réalisées par le biais du site relèvent des seuls rapports du Client avec le Vendeur. Le Client reconnaît qu'agissant en qualité de simple intermédiaire, le CDT64 ne peut, en aucun cas, voir sa responsabilité engagée relativement aux informations communiquées par le Vendeur, ni aux contrats de prestations que le Client aura conclu avec le Vendeur. De ce fait, tout manquement aux conditions de la réservation, telles qu'indiquées aux présentes conditions, est sous l'entière responsabilité du Vendeur. Le CDT64 ne garantit, ni ne se porte fort de la solvabilité ou du respect des engagements, de la qualité des prestations ou de leur conformité. De ce fait, le CDT64 ne saurait, en aucun cas, être tenu responsable au titre de la fourniture des services de tout préjudice, quel qu il soit, supporté, le cas échéant, par le Client. Page 15