- MODULE TRAVAUX - Le suivi des travaux se fait à travers un statut (état d'avancement) qui suit le principe suivant : Le travail est à faire

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1 - MODULE TRAVAUX - I. Description générale du module Le «module travaux» permet d'enregistrer et suivre les travaux réalisés. Il existe 3 types de listes de travaux : Travaux qui permet de voir les travaux à réaliser, de les suivre et rédiger des comptes rendus, Planning qui permet de planifier les travaux et d'éditer les plannings, Historiques qui permet de faire le bilan des travaux (temps passé, coûts, gains.) Le suivi des travaux se fait à travers un statut (état d'avancement) qui suit le principe suivant : Demandé e A faire Le travail n a pas encore été validé Le travail est à faire En cours Le travail est en cours de réalisation Terminé Le travail est terminé Annulé Archivé Le travail est archivé Ces statuts (états d'avancement) peuvent être modifiés dans les paramètres afin de créer un déroulement en phase avec la manière de travailler de votre site. Note : un travail archivé (ou annulé) n'est plus modifiable. CAPI-13-NG-V2 3/158 Mise à jour : 21/02/2013

2 II. La liste des travaux a. Accès à la liste Pour voir la liste des travaux : dans le menu principal, cliquer sur La page suivante s'affiche. Entête Titres Filtres Liste b. Composition de la page Elle est composée de 4 zones : L'entête : ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Afficher l'aide - Imprimer la liste affichée - Créer un nouveau travail (Si ce bouton n'apparaît pas c'est que vous n'avez pas les droits pour créer un nouveau travail). - Actualiser la liste affichée - Effectuer une recherche et une exportation des résultats. CAPI-13-NG-V2 4/158 Mise à jour : 21/02/2013

3 Les titres : Ce sont les noms des données affichées dans les colonnes. Lorsque l'on clique sur un titre de colonne, les données se trient par rapport à cette colonne. Les filtres : Les filtres permettent de filtrer l'information et faire des recherches. Par exemple : taper «vidange» dans le filtre sous «description» puis appuyer sur «Filtrer» affiche la liste des travaux qui contiennent «vidange» dans leur description. La liste : Ce sont tous les travaux qui correspondent aux filtres activés. - N : numéro de chaque travail - Equipements : équipement sur lequel doit se faire l'intervention - Description : description du travail - Statut : état d avancement du travail. (Voir chapitre suivant : Particularités) - Nature : nature du travail - Resp : Responsable du travail : c est la personne concernée par le travail - Métier : métier dominant pour réaliser le travail c. Particularités La première colonne est colorée en fonction de la priorité : Les priorités les plus fortes sont en rouge. Le bouton vous permet d'éditer le travail (voir chapitre suivant). Le bouton à côtés des statuts permet de changer l'état du travail selon le principe suivant : DEMANDE Approuver A FAIRE Commence EN COURS Terminer TERMINE CAPI-13-NG-V2 5/158 Mise à jour : 21/02/2013

4 III. Le planning (Si ce bouton n'apparaît pas c'est que vous n'avez pas les droits pour accéder au planning.) a. Accès au planning Pour accéder au planning : dans le menu principal, appuyer sur La page suivante s'affiche. Entête Titres Filtres Liste b. Composition de la page La page fonctionne de manière similaire à la liste des travaux. c. Planning simple Numéro de la semaine Semaine précédente Semaine Nombre de semaine à afficher Responsable de l intervention Nombre de personne et durée Jour planifié Remarque concernant l intervention CAPI-13-NG-V2 6/158 Mise à jour : 21/02/2013

5 Numéro de semaine : Dans la ligne de titre, il y a une case supplémentaire par rapport à la liste de travaux. Cette case affiche le numéro de semaine. Pour changer la semaine éditée, il faut utiliser les flèches: la flèche de gauche permet d'afficher la semaine précédente la flèche de droite permet d'afficher la semaine suivante. En cliquant sur le numéro de la semaine, on ne fait apparaître que les travaux planifiés. Pour revenir à l affichage normal, recliquer à nouveau. Partie planning : Les 7 premières colonnes représentent les jours de la semaine. Jours de la semaine Remarque La dernière colonne vous permet de mettre une remarque. (Exemple : «8h-12h» ou les initiales des intervenants). En cliquant sur un titre de jour de la semaine, on ne fait apparaître que les travaux prévus. Couleurs des cases : Les couleurs dans les cases représentent les dates d objectif pour réaliser l'intervention : Planification d un travail : (voir notice simplifiée : comment planifier des travaux?) Pour planifier un travail, cliquer sur la case correspondante, l'enregistrement se fait automatiquement et la case change de couleur. Arrêts de ligne : la ligne orange (ci-contre) indique que la ligne sur laquelle doit être fait le travail est à l arrêt du mardi au mercredi. Pour définir les arrêts voir chapitre «Equipements» (Ce module doit être activé). CAPI-13-NG-V2 7/158 Mise à jour : 21/02/2013

