SIECLE Système d Information pour les Elèves de Collèges, de Lycées et pour les Etablissements

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1 Diffusion nationale Nancy SIECLE Système d Information pour les Elèves de Collèges, de Lycées et pour les Etablissements Modifications apportées dans la version Page 1 sur 16

2 Table des matières GESTION DES SUPPLEANTS (ABSENCES, LPC ET SEREVA)... 3 GENERALITES... 3 MODULE «NOMENCLATURES»... 6 MODULE «BEE»... 7 GENERALITES ACCUEIL IMPORTATIONS... 7 Dossiers depuis autre EPLE... 7 Liens élève-groupe depuis logiciel privé... 7 Suivi des échanges... 8 MODULE «GFE / GFEEXT»... 9 GENERALITES MISE A JOUR... 9 Renseignements établissement... 9 Découpage en trimestres LISTES... 9 Listes de constatation... 9 MODULE «ABSENCES» GENERALITES Calcul des demi-journées Absences Intégration d'un nouveau fournisseur de service SMS SAISIE ET MODIFICATION Saisie en salle de classe ENVOI AUX FAMILLES DOCUMENTS Bilan personnalisé pour les élèves scolarisés PARAMETRAGES Motifs (cf. tableau ci-dessous) MODULE «SEREVA» Généralités Exploitation / Bilan global MODULE «LPC» Généralités MODULE «SDO» ORIENTATION (DIALOGUER AVEC LES FAMILLES) SIPA Page 2 sur 16

3 Gestion des suppléants (Absences, LPC et SEREVA) Généralités Gestion des services des suppléants Dans les précédentes versions, seuls les services des personnels affectés (enseignants titulaires et remplaçants *) étaient transmis à SIECLE. Désormais, les suppléants * affectés dans l établissement sur tout ou partie de l année scolaire sont aussi gérés dans STS Web (version 8.0.0). Il est donc à présent possible de récupérer également les services des suppléants dans SIECLE. Les suppléants peuvent ainsi accéder aux applications de LPC, Absences (module «enseignant») et SEREVA. (*) Définitions : - remplaçant : enseignant avec une modalité d affectation «REP» dans EPP, - suppléant : enseignant avec une modalité d affectation «SUP» dans EPP. Il convient de définir dans le module SUPPLÉ les enseignants concernés par la suppléance (suppléés et suppléants), avec les dates de début et de fin d affectation. Ensuite, dans STS-Web, il faut préciser les services effectués par le suppléant dans le nouveau menu «Services Suppléants». Les services peuvent être définis sur toute la période d'affectation liée à la suppléance, ou sur une période définie par l'utilisateur. STS Web permet de rattacher à un suppléant l ensemble des services de la personne qu il remplace, ou une partie seulement. STS Web permet également de rattacher à un suppléant des services qui sont rattachés à d autres enseignants ou même des services dits libres. Les services peuvent être liés à une division, ou à un groupe. La fonctionnalité de saisie des services des suppléants est uniquement déclarative ; elle n'a pas de conséquence sur la paie ou l'affectation des personnels concernés. Après avoir défini les services des suppléants, le chef d établissement doit faire un export des services L équipe de diffusion de Toulouse est à votre disposition pour toute question en rapport avec cette nouvelle fonctionnalité. Côté SIECLE, les services sont reçus suite à un export de services (échange WLI). La suppléance se fait de manière transparente : le suppléant peut accéder aux modules «Absences», «LPC», «Sereva» de la même manière que le titulaire le pouvait, à partir de la date de début des services de remplacement. Il n est pas nécessaire de refaire un export des services à la fin de la période de suppléance. Le titulaire peut toujours accéder (en consultation / modification) aux modules «Absences», «LPC», «Sereva» pendant la période de suppléance. Page 3 sur 16

4 Exemple dans STS Web : Elisabeth M. assure la suppléance de Francine T. pour l ensemble de ses services, soit pour 4 divisions (3EINSTE, 5VIVAL, 6LAFONT et 6VERLAIN). Exemple dans LPC : Elisabeth M. a bien accès à l ensemble des 4 divisions pour lesquelles elle effectue une suppléance. Francine T. garde l accès à ses 4 divisions pendant la période de suppléance. Exemple dans Sereva : L accès aux divisions ne dépend pas des services définis dans STS Web, mais uniquement des délégations faites par le chef d établissement, pour une ou plusieurs divisions de 5 ème. Dans l exemple, le chef d établissement a délégué la division «5VIVAL» à la suppléante Elisabeth M., mais aucune division à la titulaire Francine T. Page 4 sur 16

