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1 + 33 (0) , rue des lauriers ZA NICOPOLIS CS Brignles Cedex MEDIANE PLAN 2K15.10 WEB-PLAN 20 de lgiciels

2 1 Présentatin Les plannings Les cngés La liste des cngés annuels La demande de cngés La liste des demandes de cngés Gestin des demandes de cngés Le slde curant Les cmpteurs de base Le crédit annuel de l agent Le débit de l agent Le slde de l agent Détail d un cmpteur Infrmatin sur le calcul de la Référence du Temps de Travail Infrmatin sur le calcul de la Référence W_Activité Les cmpteurs annexes Le cmpte épargne temps Les heures supplémentaires La vue annuelle L nglet général Onglet heures sup / cmmentaires Onglet cdes cmplémentaires Onglet évènements Onglet infrmatins diverses Onglet badgeuse (ptin) Onglet mtifs La fiche d activité Le Décmpte des Heures Le cmpte Différentiel Le badgeage (ptin) Liste des badgeages Badgeage manuel Messagerie Ajuter un sujet Gérer un sujet dans le planning PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 2 / 33 Septembre 2015

3 12 Editins et paramètres Dcumentatin et demande au supprt PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 3 / 33 Septembre 2015

4 1 PRESENTATION Le Planning Intranet (WEB PLAN) permet à un agent d accéder aux infrmatins le cncernant, par l intermédiaire du réseau interne de l établissement, à savir : Les cngés, Le planning sur l année, La fiche d activité, Le slde curant, Le badgeage (ptin). Pur se cnnecter, l agent dit utiliser le lgiciel Micrsft Internet Explrer puis saisir l adresse du serveur ù est stcké le lgiciel WEB PLAN ( du serveur/webplan). Cliquer sur l icône. La liste des agents de l établissement s affiche, Sélectinner via l utilisateur suhaité, Saisir ensuite le mt de passe. Dans le cas d une première cnnexin : Taper le mt de passe suhaité dans le champ «nuveau mt de passe» puis le ressaisir dans le champ «cnfirmer le mt de passe», PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 4 / 33 Septembre 2015

5 Cliquer sur. Une fis le mt de passe saisi, la fenêtre de présentatin générale est affichée. Elle permet : De visualiser la fiche agent et la fiche de l affectatin, D accéder aux différents mdules cncernant l agent cnnecté. L affichage u nn des pages se fait en fnctin des chix paramétrés dans l administratin de Médiane Plan. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 5 / 33 Septembre 2015

6 2 LES PLANNINGS Planning Les plannings réels et prévisinnels de l agent cnnecté snt affichés en lecture seule, le nm de l agent cnnecté apparait en gras. Si la suris est placée sur un cde, une bulle d aide s affiche, La sélectin de la péride affichée peut être au trimestre, au mis, à la quinzaine u à la semaine. En fnctin de celle-ci, la zne de sélectin se recnfigure : Semaine : de 1 à 53, Quinzaine : de 1 à 27, Mis : de janvier à décembre, Trimestre : de 1 à 4. Si le cde est en gras, il y a un détail sur la jurnée, une inf bulle dnne le détail. Si le cde est encadré de nir, l agent est «prêté» dans une autre équipe. Si le cde est suligné, l agent a un autre pste pur la jurnée. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 6 / 33 Septembre 2015

7 Gestin des lignes séparatrices avec leur cmmentaire et leur culeur. Affichage de l encadrement des pérides sclaires. Gestin du chix dans l administratin du type de liste d équipe à afficher. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 7 / 33 Septembre 2015

8 3 LES CONGES A partir du planning Intranet, chaque agent peut : Visualiser la liste de ses cngés annuels, Visualiser la liste de ses demandes de cngés, Faire une demande de cngés annuels u d absence LA LISTE DES CONGES ANNUELS Cngés / Liste des cngés annuels Le nmbre ainsi que les dates de cngés pur l année en curs snt affichés. Le nmbre crrespnd au nmbre de cde de catégrie CONGES ANNUELS psés, La péride prend en cmpte les cdes de catégrie REPOS. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 8 / 33 Septembre 2015