6 d. Planning jour présence Pour accéder au planning : dans le menu principal, appuyer sur La page suivante s'affiche. Afin d utiliser cet outil vous devez dans un premier temps créer des Postes et leur affecter des horaires (Voir Paramétrage des Postes) Exemple : Jour, Congés, Nuit, Matin Ensuite cliquer sur Le tableau suivant s'affiche. Nombre de personne Poste Congés Durée de l intervention Responsable de l intervention Jour planifié CAPI-13-NG-V2 8/158 Mise à jour : 21/02/2013

7 Le poste Congés : Ce poste a été défini comme un jour non-travaillé il est donc signalé par une croix rouge. Le responsable de l intervention : Sélectionnez le responsable dans le menu déroulant. Le nombre de personne : Vous pouvez choisir le nombre de personne qui réalise le travail. Le jour planifié : Cliquez sur la case que vous souhaitez sélectionner, celle-ci apparait d une couleur plus foncée. Vous avez alors attribué l intervention à une personne à une date. e. Planning par heure Pour accéder au planning : dans le menu principal, appuyer sur La page suivante s'affiche. Afin d utiliser cet outil vous devez dans un premier temps créer des Postes et leur affecter des horaires (Voir Paramétrage des Postes) Exemple : Jour, Congés, Nuit, Matin Ensuite cliquer sur CAPI-13-NG-V2 9/158 Mise à jour : 21/02/2013

8 Cliquer sur Le tableau suivant s'affiche. Heures Durée de l intervention Sélection de la durée : Faire glisser la souris avec la touche gauche enfoncée. Annuler une heure planifiée : Double cliquer sur la case. CAPI-13-NG-V2 10/158 Mise à jour : 21/02/2013

9 IV. Les historiques des travaux a. Accès Pour accéder aux historiques : cliquer sur La page suivante s'affiche. b. Composition de la page La page fonctionne de manière similaire à la liste des travaux. c. Particularités Date de début des historiques de coût : Dans la ligne de titre, il y a la case «Coûts depuis le» supplémentaire par rapport à la liste de travaux. Cette case affiche la date à partir de laquelle les coûts et heures pointées seront pris en compte. Pour changer cette date, il faut la modifier et appuyer sur «Entrée». Principe de fonctionnement : Sur le schéma suivant, la date 'Coût depuis le..» a été enregistrée et on s'intéresse à deux travaux sur lesquels des heures ont été pointées. CAPI-13-NG-V2 11/158 Mise à jour : 21/02/2013

10 Lorsque l'on éditera la liste des travaux, le système affichera les travaux 1 et 2 même si le travail 1 a été commencé et terminé avant cette date. Cependant, il remontera seulement les heures pointées à partir de la date 'Coût depuis le..» donc : Le travail n 1 apparaîtra avec 0h Le travail n 2 apparaîtra avec 2h Le principe est le même pour les coûts et les ventes. Détail sur les colonnes de «coûts» : Les coûts sont négatifs lorsqu'ils représentent des dépenses (achats, sorties de stock, main d'œuvre) et positifs lorsque ce sont des gains (vente, retour en stock). Heures : Somme des heures pointées depuis la date indiquée. Pièces : Somme des coûts sur les pièces sorties de stock depuis la date indiquée. Achats : Somme des coûts sur les achats depuis la date indiquée. Ventes : Somme des ventes depuis la date indiquée. Résultat : Total : Heures(*) + Pièces + Achats + Ventes Si le paramètre «Affecter un taux horaire» est sur activé, l'application calcule le coût relatif aux pointages sinon le coût des heures sera nul. Note : L'application comptabilise tous les coûts et gains affectés à un travail sans prendre en compte le service. Concrètement, si un travail a changé de «service», lors de l'édition des résultats, apparaîtront les sommes des coûts et gains de tous les services sans distinction. CAPI-13-NG-V2 12/158 Mise à jour : 21/02/2013