5 Exemple dans Absences : Elisabeth M. a bien accès à l ensemble des 4 divisions pour lesquelles elle effectue une suppléance. Francine T. garde l accès à ses 4 divisions pendant la période de suppléance. Page 5 sur 16

6 Module «Nomenclatures» Fermeture des accès à l'année scolaire Ajout de la nomenclature BCN Fonction-Filière dans le lot DIVERS. Elle est utilisée pour la gestion des suppléants et l échange des services entre STSWEB et SIECLE. Livraison d un nouveau lot GEO contenant notamment les codes postaux de NOUMEA CEDEX. Page 6 sur 16

7 Module «BEE» Généralités Fermeture des accès à l année Accueil Affichage du message généré par l académie dans «Siecle Administration» en dessous du message de l équipe nationale dans la page d accueil de BEE. 2 Importations Dossiers depuis autre EPLE La continuité d accès aux téléservices est désormais active tout au long de l année lors des transferts d élèves entre établissements d origine et établissements d accueil. Liens élève-groupe depuis logiciel privé Le contrôle du format du nom de fichier qui doit être exclusivement en majuscules a été réactivé. Correction Page 7 sur 16

8 Suivi des échanges En cas d erreur lors du traitement d importation des structures supprimées dans STSWeb, les divisions ou groupes causes du problème sont désormais affichés explicitement dans le compte-rendu. Message affiché pour une division : «La division <DDDD> supprimée dans STS-Web ne peut pas l être dans Sconet/SIECLE, tant que des programmes dans Sconet Notes sont rattachés à cette structure. Il faut au préalable aller dans «Notes» et les supprimer.», Pour un groupe : «Le groupe <GGGG> supprimé dans STS-Web ne peut pas l être dans Sconet/SIECLE, tant que des programmes dans Sconet Notes sont rattachés à cette structure. Il faut au préalable aller dans «Notes», et les supprimer.» Des contrôles supplémentaires ont également été ajoutés. Correction Page 8 sur 16

9 Module «GFE / GFEext» Généralités Aides départementales de la Réunion. Aides départementales des Deux Sèvres, lot 1 : intégration de la nomenclature et saisie des éléments fiscaux. 1 Mise à jour Renseignements établissement Evolution des informations globales de l établissement pour faire évoluer les avis aux familles : délibération CA et collectivité (numéro et date), informations bancaires, téléphones, informations sur l agence comptable La valeur 0 est autorisée pour le taux ex-farpi. Correction Découpage en trimestres Le message «Avant de changer de trimestre, vous devez demander l'écriture du fichier paiement» apparaissait alors que le paiement avait été fait. Correction 2 Listes Listes de constatation Avis aux familles : Refonte de l avis aux familles des droits constatés. Page 9 sur 16