9 3.2. LA DEMANDE DE CONGES Cngés / Faire une demande Un agent peut sélectinner un cde dans "Faire une demande" et indiquer lui-même un ajustement hraire avec une bîte de dialgue Sélectinner la date de début et de fin puis cliquer sur <> u saisir directement la date, Sélectinner le cde de cngé u d absence, le slde s affiche sus ce cde, Saisir un nmbre d heures s il s agit d une jurnée «nn cmplète», Par défaut la demande sera effectuée sur la ttalité de la jurnée. Saisir éventuellement une remarque puis cliquer sur «Valider». Si l agent n indique pas un nmbre d heures, l absence sera placée en cde principal. Si l agent indique un nmbre d heures, l absence sera placée en cde cmplémentaire. La zne «remarque», lrs de la demande, sera envyée dans la zne «Cmmentaire Privé» du détail de la jurnée. Si le cde fait partie de la liste des cdes du cmpteur de base "Temps de travail" et que la zne de durée est renseignée, alrs l infrmatin sera insérée dans le planning en cde cmplémentaire précédé d un signe négatif. Si la case est cchée et que la durée est renseignée, alrs le cde sera envyé en cde cmplémentaire négatif. Tant que la demande n a pas été validée par le respnsable, il est encre pssible d intervenir sur le reps u cngé psé, pur mdifier u supprimer la demande. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 9 / 33 Septembre 2015

10 3.3. LA LISTE DES DEMANDES DE CONGES Cngés / Liste des demandes Les demandes de cngés snt affichées. Cliquer sur la date de demande pur visualiser la décisin du respnsable. La demande est directement visualisée par l utilisateur respnsable de l équipe dans le planning Médiane Plan. Les actins du respnsable de l équipe snt les suivantes : Les demandes de cngés pur les validatins Le tableau prévisinnel pur visualiser le planning des cngés demandés La demande d absence pur un agent, afin que le respnsable d applicatin puisse créer aussi des demandes d absence pur ses agents, si besin. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 10 / 33 Septembre 2015

11 Interfaces / web / Demandes d absence pur un agent Il est pssible de créer une demande d absence pur un agent de l équipe u pur tus les agents dans la limite des drits attribués. Interfaces / web / Demandes de cngés/d absence Accepter u refuser, Planifier : la demande acceptée est saisie sur le planning, Clôturer : la demande ne peut plus être mdifiée. Attentin, une demande dit être clôturée après avir été refusée afin de l annuler définitivement. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 11 / 33 Septembre 2015

12 3.4. GESTION DES DEMANDES DE CONGES Lrsqu une demande de cngés a été effectuée, une infrmatin est présente sur la page d accueil. Elle reprend tutes les demandes d absences nn planifiées u clôturées, sur tutes les équipes (dans la limite des drits attribués). Il en va de même avec la messagerie, qui va permettre d ptimiser le suivi des messages sans répnses. Ces demandes snt actualisées sur la page «infrmatins». Elle prpsera la visualisatin de tutes les demandes d absence nn clôturées. Sur les plannings, les plannings paramétrables, la vue annuelle, les jurs de cngés demandés, encre sans répnse, acceptés u refusés mais pas encre planifiés u clôturés, aurnt une plice d affichage en «Gras». Un agent peut sélectinner un cde dans "Faire une demande" et indiquer lui-même un ajustement hraire avec une bîte de dialgue. Si l agent n indique pas un nmbre d heures, l absence sera placée en cde principal. Si l agent indique un nmbre d heures, l absence sera placée en cde cmplémentaire et psitif u négatif seln le cde sélectinné. La zne de «remarque» de l agent, lrs de la demande, sera envyée dans la zne «Cmmentaire Privé» du détail de la jurnée. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 12 / 33 Septembre 2015

13 4 LE SOLDE COURANT Slde curant Ce tableau prpse un cumul, en jurs et en heures, des différentes activités de l agent cnnecté. Il est élabré grâce aux cmpteurs paramétrés dans le Mdule ADMINISTRATION. Il permet de calculer, à l'aide des plannings réels et prévisinnels, le slde de fin d année LES COMPTEURS DE BASE Slde curant / Cmpteurs de base Chaque ligne crrespnd à un cmpteur utilisé dans l établissement, Les clnnes snt affichées en jurs et/u en heures en fnctin du paramétrage défini dans la gestin des cmpteurs (mdule Administratin), La ligne «W_Activité» : indique à l agent le nmbre d heures dues u à récupérer, en fnctin de sn planning, La ligne «ttal» : chaque case de cette ligne fait la smme des cmpteurs de la clnne (sauf «W_Activité»). PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 13 / 33 Septembre 2015