11 V. L'édition d'un travail a. Accès au travail Depuis la liste des travaux (y compris depuis le planning et l'historique), rechercher le travail à éditer et appuyer sur le bouton «Editer». La page suivante s'affiche. Entête Description du travail Organisation Compte-rendu Heures pointées Transactions Mode opératoire CAPI-13-NG-V2 13/158 Mise à jour : 21/02/2013

12 b. Composition de la page Elle est composée de 6 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Retourner à la liste des travaux - Liste les habilitations nécessaires pour réaliser le travail - Joindre des documents liés au travail - Imprimer le travail - Enregistrer les modifications faites sur le travail (Ce bouton peut être remplacé par «lecture seule» dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modifications.) - Afficher l'aide Description : Cette zone permet de décrire le travail. - Titre : pour décrire le problème ou le travail à réaliser - Equipement : l équipement sur lequel doit se faire l'intervention - Sous-ensemble : pour préciser sur quel partie de l équipement a lieu l intervention - Statut : pour suivre l'état d avancement du travail. Organisation : Cette zone permet de détailler la réalisation du travail. - Nature du travail : la nature permet de faire des analyses - Priorité : détermine le délai pour terminer le travail - A faire entre le... Et le : normalement ces champs se remplissent seuls mais vous pouvez préciser à quel moment vous voulez que l'intervention soit réalisée. - Equipe : nombre de personne qui doivent faire le travail - Personne(s) pendant : c est le nombre d heure en moyenne, où la personne doit travailler sur le travail - Métier : corps de métier qui doit réaliser le travail - Coût estimé : prix estimé avant le travail - Responsable : personne qui doit suivre l action CAPI-13-NG-V2 14/158 Mise à jour : 21/02/2013

13 Compte-rendu : Cette zone, permet de mettre les dates de réalisation et rédiger vos commentaires. - Commencé le... : date du début du travail, cette date se remplit automatiquement au passage au statut «en cours» - Et terminé le : date de fin du travail, cette date se remplit automatiquement au passage au statut «terminé» - Commentaire : zone de texte pour décrire le travail réalisé Travail issu d'un travail récurrent : Si le travail est issu d un travail récurrent. dans cette partie, on verra le mode opératoire. c. Particularités Les dates de début et fin réelles se remplissent automatiquement lors des changements de statuts. Heures pointées : Cette zone permet d'enregistrer les temps passés sur le travail. Transactions : Cette zone, permet d'enregistrer : les achats, les sorties de pièces de votre magasin ou de vos stocks, les entrées de pièces dans votre magasin (si des pièces sont fabriquées par exemple) les ventes (si les interventions sont facturées). Réception d un mail à la fin des travaux : A la création d un nouveau travail, une option est permet de recevoir un à la fin des travaux. Pour cela, cocher la case sous la description du travail. Duplication d un travail : Vous ne pouvez dupliquer que les travaux archivés. Sur un travail archivé, vous avez le bouton «Dupliquer» (voir ci-contre) qui permet de créer un nouveau travail en recopiant les informations du travail initial. Note : L application recopie la somme des heures passées dans la durée prévue et la somme des coûts engagés dans les coûts estimés. Prévenir le responsable : cette option (voir ci-contre) permet d envoyer un mail au responsable d un travail pour le prévenir d un nouveau travail. Le responsable est désigné : o Au responsable du travail s il est désigné, o Au responsable du niveau 2 s il est désigné o Au responsable du niveau 1 s il est désigné. Si aucun responsable n est désigné, cette option n apparaît pas. CAPI-13-NG-V2 15/158 Mise à jour : 21/02/2013

14 Recevoir un mail en fin de travaux Sous le titre, le créateur du travail voit l option :. Cette option permet d être prévenu par mail dès que le travail est terminé. Valider un travail Lorsqu un mail est au statut «A VALIDER», il n est plus possible de changer son statut sans le valider :. Dans ce cas, au moment de la validation, si le paramètre «Mail» est activé, l utilisateur qui est responsable du travail reçoit un mail de validation et le travail passe au statut suivant. VI. Notices simplifiées Retrouvez plus de détails sur les fiches suivantes : 1. Créer un travail. 2. Approuver un travail. 3. Trouver et imprimer un travail. 4. Saisir les heures sur un travail. 5. Saisir les dépenses sur un travail. 6. Editer un historique. 7. Planifier un travail. 8. Créer un besoin. 9. Réceptionner une commande CAPI-13-NG-V2 16/158 Mise à jour : 21/02/2013

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