10 Module «Absences» Généralités Suite au comité utilisateurs du 8, la liste des motifs a été amendée. Toute demande d'ajout d'autres motifs objectifs sera signalée à l'assistance académique. NB : Les motifs invisibles (décochés) avant l installation de la version 13.4 deviendront visibles (cochés). Il conviendra de prévenir les établissements pour qu ils les re-décochent après la migration Calcul des demi-journées Absences Le calcul tient compte de l'emploi du temps des élèves lorsque celui est disponible. Les événements associés à un motif d'absence «Absent en cours / présent dans l'établissement» ne sont plus comptabilisés dans le calcul des demi-journées. Intégration d'un nouveau fournisseur de service SMS Nom du fournisseur : Envoyer SMS Pro Adresse mail : contact@envoyersmspro.com Téléphone : Site commercial : Il s ajoute à la liste des deux autres fournisseurs «DigitalEO» et «Pluriware» 1 Saisie et modification En saisie rapide, pour allonger une absence, l'application renvoyait le message «Evènements non insérés» «L'évènement n'a pas été ajouté pour l'élève X : La sélection d'un motif est obligatoire» alors que la saisie rapide ne permet pas de sélection de motif. Correction Lors de la sélection de l'action «Téléphone», en ne choisissant que la case «Élève» à contacter. Le message «Validation en erreur (des évènements n'ont pas été validés)» s affichait. Correction Saisie en salle de classe Lors de la validation des absences saisies par les enseignants, si une absence de l heure précédente était déjà définie, le message suivant apparaissait «Insertion en erreur : La sélection d'un motif est obligatoire» Correction Par les enseignants (version simplifiée et version standard) Gestion des suppléants Une évolution de STS WEB permet désormais une gestion des enseignants remplaçants. Les enseignants remplaçants, dont les services ont été définis par le chef d'établissement dans STS Web et transférés à SIECLE, accèdent à la saisie en salle de classe sur les structures pour lesquelles ils ont un service. L'enseignant remplacé conserve son accès à la saisie en salle de classe. Pour plus d informations, voir le paragraphe «Gestion des suppléants» en début de document. Par les enseignants (version standard) Lors de la modification d une saisie d'absence par un retard sur une partie de l heure de cours (suppression d'une séquence sur l'évènement initiale) l erreur «NumberFormatException» apparaissait. Correction Page 10 sur 16

11 2 Envoi aux familles Si le champ ${OBSERVATIONS} saisi à l'édition des courriers contient des caractères accentués, l'édition échouait. De même avec certaines combinaisons de caractères spéciaux (<>,...), erreur "PDF header signature not found". Correction 3 Documents Bilan personnalisé pour les élèves scolarisés Les caractères parasites présents dans les libellés de motif «RV entreprise, stage,...», «Convocation (FSE, CESC,...)» et «Convocation examen, ARA,...» qui provoquaient l erreur dans la consultation des relevés de statistiques ont été supprimés. Correction 4 Paramétrages Motifs (cf. tableau ci-dessous) Evolutions des motifs résultant de l arbitrage réalisé lors du comité utilisateurs du 8 octobre 2013 : Dans la catégorie "Absent en cours / présent dans l'établissement" le libellé "Convocation infirmerie" sera modifié en "Infirmerie" pour le type d évènement «Absence/Retard». Pour ce même type d évènement, ajout des motifs : "Absence intentionnelle", "Désinscription en cours" dans la catégorie "Raisons personnelles", "Permis de conduire, code de la route" dans la catégorie "Rendez-vous extérieur" ; et dans la catégorie "Etablissement" pour le type d évènement «Punitions scolaires», le motif : "Exclusion temporaire de classe". Ce motif permet la saisie des exclusions temporaires de classe ("exclusion/inclusion") dans l'attente d'une évolution applicative qui gère ce type de sanction. Les libellés abrégés sont désormais affichés en MAJUSCULE. Pour éviter les risques de confusion avec le libellé "RETARD NON J.", le motif court "Retards non j." est remplacé par "RETARDS RÉP NJ." Correction Nous invitons les établissements utilisateurs à signaler via les DSI, selon la procédure habituelle de signalement SESAM, toute demande d'ajout d'autres motifs objectifs. Page 11 sur 16

12 Liste des motifs prédéfinis à utiliser dans Absences : Type d'évènements Libellés Génériques (ou «catégories de motifs» Absence / Retard Absent en cours / présent dans l'établissement Absence / Retard Aucun motif Sous libellés génériques (ou «motifs») Convocation Chef établissement Convocation Chef étab. Adj. Convocation administration Convocation Vie scolaire Convocation COP Convocation Assistante sociale Convocation Médecin scolaire Infirmerie Convocation par un personnel Convocation (FSE, CESC, ) Orientation / MGI / Module Portes ouvertes / CIO Concours / examen Problème demi-pension Exclusion du cours Absence / Retard Problème d'emploi du temps Erreur Emploi du temps Confusion. sem. A/B, salle, cours Suppression du cours Négligence Stage entreprise Absence / Retard Problème de transport Problème de réveil Transport raté Problème intempéries Absence / Retard Raison de santé Certificat Médical Justifiée Resp. lég. Evacuation Prise en charge famille Infirmerie Absence / Retard Raisons familiales Absence / Retard Raisons personnelles Absence intentionnelle Désinscription en cours Raisons personnelles Problème de réveil Absence / Retard Rendez-vous extérieur Compétition sportive Concours, examen Convocat. ext. justifiée Journée du citoyen Permis Cond., code de la route Voyage ou sortie pédagogique RV entreprise, stage, Légende : Motif ajouté / Motif modifié Page 12 sur 16