14 Spécificité Pur les PSPH uniquement : Il est pssible de visualiser les cmpteurs de base différés (sur année chisie). Prenns l exemple des Cngés Annuels, s ils snt décalés sur l année, ils n apparaitrnt pas dans mais dans La ligne Ttale sera aussi enlevée. Utiliser la prpriété de visibilité des cmpteurs dans l Administratin pur l affichage. En fnctin des chix dans les paramétrages des règles de gestin, affichage u nn des lignes des Ttaux. En fnctin du chix dans la gestin des cmpteurs, affichage u nn de la ligne W_Activité LE CREDIT ANNUEL DE L AGENT Le crédit ttal de l agent, pur l année en curs, est cmpsé de la smme des clnnes «Réf.», «An-1» et «OO/Drits». Les clnnes «Réf.» : représentent la référence annuelle appliquée à l agent. Par défaut, la référence annuelle des cmpteurs définie est celle de l établissement. Elle peut être paramétrée au niveau du statut, de la fnctin, ainsi que de l affectatin de l agent. L indicatin de la référence est précisée juste au-dessus du tableau, Les clnnes «An-1» : représentent le reliquat de l année précédente, Les clnnes «OO/Drits» : représentent les ajustements spécifiques des cmpteurs LE DEBIT DE L AGENT La «dépense» de l agent, pur l année en curs, est cmpsée de la smme des clnnes «Réel», «Prévu» et «OO/Réalisé». Les clnnes «Réel» : représentent le ttal de chaque cmpteur du planning réel, Les clnnes «Prévu» : représentent le ttal de chaque cmpteur du planning prévisinnel restant, Les clnnes «OO/Réalisé» : représentent les ajustements spécifiques des cmpteurs. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 14 / 33 Septembre 2015

15 LE SOLDE DE L AGENT Les clnnes «Slde» représentent le reliquat de l année en curs : «Slde» = [«Réf.» + «An-1» + «OO/Drits»] [«Réel» + «Prévu» + «OO/Réalisé»]. Si le slde est bleu, l agent a utilisé mins que le crédit ttal du cmpteur, Si le slde est ruge, l agent a utilisé plus que le crédit ttal du cmpteur, Si le slde est vide, l agent a utilisé la ttalité du cmpteur DETAIL D UN COMPTEUR Cliquer sur la lupe en fin de ligne pur btenir le détail des cdes crrespndants au cmpteur de base. Dans cet exemple, un clic sur la lupe de la ligne «Cngés Annuels» dnne le détail suivant. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 15 / 33 Septembre 2015

16 INFORMATION SUR LE CALCUL DE LA REFERENCE DU TEMPS DE TRAVAIL Sus le slde curant à gauche, vus puvez cnsulter l Inf Référence Temps de travail. Dans cette partie, le détail du calcul de la référence du Temps de Travail pur les agents de jur qui effectuent de la nuit est cnsultable INFORMATION SUR LE CALCUL DE LA REFERENCE W_ACTIVITE Sus le slde curant à drite, vus puvez cnsulter l Inf W_Activité Dans cette partie, le détail du calcul de la référence de la W activité est cnsultable. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 16 / 33 Septembre 2015

17 4.2. LES COMPTEURS ANNEXES Slde curant / Cmpteurs annexes Cliquer sur la lupe en fin de ligne pur btenir le détail de l année en curs (affectatin, planning : réel u prévisinnel, type : cde principal u cde cmplémentaire, jur, cde, nmbre d heures et équipe de travail). PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 17 / 33 Septembre 2015

18 4.3. LE COMPTE EPARGNE TEMPS Slde curant / Cmpte Epargne Temps PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 18 / 33 Septembre 2015

19 5 LES HEURES SUPPLEMENTAIRES Heures supplémentaires Il est pssible de cnsulter directement le tableau d heures supplémentaires qui nt été effectuées sur l année. Il peut s agir d heures à récupérer u à payer. Le premier tableau affiche le slde an-1 des heures supplémentaires et les heures psés en ajustement u récupérés. En dessus, le tableau permet de faire les ttaux des différentes clnnes du tableau supérieur Cmme dans Médiane Plan, ajut d un filtre sur les heures effectuées de jur et de nuit. Ajut du détail des récupératins des heures supplémentaires dans le tableau de drite. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 19 / 33 Septembre 2015

20 6 LA VUE ANNUELLE Cette vue affiche l année entière de l agent cnnecté. Il est pssible de visualiser le détail d une jurnée en cliquant sur le cde : Un encadrement bleu (par défaut*) autur d un cde crrespnd à un dimanche, Un encadrement ruge (par défaut*) autur d un cde crrespnd à un jur férié, (*) Les culeurs par défaut peuvent être mdifiés par l administrateur du planning. Un encadrement nir autur d un cde crrespnd à un prêt. De la vue annuelle, n peut retruver tut le détail d une jurnée. Cliquer sur le cde d une jurnée. Une nuvelle fenêtre apparait et prpse les différents nglets du détail du cde : PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 20 / 33 Septembre 2015

21 6.1. L ONGLET GENERAL L nglet «général» est affiché par défaut. Il présente le nm du cde et sn paramétrage, le cde précédent, l équipe et la fnctin de l agent cnnecté. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 21 / 33 Septembre 2015

22 6.2. ONGLET HEURES SUP / COMMENTAIRES Cet nglet présente l ajustement hraire du cde, un cmmentaire éventuel ainsi que le nmbre d heures supplémentaires à payer cncernant l agent cnnecté. Dans l exemple, deux heures nt été ajutées au cde principal. Le cmmentaire saisi dans la demande d absence faite par u pur le WebPlan, est désrmais alimenté en tant que Cmmentaire Privé. Dans le Webplan, ce cmmentaire n est visible que par l agent cncerné par le cmmentaire ONGLET CODES COMPLEMENTAIRES Cet nglet liste le u les cdes assciés au cde principal pur signaler une u plusieurs autres activités. Dans cet exemple, le cde RTT a été ajuté au cde principal pur une durée de tris heures et demies. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 22 / 33 Septembre 2015

23 6.4. ONGLET EVENEMENTS Cet nglet permet l affichage d évènements, cmme par exemple le «prêt» d un agent dans une autre équipe que la sienne. Dans cet exemple, l agent Test 3 est «prêté» pur un remplacement, sur demande du cadre ONGLET INFORMATIONS DIVERSES Cet nglet permet l affichage d infrmatins ONGLET BADGEUSE (OPTION) Cet nglet permet l affichage des badgeages de l agent pur la jurnée ONGLET MOTIFS Cet nglet permet l affichage de mtifs prédéfinis par les administrateurs. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 23 / 33 Septembre 2015

24 7 LA FICHE D ACTIVITE Fiche d activité La fiche d activité permet de cmparer le planning prévisinnel et le planning réel de l année sélectinnée, en lecture seule. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 24 / 33 Septembre 2015

25 8 LE DECOMPTE DES HEURES Décmpte des heures Ajut d une page «Décmpte des Heures», cette page peut être désactivée dans le mdule administratin, nglet WebPlan. On peut filtrer sur le type de planning suhaité : actuel, prévisinnel et réel. - La clnne "Temps à faire sur le mis J" représente : Pur une affectatin à reps Fixes: le nmbre de jurs uvrés sur le planning pur le mis, mins les Jurs fériés du Lundi au Vendredi. Pur une affectatin à reps Variables: le nmbre de jurs uvrés sur le planning pur le mis, mins les Jurs fériés. - La clnne "Temps à faire sur le mis H" représente "Référence sur le mis J" multipliée par le temps de travail «Thérique», pur avir le nmbre d heures à faire. - Les clnnes "Temps effectué sur le Planning J" et "Temps effectué sur le Planning H" représentent la smme des valeurs hraires des cdes rattachés aux cmpteurs de base : Cngés Annuels, Cngés Hrs Péride, Fractinnement, Sujétins Dimanche et Férié, Temps de Travail, en fnctin du type de planning sélectinné. - Si le slde est négatif, vus avez des heures à récupérer. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 25 / 33 Septembre 2015