13 Type d'évènements Libellés Génériques (ou «catégories de motifs» Sous libellés génériques (ou «motifs») Punitions scolaires Etablissement Absence sans motif valable Absences répétées sans motif val. Absence à un devoir surveillé Absence à une retenue Absences répétées en retenue Acte de violence Acte de dégradation Attitude vis-à-vis d'un adulte Carnet de liaison, oubli/perte Carnet de liaison non signé Carnet de liaison refus présentation Exclusion temporaire de classe Travail écrit non signé Travail, résultats insuffisant En attente Cons. de discipline Non-respect des horaires Non-respect règlement intérieur Non-respect règlement cantine Problème pendant un devoir surveillé Punition non rendue Punition non effectuée Quitte l établis. sans autorisation Retard sans motif valable Retards répétitifs sans motif val. Sortie sans autorisation Trop d'observations Punitions scolaires Classe Perturbe un cours Exclusions de répétées cours Quitte un cours sans autorisation Non admis en cours Refus de travail Travail, résultats insuffisants Travail non fait, non rendu Oubli de matériel Vie dans l'eple Convocation Vie Scolaire Convocation administration Convocation Chef d'établis. Convocation Chef d'étab. Adjoint Convocation CPE Convocation intendance Convocation infirmerie Convocation visite médicale Convocation, UNSS, compétition Convocation examen, ARA Réunion organisée dans l'établis. Réunion CVL, FSE, CAVL Rendez-vous autorisé Rendez-vous assistante sociale Rendez-vous COP Rendez-vous COP et parents Retard autorisé Voyage, sortie scolaire Page 13 sur 16

14 Module «Sereva» Généralités Désormais, les suppléants affectés dans l'établissement peuvent accéder à LPC pour les classes sur lesquelles ils effectuent la suppléance. Pour plus d informations, voir le paragraphe «Gestion des suppléants» en début de document. Exploitation / Bilan global Il est désormais possible de consulter le bilan global des campagnes précédentes. Correction L utilisateur doit préciser pour quelle campagne il souhaite consulter les données : - si on sélectionne la campagne de l'année en cours et que l'exploitation n'est pas ouverte, un message l'indiquant sera affiché. - s il n y a pas de données, un message l indiquant est affiché. Année en cours Année antérieure Exploitation fermée Exploitation ouverte Pas de données Données présentes Page 14 sur 16

15 Module «LPC» Généralités Désormais, les suppléants affectés dans l'établissement peuvent accéder à LPC pour les classes sur lesquelles ils effectuent la suppléance. Pour plus d informations, voir le paragraphe «Gestion des suppléants» en début de document. Page 15 sur 16

16 Module «SDO» 1 Orientation (Dialoguer avec les familles) Au niveau de la première et la dernière page des fiches de dialogue et pour tous les paliers: o L'adresse électronique de l'établissement est enlevée ; o La dénomination affichée de l établissement est la combinaison entre la dénomination principale (ETAB_UAJ.DENOM_PRINC) et la dénomination complémentaire (ETAB_UAJ.DENOM_COMPL). Lors de la préparation des fiches de dialogue, les services académiques peuvent autoriser, ou non, l impression des fiches de dialogue par les établissements. o Si l établissement essaie d imprimer une fiche de dialogue et si l autorisation n est pas ouverte par les services académiques, le message suivant apparaît : o Les services académiques ont le menu «Gestion des autorisations» leur permettant de donner l accès aux établissements à l impression des fiches de dialogue : Toutes les divisions du palier 3 ème sont présentes lors de la réalisation d une "Requête par division". La requête SQL à l origine de l erreur a été corrigée. Correction 2 SIPA Un établissement a rencontré une erreur lors de la synchronisation des formations des établissements avec SIPA. Le traitement a été corrigé pour qu'il ne tienne pas compte du CODE_ORI à l'insertion des nouvelles offres de formations. Correction Page 16 sur 16