26 9 LE COMPTE DIFFERENTIEL Différentiel Ajut d une page «Différentiel», cette page peut être désactivée dans le mdule administratin, nglet WebPlan. La clnne "Temps à faire sur le mis J" représente : Le nmbre de cdes principaux rattachés au cmpteur de base Temps de travail psés sur le planning, multiplié par le temps de travail «Effectif», pur avir le nmbre d heures à faire. Ex : 20 cdes psés x 7h30 = 150h Les clnnes "Temps effectué sur le Planning J" et "Temps effectué sur le Planning H" représentent la smme des valeurs hraires des cdes rattachés aux cmpteurs de base Temps de Travail. Si des cdes cmplémentaires du(es) cmpteur(s) snt présents, ils snt également pris en cmpte. Si le slde est négatif, vus avez des heures à récupérer. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 26 / 33 Septembre 2015

27 10 LE BADGEAGE (OPTION) Badgeages LISTE DES BADGEAGES Badgeages / Liste des badgeages Présentatin de l histrique des badgeages de l agent pur l année sélectinnée, numér de badge, badgeuse, date et heure réelles de badgeage, date et heure validées, cde de travail, et éventuellement un avertissement BADGEAGE MANUEL Badgeages / badgeage manuel Sélectinner une badgeuse, Saisir éventuellement un cmmentaire puis cliquer sur «badger». Le badgeage est enregistré. Il est présent dans la liste des badgeages, sans dates ni heures réelles. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 27 / 33 Septembre 2015

28 11 MESSAGERIE Ce mdule permet à un agent de laisser des messages à sn respnsable de service. Le respnsable purra cnsulter les demandes via le mdule Médiane Plan. Messagerie AJOUTER UN SUJET Cliquer sur, Remplir le titre et le message, Cliquer sur «Ajuter». Cela dnne : Tant que le respnsable n a pas dnné de répnse, le message peut être supprimé. Si le Respnsable répnd, vus purrez visualiser sa répnse. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 28 / 33 Septembre 2015

29 11.2. GERER UN SUJET DANS LE PLANNING Seuls les agents peuvent créer un message. Ces demandes snt actualisées sur la page «infrmatins». Elle prpsera la visualisatin de tus les messages sans répnse. Cliquer sur le menu Sur sélectin de la ligne suhaitée, vus avez le détail de la cnversatin sur la partie drite. Une zne de filtre est également accessible pur sélectinner le sujet. Sélectinner le message cncerné. Remplir la répnse Cliquer sur le butn «Répndre». PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 29 / 33 Septembre 2015

30 Tant que l agent n a pas répndu à vtre répnse, vus puvez la supprimer. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 30 / 33 Septembre 2015

31 12 EDITIONS ET PARAMETRES EDITIONS Un butn d éditin a été intégré dans chaque page à travers ce lien, si l agent n a pas accès à la page, il ne purra pas lancer l éditin crrespndante. PARAMETRES Mt de passe Chaque agent peut, à tut mment, changer sn mt de passe. Saisir sn mt de passe dans la case «Veuillez saisir vtre Mt de Passe Actuel», Cliquer sur «Veuillez saisir vtre Nuveau Mt de Passe» pur saisir le nuveau mt de passe, Cliquer sur «Cnfirmer le Nuveau Mt de Passe» pur cnfirmer le nuveau mt de passe, Cliquer sur «valider». ATTENTION : ne pas appuyer sur la tuche «Entrée» du clavier pur passer d une case à l autre (cette tuche est équivalente au butn «Valider»), utiliser la tuche «TAB». En cas d ubli de sn mt de passe, cntacter un administrateur planning. Thème Le thème pur la présentatin peut être paramétré, pur persnnaliser l applicatin. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 31 / 33 Septembre 2015

32 Il permet de définir les culeurs de fnd et une persnnalisatin pur chaque agent. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 32 / 33 Septembre 2015

33 13 DOCUMENTATION ET DEMANDE AU SUPPORT DOCUMENTATION Ce lien uvre directement la dcumentatin du mdule. DEMANDE AU SUPPORT Un accès direct au supprt Médiane est accessible par le butn puis «nus cntacter» Après avir renseigné les dnnées, il est pssible d envyer directement une demande à ntre service de Ht Line. PLANNING_PLA_023_2k15.10 Page 33 / 33 Septembre 2015

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